Kurs i bruk av eKirkebok - De kirkelige registre - Den norske kirke
Kurs i bruk av eKirkebok - De kirkelige registre - Den norske kirke
Kurs i bruk av eKirkebok - De kirkelige registre - Den norske kirke
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Kurs</strong> i <strong>bruk</strong> <strong>av</strong> <strong>eKirkebok</strong><br />
Høst 2012
Innhold<br />
<strong>De</strong>tte kurset vil det bli lagt vekt på praktisk <strong>bruk</strong> <strong>av</strong> <strong>eKirkebok</strong>.<br />
Målgruppe: Saksbehandlere i sokn, fellesråd og servicetorg.<br />
Innhold:<br />
- Bakgrunn og erfaringer<br />
- Bruk <strong>av</strong> MinID, dåp, konfirmasjon, vigsel, gr<strong>av</strong>ferd, innmelding,<br />
utmelding, søk/endre handlinger, slett tilhørig og korriger feil i<br />
medlemsskapsstatus.<br />
- Kirkeloven (bare de viktigste paragrafene)<br />
- Forskrift for medlemsregister (bare de viktigste punktene)<br />
- Gjennomgang <strong>av</strong> ofte spurte spørsmål<br />
- Feil og endringer
Litt status om <strong>bruk</strong><br />
• Siden produksjonsetting <strong>av</strong> <strong>eKirkebok</strong> 30. januar 2012 er det<br />
<strong>registre</strong>t ca 50.000 handlinger <strong>av</strong> ca 1000 ulike <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> enheter<br />
(fellesråd/sokn). . <strong>De</strong>t er <strong>registre</strong>rt 17.000 dåp, 11.000<br />
konfirmasjon, 7.200 gr<strong>av</strong>ferd 2.000 vigsel og diverse 3000.<br />
• Første versjon <strong>av</strong> <strong>eKirkebok</strong> som var i produksjon fra januar til<br />
april hadde enkel funksjonalitet og g<strong>av</strong> kun støtte for <strong>registre</strong>ring<br />
<strong>av</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> handlinger.<br />
Ved innføring <strong>av</strong> <strong>eKirkebok</strong> var det også dessverre noen feil og<br />
mangler. Feil og mangler er rettet fortløpende og i juni 2012 ble<br />
det lansert en ny versjon som rettet vesentlige feil og innførte<br />
nødvendig bedre støtte til registeringen i systemet.
Ofte stilte spørsmål<br />
• Spørsmål:<br />
Hvorfor må vi vente på to-veisintegrasjon når <strong>bruk</strong>erne ønsker at<br />
integrasjon mellom lokale fagsystemer og <strong>eKirkebok</strong>?<br />
• Svar:<br />
<strong>De</strong>t er i 2011 og 2012 gjennomført nødvendige <strong>eKirkebok</strong><br />
tilpasninger til <strong>kirke</strong><strong>registre</strong>ne og toveis tjenester (web services)<br />
er utviklet til å kunne <strong>bruk</strong>es mot ulike fagsystemer. <strong>De</strong>t vil si at<br />
to-veisintegrasjon nå kan gjennomføres dersom dette finansieres.
