Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief

2 Inleiding
Jaarverslag 2015
3 Werken voor de publieke zaak:
het Noord-Hollands Archief als
partner van overheden
Noord-Hollands Archief
5 Werken voor en met het publiek:
het Noord-Hollands Archief als
erfgoedinstelling
8 Werken voor de eeuwigheid:
het Noord-Hollands Archief als
collectiebeheerder en collectievormer
12 Samenwerken en anders werken:
het nieuwe Noord-Hollands Archief
14 Samenvatting jaarrekening

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Inhoud
4 Inleiding
6 Werken voor de publieke zaak:
het Noord-Hollands Archief als partner van overheden
10 Werken voor en met het publiek:
het Noord-Hollands Archief als erfgoedinstelling
14 Werken voor de eeuwigheid:
het Noord-Hollands Archief als collectiebeheerder en collectievormer
19 Samenwerken en anders werken:
het nieuwe Noord-Hollands Archief
22 Samenvatting jaarrekening
3

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Inleiding
Bestuur
Het Noord-Hollands Archief is een
gemeenschappelijke regeling met als partners
het Rijk (ministerie van OCW), de gemeente
Haarlem en de gemeente Velsen. Het Noord-
Hollands Archief heeft voor de toezichts- en
adviestaken en voor het beheer en de ter
beschikkingstelling van de historische
archieven en collecties dienstverleningsovereenkomsten
(DVO’s) afgesloten met de
provincie Noord-Holland en de gemeenten
Aalsmeer, Beverwijk, Bloemendaal,
Haarlemmerliede en Spaarnwoude,
Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede,
Uitgeest, Uithoorn en Zandvoort. Verder is de
directeur van het Noord-Hollands Archief
benoemd als archivaris bij de Veiligheidsregio
Kennemerland (VRK), de Omgevingsdienst
IJmond (OD IJmond), de Omgevingsdienst
Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) en de
gemeenschappelijke belastingdienst
Cocensus.
Provinciale Atlas Noord-Holland
Met ingang van 1 juni 2015 is in opdracht van de
provincie Noord-Holland de Stichting Provinciale
Atlas Noord-Holland (SPANH) ontbonden en zijn
alle werkzaamheden ondergebracht bij het
Noord-Hollands Archief. Het archief was tot dan
toe alleen verantwoordelijk voor het beheer van
de Provinciale Atlas van Noord-Holland en heeft
daar nu de verantwoordelijkheid voor
aankoopbeleid en presentatie bij gekregen.
De stichting is in 1993 opgericht door het college
van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-
Holland in samenwerking met het Rijksarchief in
Noord-Holland (rechtsvoorganger van het Noord-
Hollands Archief). Het doel van de stichting was
om de bekendheid van de topografischhistorische
atlas van Noord-Holland te
bevorderen, bijvoorbeeld door in samenwerking
met andere culturele instellingen en musea in de
provincie tentoonstellingen te organiseren, en de
collectie uit te breiden met aankopen en
schenkingen.
Het dagelijks en algemeen bestuur van het
Noord-Hollands Archief bestaat uit zes leden:
drie leden namens het Rijk, benoemd door de
minister van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap (OCW), twee leden namens de
gemeente Haarlem, onder wie de burgemeester
van Haarlem als voorzitter, en één lid
namens de gemeente Velsen.
Per 1 januari 2015 kende het bestuur de
volgende samenstelling:
mw. B.J. (Boudien) Glashouwer RE RI CISA
Rijk/OCW
mw. drs. M.L. (Margreeth) Pop-Jansen
Rijk/OCW
vacature
Rijk/OCW
dhr. R.G. (Robert) te Beest
gemeente Velsen
dhr. J. (Jack) van der Hoek MBA
gemeente Haarlem
burgemeester mr. B.B. (Bernt) Schneiders
(voorzitter)
gemeente Haarlem
In overeenstemming met de daartoe gestelde
bepalingen in de gemeenschappelijke
regeling trad de directeur van het Noord-
Hollands Archief, drs. L. (Lieuwe) Zoodsma, op
als secretaris van het bestuur.
5

