Communicatieplan project Tankopslag.doc

Bijlage 2Communicatieplan bij het inspectieproject opslagtanks PGS29Petra van Zijst, 24 september 2012AanleidingVan augustus 2012 tot en met maart 2013 wordt het Inspectieproject Tankopslagbedrijvenuitgevoerd. Hierin worden alle bekende BRZO-bedrijven met tankopslag (ongeveer 130 stuks)geïnspecteerd. De eerste fase (pilot) van dit project is inmiddels al uitgevoerd door DCMR,Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) en de Inspectie SZW. De tweede fase is eengezamenlijk project van de bevoegde gezagen Wabo, de Veiligheidsregio’s, Rijkswaterstaat en deInspectie SZW. Opdrachtgever van het project is LAT RB. Inspectie SZW is trekker van het project.De start van het project, die gepland stond voor 2013, is n.a.v. het recente politieke en publiekedebat over de veiligheid van tankopslagbedrijven (zie de casus Odfjell) naar voren gehaald. Inaugustus zijn de betrokken bedrijven geïnformeerd en is een pilotfase van start gegaan waarinDCMR, VRR en de Inspectie SZW gezamenlijk inspecties hebben gedaan bij 12 bedrijven in hetRijnmondgebied. Het landelijke inspectieproject start in oktober en wordt eind maart 2013afgerond.Uitgangspunten voor de communicatie- Dit communicatieplan heeft betrekking op:• De externe communicatie: vanuit het project met de bedrijven en intermediairedoelgroepen zoals brancheorganisaties en pers.• De interne projectcommunicatie: tussen de samenwerkende toezichthouders in hetproject. Deze communicatie wordt door de projectleider vanuit de projectstructuuropgepakt.• De communicatie vanuit de projectgroep met de achterbannen van de samenwerkendetoezichthouders.- De externe communicatie over het project heeft als doel:• de bedrijven te stimuleren de naleving te verbeteren. Daartoe dragen we de norm uiten brengen we feiten. In het project wordt de keuze gemaakt voor een maximaletransparantie over het project en de resultaten. Via de website van LAT-rb wordtinformatie van de overheid over het project open beschikbaar gesteld. Ook worden deinspectieresultaten openbaar gepubliceerd in een door LAT-rb ontwikkeld format.• het ‘grote’ publiek, omwonenden en werknemers informeren over het project en latenweten dat de overheid veiligheid van tankopslag voorop stelt.- De interne communicatie met de achterban van de samenwerkende toezichthouders heeftals doel:• dat de in het inspectieproject samenwerkende toezichthouders op verschillende niveausde aanpak van het inspectieproject onderschrijven. De leden van de projectgroepbesluiten welke informatie wanneer naar de achterban gaat en op welke wijze/viawelke kanalen de informatie verspreid kan worden (mondelinge toelichting tijdensvergaderingen, gerichte media, vakbladen, Binnenlands Bestuur e.d.). Met het oog opverbetering van de naleving communiceren we rechtstreeks met de 130 bedrijven,maar ook met en via intermediaire doelgroepen die in contact staan met de bedrijven,zoals brancheorganisaties en bedrijven die opslagcapaciteit inhuren bij eentankopslagbedrijf.1

Aandachtspunt• Over het project – zowel de pilot die al gestart is, als het landelijke project dat inoktober start – wordt eenduidig gecommuniceerd vanuit het LAT RB: de in het projectsamenwerkende partijen treden op als één organisatie.• De regie van de communicatie ligt bij de projectleider van de Inspectie SZW, omdat deInspectie ook trekker is van het project. De communicatieadviseur adviseert over deinzet van communicatiemiddelen, draagt zorg voor de productie vancommunicatiemiddelen en stemt de inhoud van de communicatiemiddelen zoveelmogelijk af met de projectgroepleden (d.w.z. de vertegenwoordigers van de bevoegdegezagen, de Veiligheidsregio’s, de Inspectie Leefomgeving en Transport,Rijkswaterstaat en de Inspectie SZW). Afstemming vindt plaats om te voorkomen datde diverse betrokken organisaties verschillende boodschappen naar buiten brengen.Vanwege tijdsdruk zal het niet altijd lukken om tijdig af te stemmen. Betrokkenenworden in ieder geval periodiek geïnformeerd over de ondernomen communicatieacties.Met het oog op te boeken nalevingsresultaten is het van belang dat de Inspectie SZW nauwecontacten onderhoudt en afspraken maakt met brancheorganisaties van BRZOtankopslagbedrijven.De brancheorganisaties hebben er ook belang bij dat hun leden meewerkenen hun bedrijven op orde hebben.Doelgroepen, doelen, boodschap en middelen per fase in het projectFase 1: augustus-september 2012:Inspectieproject bij 12 tankopslagbedrijven op initiatief van DCMR, uitgevoerd door DCMR,Veiligheidsregio Rijnmond en Inspectie SZW.A. Doelgroepen extern- Directeuren van de te inspecteren bedrijven- Brancheorganisaties- (vak)pers- Werknemers- Omwonenden van bedrijven- Het ‘grote publiek’B. Doelen en middelen externe communicatieAlgemeen doel:Na afloop van fase 1 voelen de directies van tankopslagbedrijven zichgeprikkeld/gemotiveerd om de volgende zaken in orde te brengen:1. Integriteit en onderhoud van opslagtanks en appendages2. Onafhankelijke overvulbeveiligingen3. Dampverwerkingsinstallaties/explosieveiligheid4. Blootstellingsrisico’s aan gevaarlijke stoffen5. Schuim-, blus- en koelinstallaties6. Bluswateropvang en afstroming- Doel: Na afronding van de pilot kennen de 12 geïnspecteerde bedrijven, de 130 BRZObedrijvenmet tankopslag die vanaf eind september worden geïnspecteerd, en de betrokkenbrancheorganisaties, de resultaten van de 1 e fase: de inspectieronde onder 12 bedrijven.- Middelen:- Persbericht met de resultaten uit de pilot en uitleg over start landelijk project. Ook helderaangeven waarom project naar voren is getrokken. Afstemming tussen persvoorlichting2

