Procedure 041 Modificeren Installaties, versie 23-04 ... - Essent

Inhoudsopgave1 Grafische weergave “Modificeren installaties” ..........................................................31.1 Beschrijving processtappen ........................................................................................41.2 Informatiedragers.........................................................................................................112 Definities/Afkortingen Modificatieproces ...................................................................123 Definities/Afkortingen Modificatie- en Integriteitstoetsformulier ....................124 Werkwijze ..............................................................................................................................144.1 Verkorte modificatie ....................................................................................................144.1.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden...................................144.2 Modificatie........................................................................................................................154.3 Integriteittoets...............................................................................................................164.3.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden...................................165 Evaluatie.................................................................................................................................185.1.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden...................................186 Afwijkingen/Aanvullingen................................................................................................186.1 Met terugwerking..........................................................................................................186.2 Tijdelijke modificatie....................................................................................................196.2.1 Beoordeling tijdelijke modificatie...................................................................206.2.2 Handhaven en risicobewaking.........................................................................206.2.3 Herstel tijdelijke modificatie ............................................................................206.2.4 Definitief maken tijdelijke modificatie..........................................................206.3 Pilot Moerdijk..................................................................................................................20Page 2 of 20

1 Grafische weergave “Modificeren installaties”Page 3 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel01. Overleg voeren over indienenmodificatievoorstelElke medewerker die werkzaam is voor Essent Productie (Essent medewerkersen derden) kan een modificatievoorstel indienen en moet deze indienenwanneer hierdoor een wijziging in de installatie wordt aangebracht.Afstemming vindt in eerste instantie plaats met de Discipline Engineer van (E,W of I&C), afhankelijk van de voorgestelde wijziging.02. Bepalen omvang modificatie Met de Discipline Engineer van het vakgebied waar de modificatie betrekkingop heeft (E,W of I&C), wordt besproken of de modificatie valt onder één vande drie categorieën: wijzigen parameter, beperkte omvang en/of NIGO ofcomponent‐vervanging Like For Like. Indien dit het geval is, kan de gewensteinstallatie‐wijziging afgewerkt worden als een verkorte modificatie. Zoniet, dandient een modificatievoorstel opgesteld te worden door de medewerker metondersteuning van zijn leidinggevende (stap 8).03. Initiëren verkorte modificatie Met behulp van het verkorte modificatieformulier wordt bepaald welke actiesuitgevoerd moeten worden en welke documenten opgeleverd dienen teworden. Hierbij dient de integriteitstoets als checklist voor de op te stellenacties.• Verkorte modificatie04. Vrijgeven acties vooruitvoeringIndien de noodzakelijke acties voor uitvoering gereed zijn, wordt de uitvoeringvrijgegeven door de Discipline Engineer. Dit dient op het verkortemodificatieformulier afgetekend te worden.• Verkorte modificatie05. Vrijgeven acties voor IBN Indien de noodzakelijke acties voor inbedrijfname gereed zijn, wordt de• Verkorte modificatieinbedrijfname vrijgegeven door de Productie Engineer. Dit dient op hetverkorte modificatieformulier afgetekend te worden.06. Accorderen afgewerkte acties Indien alle acties gereed zijn, wordt dit afgetekend door de Discipline Engineer. • Verkorte modificatie07. Goedkeuren uitgevoerdeverkorte modificatieDe verkorte modificatie wordt ter goedkeuring aangeboden aan de ManagerE&M. Deze kan alsnog aanvullende eisen stellen, bv. aan de op te leverendocumentatie.Indien de Manager E&M beslist dat de modificatie niet uitgevoerd had moetenworden volgens de verkorte procedure, dient deze alsnog behandeld teworden volgens de normale procedure, waarbij alsnog een volledigeintegriteittoetsing volgt, met mogelijk aanvullende maatregelen of een nieuwemodificatie. Deze werkwijze dient echter zoveel mogelijk vermeden te wordendoor een goede inschatting van de omvang van de modificatie door deDiscipline Engineer in stap 2 van dit proces.