2009<br />
Strategigruppen:<br />
To veisintegrasjon<br />
gjennomnføres i<br />
to faser.<br />
Holdningen til<br />
strategigruppen er<br />
at<br />
medlemsregisteret<br />
må inneholde et<br />
grensesnitt (web<br />
services) som kan<br />
tilbys alle<br />
3’partsleverandør<br />
er på lik linje;<br />
u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong><br />
Duplo og Kardinal.<br />
<strong>De</strong>t som lages må<br />
tilrettelegge for at<br />
alle tilbydere kan<br />
konkurrere fritt.<br />
Veien frem mot to-<br />
veisintegrasjon<br />
2011; E<strong>kirke</strong>bok<br />
ble finansiert og<br />
to-veisintegrasjon<br />
utvikles som en<br />
del <strong>av</strong> løsningen<br />
Nasjonal IKTsatsing<br />
i <strong>De</strong>n<br />
<strong>norske</strong> <strong>kirke</strong><br />
Beslutningsunderla<br />
g for eierne: Trinn 1<br />
– februar 2011:<br />
”Elektronisk<br />
<strong>kirke</strong>bok”. <strong>De</strong>n<br />
”elektroniske<br />
<strong>kirke</strong>boken”<br />
realiseres i to trinn,<br />
hvor det første<br />
representerer er en<br />
minimumsløsning.<br />
Også her ser vi for<br />
oss at datafangsten<br />
skjer i de lokale<br />
fagsystemene.<br />
2012 Trinn 1<br />
innføres og trinn<br />
2 forberedes<br />
<strong>eKirkebok</strong> fase 1 er<br />
satt i produksjon og<br />
det arbeides videre<br />
med <strong>av</strong>taler,<br />
finansiering og<br />
teknisk<br />
løsning/prosjektplan<br />
i samarbeide<br />
med eiere <strong>av</strong> lokale<br />
fagsystemer.<br />
Gjenstående<br />
hovedutfordring<br />
er videre<br />
finansiering <strong>av</strong><br />
investeringen og<br />
driftsmidler<br />
deretter.<br />
2013 Innføring?
<strong>De</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> <strong>registre</strong>ne og kommunikasjonspartnerne<br />
Enhetsregisteret<br />
<strong>De</strong>t sentrale<br />
folkeregisteret<br />
Matrikkelen<br />
<strong>De</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> <strong>registre</strong>ne<br />
Medlemsregister<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
Datautveksling<br />
Min ID<br />
Sentral<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
SHJ, 12.09.2012 v1.0<br />
Lokale saksbehandlersystemer<br />
Medarbeideren<br />
Labora<br />
Kardinal<br />
Gr<strong>av</strong>lund<br />
Ecclesia
Hvordan logge seg på<br />
- Direkte inn i det gamle medlemsregisteret<br />
- Bruke MinID<br />
- Startsiden<br />
- Finne <strong>bruk</strong>erveiledninger og kvikkguider
http://register.<strong>kirke</strong>n.no<br />
8
http://register.<strong>kirke</strong>n.no<br />
9
Velg MinID.<br />
Buypass og/eller Commfides<br />
kan også <strong>bruk</strong>es hvis du<br />
allerede har en <strong>av</strong> disse.<br />
Steg 1: Velg elektronisk ID<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
10
Steg 2: Fødselsnummer og Passord<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
Førstegangs<strong>registre</strong>ring for<br />
nye <strong>bruk</strong>ere <strong>av</strong> MinID<br />
Bestille brev med PIN-koder.<br />
Brevet sendes alltid til din<br />
folke<strong>registre</strong>rte adresse<br />
Når du trykker her vil du få en SMS<br />
(tekstmelding) med engangskode dersom<br />
mobilnummeret ditt er <strong>registre</strong>rt på din MinID<br />
profil og du har aktivert engangskoder der<br />
11
Engangskoden kommer som<br />
SMS (tekstmelding)<br />
Steg 3: Engangskode via SMS<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
Trykk her hvis du foretrekker<br />
å <strong>bruk</strong>e PIN-koder fra PINkodebrevet<br />
eller ikke har<br />
tilgang til din mobiltelefon<br />
Logger deg inn via MinID. Du<br />
blir da videresendt til<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
12
Steg 3: Engangskode – PIN-kodebrev<br />
<strong>De</strong>tte er et alternativt steg 3, hvor<br />
du har valgt å <strong>bruk</strong>e PIN-koder i<br />
stedet for engangskode via SMS<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
Logger deg inn via MinID. Du<br />
blir da videresendt til<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
13
