OR jaarverslag 2011 voorkant - SJG Weert

Jaarverslag 2011OndernemingsraadMissie:De OR werkt aan een organisatie waarin de zorg voor de patiënt centraal staat, het voor de medewerkerprettig werken is en waarin vertrouwen, verantwoordelijkheid, zorgzaamheid en duidelijkheid centralewaarden zijn.Visie:De OR van het SJG:1. handelt in de geest van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).De WOR geeft wettelijke kaders waarbinnen een ondernemingsraad kan opereren, maar de ORSJG wil echter meer doen. De OR wil zichtbaar, herkenbaar en bereikbaar zijn voor de medewerkersen een goede overleg partner zijn voor de bestuurder;2. is de stem van en voor medewerkers en wil vanuit deze invalshoek een bijdrage leveren aan eengezonde, goed functionerende organisatie met een prettige werkomgeving;3. staat altijd open voor dialoog;4. is als gelijkwaardig overlegpartner van de directie, kritisch en onafhankelijk bij het beleid van deorganisatie betrokken.De missie, visie en doelen zijn uitgewerkt in het Beleidsplan OR 2008-2012 en toegankelijk voor medewerkersvia Intranet.Samenstelling OR 2011Dagelijks bestuur: Léon Nijnens voorzitter OR(Special Care)Jeroen Meuleners vice-voorzitter OR(Operatiecentrum)Jacqueline Mies-Snelders secretaris(Klachtencommissie Patiëntenzorg)Leden:Marion Caris-Saes (dagcentrum)Carla Janssen (3 Zuid)Leo Kirkels (logistiek)Jan Lempens (Poli Longgeneeskunde)Simone van Loos (Hartfalenpoli)Yvonne van de Voort-Campen (VMK)Rob Ketelaers (Fysiotherapie)Irene Geurts-Engelen (Special Care)Romilda Hulspas-Wijen- foto samenstelling OR april 2011 -De OR wordt ondersteund door Marieke Loijen. Zij is ambtelijk secretaris Medezeggenschapen heeft een onafhankelijke positie binnen het ziekenhuis en zij verricht zelfstandig haarwerkzaamheden binnen globale richtlijnen onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.AfscheidRuud Zegveld en Jan Lempens hebben hun OR-lidmaatschap in 2011 beëindigd. De OR dankt beide herenvoor hun inzet!WelkomIn 2011 mocht de OR drie nieuwe leden verwelkomen en wel Rob Ketelaers, werkzaam op de afdelingfysiotherapie, Irene Geurts-Engelen, werkzaam op de afdeling special care en Romilda Hulspas-Wijen,werkzaam op de diabetespoli. De OR is zeer ingenomen met de toetreding van deze drie nieuwe leden!- Rob Ketelaers - - Irene Geurts-Engelen - - Romilda Hulspas-Wijen -Kerndoelen OROm aan bovenstaande missie, visie en speerpunten te voldoen stelt de OR kerndoelen samen met daarinomschreven het doel, de indicatoren, de activiteiten, wie is er verantwoordelijk en wanneer is het procesgereed. In 2011 heeft de OR de navolgende kerndoelen opgesteld:- Communicatie met de achterban- Procedure-afspraken wijzigen diensttijden- Medewerkerstevredenheid- Leeftijdsgericht personeelsbeleid- Werkklimaat bevorderen in het SJGOnderstaand een voorbeeld van een kerndoel met als speerpuntprocedure-afspraken wijzigen diensttijdenDoelIn het SJG worden de procedure-afspraken inzake “wijzigen diensttijden” gerespecteerdIndicator- de OR is op de hoogte van de wet- en regelgeving (ATW/ATB/CAO/WOR)- de directie/management/leidinggevenden/dienst P&O/dienstplanners zijn op dehoogte van de wet- en regelgeving (ATW/ATB/CAO/WOR)- de OR krijgt instemmingsverzoeken inzake wijzigen diensttijden voorgelegd volgensde procedure-afspraken- medewerkers lichten de OR in als de procedure-afspraken niet worden gevolgdActiviteit 1) de OR neemt deel aan de projectgroep centraal roosteren en maakt een stappenplan om het doel te bereiken***2) de OR stelt zich dusdanig aanspreekbaar op dat medewerkers de OR inlichten als deprocedure-afspraken niet worden gevolgd3) de OR wisselt informatie uit over voortschrijdende inzichten en standpunten met dedirectieVerantwoordelijk Directie / OR / WerkgroepGereedcontinue proces*** Naar aanleiding van een advies aanvraag inzake optimalisatie en centralisatie workforce managementproces, klinische afdelingen (centraal roosteren) - zie tevens achterkant jaarverslag onderwerp “adviesaanvragen-, wordt er tijdens een