ARIS draagt bij aan efficiencyverbetering bij ... - IDS Scheer AG
ARIS draagt bij aan efficiencyverbetering bij ... - IDS Scheer AG
ARIS draagt bij aan efficiencyverbetering bij ... - IDS Scheer AG
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
“Onze processen zijn nu uniformer en transparanter, wat leidt tot meer efficiency.”<br />
Peter Dijs, adviseur <strong>bij</strong> de directie Concern Bedrijfsprocessen en -Informatie van het ministerie van<br />
Verkeer en Waterstaat<br />
Beginsituatie<br />
Voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat was eind jaren negentig<br />
al duidelijk dat uniformering van processen een goede basis is om<br />
efficiënt met mensen en middelen te kunnen omg<strong>aan</strong>. Dat leidde <strong>bij</strong><br />
verschillende onderdelen tot het inzetten van diverse tools voor procesmodellering.<br />
Toen het ministerie rond 2000 koos voor SAP als centraal<br />
ERP-platform voor human resources en financiën, kreeg het procesdenken<br />
een extra stimulans. In plaats van een diversiteit <strong>aan</strong> op -<br />
lossingen wilden we overstappen op een uniforme manier van werken.<br />
Dat was voor de directie Concern Bedrijfsprocessen en -Informatie<br />
(CBI) van het ministerie mede een <strong>aan</strong>leiding om een keuze te maken<br />
uit de verschillende modelleertools die binnen Verkeer en Waterstaat<br />
in gebruik waren. “Papier is geduldig, maar maakt het onderhouden<br />
van processen en het communiceren over wijzigingen daarop erg<br />
moeilijk”, zegt Peter Dijs, adviseur <strong>bij</strong> de directie CBI. “We hebben<br />
toen goed gekeken naar de tools die in gebruik waren en kozen vervolgens<br />
voor <strong>ARIS</strong>, omdat het niet alleen goed bruikbaar is voor het<br />
modelleren van de processen, maar ook een methodiek biedt om struc -<br />
tuur <strong>aan</strong> te brengen in procesbeschrijvingen en het ontsluiten van de<br />
informatie <strong>aan</strong> gebruikers.”<br />
Aanpak<br />
<strong>ARIS</strong> speelde <strong>bij</strong> de implementatie van SAP Financieel in 2005 een<br />
belangrijke rol. Henk Rozeboom, adviseur <strong>bij</strong> de directie CBI: “Er zijn al<br />
tijdens de inrichtingsfase van SAP voor het vormgeven van uniforme<br />
processen verschillende blauwdruksessies georganiseerd. Daarin<br />
hebben we concreet op basis van de standaardmogelijkheden die<br />
SAP ons bood, niet alleen de best<strong>aan</strong>de, generieke processen, maar<br />
ook de nieuwe processen ingericht. Dat gebeurde met ondersteuning<br />
van <strong>ARIS</strong> waarmee we de processen hebben gedeeld en waarin we<br />
de processen vervolgens hebben vastgelegd. Mede dankzij het gebruik<br />
van <strong>ARIS</strong> konden we toen deze processen makkelijker evalueren, <strong>aan</strong>passen<br />
en synchroon houden met de SAP-inrichting. Dat is sindsdien<br />
een doorlopende activiteit van het onderhouden van processen ge -<br />
wor den.” Om er zeker van te zijn dat de processen door de gehele or -<br />
ganisatie heen uniform afgebeeld worden, heeft CBI een conventiehandboek<br />
samengesteld. Daarmee is het mogelijk om uniformiteit te<br />
handhaven binnen een decentrale organisatie met veel locaties in het<br />
land. “Dit conventiehandboek maakt ook de communicatie makkelijker,<br />
omdat je ongeacht de locatie dezelfde taal spreekt als het om procesbeschrijving<br />
gaat. Kanttekening daar<strong>bij</strong> is, dat <strong>ARIS</strong> toepassing van<br />
conventies niet hard afdwingt”, zegt Rozeboom.<br />
© Copyright (C) <strong>IDS</strong> <strong>Scheer</strong> <strong>AG</strong>, 2001 – 2008. All rights reserved. The contents of this document is subject to copyright law. Changes, abridgments, extensions and supplements<br />
