Anne Depoorter, stadsontvanger Geel

Procesmodellenbij de lokale politieFinancieel management vertaaldnaar procesmodellen:waarom en hoe?

Wat is heten waarom doen we het?

Algemene situeringSTRUCTUURWERKINGCULTUUR

2002… denken in structurenOrganogramPersoneelsformatieInterne gerichtheidGraden, functiesTakenGedragingenPersoneelskostExterne vormingPERSONEEL : ADMINISTRATIE BELEID (H.R.M.)

2005… denken in processenWerkprocessenExterne gerichtheid - klantMedewerkersVerantwoordelijkhedenResultatenEfficiëntie, effectiviteitInterne vormingSturen op processenPERSONEEL : BETROKKENHEID, KLANTGERICHTHEID

Waarom processen analyseren ?Concreet aantoonbaremeerwaarde ! Doorlooptijden Documentenstroom Gelijke behandeling van de gebruikers Zingeving eigen werkzaamheden Overdracht van kennis, leren van elkaar DereguleringHUIDIGE WERKING (‘AS IS’) GEWENSTE WERKING (‘TO BE’)= GROEIPAD (!)

Procesdenken bij de politieProcessen beschrijven wat er dagelijks gebeurt op de werkvloer.Er is een groeiende behoefte aan “greep” op die processen politiekorpsen onderverdeeld in verschillende diensten -geografische entiteiten.Het product aan de externe klant geleverd is niet het resultaat vanéén n enkele dienst of entiteit.verscheidene diensten dragen voor een deel bij tot het procesindividuele dienstverliest meestal het overzicht op het einddoelKan doelstellingen te weinig afstemmen op het geheel.Dit leidt tot coördinatieproblemen en kwaliteitsverlies voor de klantProcesgericht werken ishet einddoel, de dienst die men levert aan de belanghebbende, nietuit het oog verliezengezamenlijk afspreken wat elke dienst bijdraagt tot heteindresultaat.

… integrale aanpak (1)de goede dingen doen: procesgericht werken legt defocus op de resultatende dingen goed doen:goed zicht op de activiteiten die leiden tot de gewensteeindproducten.personeel en middelen gericht inzetten: efficiëntie en effectiviteitde dingen beter doen:verbeterpunten in de huidige werking detecteren:eliminatie van doublures, overbodige handelingenStandaardisatie mogelijk makenactiviteiten niet te gedetailleerd zodat medewerkers hun werkflexibel kunnen invullen.duurzaam beleid van continue verbetering.

… integrale aanpak (2)samen doen en doen doen:wat draagt elke dienst of team bij tot het proceswat is de verantwoordelijkheid van elke medewerkerAfspraken over wat actoren aan elkaar toeleveren.ondersteund door leiderschap:de ondersteunende - en beleidsprocessen worden beschreven enafgestemd op de primaire.De verbinding tussen beleid, visie en ‘de werkvloer’ wordtgelegd.Het ‘sturen op processen’ krijgt meer vormanalyseren van de aanwezige risico’s s en het bepalen van(proces)indicatoren en normen.raamwerk voor interne controle

Toepassing in de praktijkMethodeTools

Methoden voor het modellerenProcessen worden concreter en inzichtelijker door ze te beschrijvenDe Belgische politie maakt daarvoor gebruik van OMP ofwelOrdeningsMethodiek Processen. OMP is een techniek op basis van de internationale SqEME®-benadering.Vertrekt steeds vanuit het “prodect” = door de klant verwachteprestatieGebaseerd op:InstroomproductenActiviteitenUitstroomproductenRelaties die de stromen veroorzaken Door het ‘spreken’ van eenzelfde taal kunnen korpsenprocesbeschrijvingen uitwisselen en leren van mekaar. De Directie van de Relaties met de lokale politie (CGL(CGL) ) beheert eendatabank van ‘goede praktijken’ waar alle procesbeschrijvingenverzameld worden. cf website InfoZone (http(http: : //wwwwww/infozone.be).

