E-mails: hoe klasseren en goed archiveren? - eDAVID
E-mails: hoe klasseren en goed archiveren? - eDAVID
E-mails: hoe klasseren en goed archiveren? - eDAVID
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
E-<strong>mails</strong>: <strong>hoe</strong> <strong>klasser<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><strong>goed</strong> archiver<strong>en</strong>?‘t Stadis vaniedere<strong>en</strong>.FILIP BOUDREZ, 2006emailrapport01.indd 1 06-03-2006 18:04:44
emailrapport01.indd 2 06-03-2006 18:04:44
INHOUD1. INLEIDING 52. KWALITEITSVEREISTEN VOOR EEN 9ARCHIVERINGSPROCEDURE VOOR E-MAILS2.1 Juridisch kader 92.2 Archiefwet<strong>en</strong>schappelijke <strong>en</strong> organisatorische vereist<strong>en</strong> 112.3 Implem<strong>en</strong>tatiecriteria 122.4 De DAVID-modeloplossing 132.5 Marktverk<strong>en</strong>ning <strong>en</strong> evaluatie 183. KLASSEREN VAN E-MAILS EN 23DIGITALE DOCUMENTEN3.1 Bouw<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> digitaal dossier <strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>t 233.2 Registrer<strong>en</strong> van metadata 253.3 Klasser<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> 283.4 Customisaties 313.5 Implem<strong>en</strong>tatie 434. ARCHIVEREN VAN DIGITALE DOCUMENTEN 474.1 Selectie van de dossiers met archiefwaarde 474.2 Archiver<strong>en</strong> van metadata 484.3 Omzett<strong>en</strong> naar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong> 504.4 Inkapseling in AIP’s 524.5 Opzoek<strong>en</strong> 535. BESLUIT 556. BIJLAGEN 576.1 Tools 576.2 Alternatieve implem<strong>en</strong>taties 586.3 Verdeling van de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> 607. GEBRUIKTE AFKORTINGEN 628. LITERATUUR 633emailrapport01.indd 3 06-03-2006 18:04:44
emailrapport01.indd 4 06-03-2006 18:04:45
1. INLEIDINGE-mail bewar<strong>en</strong> <strong>en</strong>archiver<strong>en</strong>E-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> zijn voor de communicatie van informatie zodanig ingeburgerdgeraakt dat ze inmiddels de status van bedrijfskritische toepassing hebb<strong>en</strong>verworv<strong>en</strong>. E-mail zorgt hierdoor niet alle<strong>en</strong> voor snellere <strong>en</strong> efficiëntereuitwisseling van informatie, maar ook voor nieuwe uitdaging<strong>en</strong> op het vlakvan docum<strong>en</strong>tbeheer. Overvolle postbuss<strong>en</strong>, onleesbare e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> het opzoek<strong>en</strong>van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn voor iedere<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>bare problem<strong>en</strong>. E-<strong>mails</strong>zijn e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> voorbeeld van e<strong>en</strong> nieuwe technologie die aanleiding geeft totarchiefvorming. E-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die via e-mail word<strong>en</strong> uitgewisseld,kunn<strong>en</strong> immers de status van bestuurs- <strong>en</strong> / of archiefdocum<strong>en</strong>thebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> voor middellange- <strong>en</strong> langetermijnarchivering in aanmerking kom<strong>en</strong>.Administraties <strong>en</strong> archivariss<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ongetwijfeld met het bewar<strong>en</strong><strong>en</strong> het archiver<strong>en</strong> van e-mail geconfronteerd. Het DAVID-project 1 onderzochtin zijn rapport nr. 5 de juridische <strong>en</strong> archivistische vereist<strong>en</strong> voor e-mailarchivering<strong>en</strong> gaf hierin de aanzet voor mogelijke archiveringsstrategieën.Op basis hiervan werd e<strong>en</strong> modeloplossing uitgewerkt. Naast dit theoretischconcept bevat dit rapport 2 ook e<strong>en</strong> eerste aanzet voor de praktische invoeringvan e<strong>en</strong> archiveringsprocedure.E<strong>en</strong> praktische oplossingHet voorligg<strong>en</strong>de rapport bouwt verder op de DAVID-studie over e-mailarchivering.In dit rapport wordt t<strong>en</strong> eerste aangegev<strong>en</strong> <strong>hoe</strong> e-<strong>mails</strong> bestword<strong>en</strong> gearchiveerd <strong>en</strong> <strong>hoe</strong> het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> voor de administratievan de stad Antwerp<strong>en</strong> e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>op