require the prior written consent from <strong>IDS</strong> <strong>Scheer</strong> <strong>AG</strong>, Saarbrücken, Germany. Reproduction is only permitted provided that this copyright notice is retained on the reproduced<br />
document. Each publication or translation requires the prior written consent from <strong>IDS</strong> <strong>Scheer</strong> <strong>AG</strong>, Saarbrücken, Germany. “<strong>ARIS</strong>”, “<strong>IDS</strong>”, “ProcessWorld”, “PPM”, <strong>ARIS</strong> with<br />
Platform symbol and Y symbol are trademarks or registered trademarks of <strong>IDS</strong> <strong>Scheer</strong> <strong>AG</strong> in Germany and in many countries all over the world. “SAP NetWeaver” is a trademark<br />
of SAP <strong>AG</strong>, Walldorf. All other trademarks are the property of their respective owners. U.S. pat. D561,778, pat. D561,777, pat. D547,322, pat. D547,323, pat. D547,324<br />
ID-Number: CS-VW_CBI-0509-NL<br />
Gebruikte <strong>ARIS</strong>-oplossingen<br />
Recent is het ministerie van Verkeer en Waterstaat overgestapt op<br />
<strong>ARIS</strong> 7 en kijkt de organisatie inmiddels naar de mogelijkheden van<br />
Release Cycle Management. Daarmee is het mogelijk goedkeuringen<br />
van proceswijzigingen te automatiseren, zodat ze sneller kunnen verlopen.<br />
Ook zien we mogelijkheden voor het gebruik van <strong>ARIS</strong> <strong>bij</strong> de<br />
verdere inrichting van ‘werken onder architectuur’ binnen onze direc -<br />
tie CBI. Zo <strong>draagt</strong> <strong>ARIS</strong> dankzij zijn innovaties <strong>bij</strong> <strong>aan</strong> het optimaliseren<br />
van de interne processen <strong>bij</strong> het ministerie.”<br />
Klantvoordelen<br />
Het zijn juist de voordelen van <strong>ARIS</strong> die nauw <strong>aan</strong>sluiten <strong>bij</strong> het motto<br />
van V&W: ‘vernieuwen, verbinden en vertrouwen’. Dit motto ligt ten<br />
grondslag <strong>aan</strong> alle processen op gebied van financiën en human re -<br />
sources. Voordelen die niet alleen te maken hebben met de methodiek<br />
en de sterke integratie met SAP, maar tevens met beheer, innovatie<br />
en continuïteit. Mede met <strong>ARIS</strong> is het ministerie er bovendien in ge -<br />
slaagd om een klassiek probleem in de ICT-ondersteuning voor een<br />
belangrijk deel inzichtelijk te maken. Peter Dijs: “We hebben het dan<br />
over de driedeling documentatie, implementatie en werkelijkheid, die<br />
makkelijk uit elkaar g<strong>aan</strong> lopen. Deze driedeling kunnen wij met be -<br />
hulp van <strong>ARIS</strong> onderscheiden, wat een belangrijke <strong>bij</strong>drage levert <strong>aan</strong><br />
de uniformering van werkwijzen en daarmee de <strong>efficiencyverbetering</strong>.”<br />
Nadat de uniformering organistiebreed was doorgevoerd, is het ministerie<br />
<strong>aan</strong>sluitend het beheer rondom processen g<strong>aan</strong> adresseren.<br />
Hier<strong>bij</strong> is niet alleen de inhoud van de processen, maar zijn ook de<br />
eigenaren van de processen vastgelegd, alsmede door wie ze worden<br />
beheerd. Door het beheer centraal door Verkeer en Waterstaat<br />
te laten uitvoeren, kan ook de sturing vanuit het ministerie ged<strong>aan</strong><br />
worden. De rol van de stafdienst wordt daarmee groter, ook in het<br />
streven naar nog meer uniformiteit, transparantie en het voldoen <strong>aan</strong><br />
politieke eisen. “We kunnen vanuit die centrale rol verder g<strong>aan</strong> en<br />
op meer fronten profiteren van mogelijkheden die geboden worden<br />
met <strong>ARIS</strong>”, aldus Dijs.<br />
www.ids-scheer.nl/overheid