Werken voor de publieke zaak:
het Noord-Hollands Archief als partner
van overheden
Voorlichting en advisering
Het Noord-Hollands Archief adviseert
aangesloten overheidsorganisaties over
digitaal archiveren en helpt zo om overheidsinformatie
al vanaf het moment dat deze
tot stand komt duurzaam en betrouwbaar te
houden. Dat doen we voornamelijk op locatie
bij de aangesloten overheidsorganisaties. In
2015 hebben wij voor de medewerkers-DIV en
informatiemanagers van de aangesloten
overheidsorganisaties twee regiobijeenkomsten
en een ‘Summer special’ georganiseerd
bij ons in huis. Om deze doelgroep
gedurende het jaar op de hoogte te houden
van de ontwikkelingen rondom digitaal
archiveren binnen ons werkingsgebied, zijn
we in de loop van 2015 begonnen met het
versturen van een speciale digitale
nieuwsbrief. De website van het Noord-
Hollands Archief is aan het eind van het jaar
aangevuld met een speciale tool met informatie
en hulpmiddelen voor de voorbereiding
op digitaal archiveren.
Informatiemanagement
Het Noord-Hollands Archief heeft in 2015
deelgenomen aan de ontwikkeling van een
Model Architectuur Rijks Archiefinstellingen
(MARA), een gezamenlijke informatiearchitectuur
van het Nationaal Archief en de
Regionale Historische Centra (RHC’s).Ook
hebben we samen met het Nationaal Archief
en de andere RHC’s, gekozen voor één
collectiebeheersysteem voor het beheer van
alle collectietypen: archief, beeld en bibliotheek.
Het gezamenlijke systeem voor alle
archieven en collecties wordt gefaciliteerd
door het Nationaal Archief.

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Toezicht
In 2015 zijn de volgende werkzaamheden in
het kader van toezicht uitgevoerd:
• Er zijn KPI-verslagen van de
aangesloten gemeenten en van de
Veiligheidsregio Kennemerland
gemaakt. De Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI’s) vormen een
referentiekader om te toetsen of een
gemeente of gemeenschappelijke
regeling voldoet aan archiefwet- en
regelgeving. De KPI’s vormen de basis
voor het jaarverslag van de archivaris
aan de bestuurders van gemeenten of
gemeenschappelijke regelingen. Op
hun beurt verantwoorden de colleges
van Burgemeester en Wethouders
zich hiermee aan de gemeenteraden.
De provincie tenslotte baseert haar
toezicht ook op de informatie bij de
jaarverslagen. Daarmee vormen de
verslagen een belangrijke bron voor
toezicht.
• Het Noord-Hollands Archief was
betrokken bij de door de provincie
ingestelde verificatiegesprekken in
het kader van het interbestuurlijk
toezicht.
• Het Noord-Hollands Archief heeft
toezicht gehouden op de goede
geordende en toegankelijke staat van
de archiefbescheiden in de fase
voorafgaand aan de overbrenging
(begeleiden inventarisatie, controle
inventaris en materiële staat).
• We hebben geadviseerd over
archiefwettelijke onderwerpen.
• We zijn met de gemeente Heemskerk
en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
een traject vervanging
papieren archief door digitaal archief
gestart (afronding 2016).
• Er zijn RODIN-audits gemaakt voor de
gemeenten Beverwijk en Heemskerk
en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied.
RODIN is een toetsingskader
om een digitale beheeromgeving
te toetsten op geschiktheid
voor digitaal archiveren.
• Er is een positief advies gegeven voor
ingebruikname van de nieuwe
archiefruimte van de gemeente
Bloemendaal.
• We hebben de inspectiefunctie bij de
ontwikkeling van het e-Depot
geborgd.
• We hebben voor aangesloten
gemeenten de vernietigingslijsten
beoordeeld.
• Het Noord-Hollands Archief heeft
meegewerkt aan de ontwikkeling van
het kwaliteitssysteem informatiebeheer
decentrale overheden (KIDO).
7