• Verkorte modificatiePage 4 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel08. Initiëren modificatie‐voorstel Een wijziging (modificatie) die niet via de verkorte procedure kan lopen, wordtvoorgesteld door de medewerker middels het modificatievoorstelformulier.De medewerker draagt zorg voor een volledig voorstel door consequent hetformulier in te vullen. Hiermee wordt duidelijkheid gegeven over het waarom,wat en hoe (indien mogelijk); de casus en de voorgestelde verbetering wordtkort beschreven.• Modificatievoorstel• Procedure 041 "Modificeren installaties"09. Beoordelenmodificatievoorstel (toetsen)In geval van een urgente situatie waarbij een wijziging met spoed dient teworden gerealiseerd, is een afwijkende instructie opgenomen, zie hiervoorparagraaf 6.2.De leidinggevende van de medewerker vormt een eerste filter op de juistheid,wenselijkheid, compleetheid en het zinvol zijn van het modificatievoorstel.Daarnaast geeft de leidinggevende support of zorgt dat de medewerkervoldoende support krijgt om een volledig modificatievoorstel op te stellen.De uitwerking van het voorstel moet een duidelijk beeld geven van de omvangvan de voorgedragen modificatie. Hierbij moeten basisdocumenten die hetmodificatievoorstel beschrijven worden toegevoegd en het formulier voorzienvan een risicobeoordeling (middels het aangeven van de kwadraten potentiëlekans en potentiële gevolgen), ±40% begroting, beschrijving baten enindicatieve planning (stopgebonden ja/nee).De leidinggevende van de medewerker geeft uiteindelijk een akkoord endraagt het modificatievoorstel over aan de Discipline Engineer.De Discipline Engineer beoordeelt het voorstel en vult dit eventueel aan.• Modificatievoorstel• Procedure 041 "Modificeren installaties"Page 5 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel10. Beoordelenmodificatievoorstel (toetsen)De uitwerking van het voorstel moet een duidelijk beeld geven van de omvangvan de voorgedragen modificatie. Hierbij moeten basisdocumenten die hetmodificatievoorstel beschrijven worden toegevoegd en het formulier voorzienvan een risicobeoordeling (middels het aangeven van de kwadraten potentiëlekans en potentiële gevolgen), ±40% begroting, beschrijving baten enindicatieve planning (stopgebonden ja/nee).Indien de benodigde kennis niet aanwezig is op de vestiging kan ondersteuningvan technical support gevraagd worden. Dit kan in de vorm van een ad hocvraag, waarbij uitgegaan wordt van max. 8 uur werk voor een specialistengineer van TS.Indien de werkzaamheden langer duren wordt dit beschouwd als eenengineeringsverzoek.11. Beoordelen engineering De geleverde engineering wordt bestudeerd en beoordeeld of deze voldoetvoor de modificatiecommissie.12. Presenteren voorstel aanmodificatiecommissieDe Discipline Engineer presenteert en onderbouwt het voorstel bij demodificatiecommissie.Page 6 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel13. BeoordelenmodificatievoorstelElke cluster heeft een eigen modificatiecommissie. De commissie bestaat uitminimaal de MT‐verantwoordelijken van Bedrijfsvoering en Engineering enMaintenance waarbij de manager E&M als voorzitter optreedt. Om helderheidte geven over beslissingsmomenten, is het aan te bevelen dat de commissie opvaste tijden, met dezelfde frequentie zitting heeft om duidelijkheid te gevenover de beslismomenten. Bij voorkeur minimaal 1x per maand.• Modificatievoorstel• Procedure 041 "Modificeren installaties"De beoordeling die door de commissie wordt uitgevoerd omvat:1) wel of niet uitvoeren2) uitvoeringstraject van de modificatie3) vaststellen en toekennen van budget4) planning van de modificatieIn het geval dat de MT‐verantwoordelijken geen unaniem oordeel kunnengeven over het in uitvoering nemen van de modificatie, neemt devestigingsmanager een beslissing over het al dan niet uitvoeren hiervan.De voorwaarden waar een modificatie aan dient te voldoen om geaccepteerdte worden zijn:‐ Noodzakelijk i.v.m. een wettelijke eis.