toolbox met 17 bruikbare instrumenten - Voka

‘Help, de leuning valt weg!’KWIC toolbox. Handvaten voor zelfsturende teamshandleiding KWIC toolbox in het kader van het ESF projectHandleiding KWIC toolbox 1

‘Help, de leuning valt weg!’KWIC toolbox. Handvaten voor zelfsturende teams

4 Handleiding KWIC toolbox

InhoudstafelVoorwoord 7Deel 1: ESF project KWIC1. Teams werken KWIC 92. Doel van het KWIC project 103. KWIC en innovatief organiseren 11Deel 2: KWIC Toolbox1. Principes van de KWIC toolbox 132. Ontwikkeling KWIC toolbox 133. Vragenlijst voor bedrijven 144. Teamontwikkelingsfasen 145. Inschalingmodel 156. Groeimodel 167. KWIC handvaten (17 praktische instrumenten) 18Bibliografie 22Bijlage: CD-rom 23Handleiding KWIC toolbox 5

6 Handleiding KWIC toolbox

VoorwoordVoka - Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen is depromotor van het KWIC-project. Voka is een werkgeversorganisatiedie reeds jarenlang ervaring heeft metESF-projecten. Bij Voka loopt momenteel ook het ESFprojectKMO (kleine moedige ondernemingen). In hetverleden hebben wij verschillende andere projectengecoördineerd: onder andere Steam 1, Steam 2 enEvenwicht Werkt. Voka Oost-Vlaanderen werd uitgeroepentot ESF ambassadeur 2008-2009 voor de GPStoolkit “Werken met de glimlach”. De consultants vanVoka begeleiden bedrijven in innovatieve arbeidsorganisatie.KWIC is een ESF-project dat kadert binnen de call‘Innovatieve arbeidsorganisatie’. Het KWIC-projecthandelt over ’zelfsturende teams’. In dit project gaanwe een stap verder dan eerdere projecten over hetinvoeren van zelfsturende teams zoals Steam. HetKWIC-model biedt instrumenten (handvaten) aan omzelfsturende teams op te zetten én te waarborgen.De KWIC toolbox is opgesteld voor alle organisatiesdie met zelfsturing gestart zijn en hun teams verderwillen laten ontwikkelen. Deze handleiding geeft eenblik op de uitgebreide lijst met instrumenten en checklistsdie terug te vinden zijn op de CD-rom in bijlage.“Help, de leuning valt weg!”Met deze slogan willen we aantonen dat organisatiesen teams die gestart zijn met zelfsturing vaakde sturing en borging missen die nodig zijn om echtzelfsturend te kunnen en te blijven werken. De KWICtoolbox geeft de nodige handvaten.Via de CD-rom komt u stapsgewijs te weten welkeinstrumenten en checklists voor uw team bruikbaarkunnen zijn. Eerst en vooral wordt het team ingeschaald.Op deze manier krijgt u een beeld van deteamontwikkelingsfase waarin het team zich bevindt.Daarna kiest u op welke KWIC sleutel u wilt werken.Als resultaat krijgt u van ons een groeimodel waarinduidelijk vermeld staat welk instrument uit de toolboxhandig kan zijn voor het team.Op deze overzichtelijke manier zal het team zichstapsgewijs kunnen ontwikkelen van een gewone“bundeling van individuen” tot een volwaardig “openteam”.Handleiding KWIC toolbox 7

