DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek - Profi-leren

DC6Het voorbereidingsdraaiboekIn dit dc-thema vind je informatie over het voorbereiden van een evenement. Het is eensoort checklist van tien aandachtspunten, om te controleren of je niets vergeten bent.1Het voorbereidingsdraaiboek:1 Aanstellen coördinator2 Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen3 Succescriteria: mensen, geld en accommodatie4 Sterke en zwakke punten5 De grote lijnen van het evenement6 Het team definitief samenstellen7 Plan van aanpak maken8 Een begroting maken9 Contracten afsluiten10 Vrijwilligers werven en begeleidenSB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek1

1 Aanstellen coördinatorJe begint met het aanstellen van iemand die de totale leiding heeft: een coördinator. Dezepersoon moet de kwaliteiten hebben om het totale evenement te leiden. Deze kwaliteitenzijn:• het kunnen leiden, begeleiden en motiveren van medewerkers en vrijwilligers;• het kunnen opzetten van een draaiboek;• besluiten kunnen en durven nemen;• problemen kunnen oplossen;• iedereen enthousiast kunnen maken voor het evenement;• de grote lijnen kunnen uitzetten en het overzicht behouden.2 Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellenDe volgende stap is het vormen van een groep die het verwerken van de ideeën ter handneemt. In deze fase kunnen allerlei ideeën geopperd worden over het evenement. Erworden veel evenementen georganiseerd, dus is het moeilijk om steeds weer iets nieuws tebedenken. De ideeën kunnen bedacht worden door een aparte initiatiefgroep of door hetorganisatiecomité. Door brainstorming of door te putten uit eerdere ervaringen kan menkomen tot een bepaalde opzet van het evenement.Brainstormen is een methode om zo veel mogelijk ideeën boven tafel te krijgen. In eengroep van vier à acht personen mag iedereen met ideeën komen voor activiteiten die leukof goed zouden kunnen zijn voor het evenement. Een gespreksleider bewaakt dat mensenelkaars ideeën niet afkraken. Pas als alle ideeën geuit zijn, worden ze geordend en op haalbaarheidgetoetst.Een aantal bestuursleden en jij nemen het initiatief voor het organiseren van een evenement.Dit is de initiatiefgroep. Daarna ga jij samen met een aantal vrijwilligers het evenement organiseren.Dit is dan het organisatiecomité. De initiatiefgroep zet dus de lijnen uit die later door hetorganisatiecomité worden uitgewerkt.De initiatiefgroep kan tevens het organisatiecomité zijn. En een initiatiefgroep is niet altijdnodig, zoals bij gevestigde en/of traditionele evenementen.2SB Digitale Content

Bepaal met de initiatiefgroep of het organisatiecomité in de eerste plaats het doel van hetevenement. Daarbij gaat het om de vragen:• Waarom willen wij een evenement?• Op wie richten we ons (de doelgroep)?• Hoe willen we overkomen als organisatie (profilering)?• Wat zijn de verwachtingen en wensen van de mensen voor wie we het organiseren?Zet vervolgens alle voor- en nadelen op een rijtje van elk idee dat ingebracht wordt. Dehaalbaarheid wordt bekeken en er wordt een definitieve keuze gemaakt. Daarna kan hetuiteindelijke ‘idee’ verder ontwikkeld worden.3 Succescriteria: mensen, geld en accommodatieIn de vorige stap bracht je de ideeën, wensen en verwachtingen met betrekking tot hetevenement in kaart. Nu besteed je aandacht aan de drie criteria voor succes.Criteria voor succes:• mensen• geld• accommodatie2Wat houden deze criteria in?SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek3

MensenEen evenement kun je niet alleen organiseren. Je hebt medewerking van mensen en organisatiesnodig. Niet alleen werkgroepsleden voor de organisatie, maar ook medewerkers ofvrijwilligers voor de uitvoering op de dag zelf. Denk daarbij aan:• de benodigde werkgroepsleden;• de behoefte aan overige vrijwilligers:- voor de werkgroepen;- voor de uitvoerende taken op de dag zelf;• de medewerking van deskundigen of technische adviseurs;• de medewerking van bepaalde organisaties, zoals de politie, de gemeente en landelijkesportorganisaties.GeldStel een globale begroting op. Wat zullen de inkomsten en uitgaven zijn? Is het evenementkostendekkend? Bij een evenement moeten de uitgaven gedekt worden door de inkomsten.Nog beter is het, als je geld kunt overhouden. Zeker als dit het doel van het evenementis, bijvoorbeeld voor de nieuwbouw van een kantine of kleedkamers. De definitievebegroting komt in stap 8.AccommodatieZijn er geschikte ruimtes en locaties voor het uitvoeren en opzetten van het evenement?Een goede accommodatie is van groot belang. Niet alleen voor de uitvoering, maar ookvoor de voorbereiding. Stel jezelf bij de voorbereiding de volgende vragen:• Is de accommodatie groot genoeg en geschikt voor het evenement?• Is de accommodatie makkelijk bereikbaar?• Is er voldoende parkeergelegenheid?• Heeft de accommodatie voldoende sanitaire voorzieningen?• Is de accommodatie gezellig of aantrekkelijk?• Is er sprake van klantvriendelijk beheer?Kijk eens met de ogen van een deelnemer of bezoeker naar het evenement. Is een van dedrie succescriteria niet in orde, dan kan het evenement in deze opzet niet doorgaan.4SB Digitale Content

