kwaliteitssysteem - SIKB

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânINHOUDSOPGAVE3 BEDRIJFSPROCESSEN ..........................................................................................13.5 Processen Milieubeleid .............................................................................................13.5.1 Kwaliteitsbeleid en -doelstelling ................................................................................13.5.2 Kwaliteit van processen ............................................................................................23.5.2.1 Producten van de processen en klanten ...................................................................23.5.2.2 Klanteisen en -wensen..............................................................................................33.5.2.3 Procedure meting klanttevredenheid .........................................................................33.5.3 Interactie tussen processen ......................................................................................13.5.4 Primaire processen Bodembeleid .............................................................................1I ALGEMENE PROCESSEN ....................................................................................2MB1 Het opstellen van beleidsnotities ......................................................................2MB2: Programmamanagement ................................................................................5MB3: Projectmanagement .......................................................................................9MB4: Beheren van digitale bodemgegevens ..........................................................11II WETTELIJKE PROCESSEN ...............................................................................15MB5: Het uitbrengen van adviezen .........................................................................15MB6: Afhandelen van meldingen en afgeven van beschikkingen op grond van deWet bodembescherming .........................................................................................18MB7: Uitvoeren van toezicht bodemsaneringen ......................................................24MB8: Uitvoeren van handhaving bodemsaneringen................................................30MB9: Afhandelen van ongewone voorvallen Wet bodembescherming ....................34III FINANCIËLE PROCESSEN ...............................................................................37MB10: Uitvoeren van het Meerjarenprogramma .....................................................37MB11: Afgeven van beschikkingen op grond van de bedrijvenregeling ..................40MB12: Afgeven van financiële beschikkingen ISV projectgemeenten .....................46MB13: Friese Milieu Federatie ................................................................................50Kwaliteitshandboek 5-3-2008-i-

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân3 BEDRIJFSPROCESSEN3.5 Processen Milieubeleid3.5.1 Kwaliteitsbeleid en -doelstellingHet beleid wordt jaarlijks vastgesteld in het beleid-, concern-, sector- en afdelingsplan. In hetafdelingsplan zijn tevens de missie, strategie en visie opgenomen.De doelstellingen zijn in algemene zin opgenomen in de procesbeschrijvingen.Visie: Bodembeleid levert een samenhangende en consistente bijdrage aan het realiserenvan een duurzame ontwikkeling, waarbinnen de dimensies van natuur en milieu, deeconomie en de sociale kwaliteit in hun onderlinge balans worden beheerd en behouden.Missie: Het leveren van een bijdrage aan de verbetering van de kwaliteit van deleefomgeving door het bevorderen van duurzaam bodemgebruik en het bevorderen vanduurzaam gebruik van watersystemen.Strategie: Het milieubeleid heeft als inzet het beschermen, het behouden (beheren) ofverbeteren (saneren) van de milieukwaliteit. Het Friese bodembeleid houdt rekening metlandelijke ontwikkelingen.Missie:“ De afdeling levert aan Gedeputeerde Staten de producten die op grond van deproductenramingen aan de afdeling zijn toebedeeld. Daarmee wil de afdeling een bijdrageleveren aan het verduurzamen van de samenleving. Kwaliteit, professionaliteit enklantgerichtheid staan hoog in het vaandel. De afdeling wil verder een inspirerende eninnoverende werkomgeving bieden voor zijn medewerkers.Wat maakt de afdeling?De hoofdtaken van de afdeling zijn:- Het ontwikkelen van milieubeleid / duurzaamheidsbeleid en het programmeren enmonitoren daarvan;- Een vertaalslag maken van beleid naar uitvoering in de vorm van het maken vanafspraken met in – en externe doelgroepen; op onderdelen is de afdeling zelfverantwoordelijk voor het maken van deze vertaalslag, voor andere onderdelen levertde afdeling projectleiders/ programmamanagers die andere afdelingen / sectorenhelpen deze vertaalslag te maken.Voor wie maakt de afdeling het?De primaire klanten zijn Gedeputeerde Staten en soms op indirecte wijze Provinciale Staten.Deze klanten stellen de nodige eisen aan de producten van de afdeling in termen vanleesbaar, uitvoeringsgericht, geformuleerd aan de hand van de DRAP – systematiek(Doelen, Resultaten, Acties, Producten).Welk resultaat moet dit alles opleveren?Met het maken van afspraken moeten in – en externe doelgroepen het “stokje gaanovernemen” Dit alles moet leiden tot een verdere verduurzaming van de samenleving.De afdeling geeft richting aan processen die vooral door anderen verder moetenworden uitgevoerd.Specifieke kenmerken van de afdelingDe volgende specifieke kenmerken van de afdeling springen in het oog:• de taken waarmee de afdeling is belast zijn zeer divers en meestal afdelingsoverstijgend;• bijna altijd wordt projectmatig gewerkt;Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 1 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân• de afdeling levert projectleiders / programmamanagers voor multidisciplinaire en / ofafdelingsoverstijgende en complexe projecten / programma’s; binnen de afdeling is eenaantal ‘zware’ projectleiders voor de hele sector geconcentreerd;• integraliteit van beleid is een belangrijk aandachtspunt.3.5.2 Kwaliteit van processen3.5.2.1 Producten van de processen en klantenDe producten zijn vastgelegd in de beschrijvingen van de primaire processen.De relatie tussen producten en klanten voor de Wbb taken van afdeling Milieubeleid zijnsamengevat als volgt:Matrix klant/ productcombinatieKlant Ingenieurs- Initiatief- Gemeen- G.S. Water- Belang- InterneProductbureau nemer teschap hebbende afdelingenBeschikkingX X X X XWbbBeschikkingXISVBeschikkingXbedrijfsregelingToezicht X XHandhaving X XMeerjarenX X X XProgrammaDwangsom/XbestuursdwangDe relatie tussen producten en klanten voor de beleidstaken van afdeling milieubeheer zijnsamengevat in de onderstaande klanten-product-matrix :Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 2 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânKlanten/productenen succesfactorenKadernotaUitvoeringsnotitieGS PS Andere afdelingen Gemeente BurgerKort, goed toegankelijk,dingen nietachterhouden(transparant), SMARTen DRAPGeengeitewollensokken, niettrekken aan doodpaard, zit samenlevinghierop te wachten,regelmatig checken ofKort, goedtoegankelijk, dingenniet achterhouden(transparant),SMART en DRAPKort, goed toegankelijk,dingen niet achterhouden(transparant), SMART enDRAPGeen geitewollensokken,niet trekken aan dood paard,zit samenleving hierop tewachten, regelmatigchecken of de activiteitzinvol isde activiteit zinvol isAdvies Tijdige afstemming,begrijpelijk, toegankelijkRapportageProgrammamanagementKort, goed toegankelijk,dingen nietachterhouden(transparant), SMARTen DRAPKort, goedtoegankelijk, dingenniet achterhouden(transparant),SMART en DRAPKort, goed toegankelijk,dingen niet achterhouden(transparant), SMART enDRAPGoede programmamanager, resultaat op tijdmet voldoende draagvlak,SMARTConform voorwaarden/afspraken, conformplannning, goede kwaliteit(inhoud: creatief,deskundig, feedback)Subsidiebeschikking Tijdig, helder (motivering,goed leesbaar, verantw.duidelijk)CommunicatieproductRegie Pro-actief, faciliterend,eenduidig, communicatieveattitudeVerordeningOpenheid,transparantieKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 1 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânKlanten/productenen succesfactorenKadernotaWaterschap Rijk MaatschappelijkeorganisatieBedrijfWaterschapUitvoeringsnotitie Concreet, uitvoerbaarAdvies Aanspreekpunt, duidelijk,tijdig, op maatRapportage Consequenties inzichtelijkMoet hout snijdenProgrammamanagementSubsidiebeschikkingTijdig, helder(motivering, goedleesbaar, verantw.duidelijk)Conformvoorwaarden/afspraken, conformplannning, goedekwaliteit (inhoud:creatief, deskundig,feedback)Tijdig, helder (goedleesbaar, motivering,verantw. duidelijk)Tijdig, duidelijk (wanneer,procedure, inhoud)Communicatieproduct Eerlijk, duidelijk, tijdig, uitbehoefte v.d. klant, geenjargonRegiePro-actief, faciliterend,eenduidig,communicatieveattitudeVerordening Relevante regels, duidelijk,handhaafbaarKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 2 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân3.5.2.2 Klanteisen en -wensenVia de afhandeling van klachten kan bijsturing plaatsvinden (zie ook hoofdstuk 2.7). Voor hetafdoen van klachten is er de officiële klachtenregeling van de provincie Fryslân. Op basisvan de resultaten dienen waar nodig corrigerende en/of preventieve maatregelen te wordengetroffen ter verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem.KlanttevredenheidsonderzoekHet doel is rechtstreeks ontleend aan het sectorplan LGM 2004: inzicht in en verhogen vande klanttevredenheid. Dit resultaat is behaald als de informatie van onze klanten stelselmatigwordt toegepast in onze werkprocessen. Om de missie van het college uit te kunnenuitvoeren, wil het MT een slagvaardige organisatie zijn in een steeds veranderendeomgeving. Om deze rol te vervullen, zijn in het sectorplan vier doelstellingen geformuleerd.Voor het klanttevredenheidsonderzoek is de derde doelstelling van belang. Deze doelstellingluidt: externe oriëntatie en omgevingsgerichtheid als middel om tot uitvoering/ realisatie tekomen. Eén van de aspecten van deze externe oriëntatie is hetklanttevredenheidsonderzoek. In het sectorplan LGM is het doel als volgt geformuleerd:tevreden klanten.Om het resultaat tot stand te brengen verwachten wij dat de door ons geraadpleegde klanteninformatie verschaffen. Elke afdeling kent zijn eigen klanten. Een overlap is mogelijk. Deafdelingshoofden zullen elkaar informeren over welke klanten zij uitnodigen voor eenklantenpanel. Om er voor te zorgen dat klanten ons informatie verschaffen over hunproducteisen, wordt door de betrokken afdelingen klantenpanels uitgevoerd. De uitkomstenvan de klantenpanels worden op grond van ons kwaliteitsmanagementsysteem doorgevoerdvia verbetervoorstellen en gewaarborgd door werkinstructies en / of processen.Doel klantenpanelBij het opzetten en uitvoeren van een klantenpanel worden de vragen afgestemd op devolgende insteek.1. Behoefte aan producten.2. Ontwikkeling van producten.3. Kwaliteit van producten.Uitvoering klantenpanelDe afdeling organiseert een eigen klantenpanel. Daarbij informeert zij bij de collegaafdelingenwelke klanten zij hebben benaderd. Dit om “klantenvermoeidheid” te voorkomen.Bij het uitwerken en formuleren van de vragen wordt ondersteuning verleend door deafdeling Beleidsinformatie, Cartografie & Vormgeving.Bij het klantenpanel wordt gebruik gemaakt van persoonlijk contact klant-provincie (geenvragenlijsten). Het klantenpanel gaat bestaan uit maximaal uit 12 klanten en 3vertegenwoordigers van de afdeling.Het organiseren van het klantenpanel gebeurt buiten het provinciehuis. Het klantenpanelgaat maximaal 3 uur duren met ruimte voor het sociale proces. Het klantenpanel wordtvoorgezeten door een externe gespreksleider.De afdeling is zelf verantwoordelijk voor de implementatie van de klant / productmatrix, devragen, de kritische succesfactoren en de resultaten van de klantenpanels in hetkwaliteitsmanagementsysteem.3.5.2.3 Procedure meting klanttevredenheidKlanten:GSPSAndere afdelingenERT, MP, B, BZKwaliteitshandboek 5-3-2008 -3-

