Deeltijds werken - Vlaanderen

DEELTIJDWERK:van individuele keuze naar meerwaarde voor het hele teamEen kwestie van goede taakverdeling, afstemming en communicatieEen praktische handleiding voor leidinggevenden en personeelsverantwoordelijkenin de Vlaamse overheidsadministratie1

Inhoud:• Waarom deze brochure?• Deeltijdwerk: een meerwaarde voor de medewerker én de organisatie• Een vlotte organisatie van deeltijdwerk: suggesties voor leidinggevenden• fiche 1: taak(her)verdeling bij kleine deeltijd• fiche 2: vervanging van personeel bij grote deeltijd• fiche 3: continuïteit van de dienstverlening• fiche 4: communicatie• fiche 5: de organisatiecultuur• fiche 6: deeltijds leidinggeven• Stappenplan deeltijdwerk: van aanvraag tot evaluatie2

Waarom deze brochure?Binnen de Vlaamse overheidsadministratie bestaan heel wat mogelijkheden om deeltijds te werken.Onder deeltijdwerk verstaan we elke werkvorm met een deeltijds statuut zoals 80%, 50%, loopbaanonderbreking,gecontingenteerd verlof…De mogelijkheid om deeltijds te werken kan een instrument zijn om mensen aan de organisatie tebinden, om goede mensen in dienst te houden. Dankzij mens- en gezinsvriendelijke arbeidsvoorwaardenkrijgen medewerkers de kans om werk en privé-leven vlot te combineren. Een organisatiedie loyaal is aan haar medewerkers kan ook goodwill en flexibiliteit terugverwachten.Deeltijdwerk heeft dus voordelen voor zowel de werknemer als de werkgever maar voltijds werkenis nog vaak de norm. Daarom vraagt deeltijdwerk creativiteit van de leidinggevende. Uiteindelijk ishet de lijnmanager die op de werkvloer verantwoordelijk is voor de goede werking van de dienst. Alsdeeltijdwerk niet goed georganiseerd wordt, veroorzaakt dat problemen voor de leidinggevende, devoltijdse collega’s en de deeltijder zelf. Om de leidinggevende bij dit pionierswerk te ondersteunen,werd deze handleiding met concrete suggesties uitgewerkt. Ook over leidinggeven in deeltijd is inde brochure de nodige informatie terug te vinden.3

Deeltijdwerk: een meerwaarde voor medewerker én organisatieMarcel, sluiswachter en sportliefhebber, 56jaar:“Jarenlang werkte ik voltijds als sluiswachter ophet zeekanaal. Sinds een operatie aan mijn rug,moet ik het van de dokter rustiger aan doen.Daarom heb ik twee jaar geleden een landingsbaanaangevraagd. Ik dacht dat het met mij stilaanbergaf zou gaan en dat mijn maten me eenweke vent zouden vinden.Gelukkig was ik in mijn vrije tijd lid van een wielerclub.Niet dat ik met die rug van mij nog veelaan sport kan doen! Maar omdat ik nu meer vrijetijd heb, organiseer ik allerlei uitstappen en manifestatiesvoor de club. Daardoor heb ik leren plannenen contacten leggen met mensen van allerleislag. Terwijl ik mezelf al afgeschreven had, merkik nu dat die vaardigheden me ook goed van paskomen op het werk. Ik ben nog veel te goed omop pensioen te gaan!”Jeroen, een administratieve medewerker van 35jaar, getrouwd, drie kinderen. Hij en ook zijnvrouw werken ieder 4/5de:“Deeltijdwerk is voor mij en mijn vrouw ideaal omons werk en privé-leven op elkaar af te stemmen.Met het huishouden en de zorg voor de kinderenkan je geen geld verdienen. Toch is het ook werkdat moet gebeuren! Daarom verdelen wij zowelhet betaalde als onbetaalde werk.”Een vlotte organisatie van deeltijdwerk vraagt om creativiteit en flexibiliteit. Toch heeft deeltijdwerk heelwat voordelen. Zowel de werknemer als de organisatie kunnen winnen bij een mens- en gezinsvriendelijkeaanpak.De overheid als aantrekkelijke werkgeverDe Vlaamse overheid vervult een voorbeeldfunctie. Voor een goede dienstverlening aan de burgers is hetbelangrijk dat alle bevolkingsgroepen in het personeelsbestand vertegenwoordigd zijn.Via verschillende formules voor deeltijdwerk probeert de overheid haar vacante functies aantrekkelijk temaken voor een ruim publiek. Want niet iedereen verkiest een ‘klassieke’, voltijdse baan.Tevreden medewerkers zijn gemotiveerde medewerkersMensen die tevreden zijn over hun ‘levensloop-baan’ zijn doorgaans ook gemotiveerde medewerkers.Als mensen het juiste evenwicht vinden tussen werk en privé hebben ze minder stress, werken ze metmeer motivatie en zijn ze productiever. Uit onderzoek blijkt zelfs dat de productiviteit van deeltijdse medewerkersper uur hoger ligt op voorwaarde dat hun werkdag korter is dan acht werkuren.Deeltijdwerk dwingt de werknemer immers tot een goed timemanagement. Alleen door een efficiënteplanning en een effectieve werkorganisatie is het mogelijk om de verantwoordelijkheden van betaald enonbetaald werk met elkaar te verzoenen. Dat geldt natuurlijk ook voor de voltijders.De kostprijs van deeltijdwerkNatuurlijk brengt deeltijdwerk ook kosten voor administratie, infrastructuur en accommodatie met zichmee. Toch blijkt uit een berekening van de personeelsdienst DIGO dat het loon van twee deeltijdse medewerkersevenveel kost als het loon van één voltijder met dezelfde functie en hetzelfde aantal dienstjaren.De loonkosten van twee deeltijders kunnen zelfs lager liggen indien de voltijdse, statutaire medewerkerhalftijds vervangen wordt door een nieuwe, contractuele medewerker met minder dienstjaren. Bovendienzorgt die investering in nieuwe medewerkers ervoor dat de expertise over meerdere mensen gespreidwordt, zodat deeltijdwerk ook hier een win-winsituatie kan opleveren.Een vlotte combinatie van arbeid en privé-levenDeeltijdwerk kan ook voor de medewerker een pluspunt zijn. Het is interessant voor mensen met jongekinderen die hun werk en zorgarbeid op elkaar willen afstemmen. Door deeltijds te werken kunnen zij zowelbuitenshuis werken en toch tijd investeren in huishoudelijke taken en de verzorging van hun kinderen.Ook mensen die de zorg voor ouderen of zieken op zich nemen kunnen werk en zorg beter combineren.4

