Bedrijfscode - Haag Wonen
Bedrijfscode - Haag Wonen
Bedrijfscode - Haag Wonen
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
KWALITEIT & INTEGRITEIT<br />
Maatschappelijk ondernemer<br />
<strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> is een woningcorporatie die marktconform wil opereren in een brede maatschappelijke<br />
context.<br />
Wij willen op een professionele en bedrijfsmatige manier maatschappelijke prestaties leveren zonder<br />
dat we daarbij winstmaximalisatie nastreven.<br />
Onze brede taakopvatting: ‘goed wonen in een omgeving om trots op te zijn’ maakt dat we op een<br />
breed terrein investeren in wonen, zorg, veiligheid, onderwijs etc. Op al die terreinen moeten we<br />
rekening houden met onze klanten, onze leveranciers en onze stakeholders.<br />
Zij zijn de samenleving waarmee ons beleid tot stand komt en zij bepalen de mate waarin onze<br />
maatschappelijke prestaties gewaardeerd worden. Aan hen willen wij graag laten zien waar wij voor<br />
staan en waar wij op aangesproken kunnen worden.<br />
In ons ondernemingsplan is te lezen welke doelen we onszelf hebben gesteld en wat we daarom<br />
gaan doen.<br />
In de jaarverslagen presenteren we onze bedrijfsresultaten en de inzet van de middelen.<br />
We meten jaarlijks de waardering van onze klanten voor de kwaliteit van onze dienstverlening.<br />
We onderzoeken jaarlijks hoe onze leveranciers en stakeholders de samenwerking met ons, onze<br />
inzet en onze prestaties waarderen.<br />
<strong>Bedrijfscode</strong><br />
Dit is de bedrijfscode van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
Ín de bedrijfscode staan de regels en afspraken die bij <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> gelden voor de omgangsvormen<br />
die wij belangrijk vinden.<br />
Als kwaliteitseisen die we aan ons handelen stellen, gelden professionaliteit en integriteit.<br />
Transparant<br />
In de bedrijfscode leggen we vast waaraan wij, onze klanten, onze leveranciers en onze stakeholders<br />
kunnen zien dat we professioneel en integer zijn.<br />
Daarmee hebben we de kwaliteitseisen voor ons handelen vertaald naar herkenbaar controleerbaar<br />
gedrag.<br />
Op die manier is voor iedereen om ons heen duidelijk welke kernwaarden ons handelen en dus ook<br />
onze resultaten bepalen.<br />
Dat maakt ons maatschappelijk handelen transparant.<br />
Aedescode<br />
Daarmee handelen wij in de geest van de Aedescode. De branchecode waarin eisen zijn vastgelegd<br />
voor maatschappelijke verantwoording, het betrekken van belanghouders en transparante beleids-<br />
en besluitvorming. Met ons lidmaatschap bij Aedes verbinden wij ons, net als vele andere<br />
woningcorporaties onlosmakelijk aan de Aedescode.<br />
Woningcorporaties bieden kwaliteit, leggen daarover verantwoording af aan de samenleving en aan<br />
elkaar en zijn daarop aanspreekbaar.<br />
Governancecode<br />
Dat geldt ook voor het bestuur en voor het toezicht op het bestuur van de woningcorporatie. De<br />
afspraken over de regels van goed bestuur en toezicht, transparantie, externe verantwoording en
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
financiële beheersing bij corporaties zijn vastgelegd in de vernieuwde Governancecode 2011. In die<br />
context zijn de statuten van de woningstichting <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>, het directiereglement van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong><br />
en ons reglement voor de Raad van Commissarissen van toepassing.<br />
Werkingssfeer<br />
De afspraken en regels die in deze bedrijfscode zijn vastgelegd, gelden voor alle medewerkers,<br />
directie en bestuur van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>, en voor iedereen die namens <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> optreedt; de leden<br />
van de Raad van Commissarissen maar ook opdrachtnemers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>. Van iedereen<br />
verwachten wij dat zij zich conformeren aan de bedrijfscode.<br />
