Schrijfwijzer Enschede
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Enschede</strong>se<br />
<strong>Schrijfwijzer</strong><br />
Jouw brief het<br />
visitekaartje van<br />
gemeente <strong>Enschede</strong>
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
Voorwoord<br />
Aangaande de gemeentelijke correspondentie jegens deze en<br />
gene, zijn er, uitgaande van een collectieve bereidheid onder<br />
het personeel de uitdrukkingsvaardigheden in geschrift<br />
conform het verwachtingspatroon aan te passen, belangrijke<br />
stappen te maken.<br />
Wanneer je bovenstaande tekst ziet, vergaat je al snel de zin om verder te<br />
lezen. Laat staan dat je het direct begrijpt. Als gemeente zijn we vriendelijk,<br />
professioneel en naar buiten gericht. Helaas ervaren onze burgers dat nog lang<br />
niet altijd in onze brieven. Die zijn vaak nog formeel, afstandelijk of moeilijk te<br />
begrijpen. En dat terwijl onze brieven het visitekaartje van de gemeente zijn.<br />
Het heeft een belangrijk aandeel in onze dienstverlening.<br />
We willen dan ook brieven schrijven die de lezer in één keer begrijpt. Want juist<br />
dan bereiken we ons doel. De lezer doet of laat iets. Of hij is geïnformeerd over<br />
iets dat belangrijk is. Daarnaast kosten begrijpelijke brieven domweg minder<br />
tijd en geld. Denk maar aan de telefoontjes, misverstanden of bezwaren die je<br />
ermee voorkomt.<br />
Deze schrijfwijzer is een handreiking en geeft je tips en adviezen. Het geeft<br />
richting aan onze stijl van schrijven als gemeente <strong>Enschede</strong>. En daarmee helpt<br />
het jou je brief overzichtelijk en begrijpelijk te maken. Omdat je aansluit bij jouw<br />
lezer, zorg je ervoor dat je boodschap nog beter overkomt.<br />
Maak er dus gebruik van. Het kost eerst misschien wat meer tijd en het is<br />
even wennen. Maar mede doordat de schrijfwijzer naadloos aansluit bij de<br />
schrijftrainingen, mag het resultaat er zijn!<br />
Ik wens je veel schrijfplezier.<br />
Peter den Oudsten<br />
Burgemeester<br />
3
Inhoudsopgave<br />
Voorwoord 3<br />
Inhoudsopgave 4<br />
Voor je begint… 6<br />
1. Overzichtelijk opbouwen 8<br />
1.1 Begin met een persoonlijke inleiding 9<br />
1.2 De kernboodschap op de juiste plaats 12<br />
1.3 Heldere kopjes 15<br />
1.4 Denk en leef mee met de lezer als dit passend is 16<br />
1.5 Sluit vriendelijk en servicegericht af 18<br />
2. Lezersgericht schrijven 21<br />
2.1 Schrijf persoonlijk 22<br />
2.2 Gebruik de u-ik-wij-dialoog 24<br />
2.3 Gebruik een vriendelijke aanhef en ondertekening 28<br />
2.4 Schrijf positief 31<br />
3. Helder taalgebruik 33<br />
3.1 Schrijf korte, goed leesbare zinnen 34<br />
3.2 Schrijf actief en persoonlijk 34<br />
3.3 Voorkom formele en ouderwetse schrijftaalwoorden 35<br />
3.4 Gebruik geen jargon 36<br />
3.5 Kort niet af 36<br />
3.6 Zet de uitleg centraal in plaats van de wettelijke basis 37<br />
3.7 Nog wat laatste tips 38<br />
4
4. Let op de details 39<br />
4.1 Algemene opmaak 40<br />
4.2 Briefhoofd en adressering 40<br />
4.3 Andere details 42<br />
4.4 Schrijf correct Nederlands 43<br />
5. Oog voor heldere e-mails! 44<br />
5.1 Een e-mail mag korter 45<br />
5.2 Gebruik een ander onderwerp 45<br />
5.3 Gebruik een andere ondertekening 45<br />
5.4 Vermijd de nadelen 46<br />
5.5 Benut de mogelijkheden 47<br />
Bijlagen<br />
I Checklist in 10 stappen 48<br />
II Voorbeeldbrieven in nieuwe stijl 50<br />
III Woordenlijst van oud naar nieuw 52<br />
Over Helder Communiceren 55<br />
Taalweetje<br />
Irriteren en ergeren…<br />
Iets irriteert je en je ergert je<br />
ergens aan.<br />
Wachtrijen irriteren mij<br />
Ik erger me aan wachtrijen<br />
5
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
Voor je begint...<br />
Je schrijft natuurlijk om gelezen te worden. En je schrijft je<br />
brief ook niet zomaar. Je schrijft met een doel en je hebt een<br />
boodschap voor een persoon of een doelgroep. Je wilt dan ook<br />
dat deze boodschap goed overkomt. Een goede voorbereiding<br />
helpt je hierbij. Hieronder vind je punten die je hierbij helpen.<br />
…verplaats je in de lezer!<br />
En geef antwoord op de volgende vragen:<br />
Voor wie schrijf je je brief of e-mail eigenlijk?<br />
Wat wil de lezer weten?<br />
Op deze manier schrijf je een lezersgerichte brief die goed aansluit bij de informatiebehoefte<br />
van lezer. Het verplaatsen in de lezer is de sleutel tot lezersgerichte<br />
brieven. Daarom komt het op verschillende plaatsen in deze<br />
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong> terug.<br />
…bedenk wat het doel is van je tekst<br />
Denk voor je begint na over wat je met je brief of e-mail wilt bereiken.<br />
Waarom schrijf je deze brief? Wil je de lezer informeren? Is het belangrijk dat<br />
de lezer actie onderneemt? Houd dit in gedachten bij het schrijven. Het helpt<br />
je jouw boodschap duidelijk te verwoorden.<br />
Wat moet de lezer weten of doen als hij je brief gelezen heeft?<br />
Welke vragen moet je hiervoor beantwoorden?<br />
…en let op de volgende punten:<br />
Kies je voor het juiste middel? Soms is het beter om (eerst) te bellen.<br />
Zorg dat je alle betrokken tijdig informeert. Bijvoorbeeld collega’s die telefoontjes<br />
of mail beantwoorden op de eigen afdeling. Of het Gemeentelijk Contact<br />
Centrum (GCC) via 1enschede@enschede.nl. Zij weten dan dat ze misschien<br />
vragen kunnen verwachten en hoe ze hierop kunnen antwoorden.<br />
6
Controleer brieven naar een grote groep ontvangers twee keer. Zo voorkom<br />
je slordigheden. Je kunt de brief ook vooraf laten checken. Collega’s van de<br />
Centrale Redactie van de afdeling Communicatie helpen je graag. Mail je brief<br />
naar redactie@enschede.nl.<br />
Taalweetje<br />
Handige sites<br />
Hoe spel je dat ook weer?<br />
Ben je op zoek naar een goed<br />
alternatief voor een moeilijk<br />
woord? Of vind je taal gewoon<br />
leuk? Hier vind je een aantal<br />
leuke en handige sites.<br />
De juiste spelling:<br />
www.woordenlijst.org<br />
De offi ciële Woordenlijst<br />
Nederlandse Taal van de<br />
Nederlandse Taalunie.<br />
Goede alternatieven:<br />
www.synoniemen.net<br />
Op deze site vind je goede alternatieven<br />
voor moeilijke woorden.<br />
Over taal:<br />
www.taaluniversum.org<br />
De website van het Genootschap<br />
Onze Taal, de Nederlandse<br />
vereniging van taalliefhebbers.<br />
Je vindt er onder meer taalnieuws,<br />
taaladvies, artikelen over<br />
taal en een forum.<br />
7
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
1. Overzichtelijk opbouwen<br />
Als er één aspect aan een brief belangrijk is voor onze gemeente,<br />
dan is het wel helderheid. Dat de boodschap duidelijk<br />
bij de lezer overkomt. Dat de ontvanger na één keer lezen de<br />
brief begrijpt. Je bereikt dit met een overzichtelijk opgebouwde<br />
brief. Een goede brief bestaat altijd uit drie delen: de inleiding,<br />
de kern en het slot. Elk bericht heeft namelijk een kop en een<br />
staart nodig. De boodschap komt in de kern. In de inleiding<br />
bereid je de lezer daarop voor. Het slot is voor de nazorg, de<br />
afronding.<br />
In dit hoofdstuk lees je deze tips voor een overzichtelijke<br />
opbouw van je brief:<br />
1. Begin met een persoonlijke inleiding.<br />
2. Zet de kernboodschap op de juiste plaats.<br />
3. Gebruik heldere kopjes boven de alinea’s.<br />
4. Denk en leef mee met de lezer als dit passend is.<br />
5. Sluit vriendelijk en servicegericht af.<br />
8
1.1 Begin met een persoonlijke inleiding<br />
‘Naar aanleiding van ons telefonisch onderhoud inzake uw vergunningsaanvraag<br />
bericht ik u als volgt.’<br />
Deze inleiding gebruik je niet meer. Toch? Deze inleiding stamt uit 1930.<br />
Daarom is hij ouderwets, maar ook standaard en afstandelijk. Precies wat we<br />
niet zijn! En er zijn veel goede, lezersgerichte en zelfs leuke alternatieven voor<br />
deze stoffige inleiding.<br />
De inleiding is de perfecte plaats om te laten zien dat wij als gemeente <strong>Enschede</strong><br />
persoonlijk met onze burgers omgaan. In de inleiding van je brief laat je de burger<br />
