Digitale factuurverwerking geeft Mammoet weer grip op het ... - Ricoh

CASE mAmmoEt
Digitale factuurverwerking geeft Mammoet
weer grip op het hele betalingsproces
“Waar we voorheen de betalingstermijn
van 60 dagen nauwelijks haalden,
kunnen we elke inkomende factuur nu
in slechts twaalf dagen verwerken!”.
Aan het woord is Paulo Steverink,
groupcontroller van Mammoet, specialist
in hijs- en transportoplossingen. Mammoet,
van oorsprong een Nederlands
familiebedrijf, wordt geleid vanuit het
hoofdkantoor in Schiedam en heeft
vestigingen over de hele wereld, waaronder
Engeland, België, Duitsland,
Canada, V.S., Dubai, Singapore,
Australië, Thailand en Maleisië. “De
facturen die op onze kantoren, waar
ook ter wereld, binnenkomen, worden
tegenwoordig direct na lokale digitalisering
centraal verwerkt, waarna de
afhandeling weer lokaal plaatsvindt.
Dankzij de naadloze integratie van de
software van Ricoh en Ctac, namelijk
ReadSoft en SAP-applicaties, hebben
wij nu weer volledige grip op het hele
factuurverwerkingsproces!”
Knelpunten
Steverink: “Facturen kwamen centraal
binnen bij onze crediteurenadministratie,
waarna ze per post ter controle
naar de diverse vestigingen werden
gestuurd. Groot probleem was dat
ze op deze lange handmatige route
regelmatig onderop de stapel bij één
van de ‘goedkeurders’ bleven liggen
of zelfs zoek raakten. De betalingstermijn
van 60 dagen haalden we niet
“Doordat alle controles volledig automatisch plaatsvinden,
kunnen we onze leveranciers sneller betalen én
hebben we meer tijd voor andere taken!”
Paulo Steverink, Group Controller, Mammoet
Aanleiding
Tijdrovende handmatige
verwerking inkomende facturen
Regelmatig zoekraken van
facturen
Klachten leveranciers na
overschrijding betalingstermijn
Risico op dubbele betalingen
Aanpak
Analyse factuurverwerkingsproces
Implementatie Digitale Factuur-
verwerking (Ricoh-ReadSoft)
Plaatsing hoogvolume scanner
op hoofdkantoor
Plaatsing MFP’s voor scanning
op wereldwijde vestigingen
Integratie Digitale Factuur-
verwerking – SAP-systemen
Resultaten
Verkorting doorlooptijd factuur-
verwerking: gemiddeld 12 i.p.v.
60 dagen
Autorisatieprocedure volledig
automatisch
Volledig inzicht in factuurverwerkingsproces
Meer controle
Facturen altijd en overal direct
in beeld
Verlaging administratieve
werkdruk
Besparing afdruk-, telefoonen
verzendkosten
Uitstekende integratie met
SAP-systemen
Internationaal toepasbaar

CA01018
of nauwelijks. We waren vooral reactief
bezig: pas als er een leverancier belde
waar de betaling bleef, gingen we op
zoek naar de factuur. Waanzinnig,
maar zo gaat dat als je door de bomen
het bos niet meer ziet.”
Samenwerking Ricoh en Ctac >
integratie software ReadSoft en SAP
Vandaag de dag heeft Mammoet een
systeem voor digitale factuurverwerking
in gebruik, dat door Ricoh
en Ctac gezamenlijk is ontwikkeld
met behulp van ReadSoft en SAPsoftware.
Steverink: “Systemen van
SAP vormen de slagader van al onze
bedrijfsprocessen. Voorwaarde voor
specifieke oplossingen als deze is
dus een naadloze aansluiting op SAPsystemen,
zodat we er geen omkijken
meer naar hebben.”
Scannen, herkennen, controle
Steverink: “Facturen komen centraal
binnen op de crediteurenadministratie.
Daar worden ze gesorteerd en gestickerd
met een barcode waaruit o.a. bedrijfsnaam
valt af te lezen. De factuur wordt
gescand en herkend. ReadSoft is een
al jaren veelgeprezen door Ricoh ge-
bruikte applicatie voor het scannen en
herkennen van documenten en levert
in deze fase veel tijdwinst en gemak op.
Na scanning staat de file automatisch
op de server en leest ReadSoft de
factuur uit: checkt de leverancier,
datum, bedrag, BTW-percentage en
purchase order. Als alles klopt,
verschijnt er een groen balkje. Zo
niet, een geel of rood balkje. Een
handige tool voor optimalisatie van
de verificatie is ReadSoft Reporter.
Met Reporter kunnen we zien waar
in het proces het vaak fout gaat en
waar meestal goed. Daar kunnen we
dan snel op inspringen.”
Automatische autorisatieprocedure
en betaalbaarstelling
Een goedgekeurde factuur wordt
automatisch getransfereerd naar het
financiële systeem van SAP, dat de
factuur checkt op inhoud, bijvoorbeeld
of het banknummer overeenkomt met
het in het systeem bekende nummer.
Als alles klopt, wordt de factuur ingeboekt
en gaat de autorisatieprocedure
van start. Steverink: “Als de factuur
overeenkomt met de inkooporder,
hoeft deze niet meer ter controle langs
Kijk voor meer informatie over Mammoet op www.mammoet.com.
Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ’s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 00, www.ricoh.nl
de inkoper, maar kan het direct naar
de manager. Als de laatste persoon in
de rij goedkeuring heeft gegeven,
wordt de betalingsblokkade opgeheven
en de factuur automatisch betaalbaar
gesteld.”
Wereldwijde implementatie
Steverink: “Facturen bestemd voor de
buitenlandse vestigingen, worden in
ReadSoft op ons hoofdkantoor verwerkt
en gaan na controle automatisch
door naar het SAP-systeem
van de vestiging aldaar, waar wij lokaal
voor betaling zorgen. Na een wereldwijde
implementatie van alle benodigde
software, kunnen we het factuurverwerkingsproces
voor het buitenland
er zelfs zonder extra mensen
bij doen.”
Toename controle, inzicht, kostenbewustzijn
“Het hele proces verloopt nu veel sneller
en efficiënter en er is veel meer
controle” merkt Steverink tenslotte
op. “Digitale factuurverwerking is
voor Mammoet op vele fronten een
uitkomst!”