ËFiche 1Deeltijdswerken | Taak(her)verdeling bij kleine deeltijdTip 3: herschik het takenpakketWanneer het deeltijdwerk slechts enkele werkuren of een werkdag per week beslaat, kunt u detaken van de medewerker herschikken of de te behalen doelstellingen over meerdere medewerkersverdelen.Actiepunten:• Laat bepaalde, kleine opdrachten samenkomen om ze een keer per maand uit te voeren.• Ga na welke deeltaken aansluiten bij gelijkaardige taken van een collega en hevel die over naarde collega.• Werk voor eenvoudige taken een beurtrolsysteem uit waarbij elk teamlid om de beurt een bepaaldetaak op zich neemt.• Maak draaiboeken met een gedetailleerd stappenplan van de soorten taken en de werkwijze,zodat andere collega’s zich snel kunnen inwerken in een nieuwe taak.• Delegeer leidinggevende taken aan competente en gemotiveerde medewerkers die zich zo kunnenvoorbereiden op een toekomstige leidinggevende functie.• De ene deeltijder vervangt de andere deeltijder bij afwezigheid en omgekeerd (voor eenvoudige taken).• Een voltijder vervangt een deeltijder bij afwezigheid en de deeltijder biedt in ruil aan om de voltijder te vervangen tijdens verlof of ziekte (voor eenvoudige taken).• Voorzie in een proefperiode waarin u uittest of de taakherschikking goed werkt.• Doe eventuele aanpassingen en geef uw teamleden de nodige begeleiding bij de aangepastetaakuitvoering.• Informeer regelmatig naar de ervaringen van de medewerkers met de taakherschikking en waakerover dat élk teamlid, zowel voltijders als deeltijders, zich hier goed bij voelt.Tip 4: motiveer uw medewerkers bij taakherverdelingNiet iedereen staat te springen om taken van een collega over te nemen. Meestal vraagt dat eenextra inspanning en meer tijd. Iedereen staat onder een hoge werkdruk. Extra werk opnemen kandus slechts voor kleine, eenvoudige taken. Voor meer ingewikkelde taken is alleen vervanging vande medewerker een oplossing.U kunt uw medewerkers motiveren met een positieve stimulans die u aanpast naar gelang de behoeftenvan de medewerker. Houd daarbij rekening met wat de organisatie toelaat.Actiepunten:• Toon waardering voor het geleverde werk.• Laat de medewerker een opleiding volgen of deelnemen aan een congres of beurs.• Zorg voor een soepele regeling bij het opnemen van verlofdagen.• Maak een gunstige vermelding in het jaarlijkse evaluatieverslag.7