4 Sterke en zwakke puntenHet is verstandig een overzicht te maken van de sterke en zwakke punten van je organisatie.Wat kun je zelf aan en waar heb je hulp bij nodig? Dit kun je als volgt aanpakken.Beschrijf voor alle benodigde onderdelen wat de sterke of zwakke punten zijn. Bijvoorbeeldvoor de accommodatie, de activiteiten, het personeel of de medewerkers, de PR ende financiën. Geef per onderdeel een aantal punten aan.Sterke punten van de accommodatie zijn:• Er is voldoende ruimte.• De accommodatie is sfeervol.Zwakke punten van de accommodatie zijn:• Er is onvoldoende parkeergelegenheid.• Er zijn te weinig sanitaire voorzieningen.Een sterk punt voor wat betreft de medewerkers of vrijwilligers kan zijn dat er voldoendemensen zijn, maar een zwak punt kan zijn dat deze mensen niet voldoende kwaliteit inhuis hebben. Hier zul je dus wat aan moeten doen. Je trekt je conclusies en je zoekt hiervoormogelijke oplossingen.Probeer van tevoren te bedenken wat de eventuele problemen en/of struikelblokken kunnenzijn. Het gaat erom dat je kunt inschatten wat de sterke en zwakke punten zijn in deorganisatie, zodat je hierop kunt inspelen.• Het wordt slecht weer met windkracht negen. Gaat het evenement door en heb je eenalternatief programma?• Er raakt iets defect. Hoe los je dit op?• Er vallen mensen uit door ziekte. Wie nemen hun werk over?Deze tegenvallers zul je moeten opvangen. Door vooruitdenken kun je de kans op hetmislukken van het evenement tot een minimum beperken.Let ten slotte ook goed op de omgeving: is er op de dag dat je het evenement wilt houden,nog een andere belangrijke activiteit? Dat kan zijn in dezelfde woonplaats, maar ook op tv(bijvoorbeeld een belangrijke voetbalwedstrijd).SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek5

5 De grote lijnen van het evenementNadat alle gegevens en ideeën op een rijtje zijn gezet, is het tijd om het evenement definitiefvast te stellen. De grote lijnen worden zichtbaar: wat gaan we doen?Beantwoord daarom nu de volgende vragen:• Wat is de aanleiding om dit evenement te organiseren?• Wat voor soort evenement wordt het?• Wat is het doel van het evenement?• Wanneer gaat het plaatsvinden?• Voor wie is het bedoeld?• Wie heeft de algehele leiding?• Wat is de geschatte omvang:- van de deelnemers;- van het publiek?• Hoe wil de organisatie overkomen (profilering)?• Wordt aan de drie succescriteria (mensen, geld, accommodatie) voldaan?• Is er rekening gehouden met de zwakke punten?Je stelt aan de hand van deze vragen vast waaraan moet zijn voldaan, wil het evenementdoor kunnen gaan. Met name mensen, geld en accommodatie komen daarbij aan de orde.Bekijk of het evenement haalbaar is en beslis of het doorgaat.6 Het team definitief samenstellenAls al het voorwerk gedaan is, ga je nog eens goed kijken naar de samenstelling van degroep en de verdeling van de werkgroepen. Heeft iedereen voldoende capaciteiten om hethele evenement op te zetten? Wil iedereen die in het begin heeft meegedacht ook meehelpenbij de uitvoering? Als je vindt dat de groepsleden over te weinig deskundigheidbeschikken, moet je alsnog iemand met die deskundigheid benaderen. Bijvoorbeeld eenfinancieel deskundige of een PR-medewerker.Als het team compleet is, is het tijd voor de volgende stap: een goede taakverdeling makenen deze op papier zetten!6SB Digitale Content