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânGemeenten:Product (PMP):ProgrammamanagementProjectmanagementUitbrengen adviezenBeleidsnotitiesFriese Milieu FederatieVragen:Wat heeft u van ons nodig;Wat vond u van de kwaliteit van product X en Y qua proces;Wat vond u van de kwaliteit van product X en Y qua inhoud;Wat kan beter?• De klant / productmatrix en het overzicht van de kritische succesfactoren worden doorde documenteigenaar (afdeling Beleidsontwikkeling milieu) verwerkt in hetkwaliteitshandboek.• De afdeling Bom organiseert voor de eerste keer een klantenpanel. Dit eersteklantenpanel wordt gezien als een kans ervaring op te doen met eenklanttevredenheidsonderzoek.• In het klantenpanel worden de door de afdeling geformuleerde kritische succesfactorenook voorgelegd aan de klanten.• De producten waarover met de klanten in dit eerste panel wordt gecommuniceerd, zijn:Integraal Handhavingsbeleid en PMP.• Voor het organiseren van een klantenpanel wordt gebruik gemaakt van “groupvision”; dekosten daarvan bedragen ongeveer €3000; De afdeling Bom gaat hiervoor externedeskundigheid inhuren.• Het eerste klantenpanel wordt in de tweede helft van 2005 georganiseerd.• De financiering vindt plaats uit het budget zoals dat beheerd wordt door de projectgroepkwaliteitszorg ISO-INK 2004 / 2005.• De uitkomsten van het klantenpanel worden geïmplementeerd via hetkwaliteitsmanagementsysteem.• Terugkoppeling van de vorderingen van het klantenpanel (ervaringuitwisseling) vindtplaats door het afdelingshoofd in de projectgroep kwaliteitszorg.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 -4-

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân3.5.3 Interactie tussen processenDe interacties tussen de processen zijn beschreven in de procesbeschrijvingen en dewerkprocedures/instructies en in schema 3 (3.1)3.5.4 Primaire processen BodembeleidI Algemene processenII Wettelijke processenIII Financiële processenKwaliteitshandboek 5-3-2008 -1-

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânI ALGEMENE PROCESSENMB1 Het opstellen van beleidsnotitiesZie voor de werkwijze van de verschillende producten onderstaande werkinstructies, formats en processen :• format taakformulier• format productenraming• format PO-voorstel• format DS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format PS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format MB-01-02 evaluatierapport ( zie ook procesbeschrijvingen BOM 2 en 3)• format MB-01-03 beleidsnotitie• format MB-01-04 projectplan• Proces BB2 het indienen van een P.O. voorstel• Proces MB2 Programmamanagement• Proces MB3 Projectmanagement• Proces MB-01-01 Provinciale Milieu VerordeningGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:Het opstellen van beleidsnotitiesProceseigenaar:AfdelingshoofdProducteigenaar:ProjectleiderDatum: 5 maart 2008Status: Definitief 1.1Doelstelling van het proces: Het bewerkstelligen van besluitvorming door GS of PS over beleidsmatige onderwerpenIndicatoren:a)uniformiteit b) tijd, c) kostenWijze van meten:a) Bepalen of de beleidsnotitie conform DRAP en SMART criteria is geformuleerdb) Bepalen of de tijdsbesteding en de doorlooptijd conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerdc) Bepalen of de gemaakte kosten conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerd.Risico's:a) geen doelrealisatieb) tijdsoverschrijdingc) budgetoverschrijdingKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 2 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânBeheersing en verbetering: a)Projectplan is geformuleerd conform DRAP en SMART-criteriab)Opstellen beleidsnotitie conform gestelde in projectplanc)Regulier voortgangsoverleg afdelingshoofd en belanghebbenden, Staf Stêd en Lân, Portefeulle-overlegd)Bewaking kwaliteit, tijd en kosten door u-KnowNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Opdrachtformulering:maken taakformulier2 Opdrachtformulering:maken Projectplan3 Opdrachtformulering:bespreken Projectplan4 Uitvoering: opstellenconcept-beleidsnotitieProjectleider bespreekt in hoofdlijnen metafdelingshoofd en andere betrokkenen de beoogdeopdracht door en vult een taakformulier in conformDRAP en SMART- criteriaProjectleider bespreekt met betrokkenen debeoogde opdracht door en stelt projectplan opconform DRAP en SMART-criteriaMet betrokkenen wordt projectplan besproken. Naeventuele aanpassing wordt het projectplan voor hetPO-milieu geagendeerd en daar besproken envastgesteld.Met betrokkenen wordt concept-beleidsnotitieopgesteld conform het gestelde in het projectplanbestuurlijke en/ofambtelijkebesluitvormingover de noodzaakvan een beleidsnotitieProjectleiderbeleidsnotitieTaakformulierTaakformulier projectleider Concept-ProjectplanConceptprojectplanDefinitiefprojectplanProjectleiderPortefeuilleoverlegProjectleiderDefinitiefprojectplanConceptbeleidsnotitieIn overleg met interne betrokkenen worden, indiengewenst, externe betrokkenen gevraagd hunmening te geven over de concept-beleidsnotitieMening externen vragenover conceptbeleidsnotitieConceptbeleidsnotitieReactienota5 Uitvoering: besprekenconcept-beleidsnotitie6 Ontwerp-notitie tervaststelling in GSMet betrokkenen wordt concept-beleidsnotitiebesproken. Na eventuele aanpassing wordt deconcept-beleidsnotitie + concept DS-stik voor hetPO-milieu geagendeerd en daar besproken envastgesteld.Met een DS-stik wordt de ontwerpnotitie in GSgebracht en eventueel, als GS daartoe besluiten,aan het presidium van PS doorgestuurdConceptbeleidsnotitie,reactienota +concept DS-stikOntwerpbeleidsnotitie+ DSstikOntwerpbeleidsnotitie+DS-stikProjectleiderGSProjectleiderPortefeuilleoverlegDoor GSvastgesteldebeleidsnotitie, danwel voorstel voorKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 3 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân7 Implementatie Een documenteigenaar 1 wordt vastgesteld en debeleidsnotitie wordt overgedragen. Zo nodig wordtde beleidsnotitie opgenomen in hetkwaliteitsmanagementsysteem S&L door middel vaneen verbetervoorstel..8 Controleren DIM-dossierop volledigheid.vaststelling door PSbeleidsnotitie Afdelingshoofd overdrachtbeleidsnotitieControleren of het dossier volledig is dossier Projectleider Dossier1 Documenteigenaar: een bij een afdeling aan te stellen medewerker die na vaststelling van een beleidsnotitie door GS / de uitvoering van de notitie organiseert en er optoeziet dat de notitie wordt uitgevoerd, verantwoordelijk is – voor zover nodig - voor het tijdig actualiseren van de notitie ,verantwoordelijk is voor de beantwoording van vragenover de notitie en in meer algemene zin het aanspreekpunt is voor deze notitie.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 4 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB2: ProgrammamanagementOmschrijving programmamanagement * stuurgroep is eindverantwoordelijk, programmamanager is uitvoerder* totale voordeel van een programma is groter dan de som van geïsoleerde projectresultatenZie ook processen, werkinstructies en formats:• format taakformulier• format projectplan (MB-01-04)• format productenraming• format programma (concept)• format PO-voorstel• format DS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format PS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format evaluatierapport (format MB-01-02)• MB3 ProjectmanagementGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:ProgrammamanagementProceseigenaar:AfdelingshoofdProducteigenaar:ProgrammamanagerDatum: 5-3-2008Status: Definitief 1.1Doelstelling van het proces: Het uitvoeren van door GS of PS vastgestelde beleidsmatige onderwerpen via ProgrammamanagementIndicatoren:a)uniformiteit b) tijd, c) kostenWijze van meten:a) Bepalen of het programma conform DRAP en SMART- criteria is geformuleerdb) Bepalen of de tijdsbesteding en doorlooptijd conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerdc) Bepalen of de gemaakte kosten conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerdRisico's:a) geen doelrealisatieb) tijdsoverschrijdingc) budgetoverschrijdingBeheersing en verbetering: a) Projectplan is geformuleerd conform DRAP en SMART- criteriaa) Opstellen programma conform gestelde in projectplanc) regulier voortgangsoverleg Afdelingshoofd en belanghebbenden, Stuurgroep, Portefeuille-overlegKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 5 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Opdrachtformulering:maken taakformulier2 Opdrachtformulering:maken preconceptprogrammamandaat3 Opdrachtformulering:bespreken preconceptprogramma mandaat4 Opdrachtformulering:bespreken conceptprogramma mandaat5 Opdrachtformulering;maken preconcept-Programmamanager bespreekt in hoofdlijnen metStaf S&L en\of MT de beoogde opdracht door.Staf S&L en\of MT besluit vervolgens over wel\geenprogramma. Wanneer besloten wordt tot eenprogramma vult programmamanager taakformulierin conform DRAP en SMART-criteriaEen stuurgroep wordt ingesteld om de kans te maximaliserendat het programma succesvol verloopt envoldoet aan het verwachtingspatroon van de klanten.De stuurgroep managet het programma op basisvan rapportages en belangrijke beslispunten.Programmamanager bespreekt met stuurgroep debeoogde opdracht door en stelt een conceptprogrammamandaat op waarin de verantwoordelijkhedenen benoeming van een gedelegeerd opdrachtgeveris geregeld. Tevens wordt expliciet inhet mandaat aangegeven dat het totale voordeelvan een programma groter is dan de som vangeïsoleerde projectresultaten. Tevens wordtaangegeven hoe deze voordelen meetbaar wordengemaaktProgrammamanager bespreekt met stuurgroep hetpreconcept-programma mandaat door. Naeventuele aanpassing wordt hetprogrammamandaat voor het PO-milieugeagendeerd en daar besproken en vastgesteldHet concept programmamandaat wordt voor hetPO-milieu geagendeerd en daar besproken envastgesteldProgrammamanager bespreekt met betrokkenenhet programmamandaat door en stelt preconcept-Bestuurlijke en/ofambtelijkebesluitvormingover de noodzaakvan eenprogrammaTaakformulierpreconceptprogrammamandaatpreconceptprogrammamandaatconceptprogrammamandaatDefinitiefprogrammaman-ProgrammamanagerStaf S&L en/of MTProgrammamanagerStuurgroepProgrammamanagerStuurgroepstuurgroep; voordeze de programmamanagerPortefeuilleoverlegProgrammamanagerTaakformulierconcept programmamandaatdefinitiefprogrammamandaatPreconceptprojectplanKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 6 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Outputprojectplan projectplan op conform DRAP en SMART – criteria daatProgrammamanager bespreekt met stuurgroep hetpreconcept-projectplan door en na eventueleaanpassing wordt het concept projectplan door destuurgroep vastgesteld7 Opdrachtformulering:bespreken concept-Projectplan11 Opdrachtformulering:Ontwerp-programma tervaststelling in GS12 UitvoeringImplementatieprogramma13 UitvoeringManagen programmaHet definitief concept-projectplan wordt voor hetPO-milieu geagendeerd en daar besproken envastgesteld,Met betrokkenen wordt preconcept-programmaopgesteld conform het gestelde in het projectplanProgrammamanager bespreekt met stuurgroep hetpreconcept-programma door en na eventueleaanpassing wordt het concept-programma door destuurgroep vastgesteldHet concept-programma + concept DS-stik wordtvoor het PO-milieu geagendeerd en daar besprokenen vastgesteldMet een DS-stik wordt de ontwerpnotitie in GSgebracht en eventueel, als GS daartoe besluiten,aan het presidium van PS doorgestuurdUitvoering conform het gestelde in het programmaDe programmamanager geeft de stuurgroepperiodiek informatie op basis waarvan deze delevensvatbaarheid van het verdere verloop van hetprogramma kan evalueren en bepalenConceptprojectplanDefinitiefprojectplan10 Opdrachtformulering:bespreken conceptprogrammaConceptprogrammaOntwerp-programmaDefinitiefprogrammaUitvoeringprogramma6 Opdrachtformulering:bespreken preconceptprojectplanPreconceptprojectplanProgrammamanagerstuurgroepStuurgroep; voordeze de ProgrammamanagerPortefeuilleoverlegProgrammamanagerProgrammamanagerProgrammamanagerProgrammamanagerStuurgroepConcept-projectplanDefinitiefprojectplan8 