HANDLEIDING VOOR PARTICIPANTEN Week van de Chronisch ...

1. Meedoen met de Week van de Chronisch Zieken1.1 Wanneer is het Week van de Chronisch Zieken?2006: Vrijdag 10 november tot en met donderdag 16 november2007: Vrijdag 9 november tot en met donderdag 15 november2008: Vrijdag 7 november tot en met donderdag 13 november2009: Vrijdag 6 november tot en met donderdag 12 november1.2 Wie kan meedoen?Iedere vereniging, organisatie, bedrijf of instelling die op een of andere manier te makenheeft met chronisch zieken en mensen met een handicap, kan meedoen met de Weekvan de Chronisch Zieken.Patiëntenorganisaties, zorginstellingen, maar zeker ook beroepsverenigingen,bibliotheken, gemeenten, bedrijven, ondernemingsraden, CWI’s, sportverenigingen,Arbo-diensten, vakbonden, scholen etc. zijn uitgenodigd een activiteit te organiserentijdens de Week van de Chronisch Zieken en te laten zien wat zij te bieden hebben aanmensen met een chronische aandoening of beperking.1.3 Welke activiteiten kunnen meedoen?Meedoen kunnen alle activiteiten die op een of andere manier bijdragen aan:• de versterking van de autonomie en de gelijkwaardige maatschappelijke participatievan chronisch zieken, mensen met een handicap en mantelzorgers;• de verbetering van de beeldvorming over chronisch zieken;• de verbetering van de kwaliteit van voorzieningen, de deskundigheid van hulp- endienstverleners en het chronisch-ziekenbeleid.Gedacht kan worden aan activiteiten in de volgende categorieën:• Werk en opleiding• Voorlichting en lotgenotencontact• Creativiteit• Kwaliteit van zorg• Mantelzorg• Verwennen• Sport en bewegenElk soort activiteit kan meedoen: van congressen, lotgenotenbijeenkomsten eninformatiestands tot sportevenementen en verwendagen.Activiteiten kunnen zowel plaatselijk, regionaal als landelijk of internationaal gericht zijn.Alle doelgroepen zijn mogelijk: chronisch zieken, mensen met een handicap enmantelzorgers, maar bijvoorbeeld ook hulp- zorgverleners, werkgevers, studenten,buschauffeurs, brandweerlieden, winkeliers, sporters etc.1.4 Wat kost deelname?Organisatoren van activiteiten dienen deze aan te melden bij het projectmanagementvan de Week van de Chronisch Zieken. Dit kan door het aanmeldingsformulier in te3

vullen op www.chronischziek.nl. Deelname aan de Week kost verder niets. Wel dient deorganisatie zelf de kosten van de eigen activiteit te dekken.1.5 Wat krijg je ervoor terug?Wanneer de volledige gegevens over een activiteit vòòr 1 juli doorgegeven zijn, danwordt deze opgenomen in het weekprogramma dat wordt gepubliceerd in magazineChronisch Ziek en op de website. Activiteiten die worden aangemeld na 1 juli, kunnenalleen op de website worden geplaatst.1.6 Kan ik meedoen aan de informatiemarkt tijdens de opening?Informatie over het openingscongres 2007 in het WTC in Rotterdam: telefoon070.3495150 of email samenbeter@zonmw.nlVoor deelname aan de informatiemarkt van het openingscongres kunt u contact opnemenmet Leids Congres Bureau, telefoon 071.5148203 of emailsamenbeter@leidscongresbureau.nl1.7 Kan ik meedoen met de Dag van de Mantelzorg?De Dag van de Mantelzorg is een vast onderdeel van de Week en wordt gecoördineerddoor Mezzo, landelijke vereniging voor mantelzorgers en vrijwilligerszorg. Organisatiesdie een activiteit willen organiseren in het kader van de Dag van de Mantelzorg, kunnenhet beste contact opnemen met Mezzo in Bunnik, telefoonnummer 030.659 2222.Contactpersoon in 2006 is Ingrid Nijskens, i.nijskens@mezzo.nl.1.8 Kan ik meedoen met de Nationale Verwendag?De Nationale Verwendag maakt deel uit van de Week van de Chronisch Zieken. Op dezedag worden mensen die langdurig in zorginstellingen verblijven, eens extra verwend.Instellingen die een verwen- of wensendag willen organiseren worden verzocht dit tedoen op de laatste (donder)dag van de Week van de Chronisch Zieken. Voor meerinformatie over verwenzorg verwijzen wij naar www.verwenzorg.nl. U kunt eventueel ookmailen naar mevrouw J. Zwanikken-Leenders, de ambassadeur van de Verwenzorg inNederland (J.Zwanikkenleenders@rvagroep.nl)1.9 Kan ik meedoen met sport- en beweegactiviteiten?Sport- en beweegactiviteiten zijn meer dan welkom in het weekprogramma. Als u eensport- of beweegactiviteit wilt organiseren, raadpleeg dan de site van het programmavan Sportief bewegen voor mensen met een chronische aandoeningwww.sportiefbewegen.nl Voor meer informatie en advies kunt u contact opnemen metHans Leutscher van NebasNsg (h.leutscher@nebasnsg.nl) of Toine van de Wert van hetNISB (toine.vandewert@nisb.nl)Het programma Sportief bewegen voor mensen met een chronische aandoening wil doorsamenwerking tussen aanbieders van zorg, sport en beweging meer mensen met eenchronische aandoening in beweging krijgen. Sportief bewegen heeft een Stappenplanvoor mensen die een sport- of bewegingsactiviteit voor mensen met een chronischeaandoening willen opzetten. Dit plan is te bestellen bij (h.leutscher@nebasnsg.nl)FLASH!-campagneIn 2006 richt de FLASH!-campagne zich op het in beweging krijgen van mensen met eenchronische aandoening. Meer informatie hierover vindt u op www.sportiefbewegen.nl.Meer informatie over de FLASH!-campagne vindt u op www.flash123.nl4