(license to operate)‐ Score huidige probleemstelling heeft een risico profiel score >30,zonder introductie van nieuwe risico’s tijdens implementatie ofbedrijfsvoering met een risico profiel score groter dan 27‐ Een terugverdientijd < 0,5 jaarBij acceptatie van het voorstel door de commissie wijst deze eenverantwoordelijke (afdeling) aan om de modificatie te realiseren. Deverantwoordelijke voor de realisatie van de modificatie is in beginsel deManager E&M. Deze kan de modificatie overdragen aan een DisciplineEngineer als modificatie‐verantwoordelijke. Deze legt op verzoek deuitwerking voor aan de modificatiecommissie aan de hand van een‘Beslisdocument’.Voor de financiële acceptatie en budgettoekenning moeten de‘Investeringsrichtlijnen Essent Productie’ van Business Economics wordenopgevolgd. In geval het een CAPEX‐budget betreft, wordt door BusinessEconomics in alle gevallen getoetst op rechtvaardiging middels eeninvesteringsvoorstel. In een dergelijk geval zal na acceptatie van hetmodificatievoorstel de afdeling Business Economics moeten wordenbetrokken om rechtvaardiging te toetsen en invulling te geven aan hetinvesteringsvoorstel.Page 7 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel14. Terugkoppelen naar indiener Het lid van de modificatiecommissie van dezelfde afdeling als de indiener• Procedure 041 "Modificeren installaties"koppelt altijd de uitkomst van de beoordeling van het modificatievoorstelterug aan de indiener van het modificatievoorstel.15. Indienen voorstelintegriteitstoetsDe modificatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het tijdig en volledigdoorlopen van de holdpoints. Het integriteitstoetsformulier geeft sturing aande holdpoints door vastlegging van de momenten dat aan eenintegriteitvoorwaarde moet zijn voldaan.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"De modificatieverantwoordelijke biedt het integriteitstoetsformulier samenmet het modificatie(voorstel)formulier zo volledig mogelijk aan bij deintegriteitcommissie. Hiermee wordt door de modificatieverantwoordelijkeeen zo volledig mogelijk voorstel gedaan van de benodigde integriteitstoetsen.16. Vaststellen integriteitseisen Het modificatievoorstel‐ en het integriteitstoets‐formulier worden voorgelegdaan de integriteitcommissie. Deze commissie wordt voorgezeten door demanager E&M, die naast een vaste kerngroep van Manager Operations,productie engineer en discipline engineers, ook aanvullende deskundigheidaan de commissie toevoegt indien dit gewenst is.Dit kan een medewerker van de inspectiedienst zijn, een HSE‐deskundige, eenhoogspanningsdeskundige of een Specialist Engineer, afhankelijk van deinhoud van de modificatie. Ook kan ervoor gekozen worden deze bij iederecommissie aanwezig te laten zijn.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"De integriteitcommissie beoordeelt de veiligheid‐ en integriteit‐implicaties vande voorgestelde modificatie (holdpoint 1). Om de integriteit te borgen stelt deintegriteitcommissie vervolgens vast aan welke integriteitseisen voldaan moetworden voor de start van implementatie/constructie en voor het in bedrijfnemen. De integriteitcommissie kan aanvullende integriteiteisen stellen aanhet ontwerp en de uitvoer van de modificatie.Elke cluster heeft een eigen integriteitcommissie. Om de modificatieverantwoordelijkede mogelijkheid te bieden om holdpoints in te plannen ishet aan te bevelen dat de integriteitcommissie op vaste tijden en frequentiezitting heeft.17. Uitvoeren basic‐engineering Uitwerking van de basic engineering door de Discipline Engineer, rekeninghoudend met de gestelde integriteitseisen.Page 8 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel18. Checken op volledigheid Indien de basic engineering uitbesteed is aan een specialist engineer ofbuitenfirma, dienen de integriteitseisen te worden gecontroleerd en/ofaangevuld door de Discipline Engineer.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"Deze biedt het volledig afgetekende formulier aan de Manager E&M aan.19. Uitvoeren toetsen vooraanvang constructieHet integriteittoetsformulier geeft zowel eisen ten aanzien van het ontwerpalsmede de oplevering van de modificatie. De modificatie kan pas naar devolgende fase (voor start implementatie/constructie) nadat alleintegriteiteisen voor de betreffende fase aantoonbaar zijn ingewilligd.De modificatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het tijdig en volledigdoorlopen van de actiepunten opgegeven op het integriteitsformulier.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"20. Accorderen voor aanvangconstructieAkkoord door integriteitsbeoordelaar dat alle integriteitseisen aantoonbaarzijn ingewilligd en akkoord op integriteitsvoorwaarden.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"21. Uitvoeren detail‐engineering Uitwerking van de detailengineering en vervullen van de integriteitseisen doorde Discipline Engineer.22. Checken op volledigheid Indien de detailengineering uitbesteed is aan een specialist engineer ofbuitenfirma, dienen de integriteitseisen te worden gecontroleerd en/ofaangevuld door de Discipline Engineer.Deze biedt het volledig afgetekende formulier aan de Manager E&M aan.23. Goedkeuren integriteittoetsvoor aanvang constructieNadat alle integriteitbeoordelaars akkoord zijn, accorderen manager E&M enClustermanager voor vervolg van het modificatieproces (holdpoint 2) voorstart implementatie/constructie.24. Uitvoeren toetsen voor IBN Het integriteittoetsformulier geeft zowel eisen ten aanzien van het ontwerpalsmede de oplevering van de modificatie. De modificatie kan pas naar devolgende fase (voor inbedrijfname) nadat alle integriteiteisen voor debetreffende fase aantoonbaar zijn ingewilligd.25. Accorderen voor IBN Alle integriteitbeoordelaars moeten hebben ingestemd met deintegriteitvoorwaarden om over te gaan tot in bedrijf stellen.• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"• Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"26. Checken op volledigheid De integriteitstoets wordt door de productie engineer gecontroleerd.De modificatie kan pas naar de volgende fase (voor inbedrijfname) nadat alleintegriteiteisen voor de betreffende fase aantoonbaar zijn ingewilligd.De productie engineer bied het volledig afgetekende formulier aan demanager operations aan.Page 9 of 20

