Middelen voor interne mobiliteit - ProFacility.be

15Pro-FMseptember 200922Pro-Real Estate06 BenchmarkingHet gedroomde werkinstrumentvoor de facility manager08 JuridiekArbeidsongevallen: blijft de facilitymanager buiten schot?10 AgendaNiet te missen voor alle facility managers!15 New buildingZenith Building: een keuzevoor duurzaamheid16 VastgoedNieuws uit de sector18 BeheerSale & Rent Back van bedrijfsgebouwen14 ConferentieFM sourcing via modellen20 LocalisatieDe plaats van tertiaire gebouwenin hun ruimtelijke context4 Profacility Magazine september 2009

Download de referentie -documenten omtrent deartikels in dit nummer opwww.profacility.be/referencesBekijk alle eerderverschenen artikels opwww.profacility.be/biblioAlle actualiteit vindt u op44 08Pro-BuildingPro-Services22 Workplace designDolce Terhulpen:Tussen ontspanning en knowledge exchange27 Workplace innovationCase study: Philips Brussel30 UitrustingHet recente nieuws44 SecurityBeter beveiligde parkings48 Asset managementDe opportuniteiten van de crisis in deverhuissector volgens Mozer50 LeveranciersNieuws van dienstverlenersNEWDossiermiddelenvoor interne mobiliteit34 – [Document Management]Digitalisering, een middel voor interne mobiliteit36 – [Document Management/Telecom]Onmisbare ‘follow me’-functie39 – [Telecom] Van audioconferentie tot telepresence42 – [Workplace outsourcing] Interview – Regus kijkt vooruitON LINE op www.profacility.be/biblio[Telecom] Een geslaagde audio/videoconferentie (18/9/09)[Mobile workplace] De gebruiker bepaalt de evolutievan kantoren (12/03/2009)[Workplace equipment] DOSSIER INRICHTINGEN:Zijn kantoren aankleden (31/5/2007)[Document Management] Overzicht bewaren opafdrukkosten (27/03/2008)[Document Management] Van documentbeheer naarworkflowbeheer (28/03/2008)33-42Profacility Magazine september 2009 5foto Cisco

Pro-FM[ Benchmark]Het gedroomde werkinstIedereen die met facilitymanagement begaan isstreeft naarkostenbesparing.Toch wordenbeoordelingen als‘te duur’ of juist‘aanvaardbaar’ nog al tevaak gevoelsmatig geuitm.b.t. de verschillendeaspecten van het FM,al is het maar door hetontbreken van een vlothanteerbare maatstaf.Daar komt eindelijkverandering in!Door het samenbrengen van de expertises,inzichten en methoden van KaHo Sint-Lievenen IFMA kon een volstrekt neutraal encompetent onderzoeksteam aan de slag.Nu zowat drie jaar geleden werdbinnen IFMA België het initiatiefgenomen om een werkgroepop te richten die een praktischgeoriënteerd werkinstrument zou ontwikkelenvoor de facility manager, waarmeedeze op eenvoudige wijze de eigenresultaten zou kunnen vergelijken metandere bedrijven uit dezelfde of anderesectoren. Daarvoor is een gedetailleerdedatabase nodig als toetssteen.Een dergelijk tool bestond al inNederland, doch de verschillen tussenbeide Beneluxlanden bleken te grootom de gedane ontwikkeling aan te passenaan de Belgische noden. DeKatholieke Hogeschool Sint-LievenCampus Waas in Sint-Niklaas kon eenprojectmatige aanpak plaatsen binnenwetenschappelijk onderzoek, gestimuleerddoor de Vlaamse Gemeenschap.In de Scandinavische landen,Groot-Brittannië en Nederland is men algeruime tijd op heel hoog niveau bezigmet onderzoek in het domein van FM.De krachten werden gebundeld enzowel KaHo Sint-Lieven als IFMAinvesteerden in het project. Van overheidswegevloeide 120.000 euro inhet onderzoek en IFMA investeerde60.000 euro, de grootste investeringsinds haar oprichting.Gestructureerde aanpakDoor het samenbrengen van de expertises,inzichten en methoden van KaHoDe kernrubriekenSint-Lieven en IFMA kon een t.o.v. debeoogde gebruikers volstrekt neutraalen competent onderzoeksteam aan deslag. Dit team staat onder de supervisievan een stuurgroep met vertegenwoordigersuit KaHo St Lieven en IFMA.Bovendien is de samenwerking een stimulansvoor de IFMA-leden om hetproject te steunen en er voordeel mee tedoen.In oktober 2007 ging het project officieelvan start. Vooreerst werd begonnenmet een grondige analyse van wat erbestond en waar de exacte noden vanhet facility management in België lagen.Internationaal bestaat er al heel wat cijfermateriaalrond FM, zeker in de USA,maar deze gegevens zijn weinig of nietrelevant voor de Belgische markt.“Niemand wist op dat ogenblik inVlaanderen precies te vertellen wat hetkost om een vierkante meter kantoorruimteschoon te maken of van energiete voorzien, een werkplek in te richtenof een eigen bedrijfsrestaurant te exploiteren,”schetst Johan Ryckx, lector FMaan de KaHo Sint-Lieven Campus Waasde uitgangssituatie.Er werd besloten de bestaandeNederlandse NEN 2748 norm als basiste hanteren, een beslissing die gestaafdwordt door het feit dat ook de EU opdezelfde norm steunt voor de uitwerkingvan een Europese norm. Hoeweldeze norm de meest aangewezen vertrekbasisbiedt, roept hij tevens een1) HuisvestingO.a. subrubrieken als gebouw, verzekeringen, onderhoud,verbouwingen, energie en water en de rente van vastgoed.2) Diensten en middelenHieronder vallen o.a. de verbruiksdiensten als bedrijfsrestaurant,drankenautomaten, de risicobeheersing, de schoonmaakoperaties,verhuizingen, documentbeheer, alle kantoorartikelen3) ICTDe volledige transmissie-infrastructuur, hardware, software ende daarbij horende ondersteuning.4) Externe VoorzieningenBevat o.a. de kosten voor vergaderaccommodaties en deinrichting van thuiswerkplekken.5) Facilitair ManagementHieronder ressorteert de integrale sturing van voorgaanderubrieken zoals uitgeschreven staat in het facilitair beleid;de ondersteuning van FM door secretariaatsdiensten;het oprichten van een helpdesk, enz.6 Profacility Magazine september 2009

ument FMgroot aantal vragen en bedenkingen op.Voor het voeden van de beoogde databaseis het immers onontbeerlijk dat degegevens zo duidelijk mogelijk zijn afgebakenden vrije interpretatie wordt uitgesloten.Anders kan men nooit tot preciesvergelijkbaar cijfermateriaal komenen dat is een conditio sine qua non omeen praktisch bruikbare tool te ontwikkelen.Uiteindelijk werden de 5 hoofdrubriekenmet tal van subrubrieken vande NEN 2748 norm overgenomen endoor de werkgroep gecompleteerd mettoelichtingen en verduidelijking, samengoed voor in totaal ruim 200 vragen.Dit maakt het ook mogelijk ‘niet-financiële’-benchmarkste genereren. Denkenwe hierbij aan het aantal beschikbarewerkplekken per gebouw, het aandeelvan organisaties (eventueel per sector)die hun technisch onderhoud uitbesteden,enz…Na het opstellen van de te volgenmethodiek werd deze via mensen uit dedagelijkse FM-praktijk afgetoetst ommet maximale zekerheid op het doel afte gaan.WebtoolDe stuurgroep opteerde voor het zelfontwikkelen van een webtool, zodatfacility managers het eigen cijfermateriaalvlot kunnen vergelijken met de inde database opgenomen gegevens vanandere bedrijven, al dan niet uit dezelfdesector. Na een marktconsultatie bleekMeerwaarde voor IFMA-ledener geen bestaand IT-product te voldoenaan de eisen gesteld door het project.Een eigen ontwikkeling zou ook maximaleflexibiliteit garanderen naar o.a. denoodzakelijke tweetaligheid voor onsland. De eerste versie van de webtooldoorloopt momenteel een uitgebreidetestfase met de medewerking van enkelebedrijven en derdejaarsstudenten vande KaHo Sint-Lieven - Sint-Niklaas.Vervolgens wordt gestart met het verzamelenvan het eerste cijfermateriaalvoor het aanzwengelen van de database.Hieraan verleent een pilootgroepvan drie bedrijven zijn medewerking.Deze fase wordt besloten met een grondigeevaluatie. De werkgroep rekenterop uiteindelijk groen licht te kunnengeven voor de openstelling van de webtooltegen begin 2010.Wanneer de database voldoendegestoffeerd is, zullen per rubriek degemiddelde kostprijzen berekenbaarzijn en ook gepubliceerd worden.Door de toegevoegde diepgang invergelijking tot de oorspronkelijkeNEN 2748, kan de webtool onderscheidmaken tussen kostenbepalende en nietkostenbepalendedata. De finale webtoolbiedt veel meer dan het zuiver vergelijkenvan kosten, maar biedt heel watfinesse door rekening te houden metfactoren als ‘service level’. Zo kan eenop het eerste zicht dure schoonmaakkostalsnog de beste keuze zijn, wanneermen de daaraan verbonden service level“Als beroepsvereniging is IFMAbekommerd om haar leden voorhet lidmaatschap een aantrekkelijkemeerwaarde te bieden,”commentarieert IFMA-secretarisJean Morren. Studiedagen zijn daareen voorbeeld van, maar hetbenchmarkingproject is ongetwijfeldhet meest ambitieuze. Drie jaargeleden werd daar een zeer grote Jean Morren: “Het project wil de leden betereinvestering voor gedaan. “Het project inzichten geven op het facilitaire gebeuren”.wil de leden betere inzichten gevenop het facilitaire gebeuren, hen de mogelijkheid bieden om hun eigenfacilitaire kosten in kaart te brengen en te vergelijken met concreetvergelijkbare gegevens van collega’s”, schetst Jean Morren. “Dat laatste iserg belangrijk, omdat de kosten gerelateerd zijn aan het type gebouw en dewerkomgeving alsook de aangeboden diensten. Wij zullen een tool terbeschikking stellen om gericht te vergelijken op zeer hoog niveau”.in aanmerking neemt. De geïmplementeerdeverfijning biedt de gebruikerstevens verregaande filtermogelijkhedenvoor het optimaal benchmarken van deeigen informatie.UitnodigendHet gebruik van de webtool voor hetbenchmarken van facilitaire kostenwordt zeer laagdrempelig gehouden.Zo is de gebruiker niet verplicht omalle rubrieken en subrubrieken te doorlopen.Hij of zij kan zich beperkentot één of een aantal rubrieken. Hoemeer bedrijven hun gegevens toevertrouwenaan dit platform, hoe nauwkeurigerhet benchmarken van de eigenprestaties zal kunnen gebeuren. Datbetekent een onmiskenbare win/winsituatievoor alle participanten.Vanzelfsprekend blijven de aan het systeemtoevertrouwde gegevens strikt anoniem.Welke informatie voor wie onderwelke voorwaarden zal worden terbeschikking gesteld moet in de komendemaanden door de stuurgroep nogverder worden uitgemaakt”.Op termijn verwachten de initiatiefnemersvanuit het opgezette platform statistiekente kunnen trekken die zelfsmoeten toelaten tendensen af te bakenenen te analyseren. Dit aspect van deontwikkeling zou kunnen bijdragen omvanuit IFMA de FM-opleidingen bij testuren in functie tot de praktijk. Daarnaastkunnen de statistieken impulsengeven tot bijkomend onderzoek doorde KaHo Sint-Lieven Campus Waas.In eerste instantie zal het gebruik van dewebtool volledig gratis zijn voor dedeelnemers. Wie zijn cijfermateriaal invoertkrijgt daarvoor de door FM-collega’saangevulde database als toetssteenter beschikking.De inzet van de enthousiaste stuur- enwerkgroep heeft het professionaliserenvan het vakgebied FM als hoofddoel.Door het vergelijken van allerhandedata kan men als FM-manager gerichten efficiënt kosten gaan besparen endaardoor professioneler werken. Metdank aan alle leden van de stuur- enwerkgroep voor een professionelereBelgische FM-toekomst!Eduard CODDÉ ■Profacility Magazine september 2009 7

Pro-FM[ Intelligence FM]FM sourcing via modellenTijdens de ‘learnshops’ op28 mei 2009 in het kadervan de ‘Facility Services’-beurs in Tour&Taxisdeelde Benoît Schmits,Director Office RealEstate, FacilitiesManagement & Securitybij GlaxoSmithKlineBiologicals, zijn visie opfacility management.Van zijn langeuiteenzetting vestigenwe de aandacht openkele centrale ideeën,zoals vooral desourcingstrategie opbasis van modellen.De spreker besprak eveneens enkeleaspecten van een grootscheepsproject dat momenteel uitgevoerdwordt bij GSK, namelijk de bouw vaneen administratief gebouw met een capaciteitvan 1.000 mensen. Wat dit betekentop het gebied van facility planning enorganisatie, werd aandachtig gevolgd dooreen publiek dat voor de helft bestond uitbestaande of potentiële dienstverlenersen leveranciers! In onze volgende nummerskomen we zeker terug op het verdereverloop van dit project.Een matrixsysteem“Our mission is to provide people with asecure physical (and virtual) workplaceenvironment and cost effective supportservices that allow them to focus time &effort on global priorities.” Dat is de definitievan facility management volgensB. Schmits. Daarbij moet echter nog eenflinke nuance toegevoegd worden, die nietin de definitie opgenomen werd maar diewel aanwezig is in de dagelijkse realiteitvan de FM-dienst van GSK, zijnde dezeopdracht uitvoeren in een bedrijf dat eenexplosieve groei kent (zie kader).“Facility Management omvat twee aspectenen het is de combinatie van de tweedie ervoor zorgt dat de klant tevreden is”,verduidelijk de spreker. “Aan de ene kantis er een verticale as die de begrippen discipline,controle (KPI/SLA) en contractmanagement dekt, en aan de andere kantis er een horizontale as die gericht is op hetdagelijks beheer door de facility managersop het terrein, die aandacht hebben voorde behoeften en wensen van de eindgebruiker.”B. Schmits maakt eveneens eeninteressante vergelijking tussen facilitymanagement en het beheer van eenschouwburg: “Een schouwburg bestaat uiteen publiek, onze klanten, een te verbeterenen te onderhouden infrastructuur, eenonthaaldienst als interface met het publieken regiepersoneel dat alles in goede banenleidt en ervoor zorgt dat iedereen zijn rolin goede omstandigheden kan spelen.Maar een van de rollen van de facilitymanager is de vraag heroriënteren en testandaardiseren om de kosten te optimaliserenen om economische schaalvergrotingenen besparingen te realiseren. Het isniet de bedoeling om elke gebruiker telaten kiezen wat hij leuk vindt.” Dit standpuntwijst op de aansporingen tot verantwoordelijkheidsbesefvan de gebruiker,die professor A. Lainé maakte tijdens zijnlaatste conferentie (zie Profacility nr. 22).Drie doelstellingenVolgens B. Schmits moet een facilitymanager drie doelstellingen nastreven:• kwaliteit, zoals onder meer bepaald viade SLA’s;Benoît Schmits, Director OfficeReal Estate, FacilitiesManagement & Security bijGlaxoSmithKline Biologicals.Explosieve groeiNa diverse overnames en fusies van vergezeldgeleidelijke naamveranderingen, ging GlaxoSmithKlineBiologicals van 419 werknemers in 1984 naar 9750in 2008!8 Profacility Magazine september 2009