Deeltijdswerken | Taak(her)verdeling bij kleine deeltijdËFiche 1• Voorzie in de mogelijkheid van telewerk of thuiswerk.• Zorg voor interessante taakuitdagingen en meer variatie in het werk.• Door meer polyvalentie kunt u de kansen op doorstroom verbeteren.Tip 5: pas de jaardoelstellingen aan de voltijdse of deeltijdse functie aanTijdens de jaarlijkse planning legt de chef, in samenspraak met de medewerker, concrete doelstellingenvast voor het komende werkjaar.Actiepunten:• Maak bij de opmaak van functieprofielen een onderscheid tussen vereiste competenties voor eenvoltijdse en een deeltijdse functie-uitvoering.• Pas de jaarplanning aan de deeltijdse functie aan door jaarlijkse kerntaken en competenties aante geven die passen bij een deeltijds uurrooster.• Zorg ervoor dat deeltijders ook in aanmerking komen voor opleiding en sluit hen niet uit vaneventuele promotiekansen.• Bewaak ook de werkbelasting van voltijders en voorkom dat extra werk zonder overleg op devoltijders wordt afgeschoven.• Wees realistisch in het bepalen van de doelstellingen voor je dienst en pas deze aan het beschikbarepersoneel aan.Tip 6: ondersteun een efficiënt tijdsbeheerMedewerkers die hun werktijd efficiënt gebruiken kunnen tijdverlies voorkomen. Dat geldt zowelvoor voltijdse als deeltijdse medewerkers. Timemanagement betekent dat u het werk goed kuntplannen en dat u het geplande werk ook vlot organiseert. Het is een hulpmiddel maar op zich onvoldoendeom deeltijdwerk volledig op te vangen.Actiepunten:• Spreek met de medewerker af wat de belangrijkste taken zijn, leg prioriteiten vast en maak vooralle activiteiten een tijdsplanning op.• Kan de medewerker bepaalde taken niet beter op een ander tijdstip uitvoeren? Kan de medewerkersommige taken in een blok samennemen?• Ga na welke taken minder vaak aan bod komen of slechts op piekmomenten van het jaar.• Kan de medewerker bepaalde taken niet met een efficiëntere methode en dus snellere werkwijzeaanpakken?• Zijn er taken die overlappen met taken van een andere collega of die (beter) aansluiten bij hettakenpakket van een andere medewerker?• Zijn er taken die eenvoudig zijn en die iedereen om de beurt kan uitvoeren?8

ËFiche 2Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijdFiche 2: vervanging van personeel bij grote deeltijdAandachtspunt : Een grote deeltijdbaan vraagt om vervanging van de deeltijderAls een medewerker halftijds gaat werken, spreken we van een grote deeltijdbaan (van 50% tot75%). Het is dan niet meer mogelijk om met taakherverdeling voor een oplossing te zorgen. Alleende deeltijdse vervanging van de medewerker door een nieuwe werkkracht maakt het mogelijk omde dienst draaiende te houden.Of medewerkers al dan niet vervangen worden is een beleidsbeslissing van de organisatietop. Wegensbesparingen worden deeltijdse medewerkers, maar ook langdurig afwezigen of personeel datde organisatie verlaat vaak niet meer vervangen. Indien de organisatie wel een vervanger aanwijst,komt die soms terecht op een andere afdeling waar het personeelstekort nog groter is.Actiemogelijkheden voor de leidinggevendeTip 1: zoek naar vervanging van de medewerkerBij een grote deeltijdbaan is vervanging van de medewerker noodzakelijk om de afdeling naar behorente laten draaien.Actiepunten:• Zoek naar een vervanger die qua opleiding en ervaring het meest aansluit bij het profiel van dedeeltijder.• Leg het probleem van vervanging voor aan het directiecomité en dring erop aan dat er eenduidelijk vervangingsbeleid wordt gevoerd.• Leg het probleem van vervanging voor aan de personeelsdienst, maak duidelijk aan welk profielde vervanger moet beantwoorden en zorg ervoor dat u nauw betrokken blijft bij de zoektochtnaar een nieuwe medewerker.• Zoek samen met de andere afdelingschefs naar een oplossing over de grenzen van uw eigendienst heen. Ga na waar er personeelstekorten zijn en waar er (tijdelijk of gedeeltelijk) eenmedewerker verplaatst kan worden.• Spreek af om (uitvoerend) personeel van verschillende afdelingen onderling uit te wisselen bijpiekmomenten.• Maak een polyvalente vervangingspool van flexibele medewerkers die in meerdere diensten enafdelingen aan het werk kunnen.• Zorg ervoor dat de deeltijder zelf inspanningen doet om de vervanger in te werken en wegwijs temaken.• Spreek een duidelijke taakverdeling af tussen de deeltijder en de vervanger.Werking van de polyvalente cel bij de Dienstvoor Infrastructuurwerken van het GesubsidieerdOnderwijs:Het oorspronkelijke idee was de creatie van eencel met polyvalente medewerkers die konden inspringenop diensten waar de nood het hoogst is.De cel werd gecreëerd binnen de productieafdelingdie zorgt voor de verwerking van de dossiers.Bij de selectie van medewerkers voor deze celging men doelbewust op zoek naar mensen meteen flexibele ingesteldheid. Zij moesten bereidzijn om zich tijdens een stageperiode in te werkenin de verschillende cellen om voldoende achtergrondkenniste verwerven.Door werkoverlast en personeelsgebrek is de opdrachtvan deze medewerkers stilaan gewijzigd enkrijgen zij meer specifieke, eigen opdrachten omde andere cellen te ontlasten. Hun job bestaaterin om allerlei zaken te doen ‘rond’ dossiers,maar die niet strikt dossiergebonden zijn.De werking van deze polyvalente cel wordt als positiefervaren. Deze aanpak is vooral geschikt vooruitvoerend, administratief werk. Het initiatief heeftenkel kans op slagen als de medewerkers flexibelzijn en permanent op de hoogte blijven van deontwikkelingen in elke dienst.(Bron: Gerda Vaes, DIGO, voor de werkgroep deeltijdwerk)9