7 Plan van aanpak makenWe kennen inmiddels het doel van het evenement. Het gaat er nu om hoe we dit doelkunnen bereiken. Elk teamlid zet op papier wat hij of zij wil bereiken, in de voorbereiding,tijdens en na het evenement. Kijk daarbij door de ogen van de ‘klanten’: deelnemers,bezoekers, pers, medewerkers, subsidiegevers en sponsors. Zij hebben allemaal wensenen verlangens waar je zo goed mogelijk rekening mee moet houden. Zo ontstaat er eentaakverdeling.Teamlid A zorgt voor:• de algehele leiding;• de financiën;• de contacten met het bestuur.Teamlid B zorgt voor:• de PR en promotie;• de subsidiegevers en sponsors.Teamlid C zorgt voor:• het voorbereidingsdraaiboek en het dagdraaiboek;• het voorbereiden en regelen van de vergaderingen;• de taakverdeling en de afstemming van de medewerkers;• de evaluatie.Teamlid D zorgt voor:• de organisatie van de dag zelf;• de materialen;• de verzorging van de verkoop van het eten en drinken.Als je eenmaal weet wat je wilt bereiken, is de volgende stap: opschrijven wat je moet doenom er te komen. Schrijf per activiteit op wat je moet doen om het gewenste resultaat tebereiken. Het afstemmen van deze plannen en het bepalen van de volgorde ervan gebeurtin het plan van aanpak.SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek7

Je kunt een rooster met een tijdsbalk maken. Hierin staan de activiteiten die verricht moetenworden, wanneer deze gestart moeten worden en wanneer ze klaar moeten zijn.januariweekfebruariweekmaartweekActiviteiten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Start werkgroepGrote lijnen opzet klaarInventarisatie materiaalHuur accommodatieRegelen van vrijwilligersPR en promotiePosters ophangenMateriaal verzamelen1 aprilhet evenementJe kunt ook een werkplanning maken. Hierin staat:• welke activiteiten verricht moeten worden tot aan de start van het evenement;• wie verantwoordelijk voor de activiteit is;• wanneer de activiteit af moet zijn;• de benodigdheden (de drie belangrijkste factoren: mensen, geld en accommodatie).Activiteit Wie Wanneer af BenodigdhedenEvenementendraaiboek makenVrijwilligers werven,informeren, inroosterenAccommodatieInventarisUitnodigingen makenVervoer gasten regelenProgrammaboekjesContractenPrijzenOpeningstoespraakDit is slechts een voorbeeld. Omdat ieder evenement anders is, is het onmogelijk een standaardplanvan aanpak aan te bieden. Het gaat er hier ook vooral om dat je je realiseert datzo’n plan van aanpak minstens zo belangrijk is als het dagdraaiboek.8SB Digitale Content

8 Een begroting makenZorg voor een sluitende begroting. Maak een inventarisatie van de verwachte kosten enopbrengsten. Doe dat realistisch!9 Contracten afsluitenEr zijn veel vormen van contracten: huurcontracten, sponsorcontracten, muziekcontracten,enzovoort. Hierbij wordt niets mondeling afgesproken. Alles wordt vastgelegd op papier: hetcontract! In deze fase worden ook de verzekeringen afgesloten voor bijvoorbeeld de vrijwilligers.Wat moet er gebeuren als een vrijwilliger een ongeluk krijgt tijdens het evenement? Als zijneigen verzekering een eigen risico van 1.000,- heeft, op wie kan hij dat geld dan verhalen?Ook voor deelnemers en bezoekers kan een verzekering noodzakelijk zijn.Vergeet niet de noodzakelijke vergunningen op tijd aan te vragen bij de gemeente, de politie,brandweer enzovoort!10 Vrijwilligers werven en begeleidenEr zijn veel mensen nodig voor het opzetten van een evenement, maar je zult merken dat jenog meer mensen nodig hebt voor de uitvoering, vaak voor kleinere taken. De garderobe,de EHBO, de afdeling Gevonden voorwerpen, het parkeerterrein enzovoort moeten allemaal‘bemenst’ worden. Maak daarom een wervingsplan voor vrijwilligers. Daarin komenzaken te staan als:• Hoeveel mensen hebben we nodig en voor welke taken?• Moet er een informatieavond komen?• Wie maakt de taakomschrijving?• Hoeveel tijd gaat het de vrijwilligers kosten?• Over welke kennis en vaardigheden moeten ze beschikken?• Welke mensen gaan we vragen?• Waar vinden we vrijwilligers?• Wie geeft er leiding aan de verschillende groepen vrijwilligers?• Moeten ze eerst ‘omgeschoold’ worden?• Hoe bedanken we ze na afloop?Het aanbod van vrijwilligers wordt steeds geringer. Toch zijn deze mensen erg belangrijk voorjouw organisatie. Geen vrijwilligers, dan ook geen evenement. Denk eraan dat het vrijwilligerszijn en dat je ze het naar de zin moet maken. Alleen als ze het naar hun zin hebben,zullen ze hun taak goed uitvoeren en helpen ze je de volgende keer misschien weer.SB DC 6 Het voorbereidingsdraaiboek9