Steg 4: Sjekk <strong>registre</strong>rte opplysninger<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
Videresender deg<br />
Elektronisk Kirkebok<br />
14
Registrer MinID-<strong>bruk</strong>er<br />
15
Endre kontaktopplysninger<br />
16
Bestill PIN-koder<br />
17
Slik ser PIN-kodebrevet ut<br />
18
Startsiden
Hvordan <strong>registre</strong>re dåp<br />
Forskrift om <strong>De</strong>n <strong>norske</strong> <strong>kirke</strong>s medlemsregister.<br />
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den<br />
<strong>registre</strong>rtes n<strong>av</strong>n, adresse, fødselsnummer, kode for<br />
familietilhørighet, <strong>kirke</strong>lig status (medlem/hørende inn under), dato og<br />
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn<br />
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.<br />
Registreringen <strong>av</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte<br />
følgende opplysninger:<br />
a) dåp: n<strong>av</strong>n og fødselsnummer på den døpte, n<strong>av</strong>n og<br />
fødselsnummer på foreldre og n<strong>av</strong>n på faddere, samt dato og sted for<br />
dåpen
Start med å taste inn<br />
11 sifret fødselsnr.<br />
Dåp<br />
21
Dåp - søk etter person<br />
22
Dåp - skriv ut attest
Hvordan <strong>registre</strong>re Konfirmasjon<br />
Forskrift om <strong>De</strong>n <strong>norske</strong> <strong>kirke</strong>s medlemsregister.<br />
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den<br />
<strong>registre</strong>rtes n<strong>av</strong>n, adresse, fødselsnummer, kode for<br />
familietilhørighet, <strong>kirke</strong>lig status (medlem/hørende inn under), dato og<br />
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn<br />
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.<br />
Registreringen <strong>av</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte<br />
følgende opplysninger:<br />
b) konfirmasjon: n<strong>av</strong>n på, fødselsnummer og dåpsdato for<br />
konfirmanten, samt dato og sted for konfirmasjonen
Konfirmasjon<br />
25
Hvordan <strong>registre</strong>re Vigsel<br />
Forskrift om <strong>De</strong>n <strong>norske</strong> <strong>kirke</strong>s medlemsregister.<br />
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den<br />
<strong>registre</strong>rtes n<strong>av</strong>n, adresse, fødselsnummer, kode for<br />
familietilhørighet, <strong>kirke</strong>lig status (medlem/hørende inn under), dato og<br />
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn<br />
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.<br />
Registreringen <strong>av</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte<br />
følgende opplysninger:<br />
c) vigsel: n<strong>av</strong>n og fødselsnummer for brudefolkene, samt dato og<br />
sted for vigselen
Vigsel
Vigsel
Hvordan <strong>registre</strong>re Gr<strong>av</strong>ferd<br />
Forskrift om <strong>De</strong>n <strong>norske</strong> <strong>kirke</strong>s medlemsregister.<br />
§ 2. Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den<br />
<strong>registre</strong>rtes n<strong>av</strong>n, adresse, fødselsnummer, kode for<br />
familietilhørighet, <strong>kirke</strong>lig status (medlem/hørende inn under), dato og<br />
sted for dåp eller innmelding, valgkrets og hvilket sokn<br />
vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret.<br />
Registreringen <strong>av</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> handlinger, jf. § 1 andre ledd, skal omfatte<br />
følgende opplysninger:<br />
d) gr<strong>av</strong>ferd: n<strong>av</strong>n på og fødselsnummer for <strong>av</strong>døde, dato for dødsfall<br />
og dato og sted for jordfestelse (gr<strong>av</strong>ferdsseremoni)
Gr<strong>av</strong>ferd<br />
30
Innmelding
Utmelding
Slett tilhørig
Søk/endre handlinger<br />
34
Søk/endre handlinger<br />
35
Korriger feil i medlemskapstatus<br />
Skriv ut attest
Slette handling<br />
37
Skriv ut attest<br />
38
Hvilke attester kommer<br />
Attestene kommer på disse språkene:<br />
Nynorsk, bokmål, samisk og engelsk<br />
Attestene er:<br />
Dåpsattest, innmeldingsattest, utmeldingsattest,<br />
medlemsskapsattest,
Veien videre<br />
Hva ønsker du som <strong>bruk</strong>er?