In de arbeidsovereenkomst van de directeur-bestuurder zijn bepalingen opgenomen over<br />
persoonlijke giften, nevenwerkzaamheden en het gebruik van eigendommen van de corporatie.<br />
Imago<br />
Voor allen voor wie de bedrijfscode van toepassing is, geldt dat hun handelen bepalend is voor de<br />
beeldvorming over <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
De bedrijfscode is een instrument dat er toe moet bijdragen dat de belangen van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> niet<br />
worden geschaad door ongewenste gedragingen of handelingen.<br />
Sancties<br />
Wij beschouwen het dus als ernstige aangelegenheid als medewerkers, klanten, leveranciers of<br />
samenwerkingspartners handelen in strijd met de bedrijfscode, waardoor onze prestaties en<br />
resultaten in een slecht daglicht komen te staan. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen of het<br />
verbreken van de samenwerking met een externe relatie.<br />
Voorzover de afspraken en regels in de bedrijfscode een wettelijke c.q. arbeidsrechtelijke basis<br />
hebben in de wetgeving, de CAO Woondiensten of het personeelshandboek van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> zullen<br />
wij in ernstige gevallen binnen de wettelijke kaders sancties treffen.<br />
Wet- en regelgeving en regelingen die relevant zijn voor de bedrijfscode zijn te vinden in de<br />
Grondwet, het arbeidsrecht bijvoorbeeld in ons protocol voor het gebruik van elektronische media,<br />
of in de CAO-regel inzake het melden van nevenactiviteiten.<br />
Uitvoering<br />
Om de transparantie en openheid van handelen te waarborgen t.a.v. de afspraken en regels in deze<br />
bedrijfscode, ontwikkelen we meldingsformulieren, werkinstructies of protocollen voor<br />
medewerkers en leidinggevenden. Registratie maakt het handelen achteraf controleerbaar en<br />
toetsbaar en bewerkstelligt vooraf een bewustzijn van de verantwoording die voor het handelen<br />
afgelegd moet worden.<br />
Vertrouwenspersoon<br />
Naast de bovengenoemde procedures en organisatorische voorzieningen stelt <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> een<br />
vertrouwenspersoon aan om medewerkers een ‘veilige weg’ te bieden om overtredingen van de<br />
regels en afspraken te signaleren en de aanpak ervan bespreekbaar te kunnen maken.<br />
De medewerker die, zonder bevredigend resultaat, binnen zijn of haar vermogen, er alles aan gedaan<br />
heeft om een probleem aan de kaak te stellen dat betrekking heeft op de naleving van de<br />
bedrijfscode kan terecht bij deze vertrouwenspersoon. Hiervoor is een protocol ontwikkeld.<br />
Voorzover het gedragingen van de bestuurder betreft zal de vertrouwenspersoon rapporteren aan<br />
de voorzitter van Raad van Commissarissen.<br />
Totdat de tekst van het protocol en de procedure met betrekking tot de vertrouwenspersoon<br />
formeel vastgesteld is fungeert de manager P&O als vertrouwenspersoon.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
Verantwoordelijkheid<br />
De bedrijfscode moet een beeld scheppen van een organisatie waar we transparant en open kunnen<br />
zijn over ons handelen. Voor leidinggevenden is er weliswaar enige ruimte voor<br />
interpretatieverschillen maar zij moeten daarover te allen tijde verantwoording kunnen afleggen.<br />
Daarbij past ook dat wij binnen de organisatie elkaar aanspreken op de afgesproken<br />
omgangsvormen. Aan al onze relaties (opdrachtnemers, leveranciers en samenwerkingspartners)<br />
zullen wij laten weten dat wij een bedrijfscode hebben en wat daar in staat. Minstens één keer per<br />
jaar bespreken de ondernemingsraad en de directeur-bestuurder van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> de werking van<br />
de bedrijfscode in de overlegvergadering. Zij gaan na of de regels en afspraken leiden tot het<br />
gewenste gedrag en de beoogde effecten (beperking van integriteitrisico’s, preventie van fraude,<br />
bijdrage aan integere reputatie van bestuur en management).