maat uitwerkte. Voor de stad Antwerp<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> praktische, schaalbare <strong>en</strong>gebruikersvri<strong>en</strong>delijke vertaling van de DAVID-modeloplossing gezocht. Dezeimplem<strong>en</strong>tatiecriteria zijn belangrijk met het oog op e<strong>en</strong> zo <strong>goed</strong> mogelijk<strong>en</strong>aleving <strong>en</strong> toepassing van de archiveringsprocedure. De stadsadministratietelt immers meer dan 6500 e-mailgebruikers. Dit leidde tot de ontwikkelingvan e<strong>en</strong> archiveringsprocedure die loopt van de creatie of ontvangst vane-<strong>mails</strong> tot <strong>en</strong> met de ontsluiting van gearchiveerde e-<strong>mails</strong>.Inmiddels werd vanaf 2002 tot implem<strong>en</strong>tatie overgegaan. De procedure <strong>en</strong>de instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> werd<strong>en</strong> aan de praktijk getoetst door pilootproject<strong>en</strong> bij destaf- <strong>en</strong> personeelsdi<strong>en</strong>st van de stad. De opgedane ervaring<strong>en</strong> leidd<strong>en</strong> tot<strong>en</strong>kele bijsturing<strong>en</strong> op het vlak van gebruikersvri<strong>en</strong>delijkheid. Voor de toepassingin de praktijk zijn de nodige softwaretools geprogrammeerd. Al dezeinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn door het DAVID-project <strong>en</strong> het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong>ontwikkeld.5emailrapport01.indd 5 06-03-2006 18:04:45
Digitaal docum<strong>en</strong>t- <strong>en</strong>archiefbeheerHet tweede c<strong>en</strong>traal thema in dit rapport is de kans die e-mailarchiveringbiedt om binn<strong>en</strong> de organisatie het digitale docum<strong>en</strong>t- <strong>en</strong> archiefbeheer opde ag<strong>en</strong>da te plaats<strong>en</strong> <strong>en</strong> in de praktijk om te zett<strong>en</strong>. Of <strong>hoe</strong> e-mailarchiveringhet beheer <strong>en</strong> het archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong>voorttrekt. Naast e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> beschikk<strong>en</strong> organisaties over nog talvan andere digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die op verschill<strong>en</strong>de vindplaats<strong>en</strong>word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>. Ook voor deze digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> archiveringsstrategi<strong>en</strong>odig. E<strong>en</strong> efficiënte e-mailarchiveringsstrategie wordt bij voorkeurafgestemd op de algem<strong>en</strong>e digitale docum<strong>en</strong>tbeheers- <strong>en</strong> archiveringsstrategievan de organisatie. Bij ontst<strong>en</strong>t<strong>en</strong>is ervan kan e-mailarchiveringe<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e aanleiding zijn om er één te ontwikkel<strong>en</strong>. De archiveringsstrategievoor e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> is door het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> ingepast in dealgem<strong>en</strong>e archiveringsprocedure voor digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Dittechnisch rapport gaat in dit opzicht verder dan het DAVID-rapport <strong>en</strong>beschrijft ook de volg<strong>en</strong>de stapp<strong>en</strong> in het archiveringsproces: omzettingnaar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>, expliciet archiver<strong>en</strong> van de algem<strong>en</strong>earchiefcontext, overdracht <strong>en</strong> beschikbaar stell<strong>en</strong>.Inpassing in bestaandeIT-omgevingDe archiveringsprocedure is uitgewerkt binn<strong>en</strong> de bestaande IT-configuratie.Dit is e<strong>en</strong> bewuste keuze. De administratieve medewerkers <strong>en</strong> de archivariskunn<strong>en</strong> op die manier verder blijv<strong>en</strong> werk<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> softwareomgevingwaarmee ze al vertrouwd zijn. Deze optie toont ook aan dat zonder grotebijkom<strong>en</strong>de investering<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantal belangrijke stapp<strong>en</strong> inzake digitaaldocum<strong>en</strong>tbeheer kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gezet. De stad Antwerp<strong>en</strong> gebruikt MicrosoftExchange als <strong>mails</strong>erversoftware <strong>en</strong> MS