ATAL-mdc handelt sneller door digitalisering ... - Ricoh

CASE ATAL-mdC
ATAL-mdc handelt sneller door
digitalisering patiëntendossiers
Alle patiënteninformatie direct
in beeld
Het Amsterdamse ATAL-mdc (medisch
diag nostisch centrum) beschikt over een
trom bose dienst, diabetesdienst en een
afdeling biometrie. Het laboratorium
verricht diverse soorten bloed-, urine-,
feces- en microbio logisch onderzoek.
Dagelijks bezoeken rond de 1.400 pa-
tiënten de poliklinieken van ATAL-mdc
en worden circa 700 patiënten thuis
bezocht.
“Wij zijn voortdurend op zoek naar verbete
ring van de kwaliteit van onze diensten
met een efficiënter verloop van
onze processen.” aldus Leny Roovers,
hoofd patiëntenad mini stratie. “Lange
wacht rijen, omslachtige administratieve
handelingen, zoeken naar papieren
dossiers in uitpuilende archiefkasten:
hier wilden we voor eens en altijd vanaf
zijn. Daarom klopten we aan bij Ricoh,
specialist op het gebied van document
management in de gezondheids-
zorg.” De oplossing? “Digitalisering
van al onze patiëntendossiers met
‘Easy Archive’. Een uitkomst!”
Roovers: “15.000 trombose patiënten
en 2.500 diabetes patiënten hebben elk
een eigen dossier. Daarnaast bevatten
onze archiefkasten ook nog eens 15.000
‘inactieve’ dossiers, tien jaar verplicht
te bewaren. Een bezoek aan het Rotterdamse
artsenla boratorium STAR, waar
“Zo kunnen we patiënten én artsen sneller van dienst
zijn én hebben we meer tijd voor andere taken!”
Leny Roovers, hoofd patiëntenadministratie, ATAL-mdc
Aanleiding
Omslachtige handling papieren
dossiers
Steeds meer archiefruimte
nodig i.v.m. 10 jaar bewaarplicht
dossiers
Te lange zoektijd patiënt -
infor matie
Vertraging behandeling door
lange zoektijd patiëntinformatie
Aanpak
Inventarisatie werkwijze en
behoeften ATAL-mdc
Bezoek aan STAR, Easy Archive
gebruiker
Voorbewerking te scannen dossiers
door TAB Products Europe
Inrichten twee ‘scanstations’
Koppeling Easy Archive met
bestaande patiëntinformatie
systemen
Instructie gebruikers
Resultaten
Digitale patiëntendossiers
zonder zoektijd toegankelijk
Externe toegang via het web
Snelle digitale distributie
patiëntinformatie
Juiste dosering medicatie
sneller te bepalen
Patiënten ‘breder’ in de gaten
te houden
Besparing archiefruimte
Kortere wachttijden voor patiënt
Vereenvoudiging administratieve
handling
Meer handen vrij voor andere
taken

men gebruik maakte van de Easy Archi-
ve applicatie van Ricoh, overtuigde ons
van de vele voordelen van digitale patiëntendossiers.
Zowel medisch inhoudelijk
als administratief.”
Roovers: “Alle papieren dossiers met
patiënt gebonden documenten van di-
verse aard en formaat zijn inmiddels
digitaal gearchiveerd met Easy Archive
en gekoppeld aan het in gebruik zijn -
de digitale patiënten admini stra tie sys-
teem.”
Sneller en veiliger
“Zo kunnen onze doseerartsen nu in
no-time beschikken over alle informatie
die nodig is om de juiste dosering
van een anti-stollings middel te bepalen.
Zonder stapels papier op hun bureau
door te hoeven spitten. Voorheen moes -
ten we eerst het dossier zoeken - we
hadden één meter De Vries! -, de juiste
formulieren eruit pikken, vorige en huidige
onderzoeksuitslagen met elkaar
vergelijken om de juiste dosering te
kunnen bepalen. Nu gaat dat veel snel-
ler en veiliger. Doordat álle gegevens
van élke patiënt digi taal toegankelijk
zijn, hebben artsen - én admini stratie
- in een mum van tijd NAW, onder-
zoeksuitslagen, waardebe palingen,
(historische) dose ringsgege vens, be-
zoek frequentie en andere belangrijke
informatie in beeld. Zonder risico op
fouten. Patiënten kunnen we zo breder
in de gaten houden. Pro blemen signa-
leren we veel sneller dan voorheen.
Gegevens kunnen we direct ver zenden.
Een uitkomst voor ons, onze patiënten
en derden, bijvoor beeld huis-
artsen.”
Alle mogelijkheden Easy Archive
benutten
Toename van efficiency houdt niet op
bij digitale archivering van patiëntendossiers.
Roovers: “Nu we de Easy Archive applicatie
in huis hebben, willen we er
optimaal gebruik van maken. Zo is het
naast digitalisering van onze patiëntendossiers
natuurlijk ook mogelijk om
Kijk voor meer informatie over ATAL-mdc op www.atal-mdc.nl
Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ‘s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 00, www.ricoh.nl
bijvoorbeeld personeelsdossiers digitaal
te archiveren.”
Digitale herkenning onderzoeks -
aanvraagformulieren
“Ricoh gaat binnenkort een ‘Eyes &
Hands’ applicatie implementeren,
waarmee we alle aanvraagformulieren
voor onderzoek direct inhoudelijk
kunnen herkennen, distribueren. Dan
weten we automatisch en tot in detail
welk onderzoek er verricht moet worden.
Zonder gegevens over te hoeven
nemen. Als je beseft dat er zich per dag
ruim 1.000 patiënten met aanvraag formulieren
voor onderzoek bij de balie
melden, begrijp je dat dit ons enorm
veel tijd zal besparen: het vermindert
het aantal handmatige administratieve
handelingen, reduceert het risico op
foute invoer en de gegevens zijn digitaal
snel en foutloos op de juiste
plaats.”