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
e-Depot
De RHC’s maken gebruik van de digitale
infrastructuur van het Nationaal Archief. Deze
digitale infrastructuur is ontwikkeld voor de
rijkscollectie, waar de RHC’s een deel van
beheren. Tussen de RHC’s en het Nationaal
Archief is de afspraak gemaakt dat ook
andere overheidsorganisaties onder bepaalde
voorwaarden gebruik kunnen maken van deze
infrastructuur.
Omdat er in de provincie Zuid-Holland geen
RHC is, heeft het Nationaal Archief ons in
2015 verzocht om Zuid-Hollandse archiefinstellingen,
gemeenten en waterschappen de
mogelijkheid te bieden om via het Noord-
Hollands Archief aan te sluiten op het
e-Depot. Wij hebben hiermee ingestemd op
voorwaarde dat alle aansluitingen op het e-
Depot verlopen via archiefinstellingen in Zuid-
Holland.
Per 1 augustus 2015 is binnen het Noord-
Hollands Archief het project e-Depot gestart.
De projectopdracht bestaat uit het uitvoeren
van pilots en de realisatie van aansluitingen
op het e-Depot. Daarnaast heeft de projectgroep
de opdracht om het Noord-Hollands
Archief voor te bereiden op het bieden van
dienstverlening aan overheidsorganisaties die
op het e-Depot zijn aangesloten. Het project
loopt tot 1 januari 2017.
e-Depot pilots
Pilots gestart in i
2015 (projectplan gereed)
Organisatie
Westfries Archief
Aansluiting Noord-Hollands Archief
Pilots verkend in 2015 (projectopdracht
gereed)
Organisatie
Gemeente Beverwijk
Gemeente Heemskerk
Erfgoed Leiden en omstreken
Pilots afgerond in 2015
Organisatie
Provincie Noord-Holland
Doel
Opnemen van digitaal archief van een gemeente
uit het werkingsgebied.
Aansluiten van het zaaksysteem op het e-Depot.
Doel
Opnemen van college-, commissie- en
raadsstukken van de website.
Opnemen van complexe bestandstypen
(geodata en e-mail met bijlage).
Opnemen van digitaal bouwarchief van de
Gemeente Leiden.
Doel
Overplaatsen van digitaal archief uit het
archiefsysteem naar het e-Depot.
9

Werken voor en met het publiek:
het Noord-Hollands Archief als
erfgoedinstelling
Bezoekersaantallen
Net als in de voorgaande jaren is het aantal
bezoeken aan de studiezalen in 2015 licht
afgenomen. Ook het aantal bezoeken aan de
Janskerk laat ten opzichte van het
voorgaande jaar een daling zien. Dit wordt
veroorzaakt door de zomertentoonstelling van
2014 die boven verwachting veel bezoekers
heeft getrokken.
Onze digitale kanalen blijven het goed doen.
Het aantal bezoeken aan de websites waarop
het Noord-Hollands Archief te vinden is, is
ook in 2015 toegenomen.
2015 2014
Studiezalen
Bezoeken 7.349 7.393
Bezoekers 2.655 2.787
Janskerk 15.869 17.090
Waarvan 1.489 1.466
scholieren
Websites
Bezoeken 2,5 miljoen 2,3 miljoen
Bezoekers 734.000 627.000
Dienstverlening aan bezoekers 2015 2014
Openstelling studiezalen* 1.712 uur 1.720 uur
Waarvan buiten kantoortijden 96 uur 96 uur
Verzoeken om inlichting, reproducties en uitleningen
(schriftelijk en e-mail)
734 1.283
Externe uitleningen
Voor raadpleging elders 69 106
Waarvan aan archiefvormer 56 66
Voor tentoonstellingen (objecten) 110 141
Online beschikbaar
Archieftoegangen 1.977 1.853
Archiefscans 2,9 miljoen 2,2 miljoen
Beelden 246.000 246.000
Kranten- en tijdschriftenpagina’s 401.152 364.290
Persoonsrecords (voornamelijk uit burgerlijke stand) 10,1 miljoen 9,2 miljoen

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Activiteiten
In 2015 heeft het Noord-Hollands Archief één
eigen tentoonstelling georganiseerd.
Daarnaast is de Commandeurszaal
beschikbaar gesteld voor vier
tentoonstellingen van derden. Gedurende het
jaar is er zes keer een Historisch Café
georganiseerd in samenwerking met de
Historische Vereniging Haerlem, Stichting
Historisch Schoten, Museum Haarlem en de
Stichting Vrienden van het Noord-Hollands
Archief.
Publieksactiviteiten iten in 2015
Tentoonstelling van het Noord-Hollands Archief
Gepakt! Misdaad en straf rond 1900
Tentoonstellingen van derden
Leve de leugen (Kunstlijn)
Profectus (Fotovakschool Amsterdam)
Zonder liefde leefde nooit een lied
Kunstexpositie Svitlana Mikheienko
Historisch Cafés
770 jaar Haarlem
Begraven en opgraven
Damstraat, van Bavo tot Slepershoofd
Landgoed Elswout
Speciale editie op locatie: Geschiedenisfestival
Water in Haarlem en omstreken
Overige eigen activiteiten
Open Monumentendagen en Korenlint
Filmavond ‘Dromen en daden’
Verjaardag van de stad Haarlem
11

Op de 770 ste verjaardag van Haarlem, 23 november 2015, waren alle jarige inwoners van de stad
uitgenodigd voor een ontbijt in de Janskerk met burgemeester Bernt Schneiders.