• Bijdragen van sponsors• Subsidies en fondsen• Bijdragen van uw eigen organisatie.Op de site www.desgevraagd.nl staan veel tips voor organisaties die financiële middelenzoeken. Patiëntenorganisaties kunnen zich voor hulp bij fondsenwerving wenden tot dehelpdesk van Desgevraagd, telefoon 023 5186100 of email info@desgevraagd.nl Dezesite is voor iedereen toegankelijk. Stichting Week van de Chronisch Zieken heeft helaasgeen middelen om financiële steun te geven aan activiteiten.2.3 Samenwerken met anderenAls u een activiteit gaat organiseren, probeer dan zoveel mogelijk aan te sluiten bijandere initiatieven. Neem contact op met andere organisaties die mogelijk iets willendoen. Denk hierbij aan patiëntenorganisaties, bibliotheken, zorginstellingen, CWI etc.Mogelijk zijn zij in uw gemeente al bezig met de voorbereiding van een activiteit. U kunthiernaar ook zoeken ook in het weekprogramma op www.chronischziek.nl.Meld zelf ook uw plannen daarom in een zo vroeg mogelijk stadium aan viawww.chronischziek.nl zodat anderen u kunnen vinden. Ook als u nog niet precies weetwat u gaat doen. Sla de vragen over die u niet kunt beantwoorden. U krijgt uw eigentoegangscode zodat u later gegevens kunt toevoegen.2.4 Werven van deelnemersU wilt het effect van uw activiteit zo groot mogelijk laten zijn. Daarom is het nodig dat ugoed weet welke groep mensen u wilt bereiken en hoe u deze het beste kan benaderen.Ga na hoeveel mensen u minimaal en maximaal aan uw activiteit wilt en kunt latendeelnemen.Als u over een adressenbestand beschikt (leden, klanten, relaties), nodig dan uwpotentiële deelnemers zo persoonlijk mogelijk uit. Het beste, maar erg arbeidsintensief isdoor persoonlijk een uitnodiging te overhandigen of uw doelgroep via de telefoon uit tenodigen. Ook een uitnodiging per post, bij voorkeur op naam, per post werkt ook goed.Uitnodigen voor deelname moeten doorgaans minimaal zes weken van tevorenverzonden worden.Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kunt een folder over uw activiteit verspreiden opplaatsen waar veel mensen uit uw doelgroep passeren. Ook posters ophangen op slimmeplaatsen kan helpen. Via persberichten kunt u melding maken van uw plannen waardooru via de media misschien aandacht krijgt.Vergeet zeker niet uw activiteit aan te melden bij www.chronischziek.nl. Dat levertvermelding op in magazine Chronisch Ziek (mits voor 1 juli aangemeld) en de websitewww.chronischziek.nlAls u wilt dat mensen zich van te voren aanmelden voor deelname, zorg er dan voor dathun aanmelding door u bevestigd wordt en dat een routebeschrijving meegestuurdwordt. Dat vergroot de kans dat zij ook inderdaad komen. Overigens is een kleine overinschrijvingvan belangstellenden meestal geen probleem. Op het laatste moment zijn erbijna altijd enkele mensen die toch niet kunnen komen.N.B. Voor een grote opkomst bij uw activiteit is van belang dat uw doelgroepnieuwsgierig gemaakt wordt naar wat er gaat gebeuren. Dus naast gerichte uitnodigingenen folders heeft het altijd zin zoveel mogelijk ruchtbaarheid te geven aan uw initiatief viapersberichten, interviews in de media, posters e.d. Dat vergroot het aantal mensen datdaadwerkelijk komt opdagen als het zover is.6