namelijk weten dat je naar hem hebt geluisterd. Hij leest meteen of je zijn vraag<br />
of situatie wel goed begrepen hebt. Bovendien getuigt het van respect als je<br />
eerst even bij de lezer aanklopt en niet meteen met de deur in huis valt.<br />
De opening van de brief is eigentijds en prikkelend. Daarom bestaat hij altijd uit<br />
drie stappen.<br />
Heb je eerder contact gehad met de lezer?<br />
Kies dan voor deze stappen:<br />
1. Benoem het laatste contact dat is geweest.<br />
U schreef ons op @ een brief.<br />
U sprak vorige week met mijn collega @.<br />
Graag reageer ik op uw brief van @.<br />
U was vorige week bij ons op het stadskantoor.<br />
2. Herhaal de vraag van de klant of benoem het onderwerp.<br />
Daarin vraagt u of u in aanmerking komt voor een @.<br />
U wilt graag informatie over @.<br />
U gaf toen aan dat u een klacht wilt indienen tegen @.<br />
Dit ging over @.<br />
9
3. Vertel waar de rest van de brief over gaat.<br />
Graag beantwoord ik uw vraag.<br />
In deze brief geef ik mijn reactie op uw klacht.<br />
Hieronder leest u alle informatie die u nodig heeft.<br />
In deze brief vraag ik uw medewerking.<br />
Dus niet:<br />
Naar aanleiding van uw vraag op of het bouwen van een bijgebouw/<br />
massagesalon bij uw woning op het perceel vergunningsvrij is, delen wij<br />
u het volgende mede.<br />
Maar:<br />
Op stuurde u ons een brief. U wilt weten of u een vergunning nodig<br />
heeft om een massagesalon aan uw woning te bouwen. In deze brief leest u wat<br />
de mogelijkheden zijn.<br />
Is de brief een initiatief vanuit de gemeente? Ook dan een<br />
inleiding in drie stappen!<br />
1. Beschrijf kort de relatie.<br />
Volgende week beginnen we met het herindelen van wijk @.<br />
U ontvangt een persoonsgebonden budget (pgb) voor hulp in de<br />
huishouding.<br />
U heeft afgelopen jaar met ons samengewerkt aan de bouw van @.<br />
2. Geef aan waarom je nu de brief schrijft.<br />
Daaronder valt ook uw straat.<br />
Binnenkort wijzigen de regels voor uitbetaling van dit pgb.<br />
Op 3 december wordt dit gebouw opgeleverd. Dit vieren we graag<br />
samen met u.<br />
10
3. Beschrijf het doel van je brief.<br />
In deze brief leest u wat dit voor u betekent.<br />
Graag leg ik uit welke gevolgen dit heeft voor de hoogte van uw uitkering.<br />
Met deze brief nodig ik u graag uit voor een feestelijke bijeenkomst.<br />
Ook leest u hieronder alle praktische informatie over deze dag.<br />
Extra tips voor een aansprekende inleiding:<br />
Gebruik geen clichés in je inleiding: naar aanleiding van, bijgaand, hierbij,<br />
in antwoord op… Ze komen namelijk afstandelijk over. Terwijl je juist al in het<br />
begin een goed contact met je lezer wilt leggen.<br />
Geef de kernboodschap nog niet weg in de inleiding. Bewaar deze voor<br />
de eerste alinea hierna.<br />
Vind je het lastig om een goede inleiding te schrijven? Doe dan alsof je<br />
de ontvanger van jouw brief belt. Aan de telefoon leid je jouw verhaal<br />
namelijk altijd goed in. Dat wat je aan de telefoon zou zeggen, kun je vaak<br />
letterlijk opschrijven.<br />
Begin je brief met ‘u’; je zet de lezer dan direct centraal.<br />
Gebruik als ezelsbruggetje de klopt-klopt-da’s mooi-formule. Dat is namelijk<br />
wat de lezer denkt bij het lezen van de drie stappen.<br />
Voorbeeld<br />
Op 5 maart stuurde u ons een brief.<br />
[De lezer denkt: ‘Dat klopt’.]<br />
Daarin vraagt u of u een schuurtje in uw achtertuin mag plaatsen.<br />
[Ook nu denkt de lezer: ‘Ja, dat klopt’.]<br />
In deze brief leest u mijn antwoord.<br />
[‘Oh,’ denkt de lezer, ‘da’s mooi!’]<br />
11
1.2 De kernboodschap op de juiste plaats<br />
Herinner je nog dat je moest afrijden voor je rijbewijs? Het eerste wat je na dat<br />
uur wilt weten, is of je geslaagd bent. Pas daarna wil je horen waarom.<br />
In brieven werkt het net zo. De lezer wil na de inleiding eerst het antwoord lezen,<br />
pas daarna is hij benieuwd naar de toelichting. Geef de lezer dan ook in die volgorde<br />
antwoord. Dit geldt ook voor slecht nieuws. Je schrijft dan in piramidevorm.<br />
Veel schrijvers maken een trechter van hun brief. Je maakt je hoofd leeg op<br />
papier, waardoor de conclusie helemaal onderaan belandt. Logisch voor jou,<br />
maar niet voor de lezer. Hij moet zoeken naar het nieuws. Volg de volgende<br />
twee stappen voor een lezersgerichte brief.<br />
1. Bepaal eerst welke kernboodschappen je op wilt nemen<br />
Zet voor jezelf op een rijtje waarover je gaat schrijven. Hierbij helpt het om in één<br />
zin antwoord te geven op de volgende vragen:<br />
Wat wil de lezer weten?<br />
Wat moet je zelf kwijt?<br />
Wat is fijn voor de lezer om te weten?<br />
U krijgt een vergunning voor…<br />
U betaalt hiervoor € .<br />
U kunt dit bedrag op verschillende<br />
manieren betalen.<br />
De antwoorden op deze vragen zijn je kernboodschappen voor de brief. Iedere<br />
kernboodschap is de eerste regel van een nieuwe alinea.<br />
12
Tips voor een heldere kernboodschap<br />
Neem de lezer als uitgangspunt. Dat betekent dat je de informatie geeft die je<br />
lezer wil weten. Informatie die je zelf graag kwijt wilt, komt pas daarna.<br />
Maak een bewuste afweging over hoeveel kernboodschappen je in een brief<br />
plaatst. Is het onderwerp ingewikkeld of onbekend voor de lezer? Houd het<br />
dan kort. Kies er liever voor een toelichting in de bijlage te plaatsen.<br />
2. Onderbouw vervolgens de kernboodschap(pen)<br />
Onder de kernboodschap leg je uit hoe je tot de kernboodschap komt.<br />
Waarom verleen je de vergunning (niet)? Wat is de reden voor het stopzetten<br />
van de bijstandsuitkering? Leg dit in heldere taal uit aan je lezer. In drie tot negen<br />
regels geef je een toelichting op de kernboodschap. Heb je meerdere kernboodschappen?<br />
Maak dan meerdere alinea’s en gebruik hierbij witregels en kopjes.<br />
Tips voor een goede onderbouwing<br />
Onderbouwen van de kernboodschap is soms best moeilijk. Ezelsbruggetje:<br />
denk ‘want’ na iedere zin. Dit dwingt je om jouw stelling verder te verklaren.<br />
Zo kun je heel gemakkelijk je boodschap koppelen aan de argumenten en<br />
de onderbouwing van de argumenten. Je bent klaar met argumenteren als je<br />
uitkomt bij de feiten.<br />
Voorbeeld<br />
U krijgt geen vergunning voor het kappen van de boom voor uw huis.<br />
(kernboodschap)<br />
[Denk: ‘want…’]<br />
Het bezwaar van de heer X tegen de kap is namelijk gegrond verklaard.<br />
(argument)<br />
[Denk: ‘want…’]<br />
Dit heeft het college van burgemeester en wethouders op 10 september<br />
besloten. (feit)<br />
13
Extra tips<br />
Gebruik relatiewoorden die het verband tussen zinnen aangeven. Denk aan<br />
woorden als: allereerst, daarnaast, ook, tot slot. Daardoor is het voor de lezer<br />
nog makkelijker om de tekst te lezen en te begrijpen.<br />
Kies eens voor een opsomming. Dit is erg overzichtelijk voor de lezer.<br />
Taalweetje<br />
Teveel of te veel?<br />
Kun je het vervangen door<br />
‘te weinig’? Dan schrijf je het los.<br />
‘Te veel’ is dan een bijvoeglijk<br />
naamwoord.<br />
Ze heeft te veel ontvangen.<br />
Is het een zelfstandig naamwoord?<br />
Dan schrijf je het aan<br />
elkaar.<br />
Het teveel heeft zij meteen<br />
teruggestort.<br />
14
1.3 Heldere kopjes<br />
Zet boven elke alinea een kopje. Natuurlijk niet boven de inleiding, maar wel<br />
boven het slot. We gebruiken kopjes om de lezer snel door onze brieven heen te<br />
helpen. Misschien vind je dat er vreemd uitzien als je het niet gewend bent.<br />
Verplaats je echter in de lezer. Hij kan de kopjes scannen en weet zo heel snel<br />
wat waar staat. Het werkt eigenlijk hetzelfde als de koppen in een krant. Zeker bij<br />
lange brieven met veel informatie leest dit prettig. Ook bij e-mails zijn tekstkopjes<br />
belangrijk. Lezen vanaf een scherm is namelijk nog lastiger dan van papier.<br />
Hoe gebruik je tekstkopjes?<br />
Zet boven iedere alinea een tekstkopje, behalve de inleiding.<br />
Zorg dat ze de lading dekken van de alinea die eronder volgt.<br />
Maak ze niet langer dan vijf woorden.<br />
Maak ze vetgedrukt (dus niet cursief of onderstreept). Maak een bewuste<br />