• klanttevredenheid: door steeds een antwoordte geven op de vragen, hoewel ditantwoord niet per se positief hoeft tezijn. Er kan ook gereageerd worden doormiddel van correctieve maatregelenzodra de vastgelegde kwaliteitsnormenverlaagd zijn;• strategie: door een zo flexibel mogelijkeorganisatie te creëren om te voldoenaan de grote veranderlijkheid van dehedendaagse bedrijven.Modellen voorde sourcing van dienstenVoor de bepaling van de wijze van samenwerkingmet de externe leveranciers vanfacilitaire diensten stelde Benoît Schmitsvervolgens een sourcingsysteem op basisvan modellen voor. Hij stelde vijf modellenvoor, die gerangschikt worden van Atot E en die een steeds meer geïntegreerdewerking mogelijk maken:• Model A houdt in dat er een beroepgedaan wordt op 7, 8 of zelfs meer leveranciersmet elk een eigen expertise.• Volgens model B worden de uitbestedeopdrachten toevertrouwd aan twee groteleveranciers die zullen instaan voor eendeel van de dienstverleningen en die ophun beurt de gebieden uitbesteden,waarvoor ze zelf niet over de juiste competentiesbeschikken.• Model C doet een beroep op een dienstenintegratordie zelf al dan niet operationeleactiviteiten uitvoert maar dievooral het werk van de toeleveranciersmet alle nodige expertises beheert. Hetvoordeel van dit model voor de klant isdat hij maar één contract met de integratormoet sluiten en bijgevolg maaréén onderhandelingspartner heeft.• Model D bestaat erin dat de integratorzelf operationele activiteiten uitvoerten enkele specialistische expertises uitbesteedt,die hij zelf niet beheerst.• Volgens model E wordt een contractgesloten met een groep bedrijven diesamen kunnen beantwoorden aan debehoeften van de klant.“De modellen van type A en volgendemaximaliseren de specialisatie maar biedengeen schaalvergroting of optimaliseringvan de kosten”, zegt B. Schmits. “Detransactie zelf en vooral de verplichtingom een contract te sluiten met elke partij,brengt trouwens ook kosten mee.Modellen D en E, de andere uitersten,maken het mogelijk om diensten te genereren,een hefboomeffect, globalisatie opverschillende plaatsen of in verschillendelanden en standaardisering te creërenen om nieuwe technologieën in de processenin te voeren.”Benoît Schmits beveelt deze modellenaan voor grote organisaties, voor zoverde integrator waarde creëert door een efficiëntbeheer van zijn toeleveranciers. Indat geval zijn er echter twee nadelen: deingewikkeldheid met als gevolg dat onderhandelingvoor geen enkele van beidepartijen gemakkelijk is, en de moeilijkheidom dit type van contract op te zeggen.Patrick BARTHOLOMÉ ■Profacility Magazine september 2009 9

Pro-FM[ Juridiek]Blijft de facility manager bAlle voorzichtigheidten spijt, kunnen (zware)arbeidsongevallen nooithelemaal uitgeslotenworden. De geledenschade zal sowiesovergoed worden, daarstelt het probleem zichniet, maar in hoeverrekan de facility managerhiervoor aangesprokenworden? Met dezehamvraag alsuitgangspunt, richttede IFMA een bijzonderecommissie op.Wat volgt is een relaasvan enkele crucialebevindingen. Besluitendoen we met een aantalpreventieve vuistregels.Referentie• Rapport IFMA werkgroepHet eindrapport van de conclusiesvan de werkgroep “JuridischeVerantwoordelijkheid van defacility manager bij een zwaararbeidsongeval” wordt u aangebodenaan de prijs van 35 EUR + BTW.Contact:secretary@ifma.beTel.+32(0)2 424 12 8010 Profacility Magazine september 2009© Confédé constructHet gebeurde enkele jaren geleden:een werknemer werd doorde schuifdeur van een garagemet een defect veiligheidssysteemgeklemd en overleed ten gevolge van hetongeval. Tegen de 'facilitaire directeur'van de onderneming werd een juridischeprocedure opgestart. Er werd hemgrote nalatigheid aangewreven, waarbijde rechter hem in eerste aanleg ookschuldig bevond. Tot ieders verbazingtrouwens, want het was geweten datde man - hij beheerde honderden gebouwen- zijn job op een professionelemanier uitoefende. Uiteindelijk werdin beroep alles rechtgezet en keerde hijals een vrijgesproken man huiswaarts.Recht was geschied, alleen gingen daarwel vele jaren vol slopende proceduresaan vooraf. En hoeft het gezegd dat deervaring een vergaande weerslag hadop het leven van de betrokkene? Voorhet IFMA was dit voorval de onmiddellijkeaanleiding om een werkgroepop te richten met dit onderwerp alskerntaak. Een tijdje geleden kregen deIFMA-leden tijdens een lezing enkelebelangrijke bevindingen gepresenteerd.Juridisch plaatjeIn eerste instantie moeten man en paardgenoemd worden. Begrijpen hoe ver deaansprakelijkheid van de facilitymanager kan reiken is pas mogelijk alsmen zich een beeld kan vormen van dejuridische context waarin hij zijn beroepIn de meeste gevallen zal de geleden schadevan de slachtoffers van arbeidsongevallendoor de werkgevers gedragen worden.uitoefent. Een eerste vaststelling is dathij bij een arbeidsongeval op zowelstrafrechtelijk als burgerlijk vlak aangesprokenkan worden, althans in theorie.Ruw samengevat: het strafrechtbeoogt degene die een inbreuk gepleegdheeft te straffen, terwijl de burgerlijkekant van de zaak zich op de schadeloosstellingvan de slachtoffers (of hunnabestaanden) richt. Wat betekent dit nuin de praktijk?We vertrekken van een klassiek tenoemen voorbeeld: een facility manageris als werknemer bij een bedrijf tewerkgesteld;een van de toestellen waar hijde verantwoordelijkheid voor draagtraakt op een dergelijke manier stuk dateen andere werknemer verwondingenoploopt.BestraffingVoor wat de strafrechtelijke kant betreftzal de bestraffing gebeuren op basis vanhet Strafwetboek en enkele bijzonderewetten (het zogenaamde sociaal strafrecht).'Onopzettelijke slagen en verwondingen'is de meest courantebeschuldiging die men een facilitymanager in deze gevallen voor de voetenzal werpen. Indien het ook daadwerkelijktot een strafrechtelijke veroordelingkomt, zal de straf, boete en/ofgevangenisstraf (eventueel voorwaardelijk),afhangen van het concrete geval.De ervaring leert echter dat het juridischzwaartepunt van dergelijke onge-

uiten schot?"Werkgever is wie betaalt"Een panel van deskundigen gaf eenantwoord op alle mogelijke vragenvan de IFMA-leden.Het voorbeeld is uit het leven gegrepen. Een bedrijfdoet beroep op een externe partner voor haar Facilitybeheer. Deze partner huurt op zijn beurt de dienstenvan een gespecialiseerde ruitenwasser in. Tijdens hetruiten wassen valt een van de gebruikte attributennaar beneden en een toevallige voorbijganger raaktgewond. Zoals geweten - het werd tijdens devoorstelling van de IFMA meermaals onderstreept -staat de werkgever in voor de vergoeding van doorhet slachtoffer geleden schade. Alleen, wie is nu indeze gegeven situatie de werkgever? De vraag werddoor een van de leden gesteld. Luc Van Hamme,adviseur-generaal van de FOD Werkgelegenheid,gaf een duidelijk antwoord: "degene die het loon vandie ruitenwisser betaalt". Niet de firma die voor degeleverde diensten betaalt zoals sommigen zoudendenken, wel degene die ervoor zorgt dat het salarisvan deze ruitenwisser maandelijks betaald wordt.vallen toch eerder op burgerlijk vlakgezocht moet worden.SchadeloosstellingIn het hierboven aangehaalde voorbeeld,heeft de facility manager een werknemersstatuut.Zijn werkgever zal danook voor hem de burgerlijke verantwoordelijkheiddragen (in het bijzonderop basis van artikel 1384 van hetBurgerlijk Wetboek voor de liefhebbers).In de meeste gevallen zal deze facilitymanager dan ook uit de kou blijvenwanneer zich een ongeval voordoet.En precies door dit werknemersstatuutzal de verantwoordelijkheid voorhet vergoeden van de schade bij zijnwerkgever worden geplaatst. Slechtsin uitzonderlijke gevallen - bij opzettelijkefout, een zware fout of een herhaaldelijkelichte fout van de facilitymanager - zal hij als werknemer rechtstreeksaangesproken kunnen wordenvoor deze vergoeding.Voor het betalen van de vergoeding aande gewonde werknemer zal de arbeidsongevallenverzekeraarvan de werkgevertussenkomen. Er bestaat trouwenseen specifieke wet op de arbeidsongevallen(10 april 1971) die elkewerkgever verplicht zo'n arbeidsongevallenverzekeringaan te gaan. Ookhier bestaan enkele schaarse uitzonderingen.Enkel in uitzonderlijke gevallenen voor bepaalde schades (bv. indieneen werkgever het geval opzettelijkveroorzaakt zou hebben of wanneerzich schade aan de goederen van dewerknemer voordoet), zijn dan weerde algemene principes van het burgerlijkrecht van toepassing.Wat hieruit te onthouden? Er zijn inde wet een aantal garanties ingebouwddie ervoor zorgen dat een facilitymanager die zich op een gedegenmanier van zijn taak gekweten heeftniet persoonlijk voor de geledenschade zal moeten opdraaien.Persoon vindenOp zijn minst zo belangrijk als de vraagwelke risico's een facility manager loopt,is de persoon die 'als dusdanig'beschouwd wordt. Wanneer zicheen ongeval voordoet, wordt obligaatde schuldvraag gesteld. Veel heeft temaken met de bevoegdheden waardeze of gene persoon over beschikt.Zeker in grotere bedrijven is hetniet altijd een eenvoudige klus af tebakenen wie waar precies voor bevoegdis. Wie is de uiteindelijke verantwoordelijkewanneer zich een probleemmet de facilities voordoet? De CEO?De 'Directeur Gebouwen'? Of simpelwegde drager van de titel facilitymanager? Niet de benaming telt,wel de inhoud. Wat zijn de reëlebevoegdheden, en tot waar reiken ze?Het brengt ons bij wat wellicht hetbelangrijkste onderdeel van het verhaalis: de preventie.PreventietipsVoorkomen is beter dan genezen; allewettelijke grendels ten spijt. Precies omdie reden is het belangrijk dat een facilitymanager de nodige stappen zet teneindezich in te dekken wanneer hetnoodlot zou toeslaan. De IFMA bundeldeenkele aanbevelingen:• Een duidelijke taakomschrijving:Idealiter wordt deze schriftelijk vastgesteld.Op die manier kan bepaaldworden welke de rechten en plichtenvan een gegeven facility manager zijn,én wat daarbuiten valt. Wijzigingenhierin moeten niet enkel tot een aanpassingvan dit geschreven documentleiden, ze moeten ook binnen de organisatiegecommuniceerd worden.• Genomen acties documenteren:Welke acties worden hier preciesbedoeld? Het gamma is alvast heelruim. Dit gaat van risicoanalyses,periodieke controles (zowel vanonderhoudsfirma's als controleorganismen),rapporten van eigen technici,accidenten/incidenten, audits. Eensamenwerking met externe partners iseen geval apart. Hierbij is het fundamenteeldat deze ondernemingen duidelijkop de hoogte worden gebrachtvan de geldende procedures en regels.• Processen en regels: Een facilitymanager mag geen werken laten uitvoerenindien de werkinstructies nietduidelijk opgesteld en gecommuni-Profacility Magazine september 2009 11

[ Juridiek]ceerd zijn. Wie hiervoor instaat, is eeninterne aangelegenheid.• Verminderen van de kans op ongevallen:Om ongevallen te vermijden,moet de facility manager de reflex hebbenrisicoanalyses uit te voeren, of dieop zijn minst te laten uitvoeren. Eenactieve medewerking van de FM inhet veiligheidsbeleid van de ondernemingzal zonder twijfel een meerwaardebetekenen voor de veiligheiden een vermindering van het aantalongevallen. De samenwerking tussenPreventieadviseur en FM zijn in dezeheel belangrijk.• Opleidingen: In de sensibilisering vanondernemingen en hun medewerkersvoor hun verantwoordelijkheid op veiligheidsvlak,spelen opleidingen eencruciale rol. Per slot van rekening is hetonontbeerlijk dat een FM over voldoendekennis en knowhow beschikt.• Benchmarking: Kijk eens over demuur! Het kan voor een FM vaak eenleerrijke oefening zijn na te gaan hoemen het bij andere firma's doet. Lessentrekken uit de goede voorbeelden diemen er aantreft is de boodschap.Michaël VANDAMME ■Zelfstandige facility managerHet gebeurt wel vaker dat de verantwoordelijke voor de facilities iemand isdie op zelfstandige basis tewerkgesteld is. Dit zorgt voor een heel anderesituatie dan hun collega's die in loonverband bedrijvig zijn. Bij afwezigheidvan een formele 'werkgever', kan men deze immers niet aanspreken voor dieburgerlijke schade die uit een arbeidsongeval voortvloeit. In dergelijkegevallen staat de 'zelfstandige' facility manager er alleen voor, wat wilzeggen dat hij zelf moet zorgen voldoende verzekerd te zijn. Zich indekkentegen mogelijke strafrechtelijke sancties is sowieso uitgesloten. Dat istrouwens een algemene regel en niet anders dan voor wie als werknemeraangesteld is. Maar op burgerlijk vlak zit het plaatje ingewikkelder in mekaar.Men onderscheidt twee soorten dekkingen: enerzijds de burgerlijkeaansprakelijkheid (BA) Beroep en anderzijds de BA Uitbating. De BA Beroepdekt de schade aan derden die bij het uitoefenen van het beroep kanoptreden. BA Uitbating zorgt echter voor een ruimere dekking die verder gaatdan de BA Beroep. De handelingen die door dit soort polis gedekt kunnenworden zijn divers: fouten, nalatigheden, maar ook diefstal of zwendelgepleegd met iemand die de verzekerde - de facility manager dus - als eenverantwoordelijke beschouwde. Voor alle duidelijkheid: de diefstal of zwendelmoet gepleegd worden door een andere persoon dan de verzekerde zelf.Vanzelfsprekend kan een facility manager zich niet verzekeren tegendergelijke misdrijven die hij zelf moedwillig zou plegen. De meesteverzekeraars bieden doorgaans de mogelijkheid om eenrechtsbijstandsverzekering aan te gaan. Trouwens zowel voor BA Beroep alsBA Uitbating polissen. De meerwaarde hiervan kan niet miskend worden, tochformuleert de IFMA hier één belangrijke waarschuwing bij: goed nagaan of derechtsbijstand ook wel alle mogelijke scenario's dekt. Veel te vaak gaat menhiervan uit, terwijl de veronderstelling niet met de werkelijkheid overeenstemt.

Pro-FM[Agenda]2 e FM-congres: Ontwikkelingen,kansen en bedreigingenOp 21 en 22 oktober 2009organiseert Ki' communicationszijn tweede congres overfacility Management. Dezeeditie heeft als thema:‘De facility manager in eenconstant veranderende bedrijfsomgeving:ontwikkelingen,kansen & bedreigingen’.De onderwerpen die tijdens het congres behandeld zullen worden,werden enerzijds door Facility managers en directeurs tijdens eenevaluatievergadering na het eerste congres en anderzijds door middelvan een enquête bepaald. Tijdens de vergadering werden de driehoofdthema’s besloten, namelijk ‘Kostenbeheersing en flexibiliteit’,‘Outsourcing’ en ‘De facility manager binnen het organigram’, terwijluit de enquête een interesse voor een duurzame visie op FM bleek.De eerste drie thema’s zullen tijdens individuele workshops behandeldworden. De sessies zullen in goede banen geleid worden door eengroep ervaren moderatoren, bestaande uit facility managers en consultants.De bedoeling is om interactieve discussies te voeren, waarbij dezaal evenveel inbreng zal hebben als het panel. De sessie over‘Duurzaamheid’ en ‘Total Cost of Ownership’ is een (tweetalige) plenairesessie met een ervaren panel ’s Avonds wordt een zakendiner aangebodenmet als eregast de heer Marc Josz, algemeen directeur vanElectrabel Customer Solutions.Events23>24/9 easyFairs HVAC Brussels 2009Brussels Expowww.easyfairs.com/shows/detail.aspx?LangChoice=NL&ShowID=713&23>24/9 easyFairs ECL Brussels 2009Brussels Expowww.easyfairs.com/shows/detail.aspx?LangChoice=NL&ShowID=714&24/9 FM & OverheidProvinciehuis Vlaams Brabant te Leuvenwww.ifma.be8/10 IFMA - EMAB event - Janssen PharmaJanssen Pharmaceutica – Beersewww.ifma.be/nl/janssen-pharmaceutica21/10 Facility Management Congres 2009Château-Ferme du Sart-Ampsin (Huy)www.sputnik-web.be/kicom/fr26/10 Orgatec 2010 Office & FacilityKölnmesse – Keulenwww.orgatec.com3/11 A+A 2009 :Safety, Security & Health at workDüsseldorfwww.ergonoma.com24/11 Facility Nights – 18de editieSportOase –Leuvenwww.facilitynights.comDe easyFairs Building & FacilityManagement vakbeurs vindt plaatsin Tour & Taxis in Brussel op 26 en27 mei 2010. Het evenement is hetresultaat van de fusie tussen debeurzen easyFairs Buildings of Belgium en easyFairs FacilityServices en is gewijd aan oplossingen voor duurzame renovatie enrestauratie en voor het beheer van stedelijke commerciële en residentiëlegebouwen.In Hall 1 van Tour & Taxis bevinden zich alle ondernemers, technicien installateurs, exposanten die gebouwen renoveren of de bestemmingervan wijzigen na een grondige transformatie. Ook is er heelwat info te vinden over het onderhoud van gebouwen en technischeinstallaties.In Hall 2 vinden we bedrijven die actief zijn in facilitaire dienstverleningen producten. Thema’s zijn onder andere gevelrenovatie, normenvoor energieprestaties en acclimatisatie.easyFairs stelt twee centrale thema’s voor: energie en restauratie.De normen voor energieprestaties hebben een enorme impact op‘groene’ renovatie en op het beheer van gebouwen. Restauratiewordt trouwens ook steeds vaker gelinkt aan een groter renovatieproject.Opleidingen17/9 Methodes en technieken voor de metingen evaluatie van het energieverbruikHotel Leonardo Wépionwww.ef4.be/fr/newsletter/allocationquotas-co2.html21/9 Sleutels voor het begrijpenvan overheidsopdrachten:focus op de gunningsprocedureBurogest Office Park, Loyers (Namen)www.uvcw.be/formations/310.htm24/9 Postgraduaat FMDag 13 (3h) VerhuizenHaute Ecole de la Province de Liège, Jemeppewww.ifma.be1/10 Sleutels voor het begrijpen vanoverheidsopdrachten: IAM platform enportaal overheidsopdrachten (workshop)Burogest Office Park, Loyers (Namen)www.uvcw.be/formations/310.htmLees meer over deze data in de online agenda op www.profacility.be/agenda.