2.5 De activiteitBij de organisatie van de meeste activiteiten zijn veel mensen betrokken. Met hen heeftu soms al maanden geleden afspraken gemaakt over hun inbreng. Zoals gezegd is heteen goed idee om in de voorbereidingsfase een draaiboek samen te stellen met datawanneer, wat gedaan moet zijn en door wie. Controleer enkele dagen van de tevoren ofiedereen zijn afspraken nog na zal komen. Als er problemen zijn, heeft u nog enige tijdom die op te lossen.Wijs één iemand aan die tijdens de activiteit aanspreekpunt is voor alle problemen. Zorgervoor dat u tijdig op de locatie aanwezig bent. Het opbouwen van stands,informatiebalies en de inrichting en decoratie neemt vaak meer tijd in beslag dan udenkt. Zorg voor voldoende gastvrouwen en –heren om de gasten te ontvangen. Spreekook af wie de eventuele VIP’s en sprekers ontvangt.Zorg voor een goede verslaglegging van uw activiteit. Schakel eventueel een journalist,fotograaf en/of cameraman in. Dit laatste is uiteraard alleen haalbaar wanneer u in deluxe positie van een groot budget verkeert.2.6 Na afloopVergeet niet na afloop alle medewerkers te bedanken. Dit kan direct tijdens de activiteit,maar ook een of een paar dagen later. Vergeet niet de mensen die uw activiteit financieelmogelijk gemaakt hebben zoals subsidiegevers en sponsors.Evalueer wat er gebeurd is, wat ging goed en wat ging fout. Probeer te analyseren wathet geheim van het succes is geweest, of wat de oorzaak van wat tegenviel of mislukte.Deel uw conclusies met alle betrokkenen. Maak successen ook buiten de eigen kringbekend, bijvoorbeeld door een artikel in een vakblad of krant.Wanneer u gelden van derden zoals fondsen heeft ontvangen, dan moet u naast eeninhoudelijk verslag ook een financieel verslag maken. Iedere subsidiegever stelt zo zijneisen, vaak afhankelijk van de omvang van de subsidie. Probeer zo snel mogelijk degevraagde financiële verantwoording na afloop van de activiteit in te dienen. Een goedeafhandeling maakt dat u in de toekomst misschien nog eens terug mag komen.N.B. Vergeet niet het evaluatieformulier van de Week van de Chronisch Zieken in tevullen. Voor het voortbestaan van de Week is dat erg belangrijk dat wij bepaaldegegevens verzamelen en graag horen wij uw leerpunten en suggesties.7

3. Hoe maak je publiciteit?3.1 Vermelding in magazine Chronisch Ziek en www.chronischziek.nlMeldt uw plannen in een zo vroeg mogelijk stadium aan via www.chronischziek.nl Ookals u nog niet precies weet wat u gaat doen. Sla de vragen over die u niet kuntbeantwoorden. U krijgt uw eigen toegangscode zodat u later gegevens kunt toevoegen.Als de gegevens vóór 1 juli volledig zijn, zal de activiteit vermeld worden in magazineChronisch Ziek. Uw activiteit komt ook in de zoekmachine met het weekprogramma opwww.chronischziek.nl.3.2 Folders e.d.Als u over budget beschikt om folders en/of posters te maken om uw activiteit aan tekondigen. Probeer deze dan tijdig gereed te hebben. U moet minimaal zes weken vantevoren beginnen met de verspreiding. Bedenk met elkaar wat de plaatsen zijn waar uwdoelgroep komt en zorg voor een goed distributieplan. Reserveer in uw begroting eenbedrag voor de distributie. De kosten hiervan zijn vaak hoger dan men in eerste instantiedenkt.Vergeet niet op het drukwerk het logo van de Week van de Chronisch Zieken te plaatsen.Voor organisaties die meedoen met de Week, is een CD met het logo van Weekbeschikbaar. Het logo is ook te downloaden op www.chronischziek.nl3.3 Bekendmaken via eigen kanalen en de mediaAls u in uw organisatie over eigen communicatiekanalen zoals nieuwsbrieven of eenwebsite beschikt, maak daarin dan in een zo vroeg mogelijk stadium melding van uwactiviteit. Gebruik de persoonlijke contacten van uzelf of collega’s met journalisten omhen te interesseren aandacht te schenken aan uw onderwerp.Stuur een persbericht en probeer gratis publiciteit te genereren in publieksmedia ofvakmedia die zich richten op uw doelgroep (zie de volgende paragraaf). Dagbladen endagelijkse nieuwsrubrieken op radio en tv hebben dagelijks nieuws nodig en zijn daaropingesteld. Zij kunnen nieuws op korte termijn brengen. Een persbericht versturen eenweek voor uw activiteit plaatsvindt, is dan voldoende. Weekbladen moet u eerderinformeren. Vakbladen verschijnen vaak maar een keer per maand. Deze moet u dusruim van tevoren berichten.Bel of email met de tiplijnen van nieuwsrubrieken die regionaal nieuws brengen zoals 4In het land (e-mail 4inhetland@rtl.nl, tiplijn 035 - 671 89 00) of Hart van Nederland(hart@sbs.nl of tiplijn 020 – 800 7777).Mocht u in de gelukkige omstandigheid verkeren dat u als non-profit organisatie over eenriant budget beschikt, dan kunt u proberen op charitatief tarief reclameruimte in tekopen.3.4 PersberichtProbeer voor uw activiteit zoveel mogelijk aandacht te krijgen in de lokale of regionalemedia. Bent u actief bij uw organisatie met een eigen communicatiemedewerker, vraagdeze dan de publiciteit te verzorgen. Is er geen communicatiemedewerker in uworganisatie, maak dan zelf een persbericht. Onderstaande tips kunnen u mogelijk daarbijhelpen.1. Kies een leuke, korte titel boven het persbericht dat nieuwsgierigheid opwekt.8