Opdrachtformulering:opstellen preconceptprogramma9 Opdrachtformulering:opstellen conceptprogrammaPreconceptprogrammaPreconceptprogrammaConceptprogrammaProgrammamanagerPortefeuilleoverlegProgrammamanagerGSOntwerpprogrammaDoor GSvastgesteldprogramma, danwel voorstel voorvaststelling door PSUitvoeringprogrammaPeriodiekevoortgangsrapportagesKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 7 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output14 Afsluiten van eenprogrammaHet doel van dit proces is de afsluiting van hetprogramma beheerst uit te voeren. Dewerkzaamheden in dit proces zijn grotendeelsgericht op het verzamelen van informatie voor destuurgroep opdat deze de afsluiting formeel kanconfirmeren. De belangrijkste activiteiten in ditproces zijn:• nagaan in hoeverre de D.R.A.P. zijn gehaald• verkrijgen van formele goedkeuring voorbeëindiging van het programmaPeriodiekevoortgangsrapportagesProgrammamanagerStuurgroepSlotdocumentprogrammaKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 8 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB3: ProjectmanagementZie ook processen, werkinstructies en formats:• format taakformulier• format projectplan (MB-01-04)• format productenraming• format programma (concept)• format PO-voorstel• format DS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format PS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format evaluatierapport (MB-01-02)• MB2 Programmamanagement• werkinstructie MB-03-01 Provinciaal Milieubeleidsplan• MB-03-02 Map Bagger Actie Programma+ (actualisatie BAP + .06.doc)Gewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:ProjectmanagementProceseigenaar:AfdelingshoofdProducteigenaar:ProjectleiderDatum: 5 maart 2008Status: Definitief 1.1Doelstelling van het proces: Het uitvoeren van door GS of PS vastgestelde beleidsmatige onderwerpen via ProjectmanagementIndicatoren:a) uniformiteit b) tijd, c) kostenWijze van meten:a) Bepalen of het project conform DRAP en SMART- criteria is geformuleerdb) Bepalen of de tijdsbesteding, doorlooptijd conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerdc) Bepalen of de gemaakte kosten conform het gestelde in het projectplan is gerealiseerdRisico's:a) geen doelrealisatieb) tijdsoverschrijdingc) budgetoverschrijdingBeheersing en verbetering: a) Projectplan is geformuleerd conform DRAP en SMART- criteriaa) Opstellen project conform gestelde in projectplanc) regulier voortgangsoverleg Afdelingshoofd en belanghebbenden, Portefeuille-overlegKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 9 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Opdrachtformulering:maken taakformulier2 Opdrachtformulering;maken projectplan3 Opdrachtformulering:bespreken ProjectplanProjectleider bespreekt in hoofdlijnen metafdelingshoofd en andere betrokkenen de beoogdeopdracht door en vult taakformulier in conformDRAP en SMART-criteriaProjectleider bespreekt met betrokkenen debeoogde opdracht door en stelt projectplan opconform DRAP en SMART – criteriaMet betrokkenen wordt preconcept-projectplanbesproken. Na eventuele aanpassing wordt hetconcept-projectplan opgesteld en vastgesteld doorhet AfdelingshoofdHet concept-projectplan + concept DS-stik wordtvoor het PO-milieu geagendeerd en daar besprokenen vastgesteldMet een DS-stik wordt het ontwerpprojectplan in GSgebracht en eventueel, als GS daartoe besluiten,aan het presidium van PS doorgestuurdBestuurlijke en/ofambtelijkebesluitvormingover de noodzaakvan een projectProjectleider TaakformulierTaakformulier Projectleider PreConceptprojectplanPreConceptprojectplan4 Opdrachtformulering:bespreken conceptprojectplan5 Ontwerp-projectplan tervaststelling in GSConceptprojectplanProjectleiderPortefeuilleoverlegProjectleiderOntwerpprojectplanProjectleiderConcept projectplanOntwerp-projectplanDoor GSvastgesteldprojectplan, dan welvoorstel voorvaststelling door PSProjectresultaten6 ImplementatieprojectplanUitvoering conform het gestelde in het projectplan DefinitiefprojectplanProjectleider7 Afsluiten project Projectleider stelt op basis van de voornemens in Projectresultaten Projectleider Conceptevaluatierapporthet projectplan en de projectresultaten een conceptevaluatierapportop.8 Evaluatie project Het concept-evaluatierapport wordt voor het POmilieuConcept-Projectleider Evaluatierapportgeagendeerd en daar besproken enevaluatierapport Portefeuillevastgesteldoverleg9 Controleren DIM-dossier Controleren of het dossier volledig is dossier Projectleider Dossierop volledigheid.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 10 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB4: Beheren van digitale bodemgegevens1Naam proces:Beheren van digitale bodemgegevensProceseigenaar:Afdelingshoofd MilieubeleidProducteigenaar:Gegevensbeheerder, functioneelbeheerder en gebruikersDatum: 5 maart 2008Status: versie 1.1Doelstelling van het proces: Betrouwbare (bodem) gegevens digitaal beschikbaar hebben en informatie leveren voor intern gebruik en derdenwanneer daar behoefte aan isIndicatoren:1. foutenregistratie (aan de hand van controleprotocollen)2. klanttevredenheid (intern en extern)Wijze van meten:Ad 1. rapportages uit controlemetingen (in Marap)Ad 2. klanttevredenheidsmetingRisico's:Onbetrouwbare gegevens; gewenste gegevens niet beschikbaar; systeemvervuiling; onbetrouwbare systemen;schade aan producten; klachtenBeheersing en verbetering: Door uitvoeren van klanttevredenheidsmeting, het hebben en gebruiken van invoerprotocollen en de controle opde invoer wordt het proces beheerd. De verbetering vind plaats door het uitvoeren van audits, en deverbetervoorstellen daaruit doorvoeren, en het maken en verbeteren van werkinstructiesNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Verzamelen vaninformatieDagelijkse praktijk:Informatie ontvangen of opvragen intern of bijderden via post, telefoon, fax, e-mail e.d.Beoordelen of de informatie volledig is.Beoordelen of de informatie in eeninformatiesysteem verwerkt moet worden verwerkt.Informatiematrix IGebruikerBeoordeeldeinformatieIncidenteel:interne- of externeGegevensbeheer-Beoordeelde wens1 Bij bodemgegevens/informatie kan worden gedacht aan:de applicaties: GloBis; Nazca, DocBasede raadpleegbestanden: Signaleringskaart (mogelijke) bodemverontreiniging; LDB-tabel (uitgebreide versie); Historisch Bodembestand (HBB); BSB-bestand;WerkgelegenheidsbestandKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 11 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie OutputIndien er een interne of externe wens isafwijkende/nieuwe informatie te verwerken wordt inoverleg met de Supergebruiker en deGegevensbeheerder onderzocht of dit mogelijkmoet worden.Afdelingshoofd beslist of de wijziging doorgevoerdgaat wordenwensBeoordeelde wensderAfdelingshoofdParaaf opbeoordeelde wens2 Invoeren ininformatiesystemenNieuwe informatie:Aanpassingen worden door de Functioneelbeheerderin opdracht van Gegevensbeheerderuitgevoerd.Aanpassen van invoer- en rapportageprotocollen.(intern/extern)in opdracht vanGegevensbeheerder.Gegevens uit de beoordeelde informatie invoeren inde desbetreffende informatiesystemen volgensdesbetreffend invoerprotocol.Paraaf opbeoordeelde wensAanpassing ininformatiesysteemBeoordeeldeinformatieMatrix IinvoerprotocollenFunctioneelbeheer-derKwaliteitsmedewerkerGebruikerAanpassing ininformatiesysteemGewijzigd invoerenrapportageprotocolIngevoerdegegevens3 Controleren vangegevens4 Corrigeren vangegevensControleren of de ingevoerde gegevens voldoenaan de gestelde kwaliteitseisen volgens hetdesbetreffende controleprotocol, geaccordeerd doorafdelingshoofd, door de Gegevensbeheerder ofdoor een Gebruiker waaraan de opdracht isgedelegeerd.Indien gegevens niet aan de gestelde eisen voldoenwordt dit geregistreerd.Na overleg met de Supergebruiker en de Gebruikerworden gegevens uit de foutenrapportageaangepast door de Gegevensbeheerder of door eenGebruiker waaraan de opdracht is gedelegeerd..IngevoerdegegevensControleprotocolFoutenrapportageGegevensbeheerderGegevensbeheerderGecontroleerdegegevensFoutenrapportage(indicator)Gecorrigeerdegegevens5 Opvragen van gegevens Dagelijkse praktijk: Gecorrigeerde Gebruiker OpgevraagdeKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 12 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie OutputRoutinematige informatievragen worden volgens hetdesbetreffend zoekprotocol uitgevoerd.gegevensgegevensIncidenteel:Indien gegevens niet routinematig opgevraagdkunnen worden, wordt in overleg met deSupergebruiker en de Gegevensbeheerderonderzocht of dit mogelijk moet worden gemaakt.Afdelingshoofd beslist of de wijziging doorgevoerdgaat wordeninterne- of externewensBeoordeelde wensGegevensbeheerderAfdelingshoofdBeoordeelde wensParaaf opbeoordeelde wens6 Verstrekken vangegevens en/ofinformatieNieuwe informatie:Aanpassingen worden door de Functioneelbeheerderin opdracht van Gegevensbeheerderuitgevoerd.Aanpassen van invoer- en rapportageprotocollen.(intern/extern)in opdracht vanGegevensbeheerder.De opgevraagde of bewerkte gegevens wordeneventueel in een rapport verwerkt of direct aan deinformatievrager verstekt volgens afspraak \protocol.Paraaf opbeoordeelde wensAanpassing ininformatiesysteemOpgevraagdegegevensFunctioneelbeheer-derKwaliteitsmedewerkerAanpassing ininformatiesysteemGewijzigd invoerenrapportageprotocolGebruiker Rapportages /opgevraagdegegevensKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 13 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânZie ook de werkinstructies of tabellen:Naam onderwerpExtensie of vindplaats− 1. Verzamelen: Welke gegevens moet in welk Informatiesysteem1a Matrix I(.xl)− 2. Registreren: Welke gegevens moet met welk invoerprotocol ingevoerd worden in een informatiesysteem:2a Globis Landelijk invoerprotocol 3.0 (pdf) in Globis: F1 per veld + *2b Controleprotocol procedurefunctionaris: Controle invoer EUT, Controle invoer SP, Controleinvoer EV, Procedurekaartin Globis/Help/ Controleprotocolprocedurefunctionaris2c Invoeren en opvragen indicatoren in Globis 09022005 (.doc)− 3. Controleren: Wie moet wat waarop controleren (volgens welk controleprotocol)3a Monitoringsrapportage VROM/RIVM(doc),3b SIKB0101 bodeminformatie-xsd controle toolSIKB website/Data uitwisseling/Controletool LIB-datasets (controleur/controleur)4. Corrigeren:4a kwaliteitseisen bodemgegevens(.doc)− 5. Opvragen: Overzicht met Zoekprotocollen:5a Procesindicatoren Bodem in Marap Bodem(doc),5b Signaleringskaart (mogelijke) bodemverontreinigingenwww.fryslan.nl/boemloket5c Monitoringsrapportage VROM/RIVM (pdf) (?)5d Strarapin Globis/GloBis/StraRap GLOBIS6. Verstrekken: Overzicht rapportageprotocollen− MB-06-01 Routing, inboeken en ontvangstbevestigen poststukken− Rollen overzicht (.doc)− Begrippenlijst (.doc)Gewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 14 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânII WETTELIJKE PROCESSENMB5: Het uitbrengen van adviezenZie ook processen, werkinstructies en formats:• format PO-voorstel• format IPO-advisering; zie Word Provinciesjablonen• format DS-stik; zie Word Provinciesjablonen• format Duurzaamheidstoets (Kompas)• format Minute; zie Word Provinciesjablonen• formats MER/SMB-advisering• Proces BB2 het indienen van een P.O. voorstel• Werkinstructie voor het uitvoeren van een Duurzaamheidstoets, (werkinstructie nog opstellen)• MB-05-01 Opstellen en verzenden beschikking om ontheffing Stiltegebieden PMV• MB-05-02 Werkinstructie opstellen en verzenden beschikking Hogere waarde Wet geluidhinder• MB-05-03 format advisering MER/SMBGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:Het uitbrengen van adviezenProceseigenaar:AfdelingshoofdProducteigenaar:Project-/beleidsmedewerkerDatum: 5 maart 2008Status: Definitief 1.1Doelstelling van het proces: Binnen de afgesproken termijn/wettelijke termijn en op de afgesproken wijze een goed gemotiveerd adviesuitbrengenIndicatoren:a) overgenomen adviezen b) tijdWijze van meten:a) percentage overgenomen adviezen (MER-advies, Duurzaamheidstoets, advies Wet geluidhinder)b) hoeveelheid adviezen die binnen de afgesproken