ËFiche 2Deeltijdswerken | Vervanging van personeel bij grote deeltijdTelewerkTelewerk is werk dat de medewerker thuis uitvoert. Via computer, modem en telefoon is de medewerkermet de werkplek verbonden.Waarom kiezen voor telewerk?Telewerk is niet echt een vorm van deeltijdwerk maar door het verminderen van reis- en wachttijdenkan de medewerker tijd besparen. Telewerk kan een alternatieve oplossing zijn voor de vraag naardeeltijdwerk. De arbeidsproductiviteit is hoger als de medewerker ongestoord kan doorwerken.Wanneer niet kiezen voor telewerk?Voor sommige jobs zoals een onthaalfunctie of controle van een bouwwerf is het noodzakelijk omfysiek aanwezig te zijn. Dat geldt ook voor onderhoudspersoneel, nieuwe medewerkers, loketpersoneel…Actiepunten:• Zorg ervoor dat de medewerker thuis een computer, netwerkverbinding en modem kan installerenop kosten van de werkgever.• Maak duidelijke afspraken over de resultaten die de medewerker tijdens het thuiswerk moet behalen.• Maak duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van de medewerker.• Spreek vaste momenten af waarop de medewerker op kantoor aanwezig moet zijn.• Om de betrokkenheid met de werkplek te behouden, wordt telewerk beperkt tot maximaal tweedagen per week.13

Deeltijdswerken | Continuïteit van de dienstverleningVoorbeeld :Petra werkt halftijds en kiest voor vaste werkdagenop maandag, dinsdag en woensdagvoormiddag.Luc werkt drie korte dagen per week opwoensdag, donderdag en vrijdag. Als eenmaalduidelijk is welk werkregime de medewerker kiest,kan dat in de werkorganisatie ingepast worden.Fiche 3: continuïteit van de dienstverleningËFiche 3Aandachtspunt : beschikbaarheid en bereikbaarheid van deeltijdersEen medewerker die deeltijds werkt is niet altijd aanwezig tijdens de werkuren. Daardoor is de medewerkerminder beschikbaar en bereikbaar dan collega’s die voltijds werken. Op woensdag- en vrijdagnamiddagzijn sommige diensten onderbezet omdat de meerderheid van de deeltijders dan hun vrije dagopneemt. Wanneer er op een dienst al veel mensen deeltijds werken, wordt deeltijdwerk soms geweigerd.Dat kan leiden tot onenigheid tussen medewerkers die wel en die niet deeltijds mogen werken.Actiemogelijkheden voor de leidinggevendeVoorbeeld :Heel wat deeltijders klagen over regelmatige overurenvoor werkvergaderingen, opleiding… Van henwordt vaak automatisch verwacht dat zij toch nietwerken tijdens hun vrije uren en gemakkelijk eenuitzondering kunnen maken om toch aanwezig tezijn. Natuurlijk is een flexibele medewerker bereidom af en toe een uitzondering te maken maar datmoet eerder zelden voorkomen. U kunt afsprekendat bijvoorbeeld bij ziekte van een collega, bij hethalen van een belangrijke deadline of bij drukkeperiodes op de dienst, de medewerker afwijkt vande gemaakte uurregeling.U kunt met uw team afspreken om elke eerstemaandag van de maand te vergaderen over hetwerk, om resultaten te bespreken, afspraken temaken, nieuwe opdrachten te bespreken of informatieuit te wisselen.Als iedereen al een half jaar op voorhand weetwelke vergaderdata vaststaan, kan het resterendewerk daarrond gepland worden.Tip 1: maak een vast werkroosterSpreek met de deeltijdse medewerker een vast werkrooster af zodat elk teamlid weet wanneer dedeeltijder aan- of afwezig is. Wanneer daarin een duidelijk systeem zit, vergemakkelijkt dat de taakverdeling,de werkplanning en de onderlinge communicatiedoorstroming.Tip 2: maak een weekoverzicht met de aan- en afwezigheden van alle medewerkersMaak een duidelijk weekoverzicht met de geplande aan- en afwezigheden van elk teamlid. Zo hebtu een duidelijk beeld van wie wanneer aanwezig is. Op die manier weten de medewerkers wanneerzij hun deeltijdse collega kunnen verwachten en kunnen zij ook klanten correct doorverwijzen. Datweekoverzicht is ook handig voor de afwezigheden van voltijdse medewerkers die een vakantiedagopnemen, opleiding volgen of extern vergaderen.Tip 3: maak afspraken over uitzonderingenVoorkom systematisch overwerk bij deeltijdwerk. Spreek met de deeltijders af in welke omstandighedenzij eventueel willen of kunnen afwijken van het vaste werkrooster. In welke uitzonderlijkesituaties is de medewerker toch telefonisch of per e-mail te bereiken?Afwijkingen zijn enkel uitzonderlijk. Het team moet akkoord gaan wanneer van een uitzonderingsprake is.Tip 4: leg verplichte momenten van aanwezigheid vastSpreek met het team af op welke vaste tijdstippen iedereen verplicht aanwezig moet zijn. Het gaatdan om momenten die voor het hele team belangrijk zijn.Tip 5: zoek naar een evenwicht tussen de noden van de dienst en het personeelOp woensdag- en vrijdagnamiddag zijn sommige diensten onderbezet. Dat kan de continue dienst-14