afweging over hoeveel kernboodschappen je in een brief plaatst. Is het onderwerp<br />
ingewikkeld of onbekend voor de lezer? Houd het dan kort. Kies er liever<br />
voor een toelichting in de bijlage te plaatsen.<br />
Hoe ziet dat eruit?<br />
Je kunt tekstkopjes op verschillende manieren schrijven. Als losse woorden,<br />
vraag of stelling. Hieronder zie je een aantal voorbeelden.<br />
Tekstkopjes<br />
Losse woorden Vraag Stelling<br />
Leefbaarheid Wat verandert er? Vanaf 1 oktober verandert uw situatie<br />
Toezicht Wie voert het project uit? U hoeft zelf niets te doen<br />
Toespraak Heeft u vragen? Voor vragen kunt u ons bellen<br />
15
1.4 Denk en leef mee met de lezer als dit passend is<br />
Wat doe je als je slecht nieuws hebt? In een gesprek of aan de telefoon vind je<br />
het waarschijnlijk normaal om mee te leven met de ander. ‘Meneer Jansen, helaas<br />
krijgt u geen vergunning voor uw schutting. Ik vind het heel vervelend voor u.’<br />
Op die manier laat je je menselijke kant zien. In een brief doe je dat vaak niet.<br />
Terwijl ook daar de lezer hieraan behoefte heeft. Kijk daarom hoe je de brief<br />
positief af kunt sluiten en de relatie met de lezer goed kunt houden. Dit noemen<br />
we neutralisatie. Om te neutraliseren heb je twee mogelijkheden: meeleven en<br />
meedenken.<br />
Leef mee met de lezer<br />
Meeleven doe je door gevoel te laten zien. Dat kan op verschillende manieren.<br />
Je kunt hiervan een aparte alinea maken. Soms past dit ook mooi in de slotalinea.<br />
Benoem het gevoel van de ander:<br />
‘Ik kan me voorstellen dat het voor u …’<br />
Benoem je eigen gevoel:<br />
‘Ik vind het erg vervelend dat …’<br />
Vraag begrip van de lezer:<br />
‘Ik hoop dat u begrijpt dat …’<br />
Gebruik gevoelswoorden. Op die manier raken we de juiste toon,<br />
zonder te overdrijven:<br />
‘jammer, helaas, gefeliciteerd, graag, prettig, bedankt…’<br />
Vind je dit overdreven? Vergeet niet dat de lezer je niet ziet. Je kunt niet<br />
begrijpend knikken, vriendelijk glimlachen of de toon van je stem aanpassen.<br />
Communiceren via papier is de meest afstandelijke vorm van communicatie.<br />
Je moet op papier dus compenseren voor je non-verbale communicatie om je<br />
gevoel over te brengen.<br />
16
Denk mee met de lezer<br />
Vraag jezelf af: welke informatie zou ik zelf willen krijgen als ik deze brief kreeg?<br />
Deze extra informatie en handige tips geef je in de brief. Denk bijvoorbeeld eens<br />
mee over een alternatieve oplossing:<br />
Ik vind het vervelend voor u dat u de subsidie voor uw zomerfeest niet krijgt.<br />
Neemt u contact op met bedrijf X. Misschien kunnen zij meer voor u doen.<br />
Sluit aan bij de situatie<br />
Gebruik de neutralisatie alleen als je denkt dat het past bij de situatie en de lezer.<br />
De rest van de brief moet er natuurlijk wel op aansluiten. Een ontslagbrief afsluiten<br />
met ‘fijn weekend’ wekt eerder irritatie dan een goed gevoel op. En bij korting op<br />
een uitkering omdat de ontvanger fraudeert, is meeleven ook niet op zijn plaats.<br />
Je schat dus per geval in wat passend is. Maar besef wel dat je lezer in je brief<br />
niet je glimlach en je vriendelijke stem hoort. Een boodschap komt daardoor al<br />
snel hard over. Met een neutralisatie voorkom je dat.<br />
Een aantal voorbeelden ter inspiratie:<br />
Ik wens u veel sterkte de komende tijd.<br />
Prettige feestdagen.<br />
Tot 29 september!<br />
Veel succes met de verbouwing.<br />
17
1.5 Sluit vriendelijk en servicegericht af<br />
Iedere brief heeft een slotalinea. Ook een korte brief. Het slot is dé plek om<br />
zakelijk te zijn en vriendelijk tegelijk. Een cliché als ‘Hopende u hiermede voldoende<br />
te hebben geïnformeerd’ past niet bij de klantvriendelijke uitstraling van<br />
de gemeente <strong>Enschede</strong>. Zorg dat het slot past bij de rest van je brief. Laat het<br />
aansluiten bij het doel dat je in de inleiding noemde. Houd de deur altijd open<br />
voor je lezer.<br />
Gebruik de volgende stappen voor een vriendelijke afsluiting:<br />
1. Combineer een terugblik of samenvatting...<br />
Ik reken erop dat ik onze afspraken correct heb bevestigd.<br />
Ik ga ervan uit dat ik u een helder beeld heb gegeven van…<br />
In deze brief heb ik u laten zien waarom wij…<br />
2. …met het contact voor de toekomst.<br />
Ik bel u volgende week om uw reactie te horen. Heeft u voor die tijd al vragen?<br />
Belt u mij of mijn collega’s dan op @.<br />
Heeft u nog vragen? Neemt u gerust contact met mij op. Mijn nummer is @.<br />
Heeft u nog vragen? Belt u gerust met mijn collega <br />
telefoonnummer @. Hij/zij beantwoordt uw vragen graag.<br />
Deze laatste twee zinnen kun je zien als universele slotzinnen. Maak je geen<br />
zorgen dat deze zin leidt tot meer telefoontjes. Als je een heldere en complete<br />
brief hebt geschreven, leidt dat eerder tot minder telefoontjes. Deze zinnen<br />
hebben meer voordelen. Ze bieden je de kans het telefoonnummer van jouw<br />
afdeling te herhalen. Ook al staat dit nummer al bovenaan in de brief, dan nog<br />
bied je op deze manier extra service. De lezer hoeft er dan niet naar te zoeken.<br />
Bovendien kun je de juiste contactpersoon vermelden als je dat zelf niet bent.<br />
Zorg er wel voor dat dit telefoonnummer overeenkomt met het nummer bovenaan<br />
je brief. Gebruik je een ander nummer in de slotalinea? Verander dit dan ook<br />
in het briefhoofd. Zo voorkom je verwarring.<br />
18
Kort en krachtig?<br />
Kies je voor een afsluiting in één zin? Neem dan altijd stap twee. Denk ook in<br />
deze stap aan een servicegerichte houding. Noem zaken als:<br />
namen van medewerkers;<br />
persoonlijke telefoonnummers;<br />
telefoonnummer van de afdeling;<br />
de internetsite;<br />
bereikbaarheid.<br />
Taalweetje<br />
Beseffen en zich realiseren<br />
Je beseft iets en je realiseert<br />
je iets.<br />
Realiseer jij je wel wat dit kost?<br />
Besef jij wel wat dit kost?<br />
19
20
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
2. Lezersgericht schrijven<br />
Een brief schrijf je niet voor jezelf, maar voor de lezer.<br />
Wij vinden het belangrijk om niet de eigen organisatie centraal<br />
te zetten, maar de lezer. Wij zijn een gemeente die dicht<br />
bij onze burgers staat en naar buiten gericht is. Dit mag ook<br />
in onze brieven tot uiting komen! Hoe doe je dat in een brief?<br />
Welke service kun je verlenen?<br />
Vier tips om ervoor te zorgen dat je echt lezersgericht bent:<br />
1. Schrijf persoonlijk<br />
2. Gebruik de u-ik-wij-dialoog<br />
3. Gebruik een vriendelijke aanhef en ondertekening<br />
4. Schrijf positief<br />
Taalweetje<br />
U hebt of u heeft?<br />
Beide opties zijn correct. Maar … ‘U heeft’ is gebruikelijker. In de verzorgde<br />
spreektaal zeg je eerder ‘u heeft’ dan ‘u hebt’. Let wel op met wederkerige<br />
werkwoorden:<br />
U heeft zich vergist.<br />
U hebt u vergist.<br />
‘U hebt zich vergist’ is dus verkeerd en gaat vaak fout.<br />
21
2.1 Schrijf persoonlijk<br />
In onze communicatie met burgers vinden we het belangrijk om persoonlijk te<br />
zijn. Zodat de burger zich geen nummer voelt, maar weet dat hij gehoord en<br />
gezien wordt. In brieven lijkt het minder vanzelfsprekend dan bij mondeling<br />
contact. Toch kun je zonder veel moeite laten merken dat je jouw lezer graag<br />
persoonlijk benadert.<br />
Geen standaardverhaal<br />
Maak je brieven zo persoonlijk mogelijk. Bijvoorbeeld door zijn naam en geslacht<br />
in de aanhef te zetten. Maar ook door zijn specifieke situatie aan te halen, in<br />
plaats van een algemene verwijzing. Stuur je toch een grote groep een<br />
standaardbrief? Gebruik invulvelden om persoonlijke gegevens als naam,<br />
aanmelddatum of adres in één keer in te voegen. Let op: een brief die gericht is<br />
‘aan de bewoners van dit pand’ belandt vaak ongelezen in de papierbak.<br />
Geen wetten en regels centraal<br />
Geef wetten en regels niet een te prominente plek in de tekst. Het komt defensief<br />
en afstandelijk over. Verplaats je in de lezer: hij is vooral geïnteresseerd in jouw<br />