overlegvergadering afgesproken dat een vertegenwoordiging van deOR deel zal nemen in de projectgroep.ContactenInterne contactenDe contacten met de medewerkers (de achterban) zijn van groot belang voor het functioneren van de OR.De OR moet namelijk weten wat er leeft en is voor een groot deel afhankelijk van wat de achterban aansignalen en informatie geeft. Hierbij is de OR zich bewust van het feit dat de achterban bestaat uit zeerveel deelgroepen (bv. leeftijd, geslacht, functie). Ieder OR-lid heeft een eigen (intern) netwerk en isdaarin zelf actief. De OR heeft ook OR-contactpersonen binnen de organisatie. Aan deze contactpersonenwordt de mening gevraagd over bepaalde onderwerpen of zaken die binnen de organisatie actueel zijn.Daarnaast reageren medewerkers op verslagen en nieuwsbrieven, maar ook op voorgenomen besluitendie hen persoonlijk of collectief raken.In 2011 hebben veel medewerkers contact met de OR gezocht. Het ging hierbij vooral om: uitleg Arbeidstijdenwet,(wijziging) dienstroosters, werkdruk/werklast, arbozaken en uitleg regels werkoverleg. Voor deOR zijn dit belangrijke signalen die besproken worden met de directie.Naast de contacten met de medewerkers heeft de OR in 2011 contact gehad met o.a. de arbo-coördinator,de bedrijfsarts, de managers, de Raad van Toezicht en de directie.In 2011 heeft de OR drie nieuws-items uitgebracht met de volgende onderwerpen:- aankondiging nieuwe leden- wijziging van dienst binnen 24 uur- werkoverlegWanneer je op moeilijkheden stuit, probeer ze niet te breken,maar buig ze met zachtheid en tijd - Saint Francis de SalesScholingDe OR heeft op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) jaarlijks recht op scholing. Om zijntaken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, maakt de OR, daar waar nodig, gebruik van zijn scholingsrecht.Op 21 en 22 april 2011 heeft de voltallige OR en de ambtelijk secretaris een tweedaagse cursusgehad. Deze vond plaats in Valkenburg onder begeleiding van zelfstandig trainer Erik Hamers. Tijdens decursus was er aandacht voor teambuilding, vergadertechnieken, projectmatig werken, werkverdeling ende W.O.R. Daarnaast was er voldoende ruimte om elkaar beter te leren kennen.In 2011 sprak de OR over de volgende onderwerpenJaarrekening 2010 SJG WeertJaarplan 2011Sociaal beleid 2011ManagementinformatieKaderbrief 2012 SJG WeertBegroting 2012 SJG WeertOndernemingsplan 2012-2015Outsourching TrombosedienstCameratoezichtAanpassing diensttijden CSAOrganisatieveranderingOpleidingenbeleidRooster- en werktijdenwijziging VMKcBindingspremie OKSalarisbeleidKolfruimteJUS-uren

Bijeenkomst OR - managementDiensten 3e verdiepingE-learningGesprekspartners ORNaast de algemeen directeur heeft de OR diverse gesprekspartners gehad in 2011 zowel formeel als informeel.Met onder andere de directeur zorg, de managers bedrijfsvoering, de directiesecretaris, de arbo-arts en metleden van de Raad van Toezicht.Commissies / werkgroepenDe OR werkt met voorbereidingscommissies. Deze commissies hebben eenvoorbereidende taak over vaste onderwerpen die het gehele jaar door aan deorde komen. De uiteindelijke besluitvorming over deze onderwerpen vindtplaats door de gehele OR. De OR heeft in 2011 de volgende interne commissiesingesteld:Instemmingsverzoeken en adviesaanvragen:In 2011 heeft de OR over de volgende onderwerpen instemming of advies aan de directie gegeven.Ter instemming:* Cameratoezicht*Aanpassing diensttijden CSA* Voorgenomen centralisatie van planningsactiviteitenen -formatie* Opleidingenbeleid* Rooster- en werktijdenwijziging VMKc* Bindingspremie OK* Aanpassing diensttijden IC/CCU* Diverse benoemingen leden klachtencommissie* Profielschetsen leden Klachtencommissie* collectieve roostervrije dag 2012*Arbojaarplan 2010-2011* JaargesprekkenWerkoverleg1e medewerker polikliniekenVerschoven dienstenVia signalen van de achterban kwam het onderwerp “verschoven dienst” op de agenda. De OR heeft ditopgenomen met het hoofd P&O en samen is er gekomen tot een heldere en duidelijke uitleg die via