ËFiche 3Deeltijdswerken | Continuïteit van de dienstverleningverlening bemoeilijken. Daarom zal de leidinggevende het uurrooster in overleg met de medewerkersvastleggen.Actiepunten :• Organiseer een overlegvergadering met alle deeltijders over de praktische organisatie van deeltijdwerk.• Leg de verschillende vragen en behoeften van de deeltijders naast elkaar.• Streef naar een eerlijk uurrooster voor elke deeltijder en voltijder.• Indien meerdere deeltijders: organiseer een beurtrol waarbij elke deeltijder om de beurt aanwezigis op dagen dat de afdeling onderbezet is.• Zoek naar een evenwicht tussen de noden van deeltijders, voltijders en de belangen van deklant.Tip 6: organiseer een beurtrolsysteem om de continuïteit te garanderenOrganiseer regelmatig een overleg over de taakverdeling met het hele team. Leg de verschillende takenen uurroosters naast elkaar en ga na of de dienstverlening permanent gevrijwaard is. Indien er opbepaalde tijdstippen te weinig personeel aanwezig is, spreekt u een beurtrolsysteem af op basis vansolidariteit en wederkerigheid.Tip 7: hou rekening met de wensen en behoeften van élke medewerkerOm ervoor te zorgen dat deeltijdwerk niet alleen als een ‘vrouwenprobleem’ ervaren wordt, kunt u hetbest ook rekening houden met de verlofwensen en de behoeften van mannelijke en vrouwelijke medewerkers,jongeren en oudere personeelsleden, hoog of laag opgeleide medewerkers.Tip 8: zoek naar alternatieven voor deeltijdwerkSoms wil de medewerker niet zozeer minder uren werken, maar zoekt men naar een werkrooster datbeter aansluit bij activiteiten of taken buiten het werk. Bespreek met de medewerker verschillende werkpatronen,die binnen het personeelsstatuut toegestaan zijn. Ook telewerk kan een oplossing zijn.Tip 9: stimuleer de samenwerking tussen voltijders en deeltijdersLaat een voltijdse en deeltijdse medewerker met een gelijkaardige functie in een tandem samenwerken.Bij afwezigheid van de deeltijder kan de voltijder als aanspreekpunt dienst doen, informatieboodschappenaannemen en later doorgeven aan de afwezige.Voorbeeld:Als iedere deeltijder op woensdagnamiddag vrijwil nemen maar de dienst hierdoor onderbevolktraakt, kunt u afspreken dat ieder om de beurtde dienst waarneemt. Hierdoor voorkomt u datsteeds dezelfde medewerkers opdraaien voor huncollega’s. Ieder heeft voordeel bij deze afspraakmaar is ook verplicht om rekening te houden metde andere teamleden.Voorbeeld :Mensen met schoolgaande kinderen nemen hetliefst hun vakantie of vrije tijd tijdens de examenperiodeof schoolvakanties. Maar jonge of ouderemedewerkers zonder kinderzorg hebben ook rechtop een vrije keuze. Zorg ervoor dat u niet systematischéén groep aandacht geeft, maar dat u opde hoogte bent van ieders wensen.Voorbeeld :Door telewerk via de computer thuis kan Natalietot twee uur reistijd per dag uitsparen. Zij is moedervan drie kinderen en kan hierdoor haar kinderenzelf naar school brengen en afhalen, terwijl zeevenveel werkuren doet.Tip 10: organiseer deeltijdwerk voor oudere medewerkers dankzij medewerkers met toekomstpotentieelLaat een nieuwe en een ervaren medewerker samenwerken. Oudere medewerkers die kiezen voor deeltijdwerkals overgang naar hun pensioen kunnen een aantal taken delegeren aan een jongere collega die zichop die manier inwerkt in de huidige of een toekomstige job.15