boodschap, niet in de regel waarop je dit baseert. Je kunt de regel alleen niet<br />
zomaar weglaten. Plaats hem aan het einde van de alinea tussen haakjes of in<br />
een aparte zin.<br />
Dus niet:<br />
Gelet op artikel 19a sub 1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning kennen<br />
wij u een uitkering toe voor de mantelzorg die u verleent.<br />
Maar:<br />
U krijgt een uitkering voor de mantelzorg die u verleent aan .<br />
Dit besluit baseert het college op artikel 19a sub 1 van de Wet maatschappelijke<br />
ondersteuning.<br />
22
Dus niet:<br />
Tevens hebben wij besloten uw uitkering op grond van artikel 41 lid 1 WIJ vanaf<br />
@ gedurende 1 maand te verlagen met 10% van uw bijstandsnorm (artikel 3.1 lid<br />
1 en lid 2 Verordening investeren in jongeren).<br />
Maar:<br />
Ook verlagen wij uw uitkering 1 maand lang met € @. Dit is 10% van de bijstandsnorm<br />
(artikel 41, lid 1 WIJ en artikel 3.1. lid 1 en 2 Verordening investeren<br />
in jongeren).<br />
Concreet en compleet<br />
Maak je brieven zo concreet en compleet mogelijk. Dat betekent dat je hem niet<br />
zelf laat zoeken naar het juiste telefoonnummer, datum of bedrag. Voordeel?<br />
Als je het je lezer zo makkelijk maakt, is de kans dat hij in actie komt het grootst!<br />
Herhaling is prettiger dan zoeken naar het juiste getal.<br />
Dus niet:<br />
‘7 dagen na dagtekening’<br />
Maar:<br />
‘uiterlijk 15 september’<br />
Dus niet:<br />
‘bovengenoemd telefoonnummer/bedrag’<br />
Maar:<br />
Herhaal het telefoonnummer of bedrag.<br />
23
2.2 Gebruik de u-ik-wij-dialoog<br />
Wij zijn naar buiten gericht. Dat betekent dat je denkt vanuit de lezer, in plaats<br />
van vanuit de organisatie. Dit kan je mooi toepassen op de aanspreekvorm in<br />
een brief. Je hebt in het Nederlands drie aanspreekvormen in een brief: ‘u’, ‘ik’<br />
en ‘wij’. In <strong>Enschede</strong> hebben we een voorkeur voor deze volgorde. Op deze<br />
manier ben je namelijk in een handomdraai lezersgericht, persoonlijk én helder!<br />
1. Schrijf lezersgericht: gebruik ‘u’<br />
Dat ene kleine woordje ‘u’ is van grote betekenis van ons hele denken en<br />
functioneren. Ben je in staat een u-gerichte brief te schrijven? Dan stel je je<br />
echt lezersgericht op!<br />
Gebruik in eerste instantie ‘u’. Met ‘u’ zet je de lezer centraal in de brief. Dat is<br />
dus beter dan ‘wij’ of ‘ik’: daarmee zet je namelijk jezelf centraal. Gebruik ‘u’ als<br />
het past in de zin. Een paar voorbeelden:<br />
Lezer centraal zetten<br />
Dus niet…<br />
Wij sturen…<br />
Wij verzoeken u…<br />
Wij verlenen u een vergunning voor…<br />
Gelieve...<br />
Maar...<br />
U ontvangt…<br />
Wilt u…<br />
U krijgt een vergunning voor…<br />
Wilt u…?<br />
2. Schrijf persoonlijk: ‘ik’ en ‘wij’<br />
Gebruik in tweede instantie ‘ik’ en ‘wij’ gewoon door elkaar. Dat doe je in een<br />
gesprek namelijk ook. Het maakt jouw brief veel persoonlijker. Je legt uit wat<br />
‘jij’ hem adviseert en wat ‘wij’ voor hem kunnen doen. Gebruik ‘ik’ ook als het<br />
afdelingshoofd de brief ondertekent namens burgemeester en wethouders.<br />
Een voorbeeld ziet er zo uit:<br />
Wij hebben de voorwaarden aangepast. Ik leg u in deze brief uit wat dit voor<br />
u betekent.<br />
24
Vind je het lastig om te bepalen wanneer je nu ‘ik’ en ‘wij’ gebruikt? Kijk dan naar<br />
verantwoordelijkheden. Gebruik ‘ik’ voor die situaties waarvoor je persoonlijk<br />
verantwoordelijk bent. Gebruik ‘wij’ als je echt gemeente <strong>Enschede</strong> bedoelt. Dus:<br />
Ik of wij<br />
Ik<br />
Vanochtend had ik u aan de telefoon...<br />
Ik adviseer u dan ook om…<br />
Ik wens u veel plezier met…<br />
Wij<br />
Wij zijn geopend van…<br />
Wij beginnen met de werkzaamheden…<br />
Wij zijn verplicht om…<br />
Natuurlijk zijn er gevallen waarin je jezelf beter ‘uit de brief’ kunt houden.<br />
De relatie met de lezer kan zo verstoord zijn dat je juist niet een ‘persoonlijk<br />
gesprek’ met hem aangaat in je brief. Maar over het algemeen laten we zien dat<br />
er mensen werken bij de gemeente <strong>Enschede</strong>. Daarom benaderen we burgers<br />
op een persoonlijke manier.<br />
Taalweetje<br />
Een aantal is / Een aantal zijn?<br />
Beide vormen zijn juist.<br />
Bij ‘een aantal’ is zowel enkelvoud als meervoud mogelijk.<br />
Een aantal vrienden ging op cursus.<br />
De nadruk ligt nu op de groep als geheel. De vrienden gingen op hetzelfde<br />
moment dezelfde cursus doen, samen als groep. Een groep is enkelvoud<br />
en daarom ‘ging’.<br />
Als de nadruk ligt op de vrienden, klinkt ‘gingen’ beter in onze oren.<br />
‘Een aantal’ geeft hier aan dat het om een onbepaald aantal vrienden gaat:<br />
Een aantal vrienden gingen op cursus.<br />
25
Gebruik van ‘ik’ en ‘wij’ bij besluiten<br />
Ook bij besluiten kun je ik en wij afwisselen in één brief. Zelfs als je dat als<br />
gemandateerde niet zelf besluit, maar in naam van de mandaatgever. ‘Ik’ is<br />
dan de boodschapper en ‘wij’ is het college dat het besluit neemt.<br />
Een aantal voorbeelden:<br />
Ik laat u graag weten wat wij besloten hebben.<br />
Ik adviseer u om uw bezwaarschrift op tijd bij ons in te dienen.<br />
Ik kan me voorstellen dat u nog vragen heeft over ons besluit.<br />
Of je in besluiten ‘ik’ en ‘wij’ gebruikt, kan per afdeling verschillen. Dit hangt<br />
onder meer af van de mandatering, degene die de brief ondertekent en namens<br />
wie dat gebeurt. Het is goed om daar per afdeling afspraken over te maken.<br />
Gebruik van ‘ik’ en ‘wij’ in standaardbrieven<br />
Maak je een standaardbrief? Ook daarin kun je ‘ik’ en ‘wij’ afwisselen. Gebruik de<br />
tips die je hierboven las om te bepalen welke vorm je wanneer kiest. Laat een<br />
collega van juridische zaken eventueel toetsen of de bevoegdheden nog kloppen.<br />
Zo zorg je voor een standaardbrief die toch persoonlijk overkomt en vermijd je<br />
het risico dat de brief inhoudelijk niet juist meer is.<br />
3. Schrijf helder: gebruik ‘het college’<br />
Informeer je de lezer over een besluit van het college? Maak de beslissingsbevoegdheid<br />
dan duidelijk. Ook bij een bezwarencommissie of andere commissie<br />
is het helder voor de lezer om te benoemen wie het besluit neemt.<br />
Dus niet:<br />
Wij hebben besloten dat uw bezwaar ongegrond is. Wij baseren dit op…<br />
Maar:<br />
Het college heeft besloten dat uw bezwaar ongegrond is. Zij baseert dit op…<br />
26
Dus niet:<br />
Wij kennen u per 1 januari een persoonsgebonden budget toe. Dit hebben wij<br />
besloten op @.<br />
Maar:<br />
U ontvangt per 1 januari een persoonsgebonden budget. Het college heeft dit<br />
besloten op @.<br />
4. Schrijven er meer mensen: gebruik ‘wij’<br />
Gebruik pas in laatste instantie ’wij’ of ‘gemeente <strong>Enschede</strong>’. Ondertekenen<br />
meer mensen de brief? Dan gebruik je natuurlijk ‘wij’. Let wel goed op de<br />
verantwoordelijkheden!<br />
Taalweetje<br />
Zij/hen/hun:<br />
‘Zij’ gebruik je altijd als het<br />
onderwerp van de zin:<br />
Zij gaan op vakantie<br />
‘Hen’ gebruik je:<br />
Als lijdend voorwerp<br />
Na het voorzetstel<br />
Ik heb hen niet gehoord<br />
Hij gaf het wisselgeld aan hen<br />
Hun gebruik je:<br />
Als meewerkend voorwerp<br />
Als bezittelijk voornaamwoord<br />
Hij gaf hun het wisselgeld<br />
Het is hun kamer<br />
27
2.3 Gebruik een vriendelijke aanhef en ondertekening<br />
De aanhef past bij het contact dat we hebben met de lezer. Dat betekent dat we<br />
niet standaard meer kiezen voor ‘Geachte’. Ook voor de afsluiting kiezen we<br />
voor een eigentijdse en vriendelijke toon richting de lezer.<br />
Welke aanhef is passend?<br />
‘Geachte’ is de meest neutrale, meest gebruikelijke opening van een brief. Is<br />
‘Geachte’ te afstandelijk? Dan is ‘Beste’ een goede variant. Tegenwoordig duikt<br />
deze aanhef steeds vaker op. Ook in formele brieven! Belangrijk is dat de aanhef<br />
aansluit bij de situatie en het contact dat je met de lezer hebt:<br />
De lezer is onbekend of bij een formeel contact:<br />
Je hebt de lezer eerder gesproken of ontmoet:<br />
De lezer is een collega of een goede relatie:<br />
Geachte heer De Vries,<br />
Beste meneer De Vries,<br />