termijn/wettelijke termijn zijn uitgebracht (MER-advies,Duurzaamheidstoets, advies Wet geluidhinder)a+ b) Klantentevredenheidsonderzoek (voor alle adviezen)Risico's:a) verkeerd besluit op basis van uitgebracht advies; maken van een advies dat niet wordt overgenomenb) claims i.v.m. overschrijding wettelijke termijnen; vertraging processen van derdenKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 15 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânBeheersing en verbetering:(Indien van toepassing) bijstelling n.a.v. parafering afdelingshoofdVerbeteracties n.a.v. uitkomsten KlantentevredenheidsonderzoekVerbetervoorstellen n.a.v. Interne auditsNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Ontvangst en (indiennodig) registrerenadviesvraagAdvies kan op verschillende manieren gevraagdworden: telefonisch, mondeling, via e-mail,schriftelijk. Een schriftelijk verzoek van een externepartij wordt door afdeling DIM geregistreerd.Adviesaanvraag/verzoek om adviesBehandelendambtenaarIn ontvangst nemen(geregistreerd)advies2 Beoordelen inbehandeling nemen3 In behandeling nemen,dan wel terug- ofdoorsturen adviesvraag.4 Vaststellen termijnwaarbinnen en wijzewaarop geadviseerdmoet wordenBeoordelen of je de juiste persoon bent om eenadvies uit te brengen en of er andere collega’sgeraadpleegd moeten wordenWanneer je de juiste persoon bent om een adviesuit te brengen, wordt de adviesvraag in behandelinggenomen. Wanneer je hiervoor niet de juistepersoon bent wordt de interne adviesvraagteruggestuurd naar de aanvrager. Een adviesvraagvan een externe instantie of persoon wordtdoorgestuurd naar de juiste behandelendambtenaar.Nagaan of advies binnen een wettelijke termijn moetworden uitgebracht. Zo niet, dan afspraak makenmet de aanvrager over de termijn waarbinnen en dewijze waarop zal worden geadviseerd en dezeafspraak vastleggen.Hierbij nagaan of in de eventuele werkinstructie ietsis opgenomen over de manier waarop dezeafspraak moet worden vastgelegd.5 Advies formuleren Inhoudelijk beoordelen adviesvraag (eventueel inoverleg met andere betrokken collega’s) enopstellen adviesIn ontvangstgenomenadviesvraagidemAnalyseAnalyse idem In behandelinggenomen, dan welterug- of doorgestuurdeadviesvraagIn behandelinggenomenadviesvraagAdviesvraag;Afspraak;Provinciaal beleid;Behandelendambtenaar enaanvragerBehandelendambtenaarVastgelegdeafspraak in formatGeformuleerd préadviesin formatKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 16 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output6 Advies uitbrengen Zonodig overleg met aanvrager over pré-advies.Binnen de afgesproken termijn/wettelijke termijn opde afgesproken wijze advies uitbrengen.Dit kan een mondeling of een schriftelijk advies zijn,bijvoorbeeld in de vorm van een IPO-adviesformulier, een GS-stik, een minute etc.Provincialeprogramma’s;Wet- enregelgevingGeformuleerd préadviesBehandelendambtenaar enaanvrager7 Archivering Archivering advies Uitgebracht advies BehandelendambtenaarUitgebracht adviesGearchiveerdadviesKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 17 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB6: Afhandelen van meldingen en afgeven van beschikkingen op grond van de Wet bodembeschermingZie ook wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:• Wet bodembescherming (Wbb) en uitvoeringsregels• Provinciale Milieu Verordening (PMV)• Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) (de Aanpassingswet uniforme openbare voorbereidingsprocedure Awb (Stb. 2005, 282) in werking per 1 juli 2005).• Fries Invoerprotocol Globis en Landelijk invoerprotocol Globis• Historisch Bodembestand (in Globis)• Kwalibo ( inwerkingtredeng: http://www.senternovem.nl/Bodemplus/bodembeheer/kwalibo/fasering.asp,erkenning: http://www.senternovem.nl/Bodemplus/verklaringen/erkenningen/index.asp• MB 00-04 Route documenten• MB 06-01 Routing, inboeken en ontvangst bevestigen poststukken• MB 06-02 Verwerken uitgaande documenten• MB 06-03 Verzendformulier Wet bodembescherming• MB 06-04 Toelichting verzendformulier Wet Bodembescherming• MB 06-05 Beroepsprocedure (verweerschrift)• MB 06-06 Voorlopige voorziening (schorsing)• MB 06-07 Het afhandelen van Besluit Uniforme Saneringen• MB 06-08 Bezwaarprocedure• MB 06-09 Onderhoudsbaggerwerken• MB 06-10 Afhandelen melding Wbb art. 41Gewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:Afhandelen van meldingen en afgeven van beschikkingen op grond van de Wet bodembescherming(Wbb)Proceseigenaar:Programmaleider Bevoegd gezagProducteigenaar:BeschikkingverlenerDatum: 5-3-2008Status: versie 6.1Doelstelling van het proces: Afhandelen van meldingen en afgeven van een beschikking op grond van de Wbb, volgens wet enregelgeving binnen de gestelde termijnen, door het beoordelen van een nader onderzoek en/of een (deel)saneringsplan, eventueel vooraf gegaan door vooroverlegKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 18 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânIndicatoren:1 Tijd:1a percentage definitieve beschikkingen verkorte procedure en afdeling 3.4 Awb die binnen 15 weken naontvangst van de beschikkingsaanvraag zijn afgegeven1b percentage definitieve beschikkingen Onderhoudsbaggerwerken die binnen 4 weken na ontvangst vande beschikkingsaanvraag zijn afgegeven1c percentage definitieve beschikkingen Besluiten Uniforme Saneringen die binnen 5 weken na ontvangstvan de melding zijn afgegeven1d percentage definitieve beschikkingen Besluiten Uniforme Saneringen – tijdelijke uitplaatsing die binnen5 dagen na ontvangst van de melding zijn afgegevenWijze van meten:Ad 1 datum definitieve beschikking afgegeven - datum ontvangst beschikkingsaanvraag (exclusiefschorsing) in GlobisRisico's: - Overschrijden van de termijnen bij afgeven definitieve beschikking na ontvangenbeschikkingsaanvraag en afhandelen van meldingen- Bezwaren en beroepen die worden toegekend.- Ten onrechte toepassen van een verkorte procedure.- Beschikking is niet handhaafbaarBeheersing en verbetering: Beheersing van het proces door controle op naleving van wet- en regelgeving, termijnbewaking en hetvoeren van vooroverleg, informatieoverdracht in overleg, het meten van resultaten, dit evalueren eninvoeren van verbeteringen hiervan.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 19 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Vooroverleg enafstemmen2 Ontvangenbeschikkingsaanvraag3 Beoordelenbeschikkingsaanvraagop handhaafbaarheidVoeren van vooroverleg met derden (gemeente,adviesbureau e.d.).Bespreken of het nader onderzoek is uitgevoerdconform het bijbehorende protocol (SDU).Bespreken of het nader onderzoek en/of het (deel)saneringsplan voldoet aan dehandhaafbaarheidstoets en Kwalibo-eisen.Verzenden van een ontvangstbevestiging naontvangst van een beschikkingsaanvraag (ernst enspoedeisendheid en/of instemmen (deel)saneringsplan) door middel van een Verzendformulier Wet bodembescherming met bijbehorendestukken.Een exemplaar van de beschikkingsaanvraag /saneringsplan naar Toezicht sturen.Toetsen door Toezichthouder op handhaafbaarheidvan de aanvraag / saneringsplan.De toezichthouder overlegt met debeschikkingverlener over de handhaafbaarheid vanhet saneringsplan.Verzoek totvooroverlegHandhaafbaarheidstoetswebsite Bodem+BeschikkingverlenerBeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukkenProceduremedewerkerVerslag vooroverlegOntvangstbevestigingBeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukkenHandhaafbaarheidstoetsToezichthouderHandhaafbaarheidstoetsmetparaafToezichthouderKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 20 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output4 Beoordelenbeschikkingsaanvraagop volledigheid enKwaliboBeoordelen op volledigheid van een naderonderzoek en/of het (deel) saneringsplan en of aanKwalibo-eisen is voldaan.Eventueel verzoeken aan opdrachtgeveraanvullende gegevens op te sturen indien gegevensniet of onvolledig zijn aangeleverd.ófEventueel overgaan tot schorsen en schriftelijkverzoeken aan opdrachtgever aanvullendegegevens op te sturenBeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukkenWebsite Bodem+BeschikkingverlenerBeoordelingVerzoek tot sturenvan aanvullendegegevensófSchorsingsbrief(B040)Eventueel, in overleg met een jurist, niet inbehandeling nemen.Besluit5 Beoordelen welkeprocedure vantoepassing is(verkorte procedure isstandaard andersafdeling 3.4 Awb)Intern rondzenden voor goedkeuring.Beoordelen of de beschikkingsaanvraag voldoetaan de gestelde criteria van een verkorte procedure.Indien dit het geval is de procedure volgen vanafactiviteit 9.Controleren of er belanghebbenden zijn en of dezein hun belangen worden geschaad. Indien dit hetgeval is worden de activiteiten 6-8 uitgevoerd (*1).BeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukkenBeschikkingverlenerBeoordeling indefinitievebeschikkingReden van afwijzingverkorte procedurein ontwerpbeschikkingEventueel verzoeken aan opdrachtgeveraanvullende gegevens op te sturen indien gegevensniet of onvolledig zijn aangeleverd.ófEventueel overgaan tot schorsen en schriftelijkverzoeken aan opdrachtgever aanvullendegegevens op te sturenVerzoek tot sturenaanvullendegegevensófSchorsingsbrief(B040)Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 21 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output6*17*18*1Extra activiteiten bijprocedure volgensafdeling 3.4 AwbOpstellen ontwerpbeschikkingTerinzagelegging enpubliceren ontwerpbeschikkingEventueel:Verwerken zienswijzen9 Opstellen definitievebeschikkingInhoudelijk beoordelen van debeschikkingsaanvraag met de bijbehorendestukken.Opstellen van een ontwerp beschikking.Intern rondzenden voor goedkeuring.Vaststellen wie een afschrift moeten ontvangen.Versturen van de ontwerp beschikking naar debetrokkenen met begeleidende brief en de ontwerpbeschikking publiceren en terinzageleggen voor 6weken bij Provincie en gemeenten.Nieuwe relevante stukken en gegevens moetenworden aangevuld bij de terinzagelegging. Determijn van 6 weken begint dan niet opnieuw.Verwerken van de zienswijzen, die mondeling ofschriftelijk kunnen worden ingediend.Intern rondzenden voor goedkeuringOpstellen van een definitieve beschikking binnen 15weken na ontvangst van de beschikkingsaanvraagmet bijbehorende stukken, exclusief schorsingZienswijzenBeschikkingverlenerBeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukken(zie 5.)BeschikkingsaanvraagmetbijbehorendestukkenHandhaafbaarheidstoetsOntwerp beschikkingBeschikkingverlenerProcedurefunctionarisBeschikkingverlenerOntwerp beschikking(M-stuk)Terinzage gelegdeontwerp beschikkingPublicatieSG-stuk bijverwerkenzienswijzenDefinitievebeschikking(M-stuk)ófOntwerp beschikkingbij afdeling3.4 Awb (zie 8)Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 22 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output10 Publiceren en versturendefinitieve beschikkingVersturen van een definitieve beschikking naar demelder \ aanvrager \ opdrachtgever en debetrokkenen. De indieners van zienswijzen engemeenten ontvangen een afschrift.DefinitievebeschikkingProcedurefunctionarisVerzendingPubliceren van de definitieve beschikking. Termijnvan terinzagelegging bedraagt 6 weken.In beroep moet gegaan worden bij de Afdelingbestuursrechtspraak van de Raad van State bijafdeling 3.4. (afhandelen volgens werkinstructieB01-05)PublicatiedefinitievebeschikkingBezwaren kunnen worden ingediend bij eenVerkorte procedure. (afhandelen volgenswerkinstructie MB01-08)Uitvoeren Kadastrale registratie naar aanleiding vande beschikking.AantekeningKadastraleregistratieArchiveren van dossier.ProductdossierArchiveringKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 23 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB7: Uitvoeren van toezicht bodemsaneringenZie ook wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:• Procesbeschrijving: MB8 Uitvoeren van handhaving saneringen• Provinciaal milieu verordening• Wet bodembescherming• Globis• Historisch Bodembestand (in Globis)• MB 00-04 Route documenten• MB 06-01 Routing, inboeken en ontvangst bevestigen poststukken• MB 06-02 Verwerken uitgaande