Pro-Real Estate[ New building]Zenith BuildingDuurzame keuzeZopas werd de ZenithBuilding in de BrusselseNoordwijk opgeleverd.Bij de totstandkomingwerd niet alleen dearchitecturale lat hooggelegd, ook eenbijzondere aandacht voorde aspecten vanduurzaam gebruik liep alseen rode draad door hetproject. IFMA greepalvast de gelegenheid aanom in het gebouw eenactiviteit te organiseren.Ook architecturaal werd de lat hooggelegd. Vandaag plukt men dan ookde vruchten van deze inspanning.De spontane reacties van de deelnemerslogen er niet om. Debeslissing van het IFMA om deslotactiviteit van haar werkingsjaar in dekakelverse Zenith Building te organiserenwerd algemeen gesmaakt. Dezomer was nog maar enkele dagen oud,de weergoden gunstig gestemd en hettalrijk opgekomen publiek werd op eenpanoramisch terras ontvangen. En cijferliefhebbersgeven we alvast dit mee:de Zenith staat voor 30.274 m 2 kantooroppervlakte,gespreid over 20 verdiepingen.Interactie met de buurtEr is het gebouw en de ligging. DeZenith Building is assymetrisch uit verschillendemodules opgebouwd. Dezevinden steun op één voetstuk, waar ookde toegang tot het gebouw aangebrachtis. Het levert een zicht op dat bezwaarlijkdoorsnee genoemd kan worden. Debeelden spreken zonder meer boekdelen.De nadruk, zo beklemtoont promotorCodic, ligt tegelijkertijd ook opduurzaamheid. Begrijp: het gebouw isvoorzien om vele jaren lang aan een zolaag mogelijke kost gebruikt te worden.Een vorm van duurzaamheid vindt menook terug in de interactie met de buurt.De Zenith is geen solitaire constructie,maar schrijft zich helemaal in het multifunctioneelproject dat voor dezeGaucheretwijk uitgetekend werd.Gelegen aan het ene uiterste van deKoning Albert II laan is het gebouw hetsluitstuk van de wijkontplooiing.Bereikbaarheid alshandelsmerkDe ligging van de Zenith brengt onsonmiddellijk bij een eerste belangrijketroef: de bereikbaarheid. Onder hetgebouw is parkeergelegenheid voorzien,maar het is vooral de nabijheid van hetNoordstation die uitgespeeld wordt.Dat rekening werd gehouden met alleveiligheidsaspecten is een ander voordeel.En dan is er de benutting van debeschikbare ruimte. Codic cijferde hetvoor: één werkplek voor elke 10m 2beschikbare ruimte behoort tot de mogelijkheden,uiteraard afhankelijk van dekeuze voor een landschapskantoor, individueleruimtes of een tussenoplossing.Werken is echter ook een kwestie vanontspanning. Precies om het goedgevoel van gebruikers te voeden, zijn opverschillende verdiepingen terrassenvoorzien. Wie kan ontkennen dat hethalen van een frisse neus terwijl menvan het panorama geniet geen primamotivator is? Toch wordt dit aspect vanruimtebenutting pas ten volle duidelijkwanneer men de dingen heel ergpraktisch bekijkt.Concrete case'Geen appelen met peren vergelijken';het is een boodschap die ontwikkelaarCodic meermaals onderstreept. De meerwaardevan een modern gebouw als deZenith Building zal slechts ten volleduidelijk worden wanneer alle relevanteparameters in rekening wordengebracht. Een praktische case moet ditin de verf zetten.Het vertrekpunt is een (fictief) bedrijfmet 82 werknemers, thans gevestigd ineen Grade B building. De gemiddeldeoppervlakte per werkeenheid bedraagt26 m 2 (alle overige lokalen zoals vergaderruimtesof cafetaria inbegrepen), watwil zeggen dat een totale oppervlaktevan 2.132 m 2 gebruikt wordt. Hieraanhangt een kostenplaatje van 490.360 €vast, of 5.980 € per werknemer. Dankzijhet potentieel van de Zenith Building –men gaat er bij Codic prat op – kandeze kost met ruim één vierde verminderdworden. Hoe? Door de optimaleinrichtingsmogelijkheden te benutten,kan de vereiste ruimte per werkeenheidtot 18,4 m 2 herleid worden. Eendergelijke besparing draait echter ommeer dan oppervlakte. Ook verlichting(maximaal gebruik maken van natuurlijklicht bijvoorbeeld) of het type verwarmingspelen een rol. De resultatenzijn wat ze zijn. Extrapoleert men dejaarlijks uitgespaarde bedragen, dankrijgt men op minder dan vier jaar eenbesparing die overeenstemt met de jaarlijksekantoorkost van voormeld bedrijf(490.360 €).Michaël VANDAMME ■Profacility Magazine september 2009 15

Pro-Real Estate[Actu]Geschiedenisvan Brusselse kantorenBrussel telt vandaag meerdan 12 miljoen m² kantoorruimtetegenover36.000 m² in 1945. Methet boek “Brussel, haarkantoren en bedienden”,gepubliceerd door deDirectie Studies enPlanning van het ministerievan het BrusselsHoofdstedelijk Gewest,heeft Het Overzicht vanhet Kantorenparkgetracht deze evolutiete belichten vanuit eenhistorische, geografische,stedenbouwkundige, architecturale, economische en maatschappelijkeinvalshoek. Het resultaat is een referentiewerk van256 pagina’s, aangevuld met een interactieve DVD en geïllustreerdmet orthofotoplannen en iconografische documenten, waaraanzo’n twintig auteurs meegewerkt hebben. (AD)Een referentiewerk van 256 pagina’s,aangevuld met een interactieve DVD.Solaris, eerste gebouwmet groen ValideocertificaatSolaris, een gebouw van investeringsmaatschappij Fidentia GreenBuildings in Brussel, is het eerste gebouw met het Valideocertificaatvoor duurzaam bouwen. Solaris is uitgerust met een stormbekken,apparatuur voor het opvangen van regenwater, een geothermischewarmtepomp, geocooling, superisolerende dubbele beglazing, eengecentraliseerd systeem voor technisch beheer, 800 m²fotovoltaïsche panelen, hoog-rendementsverlichting, ventilatie metwarmterecuperatie, enz. Solaris biedt 13.722 m² kantoorruimte tehuur aan. (AD)Solaris – Arch. Assar.Foto Assar16 Profacility Magazine september 2009

4 Belgische projecten genomineerd voor de RICS Awards 2009Er zijn vier Belgische architectuurprojecten genomineerd voor deRICS Awards 2009 in Londen. Dit is opmerkelijk aangezien slechts9 van de 371 voorgestelde projecten niet Brits zijn. De vier projecten inkwestie zijn het cultureel centrum Wolubilis in Brussel (A2RC) in decategorie 'Community Benefit', de Raad van Europa in Straatsburg (Art& Build) in de categorie 'Sustainability', ‘Les Ecuries de la ChasseRoyale’ in Brussel (ASSAR) in de categorie 'Building conservation' enRegency Office/Hotel Merode in Brussel (VIZZION) in de categorie‘Regeneration’. De resultaten worden bekendgemaakt op 16 oktober.(AD)Foto Georges De KinderFoto Jean-Francois De Witte13 41. Wolubilis – Arch. A2RC I 2. Raad van Europa – ‘Bâtiment Général’ – Arch. Art & Build I3. Regency – Arch. Vizzion I 4. ‘Les Ecuries de la Chasse Royale’ – Arch. Assar2Foto M. Detiffe.jpg Foto S. BrisonDapesco bouwt eerste positieve-energiegebouw in walloniëDapesco bouwt binnenkort het eerstepositieve-energiegebouw van Wallonië.Passieve kantoren zouden op termijn meerenergie produceren dan ze verbruiken.Studiebureau Dapesco is gespecialiseerd inenergiebeheer voor klanten uit de industriëleen dienstverlenende sector en zal zijn socialezetel vestigen in het Fleming wetenschapsparkin Louvain-la-Neuve. Het nieuwe gebouw zalook gebruikt worden voor demonstraties aanklanten.De constructie van 300 m 2 is er volledig opgericht het energieverbruik tot een minimumte beperken dankzij zuinigeverlichtingselementen en vooruitstrevendeisolatie. De meeste ramen zijn naar het zuidengericht en de verwarming werkt hoofdzakelijkop zonne-energie. Bij die passieve elementenkomen nog de richtbare zonnepanelen en eenkleine windmolen om elektriciteit op tewekken. De hitte in de kamers waar decomputerservers staan wordt herbruikt voor deventilatie van het gebouw. (AD)Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/newsProfacility Magazine september 2009 17

Pro-Real Estate[ Beheer]Sale & Rent BackDat heel wat bedrijveneigenaar zijn van het doorhen gebruikte vastgoedis een feitelijkevaststelling. Is hetbeheren van zo'n eigenvastgoedportefeuille weleen verstandige zet?En welke alternatievenbestaan er? Beide vragenlagen aan de basis vaneen recente"bedrijfscauserie",georganiseerd doorCFO-Magazine. Aan dehand van een praktischvoorbeeld – Univeg –werden de voor- ennadelen van een Sale &Rent Back operatie eronder de loep genomen.18 Profacility Magazine september 2009Verkopen aan een BEVAK creëert een apartefiscale context waardoor de S&RB operatie erplots veel aantrekkelijker gaat uitzien.Waarom het beheer van hetgebruikte vastgoed niet uitbesteden?De idee druist misschienin tegen wat door veel bedrijvenals een toonbeeld van goed beheerbeschouwd wordt, toch is het lijstje metargumenten om dit wel te doen langerdan men denkt. Om te beginnen is er devaststelling dat dit beheren van onroerendgoed doorgaans niet de kerntaakvan de onderneming is. Niet alleen dreigtdit veel energie op te slorpen, door het feitdat het hier al bij al om een erg gespecialiseerdetaak gaat, bestaat het risicodat dit beheer niet optimaal gebeurt.Het klinkt misschien wat paradoxaal, maar hetvan de hand doen van zijn eigen vastgoed komtvaak de flexibiliteit van het beheer ten goede.'Klassieke'Sale & Rent BackDe klassieke operatie waarmee hetmanagen van het eigen vastgoed uit handenwordt gegeven, is een zogenaamdeSale & Rent Back, kortweg S&RB. In eennotendop: na een onroerend goed verkochtte hebben, huurt men het van dekoper voor eigen gebruik. Een onmiddellijkvoordeel is het plotse vrijkomenvan aanzienlijk wat middelen. Nogal wiedes:tegenover elke verkoop staat eenverkoopprijs. Hierdoor daalt de schuldgraaden/of de marge om te investeren inwat net wél de core business is neemtzienderogen toe. Een boekhoudkundigvoordeel is een verbetering van de balansratio's.En door de toegenomen middelendie in de eigen werkzaamheden herbelegdkunnen worden, komt men ook in aanmerkingvoor een belangrijkere notioneleintrestaftrek. Om hier slechts één cijferop te kleven: een extra vermogen van éénmiljoen euro levert jaarlijks een bijkomendenotionele intrestaftrek van om enbij de 40.000 euro op. Het klinkt misschienwat paradoxaal, maar het van dehand doen van zijn eigen vastgoed komtvaak de flexibiliteit van het beheer tengoede. Hoe vaak beschikt een bedrijfimmers niet over ruimte die niet of inefficiëntgebruikt wordt? Vastgoed wordt opdie manier vooral een lastgoed. Een S&RBoperatie kan daar verandering in brengen.Want voortaan zal men immers moetenbetalen voor hetgeen gebruikt wordt,wat een optimalisering in de hand werkt.VennootschapsbelastinghalverenHet plaatje is pas volledig als ook denadelen in overweging genomen worden.Door de verkoop verdwijnt dit vastgoedook effectief uit het vermogen van deonderneming. Het valoriseren ervan, ookal gebeurt dit aan een aantrekkelijkemarktprijs, is nu eenmaal een eenmaligeoperatie. Ook de emotionele betekeniservan kan een rol spelen, zeker bij familiebedrijven.En het moet gezegd dat eendergelijke operatie niet kosteloos is. Tochkan door het eerbiedigen van een aantalbest practices dit kostenplaatje aanzienlijkgemilderd worden.Door de verkoop van het bedrijfsvastgoedgenereert men een aanzienlijkemeerinkomst voor de onderneming.En dat is een ontwikkeling waar ook de

Met de expertise van het magazineJean-Paul Van de Velde, Chief Legal Councilbij Univeg: “Onze Sale & Rent Back operatiemoest onze ontwikkelingen blijvend maken.”fiscus een bijzondere belangstelling voor heeft. Bij een 'gewone'S&RB operatie wordt dan ook een belasting van 34%op de gerealiseerde meerwaarde geheven. Toegepast op decase study van Univeg zou dit volgend resultaat opleveren.De meerwaarde, die overeen komt met het verschil tussende marktwaarde (29,4 miljoen euro) en de boekwaarde vanhet onroerend goed (4,9 miljoen euro), zou 24,5 miljoen eurobedragen. In die veronderstelling zou de onderneming voorhet jaar van de verkoop een extra vennootschapsbelastingvan 8,33 miljoen euro moeten ophoesten. Geen prettig vooruitzicht,maar er bestaat echter een manier om het financiëleimpact te verminderen. En dat is precies ook het pad datUniveg bewandeld heeft.Ruilen voor aandelenEssentieel hierbij is de partner aan wie men zijn vastgoedverkoopt. In het geval van Univeg was dit WDP die hetstatuut van BEVAK bezit (zie 'BEVAK in een notendop').Verkopen aan een BEVAK creëert een aparte fiscale contextwaardoor de S&RB operatie er plots veel aantrekkelijker gaatuitzien. Anders dan bij een gewone S&RB wordt de vennootschapsbelastingvan 34% op de gerealiseerde meerwaardevervangen door een "exit-taks" van 17%, een halveringdus! Registratierechten (10%) zijn evenminverschuldigd. Verkopen aan een BEVAK is ook geen verkoopin de strikte betekenis van het woord. Het vastgoed waar menafstand van doet wordt in de BEVAK ingebracht, en in ruilworden aandelen uitgekeerd. Hoe lang deze portefeuillevan aandelen in het bezit van de inbrenger – in casu Univeg– moet blijven is niet wettelijk bepaald. Anders gezegd:men kan deze erg snel terug te koop aanbieden. Er bestaanevenmin verplichtingen over de prijs van zo'n aandeel.Hier speelt het marktmechanisme, waardoor koersstijgingenof -dalingen na afloop van de operatie de winst of verlies vande verkoper zullen bepalen.Michaël VANDAMME ■Profacility Magazine september 2009 19