Beste Jan,<br />
Is er geen naam bekend?<br />
Gebruik dan: Geachte heer/mevrouw,<br />
Stuur je een brief aan meerdere mensen? Dan doe je dat zo:<br />
Geachte heer Pietersen en mevrouw De Vries,<br />
Geachte heer en mevrouw Brink,<br />
Extra tips voor een nette aanhef:<br />
Geachte gebruik je alleen in combinatie met heer. Beste gebruik je alleen in<br />
combinatie met meneer. ‘Geachte mevrouw’ of ‘Beste mevrouw’ blijft gewoon<br />
hetzelfde.<br />
De eerste letter van de naam krijgt altijd een hoofdletter.<br />
Bij meneer Van der Vlugt is dat de eerste letter van het eerste voorvoegsel.<br />
Zet geen voorletters en titels in de aanhef.<br />
Een getrouwde vrouw verliest haar meisjesnaam in de aanhef. In de adressering<br />
is het bijvoorbeeld ‘Mevrouw A.M. de Graaf - Janssen’. In de aanhef is het dan<br />
‘mevrouw De Graaf’.<br />
28
De ondertekening<br />
Ook de ondertekening van de brief moet passend zijn. Kies voor een<br />
ondertekening die zo persoonlijk en vriendelijk mogelijk is. Onderteken een<br />
brief daarom in principe met ‘Met vriendelijke groet,’. Daarna volgt jouw<br />
voornaam en achternaam. Gebruik liever geen titels bij de ondertekening.<br />
Het schept veel afstand. Heb je er een goede reden voor, bijvoorbeeld omdat<br />
je als jurist naar een advocaat schrijft? Dan staat het je natuurlijk vrij jouw titel<br />
te gebruiken.<br />
Met vriendelijke groet, tenzij…<br />
De eindgroet ‘Hoogachtend,’ gebruiken we alleen als de relatie met de lezer erg<br />
verstoord is of als het past bij de situatie. Denk bijvoorbeeld aan laatste brief<br />
voor een burger met een behoorlijke betalingsachterstand. Of als iemand<br />
gemaakte afspraken niet nakomt. Wanneer je met ‘Hoogachtend’ ondertekent,<br />
volgen daarna je voorletters en achternaam.<br />
Wie ondertekent de brief?<br />
Vraag je af wie de brief mag ondertekenen. Veel brieven die we versturen,<br />
worden in mandaat ondertekend. Het mandaatbesluit geeft regels over wie welke<br />
brieven en besluiten mag ondertekenen. Als je gemandateerd bent om een brief<br />
te ondertekenen of als daar bij jouw brief geen mandaat voor nodig is, mag<br />
je zelf ondertekenen. Twijfel je over de ondertekening? Vraag advies aan<br />
je leidinggevende.<br />
29
Hoe ziet dat eruit?<br />
1. Een brief van burgemeester en wethouders<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Burgemeester en Wethouders van <strong>Enschede</strong><br />
Peter den Oudsten<br />
Burgemeester<br />
Marcel Meijs<br />
Gemeentesecretaris<br />
2. Een brief namens burgemeester en wethouders<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Namens Burgemeester en Wethouders van <strong>Enschede</strong><br />
Christel Koman<br />
Programmadirecteur Dienstverlening<br />
3. Een brief van een medewerker zelf<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Hanneke Kruisselbrink<br />
Communicatieadviseur<br />
4. Een brief met ‘Hoogachtend’<br />
Hoogachtend,<br />
Burgemeester en Wethouders van <strong>Enschede</strong><br />
P.E.J. den Oudsten<br />
Burgemeester<br />
M.J.M. Meijs<br />
Gemeentesecretaris<br />
30
Extra tips voor een eenduidige afsluiting:<br />
Voor de eindgroet zetten we 1 witregel.<br />
Als we namens iemand schrijven, gebruiken we ‘Namens’.<br />
‘Namens dezen’ of ‘Namens deze’ gebruiken we niet meer.<br />
Na de eindgroet zetten we 2, maximaal 3 regels.<br />
Schrijf afdelingsnamen en functienamen met een hoofdletter.<br />
2.4 Schrijf positief<br />
Je kent de situatie misschien wel: je rijdt op de snelweg en opeens achter je; een<br />
bumperklever. Veel mensen trappen op de rem. Waarom? Omdat het onprettig<br />
is als een ander je ergens toe probeert te dwingen. We gaan in onze teksten<br />
uit van de goede intenties van de lezer. Dit betekent dat je hem op een open,<br />
positieve manier benadert.<br />
Positief schrijven<br />
Stel je op als adviseur, ook als je een negatieve boodschap te vertellen hebt.<br />
Je bereikt hiermee eerder jouw doel bij de lezer. Voorkom moeten, dienen<br />
en sommeren. Een dwingende toon wekt bij de lezer eerder weerstand op.<br />
‘Adviseer’ liever. Beschrijf niet wat er gebeurt als de lezer iets niet doet, beschrijf<br />
wat er gebeurt als de lezer iets wél doet.<br />
Dus niet:<br />
U dient binnen veertien dagen na dagtekening te betalen.<br />
Maar:<br />
Ik adviseer u € @ voor aan ons over te maken op rekeningnummer<br />
@. Het betalingskenmerk is @. Zo voorkomt u dat u een nieuwe aanvraag moet<br />
indienen en uw plannen vertraging oplopen.<br />
31
Of:<br />
Wilt u voor € @ aan ons overmaken? Wij nemen uw aanvraag<br />
dan direct in behandeling. Ons rekeningnummer is @.<br />
Of:<br />
Maakt u voor € @ aan ons over? Ons rekeningnummer is @.<br />
Taalweetje<br />
Tautologie…<br />
…is een combinatie van<br />
woorden die (bijna) hetzelfde<br />
betekenen.<br />
Zoals bijvoorbeeld<br />
Enkel en alleen<br />
32
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
3. Helder taalgebruik<br />
Je schrijft je brief met een doel. En dat bereik je wanneer<br />
je lezer de boodschap begrijpt. Taal die je lezer begrijpt,<br />
is dus belangrijk.<br />
1. Schrijf korte, goed leesbare zinnen.<br />
2. Schrijf actief en persoonlijk.<br />
3. Voorkom formele en ouderwetse schrijftaalwoorden.<br />
4. Gebruik geen jargon.<br />
5. Kort niet af.<br />
6. Zet de uitleg centraal in plaats van de wettelijke basis.<br />
7. Nog wat laatste tips.<br />
33
3.1 Schrijf korte, goed leesbare zinnen<br />
Lange zinnen lezen lastig! De kans is groot dat je lezer de draad kwijt raakt<br />
en afhaakt. Houd je daarom aan de volgende richtlijnen:<br />
Geef één boodschap per zin.<br />
Maak zinnen niet langer dan 10-15 woorden. Varieer in lengte voor een prettig<br />
leesbaar ritme.<br />
Gebruik geen aanloopzinnen: ‘Omdat…’, ‘Op basis van…’.<br />
Gebruik geen tangconstructies. Je plaats dan een bijzin tussen twee komma’s<br />
in de hoofdzin. Daardoor breek je de hoofdzin op en is de kernboodschap minder<br />
snel duidelijk. Bijvoorbeeld: De nieuwe directeur, die per 1 december aan zijn<br />
nieuwe functie begint, werkte hiervoor bij de gemeente Hengelo.<br />
Knip lange zinnen in stukken. Zet eens een punt op de plek van een komma of bij ‘en’.<br />
Kies eens voor een opsomming.<br />
Van één…<br />
Omdat de gemeente <strong>Enschede</strong> diverse bezuinigingen moest doorvoeren om de<br />
begroting sluitend te krijgen heeft de gemeenteraad in de vergadering van <br />
besloten het subsidiëren van @ af te bouwen en dit vanaf 2012 stop te zetten.<br />
…naar vier zinnen!<br />
De gemeenteraad heeft besloten om subsidiëren van @ af te bouwen. Vanaf 2012<br />
geven wij geen subsidie meer. De reden hiervoor is dat wij verschillende<br />
bezuinigingen moeten doorvoeren om de begroting sluitend te krijgen. Daarom heeft<br />
de gemeenteraad dit besluit genomen in de vergadering van .<br />
3.2 Schrijf actief en persoonlijk<br />
Vermijd zo veel mogelijk lijdende vormen en hulpwerkwoorden. Die maken je tekst<br />
langdradig en onpersoonlijk. Je herkent ze aan woorden als ‘worden’, ‘zijn’, ‘zullen’<br />
en ‘kunnen’. Ook zie je vaak ‘er’ in een zin staan. Met de lijdende vorm geef je vaak<br />
alleen aan dat er iets gedaan wordt. Terwijl het wel zo goed is om aan te geven wie<br />
dat doet.<br />
34
Dus niet:<br />
De definitieve bijdrage zal worden uitbetaald aan bedrijf nadat het werk is<br />
voltooid en de kosten van de aanpassing zijn aangetoond met rekeningen en door<br />
ons akkoord zijn bevonden.<br />
Maar:<br />
Wij betalen de definitieve bijdrage aan bedrijf als:<br />
de firma het werk heeft afgemaakt;<br />
u de kosten van deze aanpassing aan ons heeft laten zien met de rekeningen;<br />
en wij hiermee akkoord gaan.<br />
En in plaats van:<br />
Hierover worden met u nog nadere afspraken gemaakt.<br />
Schrijf je:<br />
Hierover maken we met u nog afspraken.<br />
3.3 Voorkom formele en ouderwetse<br />
schrijftaalwoorden<br />
Deze zorgen namelijk voor een ambtelijke uitstraling en afstand. Schrijf zoals je<br />
spreekt aan de telefoon. Een brief is namelijk een verzorgd gesprek op papier.<br />
