kantoorartikelen - Pianoo

Kantoorartikelen &ComputersuppliesMeerwaardeinkoopbeleid voorlow-interestproducten, zoalsKantoorartikelen enComputersupplies??PIANOo Congres 2012

Agenda1. Voorstellen2. CategoriemanagementRijksoverheid3. CategoriemanagementKantoorartikelen &Computersupplies4. Inkoopbeleid5. Praktijk6. SlotconclusiePIANOo Congres 2012

1. VoorstellenJohn C.M. van de GeerCategoriemanager Kantoorinrichting (sinds 1-5-2011) enKantoorartikelen & Computersupplies (sinds 1-6-2009)Ministerie van Sociale Zaken en WerkgelegenheidDirectie Bedrijfsvoering / Afdeling InkoopAnna van Hannoverstraat 4Postbus 90801 - 2509 LV Den HaagTel.: 070 333 6852GSM: 06 15 36 92 16Email: jvdgeer@minszw.nlPIANOo Congres 2012

2. Categoriemanagement Rijksoverheid• Opzetten van strategieën voor de hele rijksoverheid voor deverwerving van goederen en diensten• Het gaat niet alleen om de feitelijke inkoop (al dan nietgezamenlijk aanbesteden), maar om de gehele levenscyclus vanhet product of de dienst, van behoefteformulering aan het begintot contractbeheer en evaluatie aan het einde• 1 Departement bouwt kennis op namens alle 11 en doetaanbesteding en contractmanagement• Niet: altijd 1 aanbesteding voor 11 departementenPIANOo Congres 2012

3. Categoriemanagement Kantoorartikelen &Computersupplies-1Deelnemers:11 departementen + daaraan gelieerde instellingenFinancieel volume:• Voorstudierapport: 25 miljoen/jaar• 2008: 17,6 miljoen• 2009: 16,6 miljoen• 2010: 13,0 miljoen• 2011: 11,3 miljoenPIANOo Congres 2012

3. Categoriemanagement Kantoorartikelen &Computersupplies-2Markt:• 3 grote internationale bedrijven domineren de markt• Nieuwe toetreder?• VechtersmarktHoofdpunten categorieplan:1. Vergroten gezamenlijk deelname aan gezamenlijkeaanbestedingen?2. Procesinnovatie met als uitgangspunten standaardisatie,versobering, kostenbesparing, klanttevredenheid enduurzaamheid3. Terugdringen maverick-buying (buiten contract omkopen bijniet gecontracteerde leverancier)4. Elektronisch bestellen en factureren (EBF-1 en DigiInkoop)PIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-1Rijksoverheidsbeleid - 1. Duurzaamheid:• Eisen Agentschap.NL van toepassing• Bij wijzigingen eisen Agentschap.NL gesprek met leverancierm.b.t. invoering nieuwe eisen om actueel te blijven• Marktpartijen hebben meer “groene producten”• Over het algemeen MVO beleid aanwezig bij marktpartijen• Indien mogelijk 1x per week afleveren i.p.v. dagelijks• Sustainable Office: inkoopwijzer voor gebruikers en inkopersvan duurzame kantoorartikelen.PIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-2Rijksoverheidsbeleid - 2. MKB beleid• Streven is rijksoverheid in 4 kopersgroepen te verdelen• Aparte aanbesteding per groep• MKB speelt geen rol i.v.m. omvang raamovereenkomsten enmacht grote marktpartijenPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-3Rijksoverheidsbeleid - 3. Sociale voorwaarden en socialreturn• Sociale voorwaarden in nieuwe aanbestedingen• Social return: Bij inkoop goederen niet van toepassingPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-4KRALJIC MATRIXHefboomprodukten:• veel leveranciers• substitutie mogelijkVoorbeeld:plaatstaal,bulkchemicaliënRoutinegoederen:• groot aanbod• grote diversiteit• bewerkelijkVoorbeeld: kantoorartikelen,onderhoudsmaterialenBron: Logistiek.nlStrategische producten:• moeilijk te wisselen van leverancier• prijs en levering kritiekVoorbeeld: motoren voorautomobielfabriekenKnelpuntproducten:• monopolistische markt• hoge entreebarrièresVoorbeeld: speciaal bekisting inbouwsectorPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-5Inkoop routineproducten – Bron: RedOrange IndustryJa/ NeeRelatief beperkte invloed op het bedrijfsresultaatInkooprisico is beperktProcessen om dergelijke producten te managen kostenrelatief veel tijd.Streven naar een efficiënte logistieke en administratieveafhandeling in plaats van het bedingen van de laagstmogelijke prijzenStreven moet zijn dat er een standaard bestelprocedurewordt ingesteldBestellingen kunnen desgewenst decentraal plaatsvindenbij de geselecteerde leverancierPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-6Rijksoverheidsbeleid - 4. Kostenbesparingen•Aanbesteden op laagste prijs; geen veiling•Invoering minimum orderbedrag van € 50,00•Gebruik/ invoeren kern- en restassortiment•Gebruik huismerken met leveranciersgarantie; ook voorcartridges en toners•Aflevering: 1x per week i.p.v. dagelijks•Garantie op gering % spoedbestellingen•Invoering DigiInkoop (EBF-2)•Niet EBF deelnemers: maand-/kwartaalfactureringPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-71e aanbesteding (6 departementen)Kanskaart 1 en 2 in aanbesteding verwerktResultaat: besparing ruim 50%, mits uitgangspunten wordennagekomen2e aanbesteding (3 departementen)Kanskaart 1 en 2 in aanbesteding verwerktResultaat: besparing ruim 35%, mits uitgangspunten wordennagekomenPIANOo Congres 2012