Deel 1: ESF project KWIC1. Teams werken KWICOp de arbeidsmarkt doen zich een aantal trends voor.Arbeidsparticipatie wordt steeds belangrijker.Mensen moeten langer en gemotiveerder aan hetwerk. Veel organisaties moeten in die richting nogsterk veranderen. Een mogelijke verandering voorbedrijven om ‘mee te zijn’ in de trend die zich voordoet,is verandering door innovatieve arbeidsorganisatieen door meer bevoegdheden naar de werkvloerte brengen. Het idee van Karasek dat hierachterschuilt, is om ziekmakende jobs (jobs met weinigregelmogelijkheden en hoge taakeisen) om te buigennaar actieve jobs.zelfs met een laisser faire, laisser passer mentaliteit ofeen vrijheid/blijheid cultuur. Het is goed dat de medewerkereen concreet beeld heeft van wat zelfsturinguiteindelijk zal inhouden en wat zijn bijdrage hierin kanzijn.Senior consultant Tom Van Acker, introduceerdedaarom het woord KWIC om de visie tot zelfsturingaan teams te verduidelijken.De 9 ontwerpprincipes van effectief teamwerk uithet boek “Anders organiseren en beter werken” zijndaarbij een goed leidraad. (Zie instrument 1 op deCDrom).Het KWIC project ondersteunt bedrijven die zelfsturingwillen borgen binnen hun teams. Bedrijven dieombuigen naar een zelfsturende organisatie missenvaak de leidraad om hun zelfsturende teams ookgoed en zelfstandig te laten functioneren. In dit projecthebben wij een toolbox ontwikkeld die gebaseerdis op het theoretisch model van KWIC.Het letterwoord KWIC stelt het ideaalbeeld van eenzelfsturend team voor. Het zorgt ervoor dat alle teamledendezelfde uniforme visie hebben over wat dezelfsturing werkelijk inhoudt. Zelfsturing is een begripdat vele ladingen dekt. Sommigen associëren hetKWIC heeft vele betekenissen. Het verwijst naarkwik als vloeistof. De vloeistof bestaat uit vele apartedruppels die echter één geheel vormen als ze samenkomen.Zelfsturende teams zijn ook eenheden ofbouwstenen die onafhankelijk kunnen opereren vanelkaar, maar die wel samen met de andere teams éénorganisatie vormen en samen in dezelfde richtingstromen.Tevens klinkt “kwik” team als een “quick” team datflexibel is en snel inspeelt op steeds nieuwe behoeftenvan de belanghebbenden en de veranderendeomgeving.Tenslotte verwijst KWIC naar 4 woorden die samen de4 sleutels van goed leiderschap uitmaken.Handleiding KWIC toolbox 9

3. KWIC en innovatieforganiserenHet innovatief organiseren van uw organisatie is eenavontuur. Je laat de vertrouwde werkwijze om dearbeid te organiseren los.Velen van ons denken nog in organogrammen waarmedewerkers top down geleid worden.Bovenaan het organogram vinden wij het ‘strategischen tactisch denkende’ management met de stafdienstenen onderaan het organogram monden wij uit bijde ‘uitvoerende’ medewerkers.Medewerkers werken in functionele teams samenals specialisten in hun vakgebied. De medewerkersbeschikken over een duidelijke functiebeschrijvingwaarin hun resultaatgebieden en competenties voorhet team beschreven staan. De medewerkers wordendan ook verloond volgens de waardering van hunfunctie. Ze zijn als team vaak verantwoordelijk vooreen deel van het volledige proces. De klantenverzuchtingenworden door de verkoopsteams in kaartgezet. De verkoop verwoordt de marktvereisten. Zijdagen de productie uit om zich aan te passen aan devragen van de klant: goedkoop en snel leveren vankwalitatieve, duurzame producten die mee zijn methun tijd. In de organisatie zijn teamoverschrijdendewerkgroepen die hiervoor moeten zorgen. Daarinzetelen vrij vaak leidinggevende medewerkers. Deleidinggevenden controleren ook of het werk van deteams naar behoren werd uitgevoerd. Zij zijn er ookop uit om heel wat zaken voor hun teams te regelenwaardoor de teams optimaal kunnen uitvoeren watvoor hen gepland werd. Het management met zijn stafwerkt sturend en denkt na over de organisatie. De medewerkersvoeren loyaal uit wat door het managementaan geweldige ideeën werd bedacht…Deze manier van organiseren heeft gedurende decenniaons denken over de organisatie van het werkbeheerst. Het is niet evident om deze vertrouwdemanier van organiseren los te laten. In het verledenheeft deze organisatievorm namelijk bewezen dat zeheel succesvol was.De omgeving is echter continu in verandering. Klantenzijn veeleisend geworden en vragen maximale flexibiliteitvan onze organisatie. Medewerkers zullen langermoeten werken om de pensioenen betaalbaar tehouden. Het welbevinden op het werk of de motivatievan de medewerker moet omhoog door hem/haarmeer verantwoordelijkheid te verlenen en door groterebetrokkenheid te creëren. Bedrijven doen er goed aanhun medewerkers uit te dagen om als kenniswerkerste functioneren en continu hun kennis te delen en teverrijken. Veel jobs die vandaag ingeburgerd zijn,waren 5 jaar geleden nog onbestaande. Het innovatiefen anders organiseren van onze arbeid geeft eenantwoord op deze uitdagingen die op ons af komen.Het veranderingsproces is echter complex. Er komenheel wat zaken bij kijken. Volgende mindmap maaktdit duidelijk:Handleiding KWIC toolbox 11

