Download - CAD Magazine

Project- en officemanagementAdministratievestromen bij architectenDoor de redactie.UGSCAD/CAM/CAE/PDMINNOVATE MOREwww.ugsplm.nl073-680 25 00ArchX is bedoeld voor architecten, architecten-experts,studiebureaus, overheidsbesturen en andere projectgeoriënteerdeadministratieve kantoren om het beheer van kantoor, projectenen relaties met elkaar te integreren. Het programma is daarmeeeen soort kruising tussen een projectmanagement- en officemanagement tool.De contactstromen binnen een architectuurproject.ArchX is een product van deBelgische software ontwikkelaarXatrax. Het programma bestaat sinds2002 en is inmiddels toe aan versie4.0. Het pakket kent een openstructuur en is daarmee in staat omgebruik te maken van zowelMicroSoft Office als Open Officeapplicaties.Zo haalt het bijvoorbeelddata uit zowel Excel als Outlook. Desoftware draait als webgebaseerdprogramma op een SQL-dataservervoor zowel Microsoft-, Apple- alsLinux-omgevingen.De belangrijkste taak van ArchX ishet dossierbeheer. In een dossierbevindt zich alle informatie over eenbepaald project. Elk dossier wordthierbij voorzien van een uniek dossiernummer.Daarnaast is er ook eendossiercode om alfa-nummeriekecode in te voeren. De gebruiker haaltgegevens of contactpersonen directuit de databank. Het kan daarbij gaanom foto's, tekeningen en afbeeldingen,prestaties, lonen, facturen takenlijstenen verslagen. Er zijn vijfdossiertypes aanwezig in hetprogramma, voor bouw, studies,gerechtelijke zaken, prive en verzekering.Documenten genererenZodra een dossier is aangemaakt envoorzien van de nodige gegevens,kan de gebruiker vanuit ArchX correspondentievoeren, werf- en expertiseverslagenen andere documentengenereren met daarin informatie overde betrokken contactpersonen.Hiervoor zijn sjablonen aan te makendie ArchX automatisch opvult met denodige dossier- en persoonsgegevens.Voor het automatisch invullen vantype-documenten zijn verschillendestandaarden aanwezig, zoals eenbouwaanvraag, stedenbouwkundigattest, openbare aankondiging, werfverslagen oplevering. ArchX kanook automatisch facturen genereren.De facturen zijn hierbij te koppelenaan provisies.SjablonenArchX bevat een aantal standaardsjablonen.De administrator kandaarnaast zelf sjablonen aanmaken,waarmee hetzelfde document voorverschillende dossiers en verschillendecontactpersonen te gebruiken is dooralle gebruikers van ArchX. Debeschikbare sjablonen zijn aan tepassen met bijvoorbeeld een eigenhuisstijl en logo's. Er is een lijst vanbeschikbare invulvelden aanwezig inde software, die bij gebruik in desjabloondocumenten automatischworden vervangen door de informatieuit de databank. Meestal gaat het hierbijom dossier- en contactgegevens.Ook de folderstructuur is aan te passendoor de beheerder, waardoor allegebruikers hetzelfde overzicht hebbenover bijvoorbeeld brieven, verslagenen formulieren.RapportageBinnen ArchX is het mogelijk omrapporten te maken waarmee informatieuit de database af te drukken isof de juiste analyses te maken zijn. Erzijn verschillende soorten rapportenbeschikbaar, met informatie overbijvoorbeeld prestaties, de agenda enfacturen. Met de rapporten kan degebruiker op basis van zijn criterialijsten genereren in Excel. Het is hierbijmogelijk om lijsten uit ArchX tehalen waarin binnen Excel te filterenis. Daarnaast zijn draaitabellen en–grafieken aanwezig voor gebruikwww.archx.nlCADMagazine April/Mei 2006-3 17