Outlook als e-mailcli<strong>en</strong>t. Instelling<strong>en</strong>of organisaties die met andere e-<strong>mails</strong>erver- of e-mailcli<strong>en</strong>tsoftwarewerk<strong>en</strong> (bijvoorbeeld Domino-Lotus Notes, Eudora, GroupWise, Thunderbird)kunn<strong>en</strong> inspiratie hal<strong>en</strong> uit dit rapport <strong>en</strong> e<strong>en</strong> analoge oplossing uitwerk<strong>en</strong>.De courante e-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> immers allemaal gelijkaardige basisfunctionaliteit<strong>en</strong>.Voor het beheer van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong>wordt gewoon gewerkt met de Windows-verk<strong>en</strong>ner. E<strong>en</strong> aantal stadsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong>werkt wel met Docum<strong>en</strong>tum <strong>en</strong> Docushare als docum<strong>en</strong>tbeheersysteem,maar deze zijn eerder de uitzondering dan de regel. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> geld<strong>en</strong> dezelfdeuitgangspunt<strong>en</strong> voor de organisatie van de digitale reeks<strong>en</strong> met dossier-of onderwerpsmapp<strong>en</strong>, of m<strong>en</strong> deze nu toepast in e<strong>en</strong> gewoon bestandssysteemof e<strong>en</strong> meer geavanceerd docum<strong>en</strong>tbeheersysteem.Structuur van het rapportDit technische rapport bestaat uit drie grote del<strong>en</strong>. Vooreerst word<strong>en</strong> de algem<strong>en</strong>ekwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsstrategie voor e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong> beschrev<strong>en</strong>. Hierin kom<strong>en</strong> het wettelijk kader, de archivistische vereist<strong>en</strong><strong>en</strong> de implem<strong>en</strong>tatiecriteria aan bod. Binn<strong>en</strong> deze krijtlijn<strong>en</strong> wordte<strong>en</strong> archiveringsstrategie uitgetek<strong>en</strong>d. Vervolg<strong>en</strong>s wordt besprok<strong>en</strong> <strong>hoe</strong> dezekwaliteitsvereist<strong>en</strong> werd<strong>en</strong> vertaald naar e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheer- <strong>en</strong> archiveringsprocedurevoor de stad Antwerp<strong>en</strong>. Het digitale docum<strong>en</strong>tbeheerstaat c<strong>en</strong>traal in het tweede deel van dit rapport. Hierbij wordt ingezoemdop het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> in hetbijzonder. De klemtoon hierbij ligt op de implem<strong>en</strong>tatie in de praktijk <strong>en</strong> de6Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | inleidingemailrapport01.indd 6 06-03-2006 18:04:46
instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die hierbij word<strong>en</strong> ingezet. Dit luik gaat dieper in op e<strong>en</strong> aantaltechnische aspect<strong>en</strong> inzake e-mailarchivering. T<strong>en</strong>slotte komt in het laatstedeel het archiver<strong>en</strong> van de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> aan bod. De digitaledocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met archiefwaarde word<strong>en</strong> voor transfert naar het archiefklaargemaakt <strong>en</strong> word<strong>en</strong> in het digitale archiefdepot opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.not<strong>en</strong>1 DAVID staat voor ‘Digitale Archivering in Vlaamse Instelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> Di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>’ <strong>en</strong> was e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werkingsverbandtuss<strong>en</strong> het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> <strong>en</strong> het Interdisciplinair C<strong>en</strong>trum voor Recht <strong>en</strong>Informatica.2 F. Boudrez, H. Dekeyser <strong>en</strong> S. Van d<strong>en</strong> Eynde, Archiver<strong>en</strong> van e-mail, Antwerp<strong>en</strong>-Leuv<strong>en</strong>, 2003 (versie2.0). (http://www.expertisec<strong>en</strong>trumdavid.be/davidproject/tekst<strong>en</strong>/Rapport<strong>en</strong>/Rapport5_V_2.pdf)7emailrapport01.indd 7 06-03-2006 18:04:46
8emailrapport01.indd 8 06-03-2006 18:04:46
