Stafdienst Budget & Beheerscontrole - FOD Sociale Zekerheid

Stafdienst Budget & Beheerscontrole1 Stafdienst Budget & Beheerscontrole

Stafdienst Budget & Beheerscontrole 2

1 VOORSTELLINGA. ActiviteitenDirectie GeneraalDe kernopdrachten van de stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B) bestaan vooral uit hetopmaken en uitvoeren van de begroting, het beheer van de rekeningen en de beheerscontrole.De dienst B&B onderhoudt contacten met alle andere directies-generaal (DG’s) en stafdienstenvan de FOD Sociale Zekerheid. Hij heeft ook regelmatig contact met de FOD Budget enBeheerscontrole (FOD B&B) en de beleidscellen van de ministers die bevoegd zijn voor materiesdie door de FOD Sociale Zekerheid worden beheerd.188Stafdienst Budget & Beheerscontrole

B. OrganogramStafdirecteur B&BSecretariaat & LogistiekOpmaakvan de begrotingUitvoeringvan de begrotingBeheerscontroleVastleggingenInterne beheerscontroleBetalingenBalanced ScorecardRekenplichtigenStafdienst Budget & Beheerscontrole 189

2 REALISATIES EN KERNCIJFERSA. Opmaak van de begrotingDe begrotingsopmaak gaat in het voorjaar van start bij het ontvangen van de begrotingsrichtlijnenvan de minister van Begroting. Deze richtlijnen worden door de stafdienst B&B vertaald naarconcrete richtlijnen voor de verschillende DG’s en stafdiensten en samen met hen wordt er eenbegrotingsvoorstel opgemaakt. Dit begrotingsvoorstel wordt besproken in interne prebilateralevergaderingen en binnen het Directiecomité van de FOD.- personeelskredieten beleidscellen- werkingsmiddelen beleidscellen- personeelskredieten FOD Sociale Zekerheid- werkingsmiddelen FOD Sociale Zekerheidx 1000 € 2007 20084.24363549.55629.9158.9001.59254.26837.775Tijdens de maand juli wordt er een bilaterale vergadering georganiseerd met de FODB&B, de minister van Begroting en de betrokken beleidscellen voor de bespreking van hetbegrotingsvoorstel. De uiteindelijke goedkeuring gebeurt door het Parlement en dit vóór heteinde van het jaar (voorafgaand aan het begrotingsjaar). De begroting 2008 werd echter pasgoedgekeurd op 1 juni 2008 waardoor de federale overheidsdiensten verplicht waren omgedurende zes maanden te werken met voorlopige kredieten.Tijdens het begrotingsjaar zijn wijzigingen van de oorspronkelijk opgestelde en goedgekeurdebegroting mogelijk via de begrotingscontrole. Herschikkingen van kredieten binnen een begrotingzijn mogelijk via het systeem van kredietherverdelingen. Tijdens het begrotingsjaar 2008 werdener 20 herverdelingen aangevraagd en uitgevoerd.Totaal personeels- en werkingsmiddelen- tegemoetkomingen aan personen met een handicap- subsidie statuut zelfstandigen- algemene staatstoelage aan Rijksdienst voor SocialeZekerheid (RSZ)- toelage Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ)- gewaarborgd inkomen voor ouderen- subsidie Instituut Oorlogsslachtoffers- burgerslachtoffers van oorlog 1940-’45- andere toelagen/dotaties84.3491.391.1421.123.8345.507.909284.559332.89647.86840.500113.292102.5351.567.4581.248.1995.730.361310.496392.91546.45938.01554.858Totaal subsidies/toelagen/tegemoetkomingen 8.842.000 9.388.761De volgende tabel geeft de belangrijkste begrotingsposten van de begroting van de FOD SocialeZekerheid weer. Deze bestaat voor 99% uit dotaties, subsidies, toelagen of tegemoetkomingen.Het totaal aan personeels- en werkingsmiddelen is in 2008 gestegen. Deze sterke stijging is tewijten aan de hoge eenmalige verhuiskosten en aan het feit dat in 2008 de middelen van vierbeleidscellen in de begroting van de FOD Sociale Zekerheid werden opgenomen (in 2007 warendat er slechts twee).190Stafdienst Budget & Beheerscontrole

B. Uitvoering van de begrotingWanneer een DG of stafdienst een contract wenst aan te gaan met een derde partij, dan moet hijvóór het afsluiten van dit contract ervoor zorgen dat het nodige budget vastgelegd wordt en dusbeschikbaar is. De DG’s en stafdiensten vragen zelf de nodige vastlegging van kredieten aan bij destafdienst B&B. De stafdienst B&B zorgt voor de interne controle, de registratie van de vastleggingen de coördinatie met de externe partners (de Controleurs van de Vastleggingen, de FOD B&Ben de Inspectie van Financiën). Tijdens het begrotingsjaar 2008 werden er 1.370 vastleggingeningevoerd of gewijzigd. Het aantal vastleggingen in 2008 was hoger dan de voorbije jaren omdater gewerkt werd met voorlopige kredieten.De opdracht om een betaling uit te voeren, gebeurt via een ordonnancering. Een belangrijkeopdracht van de stafdienst B&B is het tijdig betalen van de dotaties, facturen en schuldvorderingen.In 2008 betaalde hij 23.022 facturen, schuldvorderingen en subsidies.De gemiddelde behandelingstermijn van een ordonnancering bij de stafdienst B&B was 1,7werkdagen. Door de interne goedkeuring bij de diensten, de externe controle en de administratieveafhandeling door de Controleur van de Vastlegging, het Rekenhof en de Thesaurie, stijgtde doorlooptijd van de (commerciële) facturen echter tot gemiddeld 33 dagen.Tijdens het jaar 2008 werden een aantal belangrijke stappen gezet om de administratieveafhandeling van de factuur sneller te laten verlopen. Zo worden de facturen van de stafdienstenICT en Logistiek sinds mei 2007 opgevolgd in een geautomatiseerd systeem. Sindsdien is hetmogelijk om op ieder moment de openstaande facturen van deze diensten op te vragen. Doordit initiatief is de doorlooptijd voor de betaling van deze facturen gevoelig gedaald.Overzicht van het aantal behandelde facturen per jaar2005 2006 2007 200818.087 17.869 22.136 23.022192 Stafdienst Budget & Beheerscontrole

C. Beheer van de rekeningenD. BeheerscontroleVoor het ontvangen van (contante) financiële middelen en voor het betalen van een aantalspecifieke uitgaven beschikt de FOD Sociale Zekerheid over een aantal rekeningen. De coördinatieen de controle op deze rekeningen gebeurt door de stafdienst B&B.De beheerscontrole bij de FOD Sociale Zekerheid omvat het ondersteunen van het managementdoor het aanreiken van (financiële) informatie en de ontwikkeling van beheerscontrolesystemen.In dit kader biedt de stafdienst B&B hoofdzakelijk ondersteuning bij de opmaak of aanpassing vande Balanced Scorecard van de verschillende DG’s en stafdiensten van de FOD. Daarnaast zorgt zevoor ondersteuning bij de implementatie van deze Balanced Scorecards in het systeem SAS.De stafdienst B&B beschikt ook over een eigen Balanced Scorecard die de processen vanbegrotingsopmaak, de vastleggingen en de ordonnanceringen kwalitatief en kwantitatiefopvolgt. Deze procesindicatoren werden aangevuld met bijkomende indicatoren zoals o.a. debeschikbaarheid van het personeel.193