Reactie van het college op het accountantsverslag van Deloitte

gemeenteSchiedamBurgemeester en wetho~idersI Postbus 15013 100 EA SCHIEDAMStadskantoorStadserf lAan de Geineenteraad van SchiedamF 010 473 70 21W www.schiedam.nlUW KENhIERKüìV BRIEF VANONDERWERPONS KENhBRK12UIT10886DOORKIESNUhlMER010-2191365Reactie van het college van B&W op het acco~intantsverslag vanDeloitte Accountants B.V. op de jaarrekening 2011DATLIM24 mei 2012E-MAILh.verkerk@schiedain.nlGeachte dames, lieren,In de afgelopen periode is de jaarrekening 201 1 door Deloitte Accountants B.V. gecontroleerd.Deloitte heeft deze controle afgerond met het uitbrengen van de het accountaiitsverslag voor hetboekjaar eindigend op 3 1 december 20 1 1, hetgeen hij u met brief 1207 17ltal5501 van 14 mei 20 12heeft aangeboden. Daarin wordt een aantal aandachtspunten benoemd met betrekking tot onzegemeentelijke organisatie en het gevoerde beleid in 201 1. De jaarrekening 201 1 wordt als onderdeelvan de totale prograinmareltening 201 1 behandeld in de raadsvergadering van 28 juni 2012. Wij willenu met deze brief graag informeren over de zienswijze van het college op het accountantsverslag.Wij zijn verheugd u te kunnen mededelen dat de accountant over 201 1 - evenals als over 2010 - eengoedlteurende verklaring omtrent getrouwheid van cijfers alsmede een goedkeuring inzake derechtinatigheid lieeft afgegeven. Het college constateert hiermee dat de kwaliteitsverbetering die driejaar geleden is ingezet, ondanks het moeilijke jaar 201 1 is vastgehouden. Het heeft er tevens toe geleiddat de omvang van de geconstateerde fout (€ 0,2 iniljoen) en onzekerheden (€ 0,3 miljoen) in 201 1 eenbehoorlijk daling laat zien ten opzichte van 2010 (respectievelijk € 1,6 miljoen en € 0,9 iniljoen). Ooltde accountant signaleest een positieve trend.Het algemene beeld is dat de gemeente Schiedam in 201 1 vorderingen heeft geinaalt in de beheersingvan de processen. Dit neeint niet weg dat er natuurlijk verdere verbetering mogelijk is en dat zeker aanhet structureel waarborgen van deze verbeteringen blijvend aandacht besteed zal worden.Verbeterpunten liggen met name in het aanscherpen van processen en een betere borging van derechtmatigheid ondersteund door een meer door het jaar gespreide interne controle. Daarnaast is hetgemeentebrede borging van te ontvangen subsidies een belangrijk aandachtspunt.Verder is het controleproces dit jaar weer beter verlopen. Tenslotte constateren wij dat degeconstateerde fouten en onzekerheden ruim binnen de tolerantiegrenzen blijven.Hieronder volgt een reactie op een aantal zaken uit het verslag van Deloitte. Hierbij wordt de volgordeen de paragraafnummers aangeliouden die ook in het verslag van Deloitte wordt gehanteerd.

