Jaarverslag 20041MB - Essent

Met ingang van de jaarrekening 2004 ondertekenenalle directeuren en controllers van de bedrijfsonderdelen,alsmede de leden van de Raad van Bestuur jaarlijks eengedetailleerde verklaring met betrekking tot de financiëlerapportage en interne controle (Letter of Representation)als erkenning van hun verantwoordelijkheid voor hetbestaan van en de controle op de werking van het stelselvan maatregelen van interne controle en administratieveorganisatie. Deze Letters of Representation dienen teronderbouwing van de door de Raad van Bestuur af tegeven Mededeling van Interne Controle. Naast de Lettersof Representation voert Essent met ingang van dejaarrekening 2004 een systeem in van periodiekezelfcontrole, waarbij met behulp van vragenlijsten hetbestaan en de werking van maatregelen voor internecontrole worden getoetst. Geconstateerde lacunes moetenworden gemeld, waarbij tevens moet worden aangegevenmet welke acties en op welke termijn de lacunesworden verholpen.De auditcommissie, bestaande uit drie leden van deRaad van Commissarissen, zorgt voor een onafhankelijkebegeleiding van het proces van risicobeheersing vanuithaar toezichthoudende taak. De commissie richt zich opde kwaliteit van de interne en externe rapportage, op deeffectiviteit van de interne controles en op het functionerenvan de externe en interne accountants.Naast de controle door de externe accountant en deuitgebreide periodieke interne controles vinden er ookadditionele interne audits plaats. De uitkomsten van al dezeonderzoeken worden rechtstreeks gerapporteerd aan de Raadvan Bestuur en besproken in de auditcommissie van deRaad van Commissarissen.De Raad van Bestuur heeft begin 2005 een zogehetenKlokkenluidersregeling vastgesteld om werknemers tefaciliteren die vermeende onregelmatigheden willenrapporteren.De externe accountant wordt benoemd door de AlgemeneVergadering van Aandeelhouders. Hij woont de vergaderingbij van de Raad van Commissarissen die de jaarrekening totonderwerp heeft en het merendeel van de vergaderingenvan de auditcommissie. Het functioneren van deexterne accountant wordt periodiek door de Raad vanCommissarissen beoordeeld.Mededeling van Interne ControleDe liberalisering van de energiemarkt heeft voor deinterne organisatie van Essent grote gevolgen gehad.Het aanpassen van werkwijzen en computersystemen aande sterk gewijzigde organisatie van de markt is nog nietvoltooid, hetgeen ook blijkt uit de niet altijd voldoendekwaliteit van onze dienstverlening aan de markt. Hetontwerpen van een sluitend systeem van maatregelenvan interne controle ter bewaking van de volledigheidvan de opbrengsten, de tijdigheid van de ontvangstvan deze opbrengsten en van de juistheid van de hiertegenoverstaande uitgaven is ook nog niet voltooid.Samen met andere marktpartijen wordt hard gewerktaan een betere infrastructuur voor de onderlingegegevensuitwisseling die samenhangt met het functionerenvan de vrije energiemarkt.De door de Raad van Bestuur in de afgelopenjaren genomen maatregelen ter versterking van deinterne controle en de administratieve organisatie zijneffectief gebleken, maar zijn, gezien bovengenoemdeontwikkelingen, onderdeel van een stelsel van maatregelendat nog niet stabiel is. De Raad van Bestuur is van meningdat, omdat de discussies rondom het marktmodel van degeliberaliseerde energiemarkt nog in volle gang zijn, dedringend gewenste stabiliteit van de omgeving van Essentook in 2005 nog niet zal worden bereikt. Dit betekentdat de administratieve organisatie en het stelsel vaninterne controle van Essent nog onderhevig zullen zijnaan wijzigingen als gevolg van materiële invloeden vanbuitenaf. Niettemin verwacht de Raad van Bestuur dat de26