egelenterugvalteamontwikkelingbundelingindividuelengroepteamopen teamuitvoeren5. InschalingsmodelStap 1: In welke teamontwikkelingsfase bevindthet team zich? Inschalen van het teammet het inschalingsmodel.Hieronder vindt u een voorbeeld van het inschalingsmodel.Dit model wordt automatisch gegenereerd opde CD-rom aan de hand van de vragenlijst die u heeftingevuld via de CD-rom.In dit voorbeeld ‘levert het bedrijf uitstekend werk watbetreft Werkproces (fase 4) en Integriteit (fase 3). VoorKwaliteit en Collegialiteit zijn er in dit voorbeeld noggroei- en teamontwikkelingsmogelijkheden.Handleiding KWIC toolbox 15

6. GroeimodelStap 2: Waar bevinden de ontwikkelingsmogelijkhedenvan het team zich? Het individuelegroeimodel van het team.Aan de hand van de uitkomst van het inschalingsmodel,krijgen de organisatie en het team te zien welkgroeipad ze kunnen volgen. Dit groeipad geeft eenlijst van welke instrumenten of checklists kunnen helpenbij de verdere ontwikkeling van de teams.Na het inschalen van de organisatie zien we via eenspinnenweb in welke fase de teams zich bevindenvoor K-W-I-C.De KWIC-instrumenten helpen bij het groeien naareen volgende fase en staan opgelijst bij één van de16 Handleiding KWIC toolbox

teambudget enteamversterkende activiteiten4 KWIC sleutels. Het groeimodel wordt automatischgegenereerd en er worden instrumenten voorgesteld.Hierboven een voorbeeld van een groeimodel. Op deCD rom gaat u als volgt te werk:- Kies op welke as u wilt werken. Voorbeeld: u kiest“Collegialiteit”, aangezien daar slechts fase 2bereikt is.- U krijgt een suggestie van instrument(en) die ukunnen helpen uw teams verder te ontwikkelen.Voorbeeld: Instrument Teambudget en teamversterkendeactiviteiten.Bij verbeteracties dient men stapsgewijs te werkgaan. Het management en het team focussen zichbij voorkeur op slechts 1 instrument of actie. Indien umoet kiezen uit verschillende acties of instrumenten,hou dan rekening met:1) Wat leidt tot tevredenheid van de werknemers enstakeholders?2) Wat leidt tot een financieel beter resultaat?3) Wat past perfect in de strategie van het bedrijf?Handleiding KWIC toolbox 17