Pro-Real Estate[ Localisatie]Tertiaire gebouwen in huIn de bouwsector wordtenergie maar al te vaakbeschouwd als eenkwestie van specialetechnieken. Daarnaastmoet echter ook rekeninggehouden worden met deinplanting en architectuurvan het gebouw, deintegratie ervan in dewijken en de geografischeligging. In dit artikel gaanwe dieper in op deze drieniveaus:Belangrijk: zich vestigen in de buurtvan openbaar vervoer!ReferentieOp geografisch niveau:1. de locatie kiezenDoor de uitbreiding van de tertiaire sectorin Wallonië wordt de behoefte aan kantoorruimtenalsmaar groter. Zo zijn deoppervlakten voor winkels, kantoren endiensten tussen 2001 en 2006 met maarliefst 7,5% gestegen terwijl de toenamevan de terreinen voor openbare diensten engemeenschapsvoorzieningen dan weerbescheiden bleef (+ 0,6%). Vandaag bestaatde grootste uitdaging op geografisch niveauer dus in om te voldoen aan deze toenemendebehoefte. De keuze van de locatiehangt echter grotendeels af van de criteriaop het gebied van bereikbaarheid en grondbelasting.Het aanbod van nieuwe terreinenconcentreert zich vooral in zones met economischeactiviteit of in voorstedelijkegebieden. Maar dat heeft een prijs, vooralvoor energie. Als voorbeeld wijzen weerop dat ongeveer 56% van de energiefactuurvan een tertiair gebouw rechtstreekstoe te schrijven is aan de kosten voortransport van zowel personen als goederen(Bron: Bilan énergétique de la Région wallonne2006: Bilan de consommation destransports – DGO4, 2008). Een locatie vindenwaar deze kosten beperkt kunnenworden, is een eerste stap in een verantwoordelijkeaanpak. Enkele grondregels:• Zich vestigen in de buurt van een• BereikbaarheidskaartenDe Waalse permanente conferentie van de ontwikkeling van het grondgebied(CPDT) heeft bereikbaarheidskaarten uitgewerkt die kunnen helpen met debeslissing van de locatie. Ze geven de plaatsen aan die het best toegankelijk zijnmet andere vervoersmiddelen dan de auto, en dit voor heel Wallonië, uitgedruktin ‘verwachte modale deel’ per trein, bus of traag middel. U kunt deze kaartenraadplegen op het Portail Cartographique de la Région Wallonne. Website:http://cartocit1.wallonie.be/cpdt.Beschikbaar op www.profacility.be/referencesstructurerend aanbod van openbarevervoermiddelen (zie kader ‘Bereikbaarheidskaarten’).• Het hergebruik van braakliggende enverlaten percelen stimuleren en eenfunctionele mix garanderen (zie kader‘BedZED’).De rol van de overheid is essentieel voorde aanmoediging van projecten die aandeze voorwaarden voldoen.Het voorbeeld van BedZEDHet ecologisch dorp BedZED (BeddingtonZero Energy Development) bestaat uit82 woningen en 2.300 m² kantoor- en handelsruimtenen is gelegen in het Engelsedistrict Sutton, ten zuiden van Londen.Door zijn architecturale en stedenbouwkundigeopbouw heeft het een zeer hogebevolkingsdichtheid terwijl een maximaleconstructiehoogte van 3 verdiepingengerespecteerd werd. De dichtheid van hetcentrum van de wijk, waar 500 mensen perhectare wonen en werken, werd verkregendoor de architecturale integratie van dewoonruimten: naar het zuiden gerichtegevels voor een maximale blootstellingaan de zon en terrassen tegen de naar hetnoorden gerichte kantoren om de neigingtot overmatig verwarmen te verminderenen de ruimten koel te houden. BedZED 1past eveneens vernieuwende techniekenen systemen toe voor energiebeheersing(superisolatie, driedubbele beglazing, huishoudelijketoestellen met zeer hoge energieprestaties,enz) en maakt gebruik vanhernieuwbare energie (zonne-energie,warmtekrachtkoppeling).2.Op wijkniveau:de functionele mixbevorderenOp wijkniveau zal een gebouw met verschillendeactiviteiten (residentiële enhandelsactiviteiten, diensten) aangebodenworden om de uitwisselings- en contactmogelijkhedente vergroten (zie 'Praktischehandleiding voor de duurzame bouw enrenovatie van kleine gebouwen –Gelegenheid bieden voor sociaal verkeer’,BIM, februari 2007). Het principe van defunctionele mix biedt immers meerderevoordelen zowel op sociaal en economischvlak als op milieugebied. Enkele voorbeelden:• Betere energie-efficiëntie aangezien deverbruiksprofielen van de verschillende20 Profacility Magazine september 2009

Met de expertise van hetmagazine « Le Réactif »ruimtelijke contextactiviteiten gunstige voorwaarden voorperformante technologieën meebrengen(bv.: warmtekrachtkoppeling).• Optimalisering van het leven van debewoners van het gebouw zodra ze erwonen en werken, met een verminderingvan de behoeften op het gebied vanwoon-werkverkeer.• Het leefbaar maken van het openbaarvervoer door een betere verdeling vanvraag en aanbod (woonomstandigheden,diensten, winkels,...).• Vermindering van de parkeerbehoeftendoordat de parkeerterreinen afwisselendbezet worden door bewoners en werknemers.3.Op gebouwniveau:de gebouwschil ende interne organisatieanalyserenWanneer een gebouw ontworpen wordt,kunnen verschillende maatregelen leidentot een lager energieverbruik:• Optimalisering van het gebouwvolume.De bedoeling is om de beste middenwegte vinden tussen een grote compactheidom het warmteverlies te beperken, eneen lage compactheid om de natuurlijkeverlichting en verkoeling te bevorderen.Deze middenweg hangt af van de bouwcontext:vorm en grootte van het terrein,bebouwde omgeving, omringend landschap,…• De natuurlijke verlichting en het beheervan de zonnewarmte. Door meer natuurlijklicht binnen te laten, kan de warmteproductiedoor lampen beperkt worden.Lampen kunnen bovendien koelingverbruiken indien het gebouw van airconditioningvoorzien is. Door eengeschikte plaatsing kan de zonnewarmteverhoogd of verminderd worden naargelangvan de behoeften.• Het benutten van de koele buitenlucht.Door een gecontroleerde permeabiliteitvan de gebouwschil (d.m.v. roosters, vensters,…)kan men gratis gebruik makenvan de frisse buitenlucht om het gebouwte verkoelen wanneer het oververhit is.Voorbeelden: het gebouw weghalen vande openbare weg, ligging van het gebouwten aanzien van een bepaalde overlast,…Elk van de vele aspecten met betrekking tothet ontwerp van een tertiair gebouw is duseven belangrijk. Het is natuurlijk raadzaamom tijdens de uitwerking van het projectstil te staan bij de technische aspecten (isolatie,type verwarming,…), maar vooralom rekening te houden met de ligging,functionaliteit en inplanting van hetgebouw.Gauthier KEUTGEN, BertrandIPPERSIEL en Delphine ROSSOMME,(ICEDD asbl, Tertiaire facilitator van hetWaalse Gewest) ■Dit artikel is een vertaling van een artikel uit het tijdschrift“Le REactif” nr. 59 (maart 2009) en werd opnieuwgepubliceerd met de goedkeuring van de redactie, van deauteurs en van de Service Public de Wallonie.1. Site : www.bedzed.org.uk of www.zedfactory.comProfacility Magazine september 2009 21

Pro-Building[ Workplace Design]Tussen ontspanning en22 Profacility Magazine september 2009

knowledge exchangeDe oude IBM-site in Terhulpen is aan zijntweede levensadem toe. VastgoedgroepBanimmo, de nieuwe eigenaar, weet daarbijzakelijkheid en recreatie op een intelligentemanier met elkaar te verweven. Hotel,auditoria, vergaderzalen en een luxueuze spate midden van weelderig groen masserenlichaam en geest. Toeristen en zakenluivinden de weg naar zwembad envergaderzaal.Wie de site inrijdt, waant zich op een kasteeldomein.Golvende grasvelden gelardeerd met bomen, en een zachtebochtige weg die ophoudt aan de voormalige gebouwenvan de Amerikaanse IT-gigant IBM. De eerste indruk imponeert.De architectuur is kwaliteitsvol en stamt uit de tijd toen het brutalismehoogtij vierde. Of de krachtige schoonheid en combinatie vanbaksteen en beton.De patio vanCinq Mondes:zakenlui enrecreantenkomen ertot rust.De kleurrijkeen informeelopgevattevergaderruimtes.Aantrekkelijke hotellobbyHet nagelaten visitekaartje van IBM is ongetwijfeld een troef die de vastgoedgroepBanimmo intelligent weet uit te spelen. Dat moet ook welin tijden van recessie. De site - ze heeft een oppervlakte van 72 hectare- is een oase van stilte, rust en groen. De mogelijkheden ervan liggenvoor het grijpen. In totaal staan hier maar liefst 14 gebouwen.Dolce Terhulpen heeft alles om te schitteren. Voor de aankoop en devolledige renovatie van de site werd door Banimmo (2005) zo’n 50 miljoeneuro op tafel gelegd. Aanvankelijk werd gedacht om hier kantorenen woningen te realiseren.Bestuurslid en manager Thierry Kislanski van Banimmo: “Maar menmoest rekening houden met de opgelegde administratieve regels waar-Algemeenzicht op desite van DolceTerhulpen.Profacility Magazine september 2009 23

[ Workplace Design]aan deze geklasseerde site onderhevig is. Het moest een vormingscentrumblijven met hotelfaciliteiten. Dolce, dat de sitekende, was geïnteresseerd om een nieuw conferentiecentrummet hotelfaciliteiten uit de grond te stampen. Daarvoorwas deze Canadese hotelgroep op zoek naar een ontwikkelaaren de nodige middelen. Dat heeft Banimmo ertoe aangezetom de site te kopen en de exploitatie ervan toe te vertrouwenaan Dolce na renovatie en herstructurering van hetensemble.”Uitvergrote chipDe plattegrond van de IBM-site doet denken aan een uitvergrotechip. IBM had hier een van zijn vormingscentragevestigd. Vandaar de vele faciliteiten die vandaag goeddeelsnog bestaan. “We hebben gekozen voor het oorspronkelijkeconcept” zegt Kislanski. Alleen de stijl is minderformeel en minder 'sec' dan vroeger. Hedendaagse lifestylemaakt hier grote sier. Noem het 'de ambiance', het gevoel vaneen prettige omgeving. Waar je ook kijkt, overal komt denatuur van het Zoniënwoud op je af. En dat gegeven is zo strafen sterk, de natuur heeft werkelijk alles en iedereen in haargreep.Christian LundwallHet hotel met 264 kamers werd aangekleed door het architectenbureauAtelier d'Architecture de Genval (AAG) en deZweedse interieurarchitect Christian Lundwall. ThierryKislanski: “Het hotel en de aanpalende spa is één conceptwaarbij de synergie van verschillende partijen een belangrijkerol heeft gespeeld. Het geheel moest samenhangend blijvenen daarvoor moesten de verschillende partijen zoals Exodeen Western Design, Lundvall alsook AAG gezamenlijk optredenom die eenheid in lijnvoering te handhaven.”Warme charmeHet is een feit dat Dolce Terhulpen zichzelf mag omschrijvenals een toplocatie in het kwadraat, de uitgelezen plek om seminariesof bedrijfsbijeenkomsten te organiseren. De faciliteitenzijn er quasi ongeëvenaard.Banimmo heeft de zaken goed doordacht door niet alleen temikken op de gemakkelijkste weg, maar om te kiezen voor eennieuwe aanspreekbare formule. En dat kan alleen door tekiezen voor uitstekende partners. Partners die iets te meldenhebben zoals de Dolce-groep en de spa-inrichtig Cinq Mondes.CoachingsgesprekVoor de inrichting van de site deed Banimmo onder meerberoep op de expertise van het bureau Exode. Heel opmerkelijkzijn de kantoren van het bankbedrijf Swift, eveneensop deze site, die dit bureau inrichtte. Het was niet zo vanzelfsprekenddoor de structuur van het gebouw en de vorm.Christophe Erkens en zijn team schrapten wat overbodigwas en creëerden op die manier een zeer bruikbare kantoorruimte.Swift opende voor Exode de weg naar het projectvan de 'breakout rooms' eveneens op deze site en vlakbij dekantoren van Swift. Rond een cluster van vergaderruimtesorganiseerde Exode een informele loungeruimte. Een ruimtedie vraagt om een open uitwisseling van ideeën. Ook zeergoed geschikt voor een coaching- of sollicitatiegesprek, of eenkleine besloten bespreking. “Een opdracht die Erkens enzijn team uitstekend hebben volbracht”, laat ontwikkelaarThierry Kislanski van Banimmo zich spontaan ontvallen.Levendige kleurenDe problematiek van de 'breakout rooms' was heel specifiek.Exode zou van een sombere kelderverdieping een uitnodigenderuimte maken. Architect Renaud BonaventuraZachte kleuren tekenen de patio van Cinq Mondestot een oord van oosterse meditatie.De vergaderruimtes van de 'breakout rooms' zijn sereenopgevat. Licht en kleur zetten een opgewekte toon.24 Profacility Magazine september 2009

van Exode volgde het project op de voet: “Kelderruimteszijn gestigmatiseerde ruimtes, ze worden niet bepaald geassocieerdmet licht, kleur en transparantie. Dat is precies watwe hier hebben geïntroduceerd. We hebben licht en fellekleuren geïntroduceerd. Zowel vloeren als plafonds en techniekhebben we volledig vernieuwd en aangepast aan hedendaagsetechnologieën. Er kwam zelfs een antibacterieel tapijt.”Wat spreekt zijn de eclatante kleuren, gaande van grasgroentot diep paars. Ze evoceren een vrolijke en gemoedelijkestemming die je nauwelijks verwacht in een kelderverdieping.Mooi is ook dat de kleuren sterk contrasteren met de wanden,die een imitatie zijn van cortenstaal. Knap zijn de geïntegreerdemultimediaschermen. Ze verschuilen zich achterdonker glas en lichten alleen op bij gebruik. Schermen blijvennu eenmaal storende, lelijke dingen, lijkt de boodschaphier te klinken.Het lokale en het mondialeBijzonder grote aantrekkingskracht gaat uit van de Spa CinqMondes naar een idee van Jean-Louis Poiroux. Je kan er eenkeuze maken uit verschillende rituelen zoals het KoninklijkeRitueel, een twee uur durende verwennerij die begint met eenonderdompeling in een Japans bad van cederhout gevuld metrozenblaadjes. Dolce Terhulpen mag dan wel een internationaalen mondiaal aureool bezitten, de spa mikt evengoedop bezoekers uit de omgeving. “40% van de bezoekers zijnrecreanten, 60% zijn zakenlui”, weet manager FlorenceSchaeffer. “Dit zijn voorlopige cijfers die nog kunnen verschuivenwant we zijn nog maar een half jaartje open.”Een ding staat vast: in Dolce Terhulpen weten het lokale enhet mondiale zich perfect met elkaar te verzoenen.Tekst: Philip WILLAERT - Foto’s: Yvan GLAVIE ■Technische ficheArchitect –Studiebureau –Vormgevers• Atelier d’Architecturede Genval (AAG)• Exode:www.exode.be• Christian Lundwall:interieurarchitect(Noorwegen)• Western Design(Parijs)• Marcq & Roba: Ingspeciale technieken• VK Group:Ing stabiliteit• LICHT01: lichtstudie(Duitsland)• Feuring: Meubels &uitrusting voor hotels(Duitsland)• D2S: StudiebureauakoestiekAannemer (hoofd)• Besix:hoofdaannemerrenovatie2005 – 2007• Boucher: wegenbuitenaanleg• Asphalis: Dakwerken• Druart: HVAC• Sogira: Afwerking(wanden, tegels,schrijn-werk,schilderwerken,…)2008-2009• ACA: Elektriciteit• Zumtobel: Verlichting• Thyssenkrupp: lift• Tyco:Branddetectie /veiligheid• Beutz: Schrijnwerkop maat (Duitsland)De kantoren van Swift: een open enknap ruimtelijk concept.Hotel Dolce TerhulpenDolce-hotels zijn een uniek concept van de TexaanAndy Dolce. Momenteel zijn er wereldwijd27 Dolce-hotels, waarvan zes in Europa.De voorwaarden zijn niet min: voldoende ruimte engroen en op maximaal45 minuten rijden van een luchthaven. DolceTerhulpen is strategisch gelegen vlakbij hetcentrum van Brussel en Brussels Airport(op 15 km), maar ver van het lawaai dankzij deomliggende 72 hectare bossen. Het hotel is deideale plek om vergaderingen, conferenties ofevenementen te organiseren. Dit 4-sterren ”Hotel,Resort & Conference” beschikt over 4000 m² voorvergaderingen, 264 kamers en suites met zicht ophet bos, 2 restaurants, 2 bars, banketzalen, eenwellnesscentrum inclusief zwembad, sauna,hammam en fitnesszaal. Mountainbikeverhuuren tal van teambuildingactiviteiten. De 264 kamersvan het Dolce La Hulpe Brussels hebben eenlicht interieur en zijn voorzien van satelliettelevisie,draadloos internet en een minibar.Profacility Magazine september 2009 25