2. KWALITEITSVEREISTEN VOOR EENARCHIVERINGSPROCEDURE VOOR E-MAILSVan mogelijke oplossing<strong>en</strong>tot archiveringsprocedureIn het vijfde DAVID-rapport werd<strong>en</strong> de algem<strong>en</strong>e juridische <strong>en</strong> archivistischekrijtlijn<strong>en</strong> voor e-mailarchivering uitgetek<strong>en</strong>d. Dit onderzoek wijst aan binn<strong>en</strong>welke gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong> e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> wordtuitgestippeld.2.1 Juridisch kaderBewar<strong>en</strong> <strong>en</strong> archiver<strong>en</strong>:wettelijke verplichtingDe wetgever legt <strong>en</strong>erzijds de publieke instelling<strong>en</strong> de verplichting op ome-<strong>mails</strong> te archiver<strong>en</strong>, <strong>en</strong> bak<strong>en</strong>t anderzijds de gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong> af waarbinn<strong>en</strong> dearchivering mag gebeur<strong>en</strong> 3 .De overheid heeft de plicht om de e-<strong>mails</strong> met de status bestuurs- <strong>en</strong> / ofarchiefdocum<strong>en</strong>t in e<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e, geord<strong>en</strong>de <strong>en</strong> toegankelijke staat bij te houd<strong>en</strong><strong>en</strong> te archiver<strong>en</strong>. Deze verplichting vloeit voort uit de archiefwet <strong>en</strong> dewet op de op<strong>en</strong>baarheid van bestuur. Beide wett<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> voor de publiekesector e<strong>en</strong> basis voor e-mailarchivering als gerechtvaardigd doel. Wel moetm<strong>en</strong> erover wak<strong>en</strong> dat persoonlijke e-mail niet in het archief van de organisatiewordt opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat de recht<strong>en</strong> van de e-mailgebruikers niet word<strong>en</strong>geschond<strong>en</strong>.Wettelijke gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong>De gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong> waarbinn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> organisatie kan optred<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> vooral bepaalddoor de bescherming van de privacy, de communicatievrijheid <strong>en</strong> hettelecommunicatiegeheim die alle hun basis vind<strong>en</strong> in artikel 8 van het EuropeesVerdrag van de Recht<strong>en</strong> van de M<strong>en</strong>s (EVRM) 4 . De principes vastgelegdin artikel 8 EVRM word<strong>en</strong> in het Belgische recht verder uitgewerkt door dewet op de bescherming van de persoonlijke lev<strong>en</strong>ssfeer (wet op de privacy)<strong>en</strong> de bepaling<strong>en</strong> omtr<strong>en</strong>t het telecommunicatiegeheim. Het begrip privacyof persoonlijke lev<strong>en</strong>ssfeer wordt erg ruim geïnterpreteerd, ook professionelecommunicatie wordt beschermd. Kracht<strong>en</strong>s artikel 8 van het EVRM heeft e<strong>en</strong>werknemer het recht om gebruik te mak<strong>en</strong> van de communicatiemiddel<strong>en</strong>van de werkgever, ook voor privé-doeleind<strong>en</strong>. Dit recht is niet onbeperkt,maar de werkgever mag het gebruik van e-mail voor privé-doeleind<strong>en</strong> niet9emailrapport01.indd 9 06-03-2006 18:04:47
absoluut verbied<strong>en</strong>. Het telecommunicatiegeheim verbiedt elke inm<strong>en</strong>gingin correspond<strong>en</strong>tie van ander<strong>en</strong>. K<strong>en</strong>nisname van het bestaan <strong>en</strong> van de inhoudvan telecommunicatie is in principe strafbaar. Zelfs het mak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>kopie zonder het bericht te op<strong>en</strong><strong>en</strong>, valt hieronder. De precieze reikwijdtevan dit verbod is al jaar <strong>en</strong> dag omstred<strong>en</strong>, maar rec<strong>en</strong>te rechtspraak beperktde bescherming strikt tot de overbr<strong>en</strong>gingsfase. Volg<strong>en</strong>s deze interpretatie isde impact van het telecommunicatiegeheim op het archiver<strong>en</strong> van e-maileerder gering, maar niet onbestaande. De wetgever is er zich van bewust datdeze regel in conflict kan kom<strong>en</strong> met andere belang<strong>en</strong>, vandaar dat er <strong>en</strong>keleuitzondering<strong>en</strong> werd<strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> eerste vervalt het strafbaar karakterwanneer de archivaris de toestemming heeft van alle deelnemers aan decommunicatie. Deze uitzonderingsgrond is echter niet realiseerbaar voor hetarchiver<strong>en</strong> van