1.1 Beschrijving processtappenProcesstap Beschrijving Functie / Rol Hyperlink‐titel27. Goedkeuren integriteittoetsvoor IBNManager Operations zal accorderen voor inbedrijfname (holdpoint 3). • Integriteitstoetsformulier• Procedure 041 "Modificeren installaties"28. Vaststellen noodzaakevaluatieDe noodzaak voor evaluatie kan ontstaan door overschrijding van budget,verloop van het modificatieproces of effectiviteit van de modificatie.Alle betrokkenen kunnen een verzoek tot evaluatie indienen bij de ProductieEngineer.29. Initiëren evaluatie Om de effectiviteit en integriteit te beoordelen, is het aan te bevelen om demodificatie te evalueren op de integriteitcriteria en de uitgangspunten van demodificatie. Hiervoor dient het project closure document (PCD) gebruikt teworden.30. Uitvoeren evaluatie Wordt aan de evaluatie‐criteria voldaan dan is de modificatie geslaagd en zaldit geen verdere gevolgen hebben. In geval van een afwijking moet wordenbeoordeeld wat de eventuele maatregelen zijn. Bij een onaanvaardbareafwijking moet een nieuw modificatievoorstel worden geïnitieerd.• Procedure 041 "Modificeren installaties"• Procedure 041 "Modificeren installaties"• Project closure document• Procedure 041 "Modificeren installaties"Nieuw modificatievoorstel te initiëren door de Discipline Engineer.Page 10 of 20

1.2 InformatiedragersInformatiedrager Beschrijving Hyperlink‐titelIntegriteitseisen voor aanvang• IntegriteitstoetsformulierconstructieIntegriteitseisen voor akkoord• IntegriteitstoetsformulierIBNIntegriteitseisen • IntegriteitstoetsformulierIntegriteitstoetsformulier Bereiken dat de (financiële) risico’s van de modificatie zijn beoordeeld. • IntegriteitstoetsformulierIntegriteitstoetsvoorstel Bereiken dat de (financiële) risico’s van de modificatie zijn beoordeeld. • IntegriteitstoetsformulierModificatie‐voorstelDe toekomstige kosten van alle goedgekeurde modificatievoorstellen aangevuld met een• Modificatieformulierinschatting van toekomstige modificatiekosten.Modificatieformulier • ModificatieformulierModificatievoorstel (formulier) De toekomstige kosten van alle goedgekeurde modificatievoorstellen aangevuld met een• Modificatieformulierinschatting van toekomstige modificatiekosten.Project closure document Formulier vanuit de Prince II systematiek om een project te evalueren op kosten en werkwijze. • Project closure documentRestpunten integriteitstoets • Restpunten integriteitstoetsVerkort modificatievoorstel• Verkort modificatieformulier(formulier)Verkort modificatievoorstel • Verkort modificatieformulierPage 11 of 20

2 Definities/Afkortingen ModificatieprocesBasisdocumentenLike for likeÉén op één vervangingModificatieTijdelijke modificatieIntegriteitModificatieverantwoordelijkeDocumenten die de essentie van de modificatie beschrijven.Afhankelijk van de aard van de modificatie kunnen dit documenten zijndie de wijziging functioneel (P&ID, Lay-out, single line diagram,DCS concept, blokschema, principe schema, opstellingstekening, etc.)of in meer detail beschrijven(ISO,functieschema,onderhoudshandleiding van het onderdeel, etc.).Een term die synoniem staat voor een niet identieke vervanging metdezelfde functie. Een Like for Like wijziging is hiermee per definitie eenmodificatie.Een term die aangeeft dat wat vervangen wordtgeheel identiek is.Wijziging die niet identiek is.Een modificatie die wordt geïnitieerd door spoed en niet definitief isTotdat een volledige integriteit beoordeling en -borging heeftplaatsgevonden.Een breed begrip dat alles van de installatie omvat dat van belang isom deze te bedrijven binnen de gestelde kaders van Essent.Hieronder vallen onder andere wet- en regelgeving, veiligheid, milieueisen,beschikbaarheid, betrouwbaarheid, rendement,procesbeheersing, etc.Diegene die verantwoordelijk is voor de daadwerkelijke uitvoering vande modificatie (veelal de projectleider).3 Definities/Afkortingen Modificatie- en IntegriteitstoetsformulierKennismanagementIVGMod. VW.BRZOLOCMRAQRABHVVMIEveAfdeling t.b.v. de borging van kritische kennis ten behoeve van debusiness unit Productie zie: WI KM 003 Kenniskaarten ProductieEen onafhankelijk functionerende dienst die door de directie is belastmet het toezicht op de correcte naleving van de randvoorwaarden diezijn gesteld in de vergunningen volgens de Stoomwet/Stoombesluit ende Wet Milieubeheer, zie WI Inspectieafdeling:WI Inspectieafdeling - Inspectieafdeling van GebruikerModificatieverantwoordelijkeBesluit Risico Zware OngevallenLoss Off Containment: Het ongecontroleerd vrijkomen van(gevaarlijke) stoffen.Milieu Risico AnalyseKwalitatieve Risico AnalyseBedrijfshulpverleningsorganisatieVeiligheid&Milieu Informatiezie: UPI 011 Eisen voor engineeringen bijlage UPI 011Explosieveiligheids-zie: UPI 011 Eisen voor engineeringdocument en gevaren- en bijlage UPI 011zone indelingMSDSMaterial Safety Data Sheets: Productbladen, gevaarlijkeStoffenlijstPage 12 of 20