En in spreektaal gebruik je weinig moeilijke en ouderwetse woorden. Doe dat dus in<br />
brieven ook niet. Gebruik alleen woorden die in onze taal veel voorkomen.<br />
Zo zorg je ervoor dat de ontvanger jouw brief beter begrijpt.<br />
Woordenlijst<br />
In de bijlage vind je een lijst met veelvoorkomende woorden waarvoor moderne<br />
en eenvoudigere varianten bestaan. Let op: deze lijst is een voorzet. Natuurlijk<br />
zijn er nog veel meer ouderwetse woorden die ook eenvoudiger kunnen. Heb je<br />
zelf goede alternatieven voor ouderwetse woorden?<br />
Mail je tip naar redactie@enschede.nl.<br />
35
3.4 Gebruik geen jargon<br />
Wat is het verschil tussen vaktaal en jargon? Vaktaal gebruik je onder deskundigen.<br />
Beide ken je de term en weet je wat het betekent. Vaktaal is handig: je hebt maar<br />
weinig woorden nodig om precies te zeggen wat je bedoelt. Jargon gebruik je<br />
tegen een leek. De ander kent het woord dus niet. Vermijd jargon: je hebt een<br />
grote kans dat de lezer afhaakt. Niet alleen omdat hij het niet begrijpt. Maar ook<br />
omdat je afstand schept.<br />
Omgaan met jargon<br />
Wat te doen bij jargon? Volg deze drie stappen:<br />
1. Kies een vertaling van het woord die de lezer wel kent. Bijvoorbeeld uw reactie<br />
in plaats van zienswijze.<br />
2. Geen vertaling mogelijk? Leg dan het woord uit. Dit is vooral nodig als het<br />
woord een belangrijk of vaak voorkomend begrip is in de tekst. Kost het<br />
teveel tekst om het woord uit te leggen? Kies dan voor een begrippenlijst<br />
in de bijlage.<br />
3. Geen vertaling mogelijk en het begrip is niet erg belangrijk in de tekst?<br />
Laat het woord staan.<br />
3.5 Kort niet af<br />
Niet iedereen kent de betekenis van een afkorting. Bovendien staat het lui en leest<br />
het niet lekker. Schrijf afkortingen dus zo veel mogelijk uit of zoek een alternatief.<br />
Afkortingen voluit<br />
Deze afkortingen schrijf je gewoon voluit:<br />
wrsch<br />
m.vr.gr.<br />
z.s.m.<br />
m.a.w.<br />
incl.<br />
t/m<br />
waarschijnlijk<br />
met vriendelijke groet<br />
zo snel mogelijk<br />
met andere woorden<br />
inclusief<br />
tot en met<br />
36
Alternatief voor afkortingen<br />
Voor deze afkortingen kun je beter een alternatief zoeken:<br />
m.b.t.<br />
t.a.v<br />
n.a.v.<br />
t.g.v.<br />
t.b.v.<br />
m.b.v<br />
a.d.h.v.<br />
o.g.v.<br />
over<br />
over<br />
(weglaten)<br />
vanwege/ door/...<br />
voor<br />
met<br />
met/ volgens/…<br />
volgens/ omdat/…<br />
3.6 Zet de uitleg centraal in plaats van de<br />
wettelijke basis<br />
Als schrijver redeneer je vanuit de regels, wetten en procedures. Op basis<br />
daarvan trek je een conclusie die je over wilt brengen aan de lezer. Daardoor<br />
krijgen regels en wetsartikelen vaak een te prominente plaats in brieven of<br />
zinnen. De lezer doe je hier geen plezier mee. Maar de brief moet juridisch wel<br />
blijven kloppen. Hoe ga je daarmee om?<br />
1. Schrijf eerst duidelijk op wat de lezer moet of wil weten (kernboodschap).<br />
Bijvoorbeeld: U krijgt geen uitkering.<br />
2. Leg vervolgens uit waarom niet (onderbouwing).<br />
Bijvoorbeeld: De reden hiervoor is dat u nog spaargeld op uw rekening heeft<br />
staan. U moet dit eerst gebruiken voordat u aanspraak kunt maken op een<br />
uitkering.<br />
3. Geef aan op welke wet of regel dit gebaseerd is. Zet dit bij voorkeur tussen<br />
haakjes. Het is voor de lezer de minst interessante informatie.<br />
Bijvoorbeeld: (artikel @ lid @ van de Wet Werk en Bijstand).<br />
37
3.7 Nog wat laatste tips<br />
Vermijd figuurlijke taal en weinig voorkomende uitdrukkingen<br />
‘Je oor te luisteren leggen’, ‘de schouders eronder’ en ‘sfeer proeven’ zijn uitdrukkingen<br />
die voor jou misschien vanzelfsprekend zijn. Maar niet iedereen is<br />
even handig met taal en weet wat dit betekent. Zo hebben veel mensen van<br />
buitenlandse afkomst moeite met uitdrukkingen. Pas er dus mee op.<br />
Vermijd dubbele ontkenningen<br />
Een dubbele ontkenning werkt onnodig verwarrend voor de lezer. Je kunt er de<br />
indruk mee wekken dat jouw ontkenning juist wél waar is, terwijl je dit niet zo<br />
bedoelt.<br />
Dus niet:<br />
Dat is geen onbelangrijk onderdeel van het plan.<br />
Maar:<br />
Dat is een belangrijk onderdeel van het plan.<br />
Dus niet:<br />
Ik kan niet ontkennen dat…<br />
Maar:<br />
Ik kan bevestigen dat…<br />
Gebruik consequent dezelfde woorden als je hetzelfde bedoelt<br />
Gebruik in één brief dezelfde woorden om verwarring te voorkomen. Zeker voor<br />
lezers met een kleine woordenschat, werkt het verwarrend als je begrippen door<br />
elkaar gebruikt. Kies daarom het woord dat voor de lezer het meest bekend is en<br />
gebruik dit consequent. Bijvoorbeeld:<br />
Bellen en telefonisch contact opnemen<br />
Brief en beschikking<br />
Uitkering en het bedrag<br />
38
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
4. Let op de details<br />
Een brief is het visitekaartje van de gemeente <strong>Enschede</strong>.<br />
Een verzorgde brief met aandacht voor de details maakt het<br />
verschil! Besteed er daarom aandacht aan als je de puntjes<br />
op de i zet. We geven je hiervoor richtlijnen mee. Zo zorgen<br />
we ervoor dat de brieven van onze gemeente er hetzelfde<br />
uitzien en een duidelijk gezicht krijgen. In dit hoofdstuk vind<br />
je tips over:<br />
1. Algemene opmaak van een brief<br />
2. Briefhoofd en adressering<br />
3. Andere details<br />
39
4.1 Algemene opmaak<br />
Als je een brief maakt vanuit Smart Documents gaan de meeste algemene<br />
opmaakzaken automatisch. Maak daar gebruik van! Het geeft onze brieven<br />
een eenduidige uitstraling.<br />
Lettertype/-grootte<br />
In brieven gebruiken we lettertype Arial. De lettergrootte is 10 punts.<br />
Links uitlijnen<br />
We lijnen links uit. Dat betekent dat je aan de rechterkant géén rechte kantlijn<br />
krijgt. Het betekent echter ook dat binnen een regel alle woorden even ver van<br />
elkaar verwijderd zijn. Niet uitvullen dus. Dat leest een stuk prettiger. Dit geldt<br />
ook voor kopjes en de ondertekening.<br />
Alinea’s<br />
Alinea’s gaan in hun geheel naar de volgende pagina. Dit leest een stuk prettiger<br />
en geeft een mooier beeld. Loopt een alinea door op de volgende pagina?<br />
Verplaats deze dan in zijn geheel. Ook niet mooi: op de laatste pagina staat<br />
alleen een handtekening. Zet in deze gevallen de hele laatste alinea op de<br />
laatste pagina.<br />
4.2 Briefhoofd en adressering<br />
Adressering<br />
Bovenaan de brief schrijf je het adres van de ontvanger van de brief. In Smart<br />
Documents gaat dit automatisch. Schrijf je zelf het adres boven de brief?<br />
Let dan op de volgende zaken:<br />
Laat de afkorting ‘T.a.v.’ weg uit de adressering. Hij voegt namelijk niets toe.<br />
Schrijf ‘de heer’ of ‘mevrouw’ voluit.<br />
Gebruik geen titels. Dit zorgt voor afstand en onpersoonlijkheid.<br />
Gebruik twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.<br />
Zet de plaatsnaam in hoofdletters.<br />
40
Voorbeeld<br />
Aan een bedrijf of organisatie: Aan een persoon:<br />
Aannemersbedrijf Van Poppel B.V. Mevrouw G.J.M. de Tuk<br />
De heer J. van Poppel Hoofdstraat 18<br />
I. da Costastraat 317 7501 BZ ENSCHEDE<br />
7500 AA ENSCHEDE<br />
Datumnotatie<br />
Smart Documents voegt de datum van je brief automatisch in. We schrijven<br />
de datum in de brief zo:<br />
25 september 2011<br />
Refereer je in de tekst aan een datum in hetzelfde jaar? Laat dan het jaartal weg.<br />
Aanduidingen als ‘jl.’ en ‘a.s.’ gebruiken we niet meer. Deze zijn erg uit de tijd.<br />
Het jaartal blijkt uit de context. Zo niet of is het vanuit juridisch oogpunt belangrijk,<br />
voeg dan een jaartal toe.<br />
Onderwerp<br />
Wat schrijf je achter ‘onderwerp’ in het briefhoofd? Dit is het antwoord op<br />
de vraag: waar gaat deze brief over? Let op de volgende criteria:<br />
Begin met een kleine letter (tenzij het gaat om een naam).<br />
Omschrijf het onderwerp duidelijk en concreet.<br />
Laat het onderwerp aansluiten bij de lezer.<br />
Vat het onderwerp samen in zo weinig mogelijk woorden.<br />
Zet geen punt achter het onderwerp.<br />
Dus niet:<br />