OMGAAN MET ELKAAR<br />
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
DE BEDRIJFSCODE<br />
1. MEDEWERKERS VAN HAAG WONEN GAAN COLLEGIAAL EN RESPECTVOL MET ELKAAR OM:<br />
• Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd.<br />
• We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch<br />
karakter, zowel binnen als buiten werktijd.<br />
• Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging,<br />
politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten<br />
werktijd.<br />
2. MEDEWERKERS VAN HAAG WONEN GAAN INTEGER EN ZAKELIJK OM MET DE BELANGEN<br />
VAN HAAG WONEN EN MET DE MIDDELEN DIE HAAG WONEN HEN TER BESCHIKKING STELT<br />
TEN BEHOEVE VAN DE UITOEFENING VAN HUN FUNCTIE:<br />
• Voor het gebruik van de elektronische media die <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> aan haar medewerkers ter<br />
beschikking stelt gelden de regels die we in de daartoe opgestelde gedragscode en het<br />
protocol hebben vastgelegd.<br />
• Medewerkers maken geen gebruik van eigendommen van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> bij het uitoefenen<br />
van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van derden.<br />
3. ALLE MEDEWERKERS ZIJN MEDEVERANTWOORDELIJK VOOR HET NALEVEN VAN DE<br />
BEDRIJFSCODE.<br />
• Medewerkers spreken elkaar aan op ongewenst gedrag<br />
• Leidinggevenden en medewerkers maken jaarlijks gedurende de beoordelingscyclus<br />
afspraken met elkaar over de naleving van de omgangsvormen zoals vastgelegd in de<br />
bedrijfscode.<br />
OMGAAN MET KLANTEN<br />
4. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR<br />
KLANTEN OM:<br />
• Afspraak is afspraak: op tijd komen, op tijd leveren en op de tijd letten.<br />
• We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch<br />
karakter; binnen werktijd maar ook niet daar buiten.<br />
• Klanten hebben recht op een gelijke behandeling, ongeacht godsdienst, levensovertuiging,<br />
politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten<br />
werktijd.<br />
• Kledingwijzen en andere uiterlijke kenmerken van medewerkers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> zijn gepast<br />
en fatsoenlijk, overeenkomstig de afspraken die daarover met de direct leidinggevende in<br />
voorkomende gevallen gemaakt zijn.<br />
• Klantinformatie wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld overeenkomstig het<br />
privacyreglement. Ook de regelgeving in de gedragscode en het protocol voor het gebruik<br />
van elektronische middelen zijn van toepassing.<br />
OMGAAN MET LEVERANCIERS<br />
5. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR<br />
LEVERANCIERS OM.<br />
Medewerkers en derden die namens <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> optreden:<br />
• Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
• We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch<br />
karakter binnen werktijd, zowel binnen als buiten werktijd<br />
• Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging,<br />
politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten<br />
werktijd<br />
• Kledingwijzen en andere uiterlijke kenmerken zijn gepast en fatsoenlijk, overeenkomstig de<br />
afspraken die daarover met <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> in voorkomende gevallen gemaakt zijn.<br />
• De opdrachtverlening door medewerkers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> aan derden gebeurt zorgvuldig en<br />
transparant. Bij het aangaan van privé-transacties met leveranciers en het accepteren van<br />
hun uitnodigingen voor nevenactiviteiten en/of relatiegeschenken betrachten medewerkers<br />
van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> de nodige terughoudendheid.<br />
Familie of bekenden:<br />
- Voor leidinggevenden bij <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> en medewerkers die rechtsreeks opdrachten verlenen<br />
is het NIET toegestaan om die opdrachten te verlenen aan bedrijven waar familie of<br />
bekenden werkzaam zijn op invloedrijke posities.<br />
- Voor de overige medewerkers geldt dat ze meervoudige aanbesteding van een dergelijke<br />
opdracht moeten aantonen en de familiaire of vriendschappelijke banden moeten melden bij<br />
hun leidinggevende.<br />
Privé-transacties<br />
- Voor leidinggevenden is het NIET toegestaan om voor privé-doeleinden opdrachten te<br />
verlenen aan leveranciers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
- Voor medewerkers is het toegestaan om voor privé-doeleinden opdrachten te verlenen aan<br />
leveranciers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> als ze voor <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> zelf GEEN zaken doen met<br />
desbetreffende leveranciers EN als ze meervoudige aanbesteding van de opdracht kunnen<br />
aantonen EN als ze toestemming krijgen van hun leidinggevende.<br />
Uitnodigingen<br />
- Voor het aanvaarden van uitnodigingen voor evenementen, excursies en etentjes is<br />
toestemming van de direct leidinggevende nodig. De leidinggevende toetst of aangeboden<br />
activiteit van positieve toegevoegde waarde is voor de samenwerking en niet louter bedoeld<br />
is om de uitkomst te beïnvloeden van een dienst, een levering of de mogelijke opdracht<br />
daartoe.<br />
Relatiegeschenken<br />
- Een medewerker mag een gift van een leverancier, specifiek aan hem of haar persoonlijk<br />