Controlebevindingen speerpunten$2.1 Waardering en resultaten grondexploitaties {blz. 11)Uw gemeente heej? een extern bureau opdracht gegeven om een analyse van de markt te maken.Hieruit komt naar voren dat de kortzende jaren de vraag voor met name appartementen enkantoorlocaties onder druk staat. Aan de andere kant worden ook kansen gesignaleerd. Intern zijn degevolgen uit deze rapportage nog niet doorberekend in de grondexploitatieberekeningen. Redenhiervoor is dat ZW organisatie de inhoz~d van het rapport nader wil onderzoeken en de recente datziitiwaarop het rapport is verschenen. Ongeacht de bevindingen uit het rapport, zijn wij van mening datde ziitgangspunten waaronder het MPG ditjaar is bepaald ambitiezis zijn..Hoewel de plannen ambitieus zijn, is het college van mening dat deze reëel en haalbaar zijn en dat ervoldoende mogelijkheden zijn om de plansaldi positief te beïnvloeden.Met het uitvoeren van het verbeterplan grondexploitaties is het actief sturen op risico's en kanseningevoerd. Daarnaast zijn als gevolg van de landelijke ontwikkelingen de toetsingsltaders verscherpt.Zowel de provincie in haar rol als toezichthouder, als de accountant kijlten zeer nauwkeurig naar degrondexploitaties. Naast het kijlten per project adviseren zij ook om naar het geheel te kijken. De tweevoornaamste negatieve effecten op de grondexploitatie zijn in dit kader uitstel van projecten endalende vastgoedprijzen. Door de vertragingen lopen de rentekosten van gemeenten op. Uit het MPGvalt op te maken dat ultimo 2011 nog voor € 103,s miljoen aan verltopen gerealiseerd moeten worden.Dit is een zeer fors bedrag en daarom is er een bandbreedte doorgerekend. Zowel de prijsontwikkelingals mogelijke extra vestraging (bovenop de huidige inschatting per project zoals verwerkt in dezejaarrekening) is berekend. De uitkomst is zodanig dat hiervoor geen extra risico is opgenomen ofvoorziening is getroffen in het kader van de jaarrekening.De gemeente heeft een Taskforce Grondexploitaties ingesteld, waarbij onderzoek is uitgevoerd naarzowel de mogelijkheden om ltosten en opbrengsten te optimaliseren als verbetermogelijkheden in debedrijfsvoering. Daarnaast worden er voorstellen voorbereid om in het kader van de heroverwegingenanders om te gaan met grondexploitaties. De conclusie is, dat naar de kennis van nu, de risico's goedverwerkt zijn en dat de gemeente voldoende mogelijkheden heeft om resultaten positief tebeïnvloeden. Met ingang van het MPG 2013 zal dit aspect ook worden opgenomen en nader wordentoegelicht.92.3 Naleving van inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen (blz. 14)Uw gemeente loopt naar onze mening vooral rechtmatigheidsrisico 's bij (kleinere)aanbestedingen die buiten het gezamenlijke inkoopbzneazl van uw genleente niet de gemeentenMaasslzlis en Vlaardingen verlopen.Naar aanleiding van een interne audit naar de aanbesteding van inhuur derden zijn de proceduresdusdanig aangepast dat iedere aanbesteding (nieuw en verlenging) van inhuur derden via een aanvraagverloopt, waarbij de wijze van aanbesteden moet worden vermeld. Indien hierbij niet de juisteprocedure wordt gehanteerd, dan wordt niet alckoord gegaan met de aanbesteding.Bij het inkopen van de overige zalten bestaat inderdaad het risico dat dit niet helemaal volgens dejuiste wijze gebeurd. Met name het volgen van het interne inltoopbeleid (onder de EU-grenzen) is voorverbetering vatbaar. Medio 2012 zal het inkoopbeleid worden geactualiseerd en opnieuw, expliciet bijhet management onder de aandacht gebracht. Daarnaast wordt naar verwachting ultimo 20 12 eeninltoopmodule in het financiële systeem geïmplementeerd. Hierdoor wordt eerder en beter inzichtelijkop welke wijze de aanbesteding heeft plaatsgevonden, zodat ook eerder opgetreden kan worden bij hetniet correct naleven van het inkoopbeleid van Schiedam. In september 2012 wordt een interne audituitgevoerd om de wijze van aanbesteden te monitoren. Overigens blijltt uit de interne controle dat bijaanbestedingen boven de EU-grenzen in samenwerking met het inltoopbureau MSV wel de juisteprocedure wordt gevolgd.42.4 Kwaliteit van de interne controlefunctie [blz. 16)Een belangrijk aandachtspzmt in de zlitvoering van de verbijzonderde interne controle is de tijdigheiden spreiding hiervan over het boekjaar. Tijdens de zriîvoering van onze jaarrekeningcontrole waren deinterne controle~verkzaamheden nog niet geheel afgeerond. Bij het opmaken van dit verslag was er nogPagina 2 van 5