macromodel financiën n lokale politietoezichthoudendeoverhedenoverhedenjaarrekening natoezichtbegroting enbegrotingswijziging natoezichtonderrichtingenPROCESMODEL ‘MANAGEN FINANCIEN LOKALE POLITIE’Beleidsnotabeleidsproceszonaalveiligheidsplanmeerjarenplangemeente(n)1plannenfinanciënbeleidsnotajaarrekeningfinancieelmeerjarenplanPZbegrotingbegroting financieel meerjarenplan PZtoezichthoudendeoverhedenbegrotingswijzigingkredietherschikking2uitvoeringsbeslissingennementimingskalendervastleggingvastgesteldinvorderingsrechtraadsbesluit m.b.t. provisieuitvoeringsbesluitenprojectverantwoordelijkenleverancierbanken, overhedenSSGPIInkomende factuurandere uitgavendocumentenloonbestanden3 registreren vankosten,opbrengsten enpatrimoniumaangepaste inventarisgeweigerde aanrekening met gemotiveerde notabetalingsbevelInvorderingsstaatbalans leningsbestandaanmaningenafbetalingsplanschuldenaarInterne diensten/gerechtsdeurwaardebankkasbewijs van insolventie/materiële foutrekeninguittrekselkasblad4 controleren enrealiseren vanbetalingen enontvangstenrapport openstaande invorderingenvraag tot burgerlijke vervolgstellinggeweigerd betalingsbevel met gemotiveerde notageweigerde invorderingsstaatboekingsstukkenInterne dienstenprojectverantwoordelijkeninterne enexterne dienstendossier met bijkomendeverantwoordingsstukkenvraag ombegrotingswijziging/kredietherschikkingextracomptabele informatievraag om beleidsadviesonverhaalbaarstellingInvorderingsstaat m.b.t. nietvoorafgaandelijkvastgesteldinvorderingsrechtRapport (P37-5 bijsturen vanfinanciënregelmatig betalingsbevelkredietherschikkingonregelmatigbetalingsbevelbegrotingswijziging6afsluitenboekjaarformulier TgouverneurbeleidsprocestoezichthoudendeoverhedenCollegejaarrekening

procesdetaillering:korte toelichting:vorig procesinstroomproductactiviteituitstroomproductvolgendproces1.1beleidsprocesgemeentenoverheden6afsluiten boekjaartoezichthoudendeoverheden5 bijsturenfinanciënzonaalveiligheidsplanfinancieelmeerjarenplanpolitiezonebeleidsnotameerjarenplangemeentenonderrichtingenjaarrekeningjaarrekening natoezichtgrootboekenbudgettaireboekhouding1.1plannenbegrotingswerkzaamheden1.2financiëlegegevensverzamelen1.3basisberekeningenmaken1.4simuleren1.5opmaken vanbegrotingsontwerp1.6goedkeurenbegrotingfinancieelmeerjarenplanpolitiezone2nemen vanuitvoeringsbeslissingentoezichthoudendeoverheden1.21.31.41.5De dienst financiën maakt in augustus-september van het dienstjaar x eenbegrotingsontwerp op voor het dienstjaar x+1 op basis van de beleidsnotavoor het jaar x+1, waarin het ZVP werd vertaald naar te bereikendoelstellingen en activiteiten in het jaar x+1. Met het oog op de financiëlevertaling van de beleidsnota naar een begrotingsontwerp verzamelt definanciële dienst, in overleg met andere interne of externe diensten, op eengestructureerde wijze alle nodige algemene en financiële basisgegevens.Indien de PZ nog niet beschikt over een financieel meerjarenplan op basisvan het ZVP bevelen we aan dat dit plan eerst zou worden opgesteld.De financiële dienst maakt alle nodige basisberekeningen aan de hand vande verzamelde financiële basisgegevens. Zo zullen bv. per operationeledoelstelling of actieplan de loongegevens van de betrokken personeelsleden(inclusief voorziene aanwervingen) in de ramingsmodule personeelskostenworden verwerkt.De BR, in samenwerking met de KC, schrijft de mogelijke scenario’s uit enmaakt verschillende begrotingsontwerpen op. Hierbij wordt rekeninggehouden met: de financiële analyses en statistieken van de vorige jaren, debegroting en uitvoering van het lopende jaar, het financieel meerjarenplanvan de PZ en van de gemeenten van de PZ en de federale en gewestelijkeonderrichtingen. De KC legt het begrotingsontwerp voor aan het College. Deafwezigheid van financiële middelen kan aanleiding geven tot het aanpassenvan de beleidsdoelstellingen en van het daaraan gekoppelde financieelmeerjarenplan.Het College bepaalt prioriteiten en maakt keuzes. Zij stelt het definitiefbegrotingsontwerp vast na het advies te hebben ingewonnen van debegrotingscommissie. De omzendbrief rond begrotingsonderrichtingenbeveelt de lokale beleidsverantwoordelijken van een meergemeentenzonetevens aan om grondig en in een goede verstandhouding de gemeentelijkedotaties te overleggen.Het College plaatst het definitieve begrotingsontwerp op de agenda van deRaad..1.6De gemeenteraad (= ééngemeentezone) of de politieraad(=meergemeentenzone) beraadslaagt over het begrotingsontwerp en stelt debegroting definitief vast. Vooraleer de raad beraadslaagt, licht het College ofde KC in opdracht van het College het begrotingsontwerp toe. Devastgestelde begroting wordt voor goedkeuring aan de toezichthoudendeoverheid overgemaakt.