4. Inkoopbeleid-8Kritische succesfactoren:• Invoering van DigiInkoop (EBF2)• Bemensing en financiële middelen SZW voor uitvoeringcategoriemanagement/ contractmanagement• Bereidheid gebruikers om contracten te benutten conformuitgangspunten nieuwe raamovereenkomsten• Beschikbaarheid gegevens rijksbrede spendanalyse• Goede managementgegevens• Contractmanagement• Regelmatig overleg met leverancier• Communicatie• Houding leveranciers /MarktontwikkelingenSpendanalyse 30-05-2012

5. Praktijk-1Is het in de praktijk allemaaleven rooskleurig alsvoorgespiegeld??Spendanalyse 30-05-2012

5. Praktijk-21. Vergroten deelname rijksoverheid:• Goed in beeld hebben wie bij rijksoverheid horen; echter veelveranderingen gaande• Goed inzicht in lopende contracten• In 2013 alle raamovereenkomsten afgesloten doorCategoriemanagementConclusie: +Spendanalyse 30-05-2012

5. Praktijk-32. Procesinnovatie:• Standaardisatie: kopen uit kernassortiment: 20 – 90%• Versobering: Gebruik huismerken blijft achter• Kostenbesparing: deels gerealiseerd, maar kansen niet optimaal benut:- teveel orders < € 50,00- nog niet overal één vaste afleverdag- % huismerk/ alternatieve merken te laag- te weinig sturing op bestellen uit kernassortiment- teveel deelleveringen• Klanttevredenheid: 1 x: ja; 1x matig• Duurzaamheid: contractueel ja; uitvoering: deelsConclusie: + / -PIANOo Congres 2012

5. Praktijk-43. Terugdringen maverick-buying:• Rijksbrede spendanalyse niet voldoende om beleidte kunnen maken• Rijksbrede spendanalyse veel te laat beschikbaarConclusie: --PIANOo Congres 2012

5. Praktijk-54. Gebruik EBF / invoering DigiInkoop :• Bestellen via EBF of via website leverancier: bijna 100%• Invoering DigiInkoop loopt veel vertraging op• In DigiInkoop is (nog?) geen voorziening om opdrachten< € 50,00 te voorkomenConclusie: +/-PIANOo Congres 2012

Praktijk-6Contractmanagement:• Leveranciers zoeken naar uitwegen om marge te vergroten• Groot verschil korting op kern- en restassortiment:Gevolg is tegengestelde belangen leverancier en koper• Veel energie nodig om leverancier aan contractafspraken te houden (jazeggen in de inschrijving is tegen de gestelde eisen is nog geen ja in deuitvoering)• Assortimentswisselingen zijn schering en inslag• Onduidelijkheid prijsopbouw en (bonus)kortingen• Managementinformatie cruciaalPIANOo Congres 2012

5. Praktijk-7Aandachtspunten bij aanbesteden:• Stel eisen die passen bij de grootte van jouw opdracht• Eén perceel of een perceel kantoorartikelen en een perceelcomputersupplies?• Denk vooraf na over de gewenste managementrapportage• Hoeveel sturing heb je op een kernassortiment?• Is een onderscheid tussen kern- en restassortiment gewenst/ verstandig?• Probeer de logistieke kosten te verlagen bij de leverancier en bij de koper• Is aankopen op laagste prijs wel de beste methode?PIANOo Congres 2012

6. Slotconclusie-1Er is een meerwaardem.b.t. het inkoopbeleidvoor low-interest producten, zoalskantoorartikelen en computersupplies.maar….PIANOo Congres 2012

6. Slotconclusie-21. Is het tijd om op een andere wijze dan op laagsteprijs aan te besteden, bijvoorbeeld volgens demethodiek van Best Value Procurement (PrestatieInkoop)?en2. Wordt er wel voldoende geprofiteerd vande mogelijkheden op gebied vanduurzaamheid?PIANOo Congres 2012