PROCES-VERBAAL DER ZITTING VAN DE ... - Groen Diest

innenkomende klacht waarvan hij, via welk kanaal ook, kennis heeft gekregenonverwijld ter registratie over te maken aan de klachtencoördinator. Ookwanneer direct een oplossing kan worden aangeboden aan de burger, stuurt demedewerker klacht en oplossing door naar de klachtencoördinator voorregistratie.Stap 2:De klachtencoördinator brengt elke klacht in het centraal klachtenregistratie- enbehandelingssysteem, verder het klachtenregister genaamd, in. Alleen deklachtencoördinator heeft toegang tot het klachtenregister.In het klachtenregister worden volgende elementen opgenomen:- de identiteit van de klager (naam, adres, telefoon of e-mail);- de aard van de klacht;- de dienst of het personeelslid waartegen de klacht wordt ingediend;- de wijze van indiening van de klacht;- de ontvankelijkheid van de klacht;- de reden van niet-ontvankelijkheid;- de datum waarop de klacht is binnengekomen;- de datum wanneer de brief met ontvangstbevestiging enontvankelijkheidsonderzoek is verstuurd (termijn: 10 kalenderdagen naontvangst);- de datum wanneer de klachtencoördinator het rapport doorstuurt naar deklachtenbehandelaar;- de datum wanneer de klachtencoördinator het rapport en de motiverendebrief van de klachtenbehandelaar heeft ontvangen;- de gegrondheid van de klacht;- de datum wanneer de motiverende brief naar de verzoeker is verstuurd(termijn: 45 kalenderdagen na ontvangst);- de datum van de eventuele reactie van de verzoeker na behandeling vanzijn/haar klacht.Stap 3:De klachtencoördinator voert het ontvankelijkheidsonderzoek. Algemeen kaneen klacht gedefinieerd worden als de uiting van ontevredenheid van eenburger over het (niet-)optreden van het stadsbestuur of een onderdeel van destadsadministratie. Bijkomend criterium is dat de ontevredenheid redelijkerwijzehad kunnen voorkomen worden.Indien de klacht ontvankelijk is, dan stuurt de klachtencoördinator binnen de 10dagen na ontvangst van de klacht schriftelijk een antwoord dat de klacht werdontvangen, de klacht ontvankelijk is, verder wordt behandeld en hij vermeldt decoördinaten van diegene die de klacht gaat behandelen.Indien de klacht niet ontvankelijk is, dan stuurt de klachtencoördinator binnende 10 dagen na ontvangst van de klacht schriftelijk een antwoord dat de klachtwerd ontvangen, de klacht niet ontvankelijk is en de redenen van nietontvankelijkheid.De volgende klachten worden als niet-ontvankelijk beschouwd:- Het betreft een vraag om informatie, een melding, een suggestie, eenberoep, een bezwaar of een petitie;- De indiener heeft eerder al een klacht over exact hetzelfde onderwerpingediend, die volledig is afgehandeld;- De grondslag voor de klacht dateert van meer dan één jaar voor deindiening van de klacht;- De indiener heeft nog geen gebruik gemaakt van een georganiseerdadministratief beroep;- De klacht is het voorwerp van een gerechtelijke procedure of eenstrafonderzoek;