Hulpmiddelen voor modellen Resultaat OMP (en andere) = processenanalyseren en beschrijven Tool nodig om visueel weer te geven Tekeningen Schema’s Beschrijving Voorbeelden: Visio, Protos, Mavim…

voorgenomenverbintenismet bestelbonbestelbon makenbestelbon afdrukkenverzamelengegevens vastleggingbepalen aardvastleggingzonder bestelbonvastlegging boekenNaam Uitvoerendevoorgenomenverbintenis(mens)verzamelengegevensvastlegging(basis)budgetbeheerderBeschrijvingNoodzakelijke gegevens• aard van en info over betrokken derde (leverancier,aannemer, ...):• naam• adres• BTW nummer• IBAN code + bankrekening nummer• aard rechtspersoon (NV, VZW, BVBA...)• betrokken goederen of diensten (cf. gunning ofbestellijst....)• hoeveelheden• eenheidsprijs• kortingen• % BTW van toepassing• totale prijs inclusief BTW• plaats van de levering• artikelnummer budget• dienstjaarbestelbon tekenenbestelbon naar FINgoedkeurenvastleggingklaar voor goedkeuringwachten op levering en factuurbepalen aardvastlegging(controle)budgetbeheerderInstructieIndien je problemen hebt om de juiste "derde" (crediteur ofleverancier...) te vinden, contacteer dan de financiële dienst.Niemand kan of mag zelf aanpassingen doen aan de derdenvoor uitgaven. Een derde toevoegen (voor uitgaven) moet jeook altijd aan de financiële dienst vragen! Elke vastleggingmoet een concrete schuldeiser vermelden. Alleen in zeeruitzonderlijke gevallen kan je vragen om als derde "diversecrediteurs/leveranciers" te mogen gebruiken.BeschrijvingVastleggingen doen behoort tot de bevoegdheid van debudgethouder, voorlopig nog het schepencollege.De vastlegging reserveert, geheel of gedeeltelijk, een kredieten wordt genoteerd per begrotingsartikel.Er zijn twee soorten vastleggingen:• De voorlopige vastlegging die bestaat uit eeneenvoudig reserveren van een krediet, geheel ofgedeeltelijk. Wij gebruiken dit bij voorkeur niet, tenzij inoverleg met de dienst financiën. Technische term =VOORVASTLEGGING• De definitieve vastlegging die resulteert uit eenverplichting vanwege de gemeente ingevolge een wet,een uitvoeringsbesluit, een overeenkomst met derdenof een eenzijdige beslissing van de gemeente (vb:bestelbon).De definitieve vastlegging is zodus de aanwending van eenkrediet, om daarmee de bedragen te kunnen vereffenen aan bijnaam opgesomde personen, als tegenprestatie voor geleverdediensten of goederen. In tegenstelling tot het begrotingskredietis hier sprake van een verbintenis, een contractuele band meteen derde. De verplichting van de gemeente ontstaat uit een