Pro-Building[ Workplace Innovation]Case study:Philips BrusselRuim vijf jaar geleden gingPhilips op haar Brusselsesite met een ingrijpendproject van start. Er werddrastisch gesnoeid in dekantooroppervlakte enook de inrichting werdhelemaal herzien.Inmiddels is deze nieuwewerkomgeving eenrealiteit, raakte ze ookstevig ingeburgerd enwerden de kinderziektenweggewerkt. Het maaktde tijd rijp voor eenterugblik.Een moderne multinationalDe regel werd dat iedereen ineen open ruimte terechtkwam, ongeacht het niveaubinnen de onderneming.De manier waarop vandaag deinrichting van een werkplekbenaderd wordt, is anders danvoorheen. Er wordt grondig over nagedacht,waarbij zowel economische alspraktische factoren een rol spelen. Eentijdje geleden plaatsten we enkele aandachtspuntenvan de zogenaamdeWorkplace Innovation onder de loep(zie PFY, nr. 22). Maar the proof of thepudding is in the eating. Anders gezegd:op welke manier sloegen ze bij Philipsde brug naar de praktijk?Gewijzigde sectorEnkele jaren geleden werd de heleinrichting van de site herzien. FacilityManager Jan Pauwels schetst bij wijzevan inleiding de precieze omstandighedenwaarin dit gebeurde. "Twee trendswaren hierbij cruciaal", legt hij uit. "Omte beginnen werd binnen het bedrijf een"Workplace innovation kan niet los worden gezien van de wil om eenkostenbesparing te realiseren", onderstreept Jos Duchamps. "Het antwoordop de vraag hoe dit te bewerkstelligen is op papier niet ingewikkeld. Haal hetaantal m 2 naar omlaag en optimaliseer het gebruik van deze kleinere ruimte.Dit leidt dan ook rechtstreeks naar het concept van de open space." "Het kaninderdaad niet ontkend worden dat dit kostenverhaal ook bij ons een rolspeelde", merkt Jan Pauwels op. "Toch zou ik dit graag opentrekken.Schuiven met oppervlaktes zoals wij deden, is ergens kenschetsend voor een21 ste eeuwse multinationale onderneming. Deze is constant in beweging, inverschillende richtingen trouwens. Dit opvangen en anticiperen op het gebiedvan vastgoed is dan ook noodzakelijk."vergaande herstructurering doorgevoerd.Vroeger verliep de organisatie vanPhilips in grote mate volgens de landsgrenzen,maar enkele jaren geledenkwam het zwaartepunt meer op eensupranationaal niveau te liggen. In onsgeval betekende dit dat heel wat dienstendie voorheen nationaal waren ineen Benelux structuur werden ondergebracht.Hierdoor nam de behoefte aanruimte in Brussel aanzienlijk af.Daarnaast, en dat is de tweede trendwaarover ik het had, is onze businessook sterk veranderd. Je telt vandaagminder verkooppunten, dat is een zuiverevaststelling. Door de komst van hetinternet, kwam er ook een tool bij diedeze afname in de hand werkt. Mensenzijn ook mobieler bij het uitoefenen vanhun job en er is de opgang van het thuiswerk.Dit alles vormt het nieuwe plaatjewaar wij mee geconfronteerd werden.""We konden grosso modo twee dingendoen met onze omvangrijke site", vervolgtJan Pauwels. "Het niet-gebruiktedeel laten leegstaan en ons troosten metde gedachte dat het patrimonium is datper slot van rekening niet verloren gaatvoor het bedrijf. Of je kan pro-actieftewerk gaan en besluiten deze m 2 optimaalte valoriseren. Wij kozen voor hettweede. Van de 24.000 m 2 waarover webeschikken, gebruiken we zelf nauwelijks14.000 m 2 . De overige delen verhurenwe. Overigens op een vrij succesvollemanier, mag ik wel zeggen.Profacility Magazine september 2009 27

[ Workplace Innovation]Jan Pauwels: "Heel wat nationale dienstenvan Philips kwamen in de loop der jaren ineen Benelux structuur terecht."Bijstand bij bochtenwerk"Workplace Innovation is voor ons niet enkel een verhaal van lengte en breedte",zegt Jan Pauwels. "Er werd ook in de diepte gewerkt; ik verklaar me nader.Iemand die exact dezelfde functie uitoefent in een context van individuelekantoren, en hetzelfde blijft doen in een open space, wel, dat is niet zondergevaren. De vergelijking is snel gemaakt, wat van de aanpassing wel eens eenharde noot om kraken kan maken. Een manier om hierop in te spelen is sleutelenaan zijn takenpakket. Door zijn functie anders in te kleden, eventueel door hemdingen toe te vertrouwen waardoor hij wat meer tijd buiten de bedrijfsgebouwendoorbrengt, kan dit opgevangen worden. Het hele proces dat we hier doorlopenhebben heeft veel veranderd. Het vergde een aanpassing van iedereen, op alleniveaus trouwens. Onze mensen hebben een bocht moeten maken, als ik het zomag uitdrukken. Aan het takenpakket sleutelen, zoals ik net zei, is vaak eengeschikte methode om hen de kans te geven die bocht ook daadwerkelijk tenemen."Vandaag halen we een bezettingspercentagevan 90 à 95%. Gezien de nabijheidvan het Zuidstation is de NMBS totonze veruit belangrijkste huurder uitgegroeid.Bovendien plukten we devruchten van de hausse die de kantoormarktde afgelopen jaren kenmerkte."Internationale trendDe context was er. Waar werden nu dezwaartepunten gelegd? "In de eersteplaats op de open space", benadrukt JanPauwels. "Enkel wanneer het niet anderskon, voorzagen we in individuele kantoren.Maar de regel werd dat iedereenin een open ruimte terecht kwam, ongeachthet niveau binnen de onderneming.Dit uitgangspunt maakte van ons heusgeen revolutionairen. Integendeel, weschreven ons hiermee volledig in deinternationale trend inzake kantoorinrichting.Dat heel wat van onze mensenprecies op een internationaal niveauwerken, zorgde er trouwens voor dat zemet deze tendens vertrouwd waren,maar dit is vooral een zaak van het aanvaardbaarmaken van de inplantingwaarover ik straks meer zal vertellen.Parallel met de keuze voor open space,probeerden we de werkplaatsen zomobiel mogelijk te maken. In de praktijkwil dit zeggen dat je van overal met jelaptop kan inloggen, er een printmogelijkheidbestaat voor alle plekken, edm.Wanneer ik mobiel zeg, bedoel ik nietenkel mobiliteit op de werkvloer. Jemoet dit beslist ruimer zien. We hebbenbij Philips een bedrijfsfilosofie waarinhet groepsgevoel en de overlegcultuureen belangrijke plaats innemen. Werkenstaat hier met andere woorden synoniemvoor samenwerken. Dit is eenopvatting die haarfijn aansluit bij zo'nopen werkplek. Deze structuur werktonderling contact en communicatie inde hand. Individuele zaken, en daar zijn28 Profacility Magazine september 2009het lezen en/of verwerken van mailstoch wel typevoorbeelden van geworden,kan je vaak beter van thuis uitdoen. Dit is niet alleen aangenamer, hetkomt ook de efficiëntie ten goede. U zalmerken dat zich op die manier eenscheiding aftekent tussen individueletaken die je van overal kan doen en hetwerk op kantoor, waar dan weer denadruk ligt op nauw en rechtstreeksoverleg met de collega's. Ook dat verstaik onder mobiel werken."Gezellige open ruimte"Open space is een efficiënte manierom het vereiste aantal m 2 drastisch tebeperken", voegt Jos Duchamps vanPROCOS er aan toe. Om deze operatieuit te tekenen en tot een goed einde tebrengen, nam Philips PROCOS onderde arm. Jos Duchamps en zijn team werdenmet deze taak belast. "Deels gebeurtdit door de inrichting van de ruimte diehaaks staat op een structuur met individuelekantoren. Maar dit gaat ookgepaard - althans toch in het geval vanPhilips - met een vermindering van hetaantal toegewezen werkplekken. In onsontwerp hielden we rekening met eenratio van 1,3, wat betekent dat voor elkedertien medewerkers tien werkplekkenvoorzien worden. Gezien de aard vanhet werk en de regelmatige afwezigheidvan heel wat medewerkers levert ditgeen enkel probleem op. Bij de fieldengineers is die ratio zelfs 2 geworden,of anders gezegd: er zijn er twee keerzoveel mensen op deze dienst als erstoelen zijn. Die lijn werd doorgetrokkennaar de vergaderruimtes. De ervaringleert dat de bezettingsgraad van sommigevergaderzalen meestal erg laag is.Bij Philips in Brussel bedroeg dit vooreen aantal zalen nauwelijks 20%. Doorook hier het aanbod aan vergaderfaciliteiten,met inbegrip van informele vergaderzones,beter af te stemmen op devraag slaagde Philips erin dit gebruik tot50% à 60% op te drijven.""Begrijp me niet verkeerd", waarschuwtFacility verantwoordelijke Pauwels."Efficiëntie, kostenbesparing, kortomhet harde economische verhaal is hiervan belang. Maar een aanpassing vande werkruimte mag niet ten koste gaanvan kwaliteit en gezelligheid. Toestaandat dit wel gebeurt, komt neer op hetslecht omgaan met je menselijk kapitaal.Wat je op het ene vlak zou winnen,verlies je dan weer op het andere. Op diemanier wordt je project een maat voorniets, en dat kan toch niet de bedoelingzijn (glimlacht)".Correct communicerenDe omvang van het project van Philipsop haar Brusselse site kan bezwaarlijkonderschat worden. De impact op demanier waarop de honderden werknemershun dagtaak zijn gaan uitoefenenwas navenant. Dit verkocht krijgen kantoch geen sinecure zijn? "Communicatie,communicatie en nog eens communicatie",luidt het resolute antwoord vanJan Pauwels. "De grootste vergissing dieje kan maken, is je mensen voor dom tehouden. Uiteraard zijn ze dat niet!Uitleggen wat je van plan bent en vooralzorgen dat er logica inzit, daar draaithet om. Door de dingen van boven uit opte leggen – of nog maar die indruk tewekken – zou je je eigen project op dehelling zetten. Correct communicerenbetekent ook dat je op een juiste manierén dito tijdstippen communiceert. Naeen periode van stilzwijgen met een karrenvrachtaan informatie overladen isfunest. Nee, netjes doseren is de boodschap.Uitleggen wat je doet, waarom jehet doet, en dit in alle stadia van het project."Michaël VANDAMME ■

Pro-Building[Inrichting]Steelcase lanceert Share Itvoor intelligent en milieuvriendelijkopbergenSteelcase lanceert Share It, een intelligent opbergsysteem in de vorm vaneen complete oplossing met sloten, persoonlijke ruimtes, gezamenlijke ruimtesen geïntegreerde ruimtes (touch down meeting points). Met Share It kande ruimte modulair ingedeeld worden en kan het kantoor gestructureerd worden.De planningsmogelijkheden zijn zo goed als oneindig. Het Share Itgamma bestaat voor 17% uit recycleerbaar materiaal en bevat geen giftigestoffen. De fabriek waar het gamma gemaakt wordt heeft het ISO 14001 enEMAS II certificaat en Share It is qua gewicht voor 97% recycleerbaar. (AD)Share It bestaat voor17% uit recycleerbaarmateriaal.Kärcher levert waterfonteintjesaan Sint-ElisabethziekenhuisTurnhoutDe WPF 100 Sdispensers zijnuitgerust met eenHy-protect filtervoor het verdelenvan zuiverdrinkwater envoldoen aan deHACCP normen.Het pas gerenoveerde Sint-Elisabethziekenhuis in Turnhoutheeft Kärcher gevraagd voor de levering, de installatie en hetonderhoud van 20 “Water Dispensers” waterfonteintjes.Voor het onderhoud doet Kärcher beroep op een gespecialiseerdbedrijf. De WPF 100 S dispensers zijn uitgerust met eenHy-protect filter voor het verdelen van puur en zuiver drinkwateren voldoen aan de strikte internationale HACCP normen ende normen voor hygiëne. De fonteintjes staan op een sokkelzodat ze eender waar in het ziekenhuis geïnstalleerd kunnenworden. (AD)30 Profacility Magazine september 2009

Het nieuweI755 DECTtoestel van NEC,veilig en robuustMet de introductie van een nieuw I755DECT toestel breidt NEC PhilipsUnified Solutions haar BusinessMobility portfolio uit met eenrobuust high-end draadloos toesteldat geschikt is voor omstandighedendie hoge eisen stellenaan degelijkheid en bestendigheid.Het I755 toestel voldoetaan alle DECT normen voorspraakkwaliteit en veiligheid enbiedt een rijke functionaliteit eneen groot gebruikersgemak.Sectoren als gezondheidszorg,industrie en logistiek zullen zeker hunvoordeel halen uit het feit dat dit apparaatschok-, water- en stofbestendig is.Samas zet activiteiten voort onder de naam ASPAKantoorinrichter Samas Benelux heeft aangekondigd haar bedrijfsactiviteiten voort te zetten onder denaam ASPA. De eigen producten van Samas worden voortaan ook verkocht onder de merknaamASPA. Het nieuwe ASPA staat voor Authentiek, Samenwerkend, Passievol en Aansprekend.Het bedrijf blijft actief in de Benelux met een direct, eigen verkoopkanaal en een regionaal dekkendnetwerk van Business Partners en dealers.Mobiel bellen aan tarief vaste lijnDimension Data lanceert een nieuwe oplossing voor mobiele telefonie binnen bedrijven. Hiermeekunnen mobiele telefoons aangesloten worden op de telefooncentrale zodat gebruikers mobiel bellenaan hetzelfde tarief als dat van hun bureautelefoon. Dat zorgt uiteraard voor besparingen, maarer zijn ook andere voordelen. Zo zijn gebruikers makkelijker bereikbaar omdat ze slechts één telefoonnummerhebben, dat van het bedrijf. Daarbij kunnen ze ook zelf beslissen wanneer ze beschikbaarzijn voor zakelijke telefoontjes. Dankzij de oplossing heeft de gebruiker vanaf zijn gsm toegangtot alle functies die zijn gewone telefoon ook heeft en tot de systemen van instant messaging/aanwezigheidvoor bedrijven die daar al gebruik van maken. De oplossing kan toegepast wordenop het merendeel van de dual-mode telefoons (wifi-gsm’s): Nokia E/N Series, Windows Mobile,Blackberry en binnenkort ook de IPhone. Wel vereist is een telefooncentrale van het type IP. Eenwifi-netwerk is niet noodzakelijk maar wel aan te raden. (AD)Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/newsProfacility Magazine september 2009 31

Dossier middelen voor interne mobiliteitIs dematerialisatieeen utopie?34363942Inhoud[Document Management]Digitalisering, een middelvoor interne mobiliteit[Document Management/Telecom]Onmisbare ‘follow me’-functie[Telecom]Van teleconferencingnaar telepresence[Workplace outsourcing]Interview – Regus kijkt vooruitBibliotheekop www.profacility.be/BiblioRaadpleeg onze online Bibliotheekvoor andere artikels rond dit themaDe artikels zijn chronologisch gerangschiktDe beelden die deze woorden oproepenzijn heel wat radicaler dan het eigenlijkeidee erachter. Bedrijven zijn immers meeren meer geneigd om hun documenten tedigitaliseren en hun werkplekken virtueelte maken. Niet alleen door telewerken,gemeenschappelijke werkplekken ofgehuurde, mobiele kantoren over de helewereld maar ook door het vervangen vanverplaatsingen door audioconferenties,teleconferenties en telepresence.Toch zijn de geleverde goederen endiensten daarom niet minder reëel ofconcreet. De technische hulpmiddelendie deze technologische hoogstandjesmogelijk maken zijn niet minderaanwezig. Het papierloos kantoor blijfteen mythe en informatica zonderhardware is totaal onmogelijk. Eenkantoor zonder harddisk is ondenkbaaren erg onzeker als die harddisk nietgesplitst en fysiek beschermd wordt.In zijn allegorie van de grot beweerdePlato al dat we zijn als vastgeketendegevangenen die als enige realiteit deschaduwen en silhouetten zien vanwezens die buiten hun gezichtsveldverblijven. Gelukkig is ons lot in dedagelijkse praktijk van het bedrijfbenijdenswaardiger: wij hebben een reëletoegang tot de realiteit. En we weten datpapier of elektron, aanwezigheid ofschijn, het bezitten of alleen gebruikenvan een gebouw allemaal middelen zijnvoor het bereiken van eenzelfde doel: dezaken steeds professioneler en efficiëntermaken. Dit dossier toont u enkeleconcrete aspecten daarvan.OnlineNEW[Telecom]Een geslaagde audio/videoconferentie(18/9/09)[Mobile workplace]De gebruiker bepaalt de evolutievan kantoren (12/03/2009)[Workplace equipment]DOSSIER INRICHTINGEN:Zijn kantoren aankleden(31/5/2007)[Document Management]Overzicht bewaren op afdrukkosten(27/03/2008)[Document Management]Van documentbeheer naarworkflowbeheer(28/03/2008)Profacility Magazine september 2009 33foto Cisco System 1000

