20230411_JVS-ONLINE

3.2 INTERNE CONTROLEVERKARING
De VRT-directie is verantwoordelijk voor een goede werking van het interne controlesysteem. Dat proces is gericht op het verkrijgen van een
redelijke zekerheid omtrent het bereiken van de doelstellingen op het gebied van:
- de effectiviteit van de bedrijfsprocessen;
- de efficiëntie van de bedrijfsprocessen;
- de betrouwbaarheid van de financiële informatie;
- de naleving van de wet- en regelgeving;
- de naleving van de interne beleidslijnen en procedures;
- het bewaken van de activa.
VRT heeft daartoe de nodige maatregelen toegepast, zoals:
- de uitvoering van het Charter van Deugdelijk Bestuur van de VRT, met een duidelijke beschrijving van de rol en de bevoegdheden van de
Raad van Bestuur, de comités, de gedelegeerd bestuurder en het Directiecollege (conform de bepalingen van het Mediadecreet);
- uitgebreide rapporteringsprocessen omtrent financiële gegevens op maand-, kwartaal- en jaarbasis naar de Raad van Bestuur, het
Directiecollege, binnen de directies en binnen de afdelingen;
- een periodieke opvolging van de KPI’s zoals beschreven in de VRT-Beheersovereenkomst 2021-2025;
- een financiële delegatieregeling die beschrijft wie welke beslissingen met financiële gevolgen kan nemen, inclusief een specifieke procedure
met betrekking tot contracten van significante omvang;
- het versterken van de procedures over aankoopbeheer, contractbeheer en integriteit in het kader van het forensische rapport van Audit
Vlaanderen;
- het verder implementeren van maatregelen ter versterking van het risicobeheer binnen VRT.
3.3 INTERNE CONTROLE EN DE ROL VAN HET AUDITCOMITÉ EN
DE INTERNE AUDIT-FUNCTIE
Onder “Interne controle” of “Organisatiebeheersing” wordt verstaan: het geheel van maatregelen dat het management en het personeel
ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over:
1. het bereiken van de opgelegde doelstellingen
2. het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
3. de correcte naleving van de regelgeving en de procedures;
4. de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering;
5. de effectieve en efficiënte werking van de diensten
6. het efficiënt inzetten van de middelen
7. de bescherming van de activa
8. de voorkoming van fraude.
Een goed werkend systeem van organisatiebeheersing is daarbij een kritische succesfactor en maakt het mogelijk dat een organisatie zoals VRT
kan excelleren op vier vooropgestelde doelstellingen:
1. effectiviteit: de juiste dingen doen;
2. efficiëntie: de dingen juist doen;
3. integriteit: handelen volgens vooropgestelde waarden en normen;
4. kwaliteit: voldoen aan de verwachtingen van belanghebbenden en streven naar voortdurende verbetering.
Het Auditcomité van de VRT ondersteunde in 2022 de Raad van Bestuur in zijn toezichtsfunctie, en maakte alle aanbevelingen die het noodzakelijk
achtte, zowel aan de Raad van Bestuur als aan de gedelegeerd bestuurder. Het Auditcomité van VRT zelf werd daarbij ondersteund door meerdere
onafhankelijke controlefuncties, o.a. de Interne Audit van VRT, de externe audit (commissaris), het Rekenhof en Audit Vlaanderen.
Het Auditcomité bevroeg de gedelegeerd bestuurder, de manager van de Interne Audit van VRT en de commissarissen over de risico’s waar VRT
mee geconfronteerd wordt of kan worden. Meermaals werden leden van het management van VRT en experten op de vergadering uitgenodigd.
Naast het verstrekken van relatieve zekerheid en advies, nam het Auditcomité ook de tijd voor het bekomen van inzicht in de werking van enkele
fundamentele bedrijfsprocessen.
Het Auditcomité ging in 2022 meerdere keren na of de organisatie op een gepaste wijze heeft gereageerd op de aanbevelingen van de
controleactoren waarmee de organisatie te maken heeft en de wijze waarop de organisatie met deze risico’s omgaat. Naar aanleiding van het
forensisch auditrapport van Audit Vlaanderen in 2020 werd de verhoogde frequentie van de opvolging aangehouden. Het risicomanagement van
VRT en van het nieuwbouwproject staan inmiddels als vaste agendapunten van het Auditcomité genoteerd.
Conform de toepassing van het single auditprincipe, organiseren de onafhankelijke controlefuncties zich op zo’n manier dat de grootst mogelijke
afdekking van het audituniversum wordt bereikt met een zo laag mogelijke controlelast voor de geauditeerden. Daarbij worden ieders eigenheid,
de finaliteit van de verschillende controlewerkzaamheden en de bestemmelingen van de respectievelijke rapporteringen streng bewaakt.
Een Interne Audit-functie bij VRT verschaft op een onafhankelijke manier redelijke zekerheid aan het Auditcomité over de kwaliteit en de
doeltreffendheid van de interne controle, het risicobeheer en de systemen en processen van deugdelijk bestuur. De Interne Audit van VRT voert
daarom zowel financiële, operationele, forensische compliance- als management- audits uit. Om de onafhankelijkheid van de Interne Audit
van VRT te waarborgen, ressorteert deze rechtstreeks onder de voorzitter van het Auditcomité. Die positie werd decretaal verankerd. In 2022
werden de thema’s contractbeheer en de toepassing van de wet overheidsopdrachten onderzocht bij andere directies en nam Interne Audit
VRT het initatief om het risicomanagement van VRT actiever te ondersteunen, binnen de toelaatbare grenzen van diens onafhankelijke werking.
Het Auditcomité besliste om Interne Audit VRT binnen die contouren toe te laten adviesverlening op te nemen in zijn takenpakket, naast het
uitvoeren van zekerheidsverstrekkende opdrachten (audits).
91