7. KWIC handvaten:17 praktischeinstrumentenDeze 17 KWIC-instrumenten stimuleren de verderegroei van het team (teamontwikkelingsfase) en gevenzelfsturende teams handvaten. Hieronder wordendeze instrumenten kort toegelicht. Op de CDrom vindtu de volledige versie van deze checklists, korte handleidingenen matrices.1 Principes van ZelfsturingIn dit instrument komen 9 ontwerpprincipes voor effectiefteamwerk aan bod. Deze principes zijn bedoeldals richtsnoer bij het ontwerpproces. De ervaring leertdat deze principes in een concrete situatie aanleidingkunnen geven tot wezenlijke discussies. Zulkediscussies dragen bij aan het tot stand brengen vanteams die passen in de desbetreffende situatie. Denkhierbij aan het karakter van het proces, de bestaandeinformatievoorzieningen, cultuur en de mogelijkhedenvan de mensen.2 KWIC visie checklistDoor de KWIC-visie checklist te gebruiken zijn organisatiesminder kwetsbaar in verandering. We creëreneen kapstok, een houvast, een handvat geïnspireerddoor het KWIC-model. Deze checklist wordt gebruiktdoor organisaties in hun evolutie naar een volwaardigzelfsturende organisatie en door teams in ontwikkelingnaar een open team.De KWIC checklist heeft ook voordelen voor het managementvan het bedrijf:- geeft visie aan de zelfsturende teams;- zorgt ervoor dat hun mensen resultaatgericht werken;- waarborgt de goede werking van een team binnende zelfsturende organisatie;- bewerkstelligt uniformiteit van visie over hoe teamsgeacht worden te werken ( onafgezien wat hun opdrachtis: productie, verkoop, enz.)3 Knippen in processenIn dit instrument ‘Knippen in Processen’ willen we eenmanier geven om na te denken over de organisatiestructuuren een eventuele herstructurering.Om aan de veeleisende, veranderlijke en onvoorspelbareomgeving te kunnen voldoen, wordt er “stroomgewijs”georganiseerd in een flexibele (niet bureaucratische)organisatie. De functionele inrichting vanhet primaire proces wordt gekanteld en procesgerichtgeorganiseerd. Procesgericht wil zeggen dat het completeproces waarin een klantenvraag wordt omgezetin een antwoord, een dienst of product zoveel alsmogelijk organisatorisch bij elkaar wordt gehouden.Organisaties gaan in dit geval kantelen naar een meerklant-, leerling, patiënt, burger, consument, bezoeker(etc. afhankelijk van de context) gerichte aanpak. Eenmeer klantgerichte aanpak is één van de belangrijksteprincipes in de innovatieve arbeidsorganisatie.4 WerknemersbevragingDit instrument, de werknemersbevraging kon nietontbreken in de KWIC toolbox en werd ontwikkelddoor Flanders Synergy.Flanders Synergy promoot, initieert en begeleidtprojecten in Vlaamse organisaties ter bevordering vanzowel de kwaliteit van de organisatie als de kwaliteitvan de arbeid. Om de evolutie op beide niveaus tekunnen meten, werden door Flanders Synergy tweemeetinstrumenten ontwikkeld. Met de organisatiebevraging– de zogenaamde quick scan – willen we onseen beeld vormen van de structuur en de processenbinnen de organisatie. Om ook op het niveau van dewerknemers de kwaliteit van de arbeid te kunnen meten,werd de werknemersbevraging ontwikkeld. Dezewerknemersbevraging wordt kort toegelicht.18 Handleiding KWIC toolbox