Digitalisering, een middel voorIn deze tijd van flexibiliteit,mobiliteit enrationalisering kennenflexibele werkplekken entelewerken een groeiendsucces, waarbij het enebedrijf al wat creatiever isdan het andere in deuitwerking van detechnische voorwaardenvoor deze (r)evolutie vande werkmethoden. Eenvan deze alsmaarpopulairdere tools is hetdigitaal beheer vandocumenten en post.RFID-labels worden stilaan onvermijdelijk op hetgebied van de digitale archivering van documenten.De oorzaken van het fenomeen zijndivers: mobiliteitsproblemen,onvoldoende flexibiliteit of deafstemming van het privéleven op hetberoepsleven. Toch is het een feit: telewerkenis een realiteit geworden. In Belgiëwerkt meer dan 10% van de werknemersthuis. De omvang van het fenomeen is zogroot dat de federale regering in mei 2006maar liefst 22 maatregelen goedkeurdeom het wettelijk kader van telewerkenaan te passen aan de overheidsdiensten.Op hun beurt voeren privébedrijven nieuwetools in zodat hun mobiele werknemers– gewoonlijk commercieel-technischemedewerkers en consultants – inoptimale omstandigheden thuis, bij deklant en in het bedrijf kunnen werken.Een van deze alsmaar populairdere toolsis het digitaal beheer van documentenen post. Digitalisering heeft, naast eengrotere flexibiliteit voor de mobiele werknemers,gevolgen voor het volledig beheervan de gebouwen (bv. kleinere oppervlaktedie gehuurd moet worden) en kanleiden tot een rationeler gebruik vanpapier. eXbo, een dochterondernemingvan De Post, biedt voortaan een virtueleversie van de vroegere postgebouwen.De Post, anno 2009Thierry Benoît, Operations Manager bijeXbo, legt ons de werking uit van denieuwe dienst voor het virtueel beheervan de post, die de naam Digital Deliverykreeg: “Het principe van Digital Delivery,dat een antwoord biedt op een nieuwerealiteit in de arbeidswereld, is eenvoudig:elke bedrijfsmedewerker ontvangteen digitale versie van zijn papierenpost, rechtstreeks op het scherm van zijncomputer.” Het komt er dus eigenlijk opneer dat Digital Delivery alle post verzamelten naar een beveiligd verwerkingscentrumstuurt. Daar wordt de postgedigitaliseerd en op elektronische wijzenaar de geadresseerden gestuurd. VoorThierry Benoît heeft deze dienst, diemomenteel onderworpen wordt aan eenproefproject in de afdeling CustomerService van De Post, drie grote voordelen.“Ten eerste kan op die manier degearchiveerde post gemakkelijker opgespoordworden en niet langer verlorenraken. Ten tweede bevordert dit systeemde mobiliteit van de werknemers: dedigitale post komt terecht in de inboxvan de geadresseerde, waar hij zich ookbevindt. Hij hoeft alleen maar een internetverbindingte hebben en in te loggenop zijn e-mail account. Ten derde kandoor de voorbehandeling van de post– die om 9u bij de geadresseerde arriveert– tijd bespaard worden.”De eigenlijke verzendingvan virtuele postTerwijl de Digital Delivery-dienst voor dedigitale ontvangst van post zich nog ineen proefstadium bevindt, heeft De Post34 Profacility Magazine september 2009

Dossier middelen voor interne mobiliteitnterne mobiliteitFoto IMECMerak als digitalepostbodeDe Post is niet de enige die digitalepostdiensten aanbiedt. Ook Merak,gespecialiseerd in het digitaal beheeren archiveren van documenten, heefteen oplossing. PR-verantwoordelijkeAndré Rooms legt ons de werkingervan uit: “Elke morgen gaan we naarde klant om zijn post op te halen.We voeren de brieven naar één vanonze centra waar ze gedigitaliseerdworden. Vervolgens worden ze terbeschikking van de klant gesteld opeen magnetische of optische drager(cd-rom of dvd) of op een van onzeservers opgeslagen.” Op die manierkan elke medewerker van de klantzijn post raadplegen, op de servervan zijn bedrijf of op een specialeserver van Merak, waar hij zich ookbevindt.RFID, de labels van de toekomstMerak kan de post vanzijn klanten digitaliserenen op magnetische ofoptische dragers opslaan.Ze hebben hun nut al bewezen op transport- en logistiek gebied en staan nuook op het punt om universele tools voor digitaal beheer te worden: deRFID-labels (Radio Frequency Identification) hebben hun intrede gedaan in dearchiveringswereld.Deze radiolabels bestaan uit een antenne, gekoppeld aan een elektronischechip, waardoor ze kunnen beantwoorden aan radioverzoeken die uitgezondenworden via een radiotoestel. Zo kunnen gegevens op afstand opgeslagen engelezen worden. Ernst & Young zal dit labelsysteem binnenkort in gebruiknemen voor zijn archiefbeheer. Op elk dossier zal een RFID-tag met constanteuitzending gekleefd worden, waardoor de dossiers nog sneller opgespoordkunnen worden dankzij een eenvoudige signaaldetector.foto Merakal enkele honderden klanten voor zijnClick & Post-dienst. Daarbij wordt depost niet alleen naar de computer van deklant gestuurd, maar kan de klant ookelektronische documenten naar De Poststuren, die vervolgens afgedrukt wordenen met de traditionele post verstuurdworden. “Concreet bezorgt deklant ons een Word-, Excel- of PDF-documentdat wij op papier afdrukken, dateventueel verschaft wordt door de klantzelf”, legt Thierry Benoît uit. “Wij doende brief in een omslag en versturen hem.We kunnen de brieven overigens volgensverschillende tarieven versturen:Prior, non-Prior, internationaal en zelfsper aangetekende. Boven 500 eenhedengeniet de klant een voorkeurstarief.” Ditsysteem biedt zeker heel wat voordelenop het gebied van interne mobiliteit.Enerzijds voor de medewerkers die in hetbuitenland hun Belgische post kunnenontvangen, en anderzijds voor deBelgische bedrijven met internationalevestigingen, die op die manier hun postin één en hetzelfde land kunnen centraliseren.Deze twee virtuele dienstenvan De Post hebben uiteraard een prijskaartjevoor de bedrijven. In beide gevallenfactureert de dienstverlener een forfaitvoor de lancering van de dienst eneen tarief per verwerkt document. Maarde tijd en energie die op die maniergewonnen worden, wegen zeker op tegende investering.Virtuele post,vertrouwelijkheiden wettelijkheidMaar hoe zit het eigenlijk met het vertrouwelijkkarakter van deze digitaleverzendingen en ontvangsten? ThierryBenoît stelt ons meteen gerust en verduidelijktdat eXbo uiteraard vertrouwelijkheidsclausulesondertekend heeft.Het is trouwens het klantbedrijf DigitalDelivery dat op dit gebied het eindwoordheeft. Zo kan het beslissen dat bepaaldepoststukken (bv. vertrouwelijke brievenof brieven voor de CEO) niet gedigitaliseerdworden maar met de traditionelepost verstuurd worden naar de geadresseerde.In België heeft een e-mailberichtimmers niet dezelfde juridische waardedan een ondergetekende brief. Daarom ishet essentieel om de traditionele postte archiveren, zodat deze vlot teruggevondenkan worden. Voortaan gaat menechter nog een stapje verder in de virtualiseringvan post. Dankzij de elektronischehandtekening en de elektronischeaangetekende brief kan een e-mailberichtdezelfde juridische waarborgen biedenals een papieren brief.Vereenvoudigdearchivering bijErnst & YoungArchieven vormen vaak een probleem ophet gebied van het rationeel beheer vandocumenten. Ernst & Young heeft eenmoderne en efficiënte oplossing gevondenom de toegang tot de dossiers eenvoudigerte maken voor zijn medewerkers.“Voor alles wat Central Filing –onze archieven van het lopende jaar enhet voorgaande jaar – betreft, hebben wegekozen voor een digitaal dossierbeheer”,zegt Ghislain Vanfraechem,Facility Director bij E&Y. “Als een vanonze medewerkers een dossier wil raadplegen,kan Iron Moutain het binnen de4 uur na de aanvraag bezorgen. Voor deoudste dossiers, die in Grimbergen, op dehoofdzetel van Iron Moutain, bewaardworden, moet men 8 uur rekenen. Wateen zeer redelijke termijn blijft.” Dit digitaalidentificatiesysteem bestaat er eigenlijkin dat een barcode op het dossieren een andere op de bewaarplaats aangebrachtwordt. Dankzij dit systeem kunnendossiers snel opgespoord wordenen kunnen de medewerkers heel wattijd besparen, als je weet dat dit bedrijfmet meer dan 140.000 recente dossiersmoet jongleren.Stéphanie KOPLOWICZ ■Profacility Magazine september 2009 35

Dossier middelen voor interne mobiliteitOnmisbare‘follow me’-functieEen flexibele werkplekmag uiteraard nietgepaard gaan metspoorloze werknemersof met het in allerijlafdrukken vandocumenten op de eerstede beste vrije printer.Interne mobiliteit enteleworking vereisendan ook een specifiekeorganisatie enaangepaste tools.Gegevensbeveiliging: een absolutevoorwaarde voor follow me printing.foto ThinPrintIn dat kader zijn er nieuwe oplossingenop de markt, die aangepast zijn aan dewerkstroom van de bedrijven. Zo wordendesktops steeds meer vervangendoor krachtige centrale print- en kopieertoestellendie verhoudingsgewijs goedkoperzijn per blad. Ze kunnen doorgaans60 tot 90 pagina's per minuut en tot150.000 pagina’s per maand afdrukken.Bovendien is er in de voorraadbak plaatsvoor maar liefst 5 tot 10.000 lege vellen,waardoor ze zonder tussenpozen groteprintopdrachten kunnen uitvoeren. Watde lader betreft, kan de gebruiker meerdan 200 originele documenten tegelijkkopiëren of inscannen. Sommige oplossingenbieden ook de mogelijkheid om afte drukken op een toegankelijke printerwaar ook ter wereld, dus niet alleen inhet eigen gebouw. Maar om het plaatjevolledig te maken, moeten we natuurlijkook de aspecten ‘beveiliging’ en ‘kostenvermindering’bespreken.Beveiliging: een ‘follow me printing’-systeem moet de gebruiker beveiligentegen de risico's van ongeoorloofd kopiëren.De gegevens worden versleuteld, degebruiker identificeert zich met een pincodeof USB-sleutel en de gegevens wordenna het afdrukken vernietigd, zonderdat de werkstroom daarbijonderbroken wordt.Kosten: statistisch gezien geeftelk bedrijf 1,8% van zijnomzet aan kopiëren enafdrukken uit. 66% vande printopdrachten is totéén pagina beperkt terwijlbijna 20% van deopdrachten 2 tot 3 pagina’somvat. Elke werknemerzou 10.000 pagina’sper jaar afdrukken.Marge genoeg dus omaanzienlijke kostenbesparingendoor te voeren!Technische functies, zoalshet ‘Afdrukvoorbeeld’ enhet recto verso printen/kopiëren,kunnen danook de voorverwarmingstijd,het tonerverbruik en het elektriciteitsverbruikvan de printersin gebruik of in stand-byhelpen verminderen.Telefonisch printerbeheerAangezien het telefoonnetwerk ookgeorganiseerd is volgens het follow meprincipe,was het logisch dat beide technologieënaan elkaar gekoppeld werden.Zo lanceerde ThinPrint, een Duitsefabrikant van centrale printoplossingen,onlangs in samenwerking met OEMSEH, OKI en RICOH het systeem CeBITvoor een betere follow-up van de printopdrachten.Wat deze oplossing zo bijzondermaakt, is dat de gebruiker ophet scherm van zijn draagbare telefoonkiest of wijzigt welke printer welkeprintopdracht moet uitvoeren.Aspect telefonieVoortaan kunnen GSM’s geïntegreerdworden in de telefooncentrale van hetbedrijf en kunnen de werknemers dusgesprekken voeren op hun gsm tegenhet tarief van vaste telefonie. Eenbelangrijke fabrikant van dit systeemis Dimension Data. Er worden kostenbespaard door de tariferingen van deGSM-operatoren te omzeilen, die eenvoordelige prijs aanbieden voor gesprekkentussen collega’s maar dit ‘geschenk’recupereren door de buitenlandseoproepen extra hoog aan te rekenen.Dankzij deze oplossing zijn de oproepennaar alle nummers van het bedrijf gratisen kan voor de buitenlandse gesprekkende goedkoopste operator gekozenworden.Andere voordelen: iedereen is bereikbaarvia één nummer, namelijk het toestelnummerin het bedrijf, terwijl hetGSM-nummer privé blijft. Bovendienkunnen de gebruikers beslissen wanneerze beroepshalve bereikbaar zijn,naargelang van het tijdstip en hun locatie.Ten slotte hebben ze toegang totdezelfde functionaliteiten als de kantoortelefoon.Technische voorwaarde:dual-mode gsm’s (wifi-GSM), een IPtelefooncentraleen optioneel een wifinetwerk,zodat de gsm automatisch vanhet ene netwerk naar het andere kanoverschakelen. In het buitenland vermijdtde wifi-functie de roamingkosten.Patrick BARTHOLOMÉ ■36 Profacility Magazine september 2009

Dossier middelen voor interne mobiliteitVan teleconferencingnaar telepresencefoto TandbergSinds de komst van deISDN-technologie isvideoconferencing nietlanger een experimentelecuriositeit. Sindsdienhebben anderenetwerken de kwaliteitverbeterd en de kostenverminderd. Er ontbrakalleen nog maar eensociaal-economischereden om echtingeworteld te raken inde bedrijfswereld. Zou definanciële en energiecrisisdeze trigger kunnen zijn?De schaal 1:1 is een van de sleutels omde reële aanwezigheid te simuleren.Dankzij de beroemdeSoundStation, die niet meer wegte denken is in vergaderzalen,is teleconferencing niet langer eeninspanning maar een plezier. Ook videoconferencingis bijna banaal en vooralzeer toegankelijk geworden dankzij hetinternet en gratis diensten zoals Skype,MSN en Gmail. Tegenwoordig sprekenwe van een ‘verhoogde realiteit’ (‘augmentedreality’) en de virtuele aanwezigheidvan de niet-aanwezige personenmet technologieën zoals telepresence ofde holografische 3D-projectie in realtime. Deze laatste technologie bevindtzich nog in een experimentele fase maarlang zal dat niet meer duren.De toekomst van visioconferencing hangtwellicht eveneens samen met mobieletelefonie. De capaciteiten van de netwerkenvan de derde generatie en debeschikbaarheid van toestellen met multimediafuncties,zoals de Blackberry ende iPod, maken mobiele visioconferencingin goede omstandigheden mogelijk.De internationale markt van de visioconferencingsteeg trouwens van bijna500 miljoen dollar in 2002 naar bijna1.400 miljoen dollar in 2008. De viergrote spelers zijn Tandberg (Noorwegen),Polycom (USA), Sony en Aethra. Volgenshet Franse Genesys Conferencing zouwebconferencing met maar liefst 20%per jaar moeten toenemen.Teleconference oftelevergadering?Een teleconference kenmerkt zich doorde gelijktijdige en bidirectionele communicatietussen personen op twee ofmeerdere locaties. Het begrip ‘conference’is bijgevolg niet helemaal gepastomdat het suggereert dat de toehoorderspassief blijven. ‘Televergadering’ zoudus correcter zijn.De keuze van de onderneming tusseneen serviceformule en de aankoop vaninterne apparatuur hangt vooral af van defrequentie van de vergaderingen metmedewerkers op verschillende locaties.Een andere doorslaggevende factor is destrategische inhoud van deze vergaderingenin het algemeen: gaat het om eenvoudigewerkvergaderingen tussenmedewerkers of om een vergadering vande raad van beheer of van het comitévan een proefproject?Er zijn verschillende soorten van teleconferences:• Point-to-point: één locatie wordt meteen andere in contact gebracht, waarbijzich op elke locatie meerdere personenbevinden.• Multipoint: minstens drie locaties wordenmet elkaar in contact gebracht.Deze situatie vereist het gebruik vaneen server voor teleconferencing, diedit multipoint kan beheren.• Broadcast: communicatie tussen éénpoint en een multipoint, waarbij eenbevoorrechte locatie een bericht verspreidtnaar andere locaties die eventueelkunnen interageren.Er zijn ook drie grote categorieën vaninstallaties:• Studio’s: ze bestaan uit televisueleapparatuur die door technisch personeelbediend moet worden. Gezienhun prijskaartje van soms meer dan150.000 euro zijn deze installatiesvooral geschikt voor grootscheepsetransacties met grote klanten. Ze kunnenook gehuurd worden.• Visioconferencemeubels: hierbij gaathet om eenheden van wisselendegrootte, die permanent geïnstalleerdProfacility Magazine september 2009 39