Overige controlebevindingen.$3.2 IOAW/IOAZ (blz. 19)Uit, gemeente beschikt niet over een specij?ek onderzoeksplan ten aanzien van de IOA W, IOAZ en BBZ2004. Dit betekent dat ziw gemeente gebonden is aan de terrnijnen voor hercontroles die staanaangegeven in de Regeling ad~ninistratieve uitvoeringsvoorschPiften (RA U) IOAW, IOAZ en BBZ2004. Dit ter~tiijn bedraagt 8 maanden. Uit verbijzonderde interne controle is gebleken dat zrwgemeente bij meerdere (38) dossiers geen hercontroles heeft zritgevoerd binnen deze termijn. Op gronddaarvan kan niet worden vastgesteld dat in de voorliggende periode de zritkering aan betrokkenrechtinatig is uitbetaald.Op basis van de administratieve uitvoeringsvoorschriften IOAW, IOAZ en BBZ 2004 dient degemeente voor de IOAW, IOAZ en BBZ een onderzoeksplan vast te stellen, indien zij een andereheronderzoelcstermijn wil hanteren dan de voorgeschreven 8 maanden (artikel 2 lid 1 Regelingadministratieve uitvoeringsvoorschriften (RAU)). De gemeente Scliiedain heeft de IOAW, IOAZ enBBZ in haar handhavingsverordening opgenomen, maar heeft het interne controleplan niet aangevuldmet de IOAW, IOAZ en BBZ. De gemeente Schiedam is hierdoor gehouden aan de voorgeschrevenheronderzoelcstermijn van 8 maanden. Hercontrole van de genoeinde dossiers is, weliswaar buiten devoorgeschreven termijn, alsnog gestat-t.Om een onzekerheid in de oordeelvorming in de toelcomst te voorkomen is met ingang van 2012gestast met het uitvoeren van de voorgeschreven 8 maandelijkse hercontroles. In 2012 zal vervolgenseen hercontroleplan voor 2013 door het college worden vastgesteld waarmee de 8 maanden termijnkan lcoinen te vervallen en de rechtmatigheid van de uitgaven IOAW, IOAZ en BBZ middelssteekproefsgewijze controles, procescontroles en risicoprofielen geborgd zal worden.33.4 Financiële rechtmatigheid (blz. 21)In 2011 heeft zíw gemeente een onverschuldigde betaling gedaan aan een projectontwikkelaar voor€ 0,2 nliljoen. Deze projectont~jikkelaar is inmiddels failliet verklaard en ziw onverschz/ldigde betalingis in de failliete boedel terecht gekomen. Uw raad is hierover geïnfor~neerd. Intern is hetprocesinmiddels aar~gescherpt. Tevens is onderzocht in hoeverre sprake is geweest van meerdere dzrbbelebetalingen. Uit dit interne onderzoek is gebleken dat in 2 gevallen een dubbele betaling hadplaatsgevonden, waarbij de betrokken relaties het dzrbbel betaalde bedrag in 2011 hebbenterugbetaald aan uit) gemeente.Op 29 november 2011 heeft het college over dit onderwerp een brief, ons kenmerk 11UIT30982, aande raad geschseven. Vervolgens is dit onderwerp aan de orde geweest in zowel de commissie ROBvan 7 december 2011, als de raad op 15 december 2011. De betalingsprocedure is vanzelfsprekendbreed binnen de organisatie gecommuniceerd en interne controlemaatregelen zijn aangescherpt.$5.1 Vermogen en resultaat (blz. 28)Het college wenst op twee onderdelen van deze paragraaf in te gaan. Deze punten zijn cursiefaangegeven.I. (Blz. 29, boven de tabel:) Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van hetresultaat (vóór besteinïtling;) van 2009 tot en met 2011Het resultaat voor bestemming toont de afgelopen twee jaar een negatieve tendens. Daar staat persaldo een onttreltking aan de reserves tegenover. Op zich hoeft dit niet verontrustend te zijn. Dezereserves zijn in het verleden met een bepaald doel ingesteld. Onttrekking betelcent dat die reservesvoor het gestelde doel worden aangesproleen. Het onttrekken aan reserves verloopt beheerst enconform begroting en tussentijdse besluiten waaraan de raad zijn goedlceuring heeft gegeven.Een koste analyse van de cijfers over 201 1 geven het volgende beeld.Het resultaat voor bestemming bedraagt23,9 miljoenHet saldo van toevoegingen en onttrekkingeil bedraagt 29,6 miljoenHet saldo van de mutaties bestaat uit een flink aantal uiteenlopende posten. In de jaarrekening 2011 isonder het onderdeel IV Balans en toelichting oolt een staat van de reserves alsmede een toelichting perreserve opgenomen.Pagina 4 van 5

Enkele opvallende posten hierbij zijn:- Onttrekkingen:o Algemene reserve, budgetoverhevelingo Reserve functieverandering VINEXo Reserve herstel openbare infrastructuuro Reserve WMOo Reserve dekking meerjarentekort 2011-2014- Toevoegingeno Algemene reserve, vrijval uit diverse reserveso Diverse wijkgerelateerde resewes13,5 miljoen2,6 miljoen,5,4 miljoen3,2 miljoen6,l miljoeii5,O miljoen3,2 miljoenHet college onderkent het belang van een afdoende direct bescliil