WIONAtexTIS systemenPIMSPMSStatic fileDeclaration fileSAPEAMBRSIBCRCMRBICE markeringHAZIDHAZOPGeaccordeerdedocumentenlijstSILPCDPSSRWet Informatie-uitwisseling Ondergrondse NettenAtmosphere Explosive: Richtlijnen voor het bedrijfslevenvoor gebieden waar het risico op het gevaar voorexplosie bestaat.Technische Informatie Systemen, o.a. PIMSProcess Information Management SystemProductie Management SysteemDatasheet waarin de inzetmogelijkheden van eenproductie eenheid zijn vastgelegd.Datasheet waarin (tijdelijke) beperkingen van de inzetmogelijkheden vaneen productie eenheid zijn vastgelegd.Systems Applications and Products: Veelvuldig toegepastmodulair softwarepakket voor financiële dataverwerking.Enterprise Asset Management: Veelvuldig toegepast Modulairsoftwarepakket voor het beheren Van de fysieke activa binnen eenorganisatie.Business Reporting SoftwareInstallatie Beheersconcepten: Systeem waarin kennis enervaringen zijn vastgelegd m.b.t. onderhoud van een asset.Zie: WI Opstellen IBC door RCMReliability Centered Maintenance: Veelvuldig toegepasteonderhoudsstrategie voor hoog risico assets.Risk Based InspectionConformité Européenne: In overeenstemming met deEuropese regelgeving. Dit betreft regelgeving die deveiligheid in het gebruik van de producten verhoogd.Hazard Identification: Een methode waarbij naderbenoemde risico's worden gekwantificeerd.HAZard and OPerability study: Studie naar de gevarendie voortvloeien uit het bedrijven van processen.Zie: WI P&T 002 Hazop&SIL ClassificatieUPI 040 Opstellen, wijzigen, registreren en archiverenvan (technische) documentenSafety integrity level: Methode die de functioneleveiligheid toetst van instrumentele beveiligingenZie: WI P&T 002 Hazop&SIL ClassificatieProject Closure Document: Evaluatieformulier vanuit de Prince IImethodiekPre Startup Safety Review: Check aan het eind vande constructie fase, dus voor de commissioning en werkelijke start-up, omna te gaan of aan de uitgangspunten van een project zoals vastgelegd ino.a. HAZOP, SIL en algemene HSE en Process Safetybeleidsuitgangspunten van Essent wordt voldaan.Zie: WI Techniek 003 Pre Start Safety ReviewPage 13 of 20

IBSOpleidingsmatrixOEMWI inbedrijfstelling en overdrachtsprocedure na een stop/revisieDatasheet waarin de vereiste en gewenste opleidingseisen voor hetvervullen van een functie zijn vastgelegd.Zie: WI KM 003 Kenniskaarten ProductieOriginal Equipement Manufacturer: Producent van een asset.4 WerkwijzeHet modificatieproces bestaat uit vier fases: Initiatie modificatie; integriteittoets voor aanvang constructie; integriteitstoets voor inbedrijfname (IBN); evaluatie.Uitzonderingen hierop zijn een tijdelijke modificatie en een verkorte modificatie.De tijdelijke modificatie heeft vanwege de spoed die hiermee gepaard gaat een afwijkend verloop.Het proces van een tijdelijke modificatie wordt beschreven in paragraaf 6.In het geval dat het modificatieproces niet is gevolgd en een modificatie wel is uitgevoerd moet hetmodificatieformulier alsnog ingevuld te worden, en dient de integriteitstoets met terugwerkende krachtalsnog plaats te vinden.Dit om de wijzigingen van de installatie vast te leggen, en zo de integriteit te borgen. Zie paragraaf 6.4.1 Verkorte modificatieDe verkorte modificatie heeft vanwege zijn beperkte omvang een voorspelbaar effect op de installatieintegriteit, en kan daarom met een minimum aan integriteitseisen uitgevoerd worden.4.1.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdhedenRASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)Discipline engineerProductie engineerManager OperationsManager E&MDeskundige(Optioneel):- Specialist engineer,- extern- …03. Initiëren verkorte modificatie R C C A S04. Vrijgeven acties voor uitvoering R A05. Vrijgeven voor IBN S R A S S06. Accorderen afgewerkte acties R S S A S07. Goedkeuren uitgevoerde verkortemodificatieS S S R SPage 14 of 20

