Rapporten Eerstelijnsklachtenbehandeling 2010 - Vlaamse ...

formulier ‘aanvraag tot inschrijving en bijstand’. Dit formulier moeten alle personen bij een
eerste aanvraag ondertekend bezorgen aan het VAPH.
4.3. Elektronische registratie facturen
In 2010 had iemand geklaagd over de lange wachttijd bij de terugbetaling van de facturen.
Tijdens het onderzoek bleek dat betrokkene de factuur samen met zijn aanvraagdocumenten had
ingediend. De provinciale afdeling had de aanvraag behandeld en betrokkene had een
goedkeuring gekregen. Helaas was er iets misgelopen bij de elektronische registratie van het
dossier. Bij het registreren van de post werd de factuur voor het betreffende hulpmiddel samen
met de offerte onder één noemer geplaatst, namelijk ‘offerte'. Hierdoor was in het elektronisch
dossier niet duidelijk dat er naast een offerte eveneens een factuur was binnengekomen.
Sinds januari 2010 zijn de provinciale afdelingen van het VAPH overgeschakeld op papierarm
werken. Concreet betekent dit dat alle ‘papieren dossiers’ van de personen met een handicap die
bij het VAPH werd ingeschreven, werden ingescand en voortaan alleen elektronisch te
raadplegen zijn. Ook alle nieuwe documenten worden ingescand en bij het betreffende
elektronische dossier gevoegd. Dit papierarm werken brengt uiteraard een aanpassing van de
werkwijze met zich mee. Omdat de gegevens enkel nog digitaal te raadplegen zijn, is een goede
en duidelijke registratie en benaming van de binnengekomen post erg belangrijk. Vooral bij de
dossiers waarbij het inzenden van de facturen de beslissing voorafging, moet er duidelijk blijken
dat er reeds facturen in het dossier aanwezig zijn.
Naar aanleiding van bovenvermelde klacht, nam de klachtendienst contact op met de bevoegde
dienst met de uitdrukkelijke vraag om dit probleem te bespreken op één van de
‘opvolgvergaderingen rond de papierarme administratie’. Er werd gevraagd om samen met de
medewerkers van de provinciale afdelingen te zoeken naar een eenduidig en eenvoudig
registratiesysteem.
4.4. Belang van correcte informatieverstrekking door commissieleden
Naar aanleiding van een klacht was gebleken dat een lid van een commissie een fout advies had
gegeven betreffende de aanvraagprocedure voor een bepaald hulpmiddel (zie eerder: 3.4.
Klachten betreffende de communicatie van het VAPH).
De klachtendienst heeft dit probleem gesignaleerd aan de bevoegde commissie, zodat dergelijke
situaties in de toekomst kunnen vermeden worden.
4.5. Aandacht voor aanvragen meubilair voor in voorzieningen
Een MDT signaleerde een probleem betreffende de aanvragen van personen met een handicap
voor meubilair voor in hun persoonlijke slaapkamer in een voorziening en vroeg hieromtrent het
standpunt van het VAPH. Zoals vermeld, heeft de klachtendienst dit probleem gesignaleerd aan
de bevoegde afdelingen. Deze waren reeds op de hoogte van deze trend.
In een gezamenlijk overleg eind 2010 werd er een nieuwe regeling betreffende het meubilair in
voorzieningen uitgewerkt. Deze regeling zal normaal gezien in de loop van 2011 in regelgeving
worden gegoten. De voorzieningen en de MDT’s zullen hier ten gepaste tijde over geïnformeerd
worden.
NR