Deeltijdswerken | CommunicatieËFiche 4Fiche 4: communicatieVoorbeeld :Senior-leidinggevenden delegeren aan competenteen gemotiveerde medewerkers om hen opdie manier voor te bereiden op een toekomstigeleidinggevende functie.Voorbeeld :Isabelle werkt deeltijds. Af en toe moet ze toch ophaar vrije dag gaan werken voor een onverwachtsevergadering. Soms wordt ze niet verwittigdvan vergaderingen en krijgt ze later op haar kopomdat ze niet op de hoogte was van gemaakteafspraken.Isabelle heeft dit probleem bij de leidinggevendeaangekaart. Sinds hij vaste vergadermomentenvastlegde, weet iedereen welke vergaderdatavaststaan en zijn er minder afwezigheden of misverstandenomtrent de vergadermomenten.Voorbeeld :Bij afwezigheid kunt u zorgen voor een schriftelijkbericht in het postvakje van de afwezige. Metmedewerkers, die omwille van hun job regelmatigafwezig zijn, kunt u afspreken dat ze zelf naar hetkantoor bellen om te informeren naar belangrijkeontwikkelingen of berichten. Dat gebeurt enkeluitzonderlijk, in onderling overleg en enkel voorfuncties met langere afwezigheden.Medewerkers die gedurende langere tijd hunloopbaan onderbreken, worden dan weer graagop de hoogte gehouden via een nieuwsbrief ofdeelname aan een personeelsfeest.Aandachtspunt : de doorstroming van informatie van en naar deeltijdersGoede informatiedoorstroming is belangrijk. Door de lagere interne bereikbaarheid van deeltijders ishet soms moeilijk om iedereen bij elkaar te krijgen op hetzelfde tijdstip. Als het postvakje of de mailboxniet elke dag worden nagekeken, kan vertraging in het communicatieproces ontstaan.Tenslotteis het ook voor het cliënteel vervelend als de verantwoordelijke medewerker niet onmiddellijk tespreken is. Wanneer niet alle medewerkers elke dag op post zijn, zullen de teamleden creatief gebruikmoeten maken van de verschillende beschikbare communicatiekanalen.Actiemogelijkheden voor de leidinggevendeTip 1: organiseer vaste overlegmomenten met verplichte aanwezigheidDe leidinggevende zorgt voor vaste tijdstippen waarop alle teamleden aanwezig zijn.Actiepunten:• Organiseer gemeenschappelijke overlegmomenten op vaste tijdstippen als u informatie wilt overbrengen aan het hele team.• Spreek met de medewerkers af dat ze op die momenten aanwezig moeten zijn op de dienst.• Maak ook een verslag van de vergadering en bezorg het zo snel mogelijk aan iedereen zodat elkteamlid op de hoogte is.Tip 2: maak afspraken over snelle informatiedoorstromingOm vertraging in de doorstroming van informatie te voorkomen zijn concrete afspraken nodig.Actiepunten:• Maak met de deeltijders afspraken: wanneer is er contact, hoe en met wie?• Ga na welk communicatiekanaal het meest geschikt is om contact te houden met de medewerker.• Waak erover om de medewerker slechts uitzonderlijk buiten het werk te storen.• Vraag toestemming om inkomende e-mailberichten in te kijken bij lange afwezigheid.Tip 3: maak duidelijke afspraken over de communicatie met klantenVoorkom dat klanten door deeltijdwerk niet op de afdeling terechtkunnen. U kunt dat verhelpen opverschillende manieren:16