documenten• MB-07-02 Meldingsformulier Uitvoering Bodemsanering• Notitie Toezicht en Handhaving bij bodemsaneringen in Fryslân (9 maart 2004)• Handhavingsprogramma• Toezichtregels Bodem• MB-07-01 Handreiking Adequate Handhaving Wbb, SIKB, CONCEPT, VERSIE 5.2 – 4 juli 2006• MB-07-03 vervolgafspraken gedoogsituaties bodem• Notitie Gedogen in Fryslân, kader voor het provinciale gedoogbeleid; PS 21 juni 2006• MT 01-15 Omgaan met gedoogsituaties• Besliskader en- model voor beëindiging grondwatermonitoring in de provincie Fryslân (22 november 1999)• Beslismodel voor evaluatie- en beëindiging van bodemsaneringen (april 2004, versie 2)• Milieuinformatiesysteem (bedrijvenlijst)• Handhavingsuitvoeringsmethode Wbb, deel 1 landbodemsanering; versie 6.1 SIKB (HUM Wbb)• Kwalibo ( inwerkingtredeng: http://www.senternovem.nl/Bodemplus/bodembeheer/kwalibo/fasering.asp,erkenning: http://www.senternovem.nl/Bodemplus/verklaringen/erkenningen/index.aspNaam proces:Uitvoeren van toezicht saneringenProceseigenaar:Beleidsmedewerker Toezicht en HandhavingProducteigenaar:Medewerker Toezicht en HandhavingDatum: 5 maart 2008Status: versie 6.2Gewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 24 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânDoelstelling van het proces:Indicatoren:Uitvoeren van planmatige (her)controles bij bodemsaneringen, naar aanleiding van een melding uitvoeringbodemsanering of een ingediende klacht of verzoek, op zodanige wijze dat voldaan wordt aan hetsaneringsplan, de beschikking Wbb, de termijnen die de wet stelt en dat de kwaliteit van het productvoldoende is, zodat financiële-, milieu- en veiligheidsrisico’s worden beperkt, waarbij constateringen wordenvermeld in een inspectiebrief en in de beschikking op het evaluatieverslag.1 Wet- en regelgeving en beleid1 kengetallen toezichtactiviteiten2 Tijd2a. Tijd tussen enkelvoudig inspectiebezoek en het verzenden van de inspectiebrief (2 weken)2b. Tijd tussen ontvangen van het evaluatieverslag en de beschikking op evaluatieverslag ( 8 weken) eneventueel op nazorgplan (15 weken)Wijze van meten:Ad 1. periodieke rapportage; aantal beschikkingen, aantal meldingen, aantal inspecties, aantalinspectiebrieven, aantal instemmingbrieven/ beschikkingen evaluatieverslag, aantal beschikkingen opnazorgplan (Globis)Ad 2a. controle op datum verzenden inspectiebrief en datum inspectiebezoek (Globis).Ad 2b. controle op datum verzenden beschikkingen evaluatieverslag en datum ontvangst vanevaluatieverslag en/of nazorgplan(Globis)Risico's: - Melding uitvoering bodemsanering wordt te laat of niet gedaan.- Beschikking op het saneringsplan ten onrecht verleend of technisch niet uitvoerbaar en daardoor niethandhaafbaar.- Niet tijdig verlenen van beschikking op evaluatieverslag en/of nazorgplanBeheersing en verbetering: - Beheersing door adequaat plannen en termijnen te bewaken- Door het meten van resultaten en de meetresultaten evalueren (Marap’s en Handhavingsrapportage)worden verbeteringen ingevoerd.- In het handhavingsuitvoeringsprogramma worden afspraken gemaakt over verificatie- engrondstroomonderzoeken.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 25 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Ontvangen meldingaanvangbodemsanering2 Inplannen inspectiebezoekVersturen van een ontvangstbevestiging naontvangen van het meldingsformulier ‘Uitvoeringbodemsanering’.Overdragen kopie meldingsformulier aanmedewerker Toezicht en Handhaving.Inplannen van een inspectiebezoek en toevoegenvan het meldingsformulier aan hetinspectiedossier. Globis bijwerken. Controleuitvoeren in MilieuinformatiesysteemFax naar gemeente, waterschap, RMTControle op (Kwalibo) erkenning Bodem+.Meldingsformulier‘UitvoeringBodemsanering’(website)kopiemeldingsformulierMilieuinformatiesysteemwebsite Bodem+ProceduremedewerkerMedewerkerToezicht enHandhavingOntvangstbevestigingkopiemeldingsformulierPlanning (digitaalplanbord)Map "Startsanering”FaxGlobis bijgewerktVolgen van procedure Handhaving indien eensanering bekend wordt, waarvan geen of te laatmelding (minimaal 2 weken voor aanvangsanering) is gedaan.H103 Inspectie voorbereiden Bestuderen van het dossier aan de hand van eeninspectieformulier op volledigheid enaandachtpunten.Vullen van een inspectiedossier met hetinspectieformulier, meldingsformulier, beschikkingWbb, aantekeningen van de toezichthouder en\ofprojectleider en informatie van eenbeschikkingverlener.H10Beschikking Wbb(ernst enspoedeisendheiden/ofsaneringsplan) \BUS meldingInspectieformulierBeschikkingSaneringsplanInformatieBeschikkingverlenerMedewerkerToezicht enHandhavingBevindingen opInspectieformulierInspectiedossierKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 26 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output4 Inspectie uitvoeren Controleren op de saneringslocatie op uitvoerenvan een sanering volgens saneringsplan of BUSmelding,PMV, aan de hand van eeninspectieformulier, het maken van aantekeningenen foto’s.InspectieformulierInspectiedossierMedewerkerToezicht enHandhavingAantekeningen opinspectieformulierFoto'sinvoeren in Globis(H70)Beoordelen of bij afwijking van het saneringsplaneen gedoogbeschikking moet worden afgegeven.Gedoogbeschikking publiceren.GedoognotitieHandreiking HandhavingWbbToezichtregelsBodemAantekeningen opinspectieformulierGedoogbeschikkingPublicatieGewijzigde veldcode5 Rapporteren vanbevindingenUitvoeren van een vervolgcontrole bij langdurendeprojecten (saneringen die langer dan een weekduren).H10Schrijven van een Inspectiebrief aan de hand vande bevindingen en beoordelingen in hetinspectieverslag, binnen twee weken nainspectiebezoek. Beoordelen of afwijkingengemotiveerd toelaatbaar zijn. Het inspectieverslagwordt in het inspectiedossier gevoegd.H10Planning (planbordTussentijdsemeldingenIngevuldinspectieformulierEventueelaanvullendeinformatieMedewerkerToezicht enHandhavingdie de inspectieheeftuitgevoerdAantekeningen opinspectieformulierFoto'sInspectieverslagInspectiebrief(M-stuk))Intern rondzenden voor goedkeuring.Handhavend optreden bij ontoelaatbareafwijkingen.(zie procesbeschrijving MB8Handhaving bodemsanering). Aan Bodem+melden als een Kwalibo erkend bedrijf niet aaneisen voldoet.Ontoelaatbareafwijkingwebsite Bdem+Brief naar Bodem+Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 27 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output6 VerzendenInspectiebriefVerzenden Inspectiebrief naar betrokkenen. Inspectiebrief ProcedurefunctionarisVerzendingInspectiebrief7 Controleren vantermijnenVier-maandelijks bewaken (Marap periode) van determijn waarbinnen een evaluatierapport / verslagmoet worden ingediend (3 maanden na afrondensanering).Verzoeken aan de opdrachtgever hetevaluatierapport te versturen als de termijn isoverschreden middels een herinneringsbrief.B50ExcelDatum ontvangstevaluatierapport(Globis)MedewerkerToezicht enHandhavingHerinneringsbriefHandhavend optreden indien aan verzoek geengehoor wordt gegeven (zie procesbeschrijvingHandhaving bodemsanering).8 BeoordelenevaluatieverslagBeoordelen op volledigheid, Kwalibo en opafwijkingen ten opzichte van het saneringsplan inhet evaluatieverslag, aan de hand van het dossieren het inspectieverslag.Beoordelen of verificatieonderzoek nodig is.Opstellen schorsingsbrief als evaluatieverslagonvolledig is.EvaluatieverslagProjectdossierBeoordelingMedewerkerToezicht enHandhavingBeoordelinginvoeren in Globis(H70)SchorsingsbriefKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 28 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output9 Opstellen beschikkingevaluatieverslagOpstellen beschikking evaluatieverslag nabeoordelen van het evaluatieverslag (binnen8 weken, exclusief schorsing, na ontvangst vanhet evaluatieverslag).Intern rondzenden voor goedkeuring.Beoordelen of er een restverontreiniging is, danmoet de saneerder, indien noodzakelijk, eennazorgplan indienen (zie stap 11)BeoordelingMedewerkerToezicht enHandhavingBeschikkingevaluatieverslag(GS-stuk)Beoordeling ofnazorgplan nodig is10 VerzendenbeschikkingevaluatieverslagEventueel11 Opstellen beschikkingop NazorgplanHandhavend opgetreden indien ontoelaatbareafwijkingen zijn geconstateerd (zieprocesbeschrijving Handhaving bodemsanering).Verzenden beschikking evaluatieverslag naaropdrachtgever en contour aanpassen in Globis.Uitvoeren Kadastrale registratie.Publiceren van de beschikkingArchiveren dossier.Indien een Nazorgplan noodzakelijk is, moet ditbinnen 6 maanden na vaststellen van debeschikking op het evaluatieverslag door desaneerder worden ingediend. Een Nazorgplan kanook in combinatie met het evaluatieverslag wordeningediend.Een beschikking op het Nazorgplan moet 15weken na ontvangst worden afgegeven.ConstateringafwijkingenBeschikkingevaluatieverslagProductdossierNazorgplanProcedurefunctionarisHandhavendoptredenVerzendingbeschikkingevaluatieverslagKadastraleregistratiePublicatieArchiveringToezichthouder Beschikking opNazorgplan (ofcombinatie metbeschikking opevaluatieverslag)Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 29 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB8: Uitvoeren van handhaving bodemsaneringenZie ook wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:- Procesbeschrijving Uitvoeren van toezicht saneringen- Provinciale milieuverordening- Wet bodembescherming- Wet milieubeheer- Fries draaiboek Handhaving milieuwetgeving (vastgesteld door Fries Milieuoverleg 11 oktober 2001, gewijzigd januari 2005)- Notitie Toezicht en Handhaving bij bodemsaneringen in Fryslân (9 maart 2004)- Handhavingsuitvoeringsmethode Wbb, deel 1 landbodemsanering; versie 6.1 SIKB (HUM Wbb)- MB 00-04 Route documenten- Globis- Bronnenbestand FryslânNaam proces:Uitvoeren van handhaving saneringenProceseigenaar:Beleidsmedewerker Toezicht en HandhavingProducteigenaar:Medewerker Toezicht en HandhavingDatum: 5 maart 2008Status: Versie 3.5Doelstelling van het proces: Ongedaan maken van geconstateerde overtredingen, zo snel als mogelijk, door middel van het opstellenvan een waarschuwingsbrief en zo nodig door middel van het opleggen van bestuursdwang- ofdwangsombeschikking of inschakelen van de Milieupolitie zo dat voldaan wordt aan het saneringsplan, debeschikking, de termijnen die de wet stelt en dat de kwaliteit van het product voldoende is, zo datfinanciële-, milieu- en veiligheidsrisico’s worden beperkt.Indicatoren:1 wet- en regelgeving en beleid1. kengetallen handhavingsactiviteiten2 tijd2.a) tijd tussen het constateren van een overtreding en het versturen van een waarschuwingsbrief(binnen een week)2.b) tijd tussen uitvoeren hercontrole en plandatum hercontroleWijze van meten:Ad 1. controle op aantal inspectiebezoeken; aantal waarschuwingsbrieven / inspectiebrieven verstuurd perjaar ten opzichte van aantal goedgekeurde saneringsplannen; aantal keren milieupolitie ingeschakeldAd 2. Controle op tijd tussen verzenden waarschuwingsbrief I en uitvoeren hercontroleRisico's:- Bij kortdurende saneringen duurt het opleggen van een bestuursrechtelijke sanctie te lang.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 30 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânBeheersing en verbetering:- Beheersing door adequaat plannen en termijnen te bewaken- Door het meten van resultaten en de meetresultaten evalueren (Marap’s en Handhavingsrapportage)worden verbeteringen ingevoerd.- In het handhavingsuitvoeringsprogramma worden afspraken gemaakt over verificatie- engondstroomonderzoeken.