Klageinsans?<br />
Sentralt<br />
behandlings<br />
ansvar<br />
Lokalt<br />
behandlings<br />
ansvar<br />
Seksbehandler<br />
ansvar<br />
Sikkerhertsorganisasjon<br />
Rolle Oppg<strong>av</strong>e<br />
Utførende stilling<br />
Sikkerhetsansv<br />
Kvalitetsansv<br />
Personvernombud<br />
Brukerstøtte<br />
• Lovgivning<br />
• Rammer for sikkerhetsarbeid<br />
• Erstatningspliktig?<br />
• Strafferettslig ansvarlig<br />
• Risikoanalyse<br />
• Overordnet kvalitetskontroll<br />
• Styrende sikring<br />
• Utførende sikring <strong>av</strong> registeret<br />
• Forvalte rutiner<br />
• Forvalte datakvalitet<br />
• Avviksbehandling<br />
• Kontrollerende sikring<br />
• Utforming <strong>av</strong> rutiner<br />
• Autoriseringsregler<br />
• Rolletildeling til lokale admin.<br />
• Løsning <strong>av</strong> problemer lokalt<br />
• Taushetserklæring *<br />
• Forvalte lokale rutiner<br />
• Forvalte lokal kvalitetssikring<br />
Lokal • Forvalte lokal rollefordeling *<br />
administrator • Ev. lokal taushetserklæring * IT-kyndig i<br />
fellesråd<br />
• Lokal <strong>kirke</strong>bokføring<br />
• Lokal oppdatering <strong>av</strong> andre<br />
data (ansatte, org.enhet mm)<br />
Kirke<strong>av</strong>d. direktør<br />
Personvernombud?<br />
Ikke<br />
instruksjons<br />
myndighet<br />
…<br />
Statsråden<br />
Kirkerådets direktør<br />
06.07.2010, versjon 1.9a, OIB/KKl/MSy/SHJ<br />
Krikevergen Kirkevergen Sjømann<strong>kirke</strong>ns<br />
generalsekretær<br />
Saksbehandler<br />
i fellesråd<br />
Kirkemøtet<br />
Kirkens <strong>bruk</strong>erstøttesenter<br />
IT-kyndig i<br />
fellesråd<br />
Saksbehandler<br />
i fellesråd<br />
Personvernombud<br />
IT-kyndig i<br />
fellesråd<br />
Saksbehandler<br />
i sjømanns<strong>kirke</strong><br />
Ansatt • Lesetilgang til registeret Ansatt Ansatt Ansatt
<strong>De</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> <strong>registre</strong>ne og kommunikasjonspartnerne<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
Datautveksling<br />
SHJ, 12.09.2012 v1.0<br />
Lokale saksbehandlersystemer<br />
Medarbeideren<br />
Labora<br />
Kardinal<br />
Gr<strong>av</strong>lund<br />
Ecclesia<br />
Sentral<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
data
<strong>De</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> <strong>registre</strong>ne og kommunikasjonspartnerne<br />
Enhetsregisteret<br />
<strong>De</strong>t sentrale<br />
folkeregisteret<br />
Matrikkelen<br />
<strong>De</strong> <strong><strong>kirke</strong>lige</strong> <strong>registre</strong>ne<br />
Medlemsregister<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
Datautveksling<br />
Min ID<br />
Sentral<br />
<strong>eKirkebok</strong><br />
SHJ, 12.09.2012 v1.0<br />
Lokale saksbehandlersystemer<br />
Medarbeideren<br />
Labora<br />
Kardinal<br />
Gr<strong>av</strong>lund<br />
Ecclesia
Brukerstøtte er å treffe på:<br />
Epost: support@<strong>kirke</strong>n.no<br />
Telefon: 23 08 12 34<br />
Fra kl 09.00 til 15.00
Change language