Systeem voor print- en kopieerregi stratie maakt dat ... - Ricoh

CASE GREIJDANUS COLLEGE
Systeem voor print- en kopieerregi stratie
maakt dat leerlingen minder verspillen
Het Greijdanus College is een school
voor voortgezet onderwijs met vestigin-
gen in Zwolle, Hardenberg, Meppel en
Enschede. Tot voor kort verdwenen er
elke dag zo’n 1.000 geprinte pagina’s
in de vuilnisbak. Gewoon geprint door
één van de 400 mede werkers of 3.500
leerlingen. Maar vergeten en ongebruikt
achtergelaten bij de 70 verspreide printers.
Aan deze verspilling moest een
einde komen. Samen met Ricoh werd
de oplossing gevonden: een betaal- en
registratiesysteem voor het beheer sen
van kopieer- en printkosten.
Zuinig printen is beter voor het
schoolbudget en het milieu
“De bestaande situatie moedigde het
kos tenbewustzijn nou niet bepaald aan.
Leerlingen konden gratis printen en in
elk klas lokaal stond wel een desktop
printer. In totaal hadden we zo’n 70
prin ters in gebruik” aldus Clemens
Broek roelofs.
Minder apparatuur
“Ricoh stelde voor om het aantal machi-
nes drastisch terug te brengen. En over
te gaan op gecentraliseerd printen. De
70 printers werden vervangen door 24
multifunctionele producten (MFP’s), 21
“Nu we inzicht hebben in de kosten per gebruiker,
realiseren de leerlingen zich dat printen en kopiëren
geld kost. Hiermee hebben we een eind gemaakt aan
de papier- en tonerverspilling.”
Clemens Broekroelofs, Hoofd ICT, Greijdanus College
Aanleiding
70 desktop printers
Kosten per gebruiker niet
traceerbaar
Geen regels, geen toezicht
Verspilling kopieën/prints:
1.000 pagina’s per dag in
afvalbak
Aanpak
Van decentraal naar centraal
printen
Van 70 desktop printers naar
24 MFP’s
Installatie Equitrac software
Equitrac Page Counter terminal
aan elke MFP
Ontwikkeling nieuw printbeleid
Resultaten
Centraal afdrukbeheer
Inzicht print- en kopieerkosten
per gebruiker
Kosten eenvoudig door te
berekenen aan gebruikers
Kleurgebruik binnen de perken
Minder verspilling door
kostenbewustzijn
Verlaging afdrukkosten

kleur en 3 zwart-wit, waarmee men kan
scannen, kopiëren en printen.”
Software voor traceren van printen
kopieerkosten
“Daarnaast kwam Ricoh met een oplossing
voor het traceren van kosten en
het terugbrengen van de verspilling.
Ricoh installeerde Equitrac software op
de printserver van de school en voegde
tevens Equitrac Page Counter terminals
toe aan elke MFP. Op die manier kan
de school aan elke leraar, administrateur
en leerling een individueel gebruikers
ID en wachtwoord toekennen. Printen
en kopiëren is nu alleen mogelijk met
intoetsen van deze codes. Hiermee
wordt traceren en doorberekenen van
print- en kopieerkosten voor onze school
heel eenvoudig. ” Alle gebruikers waar-
deren de veelzijdige mogelijkheden van
de MFP’s. Prettig is boven dien dat men
met de toegangscodes op elke MFP
kan af drukken.
Leerlingen kostenbewuster door
quotum per semester
Aan de nieuwe oplossing koppelde het
Greijdanus College een nieuw en voor
iede reen helder afdrukbeleid. Leerlingen
krijgen een quotum van 100 kopieën of
prints per semester. Als ze dit quotum
overschrijden, moeten ze geld storten op
hun printaccount. Clemens Broek roelofs:
“Dat werkt! Leer lingen zijn zich er
nu beter van bewust dat aan printen
kosten zijn verbonden. Het nieuwe print -
beleid zorgt er tevens voor dat het afdrukken
van persoonlijke of andere nietonderwijs-gerelateerde
documenten
drastisch is afgenomen. Het verbruik
van papier en toner is hiermee behoorlijk
gedaald.”
Print- en kopiegebruik beter
beheersbaar
“We beschikken met Equitrac in combi-
natie met de MFP’s over een praktisch
instrument waarmee we het kopieeren
printgebruik kunnen beheersen,
be per kingen kunnen op leggen aan het
kleurgebruik en de kosten kunnen toeberekenen
aan de werkelijke ge bruikers.
De gebruikers zijn heel snel gewend
ge raakt aan de nieuwe situatie.
Leerlingen én docenten voelen allen de
verant woor de lijkheid om geen kosten
te verspillen!”
Kijk voor meer informatie over het Greijdanus College op www.greijdanus.nl
Ricoh, Utopialaan 25, 5232 CD, ‘s Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 60, www.ricoh.nl