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Virtuele studiezaal
Het Noord-Hollands Archief is in 2014 voor de
ontwikkeling van de virtuele studiezaal
aangehaakt bij het project Toegang van het
programma Digitale Taken Rijksarchieven
(DTR) van het Nationaal Archief. Binnen dat
project werd eind 2015 een prototype
opgeleverd voor het ‘zoeken en vinden’ in de
archieftoegangen van het Nationaal Archief
en de RHC’s via Archives Portal Europe.
Per 5 oktober is het tarief voor het
raadplegen van scans in de Archiefbank
afgeschaft, vooruitlopend op de nieuwe
tariefregeling vanaf 1 januari 2016. Om het
online raadplegen te stimuleren, is ook
besloten geen tarief te stellen voor
scanverzoeken via de Archiefbank. In het
laatste kwartaal van 2015 is een duidelijke
toename van het aantal scanverzoeken
zichtbaar.
Eind 2015 heeft het Noord-Hollands Archief
Mijn Studiezaal op www.archieven.nl in
gebruik genomen.
Educatie
Net als in de voorgaande jaren hebben we in
2015 een educatief programma aangeboden
aan leerlingen van het primair en voortgezet
onderwijs. In totaal brachten 1.489 leerlingen
een bezoek aan het archief. Naast het fysiek
bezoek van leerlingen wordt ingezet op
digitaal bezoek. In november 2015 heeft het
Noord-Hollands Archief een parttime
medewerker aangetrokken om de website
Geschiedenislokaal023.nl (in samenwerking
met andere Haarlemse cultuurhistorische
instellingen) verder te vullen met nieuwe
thema’s en bronnen en onder de aandacht te
brengen bij scholen.
Home page van Geschiedenislokaal023.nl
13

Werken voor de eeuwigheid:
het Noord-Hollands Archief als
collectiebeheerder en collectievormer
Toegankelijkheid
In 2015 zijn er 69 (2014: 80) inventarissen of
plaatsingslijsten online beschikbaar gekomen.
Deze zijn gemaakt door medewerkers van het
Noord-Hollands Archief, door derden en door
vrijwilligers onder begeleiding van
medewerkers van het Noord-Hollands Archief.
In totaal hebben we 123,00 (2014: 636,05)
strekkende meter archieven toegankelijk
gemaakt. Van de beeldcollecties hebben we
2.100 prenten uit de collectie Voorhelm
Schneevoogt en ca. 3.000 prenten en
tekeningen uit de Kennemer Atlas
toegankelijk gemaakt.
Preventie en conservering
Eind 2015 is er om het tweedelige stadsrecht
van Haarlem op een veilige en waardige
manier te kunnen presenteren een nieuwe
vitrine gemaakt. Als voorbereiding op de
nieuwe behuizing zijn beide delen van het
stadsrecht opnieuw opgezet op een stabiele
ondergrond. De nieuwe vitrine is op 23
november onthuld door de burgemeester van
Haarlem, Bernt Schneiders, tijdens de viering
van de 770 ste verjaardag van de stad.
Materieel verzorgd in 2015
100 meter archief
Alle in 2015 geacquireerde archieven
Nieuwe aanwinsten Kennemer Atlas en Provinciale Atlas
35 meter materiaal uit de Provinciale Atlas
35 charters
30 meter boeken van de Oude Boekerij
Objecten die in bruikleen zijn gegeven voor tentoonstellingen van derden
1.400 tekeningen en kaarten van de collectie Rijkswaterstaat voor 1850
35 dozen archiefmateriaal uit het archief Rechtbank van Eerste Aanleg Alkmaar