5 Teamidentiteit en prestatiemetingBij prestatiemeting starten we steeds van de teamidentiteit.De voordelen van prestatiesturing en -metingworden opgelijst in het instrument, maar het blijft eenmoeilijk thema.In het begin is er bij de medewerkers vaak weerstand.Zal dit niet dienen om mensen op af te rekenen? Decultuur van de organisatie beïnvloedt de reactie vande medewerkers. Is er een cultuur van fouten makenmag? Of is er een cultuur waar fouten maken eerderwordt bestraft? Is er een cultuur van continu optimaliserenwaar alle medewerkers bij betrokken wordenof is optimaliseren eerder een zaak van het management?Zorg ervoor dat, bij het invoeren van prestatiemeting,er voldoende vertrouwen is van de medewerker in deorganisatie. Creëer dan ook voldoende betrokkenheidvan de medewerkers bij de invoering ervan.6 TeamdashboardMet dit instrument willen we voorbeelden aanreikenom resultaten van het team visueel te maken. Hetvastleggen van de KPI’s (kritische prestatie indicatoren),waaruit de resultaten worden afgeleid, wordtverder uitgelegd in instrument 5 ‘Teamidentiteit enprestatiemeting’. KPI’s worden geplaatst op een scoreboardof een dashboard, die door de zelfsturendeteams of teamcoaches zelf aangestuurd worden.7 Prestatieverloning en –beloning vanTeamsIn dit instrument vindt u de verschillende mogelijkhedenom KWIC-teams te waarderen en specifiek overhet belonen en verlonen van teams. Teams die KWICwerken, werken goed op het vlak van de 4 sleutels(en niet enkel resultaatgericht, maar ook met oog voorcollega’s), vandaar dat u dit instrument ook bij de 4sleutels terugvindt.Doel van dit instrument:¬ ¬ doel van waardering uitleggen. Teams moetenKWIC werken¬ ¬ verschillende loonbegrippen toelichten¬ ¬ wat is het verschil tussen loon naar werk(traditionele functiewaardering) en loon naarwerken?¬ ¬ wat zijn mogelijke beloningsvormen en wat iseen goed beloningssysteem?¬ ¬ wat zijn mogelijke valkuilen?¬ ¬ de looncocktail met een basis en variabel loonop individueel-, team- en bedrijfniveau.8 De rol en verantwoordelijkheden van deteamcoach (Teamcoachmatrix)De teamcoaches van zelfsturende teams hebben eenhouvast nodig en moeten kunnen situationeel leidinggeven. Elke team ontwikkelt zich met de tijd naar eenmeer matuur team. De KWIC-taken van de teamcoachzijn afgestemd op de ontwikkelingsfase van het team.De rol van de teamcoach ziet er in elke fase andersuit.Doel van dit instrument:¬ ¬ snel uitvissen in welke fase van teamontwikkelingeen team zich bevindt¬ ¬ als teamcoach weten wat zijn of haar rol enverantwoordelijkheden zijn afhankelijk van dematuriteit van een team (situationeel leidinggeven).In fase 1 ligt de prioriteit van de teamcoach bij hetwerkproces en kan de teamcoach bijvoorbeeldeen fleximatrix opstellen om de knelpunten in hetteam vast te leggen. Voor welke taken is slechts 1persoon verantwoordelijk en heb ik geen back-up?In fase 4 ligt de prioriteit van de teamcoach bij dekwaliteit en klantentevredenheid. Het team neemtzelf het initiatief tot continu verbeteren en het isaan de teamcoach om de kwaliteit en het resultaatgerichtwerken te bewaken.Handleiding KWIC toolbox 19

