Raadsvoorstel - Gemeente Heerlen

Contracten
Gemeentebreed bestaat er veel kritiek op het systeem van de contractenbank, omdat de invoering van de
contracten bewerkelijk en daardoor gebruiksonvriendelijk is. Het gevolg daarvan is, dat het systeem van de
contractenbank niet optimaal wordt benut.
Deze geconstateerde beperking én onder bijstelling van de huidige ambities wordt gestart met een
vereenvoudiging van het systeem, waarbij rekening wordt gehouden met de nieuwe huisstijlmodule en Decos.
Het streven is om per 1 juli 2011 of zoveel eerder als technisch mogelijk blijkt over een gebruiksvriendelijker
contractenbank te kunnen beschikken, waarbij evaluatie van aanbestedingen kan worden gegarandeerd.
Inkoop en aanbesteding
Naar aanleiding van de eind 2009 gehouden evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een evaluatie
opgesteld. De evaluatie heeft geresulteerd in een nieuw inkoopbeleid. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten
vastgesteld die van toepassing zijn bij het inkopen en aanbesteden zoals:
• doelmatigheid en rechtmatigheid;
• duurzaamheid;
• toepassing van een social return;
• professioneel opdrachtgeverschap;
• integriteit;
• verantwoording van besteding van publieke middelen;
• stimulering van lokale / regionale economie;
• stimulering van de inkoopsamenwerking.
Daarnaast zijn naar aanleiding van de evaluatie de drempelbedragen verhoogd. Dit is gebeurd uit het oogpunt
van efficiency en vooral uit het oogpunt van minder administratieve lasten druk bij de inschrijvers.De verhoging
van de drempelbedragen moet tot meer doelmatigheid leiden bij het inkopen zonder afbreuk te doen aan de
aanbestedingsprincipes. De nieuwe drempelbedragen sluiten grotendeels aan bij die van de gemeenten in de
Parkstadregio en daarbuiten.
Audits
In 2010 zijn de audits naar de kwaliteit van de subsidiebeschikkingen en kapvergunningen uitgevoerd.
De audit bij de afdelingen Werkgelegenheid en sociale zaken en Publiekszaken gericht op de invoering van de
Wet dwangsom en rechtstreeks beroep bij niet tijdig beslissen is gestart, maar nog niet gereed. Deze audit zal
in 2011 worden afgerond.
Sinds 2009 is in de uitvoering van de audits vertraging ontstaan omdat de concernjuristen in een groot aantal
nieuwe dossiers en in bestaande dossiers uit voorgaande jaren juridische ondersteuning hebben geleverd.
Rechtmatigheid en doelmatigheid
Kaders
In 2010 zijn wederom de nodige interne controlewerkzaamheden verricht om aan te tonen in welke mate wij als
gemeente Heerlen rechtmatig zijn. De goedgekeurde kaders zijn ter kennisgeving aan de Werkgroep Financial
Audit voorgelegd en akkoord bevonden. Eveneens heeft er afstemming met de accountant plaatsgevonden.
In 2010 zijn weer de nodige interne controle werkzaamheden verricht om aan te tonen in welke mate wij
als gemeente Heerlen rechtmatig zijn. De controle werkzaamheden zijn verdeeld in de primaire en overige
processen.
Primaire processen
De primaire processen zijn (Inkoop en aanbesteding, Personele kosten, Subsidieverstrekkingen, GBRD en
Inkomensoverdrachten (Wwb c.a.). Alle controle werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Bovenstaande
processen worden (zoals afgesproken met de externe accountant) in ieder geval jaarlijks aan interne controle
onderworpen.
122