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Gedigitaliseerd in 2015
Archiefscans
2.331 inventarisnummers uit de burgerlijke stand van diverse gemeenten
499 inventarisnummers op verzoek van (digitale) bezoekers (Scanning on demand)
Archief data-entry
0,9 miljoen persoonsrecords geproduceerd door vrijwilligers
Beeldscans
1.358 technische tekeningen van Rijkswaterstaat voor 1850
5.141 glasnegatieven uit de collectie Fotoburo de Boer
9.128 prenten en tekeningen uit de Kennemer Atlas en de Provinciale Atlas Noord-Holland
Bibliotheekscans en OCR
32.926 pagina’s uit adresboeken van diverse gemeenten
Technische tekening van Rijkswaterstaat: profiel van de dijk op Texel met aantekeningen
van de hoogste stand van de stormvloed in november 1775 en 1776.
15

Archiefcollectie
Het Noord-Hollands Archief heeft in 2015
412,15 (2014: 644,75) strekkende meter
archieven
verworven, onderverdeeld in 287,15 (2014:
550,05) strekkende meter van
overheidsorganisaties en 125,00 (2014: 94,70)
strekkende meter van particuliere
organisaties en personen.
Beeldcollectie
We hebben ruim 3.400 objecten – prenten,
tekeningen en foto’s - verworven voor de
beeldcollectie door schenking, overbrenging
of aankoop. Bijzondere aanwinsten zijn:
• Meer dan 1.000 ontwerptekeningen
voor glazen van het Haarlemse Atelier
Pronk en Van Bommel.
• Ca. 1.000 tekeningen van vele
nieuwbouwprojecten in Kennemerland
en visualisaties van stedenbouwkundige
visies, gemaakt door
technisch tekenaar Wim van der
Putten.
• 1.000 foto’s die in de periode 1950-
1970 hebben gediend voor de
productie van prentbriefkaarten van
de firma Jospé, de grootste producent
van ansichtkaarten in Nederland.
• J.W.M. (Johan Willem Meinard)
Schorer (1834-1903), Profillen der
Provincie Noordholland (Haarlem
1895); publicatie met kaarten en
dwarsdoorsneden van Noord-Holland
met zeven uitslaande kaarten.
Audiovisuele collectie
De audiovisuele collectie is uitgebreid met 87
films/video’s en ongeveer 166 audiotapes
met raadsvergaderingen van de gemeente
Haarlem. Bijzondere aanwinsten zijn:
• 15 films van/over Droste, ca. 1934 -
ca. 1955.
• 23 films van een Heemsteedse familie
over hun leven in Nederlands-Indië en
Heemstede, ca. 1927 - ca. 1935.
Bibliotheekcollectie
De bibliotheekcollectie is in 2015 uitgebreid
met circa 250 nieuwe titels. Naast de
reguliere werkzaamheden heeft het afgelopen
jaar voor een groot deel in het teken gestaan
van de voorbereiding op en de daadwerkelijke
overgang van het bibliotheekprogramma
Vubis naar MAIS-Flexis. Dankzij deze
conversie is het beheer van informatie over
archieven en collecties eenvoudiger geworden
en wordt het zoeken voor de bezoeker
makkelijker.
Depotcapaciteit
Totale depotcapaciteit
locatie Jansstraat:
Totale depotcapaciteit
locatie Kleine Houtweg:
Gebruikte depotcapaciteit
locatie Jansstraat:
(2014: 14,2 km)
14,2 km
44,6 km
14,2 km
Gebruikte depotcapaciteit
locatie Kleine Houtweg:
(2014: 37,7 km)
38,1 km

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Vogelvluchtkaart van Haarlem gemaakt door technisch tekenaar Wim van der Putten in 1994.
17