9 Regelmogelijkheden naar teams brengen(design fase)Er zijn 2 instrumenten in de KWIC toolbox die helpenbij het regelen van de bevoegdheden:¬ ¬ Instrument 9 is een analytische benaderingdoor Prof. Dr. Geert Van Hootegem. Dit is hetinstrument dat je best gebruikt in de designfasebij een teamontwikkelingsfase van 0 of 1.(zie hieronder)¬ ¬ Instrument 11 is een betrokken of interactievebenadering van senior consultant innovatievearbeidsorganisatie Tom Van Acker. Deze benaderingis een pragmatische aanpak die samenmet de medewerkers van het team uitgevoerdkan worden. Dit is het instrument dat je bestgebruikt in de uitvoeringsfase bij een teamontwikkelingsfasevan 1 of 2.10 FleximatrixHet principe dat we nastreven met de fleximatrix isde brede inzetbaarheid, m.a.w. dat de leden van eenteam voor meerdere taken inzetbaar zijn.11 Bevoegdheden regelen en RACI matrix(uitvoeringsfase)In het team moet ook heel wat ‘geregeld’ worden. Debetrachting is om het team bevoegdheden te gevenover de regeltaken van het team. Regeltaken zijntaken die ervoor zorgen dat het primaire proces vlotkan verlopen. Regeltaken zijn taken die in klassiekeorganisaties vrij vaak worden waargenomen door deteamleiding of door de ondersteunende afdelingen.We denken hierbij aan taken die te maken hebbenmet kwaliteit, veiligheid, expertiseborging, onderhoud,collegiaal samenwerken, planning, etc.12 Teamoverleg en efficiënt vergaderenDit instrument is ontwikkeld in functie van de Vlaamseoverheidsinstelling ‘Ruimte en Erfgoed’. Ruimte enErgoed is ook deelnemer in de cluster Project van hetKWIC project. Vanuit hun bedrijfscultuur wordt er heelwat aandacht gegeven aan overleg. Deze handleidingkan eenvoudig aangepast worden aan de eigen contexten bedrijfscultuur. Dus ook aan de mate waarinoverleg minder of meer van belang is.13 Waarden ontdekken en waarborgen“Waar staat de organisatie voor? In welke diepgeworteldeovertuigingen willen wij “meer” tijd en geldsteken dan een ander? “ Waar de organisatie veel tijden geld insteekt moet uiteindelijk de persoonlijkheidworden van de organisatie. In de kernwaarden kanhet zich onderscheiden van andere organisaties. Dekernwaarden maken de organisatie herkenbaar. Dekernwaarden geven aan wat de organisatie als juist envan wezenlijk belang vindt en bepaalt vrij vaak welkekeuzes moeten genomen worden.14 Beïnvloeden van collegialiteit en betrokkenheidCultuurbeïnvloeding is een belangrijk onderwerp bijhet veranderen van organisaties. Uiteraard is bij eenintegrale aanpak cultuurbeïnvloeding vervlochten metde wijze waarop het veranderingsproces wordt aangepakt.Niet zelden is het echter van belang om nogeens afzonderlijk stil te staan bij cultuurverandering.Om cultuurverandering aan te pakken en specifiekook de collegialiteit te versterken hebben we ditinstrument uitgewerkt.15 TeambudgetHet instrument teambudget is een onderdeel vande visie op prestatieverloning van teams. Het is dusaangeraden eerst het instrument 7, Prestatieverloningen beloning van teams door te nemen.De organisatie wil ieder team die inspanningen levertop weg naar KWIC waarderen. De organisatie voorzietvoor ieder team een teambudget. Het teambudgetis een budget die een team kan verdienen wanneerzij inspanningen leveren om hun teamwerking teverbeteren.20 Handleiding KWIC toolbox

16 Opleiding teamcoachesOm teamcoaches te ondersteunen in het gebruik vande KWIC Toolbox en de verschillende instrumentenis het aan te raden een opleiding te organiseren. Deinstrumenten zijn zo opgebouwd dat ze zelfstandiggebruikt kunnen worden door bedrijven en teamledendie reeds ervaring hebben met zelfsturende teams.Afhankelijk van de maturiteit van het team en de ervaringvan de teamcoaches kan de opleiding aangepastworden. Athena, de opleidingscel binnen Voka Oost-Vlaanderen heeft trainers ter beschikking die dezeopleiding kunnen organiseren binnen uw bedrijf. Dezetrainers zijn senior consultants Innovatieve Arbeidsorganisatieen zijn ook nauw betrokken bij de ontwikkelingen realisatie van de KWIC toolbox.Meer info athena@voka.be17 Meting arbeidsklimaat (Gallup vragenlijst)Dit instrument is een meting van arbeidsklimaat doormiddel van slecht 12 relevante vragen. De Gallup Organizationheeft de voorbije 25 jaar ruim een miljoenwerknemers ondervraagd. Zij stelden ieder van henhonderden verschillende vragen over elk denkbaaraspect van het arbeidsklimaat. Zij gingen op zoeknaar een gering aantal vragen waarmee een goedarbeidsklimaat kan worden gemeten.Volgende personen hebben meegewerkt aan deze instrumenten:Tom Van Acker (Voka), Prof. Dr. Geert VanHootegem (K.U. Leuven), Frank De Craecker (Voka),Caroline Eeckhoudt (Voka), Joel Van Rossen (PVO) enFlanders Synergy.Handleiding KWIC toolbox 21

Meer weten over het KWIC project en de KWIC Toolbox?Mail athena@voka.bewww.voka.be/oost-vlaanderen24 Handleiding KWIC toolbox