Onderwerp: Beschikking WWB: toekenning uitkering<br />
Maar:<br />
Onderwerp: toekenning van uw WWB-uitkering<br />
41
4.3 Andere details<br />
Bijlagen<br />
Heeft een brief bijlagen? Dan som je ze op onder de ondertekening. We gebruiken<br />
voor bijlagen een opsomming met gebruik van nummers.<br />
Getallen<br />
Tot en met twintig schrijven we de getallen voluit. Daarboven in cijfers. Noem je<br />
getallen onder én boven de twintig? Schrijf ze dan óf allemaal voluit, óf allemaal<br />
in cijfers. Beoordeel zelf wat het prettigst is voor de lezer.<br />
Bedragen<br />
Na het euroteken volgt een spatie. En hele bedragen eindigen met een liggend<br />
streepje: € 12.000,-.<br />
Telefoonnummers<br />
Telefoonnummers schrijf je als volgt: het netnummer tussen haakjes en het<br />
abonneenummer gegroepeerd: één groepje van drie en twee groepjes van twee<br />
cijfers: (053) 123 45 67.<br />
Heb je een telefoonnummer met een<br />
netnummer van vier cijfers, dan schrijf<br />
je het abonneenummer in drie groepjes<br />
van twee cijfers: (0530) 12 34 56.<br />
Mobiele nummers schrijf je in groepjes<br />
van twee cijfers: 06 12 34 56 78<br />
Gebruik je in je slotalinea een ander<br />
telefoonnummer dan in het briefhoofd?<br />
Pas het briefhoofd dan ook aan om<br />
verwarring te voorkomen.<br />
Taalweetje<br />
Pleonasme…<br />
…als een deel van de betekenis<br />
van een woord of een<br />
woordgroep dubbelop door een<br />
ander woord wordt benadrukt:<br />
Groen gras<br />
Houten boomstam<br />
42
4.4 Schrijf correct Nederlands<br />
Sinds 1 augustus 2006 houden we de nieuwe spelling aan. Twijfel je? Kijk dan<br />
op www.woordenlijst.org. Of zoek het even op in het Groene Boekje. Vertrouw<br />
niet blind op je spellingscontrole in Microsoft Word.<br />
Taalweetje<br />
’T KoFSCHiP:<br />
’T KoFSCHiP is een ezelsbruggetje om te bepalen of je een werkwoord<br />
vervoegt met een ‘d’ of ‘t’.<br />
Grofweg is dit de regel:<br />
Eindigt de stam van een werkwoord op een ‘t’, ‘k’, ‘f’, ‘s’, ‘(s)ch’ of ‘p’?<br />
Dan vervoeg je het werkwoord in de verleden tijd en het voltooid deelwoord<br />
met ‘t’.<br />
Eindigt de stam van het werkwoord op een andere medeklinker?<br />
Dan vervoeg je het met ‘d’.<br />
43
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
5. Oog voor heldere e-mails!<br />
Je schrijft een e-mail. Is dat nou zoveel anders dan een brief<br />
schrijven? Op zich niet. Je kunt dezelfde richtlijnen uit de vorige<br />
hoofdstukken aanhouden voor een e-mail. E-mail is wel een<br />
ander medium. Je leest hier de verschillen:<br />
1. Een e-mail mag korter.<br />
2 . Gebruik een ander onderwerp.<br />
3. Gebruik een andere ondertekening.<br />
4 . Vermijd de nadelen.<br />
5. Benut de mogelijkheden.<br />
44
5.1 Een e-mail mag korter<br />
Houd precies de structuur aan van een brief: inleiding, kern en slot. Maar kom<br />
nog sneller tot de kern. Het mag allemaal wat beknopter. Je lezer leest namelijk<br />
van een scherm. En dat leest 25 procent moeilijker dan van papier.<br />
Intern mag nog korter<br />
Schrijf je een interne e-mail? Dan mag je natuurlijk iets korter zijn. Behalve dat je<br />
waarschijnlijk vaker van de ‘chatfunctie’ gebruikmaakt, verschilt je stijl vaak ook<br />
van die in een externe e-mail. Pas echter op dat je niet kortaf wordt. Maak voor<br />
de zekerheid eventueel gebruik van emoticons.<br />
5.2 Gebruik een ander onderwerp<br />
Houd rekening met de volgende vijf tips:<br />
Wees informatief.<br />
Tussen de tientallen binnengekomen berichten in de mailbox van de ontvanger<br />
moet jouw bericht direct duidelijk zijn.<br />
Gebruik een hoofdletter aan het begin.<br />
Vul het onderwerp achteraf in. Dan weet je namelijk precies wat je allemaal in<br />
je mail hebt behandeld.<br />
Pas het onderwerp iedere keer aan bij een berichtenuitwisseling.<br />
5.3 Gebruik een andere ondertekening<br />
Stuur je een e-mail naar een burger of een relatie? Zorg dan voor een korte,<br />
professionele ondertekening. Het is handig om voor dit soort externe e-mailberichten<br />
zelf een automatische handtekening te maken. Welke gegevens<br />
neem je daar in op? Hieronder een aantal tips:<br />
Voornaam Achternaam<br />
functie<br />
gemeente <strong>Enschede</strong>, Afdeling<br />
telefoonnummer<br />
45
mobiel nummer<br />
e-mail<br />
postadres<br />
werkdagen (eventueel)<br />
Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit:<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Janneke Buiten<br />
I Juridisch adviseur I Gemeente <strong>Enschede</strong>, afdeling Vergunningen I<br />
I T: 053 – 481 12 34 I M: 06 – 12 23 56 78 I E: j.buiten@enschede.nl I Postbus 20, 7500 AA ENSCHEDE I<br />
I Werkdagen: maandag t/m donderdag I<br />
5.4 Vermijd de nadelen<br />
E-mail is een snel medium. Vermijd daarom deze nadelen voor jezelf en de lezer:<br />
lange mail<br />
Even een antwoord op een binnengekomen e-mail. Erg gemakkelijk. Maar<br />
zorg er dan wel voor dat je de lange stukken tekst onder je bericht verwijdert.<br />
Anders ziet het er namelijk onoverzichtelijk en gemakzuchtig uit.<br />
volle mailboxen<br />
Is een cc’tje of forward echt nodig? Bedenk dat een mailbox zich snel vult met<br />
mailtjes die niet werkelijk van belang zijn. Heb je er een goede reden voor?<br />
Laat dan aan de hoofdontvanger weten waarom de cc-persoon het bericht ook<br />
ontvangt.<br />
een beller is sneller<br />
Maak een goede afweging voor het medium dat je kiest. Soms is bellen beter.<br />
een foutje is snel gemaakt<br />
Typ het adres pas als allerlaatste. Anders loop je de kans dat je het bericht té<br />
snel verstuurt. Bijvoorbeeld zonder bijlage!<br />
46
5.5 Benut de mogelijkheden<br />
Om zeker te weten of je bericht is aangekomen, kun je vragen om een ontvangstbevestiging.<br />
En intern zelfs om een leesbevestiging. Gebruik dit alleen als<br />
je het echt belangrijk vindt. Gebruik je afwezigheidsassistent als je afwezig bent.<br />
Dat is wel zo netjes. Vergeet in het bericht dan niet te vermelden bij wie de lezer<br />
wel terecht kan tijdens jouw afwezigheid. En wanneer jijzelf weer bereikbaar bent.<br />
Taalweetje<br />
Vergrootte of vergrote?<br />
Gebruik je het als verleden tijd? Dan ‘vergrootte’.<br />
Hij vergrootte de foto.<br />
Gebruik je het als bijvoeglijk naamwoord? Dan ‘vergrote’.<br />
Lijst je de vergrote foto in?<br />
47
Bijlagen<br />
I Checklist in 10 stappen<br />
Heb je een brief of e-mail geschreven? Gebruik dan deze checklist om snel te<br />
controleren of hij aansluit bij de adviezen uit de <strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong>.<br />
De opbouw van deze checklist volgt de opbouw van de schrijfwijzer. Blijkt uit de<br />
checklist dat je nog iets kunt verbeteren? Raadpleeg dan de schrijfwijzer voor tips.<br />
Een begrijpelijke, vriendelijke brief/e-mail in 10 stappen<br />
De brief/e-mail heeft een duidelijke en persoonlijke inleiding in<br />
drie stappen (‘klopt, klopt, da’s mooi-formule).<br />
De kernboodschap staat direct na de inleiding, daarna volgt<br />
pas de onderbouwing.<br />
De brief/e-mail heeft een duidelijke en vriendelijke slotalinea:<br />
vragen stellen mag.<br />
De brief/e-mail heeft structuur door tussenkopjes,<br />
witregels en een logische alinea-indeling.<br />
De brief/e-mail is lezersgericht: de toon is positief, ‘ik’ en ‘wij’<br />
is logisch afgewisseld en je spreekt de lezer met ‘u’ aan.<br />
De brief/e-mail bevat geen ouderwetse taal, jargon of afkortingen.<br />
De zinnen zijn niet langer dan 10-15 woorden.<br />
Het taalgebruik is actief: er staan geen hulpwerkwoorden worden,<br />
zullen en willen in de brief/e-mail.<br />
De brief is persoonlijk van toon: de schrijver toont begrip als het gepast is.<br />
De juridische basis is aanwezig, maar staat niet centraal.<br />
Eerst de uitleg, daarna pas wetten en regels. Die staan tussen<br />
haakjes en/of achteraan de alinea.<br />
Puntjes op de i<br />
Er staan geen grammaticale fouten in de brief en de spelling is correct,<br />
volgens het Groene boekje.<br />
De brief/e-mail is opgemaakt volgens de lay-outafspraken.<br />
48
Voordat je de brief verstuurt<br />