Dossier middelen voor interne mobiliteitDankzij de SoundStation, die invergaderzalen niet meer weg te denkenis, zit teleconferencing in de lift.Met basic apparatuur kunnenbedrijven tegen een betaalbare prijshun eerste stappen zetten in dewereld van de videoconferencing(QDX 6000 van Polycom).foto Polycomfoto Polycomworden in vergaderzalen of in mobielemeubels. Ze zijn uitgerust met alhet nodige beeld- en geluidsmateriaal:camera’s, microfoons, televisie, codec,enz. Deze installaties met een prijstussen 5.000 en 10.000 euro zijngeschikt voor groepen tot 20 personen.• Kits voor individuele visioconferencingop PC: deze tools, waarvan deprijs tegenwoordig minder dan 1.000euro bedraagt, zijn ingebouwd inmicrocomputers en zijn geschikt voorindividueel gebruik rond de werkpostenvan de met elkaar verbonden personen.• Gratis online systemen: ze zijn leukmaar niet echt geschikt voor professioneelgebruik gezien de traagheid entechnische gebreken (bevroren beeld,afwijking beeld/geluid,…) van dezesystemen.Met deze installaties kan men niet alleende gesprekspartner zien maar ook onmiddellijkbestanden uitwisselen, sameneen presentatie of tabel bespreken, beurtelingssamenwerken op hetzelfdebestand in een informaticatoepassingzoals Excel of Word, of samen aantekeningenmaken op een smartboard.De eerste drie vermelde systemen vereiseneen aansluiting met een (zeer) hoogdebiet tussen minstens 3Mbit en 20 Mbit.Ze zijn verkrijgbaar met alsmaar kwaliteitsvollereuitrustingen: overheadprojectors,grote LCD- of plasmaschermen,hoge definitie video, hifi-geluidssystemenen een goed bestudeerde omgeving(verlichting, akoestiek,…).Technische aspectenHet real time-aspect maakt de interactiviteitmogelijk maar creëert ook de meestetechnologische problemen aangezienhet visioconferencesysteem onmiddellijkeen groot aantal gegevens moet kunnen40 Profacility Magazine september 2009behandelen. Deze uitwisseling moet zichkunnen baseren op gemeenschappelijketechnische protocollen voor codering(gegevenscompressie) en overdracht:• Netwerk: de eerste toepassingen vanvisioconferencing maakten gebruikvan ISDN-lijnen. Om financiële redenenwordt tegenwoordig de voorkeurgegeven aan internetdragers: ADSL ofspeciale lijn.• Normen voor visioconferencing: hetgaat hierbij om protocollen en standaardendie de fabrikanten en operatorenmoeten naleven om samen tekunnen functioneren.• Om documenten te kunnen delen, iseen tweede videostroom nodig metgewoonlijk een grotere resolutie.Sinds 2005 lijken de fabrikanten vanterminals en infrastructuur (Polycom,LifeSize, Tandberg, Radvision, Sony,…)zich te organiseren voor de standaardisatievan de gebruikte protocollen, waaronderhet protocol H239 (om een dubbelestroom te kunnen verzenden) datstilaan algemeen wordt.Optimale kijkkwaliteitMet al die instant communicatiemiddelendie het internet ons biedt, zoudenwe kunnen denken dat we nu wel alleshebben wat we nodig hebben. Toch ishet voor een efficiënte samenwerkingbelangrijk dat de kwaliteit van de uitwisseling,en vooral de luisterkwaliteit,optimaal is om ‘op dezelfde golflengte’ tekunnen zitten. Daarom hebben we eenervaring nodig die gelijkwaardig is meteen echte vergadering. Teleconferencingkan deze ervaring bieden, in tegenstellingtot conference calls en webconferencing.Met het begrip ‘telepresence’ gaan sommigefabrikanten nog een stapje verder inenkele essentiële details. Zoals Cisco envooral het Belgische bedrijf Teleportel,dat samen met Sony en een Duitse meubelfabrikantverrassend realistische vergaderzaal-en loketsystemen aanbiedt.Daarbij gaat het nog niet om hologrammen,waarmee we de persoon zowel vanvoren als van opzij kunnen zien, maar omeen verbetering van het aanwezigheidsgevoel.Om dit te bereiken, wordt ondermeer het beeld op ware grootte (schaal1:1) weergegeven, zodat de niet-aanwezigepersonen zich visueel op hetzelfdeniveau bevinden als de aanwezige personen.Verder is er ook nog de kijkkwaliteit. Alswe willen dat onze gesprekspartner deindruk heeft dat we hem in de ogen kijken,moet de spreker met de klassiekesystemen naar de camera kijken en duswegkijken van de persoon tot wie hijzich richt. Omgekeerd, als de spreker ophet scherm in de ogen kijkt van wie luistert,zal deze laatste de indruk hebben datde spreker naar een punt boven zijnhoofd kijkt.Dit lijken maar details maar ze zijn vaakbepalend voor de kwaliteit van het contacten beantwoorden aan allerlei onbewustebehoeften en mechanismen in demenselijke communicatie. Het zou dusjammer zijn om het voordeel van dezetechnologie te mislopen omdat ze op eenlaatste detail stoot, namelijk de kijkkwaliteit.Cisco tracht deze kwaliteit te optimaliserendoor de camera op het schermte plaatsen, bijna op dezelfde hoogte alsde ogen van de personen die naar hetscherm kijken. Teleportel doet beter doorde camera onzichtbaar te maken, waardoorde gesprekspartners elkaar automatischin de ogen gaan kijken. Dankzijde kwaliteit van het stereogeluid kan degesprekspartner in de ruimte gesitueerdworden. Technologieën voor stemdetectieen het automatisch uitrichten op hetgezicht maken de illusie compleet.Patrick BARTHOLOMÉ ■

Dossier middelen voor interne mobiliteitRegus kijkt vooruitTijden veranderen enRegus dus ook. CEOvoor de Benelux, EduardSchaepman, legt uit hoehet product Regusgeëvolueerd is om aaneen nieuw soort vraagte beantwoorden.Oprichter Mark Dixonwaarschuwde voor de crisis.Duidelijk verschilin vraag“Sinds de recessie is er eenduidelijk verschil in vraag. In deBenelux is de vraag maand namaand met 30% toegenomen,en ze groeit nog steeds. Ook zijner meer aanvragen voor kortereperiodes en kleinere ruimtes.Het gemiddelde is 2 werkplekken,vroeger waren er dat 5. Die vragenkomen van kleine bedrijven dieliever niet van thuis uit werken endie een volledig dienstenaanbodnodig hebben. Er is ook meer vraagvan plaatselijke overheden die hunbudgetten bevriezen maar tochnood hebben aan meer ruimte.”Laten we beginnen met een aantal cijfers.Over hoeveel centra beschiktRegus?Eduard Schaepman: In November zullenwe 51 vestigingen hebben in deBenelux, waarvan 10 in België. We zijngestart met een nieuwe golf van openingenen hebben in de afgelopen3 jaar respectievelijk 4, 8 en 16 nieuwecentra geopend. In totaal beschikkenwe over meer dan 1000 centra in450 steden in 75 landen. Dat aantal willenwe verdrievoudigd zien over 2 of3 jaar, en we willen dan over zo’n100 centra in de Benelux beschikken.België is trouwens onze beste marktwat bezetting betreft, 95%. Brussel isnatuurlijk erg populair – we hebben9 ambassades en verschillende Europeseinstellingen in onze centra.Had u de economische crisis voorzien?Eduard Schaepman: Ja. Mark Dixonreist de wereld rond voor Regus en heeftons een aantal jaar geleden al gewaarschuwddat we voorbereid moesten zijnop een nieuw soort vraag wereldwijd.Hoe zijn jullie daarop ingegaan?Eduard Schaepman: We moesten rekeninghouden met een toename van hetaantal mensen dat van thuis uit werkten met meer verkeersproblemen, dusnamen we onze ‘meeting rooms’ alsbasis. We beseften dat bedrijven wildenbesparen op fulltime medewerkersen dat meer mensen van thuis uit zoudenmoeten werken om kosten voorruimte te besparen. Daardoor zou ervraag zijn naar een nieuw soort dienstverlening.We bieden dus nu een serviceaan waarbij onze receptionisten zorgenvoor post, email en telefoon of vooreen deel daarvan. De klanten kunnengebruik maken van een ‘virtual office’.Als ze een vergadering willen beleggenreserveren wij een vergaderzaal en zorgenwe ervoor dat hun logo zichtbaar iszolang ze er zijn.U heeft ook een kaartsysteem waarbijklanten gebruik kunnen maken vanmeer dan één locatie. Hoe werkt dat?Eduard Schaepman: Bedrijven kunnenkiezen welk niveau van dienstverleningze nodig hebben. Alleen België,in de hele Benelux of zelfs wereldwijd…De meest uitgebreide kaart, de‘Platinum Plus’, geeft toegang tot allediensten in alle centra over de helewereld. Ideaal dus voor multinationalsdie zaken doen over de hele wereld. Erzijn 18 verschillende niveaus, alle voorzieningenzijn mogelijk. De kosten voorzo’n kaart bedragen ongeveer 25% vande kosten voor een werkstation vooréén werknemer (computers, secretariaatsdiensten,bureauaccessoires, meubilair,…) dus de dienst is erg gewild bijbedrijven die kosten willen besparen.Vertel eens wat meer over het‘Netspace’ concept.Eduard Schaepman: Dat wordt vooralgebruikt door banken en verzekeringsmaatschappijen.We creëren een compleetkantoor en zorgen voor het personeelen het dagelijks beheer. Op diemanier kan een bedrijf zich concentrerenop zijn kernbezigheid en hoeft hetzich geen zorgen te maken over heteigenlijke runnen van het kantoor. Hetverschil tussen deze dienst en onze normalecentra is dat de naam ‘Regus’ nergenszichtbaar is, alleen de naam van deklant. Voor de buitenwereld lijkt hetdus een ‘normaal’ kantoor van hetbedrijf in kwestie.Tim HARRUP ■42 Profacility Magazine september 2009

Pro-Services[ Security]Beter beveiligde parkingsDe parkeerruimte is detoegangspoort van hetbedrijf, zowel voor hetpersoneel als voor debezoekers. Heel vaakzorgt die voor een eersteindruk van het bedrijf.En nochtans is het eenplaats die niet graaggezien is. Fleet Managersen Facility Managersgeven toe dat het eenrisicogebied is, maar dater met enkele goedeideeën gemakkelijkdegelijke oplossingengevonden kunnenworden.Een parking is een weinig bezochte,soms slecht verlichte ruimte.Het is belangrijk om haar imago teverbeteren, niet alleen om iedereen eengoed gevoel te bezorgen in het bedrijf,maar ook om de kosten ten gevolge vanongevallen, diefstal en vandalisme tebeperken.Degelijk ontworpenparkeerruimteParkeerplaatsen worden ideaal al bij hetopstellen van de plannen voorzien. Zemoeten aan de beste criteria beantwoordenvoor een royale, natuurlijke en continueverlichting, want via ons zicht engehoor is dat een voordeel voor een spontanebewaking. Te vermijden zijn donkerezones (compenseer die door bijkomendeverlichting), scheidingswandenen ondoorzichtige voorwerpen (voorzieopeningen voor het zicht en het geluid),schuilhoeken onder trappen en doodlopendesteegjes. Ideaal zijn dan weer groteopen ruimten met hoge plafonds.De plaatsen moeten breed genoeg zijn ommanoeuvres te beperken. Idem voor debewegingsruimte voor wagens en voetgangers.Aan gevaarlijke kruispunten moetje een rijrichting invoeren waarbij je apartmoet denken aan ieder type gebruikervan de parking. Nathalie Mistiaen, FacilityService Specialist, nam deel aan het ontwerpvan de nieuwe gebouwen vanMobistar in Evere: “We voorzagen aparteingangen en toegangswegen voor personeelsvoertuigen,leveranciers, fietsers enmotoren. De risico’s zijn veel kleiner wanneeral die verschillende gebruikers vande parking elkaar niet moeten kruisen.”Verlichting enzichtbaarheidEen goede verlichting is zowel overdag als’s nachts een grote troef. Ze moet uniformzijn en vermijden dat donkere zonesvoorkomen, zoals hierboven al vermeld,maar ook zones die bestuurders verblinden.Om die bijzonder gevaarlijke situatieste vermijden kan men de verlichtingboven de wagens plaatsen in plaats vanboven de gangen, of dwarsbalken gebruikendie direct zonlicht tegenhouden.Over het algemeen moet je een plotseovergang in lichtintensiteit vermijden,want dat kan bestuurders bij zwak licht44 Profacility Magazine september 2009

Niet verblindende verlichting, helderetinten, vrij zicht, netheid, betrekkelijkhoge plafonds... De indruk vanveiligheid is ook een kwestie vanwaarneming en psychologie.Denk ook eens aan de fietsersDe fiets is het groen verplaatsingsmiddelbij uitstek. Een goed onthaal van de fietsers iseen troef voor het bedrijf: op de plaats vanéén auto kan je immers zes fietsen parkeren.De keuze van die plaats is echt belangrijk:bij voorkeur gelijkvloers ter hoogte van destraat, dicht bij de ingang van de gebouwen,beschermd tegen weer en wind en tegen dedoorrijdende auto’s. Om diefstal en vandalismete voorkomen, kiest men best een drukke plek,beter nog een gesloten plaats. En om defietsers in alle seizoenen goed te onthalen,zijn een kleedkamer en een douche zekeraan te bevelen.tijdelijk verblinden. Om de zichtbaarheidin een ondergrondse parking te verbeteren,kan je eenvoudig kiezen voor eenzachte betonkleur of de muren en hetplafond in een heldere kleur schilderen.Tot slot kunnen ook spiegels zeer nuttigwerk leveren om dode hoeken en eenslechte zichtbaarheid te beperken.Signalisatie enwegmarkeringenWegmarkeringen bevorderen de doorstromingvan wagens. De bewegwijzeringvan de uitgang en toegang tot gebouwen,van de zone die voorbehouden isvoor fietsers, motoren en bezoekers, voorde directie of personen met een handicap,zorgt voor een veilig en vlot verkeer.Zo heeft Overtoom een compleet bewegwijzeringspakketvoor haar parkeerzonesuitgewerkt voor haar Facility en FleetManagers. Verder is het zeer nuttig om debestuurders aan het algemeen verkeersreglementte herinneren zodra ze de parkingbinnenrijden. Op die manier wordenze op hun verantwoordelijkheid gewezen.Maar om de veiligheid van iedereente waarborgen, kunnen we toch maar bestde snelheid van de voertuigen zoveelmogelijk beperken. Een snelheidsremmerbij de ingang doet in dat opzicht alwonderen. Om ongevallen in de parkingte vermijden, is het vaak ook al voldoendeom op de gevaren te wijzen door bordente plaatsen (scherpe bocht, smalledoorgang, …).“Omdat we onze parkeerplaatsen delenmet andere bedrijven, hebben we duidelijkaangeduid welke plaatsen voor wiewaren voorbehouden. Daarmee warendie “samenlevingsproblemen” van debaan”, aldus Pascale Metens, FacilityService Coordinator bij Lloydspharma.Terug naar de wegstrepen: het gebeurtsteeds vaker dat de looprichting van voetgangersop de grond wordt aangeduidvia strepen of zebrapaden. Idem voor fietserstrouwens. Soms worden ze zelfsfysiek afgeschermd door vangrails.Dat versterkt het veiligheidsgevoel vande zwakke weggebruikers ten opzichtevan automobilisten.De toegang beperkenNet als bij vele andere bedrijven heeftook bij Mobistar niet iedereen toegangOp de parking van Mobistar gaat veel aandachtnaar de markering op de grond en de verlichting.tot de parking. “Je hebt een badge nodigom binnen en buiten te geraken”, zegtNathalie Mestiaen. “Onderaan hebbenwe een luik geplaatst dat automatischdichtgaat. Bezoekers zonder badge meldenzich aan bij de deurtelefoon, die permanentmet de veiligheidsdienst is verbonden.Zwangere vrouwen of mensenmet een fysieke handicap krijgen een tijdelijketoelating om bevoorrechte plaatsenvlakbij de liften te gebruiken.”Veiligheid voor iedereenHet onderwerp is veeleer een taboe, maaragressie blijkt toch een realiteit te zijn,zelfs binnen de bedrijven. “Een van onzewerknemers werd aangevallen op wegnaar zijn auto in de bedrijfsparking”,getuigt een Fleet Manager. “Sommigewerknemers vragen ons zelfs om hendoor de veiligheidsmensen te laten begeleidenals hun wagen op de openbareweg geparkeerd staat”, aldus een andereverantwoordelijke. De wachtrondes vanveiligheidsploegen zijn ’s nachts frequenter,verlichting en afsluitingen schrikkengedeeltelijk af, maar door de veledraagbare pc’s, ingebouwde gps-en enProfacility Magazine september 2009 45