Historisch Archief Haarlemmermeer
In februari 2015 is er in Haarlemmermeer een
vooroverleg geweest voor het Strategisch
Informatie Overleg (SIO) waarbij onder meer
de samenwerking met het Noord-Hollands
Archief is geëvalueerd. Het SIO zelf heeft later
in het jaar plaatsgevonden.
Depotruimte
In 2015 huurde de Gemeente
Haarlemmermeer 688 meter depotruimte bij
het Noord-Hollands Archief.
Bezoek
Aan de studiezaal in Hoofddorp zijn 107
bezoeken gebracht. Vijf MBO-klassen hebben
een bezoek gebracht om kennis te maken met
het proces van post- en archiefbewerking.
Acquisitie
In 2015 zijn er aan het Historisch Archief
Haarlemmermeer twee particuliere archieven,
een aanvulling op een particulier archief en
een schilderij geschonken. Voor de bibliotheek
zijn 19 titels verworven.
Toegankelijkheid
Er zijn 9 archieven toegankelijk gemaakt. 14
archieven zijn op basisniveau toegankelijk
gemaakt (op doosniveau). Dit betekent dat
deze archieven door bezoekers van de
studiezaal geautomatiseerd kunnen worden
aangevraagd.
Er wordt gewerkt aan het nader toegankelijk
maken van de scans van de bevolkingsregisters
van Haarlemmermeer. Dit gebeurt
door een vrijwilliger van het Noord-Hollands-
Archief.
In 2015 zijn twee projecten in gang gezet met
een langere looptijd. Ten eerste het toegankelijk
maken van de historische collectie.
Ten tweede het toegankelijk maken van de
particuliere archieven die nog niet toegankelijk
zijn.
Digitalisering
De scans van de geboorteaktes 1856-1889
zijn opgenomen in WieWasWie.
Overbrenging
Er is in 2015 geen archief overgebracht. Het
overbrengen van de Bouwvergunningen
1905-2010 is wel voorbereid en zal in 2016
worden afgerond. Hetzelfde geldt voor het
archief van de Secretarie 1980-1990, Dienst
Welzijn, Onderwijs en Cultuur 1991-2000 en
Dienst Openbare Werken 1985-1990.

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Samenwerken
erken en anders werken:
het nieuwe Noord-Hollands Archief
Organisatie en personeelsontwikkeling
In 2015 zijn belangrijke stappen gezet in de
transitie naar het nieuwe werken; het werken
vanuit talent krijgt steeds meer vorm, evenals
het resultaatgericht werken. Met de nieuwe
werktijdenregeling is het tijd- en
plaatsonafhankelijk werken ook vanuit de cao
gerealiseerd.
De leidinggevenden ontwikkelen zich in het
faciliterend en coachend leiderschap.
Het personeelsbeleid
Het personeelsbeleid is gericht op het ervaren
van eigen verantwoordelijkheid voor
ontwikkeling, inzetbaarheid en resultaten
halen. Het doel is te blijven groeien naar een
organisatie met vitale, zelfbewuste
medewerkers die in samenspel met de
omgeving hun professionaliteit flexibel en
effectief kunnen inbrengen.
Leren en ontwikkelen
Leren en ontwikkelen in de 21 ste eeuw gaat
over je talenten effectief maken in
organisaties en het opbouwen van een
netwerk om je heen om nieuwe kennis en
ervaring op te doen en snel te kunnen delen.
In 2015 zijn in de samenwerking met het
Nationaal Archief voor de ontwikkeling van
het e-Depot vier medewerkers op
detacheringsbasis uitgewisseld. In 2015 heeft
het Noord-Hollands Archief voor het tweede
jaar deelgenomen aan de ‘Week van de
mobiliteit’, georganiseerd in samenwerking
met 24 overheidsorganisaties in Haarlem en
omgeving.
Cao en arbeidsrecht
In 2015 is het Noord-Hollands Archief gestart
met het zelfstandig invulling geven aan de
cao en het ontwikkelen van de aanvullende
regelingen op de cao, het sociaal
zekerheidsrecht en het personeelsbeleid.
e-HRM en uitbesteding salarisadministratie
In 2015 heeft het Noord-Hollands Archief de
salarisadministratie uitbesteed bij X-cent en
het personeelsinformatiesysteem PIMS
geïmplementeerd. Hiermee is een basis
gelegd voor e-HRM en het zelfstandig
invulling geven aan de cao en het
arbeidsrecht.
Formatieve bezetting
Op 31 december 2015 was de bezetting 37,39
fte (31 december 2014: 37,22 fte). Er waren in
totaal 43 medewerkers, drie uitzendkrachten
en diverse medewerkers van Paswerk
werkzaam bij het Noord-Hollands Archief. Op
31 december 2015 bedroeg het aantal
vrijwilligers dat aan het Noord-Hollands
Archief verbonden was 74. Er zijn diverse
stagiaires geweest die voor een langere of
korte periode stage hebben gelopen, onder
wie studenten van de Reinwardt Academie.
Ondernemingsraad
Wegens het aflopen van de zittingstermijn
werden er in 2015 verkiezingen uitgeschreven
voor een nieuwe ondernemingsraad. Marcel
Leechburch Auwers gaf te kennen zich niet
voor een nieuwe termijn verkiesbaar te
stellen. Voor de nieuwe ondernemingsraad
19