Inspectie SZW en DCMR. Het ‘grote publiek’ en omwonenden worden niet apart benaderd.De verwachting is dat de pers de berichtgeving zal overnemen.C. Doelgroepen intern (binnen het project)Relevante personen bij de samenwerkende toezichthouders (achterban van deprojectgroepleden), te weten:• Veiligheidsregio’s• Bevoegd gezag Wabo (vergunningverleners): provincies, gemeenten, enmaatlatorganisaties aan wie het werk door provincies en gemeenten is uitbesteed (bv.DCMR)• Rijkswaterstaat (vanwege risico voor verspreiding via water), HID van de betrokken regio• IL&T 1• Inspectie SZWD. (Project)doelen en communicatiemiddelen fase 1:• Het in onderling overleg komen tot een eenduidige inspectieaanpak met gezamenlijkeinspectiemodules voor het landelijke project Opslagtanks PGS29 dat in oktober 2012 start.• Draagvlak krijgen voor deze aanpak.Doel: betrokken toezichthouders zijn geïnformeerd over de start van de inspecties.Middel: Brief (is reeds verzonden).De interne projectcommunicatie wordt door de projectleider vanuit de projectstructuur opgepakt.De leden van de projectgroep besluiten welke informatie naar de achterban gaat en op welkewijze/via welke kanalen de informatie verspreid kan worden.Hiervoor kunnen de volgende middelen worden ingezet:- mondelinge toelichting tijdens overleggen of bijeenkomsten: commissievergaderingen voorraden en staten, bijeenkomsten van de veiligheidsregio’s etc.- nieuwsberichten, aangeleverd vanuit het project, te plaatsen in eigen media van dehandhavende partijen: relatiebladen, nieuwsbrieven, websites, twitter, LinkedIngroepenetc.- circulaires, brievenFase 2: oktober 2012 – maart 2013:Landelijk inspectieproject bij ca.130 BRZO-bedrijven met tankopslag in de periode oktober 2012 toten met maart 2013. Uit te voeren door de Inspectie SZW, bevoegde gezagen Wabo,Veiligheidsregio’s en Rijkswaterstaat.A. Doelgroepen extern- Te inspecteren BRZO-bedrijven (ongeveer 130 stuks)- Bedrijven die hun producten laten opslaan bij tankopslagbedrijven- Brancheorganisaties- (vak)pers- Werknemers- Omwonenden bedrijven- Het ‘grote publiek’1 ILT doet momenteel onderzoek naar de voortgang van de implementatie van de Buncefield maatregelenPGS29. In het kader hiervan checkt ILT bij bedrijven/brancheorganisaties de juistheid van gegevens hierover dieILT eerder via de bevoegde gezagen heeft verzameld. In het project Tankopslagbedrijven wordt gebruikgemaakt van deze informatie.3

