Algemeen boekhouden – deel I - Lessius

5.3.4 Het verantwoordingsstuk, het centraal boek en het inventarisboek
a) Het verantwoordingsstuk
Artikel 6 van de wet van 17 juli 1975 stelt:
" Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk,
waarnaar zij moet verwijzen. ...
De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar
bewaard."
De boekhouder wordt via de verantwoordingsstukken geïnformeerd over de
verrichtingen die hij moet registreren in de boekhouding. Het helpt hem bovendien
om op een objectieve wijze de verrichting te interpreteren en te registreren.
De verantwoordingsstukken moeten gedurende tien jaar worden bewaard.
b) Het centraal boek
Het betreft het journaal of centralisatieboek naargelang men de dagelijkse dan wel
de centralisatiemethode volgt.
Voortaan mag het ongesplitst dagboek en het centraal boek (art. 4 van de Wet van
17 juli 1975) of de drie dagboeken bij een vereenvoudigde boekhouding (art. 5 van
de Wet van 17 juli 1975) schriftelijk worden gehouden door middel van:
- ingebonden of ingenaaide registers die de gedrukte vermelding van het aantal
bladzijden omvatten;
- of door middel van geïnformatiseerde systemen (art. 2 KB 25 januari 2005)
Dit artikel 2 vermeldt dat indien de boeken en de dagboeken worden gehouden
door middel van geïnformatiseerde systemen, deze ervoor moeten zorgen dat de
boekhouding wordt gevoerd in overeenstemming met de wettelijke en
reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op het voeren van een
boekhouding.
Voortaan moeten ingebonden registers voor verificatie worden neergelegd, vóór de
eerste ingebruikname, bij een erkend ondernemingsloket.
Op te merken is dat in dit boek de inschrijvingen chronologisch moeten zijn, zonder
blanco's en zonder weglatingen, terwijl ingeval van vergissing de correctie zodanig
moet aangebracht worden dat de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijft.
(Artikel 9 paragraaf 1 van de wet van 17 juli 1975)
Artikel 9 paragraaf 2 van de wet van 17 juli 1975 stelt:
" De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende tien jaar, te rekenen
van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt."
De bewaartermijn van het centraal boek of de drie dagboeken is tien jaar.
Ook voor de geïnformatiseerde systemen bestaat deze bewaartermijn.
Belangrijk is dat deze gegevens onveranderlijk én toegankelijk blijven gedurende
de periode van 10 jaar.
c) Het inventarisboek
Artikel 7 van de wet van 17 juli 1975 stelt:
" Elke onderneming verricht, omzichtig en te goeder trouw, ten minste eens per
jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om op
een door haar gekozen datum de inventaris te maken van al haar bezittingen,
vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking
hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt. ..."
5. Wetgeving op de boekhouding en de jaarrekening 112