eennieuwsbrief (info intern) bij de medewerkers onder de aandacht is gebracht. Ook de nieuwe vorm van leren hetzogenaamde e-learning heeft de aandacht van de OR gehad. Zo is er voor gezorgd dat er voor het volgen vaneen theoretisch examen een tijdsbeslag van 30 minuten “werktijd” wordt toegekend.Vergaderingen 2011De OR komt elke dinsdagmiddag bij elkaar. Eén keer in de maand is er een overlegvergadering met alsgesprekspartner de algemeen directeur. Ook het hoofd P&O wordt uitgenodigd voor de overlegvergadering.Daarnaast vergadert de OR één keer in de maand met de leden (OR-vergadering). In deze vergadering vindt deofficiële besluitvorming plaats over alle stukken.In de overlegvergadering wordt ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de ondernemingbesproken. Hiervoor wordt ook de Raad van Toezicht uitgenodigd. De ondernemer doet in dit kadermededeling over besluiten die hij in voorbereiding heeft met betrekking tot de aangelegenheden bedoeld inde artikelen 25 en 27**. Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de ondernemingsraadin de besluitvorming wordt betrokken.** Artikel 25 - bedrijfsorganisatorisch en economische besluiten, Artikel 27 - regelingen op het gebied van sociaal beleidDe overlegvergadering en de OR-vergadering hebben beide een agenda en worden genotuleerd. De verslagenvan beide vergaderingen worden na vaststelling verstuurd naar alle medewerkers in het SJG.De OR heeft ook nog andere overlegvormen namelijk:- informeel overleg met de directeur (zonder agenda en wordt niet genotuleerd)- werkvergadering, deze wordt gebruikt voor commissiewerk, onderling overleg, beeldvorming en overleg metderden in het ziekenhuis (zonder agenda en wordt niet genotuleerd)* Klachtenregeling Klachtencommissie Patiëntenzorg* Roosterregels, behorende bij de voorgenomencentralisatie van planningsactiviteitenen formatie* Klokkenluidersregeling* Verlenging arbo dienstverleningTer advisering:* Outsourcing trombosedienst* Organisatieverandering* Optimalisatie en centralisatie workforcemanagementprocesVoorgenomen centralisatie van planningsactiviteiten en-formatie21 oktober 2011 heeft de OR de adviesaanvraag ontvangen van de directie inzake de voorgenomencentralisatie van planningsactiviteiten en -formatie. De OR is van mening dat het centraliseren van lokaleplanningsactiviteiten een positieve bijdrage gaat brengen aan de organisatie. De OR staat achter dedoelstellingen van het project zijnde:- kwalitatief hoogstaande zorg leveren- hoge medewerkertevredenheid- effectiviteit van de organisatiecommissie Financiëncommissie Arbozakencommissie PRDaarnaast werkt de OR van het SJG met werkgroepen die tijdelijk vastgesteldworden ten behoeve van onderwerpen die op dat moment nader onderzoeken aandacht behoeven.De OR geeft dan ook een positief advies. Het traject wordt wel onderscheiden in deeltrajecten en als ergedurende de looptijd volgens de Wet op Ondernemingsraden advies en instemming van de OR nodig is, zal dittijdig door de directie bij de OR aangegeven worden.Arbojaarpan 2010-2011De OR ontving op 17 januari 2011 het verzoek van de directie om inte stemmen met het Arbo-jaarplan 2010-2011. De OR is van meningdat in het huidige Arbojaarplan te summier aandacht wordt besteedaan het onderwerp psychosociale belasting. De OR verzoekt dedirectie om een beleidskader aan te geven met daarin de uitgangspuntenen randvoorwaarden met betrekking tot de preventie enaanpak van werkdruk en ziet dit graag gerealiseerd voor hetArbojaarplan 2012.De OR adviseert de directie om een aantal acties uit te zetten dienaar aanleiding van de punten die uit het medewerkerstevredenheidin 2009 onderzoek naar voren zijn gekomen (denk hierbij aanverbetering van de kwaliteit van leidinggeven en persoonlijkeontwikkeling van medewerkers).Met deze randvoorwaarden opgenomen in het advies heeft de OR op 1 maart en aanvullend op 31 meiingestemd met het Arbojaarplan 2010-2011.Als je zorgt voor de middelen zal het doel wel voor zichzelfzorgen - GandhiInstemming roosterregels (behorende bij de voorgenomencentralisatie van planningsactiviteiten en -formatie)In aansluiting op en behorende bij de adviesaanvraag inzake de voorgenomen centralisatie vanplanningsactiviteiten en -formatie heeft de OR op 21 oktober 2011 een instemmingsverzoek ontvangeninzake de roosterregels. De roosterregels staan beschreven in de procesbeschrijving “planning enroostering” d.d. 21 juli 2011. Aan de hand van deze procesbeschrijving heeft de OR de instemmingsaanvraagbesproken met de manager bedrijfsvoering en het hoofd P&O.De OR heeft diverse op- en aanmerkingen van algemene aard en opmerkingen inzake voorkeur voormedewerkers. Na bespreking van deze op- en aanmerkingen in de OR-vergadering van 29 november2011, beslist de OR om geen instemming te geven. De OR verzoekt de directie om de opmerkingen mee tenemen in de procesbeschrijving. Er wordt een nieuwe afspraak met de manager bedrijfsvoering en hethoofd P&O gepland in het volgende jaar om een en ander met elkaar te bespreken.Outsourcing trombosedienstDe OR heeft op 4 januari advies uitgebracht inzake de outsourcing van de trombosedienstactiviteitenaan de Stichting Trombosedienst Eindhoven (TDRE). Naar aanleiding van het voorstel en mondelingetoelichting van de Algemeen Directeur kan de OR het volgende concluderen:- de continuïteit van dienstverlening is gewaarborgd op het doorwet- en regelgeving vereiste kwaliteitsniveau- de personele consequenties zijn uitsluitend van technische aard:de betreffende medewerkers blijven in dienst van het SJG enbehouden hun werk door middel van een detacheringsovereenkomst- het SJG zal geen nadelige financiële gevolgen ondervinden- er zullen geen structurele problemen meer zijn met de koppeling van deverschillende applicaties c.q. softwaresystemen en ook op dit gebied is de kwaliteiten de veiligheid van de patiënt gewaarborgd.De OR adviseert dan ook om uitvoering te geven aan het voorgenomen besluit om over te gaantot outsourcing van de trombosedienstactiviteiten van het SJG aan de Stichting TDRE.Vooruitblik 2012De speerpunten die in 2011 waren benoemd worden meegenomen naar 2012. Voor een betere enoverzichtelijke werkverdeling worden de speerpunten onderverdeeld bij de commissies. Zokunnen de werkgroepen in de werkvergadering hun aandacht richten op de speerpunten en is ermeer ruimte voor contact met management of andere bij het onderwerp betrokken medewerkers.De resultaten hiervan worden teruggekoppeld in de OR vergadering waar de speerpunten vast opde agenda komen te staan. Ook in 2012 zal er veel aandacht worden besteed aan de communicatiebinnen de OR. Er staan een aantal cursussen op de planning die de onderlinge communicatieen de communicatie met directie en management gaan versterken. Ook in 2012 zullen debijeenkomsten met OR, directie en management verder uitgediept worden. Het voorgaande enafgelopen jaar zijn er een aantal nieuwe leden tot de OR toegetreden en daarmee is de club bijnavoltallig. Iedereen begint zijn plek te vinden binnen de OR en de persoonlijke interesses wordensteeds meer duidelijk. In 2012 is er dan ook volop ruimte voor de individuele ontwikkeling van deOR leden.De motivatie van hetpersoneel is het motiefvan de ORDe algemene verkiezingen gaan in oktober 2012 plaatsvinden. Devoorbereidingen hiervan gaan in juli 2012 van start. Communicatiemet de achterban is een speerpunt van de OR dat in 2012 nog verdervorm gaat krijgen. De PR commissie gaat aan de slag met deOR-contactpersonen en het informeren en feedback vragen van deachterban. Kortom 2012 wordt het jaar van de communicatie engestroomlijnde informatie!Mochten er na het lezen nog vragen overblijven dan is de OR viapost, e-mail (or@sjgweert.nl), telefonisch 572400 of live altijdbereid om nadere uitleg te geven. De OR heeft op dinsdag een inloopspreekuur van 12.30 -13.30 uur in de Lohmankamer.Jaarverslag 2011 OR, is een uitgave van de Ondernemingsraad SJG Weert , samenstelling eneindredactie Marieke Loijen, vormgeving en fotografie Marieke Loijen, drukwerk Drukkerij Maes Weert