ËFiche 5Deeltijdswerken | De organisatiecultuurActiepunten:• Op het briefpapier vermeldt u steeds de naam en functie van de verantwoordelijke medewerker.U kunt ook expliciet vermelden op welke uren de persoon bereikbaar is.• Wanneer klanten onverwachts beroep doen op de dienst terwijl de medewerker afwezig is, kuntu een collega vragen om de klant verder te helpen of een boodschap door te geven aan de deeltijder.Fiche 5: de organisatiecultuurAandachtspunt : worden deeltijders voor ‘vol’ aanzien?Deeltijdse medewerkers kunnen soms op minder waardering rekenen dan hun voltijdse collega’s.Hun betrokkenheid op het werk wordt in vraag gesteld door collega’s en chefs. Een deeltijder heeftminder kans om een leidinggevende of sleutelpositie uit te oefenen. Soms krijgen mensen minderinteressante of belangrijke werkinhouden. Andere deeltijders ervaren de druk om het vroegere voltijdsewerkvolume te blijven dragen, ook al is men minder uren op de dienst.Een voltijdse medewerker is nog steeds de norm. Van de personeelsleden wordt verwacht dat zealtijd beschikbaar en bereikbaar zijn voor het werk. In deze cultuur is het zoeken naar oplossingenvoor een vlotte organisatie van deeltijdwerk niet vanzelfsprekend.Voorbeeld :Monique en Rudy hebben een goede oplossingals ze afwezig zijn. Monique is de spreekbuis bijafwezigheid van Rudy en hij vangt de telefoons,de post en de bezoekers op tijdens Monique haarvrije dag. Het is een kleine moeite om dat voorelkaar te doen. Zo helpt de ene collega de andereen krijgen ze minder klachten van ontevredenklanten.(Bron: Plaats voor de nieuwe werknemer? Rapportage van een onderzoeksproject via focusgroepennaar waardering en de nieuwe werknemer binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap-2000)Actiemogelijkheden voor de leidinggevendeTip 1: draag bij tot een mentaliteitswijziging naar een open organisatiecultuurActiepunten:• Geef het goede voorbeeld door zelf werk te maken van een vlotte samenwerking tussen deeltijdersen voltijders.• Wijs op het belang van een goede praktische organisatie van deeltijdwerk.• Stuur in de directieraad aan op de ontwikkeling van een transparant beleid omtrent deeltijdwerk.• Stem voltijders en deeltijders op elkaar af door een open communicatiestijl: bespreek openlijkde bezwaren, praktische problemen en alternatieven met het hele team.• Wijs de medewerkers op hun rechten omtrent deeltijdwerk én hun plichten inzake het goed functionerenvan de afdeling.17

Deeltijdswerken | CommunicatieËFiche 5• Wijs erop dat alle teamleden samen verantwoordelijkheid dragen voor de goede werking van dedienst: een flexibel uurrooster vraagt om onderlinge betrokkenheid en wederkerigheid.tip 2: Geef leiding op een mensgerichte en coachende wijzeIn een open organisatiecultuur is de stijl van leidinggeven mensgericht en coachend.Actiepunten:• Maak tijd voor de mens achter de werknemer en bekijk uw medewerkers in hun totaliteit.• Geef aandacht aan gunstige arbeidsvoorwaarden en –omstandigheden. Tevreden medewerkersfunctioneren meestal beter.• Motiveer en begeleid uw medewerkers bij de taakuitvoering.Tip 3: maak vooroordelen bespreekbaarAls lijnmanager geeft u het voorbeeld in het bewaken van een aangename groepssfeer. Daarom moetu soms corrigerend optreden tegen vooroordelen over deeltijdwerk.Actiepunten:• Organiseer een open discussie op het teamoverleg over de ergernissen, misverstanden en stereotypenover deeltijdwerk in uw team.• Deel de arbeidsresultaten duidelijk mee aan het team en benadruk de individuele bijdrage vanelk teamlid. Zo wordt het beeld van deeltijders als profiteurs rechtgezet.• Wijs erop dat deeltijders minder uren werken maar hiervoor ook minder betaald worden. Doorgaans doen zij naast hun job ook nog onbetaald werk. Bovendien zijn deeltijders meestal evenproductief of zelfs productiever tijdens de werkuren.• Verruim uw blik en zie deeltijdwerk niet als een ‘vrouwenprobleem’. Deeltijdwerk kan door elkemedewerker, ook mannen en oudere werknemers, aangevraagd worden. Het is ook de verantwoordelijkheidvan mannen om te komen tot een evenwichtige taakverdeling.18