2. In de eerste alinea vermeldt u in het kort de volgende vijf aspecten:a. wat er gebeurt;b. waar het gebeurt;c. wanneer het gebeurt;d. wie het uitvoert;e. en waarom het gebeurt.3. In de volgende alinea's kunt u aanvullende achtergrondinformatie geven.4. Probeer in het persbericht aan te sluiten bij zaken die (in uw regio) actueel zijn. Alsuw activiteit daarop een nieuw licht werpt, is de kans groter dat de media hieraanaandacht besteden.5. Neem zo mogelijk in een afzonderlijk alinea de volgende tekst op: Deze activiteitmaakt deel uit van de Week van de Chronisch Zieken die gehouden wordt van vrijdag10 november tot 16 november 2006. Tijdens deze week zijn er in het hele landactiviteiten die actuele ontwikkelingen onder de aandacht brengen van een breedpubliek. Meer informatie vindt u op www.chronischziek.nl.6. Vermeld hoe en waar belangstellenden informatie kunnen krijgen over de activiteit.7. Plaats onderaan het bericht de tekst 'Niet voor publicatie': Vermeld onderaan een ofmeer namen en (mobiele) telefoonnummers van mensen die goed bereikbaar, ookbuiten kantoortijden, zijn om eventuele vragen van de pers te beantwoorden.8. Als uzelf het persbericht hebt geschreven, dan kunt u dit het beste voor het verstureneerst voorleggen aan de directie of bestuur van uw organisatie.9. Verzamel adressen van media (in uw regio) waarvan u verwacht dat ze aandachtwillen besteden aan uw activiteit. Veel adressen kunt u vinden op internet.10. Verstuur het persbericht via de post of email. Bel kort na het versturen naar de meestkansrijke media om aan te bieden meer informatie te geven en te helpen bij hetmaken van een artikel of item.9

4. Waar kan ik meer informatie krijgen?Week van de Chronisch ZiekenPostbus 23328, 3001 KH RotterdamTelefoon 010.4366799, mobiel 0651.363970E-mail: info@chronischziek.nlWebsite: www.chronischziek.nlNISB, Nederlands Instituut voor Sport en BewegenPostbus 64, 6720 AB BennekomTelefoon: 0318.490 900E-mail: toine.vandewert@nisb.nlWebsite: www.sportiefbewegen.nlNebasNsg, sportorganisatie voor mensen met een beperkingPostbus 200, 3980 CE BunnikTelefoon: 030 6597300E-mail: h.leutscher@nebasnsg.nlWebsite:www.sportiefbewegen.nlMezzo, landelijke vereniging voor mantelzorgers en vrijwilligerszorgJohn F. Kennedylaan 99, 3981 GB BunnikTelefoon: 030.659 2222E-mail: i.nijskens@mezzo.nlWebsite: www.mantelzorg.nlAmbassadeur van de verwenzorgmevrouw J. Zwanikken-LeendersTelefoon, 073.6586074 of 0651 386314E-mail: j.zwanikkenleenders@RvAgroep.nl.Helpdesk DesgevraagdTelefoon 023 5186100E-mail info@desgevraagd.nlWebsite: www.desgevraagd.nl10

tekst: Bureau Lambregts, Roermond, druk: Guus Pauka Grafische Projecten, Loosdrecht11