4.2 ModificatieModificatiecommissieElke cluster heeft een eigen modificatiecommissie. De commissie bestaat uit minimaal de MTverantwoordelijken van Bedrijfsvoering, engineering en Maintenance waarbij de manager E&M alsvoorzitter optreedt.Om helderheid te geven over beslissingsmomenten is het aan te bevelen dat de commissie op vaste tijdenmet dezelfde frequentie zitting heeft. Bij voorkeur minimaal een keer per maand.De beoordeling die door de commissie wordt uitgevoerd omvat:1) wel of niet uitvoeren2) uitvoeringstraject van de modificatie3) vaststellen en toekennen van budget4) planning van de modificatieIn geval dat MT verantwoordelijken geen unaniem oordeel kunnen geven over het in uitvoering nemen vande modificatie kan de vestigingsmanager onafhankelijk een beslissing nemen over het al dan nietuitvoeren hiervan.Bij acceptatie van het voorstel door de commissie wijst deze een verantwoordelijke (afdeling) aan om demodificatie te realiseren. De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de modificatie is in beginsel demanager E&M. Deze kan de modificatie overdragen aan een modificatie-verantwoordelijke die op verzoekde uitwerking voorlegt aan de hand van een ‘Beslisdocument’.Voor de financiële acceptatie en budgettoekenning moeten de ‘Investeringsrichtlijnen Essent Productie’van Business Economics worden opgevolgd. In geval het een CAPEX budget betreft wordt door BusinessEconomics in alle gevallen getoetst op rechtvaardiging middels een investeringsvoorstel. In een dergelijkgeval zal na acceptatie van het modificatievoorstel de afdeling Business Economics moeten wordenbetrokken om rechtvaardiging te toetsen en invulling te geven aan het investeringsvoorstel.RASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)MedewerkerLeidinggevende medewerkerProductie engineerDiscipline engineerManager E&MManager OperationsVestigingsmanagerDeskundigemodificatieverantwoordelijkeBepaling verkorte modificatie R AVaststellen beoordelingscriteriamodificatie t.b.v. beoordelen doorI I S S R R A SmodificatiecommissieInitiëren van modificatievoorstel A, R SVerwoorden van de noodzaak op hetmodificatieformulierR A C SUitwerken van het voorstel R A S S S S SBeoordeling voorstel door leidinggevende R A S S S S SAanbieden aan modificatiecommissieRBeoordelen en aanvullen doormodificatiecommissieI I R R R ROverdragen aanmodificatieverantwoordelijkeI I I I R I I IPage 15 of 20

4.3 IntegriteittoetsVoor elke modificatie geldt dat een integriteitborging moet plaatsvinden. Hiervoor zijn drie holdpointsbenoemd:1) Integriteittoets2) Beoordeling voor start implementatie/constructie3) Beoordeling voor in bedrijf nameVoor de integriteittoetsing moet het integriteittoets-formulier worden gebruikt. Deze toetsing wordtvervolgens bekrachtigd door de integriteitscommissie. In het integriteitformulier worden de voorwaardenvastgelegd waaraan moet zijn voldaan alvorens te mogen starten met implementatie/constructie en zijn devoorwaarden bekend waaraan moet zijn voldaan alvorens te mogen starten met de in bedrijf name.4.3.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdhedenModificatieverantwoordelijkeDe modificatieverantwoordelijke biedt het integriteittoetsformulier samen met het modificatie-(voorstel)formulier zo volledig mogelijk ingevuld aan bij de integriteitstoetscommisie. Hiermee wordt doorde modificatieverantwoordelijke een zo volledig mogelijk voorstel gedaan van de benodigdeintegriteitsvoorwaarden voor de betreffende modificatie.IntegriteitcommissieHet modificatievoorstel- en het integriteittoets-formulier worden voorgelegd aan de integriteitcommissie.Deze commissie wordt voorgezeten door Manager E&M die naast een vaste kerngroep aanvullendedeskundigheid aan de commissie toevoegt.De integriteitcommissie beoordeelt de veiligheid- en integriteit-implicaties van de voorgestelde modificatie(holdpoint 1).2) Beoordeling voor start implementatie/constructieOm de integriteit te borgen stelt de integriteitcommissie vervolgens vast aan welke integriteiteisen voldaanmoet worden voor de start van implementatie/constructie (holdpoint 2) en voor het in bedrijf nemen(holdpoint 3).3) Beoordeling voor in bedrijf nameDe integriteitcommissie kan aanvullende integriteiteisen stellen aan het ontwerp en de uitvoer van demodificatie.In de integriteitcommissie hebben zitting: Manager E&M(VZ) Manager Operations Inspectiedienst Eventueel op afroep deskundigen op het gebied van Proces, Werktuigbouw, Civiel, Electro enMeten, Regelen en Automatiseren. Dit zijn in eerste instantie discipline engineers van de locatie.Deze worden in tweede instantie ondersteund door de specialist engineers uit de vakgroepen vanTechnical Support, of eventueel extern ingehuurd.Ieder cluster heeft een eigen integriteitcommissie. Om de modificatieverantwoordelijke de mogelijkheid tebieden om holdpoints in te plannen is het aan te bevelen dat de integriteitcommissie op vaste tijden enfrequentie zitting heeft, bij voorkeur minimaal een keer per maand.Page 16 of 20

RASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)ModificatieverantwoordelijkeVestigingsmanagerProductie engineerDiscipline engineerManager OperationsManager E&MInspectiedienstDeskundigeVoorbereiden integriteittoets formulierA,R C C C C C SIndienen Integriteittoetsformulier metmodificatie(voorstel)formulierA,R S SAanleveren aanvullende informatie endocumentatie indien nodigA,R S S SBeoordelen/aanvullen integriteittoetsformulier en aandragen commissieS S R ASamenstellen en aanvullenIntegriteitcommissieC S S S R S SIntegriteitbeoordeling aanvullen enintegriteitbeoordelaars benoemen in C C C R R R SIntegriteitcommissieRealisatie integriteitvoorwaarden A, R S S S S C CVerkrijgen akkoord integriteit-voorwaardenvan beoordelaar VOOR startA, R S S Simplementatie/constructieIndienen voor beoordeling VOOR startimplementatie/constructieA, R RBeoordelen integriteit VOOR startimplementatie/constructieS A, R S S S R S SVerkrijgen akkoord integriteitvoorwaarden van beoordelaar VOOR in A,RSbedrijf nameIndienen voor beoordeling VOOR inbedrijf nameA, R R SBeoordelen integriteit VOOR in bedrijfnameS A, R S R S S SRealisatie restpunten beoordelenR R R S A S CIntegriteittoetsformulierHet integriteittoetsformulier geeft zowel eisen ten aanzien van het ontwerp en de oplevering van demodificatie. De modificatie kan pas naar de volgende fase (voor start implementatie/constructie of voor inbedrijf name) nadat alle integriteiteisen voor de betreffende fase aantoonbaar zijn ingewilligd. Hiervoorwordt door de integriteitbeoordelaar de integriteitvoorwaarden geaccordeerd. Nadat alleintegriteitbeoordelaars akkoord zijn accordeert Manager E&M en Vestigingsmanager voor vervolg van hetmodificatieproces (holdpoint 2; voor start implementatie/constructie). Evenzo om over te gaan tot het inbedrijfstellen zullen alle integriteitbeoordelaars moeten zijn ingestemd met de integriteitvoorwaarden voordeze fase waarna Manager E&M zal accorderen voor vervolg van de modificatie (holdpoint 3; voor inbedrijf name).In gevallen dat het onmogelijk is om integriteitvoorwaarden voor een fase op te leveren zullen hieroverafspraken moeten worden gemaakt met de gemachtigde van de betreffende fase (Vestigingsmanageren/of Manager E&M). Het hieruit voortkomende restpunt dient op het integriteittoetsformulier wordengeborgd door concrete afspraken te maken; restpunt actie, beoordelaar van de actie en datum actiegereed. Pas wanneer al de restpunten gereed zijn is voldaan aan de integriteitborging.Het integriteittoetsformulier borgt de status van de integriteit tijdens de doorlooptijd van de modificatie.Wanneer aan alle integriteitvoorwaarden is voldaan is het aannemelijk dat de wijziging aan de minimaleintegriteiteisen voldoet. Dit ontslaat de modificatieverantwoordelijke niet van de plicht om te allen tijde alertte zijn op de integriteit van de installatie. Bij onvolkomenheden dient deze in te grijpen.Page 17 of 20

5 EvaluatieOm zeker te stellen dat een wijziging aan het beoogde resultaat voldoet zal een evaluatie moetenplaatsvinden. Hiervoor wordt bij omvangrijke modificaties het project closure document (PCD) gebruikt.5.1.1 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdhedenOm de effectiviteit en integriteit te beoordelen is het aan te bevelen om de modificatie te evalueren op deintegriteitcriteria en de uitgangspunten van de modificatie. Wordt hieraan voldaan dan is de modificatiegeslaagd en zal dit geen verdere gevolgen hebben. In geval van een afwijking moet worden beoordeeldwat de eventuele maatregelen zijn. Wijzigingen die hieruit voortkomen, moeten zorgvuldig wordenuitgevoerd en indien nodig volgens dit Modificatieproces.De Manager E&M is verantwoordelijk om een eventuele evaluatie te initiëren.Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden om te evalueren bij een modificatie:RASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)BedrijfsvoeringEngineering & MaintenanceModificatieverantwoordelijkeDeskundige/Disci[pline/ Specialist EngineerNoodzaak evaluatie nodig (algemeen) S A, R SNoodzaak evaluatie nodig(Verkorte modificatie)R RUitvoeren van de evaluatie (algemeen) S A, R SNieuw modificatievoorstel indienen naevaluatie (algemeen)I A, R C S6 Afwijkingen/Aanvullingen6.1 Met terugwerkingIn het geval dat een modificatie is gerealiseerd waarbij het modificatieproces niet is doorlopen zal alsnogdoor de uitvoeringsverantwoordelijke met terugwerking de integriteittoetsing in gang gezet worden.De betreffende modificatie dient in een dergelijk geval met spoed te worden behandeld volgens paragraaf6.2.4 Definitief maken tijdelijke modificatie.Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn in een dergelijk geval als volgt belegd.RASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)UitvoerendeLeidinggevendeuitvoerendeManager OperationsManager E&MInitieert onvolkomenheid R A R RDraagt zorg voor het doorlopen vanmodificatieprocesR R A IPage 18 of 20