ËFiche 6Deeltijdswerken | Deeltijds leidinggevenFiche 6: deeltijds leidinggevenAandachtspunt : deeltijdwerk ook voor de leidinggevende?Naarmate het niveau en de opleidingsgraad van de medewerker stijgt, daalt het aantal deeltijderszowel bij vrouwen als bij mannen. Bij de Vlaamse overheid werkt slechts 8,5% van niveau A deeltijds,terwijl gemiddeld 22% van de werknemers op de andere niveaus in deeltijd werkt.Uit een bevraging van de dienst Emancipatiezaken blijkt echter dat er een groeiende interesse isvoor deeltijds leidinggeven bij de betrokkenen. Duobanen in leidinggevende functies of leidinggevenin een 4/5de job kunnen de evenredige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in het middenentopkader bevorderen. De kwaliteit van het leidinggeven is ermee gebaat als zowel mannelijke alsvrouwelijke waarden, stijlen en werkwijzen aan bod kunnen komen.Actiemogelijkheden voor de leidinggevendeMits de nodige praktische organisatie wordt deeltijdwerk ook voor leidinggevenden een haalbarekaart.Actiepunten:• Breng de gevolgen voor uzelf, uw medewerkers, uw leidinggevenden en eventuele anderen inkaart door te beginnen met een goede analyse van je startsituatie.• Zorg dat u voldoende zicht krijgt op je huidige takenpakket en tijdsbesteding.• Zoek uit op welke punten je tijd kunt besparen en op welke wijze u dat wilt realiseren.• Voer een gesprek met uw eigen chef over de mogelijkheden en de praktische organisatie vandeeltijdwerk op leidinggevend niveau• Bespreek de gevolgen met alle betrokkenen, stem af en overleg zodat de wijzigingen voor henhaalbaar en aanvaardbaar zijn• Maak concrete afspraken met het personeel over aanwezigheid, taakverdeling, communicatie,planning en coördinatie• Maak gebruik van de tips in deze brochure. Dezelfde aandachtspunten als taakverdeling, vervanging,communicatie, permanentie… zijn van toepassing op uw situatie als leidinggevendeproefproject Leidinggeven in deeltijdDe dienst Emancipatiezaken van het ministerie van deVlaamse Gemeenschap organiseerde een proefproject‘Leidinggeven in deeltijd’ waardoor afdelingshoofden ofleidinggevenden met diensthoofdtoelage, de statutairemogelijkheid kregen om aan 80% of 90% te werken.De meerderheid van de (oudere) lijnmanagers zegtnooit deeltijds te zullen werken. Zij wijzen op de hogewerkdruk, vrezen dat het deeltijds werken hun positieverzwakt en stellen dat men toch minstens 100% werktmaar dan voor minder loon. Ook de heersende vergadercultuur,de huidige personeels(onder)bezetting en decompetenties van de medewerkers kunnen een belemmeringvormen.Een kleine groep van potentiële deeltijders is echter welgeïnteresseerd in deeltijdwerk. Het gaat om jonge vrouwelijkeén mannelijke lijnmanagers. Vooral voor personeelsledendie reeds deeltijds werken, lijkt deeltijdsleidinggeven een hulp om de stap te zetten naar eenleidinggevende job. Het versterkt vooral de doorgroeinaar de lagere leidinggevende functies.Het proefproject ‘Leidinggeven in deeltijd’ leidde tot eenaantal aanbevelingen om deeltijds werken op leidinggevendniveau te vergemakkelijken:• een financiële vergoeding voorzien voor de medewerkerdie extra taken van de deeltijds leidinggevendeoverneemt• een meer efficiënte en effectieve vergadercultuur metrespect voor de combinatie van werk en privé• het takenpakket effectief aanpassen overeenkomstigde deeltijdse formule• de leidinggevende coachen in de competenties ‘delegeren’,‘open feedbackhouding’ en ‘leren nee zeggen’• zorgen voor een flexibele bereikbaarheid in uiterstdringende omstandigheden• sensibiliseren tot een open houding tegenover leidinggevenin deeltijd door goede praktijkvoorbeelden• vermijden van discriminatie bij de selectie van toekomstigeleidinggevenden die deeltijds willen (blijven)werken (Bron: Evaluatierapport Leidinggevenin deeltijd in de Vlaamse overheid)19

Colofon:Voor meer informatie:- Voor informatie betreffende regelgeving omtrentdeeltijds werken kan u contact opnemen met deafdeling Statutaire Aangelegenheden van het ministerievan de Vlaamse Gemeenschap (02/553 5020 // Boudewijnlaan 30 – 1000 Brussel)- cijfergegevens met betrekking tot deeltijdwerkbinnen de Vlaamse overheid zijn te vinden ophttp://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/beleidsrapport02/info/index.htm- wwww.emancipatiezaken.beHet bereiken van een evenredige vertegenwoordigingen het voeren van een optimaal beleid voordeeltijds werken gaat niet steeds vanzelf. Hebtu na het lezen van deze brochure nog vragen ofopmerkingen ? Hebt u behoefte aan advies en ondersteuning? Aarzel niet om contact op te nemenmet de dienst Emancipatiezaken :Deze brochure kwam tot stand door de werkgroep Deeltijdwerk.Emancipatieambtenaren van vier Vlaamse openbare instellingen (Jessy Van Dousselaer - VIZO, GerdaVaes - DIGO, Anne-Marie Vriends - VDAB en Nadia De Clercq - VMW) richtten samen met de dienstEmancipatiezaken van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de vormingsorganisatie Impulseen werkgroep op om praktische oplossingen uit te werken voor een vlotte organisatie vandeeltijdwerk.Ann Theys, stafmedewerker en genderspecialist van de vormingsorganisatie Impuls,verwerkte de tipsin een praktische handleiding.Verantwoordelijke uitgever:San Eyckmans, Opdrachthouder dienst EmancipatiezakenBoudewijnlaan 30, 1000 BrusselWettelijk Depot:D/2004/3241/078Coordinator:Hans De SmedtGrafische Vormgeving:Basisontwerp Blue PrintAfdeling Communicatie en Ontvangst, Ingrid Van RintelDruk:Drukkerij BeukeleirsUitgave:Maart 2004Dienst EmancipatiezakenBoudewijnlaan 301000 BrusselTel : 02 - 553 50 79Fax : 02 - 553 50 53E-mail : emancipatiezaken@vlaanderen.be20