DESKUNDIGE SECRETARIAAT en ARCHIEF PLAATS IN HET ...

1FUNCTIEBENAMING : DESKUNDIGE SECRETARIAAT en ARCHIEFPLAATS IN HET ORGANOGRAM : rapporteert rechtstreeks aan gemeentesecretaris enwerkt functioneel nauw samen met de bestuurscoördinator en geeft leiding aan deadministratief medewerkerFUNCTIEWAARDERING : B1-B3 (statutair)TE BEGEVEN VOLGENS : werving/bevorderingHOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE :De burgers praktisch in staat stellen op een vlotte manier te voldoen aan de wettelijke engemeentelijke administratieve bepalingen m.b.t. hun dagelijks leven en als inwoner vande gemeente, met bijzondere aandacht voor de klantvriendelijkheid, wat betreft alleaspecten die verband houden met het gemeentelijk secretariaat, en dit rechtstreeks of viaaansturing van de administratieve medewerkers.FUNCTIE-INHOUD :• Verbindingsagent met gemeentesecretaris en bestuurscoördinator ;• Verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het secretariaat ;• Verzorging van de agendering, de opvolging en de afwerking van de gemeenteraaden het college van burgemeester en schepenen ;• Verantwoordelijk voor de registratie en opvolging van post en andere documentenen voor het correct bedelen, versturen en inventariseren van de post ;• Praktische verantwoordelijke voor het terugkoppelen aan de diensten van dedossiers die op gemeenteraad en college geagendeerd werden ;• Opvolging van aanvragen en dossiers die onder de bevoegdheid van de secretarisvallen ;• Praktische verantwoordelijke o.l.v. de gemeentesecretaris voor het beheer van hetgemeentelijk archief ;• Assisteert de gemeentesecretaris bij het beheer en de opvolging van diens agenda ;• Administratief-technische ondersteuning van de gemeentesecretaris ;• Participeert actief aan de verschillende projecten in de administratie ;• Verantwoordelijk voor diverse projecten op het secretariaat ;• Aansturing van de administratief medewerker ;• Verzorgen van contacten tussen secretariaat en de overige gemeentelijke dienstenen tussen secretariaat en externe ‘partners’ (hogere en andere overheden,bestuurlijk toezicht, ondergeschikte of naastgeschikte openbare besturen,politiezone…) ;• Coördinatie van de taken die verband houden met het bestuurlijk toezicht ;• Algemene wegwijs- en onthaalvoorlichting (informatie over de bestuurlijkeorganisatie, de bevoegde diensten, procedures, beroepsprocedures, …) ;• Dienstverlenende voorlichting : vooral van juridische en administratieve aard,verplichte formaliteiten inzake administratieve dossiers allerlei, over de rechten enFunctieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm

2plichten van de burgers tegenover het openbaar bestuur, over dossiers in het kadervan een openbaar onderzoek ;• Beleids- en bestuursvoorlichting : informatie verstrekken over het beleid,beleidsbeginselen en –intenties, motivering van beslissingen, over ingewonnenadviezen en in hun inhoud, over de werking van adviesinstanties, over standpuntenvan de administraties ;• Inspraakvormen en medebeheer organiseren waardoor de bevolking tijdig over allenodige informatie kan beschikken en er kan op inspelen en er zich kan overuitspreken ;• Praktisch-coördinerend optreden inzake alle dossiers die het secretariaat behartigt;• Volgt de budgetten op voor alles wat te maken heeft met de inhoud van de functie ;reikt de nodige input aan voor begroting(svoorstellen) en beleidsnota’s ;• Beleidsvoorbereidend en –adviserend werk aangaande zijn professioneel domein ;• Vervullen van taken m.b.t. organisatie van verkiezingen ;• Opvolgen van de wetgeving en toepassingen nodig voor de specifieke dienst ;• Beheer en opvolging van eigen klassement (bvb. m.b.t. in- en uitgaande post), archiefen documentatiemateriaal, en van dit van de cel ;• Vertegenwoordigt het bestuur op vergaderingen en in werkgroepen ;• Verantwoordelijk voor door hem opgestelde brieven, teksten, ontwerpen vancollege- of raadsbesluiten ;• Woont wekelijkse vergadering, na college, met secretaris bij ;• Plaatst via de financiële dienst bestellingen met inachtname van wetgeving(overheidsopdrachten) en administratieve formaliteiten ;• Verrichten van ondersteunende taken, op vraag van gemeentesecretaris, naarandere gemeentelijke diensten toe.Opmerking :Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud :• Een beeld te vormen van de functie ;• De belangrijkste taken aan te halen.Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ooktaken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.Bovendien kan het college de beschrijving van deze functie-inhoud en –profiel steedswijzigen, voor zover dit verenigbaar is met de rechtspositieregeling.FUNCTIEPROFIEL en COMPETENTIES :a) Verantwoordelijkheidsgraad :• leidinggevend – onder gezag van de secretaris : instructies geven, controleren,motiveren, begeleiden binnen de cel ‘secretariaat en archief’ ;• beleidsadviserend en –voorbereidend bij de uitwerking van nieuwe projecten ;• uitvoerend : eigen zelfstandige taken.Functieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm

3b) Kennis :• Grondige functiegerichte kennis van het administratief recht (bvb. bestuurlijk toezicht,toepasselijke archiefreglementering, overheidsopdrachten, openbaarheid van bestuur) ;• grondige kennis gemeentedecreet en van de werking der gemeentelijke diensten ;• kennis moderne informaticatechnieken, tekstverwerking enstandaardsoftwarepakketten ;• In het bezit zijn van een diploma of getuigschrift, opgenomen in bijlage I van het besluitvan de Vlaamse Regering van 7 december 2007, dat in aanmerking komt vooraanwerving in een betrekking van niveau B - HOKT-diploma (bachelor ofgelijkwaardig);• basiskennis van moderne managementtechnieken.c) vaardigheden / attitudes :• kunnen plannen en organiseren ;• redactionele rapporteringsvaardigheden ;• sterke administratief-juridische interesse en reflex ;• sterke communicatieve vaardigheden, vlotte taalbeheersing (schriftelijk enmondeling);• problemen onmiddellijk, zelfstandig en met inzicht kunnen oplossen en beslissingennemen ;• zin voor initiatief en inventiviteit ;• op effectieve en efficiënte manier vergaderingen kunnen modereren ;• soepel, diplomatisch en correct kunnen omgaan met diverse bevolkingsgroepen,ondanks de wetgeving die soms diametraal ingaat tegen de aspiraties van de populatie;• luisterbereidheid t.a.v. de bevolking ;• administratieve vaardigheden ;• bereid zijn buiten de normale uren te werken of overuren te maken ;• stressbestendig, ook onder tijdsdruk, snel kunnen inspelen op crisissituaties ;• potentieel om de samenwerking tussen de verschillende diensten te stimuleren ;• psychologisch doorzicht ;• assertief en kritisch ;• contactvaardig en soepel ;• flexibiliteit, past zich gemakkelijk aan aan wijzigende werkomstandigheden, heeftgeen moeite met wisselend werktempo en staat open voor nieuwe opdrachten ;• kan de spanning aan tussen de noodzaak aan openbaarheid enerzijds en de noodzaakaan discretie i.v.m. vertrouwelijke gegevens anderzijds goed inschatten en naarderden toe met tact hanteren ;• brede sociale reflex, heeft oog voor de maatschappelijke opvattingen en waarden enkan deze integreren in de werkpraktijk ;• vertrouwd met automatisatie ;• klantvriendelijk maar toch correct, met oog voor wetgeving, tracht de burger zo veelmogelijk tegemoet te komen bij de afhandeling van diens vraag maar bewaart eengepaste afstand zodat de afhandeling zakelijk blijft ;• assimimlatievermogen voor wetgevingsproblemen ;Functieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm

4• zin voor nauwkeurigheid en permanente bijscholing om zich verder te specialiseren inde gemeentelijke materie ;• discreet en respect voor het beroepsgeheim ;• bijzondere interesse voor vraagstukken uit de actualiteit met relevantie voor degemeentelijke “werking” en i.v.m. overheidsadministratie en de daarmeesamenhangende reglementering ;• verzorgd voorkomen, eigen aan de functie ;• onderzoekende ingesteldheid bij probleemsignalering, het nauwkeurig kunneninschatten van probleemsituaties.Functieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm

5FUNCTIEBENAMING : DESKUNDIGE SECRETARIAAT en ARCHIEFPLAATS IN HET ORGANOGRAM : rapporteert rechtstreeks aan gemeentesecretaris enwerkt functioneel nauw samen met de bestuurscoördinator en geeft leiding aan deadministratief medewerkerFUNCTIEWAARDERING : B1-B3 (statutair)TE BEGEVEN VOLGENS : werving/bevorderingFORMELE VEREISTEN BIJ WERVING :• In het bezit zijn van een diploma of getuigschrift, opgenomen in bijlage I van hetbesluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007, dat in aanmerking komt vooraanwerving in een betrekking van niveau B - HOKT-diploma (bachelor ofgelijkwaardig) ;• Voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden zoals omschreven in derechtspositieregeling ;• Slagen in de selectieprocedure voor aanwerving.FORMELE VEREISTEN BIJ BEVORDERING :• In het bezit zijn van een diploma of getuigschrift, opgenomen in bijlage I van hetbesluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007, dat in aanmerking komt vooraanwerving in een betrekking van niveau B - HOKT-diploma (bachelor ofgelijkwaardig) ;• Voldoen aan de bevorderingsvoorwaarden zoals beschreven in derechtspositieregeling ;• Slagen in de selectieprocedure voor bevordering.Functieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm

6INHOUD SELECTIEPROCEDURE EN SAMENSTELLING SELECTIECOMMISSIE1. Selectieprocedure voor werving én bevordering (twee gedeelten) PuntenA. Schriftelijk gedeelte 50a. Grondige kennis van gemeentedecreet en gemeentelijke werking ; 15b. Geïntegreerde case: dossier met klanten- en managementaspecten en organisatievan gemeentelijke dienstverlening binnen eigen cel ;c. Synthese en kritische beoordeling van een voordracht of een ter beschikkinggestelde tekst (i.v.m. toerisme) of het formuleren en beargumenteren van eenstellingname rond een relevant actueel onderwerp ;d. Grondige functiegerichte kennis van het administratief recht (o.m. bestuurlijktoezicht, toepasselijke archiefreglementering, overheidsopdrachten, openbaarheidvan bestuur).151010B. Mondeling gedeelte 50a. Interview over attitude en algemene ontwikkeling ; 20b. Tests (rollenspel, actieoefening) i.v.m. de contact- en communicatievaardigheden,leiding geven en management- en organisatieaanpak ;20c. Presentatie en bespreking van de case. 10Totaal 100Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op elk gedeelte(schriftelijk en mondeling) afzonderlijk, en 60 % op het geheel van de selectieprocedure.2. Samenstelling van de selectiecommissie1 gemeentesecretaris;1 leidend ambtenaar secretariaat van minstens niveau B ;1 ambtenaar van niveau A.Functieprofiel en –inhoud/deskundige secretariaat/tw/versie 2009.04.30 zm