B. Communicatiedoelen en -middelen externe communicatie fase 2Algemeen doel:Zowel voorafgaand aan de start van fase 2 van het landelijke project als na afloop ervanvoelen de directies van bedrijven met opslagtanks zich geprikkeld/gemotiveerd om devolgende zaken in orde te brengen:1. Integriteit en onderhoud van opslagtanks en appendages2. Onafhankelijke overvulbeveiligingen3. Dampverwerkingsinstallaties/explosieveiligheid4. Blootstellingsrisico’s aan gevaarlijke stoffen5. Schuim-, blus- en koelinstallaties6. Bluswateropvang en afstromingDoel: Alle 130 in fase 2 te inspecteren bedrijven weten voorafgaand aan de start van hetlandelijke inspectieproject dat ze geïnspecteerd kunnen worden, en op welke punten.Middelen:- 1. brief- 2. pers-/nieuwsbericht namens LAT-rb- 3. Tweets (twitterberichten) door de handhavende partijen, met link naar persbericht- 4. Vertellen over het project tijdens bijeenkomsten, bv. de conferentie ‘Opslagtanks’ op 14en 15 november in Rotterdam waar Marcel den Boer (lid projectgroep) spreekt (ziewww.iir.nl/tanks).- Doel: het grote publiek weet dat er een landelijk project tankopslag is gestart en kent hethoe en waarom van de inspecties.- Middel: op het moment dat de inspecties gaan starten, persaandacht genereren bij mediaals NOS-Journaal, BNR, etc.Boodschap: de overheid inspecteert en pakt mogelijk onveilige situaties bij tankopslag aan.- Doel: de 130 tankopslagbedrijven zijn er zich gedurende de looptijd van het project vanbewust dat het inspectieproject gaande is en wat de aandachtspunten zijn.- Middel: Nieuwsberichten vanuit het project aanreiken aan de brancheorganisaties, zodat zijhun leden regelmatig via hun eigen kanalen kunnen informeren over en betrekken bij hetproject.- Doel: de 130 BRZO-bedrijven met tankopslag die vanaf oktober worden geïnspecteerd,kennen na afloop de resultaten van het inspectieproject en weten wat de norm is waaraanzij moeten voldoen. Dit geldt ook de andere externe doelgroepen: betrokkenbrancheorganisaties, niet-BRZO-bedrijven met tankopslag, bedrijven die hun producten inopslag gevenen betrokken overheidsdiensten.- Middelen:- 1. Bedrijven ontvangen na afloop van de inspectie een handhavingsbrief waarin staat watzij moeten verbeteren.- 2. Een symposium voor bedrijven en brancheorganisaties in voorjaar 2013, waar deresultaten worden gepresenteerd en de norm nog eens helder wordt neergezet.- 3. Een flyer of factsheet met de resultaten en de norm in duidelijke taal (inspectiescoresper bedrijf, gevolgd door conclusie en oordeel; moet afgestemd worden met de bedrijven).Gedrukte exemplaren worden verspreid door ze uit te delen op de bijeenkomst, daarnaastkomt de info digitaal beschikbaar op de websites van de inspecterende partijen en denieuwsbrief en website van LAT-rb; attendering via Twitter. Boodschap: Dit is de norm,hier moet u aan voldoen.- 3. Een pers- en/of nieuwsbericht.- 4. Media-aandacht: NOS-Journaal, BNR, etc. met bv. interviews met de IG. Boodschap: Hetis belangrijk dat tankopslag veiliger wordt. Dit is de norm. Wij blijven de bedrijven volgen.4

C. Doelgroepen intern (binnen het project)Relevante personen bij de samenwerkende toezichthouders, te weten:• Veiligheidsregio’s• Bevoegd gezag Wabo (vergunningverleners): provincies, gemeenten, enmaatlatorganisaties aan wie het werk door provincies en gemeenten is uitbesteed (bv.DCMR)• Rijkswaterstaat (vanwege risico voor verspreiding via water)• IL&T• Inspectie SZWDoel: betrokken toezichthouders zijn geïnformeerd over de start van de inspecties.Middel: Brief (projectcommunicatie)en informatie-uitwisseling via bestaande overleggen.Doel: betrokken toezichthouders kennen de resultaten uit het project.Middel: Het factsheet/projectverslag dat wordt ontwikkeld voor de bedrijven, kan hier ookvoor worden ingezet. Verspreiding via LAT rb-nieuwsbrief en –website, Twitter, andere nogte benoemen kanalen.Doelgroep- en middelenmatrixDoelgroep Doel Middel Boodschap TijdsplanningDirecteuren 130BriefAugustus 2012tankopslagbedrijvenverzondenDirecteuren van 130tankopslagbedrijven,inclusief de 12 uit depilot (1 e fase)Landelijke persBrancheorganisatiesen hun ledenHandhavendepartijen in hetprojectZijn bekend metstartinspectieprojectenaandachtspuntenhierin. Verlenenhunmedewerking aaneen evt.inspectie.Kennen deresultaten vanpilot.Bredebekendheidresultaten pilot +start landelijkprojectBekendheid metstart van hetlandelijkeinspectieprojectBekendheid metde start van hetlandelijkeinspectieprojectFlyer, internet,intranet, twitterGezamenlijkpersberichtNieuwsbericht,aangeboden viade mail, metverzoek dit viaeigen media teverspreidenNieuwsbericht teplaatsen op LATrbwebsite +aanbieden aanleden van deprojectgroep,met verzoek omhet bericht viade eigen mediate verspreidenBereid u voor,zoek de juisteinformatie alvastop. U zit in dedoelgroep voorinspecties.Dit hebben wijaangetroffentijdens inspecties(feiten).Dit zijn deresultaten vande pilot. Nu starthet landelijkproject. De starteneinddatumzijn forsvervroegd.Het landelijkinspectieprojectgaat van start. Ukunt eeninspectieteamverwachten.Het landelijkeinspectieprojectgaat van start.Eind september2012Eind septemberEind septemberEind september5