[ Security]Lichte oplossingenvoor vergrendeling vande plaatsen dietoegankelijk zijnvan op de publiekeruimte.Fietsen: de aanlegnormen“Een gewone markering heeft alle problemenvan ‘samenleving’ op de parking opgelost,”aldus Pascale Metens,Facility Service Coordinator van Lloydspharma.De voetgangers en de zwakke puntenbeschermen: een preventiereflex. (doc. Overtoom)Deze cijfers komen van de CORAC(Conférence suisse des responsables en aménagements cyclables)ToestandNoden voor fietsplaatsenPersoneel algemeen 1 per 4 werknemers of 1 per 125 m 2Station of stopplaats10-60 per 100 pendelaarsWinkelcentrum1 per 50 - 100 m 2 verkoopoppervlakteFitnessparkoers20 per installatieScholen (alle soorten)5-8 per 10 leerlingen van9 jaar en ouderUniversiteiten1 per 6 studentenAdministratie open voor publiek 2 per loketHuurgebouw1 per kamerOpenluchtzwembad1 per 2 personen op spitsurenVrijetijdscentrum1 per 2 gelijktijdige gebruikersOverdekt zwembad3 per 10 gelijktijdige gebruikersSportzaal4 per 10 plaatsen in kleedkamerJeugdcentrum1 per 2 gelijktijdige gebruikersBioscoop2 per 5 zitplaatsenConcertzaal1 per 20 zitplaatsenWinkels2 per 100 m 2 verkoopoppervlakteBibliotheek3 per 10 gelijktijdige gebruikersDisco/dancing4 per 10 gelijktijdige klantenVoetgangers-/winkelzone20 om de 50-100 mMuseum, tentoonstelling1 per 100 m 2 tentoonstellingsoppervlakteRestaurant2 per 10 plaatsenStadion10 per 100 plaatsenTheater1 per 10 zitplaatsenVergaderzaal2 per 5 zitplaatsenKerk1 per 20 zitplaatsengsm’s blijven onze auto’s een favorietdoelwit voor dieven. In gesloten parkingsis het dan ook beter om mensen die degebouwen buiten de normale kantoorurenverlaten, prioritair te behandelen. In diezelfdegeest zijn poorten, hekken en luikendie automatisch openen, veel doeltreffenderom de toegang af te schermendan slagbomen, omdat die ook de toegangvoor voetgangers versperren.ReferentieBeschermingvan zwakke puntenTot slot zijn er altijd gevoelige punten(smalle doorgangen, slecht geplaatste zuilen,uitstekende leidingen, hoeken vangebouwen … ), ongeacht de indeling vande parking. De Facility Manager wil lievergeen beschadigde leidingen herstellenen de Fleet Manager houdt het koetswerkvan zijn vloot ook liever intact. Het isdus beter om preventieve maatregelen tenemen en signalisatie te plaatsen omgevaarlijke hoeken en punten aan te duiden,vooral daar waar leveranciers moetenmanoeuvreren. Een beetje rubber entweekleurige kleefband doen vaak wonderenom ongevallen te vermijden.Voorkomen is immers nog altijd beterdan genezen …Thomas ELOY ■■ Crime Prevention Through Environmental Design in ParkingFacilities (1996)“Veiligheid van personen in parkings – de rol van architectuur en uitrusting in de preventievan delinquentie.” Onderzoekswerk door Mary S. Smith, consultant en directrice vanhet studiebureau van een Amerikaans bedrijf dat gespecialiseerd is in de uitwerking vanparkeergebouwen.Beschikbaar op profacility.be/references46 Profacility Magazine september 2009

Pro-Services[ Asset management]Opportuniteiten van de cNaast zijn basisactiviteitenhoudt het verhuisbedrijfMozer zich tegenwoordigsteeds meer bezig metde logistieke kant vanverhuizingen. Zo kunnenklanten voortaan ook voorhet opslagbeheer van hunmateriaal bij Mozerterecht. Een dubbeleactiviteit die momenteel‘in’ is en waarvoor denieuwe vestiging inBrucargo instaat.Gezien de economische contextis kostenvermindering voorvele bedrijven een ware obsessiegeworden. Analyses leiden vaak toteen vermindering van de benutte oppervlaktenen de uitbesteding van alleswat niet tot de core business van hetbedrijf behoort, zoals het beheer vanhet meubilair of van het overtollig ITmateriaal.Met zijn nieuwe vestigingvan 5.200 m² in Brucargo West wil hetbedrijf Mozer zijn intrede doen op dezenieuwe logistieke en opslagmarkt:“Voortaan kunnen bedrijven bij onsterecht voor de tijdelijke opslag vanmeubilair of ander materiaal. Elk stukdat bij ons binnenkomt, wordt zorgvuldiggeïnventariseerd in hetWarehouse Management System (WMS)waarmee we alle goederen, onderdelen,bureaus, stoelen en dossiers dieons toevertrouwd worden op elk ogenblikkunnen lokaliseren", verduidelijktDimitri Mozer, gedelegeerd bestuurdervan de Mozer Groep.Deze nieuwe dienstverlening lijkt tegemoette komen aan de huidige behoeften,nu vele bedrijven, in afwachtingvan betere dagen, voor bescheidenereopen spaces kiezen, waardoor heel watmeubilair en voorzieningen echter– tijdelijk – overbodig worden.In het nieuwe Brusselse pand van deverhuisspecialist zorgen teams voor deopslag, inventarisatie en indeling.Alvorens het meubilair dat hun toevertrouwdwerd aan de eigenaar teruggevenwordt, kunnen zij het op verzoek van de“Onze activiteiten zullen steeds meerevolueren naar opslagbeheer enlogistiek met een toegevoegde waarde.”klant ook monteren. “Wij hebben constantwerk. Hiervoor zijn er altijd almeer aanvragen geweest", verduidelijktde gedelegeerde bestuurder. "Bovendienbeschikken we over een nieuw informaticasysteemom het werk beter tekunnen organiseren en een gepastereporting te kunnen bieden aan de klant.Met dit systeem kan eveneens hetbeheer van de in- en uitstromen geoptimaliseerdworden en is een nauwkeurigeretrack-and-trace mogelijk.”De diversificatie van het beroep zal ervoorzorgen dat verhuizen op zich in de toekomstniet meer de belangrijkste opdracht is.Opslagbeheer in deruime zin van het woordHet begrip opslagbeheer kan soms verrassendevormen aannemen bij de verhuisspecialist.Zo bewaart het bedrijfarchieven voor zijn klanten volgensdezelfde plaatsbesparingsmethode alsde eigenaar. Verder neemt het bedrijfook de ontvangst, opslag en installatievan drankautomaten voor een groot frisdrankmerkop zich. Daarbij gaat hetmateriaal nooit door de gebouwen vandit merk dat enkel het leverorder initieert.Hetzelfde geldt voor medisch,handling- en laboratoriummateriaal.Bureaus schoonmakenen sleutels kopiëren“Op termijn zullen onze activiteitenwaarschijnlijk steeds meer evoluerennaar opslagbeheer en logistiek met eentoegevoegde waarde. Vervoer- en verhuisdienstenzullen niet meer volstaanen we zullen dus ook andere dienstenmoeten aanbieden. Voor sommige klantenkopiëren we bijvoorbeeld sleutels enzorgen we ervoor dat elke kast en elkbureau over de nodige sleutels beschikt48 Profacility Magazine september 2009

isis volgens MozerTe huur: bureaus en prullenmandenIn afwachting van de levering van het nieuwe meubilair, in geval van eenoverplaatsing van het personeel of in een tijdelijk pand kan een ondernemingeen tekort aan kantoorbenodigdheden ondervinden. Al meer dan 20 jaarbiedt het Antwerpse bedrijf Alvero een oplossing voor dit probleem door hetnodige meubilair te verhuren, gaande van prullenmanden en kantinestoelentot kapstokken en volledige vergaderzalen. Deze dienstverlening kan ookinteressant zijn voor bedrijven die geen grote investeringen willen doen inkantoorbenodigdheden en bijgevolg liever opteren voor vaste maandelijkseafbetalingen gedurende een bepaalde periode. Al het meubilair dat door ditbedrijf verhuurd wordt, voldoet aan de NEN-normen.Exit managementD. Mozer: “Door de diversificatie van het beroepzullen verhuisspecialisten binnenkort veel meerdiensten aanbieden dan de verhuizing zonder meer.”Als een bedrijf dat een gebouw verlaat, overtollig meubilair kan opslaan bijeen verhuizer, kan het ook een beroep doen op een Exit Manager. Zo reiktWellinghoff & Associates een globale oplossing aan voor alle problemen diehet oude pand meebrengt: overname van het meubilair om het opnieuw teverkopen, reiniging en herstelling van de achtergelaten ruimten en van deverwarmings- en airconditioningsystemen,... Op die manier kan deonderneming zich concentreren op het nieuwe pand terwijl de exit managerhet hergebruik van het oude pand optimaliseert door het financieel verliesvoor deze ruimten, waaraan weinig aandacht besteed wordt tijdens hetalgemeen verhuisproces, maximaal te beperken.wanneer deze verhuisd werden, en datwe tijdens de normale activiteiten eenkopie kunnen bezorgen wanneer deklant een sleutel gebroken of verlorenheeft. We hebben een speciale machinedaarvoor.”Deze toegevoegde waarde wordt ookaangeboden door de reiniging van hetverhuisde meubilair zodat de klanthet al enkele minuten na plaatsing ingebruik kan nemen, maar ook door decoördinatie van de verschillende dienstendie bij de klant betrokken zijn bijde verhuizing. “Wanneer een medewerkervan dienst verandert, zorgen weervoor dat de IT-bekabeling op zijnwerkplek operationeel is, gaan we na ofer al dan niet een telefoontoestel geïnstalleerdmoet worden, informeren wenaar de aansluitingen en eventuele badgeszodat de nieuwkomer toegang heefttot het gebouw... het behoort allemaal totons dienstenpakket!"Diversificatievan het beroepDoor de diversificatie van het beroepzullen verhuisspecialisten binnenkortveel meer diensten aanbieden dan verhuizingenzonder meer. Geleidelijk aanworden deze bedrijven immers onderhandelingspartnersvanaf het ontwerpvan een nieuw gebouw. Hoe eerder deaandachtspunten met betrekking toteventuele verhuizingen opgenomenworden in het proces, des te efficiënterdeze verhuizingen zullen zijn. “Dat istoch veel functioneler dan raamwerkente moeten demonteren om het meubilairof materieel naar buiten te krijgen. Wantdat gebeurt dus wel degelijk!”, grinniktDimitri Mozer.Internationale knowhowWaarde toevoegen aan de verhuizing, enmeer bepaald aan het vervoer van breekbareof hoogtechnologische goederen, isook de idee-fixe van de Europesegroep Teneso. Mozer maakt sinds kortdeel uit van deze groep en treedt opals exclusieve vertegenwoordigervoor België, net als de andere partnersin Duitsland, Frankrijk, Italië,Groot-Brittannië,... Alle betrokkenbedrijven werken met dezelfde standaardenen hebben een zeker aantalinternationale klanten gemeen.“We zullen kunnen ingaan op aanbestedingenen tenders op Europeesniveau en zelfs hoger, niet alleen doorde in- en uitstromen te verwerken maarook door een hoge toegevoegde waardete bieden... We zullen ons niet beperkentot het vervoer van punt a naar b maarzullen ook goederen kunnen opslaan,beheren, leveren, installeren en onderhouden,indien nodig met de hulp vanonze partners in het buitenland."Verhuisbedrijven worden dagelijksgeconfronteerd met de alsmaar complexere,directere en gevarieerdere verwachtingenvan de bedrijven die eenberoep doen op hun diensten, en moetendus reactief zijn om geen kansen temissen, waarvan sommige nauw in verbandstaan met de huidige crisis.Werken op nieuwe markten in een weiniginspirerende algemene situatie iseen opportuniteit die je moet kunnengrijpen…Alain SPILNER ■Profacility Magazine september 2009 49

Pro-Services[Leveranciers]Gerco Rietveldstelt een nieuwinkoopconcept voorFabricom GTI wordt Fabricomen Axima Services wordt Cofely ServicesFabricom GTI, technisch dienstverlener voor de GDF SUEZ Energie Services groep, werkt sinds1 juli onder de naam Fabricom om zo de merken te harmoniseren en te vereenvoudigen.Axima Services, een onderneming van de GDF Suez Energy groep gespecialiseerd in energiebeheer,technisch beheer op lange termijn en facility management in België, heet sinds 15 juniCofely Services. De nieuwe naam kadert in een harmonisatieproject en de creatie van eennieuw, sterk merk. (AD)Het VBO en Sabam sluiten een overeenkomstover muziekgebruik op de werkvloerSabam, de vereniging die de auteursrechten van muzikanten beschermt, en het Verbondvan Belgische Ondernemingen (VBO) hebben een akkoord bereikt over muziekgebruik in bedrijven.Voortaan zullen bedrijven auteursrechten moeten betalen voor de muziek die gespeeldwordt in kantoren, werkplaatsen, refters en andere eetruimten, alsook tijdens bedrijfsfeestenvoor zover de toegang hiertoe beperkt blijft tot het personeel. Voor de organisaties die lid zijn vanhet VBO, en de bedrijven die lid zijn van deze organisaties, geldt een voorkeurstarief dat30 tot 45% lager is dan de gebruikelijke tarieven van Sabam. Het systeem werkt op basis vaneen aangifteformulier dat Sabam naar de bedrijven zal sturen in de loop van het eerstesemester 2009.« Inkoop, een nieuw paradigma »Gerco Rietveld, consultant bij Significanten lid van het directiecomité van FuturePurchasing Reasearch Foundation, brachtonlangs een nieuw boek uit met als titel‘Inkoop, een nieuw paradigma’. VolgensRietveld moeten bedrijven(kern)leveranciers integreren in hun businessstrategie.De prestaties van de leveranciers makenimmers integraal deel uit van de organisatievan het bedrijf. Op die manier moetende bedrijven in crisisperiode niet meersystematisch lagere prijzen vragen aanhun leveranciers. (MB)Het gebruik van flexibelewerkplekken optimaliserenMet de Hotelling-software van Planon kunnen flexibelewerkplekken beter benut worden en kunnen op die manierde gebruikte ruimte, het aantal verplaatsingen, hetenergieverbruik en de kosten beperkt worden.Voor reserveringen zijn dankzij de volledige integratie metMicrosoft Outlook de vergaderzalen, de videoconferentiedienstenen de gedeelde faciliteiten beter toegankelijk.De nieuwe mobiele oplossingen voor professionele dienstverleningondersteunen het just-in-time onderhoud. (AD)Release 2009 voor de Hotelling-software van Planon.50 Profacility Magazine september 2009Athlon biedt nuook vouwfietsen inleasecontract aanAthlon Car Lease vult zijn dienstenaanbod voorbedrijven aan, om zich verder te profileren alseen echte mobiliteitspartner. Na de lanceringvan de treinformule Railease, waarbij eenbedrijfswagen gecombineerd wordt met eentreinabonnement, biedt het leasingbedrijf zijnklanten voortaan de mogelijkheid aan om eenvouwfiets op te nemen in hun leasecontract.Blijf elke dag op de hoogte van het nieuws uit de sector op www.profacility.be/news