maart 2009 - LCKV Jeugdvakanties

De OpzetterGeborenDe InschrijvingPersoonlijk ben ik geen fan van de eerstemaanden van het nieuwe jaar. Alleleuke feestjes (kerst, Oud & Nieuw)zijn achter de rug, het is guur en donkerbuiten en je beseft je ten volle datdeze situatie de komende maandenonveranderd blijft.Aafke PlugVooral aan februari heb ik een hekel.Het enige lichtpuntje is dat die wat korteris dan zijn collega-maanden, maarverder… Donker, guur en vooral saai!Maar er is (letterlijk) licht aan het eindevan de tunnel. Vanochtend werd ik wakkervan het gefluit van een vrolijke merelin de boom voor mijn huis. En vanmiddagviel er zo waar een warme zonnestraalop mijn gezicht. Het is nog koud, maartoch hangt er iets in de lucht… Ja, lieveColofonHoofdredactieAafke PlugRedactieNils BiermanOlga BlokArjan van DuivenbodenFloor KroftEmma Oomenmensen, de lente is in aantocht en daarmeekomt ook het kampseizoen weereen stukje dichterbij.De hernieuwde energie die de lentealtijd met zich meebrengt zie je ook opmaandag bij de LCKV. Hoewel het nogeven duurt voor het eerste kamp vertrektzijn de voorbereidingenvoor hetkampseizoen al in volle gang. Zo is deafdeling Deelnemers druk bezig met hetverwerken van de gegevens van dedeelnemers die zich een aantal wekengeleden hebben ingeschreven. Ook deandere afdelingen zitten niet stil. Ben jebenieuwd wat er nu allemaal op eengewone maandagavond gebeurt? Kijkdan snel op pagina 6. Verder vind je indeze Opzet uiteraard weer interessanteartikelen, een interview met eenFreelancersJan van ZwietenEsther OortwijnTekeningen/layoutNils BiermanDrukDrukkerij Graficon, LeiderdorpPelle, zoon van RichardPellicaan en KatelijneCorporaalBelangrijke data14 aprilledenvergadering18 aprilInfodagbestuurslid en grappige columns.Namens de hele redactie wens ik je veelleesplezier.Ik ga nu lekker een terrasje pakken. Dikingepakt, maar toch… Laat die zomermaar komen. Ik ben er, net als de LCKV,klaar voor!Correspondentie-adresLCKV JeugdvakantiesVoorschoterweg 8e2324 NE Leiden(071) 572 22 55www.lckv.nl - opzet@lckv.nlZaterdag 17 januari was het weer zo ver.Honderden deelnemers zaten gespannenvoor de computer, de muis in debezwete hand, klaar om stipt om 10uur op de knop te klikken.Aafke PlugMaar al voor 10 uur raakte de serveroverwerkt en al snel kregen de eerstedeelnemers foutmeldingen binnen.Hoewel het al de vierde keer is dat deelnemerszich via internet kunnen opgevenvoor een LCKV-kamp is de inschrijvingnog geen enkele keer vlekkeloosverlopen. Steeds meer stafleden, oudersen deelnemers beginnen zich af te vragenof het inschrijven via internet welde beste optie is. Wat ging er dit jaarprecies mis en moet er een nieuweinschrijfmethode komen?Iemand die hier bij uitstek antwoord opkan geven is Fabian de Graaf, bestuurslidDeelnemers. Hij legt uit dat, andersdan voorgaande jaren, de fout dit jaarniet in de software zat, maar in de doorde LCKV gehuurde server: ‘Die bleek deenorme toeloop niet aan te kunnen. Ineen paar minuten tijd werd er vele duizendenkeren geprobeerd om pagina’svan de site te verversen. De server wasnaar aanleiding van de vorige jarenhelemaal ingericht op een piekbelasting,maar zoveel bezoekers in zo’n korte tijdis helaas niet te verwerken door ons.’Dat de belasting zo hoog was wijtFabian aan het feit dat veel deelnemerszich met meerdere bezoekers tegelijkprobeerden in te schrijven: ‘Sommigenmet wel acht computers tegelijk.’ Fabianziet dat dan ook als de kern van het probleem:‘De inschrijfmethode an sichwerkt op dit moment heel erg goed,alleen loopt het vast door de populariteitvan onze kampen. Mensen doen er allesaan om zich maar proberen in te schrijven.Dat is onze kracht, maar helaas ookonze zwakte.’De Softwarecommissie, die zoals denaam al doet vermoeden de softwarevoor de inschrijving heeft gemaakt, wasdie zaterdagochtend al licht gespannen:‘Er mocht dit jaar niets fout gaan!’ aldusEdward Niewold en Sander Brugmannamens de commissie. Al voor 10 uurwisten ze dat het door de overbelasteserver mis ging, maar na kort overlegmet het bestuur werd besloten deinschrijving door te laten gaan:‘Iedereen had last van de storing en dushad ook iedereen gelijke kansen voorinschrijven.’ Rond 10.30 is er een e-mailverzonden naar iedereen die een formulierhad ingevuld, met daarin excuses ende mededeling dat de inschrijving welgewoon doorging. ‘De reden dat dee-mail pas om zo laat verzonden is, isdat we door de overbelaste server zelfook niet bij die e-mailadressen kondenkomen,’ aldus Fabian. Na het versturenvan de e-mail zijn rond 10.35 de inschrijvingentot dan toe verwerkt. Kort daarnazijn ook de e-mail verzonden met daarinde mededeling of de deelnemers wareningeschreven of dan wel op de reservelijststonden. Eind goed, al goed zou jedus denken. De inschrijving verliep nietvlekkeloos, maar uiteindelijk waren alledeelnemers inschreven of op een reservelijstgeplaatst.Toch hebben sommigen een nare nasmaakovergehouden aan de inschrijving.Zo zijn er deelnemers die vrezen dat zedoor de storing niet zijn ingeschreven ophet kamp van hun keuze. Hoofdleider,maar in dit geval in eerste plaats vader,Jan van Zwieten herkent dit: ‘Toen destoring zich manifesteerde sloeg depaniek bij ons thuis direct toe. Ik hebmijn dochter en haar vriendinnen nog totkalmte gemaand met het idee dat destoring voor iedereen geldt en dat erwel wat op gevonden zou worden.Achteraf waren ze heel boos en meendenhet slachtoffer te zijn van de storing.’Zowel hetbestuur als deSoftwarecommissiebandrukken echter opdat iedereen last hadvan de storing en datdeze geen invloedheeft gehad op deinschrijvingskansenvan een deelnemer.Ook zijn er ouders diehet gevoel hebben dat het bestuur nietgoed weet wat het effect van een mislukteinschrijving op hun kinderen is.Ook dit komt Jan bekend voor: ‘Zelf benik behoorlijk geschrokken en teleurgesteldover de impact die dit alles op onsgezin heeft.’ Jan had het gevoel dat hijiets moest doen en heeft het bestuurnaar eigen zeggen een ‘brief op hogepoten’ gestuurd. Hierin beschrijft hijonder andere zijn onvrede over deopstelling van het bestuur naar deelnemersdie er niet doorheen zijn gekomen:‘Tot nu toe heb ik deze keer, nochde afgelopen jaren, enig meeleven kunnenbespeuren in jullie opstelling jegensdiep teleurgestelde deelnemers. Gaanjullie er nu voor zorgen dat dit niet meerkan gebeuren?’ schrijft Jan in zijn brief.Hij heeft zelf wel een idee hoe deinschrijving er volgend jaar uit zou moetenzien. Hij pleit er al jaren voor datoud-kampers zich eerder kunneninschrijven dan de nieuw-kampers.Op die manier wordt volgens Jan dedruk op de server weggenomen en zorgje ervoor dat oud-kampers niet teleurgesteldraken en de LCKV de rug toekeren.Voor het bestuur liggen vooralsnogalle opties open: ‘Een ding is zeker’,aldus Fabian: ‘Met de huidige inschrijfmethodezullen we volgend jaar weerhetzelfde probleem hebben, dus waarschijnlijkzal de inschrijfmethode moetenworden aangepast. Hierbij kun je bijvoorbeeldlaan een loting of gespreideinschrijving denken.’ Het bestuur heeftaangekondigd tijdens de ledenvergaderingop 14 april met een voorstel vooreen nieuwe inschrijfmethode te komen.Dat belooft nog een interessante avondte worden!