Zorg dat je alle betrokken informeert. Bijvoorbeeld collega’s die telefoontjes of<br />
mail beantwoorden op de eigen afdeling of het Gemeentelijk Contact Centrum<br />
(GCC) via 1enschede@enschede.nl. Zij weten dan dat ze misschien vragen<br />
kunnen verwachten en hoe ze hierop antwoorden.<br />
Gaat de brief naar een grote groep ontvangers? Laat je brief dan vooraf<br />
checken. De Centrale Redactie van de afdeling Communicatie helpt je graag.<br />
Mail je brief naar redactie@enschede.nl.<br />
Taalweetje<br />
Contaminatie…<br />
…verhaspeling van twee<br />
woorden of uitdrukkingen met<br />
een verwante betekenis.<br />
Duur kosten<br />
Optelefoneren<br />
49
II Voorbeeldbrieven in nieuwe stijl<br />
Onderwerp: werkzaamheden in uw straat<br />
Geachte heer Jansen,<br />
Binnenkort start de gemeente met werkzaamheden voor onderhoud van de Lipperkerkstraat. Het gaat<br />
om het deel tussen Hoog en Droog en de C.J. Snuifstraat. In deze brief leest u wanneer we de werkzaamheden<br />
uitvoeren en wat we doen. Ook leest u wat dit betekent voor uw bereikbaarheid.<br />
Minder bereikbaar in week 28<br />
In week 28 is het deel tussen Hoog en Droog en de C.J. Snuifstraat minder goed bereikbaar. De werkzaamheden<br />
starten op 12 juli. In deze week verwijderen we delen van het asfalt. Daarna brengen we<br />
een nieuwe laag asfalt aan. Week 28 valt in de schoolvakantie. Hiervoor hebben we gekozen in overleg<br />
met onder andere de verkeerspolitie.<br />
Gewoon bereikbaar vanaf week 29<br />
Vanaf week 29 bent u als bewoners weer gewoon bereikbaar. In deze week herstellen we de gootlaag<br />
en de trottoirbanden.<br />
Werkzaamheden in het najaar<br />
In het najaar herstellen we delen van het riool in uw straat. Dit gebeurt van binnenuit. Daardoor hoeven<br />
we niet de hele straat open te breken. U ontvangt een brief voordat de werkzaamheden starten.<br />
Vragen<br />
Wij proberen de overlast voor u zoveel mogelijk te beperken. Heeft u vragen over de werkzaamheden?<br />
Neem dan gerust contact op met mijn collega Adriaan Brink via (053) 481 1234. U kunt hem bereiken<br />
van maandag tot en met donderdag.<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Johan Slotboom<br />
Hoofd afdeling Onderhoud<br />
50
Onderwerp: toekenning subsidie Buurt in Actie<br />
Geachte heer Van der Buurt,<br />
U heeft een Buurt in Actie-subsidie aangevraagd voor het project “Kom op visite bij de Posten”.<br />
Met plezier kennen wij u deze subsidie toe. In deze brief leest u hoeveel subsidie u krijgt.<br />
Daarnaast leest u welke voorwaarden voor de subsidie gelden.<br />
Ons besluit<br />
U krijgt een bedrag van € 1.500,- voor “Kom op visite bij de Posten”. U levert hiermee een bijdrage aan<br />
betere onderlinge contacten van buurtbewoners in de Wesselerbrink. Daarmee voldoet uw aanvraag<br />
aan de voorwaarden van de subsidieverordening “activiteiten stadsdeelgewijs werken”. Wij maken<br />
het bedrag over op rekeningnummer 123456789 ten name van B. van der Buurt.<br />
Voorwaarden voor de subsidie<br />
Aan de subsidie zijn twee voorwaarden verbonden. Als u hieraan voldoet, voorkomt u problemen<br />
achteraf. De voorwaarden zijn:<br />
1. U organiseert een middag voor buurtbewoners zoals u omschreef in uw aanvraag.<br />
2. Binnen twaalf weken na deze middag stuurt u ons een verslag van de middag.<br />
Daarbij horen foto’s en een overzicht van de inkomsten en uitgaven.<br />
Bezwaar<br />
Als u het niet eens bent met dit besluit, kunt u een bezwaarschrift indienen. Informatie daarover vindt u<br />
in de bijlage.<br />
Vragen?<br />
Ik wens u een fijne dag toe en succes met het organiseren. Heeft u nog vragen? Neem gerust contact<br />
op met Johan Hoopman, via telefoonnummer (053) 481 12 34 of via j.hoopman@enschede.nl.<br />
Met vriendelijke groet,<br />
Namens Burgemeester en Wethouders van <strong>Enschede</strong>,<br />
Jan Jansen<br />
Stadsdeelmanager<br />
Bijlage 1. Bezwaar maken<br />
51
III Woordenlijst van oud naar nieuw<br />
Vul deze lijst aan! Heb je zelf een goed alternatief voor een ouderwets woord?<br />
Mail je tip naar redactie@enschede.nl.<br />
Ouderwets<br />
Eigentijds<br />
aangezien<br />
omdat<br />
aanwenden<br />
gebruiken<br />
alsdan<br />
dan<br />
alsmede<br />
en<br />
alvorens<br />
voor, voordat<br />
ad. een bedrag van € 100, € 100,-<br />
behoudens<br />
behalve<br />
berichten<br />
laten weten<br />
bescheiden<br />
stukken<br />
betreffende<br />
over, voor<br />
bewerkstelligen<br />
ervoor zorgen<br />
bij deze stuur ik u<br />
graag stuur ik u<br />
conform<br />
volgens, gelijk aan<br />
c.q.<br />
en, of<br />
daar<br />
omdat<br />
dankzeggen<br />
danken<br />
dan wel<br />
of<br />
derhalve<br />
daarom, dus<br />
dienaangaande<br />
hierover<br />
dienen<br />
moeten, kunnen<br />
doch<br />
maar<br />
doen toekomen<br />
opsturen<br />
een en ander<br />
deze, dit, die<br />
eerder bedoelde<br />
die, deze<br />
eerder genoemde<br />
deze, dit of die<br />
eveneens<br />
ook<br />
gaarne<br />
graag<br />
52
Ouderwets<br />
geschieden<br />
heden<br />
hierbij<br />
hiernavolgende<br />
in deze<br />
indien<br />
ingevolge<br />
ingeval<br />
in het ongerede raken<br />
in toenemende mate<br />
inzake<br />
jegens<br />
krachtens<br />
mededeling doen van<br />
mededelen<br />
medio oktober<br />
met referte aan<br />
met betrekking tot<br />
met het oog op<br />
meerdere<br />
middels<br />
naar behoren<br />
navolgende<br />
omtrent<br />
onderhavige<br />
ondergetekende<br />
op deze wijze<br />
op welke wijze<br />
reeds<br />
retourneren<br />
respectievelijk<br />
het schrijven<br />
Eigentijds<br />
gebeuren, plaatsvinden<br />
op <br />
samen met <br />
volgende<br />
hierover, hierin<br />
als<br />
door<br />
bij<br />
zoekraken, kwijt, stuk<br />
steeds meer, steeds vaker<br />
over<br />
wat betreft, tegenover<br />
door<br />
laten weten<br />
meedelen<br />
half oktober<br />
noemen waaraan u refereert<br />
over, voor<br />
om<br />
meer, diverse<br />
door middel van, via<br />
correct<br />
volgende<br />
over<br />
dit, deze, die<br />
ik<br />
zo<br />
hoe<br />
al<br />
terugsturen<br />
vaak: of<br />
de brief<br />
53
Ouderwets<br />
separaat<br />
te uwen name<br />
te allen tijde<br />
ten aanzien van<br />
ten behoeve van<br />
teneinde<br />
ten gevolge van<br />
ten tijde van<br />
ter hand stellen<br />
ter zake van<br />
tevens<br />
tezamen<br />
thans<br />
ultimo<br />
vernemen<br />
vertrouwen<br />
verzenden<br />
verzoeken<br />
vigerende<br />
vooralsnog<br />
voorgaande<br />
voornemens zijn<br />
voornoemd bedrag<br />
voorshands<br />
voorts<br />
voldoen<br />
vorenstaande<br />
welke<br />
wijze<br />
zoals gesteld in<br />
zorgdragen<br />
zulks<br />
Eigentijds<br />
apart, afzonderlijk<br />
op uw naam<br />
altijd<br />
voor, op, over<br />
voor<br />
om<br />
door<br />
op dat moment<br />
doorsturen, aanbieden<br />
voor, over<br />
ook<br />
samen<br />
nu<br />
uiterlijk<br />
horen<br />
rekenen op<br />
sturen<br />
vragen<br />
huidige<br />
voorlopig<br />
deze, die, dit<br />
van plan zijn of willen<br />
dit bedrag of het bedrag herhalen<br />
voorlopig<br />
verder<br />
betalen<br />
deze, die, dit<br />
wat, die<br />
manier<br />
zoals in… staat<br />
zorgen<br />
deze, dit, die<br />
54
Over Helder Communiceren<br />
<strong>Enschede</strong>se <strong>Schrijfwijzer</strong><br />
Intranet: voeg ‘m toe aan je handige links! Je vindt de schrijfwijzer op intranet<br />
onder Toepassingen en Handleidingen, bij Handleidingen.<br />
Training Helder Communiceren voor je team of jezelf<br />
<strong>Enschede</strong>se School: enschedeseschool@enschede.nl<br />
Toets je brief<br />
Stuur je brief naar redactie@enschede.nl<br />
Taalvraag<br />
Stel je vraag via redactie@enschede.nl<br />
Meer weten?<br />
Petra Bout, Bedrijfsbureau Dienstverlening: 481 5441<br />
Hanneke Kruisselbrink, afdeling Communicatie: 481 8272<br />
55
Colofon<br />
Tekst<br />
Gemeente <strong>Enschede</strong><br />
Loo van Eck<br />
Met dank aan alle collega’s<br />
en afdelingen die hebben<br />
meegedacht.<br />
Ontwerp<br />
Digidee Ontwerpstudio