heeft, naast de overblijvende leden, alleen
Mirjam Bakker zich als kandidaat aangemeld.
Aangezien het aantal kandidaten gelijk was
aan het aantal plaatsen, werden de kandidaten
geacht per 2 april te zijn verkozen. De
nieuwe samenstelling werd als volgt:
• Gerda Houweling (voorzitter)
• Mirjam Bakker (vicevoorzitter)
• Roland Bisscheroux (secretaris)
Overleg
Gedurende 2015 is er zes maal een regulier
overleg gevoerd met de bestuurder. Er is één
maal overleg geweest met de bedrijfsarts. De
OR-leden kwamen minimaal één keer per
maand bijeen voor een intern overleg.
Activiteiten
De OR heeft gebruik gemaakt van het initiatiefrecht
door een verzoek te doen voor een
aanpassing van de huidige toegangsdeur aan
de locatie Jansstraat.
De volgende stukken zijn ter advisering of
instemming aan de OR voorgelegd:
• Brugdag 2016 (instemming)
• Verzuimbeleid (instemming)
• Werkkostenregeling 2016 (advisering)
• Arbojaarplan 2016 (instemming)
• Werktijdenregeling 2016 (instemming)
Bedrijfsvoering
De Janskerk is een rijksmonument. In 2015
is de Janskerk geïnspecteerd door de
Monumentenwacht in opdracht van de
eigenaar van het gebouw, de gemeente
Haarlem. De gemeente heeft toegezegd de
onderhoudswerkzaamheden die voortvloeien
uit het inspectierapport in 2016 en 2017 te
laten uitvoeren.
Communicatie
Eind 2016 heeft het Noord-Hollands Archief
een nieuwe website gelanceerd. Het zoeken
door de collecties heeft op de nieuwe website
een prominente plaats gekregen. Nieuw is dat
er met één klik op de knop door alle collecties
kan worden gezocht. De vormgeving van de
website is eigentijds en sluit aan bij de
nieuwe huisstijl.
Om te voorzien in de interne
informatiebehoefte zijn er naast het versturen
van een interne nieuwsbrief net als het
voorgaande jaar maandelijks interne
bijeenkomsten georganiseerd waarin
medewerkers de gelegenheid krijgen iets te
vertellen over hun werkzaamheden.
Om externe doelgroepen te binden en op de
hoogte te houden van nieuws zijn middelen
als social media, de externe nieuwsbrief en
het halfjaarlijkse magazine ‘Uitgelicht’
gehandhaafd.
MVO
Het Noord-Hollands Archief wil zich
inspannen om de belasting van het milieu, de
leefomgeving en de maatschappij te beperken
en, waar mogelijk, zelfs een positieve bijdrage
te leveren. Het Noord-Hollands Archief heeft
zich in 2015 aangesloten bij Green Key, een
organisatie die certificaten toekent aan
bedrijven en instellingen die serieus en
controleerbaar bezig zijn met duurzaamheid
en maatschappelijk verantwoord
ondernemen. De certificaten worden
toegekend in de categorieën brons, zilver en
goud. Het Noord-Hollands Archief beschikt
sinds 1 januari 2016 over een zilveren
certificaat voor beide locaties.

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Home page van de nieuwe website van het Noord-Hollands Archief.
21

Samenvatting jaarrekening
2014 2015
Bijdrage overheid € 4.947.232 € 4.963.848
Overige opbrengsten € 712.898 € 696.445
Bijzondere baten € 39.248 -
Totaal opbrengsten € 5.699.378 € 5.660.293
Personeelskosten € 2.514.939 € 2.689.203
Directe kosten € 380.828 € 554.674
Indirecte kosten € 2.317.837 € 2.352.109
Opname/ inleg
€ 101.880 -€ 87.965
bestemmingsreserve
Totaal kosten € 5.315.484 € 5.683.951
Exploitatieresultaat € 383.894 -€ 23.658

Jaarverslag 2015 | Noord-Hollands Archief
Noord-Hollands Archief
Postbus 3006
2001 DA Haarlem
(023) 5172700
www.noord-hollandsarchief.nl
info@noord-hollandsarchief.nl
www.facebook.com/nharchief
www.twitter.com/nharchief
23