6.2 Tijdelijke modificatieProductieTijdelijke modificatieSchema bij instructie(opgezet t.b.v.Edwin Bastiaansen)wens / noodzaak tottijdelijke modificatie5-jul-2012 9:13:00Medewerker01. Initiërentijdelijkemodificatiemodificatie-voorstelafgewezenTeamleiderBedrijfsvoering02.Beoordelenter plaatsemodificatie-voorstelgeaccordeerd03. Realiserentijdelijkemodificatie04 . Vastleggentijdelijkemodificatie06. Bewakenintegriteit tijdensherstelleninitiële situatieFormulier"Tijdelijkemodificatie"Integriteitcommissie05. Beoordelentijdelijkemodificatieherstel naarinitiële situatieis vereistFormulier"Tijdelijkemodificatie"handhaving en risicobewakingsituatie tijdelijke modificatiepermanente modificatieis vereistinitiële situatieis hersteldModificereninstallatiesIn het veld kan altijd een urgente situatie ontstaan waarbij een oplossing dient te wordengerealiseerd. De integriteit wordt in een dergelijke situatie geborgd met eenintegriteitbeoordeling in het veld en een volledige integriteittoetsing nadien. Een dergelijkewordt als ‘Tijdelijk’ gekenmerkt totdat een gehele integriteittoets heeft plaatsgevonden.MedewerkerElke medewerker die werkzaam is voor Essent Productie (Essent medewerkers en derde) diegeconfronteerd wordt met een wijziging die acuut moet worden uitgevoerd moet deze in samenspraak metTeamleider Bedrijfsvoering indienen als een ‘tijdelijke modificatie’.De medewerker draagt zorg voor de realisatie en levert samen met de Teamleider Bedrijfsvoering eenmodificatievoorstel formulier aan waarmee duidelijk wordt vastgelegd waarom en hoe de modificatie isgerealiseerd door consequent de probleemstelling, voorstel (gerealiseerde oplossing) en scope(verduidelijking van gerealiseerde met documentatie) te beschrijven. Door op het modificatieformulier dekeuze tijdelijke modificatie te maken is het te gebruiken hiervoor. Zie: ModificatieformulierDe Teamleider Bedrijfsvoering voert samen met de medewerker die een tijdelijke modificatie initieert eenQuick Scan uit op de integriteit van de installatie.Zolang voor een tijdelijke modificatie geen volledige integriteittoets heeft plaatsgevonden bestaat er eenpotentieel risico. Dit risico dient te worden bewaakt door Bedrijfsvoering. Teamleider Bedrijfsvoering vandienst zal continu moeten beoordelen of een tijdelijke modificatie moet worden gehandhaafd en is hiermeeverantwoordelijk tot dat er een volledige integriteittoetsing is afgerond.Page 19 of 20

RASCIR: Responsible (Verantwoordelijk)A: Accountable (Aansprakelijk)S: Supportive (Ondersteunend)C: Consulted (Adviserend)I: Informed (Informeren)Uitvoerendediscipline engineerTeamleider BedrijfsvoeringManager E&MInitieert onvolkomenheid R S A SDraagt zorg voor het doorlopen vantijdelijk modificatieprocesS S R IControleren of modificatie voldoetaan eisen voor verkorte procedureS R SInitieert modificatieprocedure R ALijst tijdelijke modificatiesEen tijdelijke modificatie moet worden geregistreerd door de uitvoerende medewerker en TeamleiderBedrijfsvoering. De uitvoerende draagt samen met Teamleider Bedrijfsvoering zorg voor hetmodificatievoorstelformulier. Teamleider Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de modificatie wordt geregistreerdin EAM en op de lijst overbruggingen en tijdelijke modificaties. Deze lijst is onderdeel van het logboek,zodat bij overdracht van dienst de status van de installatie bekend is en dat de verantwoordelijkheidhiervoor compleet wordt overgedragen. Zie: Overbrugging- en tijdelijke modificatielijst6.2.1 Beoordeling tijdelijke modificatieNadat een tijdelijke modificatie is gerealiseerd is deze geregistreerd door een ingevuldmodificatievoorstelformulier en opgenomen in de tijdelijke modificatie lijst. Op basis van deze lijst zal in hetdagelijkse overleg tussen Bedrijfsvoering en E&M een besluit moeten worden genomen over het vervolgvan de tijdelijke modificatie; handhaven en risico bewaking, herstellen of definitief maken.6.2.2 Handhaven en risicobewakingWeloverwogen is vastgesteld dat de tijdelijke modificatie wordt gehandhaafd. Redenen kunnen zijndat herstel onmogelijk is en een definitieve beoordeling nog tijd vergt. Teamleider bedrijfsvoeringvan dienst blijft voor deze tijdelijke modificatie verantwoordelijk waarmee deze continu depotentiële risico’s moet beoordelen en bewaken.6.2.3 Herstel tijdelijke modificatieHerstel van de tijdelijke modificatie moet plaatsvinden met een integriteitbehoud van de installatie tijdenshet herstel. Pas wanneer de modificatie daadwerkelijk is teruggebracht naar de uitgangssituatie wordtdeze van de tijdelijke modificatie lijst verwijderd.6.2.4 Definitief maken tijdelijke modificatieBij overgaan naar een definitieve modificatie zal aan de hand van het modificatievoorstel-formulier demodificatie worden geïnitieerd voor een volledige integriteittoetsing.De tijdelijke modificatie kan pas van de lijst verwijderd worden als de geaccordeerdeintegriteitvoorwaarden zijn gerealiseerd.6.3 Pilot MoerdijkIn 2013 vind op Moerdijk een pilot plaats waarbij de integriteitsborging vastgelegd wordt in een digitaleomgeving. Getest wordt of borging van de integriteitstoetspunten, de aftekening hiervan, en de opvolgingvan de restpunten efficiënter kan plaatsvinden dan met het huidige formulier. In plaats van ondertekeningwordt via een inlog vastgelegd wie een toetspunt accordeert.Page 20 of 20