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 31 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Constateren overtreding Binnen een week versturen van eenWaarschuwingsbrief na constateren, tijdens een(eerste) toezicht inspectie, dat beschikkingen,saneringsplannen en relevante wet- enregelgeving niet zijn uitgevoerd of nageleefd.Intern rondzenden voor goedkeuring.Na goedkeuring de brief ook als fax naar deopdrachtgever/uitvoerder sturen.InspectieverslagMedewerkerToezicht- enHandhavingWaarschuwingsbriefI(M-stuk)FaxInplannen hercontrole.ExcelPlanning2 Vaststellen aard vanovertreding3 Vaststellen of eenkernbepaling ofkernvoorschrift wordtovertreden(zie ook procesbeschrijving Toezicht sanering,activiteit 5; Versturen van een Inspectiebrief alsvolgens relevante wet- en regelgeving isgehandeld)Vaststellen óf er sprake is van een spoedeisendesituatie óf een ernstige overtreding óf er sprake isvan recidive óf een ernstige structureleovertreding. (zie bijlage 7 van de Notitie)Treffen van (bestuursrechtelijke) maatregelingenindien één van bovengenoemde overtredingengeldt.Intern rondzenden voor goedkeuring.Vaststellen overtreden van een kernbepaling ofkernvoorschrift.Inlichten van de Milieupolitie indien eenkernbepaling wordt overtreden.WaarschuwingsbriefISpecifiekebeschikkingNotitie T&H bijbodemsanering inFryslânVaststelling aardovertredingWaarschuwingsbriefISpecifiekebeschikkingMedewerkerToezicht- enHandhavingJuristMedewerkerToezicht- enHandhavingVaststelling aardovertreding(Bestuursrechtelijke)maatregel(HG-stuk)Melding naarMilieupolitieHandhavend optredenMeldingMilieupolitieProces verbaalKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 32 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output4 Uitvoeren hercontrole Uitvoeren hercontrole volgens planning, zoalsbeschreven staat bij de procesbeschrijvingToezicht.Controleren of de eerder geconstateerdeovertredingen tijdens de desbetreffendebodemsanering volgens afspraak is verholpen.Rapporteren van alle bevindingen.5 Opstellen Inspectiebriefof WaarschuwingsbriefOpstellen en versturen van een Inspectiebrief alsvolgens afspraken in Waarschuwingsbrief I isgehandeld.Intern rondzenden voor goedkeuring.Versturen van een Waarschuwingsbrief inoverleg met jurist en milieupolitie (maatwerk) naopnieuw constateren van de overtreding ondanksvoorafgaande waarschuwingen en afsprakennaar de opdrachtgever.Intern rondzenden voor goedkeuring.Inlichten G.S.PlanningWaarschuwingsbriefIInspectieverslagMedewerkerToezicht- enHandhavingMedewerkerToezicht- enHandhavingInspectieverslagInspectiebrief II(M-stuk)WaarschuwingsbriefII(M-stuk)Melding6 Handhavend optredenna vaststellen nogbestaan overtredingAfhandelen van een nieuwe overtreding volgensactiviteit 2 Handhaving sanering.Opleggen (bestuursrechtelijke) sanctiesSG-stuk intern rondzenden voor goedkeuringWaarschuwingsbriefIIMedewerkerToezicht- enHandhaving(Bestuursrechtelijke)sanctieHandhavend optreden.MeldingMilieupolitieProces verbaalKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 33 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB9: Afhandelen van ongewone voorvallen Wet bodembeschermingZie ook wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:• MB-09-01 Stroomschema bodemcalamiteiten• MB-09-02 werkinstructie nieuw geval• Provinciale Milieuverordening• Wet bodembescherming• Wet milieubeheer• Handhavingsuitvoeringsmethode Wbb, deel 1 landbodemsanering, Taak 3 Zorgplicht saneringen; versie 6.1 SIKB (HUM Wbb)• Globis• Historisch Bodembestand (in Globis)• Bellijst bodemcalamiteiten• e-mail postbus bodemcalamiteiten@fryslan.nlNaam proces:Afhandelen van ongewone voorvallen Wet bodembeschermingProceseigenaar:Beleidsmedewerker Toezicht en Handhaving MilieubeleidProducteigenaar:Medewerker Toezicht en Handhaving MilieubeleidDatum: 5 maart 2008Status: Versie 3Doelstelling van het proces: Op technisch-, juridisch- en organisatorisch verantwoorde wijze behandelen en afhandelen van eenongewoon voorval volgens de geldende wet- en regelgevingIndicatoren:1. Aantal gemelde ongewone voorvallen via bodemcalamiteiten@fryslan.nl2. Aantal afgehandelde ongewone voorvallenWijze van meten:1. Controle op aantal gemelde ongewone voorvallen Wbb via bodemcalamiteiten@fryslan.nl (in workflow)2. Controle op aantal instemmingsbrieven op evaluatieverslagen (beoordelingen plannen van aanpak) inworkflowRisico's: - Ongewone voorvallen worden niet gemeld extern of intern- Piketambtenaar Milieu heeft weinig ervaring om ongewoon voorval volgens doelstelling af te handelen- Middelen functioneren niet goedBeheersing en verbetering: - Jaarlijkse evaluatie in jaarverslag van behandelen en afhandelen van ongewone voorvallen optechnisch-, juridisch- en organisatorisch verantwoorde wijze- jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de middelen (werkinstructie, e-mail postbus)Gewijzigde veldcodeKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 34 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Ontvangen meldingmilieuklacht2 Beoordelen meldingmilieuklacht3 Beoordelen meldingongewoon voorval4 Overdragenmelding ongewoonvoorvalOntvangen van een melding (milieuklacht) buitenkantooruren door de dienstdoende piketambtenaarMilieu, via het Milieualarmnummer (MAN) (volgensMT4).Beoordelen aan de hand van het stroomschemabodemcalamiteiten of het een melding “ongewoonvoorval Wbb” betreft (art. 30 Wbb: behandel of leid).Beoordelen of de melding ongewoon voorval:1. aleen geregistreerd hoeft te worden2. buiten kantoor uren afgehandeld kan worden doorde piketambtenaar Milieu of derden3. buiten kantooruren direct door een medewerker vanafdeling Bodem afgehandeld moet worden4. tijdens kantooruren door de medewerker Toezichten Handhaving Bodem afgehandeld kan wordenIndien de melding ongewoon voorval direct, buitenkantoortijden, door een medewerker van afdelingMilieubeleid afgehandeld moet worden wordt demelding telefonisch overgedragen aan een persoon opde bellijst BodemcalamiteitenOverdragen van de melding ongewoon voorval aan demedewerker Toezicht en Handhaving Milieubeleid doormiddel van een mail naarbodemcalamiteiten@fryslan.nl.meldingmilieuklachtgeregistreerdemilieuklachtstroomschemabodemcalamiteitenbeoordeeldemilieuklachtbellijstmeldingongewoon voorvalPiketambtenaarMilieuPiketambtenaarMilieuPiketambtenaarMilieuPiketambtenaarMilieugeregistreerdemilieuklacht inGmisXPbeoordeeldemilieuklachtbeoordeeldemeldingongewoon voorvaltelefonischemeldingmail ongewoonvoorval viabodemcalamiteiten@fryslan.nlGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 35 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en Lân5 Ontvangen meldingongewoon voorvalBodem6 Besluitenafhandelingongewoon voorval7 Verzoek totindienenrapportages8 Beoordelenafhandelingongewoon voorvalOntvangen van meldingen ongewoon voorval pertelefoon, mail of post.Dagelijks de e-mail postbus bodemcalamiteiten@fryslan.nlopenen en controleren op meldingen.Registreren van het ongewoon voorval in Globis (M20)De eerstvolgende werkdag na ontvangst van demelding besluiten welke afhandeling van hetongewone voorval volgens art. 13 Wbb en HUM moetplaatsvinden.Toezien op uitvoering afhandeling.(Schriftelijk) verzoeken aan veroorzaker, eenbodemonderzoeksrapport en/of plan van aanpak ofevaluatieverslag in te dienen, binnen een bepaaldtermijn (situatieafhankelijk).Afspraak vastleggen in workflow.Beoordelen over het resultaat van het afhandelen vanhet ongewoon geval., aan de hand van hetbodemonderzoeksrapport en/of plan van aanpak ofevaluatieverslag, opgesteld door of in opdracht van deveroorzaker.telefoon, mail ofpost ongewoonvoorvalmeldingafhandelingverzoekRapportenveroorzakerMedewerkerToezicht enHandhavingMedewerkerToezicht enHandhavingMedewerkerToezicht enHandhavingMedewerkerToezicht enHandhavingontvangenmeldingongewoon voorvalregistratie meldingin workflowregistratieafhandeling inworkflowverzoek mettermijnregistratie inworkflowRegistratiebeoordeling inGlobisGewijzigde veldcode9 VerzendenInstemmingsbriefOpstellen Instemmingsbrief.Intern rondzenden voor goedkeuringVerzenden Instemmingsbrief naar opdrachtgever encontour aanpassen in BIS.Archiveren dossier.sjablooninstemmingsbriefInstemmingsbrief(M-stuk)Instemmingsbrief FO medewerker VerzendingInstemmingsbriefcontour in BISKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 36 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânIII FINANCIËLE PROCESSENMB10: Uitvoeren van het MeerjarenprogrammaZie ook wet- en regelgeving en werkinstructies:• Meerjarenprogramma (MJP)• Wet Bodembescherming• Regeling financiële bepalingen• WsvISV• GlobisNaam proces:Uitvoeren van het Meerjarenprogramma (MJP)Proceseigenaar:Afdelingshoofd Milieubeleid als BudgethouderProducteigenaarProgrammaleiderDatum: 5 maart 2008Status: versie 2.3Doelstelling van het proces: Behalen van de doelstellingen van het (vijfjarige) Meerjarenprogramma door het uitvoeren van eenjaarplan in het afdelingsplan, en deze te monitoren en bij te stellen.Indicatoren:1 Aantal gerealiseerde producten2 Budget onder- of overschrijding3 Tijd:- Concept jaarplan gereed voor 1 januari;- Monitorgegevens verzonden naar RIVM voor 15 januari;- Voorjaarsrapportage gereed voor 1 juni (monitoring-jaarplan);- Najaarsrapportage gereed voor 1 oktober (monitoring-jaarplan);- Rapportage naar VROM verstuurd voor 1 mei.Wijze van meten:Ad 1. Aantal saneringen en onderzoeken die zijn verzameld voor de periodieke rapportages uit Globisvergelijken met aantal onderzoeken en saneringen die zijn beschreven in jaarplanning en dewerkvoorraad.Ad 2. De budgetgegevens van de periodieke rapportages uit Excel, Globis en Fis4All vergelijken met debegroting van de jaarplanning.Ad 3. Controle op datum van opstelling en verzenden van de rapportages.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 37 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânRisico's: - Doelstelling van het Meerjarenprogramma en het jaarplan W&W niet haalbaar, omdatbudgettoekenning c.q. kasritme door VROM niet toereikend is.- Onvoldoende zicht op financiële gegevens, omdat er meerdere systemen worden gebruikt voor hetfinanciële beheer (Globis en Fis4All).- Afwijkende data in Globis, door interpretatie verschillen en afwijken van het invoerprotocol.Beheersing en verbetering: Beheersing van het proces door monitoren van de voortgangsgegevens van het uitvoeren van eenjaarplanning en de werkvoorraad en door bij te stellen in een nieuwe jaarplanning, zodat de doelstellingvan het Meerjarenprogramma kan worden behaald, meten van resultaten, meetresultaten evalueren enverbeteringen doorvoeren.Een jaarplan W&W is de basis voor het afdelingsplan.Nr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Opstellen conceptjaarplanOpstellen van een concept jaarplan aan dehand van het 5 jarige Meerjarenprogramma.-Voortgangsrapportagesvorigejaarplan-Financieel overzichtWbb Programma-Wbb Programma-VROM budget metkasritme2 Vaststellen jaarplan Vaststellen van het jaarplan in afdelingsplan. Concept jaarplanW&W3 Uitvoeren jaarplan (Laten) uitvoeren van onderzoeken ensaneringen volgens jaarplan.Financieel beheren van Wbb Programma.Jaarplan W&WB 07-S01ProgrammaleiderAfdelingshoofd enProgrammaleidersBodemProgrammaleiderProjectleidersFinancieelbeheerderBudgethouderConcept jaarplanVastgesteldjaarplan inafdelingsplanVoortgangsgegevensuitgevoerdeonderzoeken ensaneringen inGlobis en Fis4AllKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 38 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output4 Monitoren Monitoren van de voortgang van het uitvoerenvan de jaarplan en na evaluatie (laten)uitvoeren van aanvullende projectgebondenacties.5 Opstellenvoortgangsrapportagesintern6 Verzendenmonitorgegevens extern7 Opstellen VROMrapportageRapporteren van de financiële stand vanzaken van het Wbb Programma volgensactuele P&C-cyclusVerzenden van de monitorgegevens (mutatiesin Globis van het afgelopen kalenderjaar) naarRIVM, met behulp van de RIVM-tool.Opstellen van voortgangsrapportage aanVROM over de uitvoering van hetMeerjarenprogramma en de afname van dewerkvoorraad, op basis van de door RIVMbewerkte en teruggestuurde monitorgegevensen op basis van de provinciale financiëlegegevens, over het voorgaande kalenderjaar.8 Bijstellen Maken van een concept voor de volgendejaarplan aan de hand van devoortgangsrapportages (zie stap 1).