gericht niet in ontvangst nemen als de gift meer dan € 75,- waard is.<br />
- Giften met een waarde hoger dan € 75,- zijn alleen acceptabel als ze gericht zijn aan <strong>Haag</strong><br />
<strong>Wonen</strong> of aan een groep medewerkers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
- Giften die de afgesproken waarde overstijgen moeten gemeld worden bij de leidinggevende.<br />
Nieuwbouw<br />
- In het directieteam wordt vooraf vastgelegd welk percentage op complex- of projectniveau,<br />
van op te leveren nieuwbouwwoningen beschikbaar is voor verkoop aan personeel van <strong>Haag</strong><br />
<strong>Wonen</strong>.<br />
Nevenwerkzaamheden<br />
- Voor alle nevenwerkzaamheden in loondienst voor derden en of voor eigen rekening zijn de<br />
bepalingen in de CAO Woondiensten van toepassing.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
Leveranciers<br />
• <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> informeert alle leveranciers over ons standpunt t.a.v. het aanbieden en in<br />
ontvangst nemen van relatiegeschenken als gebaar van waardering voor de samenwerking of<br />
de relatie met (een of meerdere medewerkers van) <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
• Aan alle leveranciers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> wordt verzocht om geschenken of uitnodigingen niet<br />
op het privé-adres van medewerkers aan te bieden.<br />
OMGAAN MET SAMENWERKINGSPARTNERS<br />
6. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR<br />
SAMENWERKINGSPARTNERS OM.<br />
• Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd.<br />
• We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch<br />
karakter.<br />
• Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging,<br />
politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten<br />
werktijd.<br />
MEDEWERKERS, KLANTEN, LEVERANCIERS, SAMENWERKINGS- PARTNERS EN<br />
ANDERE BELANGHEBBENDEN…<br />
• Deze bedrijfscode is openbaar voor onze klanten, leveranciers, samenwerkingspartners en<br />
andere belanghebbenden. Zij kunnen de bedrijfscode inzien op onze website.<br />
• Iedereen die bij <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> werkzaam is of aan het werk gaat wordt geacht op de hoogte te<br />
zijn van de inhoud van deze bedrijfscode.<br />
• Medewerkers van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> zijn te allen tijde aanspreekbaar op de inhoud van deze<br />
bedrijfscode.<br />
• Bij opdrachtverlening aan derden of formalisering van samenwerking met derden zullen wij<br />
betrokkenen apart informeren. Wij zullen hen houden aan de inhoud van deze bedrijfscode<br />
voor zover die op hen van toepassing is.<br />
TEN SLOTTE<br />
<strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> beschouwt het als een ernstige aangelegenheid als medewerkers, klanten, leveranciers<br />
of samenwerkingspartners handelen in strijd met deze bedrijfscode. Dat kan leiden tot disciplinaire<br />
maatregelen tegen medewerkers of het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of<br />
een leverancier. Ook ten aanzien van de klant zullen wij in ernstige gevallen binnen wettelijke kaders<br />
sancties treffen.
BIJLAGE<br />
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN<br />
INTEGRITEITSRISICO’S<br />
In de bedrijfsvoering hebben wij al een aantal maatregelen opgenomen en/of acties gepland om<br />
integriteitsrisico’s te beperken en de kwaliteit van ons handelen te verbeteren.<br />
► <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> heeft een gedragscode en een protocol voor het gebruik van elektronische media die<br />
zij aan haar medewerkers ter beschikking stelt. De gedragscode en het protocol hebben de<br />
instemming van de OR en zijn opgenomen in het personeelshandboek van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong><br />
► <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> kent een regeling voor de woningtoewijzing van eigen huur- en koopwoningen aan<br />
eigen medewerkers, buiten de reguliere woonruimteverdelingsystemen. De regeling is te vinden in<br />
het personeelshandboek van <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong>.<br />
► <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> heeft een regeling in het personeelshandboek opgenomen waarin we hebben<br />
vastgelegd hoe we omgaan met het ontvangen en geven van relatiegeschenken.<br />
► Voor de inkoop van niet-strategische goederen stelt <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> centrale inkoopvoorwaarden op<br />
• voor de leveringen van diensten en goederen door aannemers<br />
• voor de leveringen van alle overige diensten en goederen door derden.<br />
► <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> stelt een privacyreglement op t.b.v. de registratie van klantgegevens in haar<br />
bedrijfsinformatiesysteem en het gebruik van de persoonlijke gegevens van derden e.e.a. conform de<br />
regelgeving hieromtrent in de wet persoonsregistratie.<br />
► In het kader van risicomanagement worden bij <strong>Haag</strong> <strong>Wonen</strong> de risicovolle processen, procedures<br />
en functies en de beheersmaatregelen geïnventariseerd.<br />
► Meldingsformulieren en werkinstructies zijn ontwikkeld voor de afspraken en regels t.a.v. de<br />
opdrachtverlening aan derden, het accepteren van uitnodigingen voor evenementen, excursies en<br />
etentjes en het accepteren van giften.