- Voortgangsgegevensuitgevoerdeonderzoeken ensaneringen inGlobis en Fis4All- Financieelmaandoverzicht- FinancieelmaandoverzichtMonitorgegevens(blauwe vakjes inGlobis)BewerktemonitorgegevensRIVMVoortgangsrapportagesVoortgangs-RapportagesProgrammaleiderFinancieelbeheerderFinancieelbeheerderFunctioneelbeheerderProgrammaleiderFunctioneelbeheerderFinancieelbeheerderProgrammaleiderOverzicht vanprojectgebondenactiesP&C rapportagesVerzendingmonitorgegevensVROM rapportageConcept volgendjaarplanKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 39 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB11: Afgeven van beschikkingen op grond van de bedrijvenregelingZie wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:• Besluit financiële bepalingen bodemsanering (15 december 2005)• Regeling financiële bepalingen bodemsanering (16 december 2005)• Algemene subsidieverordening provincie Fryslân (Binnenspiegel)• Algemene wet bestuursrecht• MB 00-04 Route documenten• MB 06-01 Routing, inboeken en ontvangst bevestigen poststukken• MB 06-02 Verwerken uitgaande documenten• MB-11-01 Checklist subsidieverlening bedrijvenregeling• MB-11-02 Checklist subsidievaststelling bedrijvenregeling• MB-11-03 Controleprotocol rechtmatigheid Bedrijvenregling• GlobisGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeGewijzigde veldcodeNaam proces:Afgeven van beschikkingen op grond van de bedrijvenregelingProceseigenaar:Programmaleider Bevoegd gezagProducteigenaar:BeschikkingverlenerDatum: 5 maart 2008Status: versie 3.2Doelstelling van het proces: Verlenen van beschikkingen subsidieverlening en beschikkingen subsidievaststelling binnen de gesteldetermijnen op grond van het besluit financiële bepalingen bodemsanering, ten behoeve van de sanering vande bodem van in gebruik zijnde en blijvende bedrijfsterreinen.Indicatoren:1. Wet- en regelgeving en beleid:1 toegekende bezwaren.2 Tijd:2a. percentage beschikkingen subsidieverlening afgegeven binnen 13 weken na ontvangst aanvraagsubsidieverlening.2b. percentage beschikkingen subsidievaststelling afgegeven binnen 13 weken na ontvangst aanvraagsubsidievaststelling.2c. aantal subsidies uitgekeerd binnen 8 weken na afgeven van vaststellingsbeschikkingen subsidie.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 40 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânWijze van meten:Ad 1. controle op het aantal toegekende bezwaren ten opzichte van aantal bezwaren.Ad 2a. controle op aantal beschikkingen subsidieverlening, aantal aanvragen subsidieverlening, controle opde datum van verlenen van een beschikking subsidieverlening ten opzichte van de datum ontvangst van deaanvraag subsidieverlening per kwartaal in Globis.Ad 2b. controle op aantal beschikkingen subsidievaststelling, aantal aanvragen subsidievaststelling,controle op de datum van verlenen van een beschikking subsidievaststelling ten opzichte van de datumontvangst van de aanvraag subsidievaststelling per kwartaal in Globis.Ad 2c. controle op aantal beschikkingen subsidievaststelling, aantal uitkeringen van subsidie, de datum vanuitkeren van subsidie ten opzichte van de datum van verlenen van beschikkingen subsidievaststelling perkwartaal in Globis en Fis4All.Risico's: - Onvolledig toetsen op geldende voorwaarden binnen de beschikbare uren- Onbekend hoe de financiën geregeld worden door VROM.- Onbekend of bij gegrond bezwaar extra geld door VROM wordt verstrekt.- Niet tijdig ontdekken dat een aanvraag niet volledig is; kans op overschrijding termijnen.- Er kan veel tijd zitten tussen subsidie verlening en subsidie verstrekking.Beheersing en verbetering: Beheersen van het proces door controle op wet- en regelgeving en beleid, termijnenbewaking en controleop schorsingen, het meten van resultaten, het evalueren van meetresultaten en invoeren vanverbeteringen.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 41 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie OutputSubsidieverlening1 Voeren van vooroverleg Voeren van vooroverleg met eeneigenaar/erfpachter.2 Ontvangen aanvraagsubsidieverlening3 Controleren van deaanvraagsubsidieverlening4 Opstellen conceptbeschikking5 Reserveren gelden doorVROM 1Verzenden van een ontvangstbevestiging naontvangst van een aanvraag totsubsidieverlening naar de eigenaar/erfpachter.Registreren van een aanvraag in GlobisControleren op volledigheid en inhoudelijkbeoordelen van de aanvraag.Uitvoeren rechtmatigheidstoets door invullenchecklistOvergaan tot schorsing bij een onvolledigeaanvraag. Verzoeken tot verzenden vanaanvullingen.Opstellen van een concept beschikking metvoorwaarden voor reservering gelden. Invullenbijlage 8 van de Regeling.Intern rondzenden voor goedkeuring.Verzenden van de concept beschikking enbijlage naar Bodem+.Schriftelijk reageren, na ontvangst conceptbeschikking, of er, en hoeveel geld wordtgereserveerd door VROM.Verzoek tot BeschikkingvooroverlegverlenerAanvraagformulier Proceduresubsidieverlening medewerkerVerslag vooroverlegAanvraagformuliersubsidieverleningVerslag vooroverlegchecklistAanvraagformuliersubsidieverleningVerslag vooroverlegConceptbeschikkingBeschikkingverlenerBeschikkingverlenerBodem+VerslagOntvangstbevestigingRegistratie in GlobisOordeelingevulde checklistin dossierVerzoek totaanvullingenConceptbeschikking enbijlage 8 naarBodem+(M-stuk)Schriftelijke reactieBodem+1 cursieve tekst is externKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 42 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output6 Opstellen beschikkingop aanvraagsubsidieverleningOpstellen van een definitieve beschikking opaanvraag subsidieverlening, binnen 13 wekenna ontvangst van de aanvraagsubsidieverlening, na ontvangst van de reactievan Bodem+.Intern rondzenden voor goedkeuring.Concept beschikkingmetreactie Bodem+BeschikkingverlenerDefinitievebeschikking opsubsidieverlening(M-stuk)7 Verzenden beschikkingop aanvraagsubsidieverleningVoorschotverstrekking8 Ontvangen aanvraagVoorschotverstrekking9 Opstellen beschikkingVoorschotverstrekking10 Verzenden beschikkingtotVoorschotverstrekking11 Verstrekking vanvoorschotSubsidievaststellingVerzenden definitieve beschikking naar deaanvrager.Verzenden van een ontvangstbevestiging naontvangst van een aanvraag totVoorschotverstrekking naar de eigenaar/erfpachter.Registreren van een aanvraag in GlobisControleren op volledigheid en inhoudelijkbeoordelen van de aanvraag.De hoogte van het voorschot bepalen.Opstellen beschikking totVoorschotverstrekking binnen 8 weken naontvangst aanvraag.Verzenden definitieve beschikking naar deaanvrager.Voorschot uitkeren binnen 8 weken na afgevenbeschikking tot VoorschotverstrekkingDefinitievebeschikking opsubsidieverlening- aanvraag totVoorschotverstrekking- FinanciëlezekerheidstellingBeschikking totVoorschotverstrekkingBeschikking totVoorschotverstrekkingProcedurefunctionarisProceduremedewerkerBeschikkingverlenerProcedurefunctionarisFinancieel medewerkerVerzendingdefinitievebeschikkingaanvraag totVoorschotverstrekkingOntvangstbevestigingBeschikking totVoorschotverstrekkingVerzendingBeschikking totVoorschotverstrekkingVerstrekkking vanvoorschotKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 43 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output12 Ontvangen aanvraagsubsidievaststelling13 Controleren van deaanvraagsubsidievaststelling14 Opstellen beschikkingop aanvraagsubsidievaststelling15 Verzenden beschikkingop aanvraagsubsidievaststellingUitbetalingVerzenden van een ontvangstbevestiging, naontvangst aanvraag tot subsidievaststelling vaneen eigenaar/erfpachter na het uitvoeren vaneen sanering.Registreren aanvraag in Globis.Controleren op volledigheid en inhoudelijkbeoordelen van de aanvraag.Controleren of de aanvraag tot subsidievaststelling binnen 8 weken na afronding vande sanering is ingediend en of er reeds eenvoorschot is verstrekt.Uitvoeren rechtmatigheidstoets door invullenchecklistOpstellen van een beschikking opsubsidievaststelling binnen 13 weken naontvangst van de aanvraag subsidievaststellingen benoemen van het uit te keren bedrag.Intern rondzenden voor goedkeuringVerzenden definitieve beschikking naar deaanvrager.AanvraagformuliersubsidievaststellingAanvraagformuliersubsidievaststellingDefinitievebeschikking opsubsidieverleningchecklistAanvraagformuliersubsidievaststellingDefinitievebeschikking opsubsidieverleningDefinitievebeschikking opsubsidievaststellingProceduremedewerkerBeschikkingverlenerBeschikkingverlenerProcedurefunctionarisOntvangstbevestigingRegistratie in GlobisOordeelingevulde checklistin dossierBeschikking opsubsidievaststelling(M-stuk)Verzendingdefinitievebeschikking opsubsidievaststellingKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 44 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output16 Eventueel:Opstellen aanvraagvoorschot bij VROM opde Rijksbijdrage vanVROMDe Provincie kan onder voorwaarden eenvoorschot bij VROM aanvragen op deRijksbijdrage ter vergoeding van subsidie enverstrekking voorschotten in het kader van deBedrijvenregeling.Invullen van bijlagen 4, 5 en 8 van de Regeling.Opsturen van de definitieve beschikking opsubsidievaststelling dan welvoorschotverstrekking en bijlagen 4, 5 en 8 vande Regeling naar VROM17 Uitbetalen van subsidie Uitbetalen van subsidie binnen 8 weken nanemen van de beschikking opsubsidievaststelling.18 Indienen van eenverzoek tot vaststellingvan de Rijksbijdrage bijVROMHet verzoek tot vaststelling van de RijksbijdrageVROM indienen uiterlijk op 31 maart van hetvolgende kalenderjaar, op basis van debeschikkingen tot subsidievaststelling.Invullen bijlagen 4,5 en 8 van de Regeling- Besluit- Regeling- beschikking totvaststellingBeschikking opsubsidievaststelling- Besluit- Regeling- beschikkingen totvoorschotvertrekkingen totvaststellingBeschikkingverlenerFinancieelmedewerkerTaakverantwoordelijkeBedrijvenregelingVaststelling enuitbetaling doorVROM van hetvoorschotUitbetaling vansubsidieVaststelling enuitbetaling doorVROM van deRijksbijdrageKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 45 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB12: Afgeven van financiële beschikkingen ISV projectgemeentenZie ook wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:• Provinciale verordening Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing 2 e fase (18 maart 2005)• Wet op de Stedelijke Vernieuwing en de Provinciale ISV verordening (VROM)• Het Provinciaal Beleidskader Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing II (15 december 2004)• Regeling financiële bepalingen• MB10 Uitvoeren van het Meerjarenprogramma• Microsoft ExcelNaam proces:Afgeven van financiële beschikkingen bodem Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) projectgemeentenProceseigenaar: Programmaleider Wbb en WerkvoorraadProducteigenaar: Subsidieverlener ISVDatum: 5 maart 2008Status: versie 4.2Doelstelling van het Afgeven van financiële beschikkingen bodem Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) projectgemeentenproces:binnen de gestelde termijnen volgens wet- en regelgeving en beleid bij het jaarlijks toekennen van ISV subsidiesIndicatoren:1 Wet- en regelgeving en beleid:1a. relatief aantal één op één door GS overgenomen bodem adviezen1b. aantal toegekende bezwaren bodem t.o.v. het aantal ingediende aanvragen met een bodemaspect2 Tijd:2a. Besluit subsidieverlening door G.S. voor 1 augustus.Wijze van meten: Ad 1a. Controle op de besluitenlijst van G.S. ten opzichte van de ingediende adviezen door de CommissieStedelijke Vernieuwing.Ad 1b. Controle op het aantal toegekende bezwaren ten opzichte van het aantal ingediende bezwaren.Ad 2a. Controle op de datum van besluit subsidieverlening door G.S.Risico's:Financieel:- De netto bodemsaneringskosten kunnen bij beschikking tot subsidieverlening niet exact worden afgeleid- Het percentage van de toe te kennen subsidie is niet altijd bekend (multiplier 25%)Beheersing:- Geen overzicht over het geheel van aangegane verplichtingen.Beheersing enBeheersen van het proces door overleg tussen de Subsidieverlener ISV, samenwerken met afdeling Ruimte,verbetering:aanvragen te registreren, termijnbewaking, het meten van resultaten en na evalueren van meetresultaten hetproces verbeteren.Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 46 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Ontvangen aanvraag totreserverensubsidiebudget 1Ontvangen van een aanvraag tot reserveren vansubsidiebudget door afdeling Ruimte) jaarlijks voor1 maart en verwerken in een overzichtslijst.Verzenden van een ontvangstbevestiging naar deaanvrager.Standaardaanvraagformuliersubsidiebudget metonderbouwingafdelingRuimteOntvangstbevestigingOverzichtslijstDoorsturen van aanvragen met bodemaspect naarSubsidieverlener ISV.2 Controleren van een Controleren op volledigheid en inhoud van hetaanvraagaanvraagformulier, het nader onderzoek, eensaneringsplan, de financiële ruimte, dekostenraming en kostendragers.3 Opstellen preadvies Opstellen preadvies, voor het onderdeel bodem,bodemaan de hand van de aanvraaggegevens en deplanning van afdeling Ruimte.Vermelden in het preadviesvoorstel of subsidiewordt toegekend en de hoogte van het bedrag.4 Opstellen geïntegreerd Opstellen van een geïntegreerd advies aan depreadvies 1hand van het preadvies bodem en het preadviesafdeling Ruimte en afstemmen met andereprovinciale beleidsterreinen.5 Vaststellen advies 1 Vaststellen van het advies aan G.S. aan de handvan het preadvies.6 Besluit reserveringsubsidiebudget nemen 1Besluit nemen over het reserveren van subsidiebudget aan de hand van het advies voor 1augustus.AanvraagformulierNader onderzoekSaneringsplanPlanning afd.RuimteAanvraagformulierNader onderzoekSaneringsplanPre adviezenGeïntegreerdpreadviesAdviessubsidiebudgetSubsidieverlenerISVSubsidieverlenerISVafdelingRuimteCommissieStedelijkeVernieuwingG.S.Interne verzendingaanvraagformulieroordeelPre advies bodemt.b.v. CommissieStedelijkeVernieuwingGeïntegreerdpreadviesAdviesReserveringsubsidiebudget1 externe activiteitKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 47 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output7 Ontvangen aanvraag totsubsidieverlening 18 Controleren van eenaanvraag9 Opstellen beschikkingtot subsidieverleningbodem10 Opstellen geïntegreerdebeschikking totsubsidieverlening 111 Besluitsubsidieverleningnemen 1Ontvangen van een aanvraag totsubsidieverlening, binnen 6 maanden nareservering subsidiebudget, door G.S.Verzenden van een ontvangstbevestiging naar deaanvrager.Doorsturen van aanvragen tot subsidieverleningmet bodemaspect naar Subsidieverlener ISV.Controleren op volledigheid en inhoud van hetaanvraagformulier en de rechtmatigheidOpstellen van het onderdeel bodem van eenbeschikking tot subsidieverlening aan de hand vande planning van afdeling Ruimte en het besluit vanG.S.Opstellen van een geïntegreerde beschikking totsubsidieverlening per gemeente.Besluit nemen over de het subsidieverleningbudget aan de hand van het adviesbinnen 12 weken na ontvangst aanvraagsubsidieverlening.StandaardaanvraagformuliersubsidieverleningVaststellingsubsidiebudgetAanvraagformuliersubsidieverleningPlanning afdelingRuimteBesluit G.S.Beschikkingen totsubsidieverleningBeschikking totsubsidieverleningafdelingRuimteSubsidieverlenerISVSubsidieverlenerISVafdelingRuimteG.S.OntvangstbevestigingInterne verzendingaanvraagformulieroordeelBeschikking totsubsidieverleningbodemBeschikking totsubsidieverleningBesluit totsubsidieverlening1 extene activiteitKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 48 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output12 Ontvangen aanvraagsubsidievaststelling 1Ontvangen van een verzoek tot subsidievaststelling ingediend door de projectgemeenten,per project na uitvoering van het project, binnen 3jaar na de beschikking tot subsidieverlening.Verzenden van een ontvangstbevestiging naar deaanvrager.Uitbetalen van een voorschot op verzoek(max. 50% van subsidie verlening).AanvraagSubsidievaststellingBeschikking totsubsidieverleningVerzoek voorschotafdelingRuimteOntvangstbevestigingVoorschot13 Beoordelen van eenaanvraagsubsidievaststelling14 Opstellen beschikkingtot subsidievaststellingbodem15 Opstellen beschikkingtot subsidievaststelling 1Doorsturen van het onderdeel bodem van eenaanvraag naar Subsidieverlener ISV.Beoordelen van een aanvraag totsubsidievaststelling op rechtmatigheid.Verzoeken eventuele ontbrekende gegevens op testuren.Opstellen van het onderdeel bodem van eenbeschikking tot subsidievaststelling.Opstellen van een beschikking totsubsidievaststelling binnen 8 weken na ontvangstvan de aanvraag subsidievaststelling.16 Uitbetalen subsidie 1 Uitbetalen subsidie binnen 6 weken na verlenenbeschikking tot subsidievaststelling.Controleren of er een voorschot is verstrekt enhiervoor corrigeren.AanvraagsubsidievaststellingAccountantsverklaringEvaluatierapportbodemsaneringAanvraagAccountantsverklaringEvaluatierapportsaneringBeschikkingen totsubsidievaststellingBeschikking totsubsidievaststellingSubsidieverlenerISVSubsidieverlenerISVafdelingRuimteafdelingRuimteInterne verzendingaanvraag bodemOordeelVerzoekBeschikking totsubsidievaststellingbodemBeschikking totsubsidievaststellingAfrekening1 extene activiteitKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 49 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânMB13: Friese Milieu FederatieZie wet- en regelgeving, beleid en werkinstructies:− AO Concerncontrol: Subsidieaanvraag, beoordeling en toekenning c.q. afwijzing− AO Concerncontrol: Verzoek om voorschot− AO Concerncontrol: Eindafrekening subsidie− AO Welvaart en Welzijn: Budgetsubsidie− AO Welvaart en Welzijn: Nieuwe periode budgetsubsidiëring− AO Welvaart en Welzijn: Afhandeling productbegroting− AO Welvaart en Welzijn: Afrekening budgetsubsidie− uitvoeren audit Friese Milieu Federatie (nog te ontwikkelen)Naam proces:Friese Milieu Federatie (hierna FMF)Proceseigenaar:AfdelingshoofdProducteigenaar:BeleidsmedewerkerDatum: 5 maart 2008Status: Definitief 2.1Doelstelling van het proces: Het jaarlijks verlenen van subsidie aan de FMF op grond van productafspraken die worden gemaakt met inachtneming van het beleidskader zoals opgenomen in het geldend Provinciaal milieubeleidsplan en met inachtneming van de geldende budgetsystematiek.Indicatoren:1. Tijdigheid2. Toetsbare inhoudelijke productafspraken3. Toetsbare financiële afsprakenWijze van meten:1. In marap’s stand van zaken tijdig verstrekken van subsidie t.o.v. contract2. Jaarlijkse toets op productafspraken3. Jaarlijks financiële toets financieel jaarverslagRisico's:1. Continuïteit van FMF bij niet tijdige verlening van subsidie2. Friese Milieu Federatie heeft geen duidelijk kader waarbinnen gewerkt wordt3. Subsidie wordt niet volgens contract besteedKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 50 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânBeheersing en verbetering:Uitvoeren van driejaarlijkse audits (de FMF wordt om de 3 jaar bezocht volgens auditplanning)Bijsturing door periodieke voortgangsoverzichtenBijsturing aan de hand van de beoordeling van jaarverslagenBijsturing door resultaten van klanttevredenheidsonderzoekenCorrigerende- en preventieve maatregelen (beheren en uitvoeren verbetervoorstellen)Nr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output1 Opstellen beleidskader Opstellen van een beleidskader voor de FMF Eigen initiatief projectleiderProvinciaalmilieubeleidsplan2 Ambtelijk vooroverleg In het ambtelijk vooroverleg worden aan de ordegesteld:-de concept – begroting, de concept -productenraming en de concept -meerjarenplanning;- de toetsing van de concept- begroting, de conceptproductenramingen de concept –meerjarenplanning aan het beleidskader zoalsopgenomen in het geldend Provinciaalmilieubeleidsplan;- de toetsing van de concept – begroting, deconcept- productenraming en de concept –meerjarenplanning aan de speerpunten van hetgeldend Provinciaal milieubeleidsplan;- provinciale prioriteiten t.a.v. die aangelegenhedenwaar naar het inzicht van de provinciesamenwerking tussen de provincie en de FMFmeerwaarde oplevert.3 Bestuurlijk vooroverleg de beleidsmedewerker legt de concept – begroting,de concept – productenraming,jaarverslagen en hetconcept – meerjarenplan al dan niet vergezeld vanconcept –begroting, concept- productenramingen conceptmeerjarenplanConcept –begroting, concept- productenramingBeleidsmedewerkerBeleidsmedewerkerVierjarigBeleidskaderopgenomen inProvinciaalmilieubeleidsplan(Aangepast)concept –begroting, concept -productenraming enconcept –meerjarenplanVoorwaardenwaaronder subsidiewordt verleendKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 51 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output4 Bevestigenvoorwaarden waarondersubsidie wordt verleend.5 Ontvangstsubsidieaanvraag6 Beoordelensubsidieaanvraag7 Voorleggensubsidieaanvraag aangedeputeerde8 Beschikken opsubsidieaanvraagopmerkingen voor aan een bestuurlijk overlegtussen bestaande uit een vertegenwoordiging vanhet bestuur van de FMF, de directeur van de FMF, nde verantwoordelijk gedeputeerde enbeleidsmedewerker.Dit overleg wordt voor de zomerafgerond.de beleidsmedewerker legt de voorwaarden vastwaaronder de subsidie wordt verleend en zendtdeze voorwaarden toe aan de FMFDe provincie ontvangt de begroting, deproductenraming en het meerjarenplan vergezeltvan een subsidieaanvraag; de beleidsmedewerkerzorgt voor een ontvangstbevestigingDe beleidsmedewerker toetst de begroting, deproductenraming, het meerjarenplan en desubsidieaanvraag aan het beleidskader en aan despeerpunten zoals opgenomen in het geldendProvinciaal milieubeleidsplan, en aan de aan deFMF toegezonden voorwaarden waaronder desubsidie wordt verleend.De beleidsmedewerker legt de beoordeeldesubsidieaanvraag met een ambtelijk advies vooraan de verantwoordelijke gedeputeerde. Daarbijwordt bij voorkeur gebruik gemaakt van hetPortefeuilleoverlega. Negatieve beschikking:Opstellen en laten verzenden van een beschikkingaan de FMF waarin gemotiveerd wordt aangegevenwaarom de gevraagde subsidie niet, dan wel nietgeheel kan worden toegewezenen concept –meerjarenplan enjaarverslagVoorwaardenwaarondersubsidie wordtverleendBegroting,productenraming,meerjarenplan ensubsidieaanvraagBegroting,productenraming,meerjarenplan ensubsidieaanvraagBeoordeeldsubsidieaanvraagBegroting,meerjarenplan ensubsidieaanvraagproductenramingBeoordeeldesubsidieaanvraagMet gedeputeerdebesprokensubsidieaanvraagBeleidsmedewerkerBeleidsmedewerkerSG – brief waarinde voorwaarden zijnvastgelegdwaaronder desubsidie wordtverleendOntvangstbevestigingBeleidsmedewerkerBeleidsmedewerkerBeleidsmedewerkerSubsidiebeschikkingper SG – briefKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 52 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output9 Opstellen nominaleaanpassingsbrief10 Ontvangenjaarrapportage FMF11 Beoordelenjaarrapportage FMFb. Positieve beschikking:Opstellen en complementeren van een jaarlijksesubsidiebrief, te verzenden in december, met daarinaangegeven de producten van het komende jaar, detoegekende subsidiegelden en de bevoorschottingIn februari controleren of prijspeil wordt aangepast.Indien van toepassing verzenden van tussentijdseaanpassingsbriefDe provincie ontvangt voor 1 juli het jaarverslag vande FMF. Indien niet tijdig ontvangen, dan wordt doorde provincie een herinneringsbrief verzondenDe provincie beoordeelt het jaarverslag van deFMF; daarbij wordt getoetst aan:- het beleidskader zoals opgenomen in het geldendProvinciaal milieubeleidsplan;- de begroting, de productenraming en hetmeerjarenplan van de FMF;- de aan de FMF toegezonden voorwaardenwaaronder de subsidie wordt verleend;- de subsidiebeschikking.Bij goedkeuring van het jaarverslag wordt voor 1september een vaststellingsbrief subsidieverzonden.12 Archiveren Controleren of het GS-dossier volledig is. Hetjaardossier bevat de volgende documenten:• brief waarin de voorwaarden staan geformuleerdwaaronder de subsidie wordt verleend;• subsidie aanvraag• begroting FMF• productenraming FMF• meerjarenplan FMFJaarverslagJaarverslagDocumenten diebetrekking hebbenop de procedureBeleidsmedewerker ondercoördinatie vanbudgetsubsidiecoördinatorMedewerker ondercoördinatie vanWelzijnOntvangstbevestigingBeleidsmedewerkerBeleidsmedewerkerNominaleaanpassingsbriefSubsidiebriefNominaleaanpassingsschemaBeleidsmedewerkerVaststellingsbriefper SG – briefGS-DIM-dossierKwaliteitshandboek 5-3-2008 - 53 -

KWALITEITSHANDBOEK sector Stêd en LânNr. Activiteit Omschrijving Input Wie Output• subsidiebeschikking• Nominale aanpassingsbrief• Productenverslag en jaarverslag metaccountantsverklaring• Vaststellingsbrief• Auditverslag (indien van toepassing)Kwaliteitshandboek 5-3-2008 - 54 -