alle e-<strong>mails</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t, want dat zoubetek<strong>en</strong><strong>en</strong> dat telk<strong>en</strong>s de <strong>goed</strong>keuring van afz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> alle geadresseerd<strong>en</strong>vereist is. T<strong>en</strong> tweede vervalt het strafbaar karakter wanneer de wet dek<strong>en</strong>nisneming oplegt of toelaat. De wettelijke plicht om archief- <strong>en</strong> bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>te archiver<strong>en</strong> past binn<strong>en</strong> deze uitzondering.Wet op de privacyDe wet op de privacy is ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s van toepassing op e-mail. Deze wet regeltde verwerking van persoonsgegev<strong>en</strong>s. Bijna elke e-mail bevat persoonsgegev<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet conform de principes van deze wet word<strong>en</strong> behandeld. Vollediggeautomatiseerd systematisch archiver<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> door de werkgeverwordt beschouwd als inm<strong>en</strong>ging in de privacy van de werknemer. De wet opde privacy laat deze inm<strong>en</strong>ging <strong>en</strong>kel toe als drie principes word<strong>en</strong> gerespecteerd:transparantie, finaliteit <strong>en</strong> proportionaliteit. Transparantie betek<strong>en</strong>tdat alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geïnformeerd over het archiveringsbeleid.Archiver<strong>en</strong> van e-mail mag <strong>en</strong>kel in het kader van e<strong>en</strong> gerechtvaardigddoel, bijvoorbeeld de wettelijke archiveringsplicht of de verplichting bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>toegankelijk <strong>en</strong> op<strong>en</strong>baar te mak<strong>en</strong>. De verwerking van persoonsgegev<strong>en</strong>smoet proportioneel zijn aan dit gerechtvaardigd doel, vandaardat <strong>en</strong>kel professionele e-mail in het archief mag word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.Enkel professionelebericht<strong>en</strong> archiver<strong>en</strong>De organisatie mag e-mail archiver<strong>en</strong> voor zover het gaat om archief- of bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.Persoonlijke e-mail mag niet door de werkgever word<strong>en</strong>gearchiveerd. Om het onderscheid te mak<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> persoonlijke e-mail <strong>en</strong>professionele e-mail is de medewerking van de eindgebruiker de <strong>en</strong>ige haalbareoplossing. Automatische <strong>en</strong> rechtstreekse archivering via de e-<strong>mails</strong>erverzonder de tuss<strong>en</strong>komst van de eindgebruiker is wettelijk niet zomaartoegelat<strong>en</strong>. De organisatie moet duidelijke regels opstell<strong>en</strong> voor de afhandelingvan e-mail door de eindgebruiker, met name met het oog op de scheidingvan werkgerelateerde <strong>en</strong> persoonlijke e-mail. M<strong>en</strong> kan dit in de praktijk omzett<strong>en</strong>door de werknemer de e-mail te lat<strong>en</strong> toevoeg<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> dossier of telat<strong>en</strong> doorstur<strong>en</strong> naar e<strong>en</strong> records manager die vervolg<strong>en</strong>s voor de dossiervormingzorgt. Hierdoor word<strong>en</strong> persoonlijke <strong>mails</strong> gescheid<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong>die e<strong>en</strong> functie vervull<strong>en</strong> in één van de werkprocess<strong>en</strong> van de organisatie <strong>en</strong>word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> niet meer geop<strong>en</strong>d of geregistreerd tijd<strong>en</strong>s hun overbr<strong>en</strong>ging.10Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 10 06-03-2006 18:04:47
2.2 Archiefwet<strong>en</strong>schappelijke <strong>en</strong> organisatorische vereist<strong>en</strong>De archiveringsstrategie voor e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> wordt uitgetek<strong>en</strong>d binn<strong>en</strong>dit wettelijke kader. Daarnaast di<strong>en</strong>t de archivaris ook rek<strong>en</strong>ing te houd<strong>en</strong>met de archivistische nod<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantal criteria voor succesvolle implem<strong>en</strong>tatie<strong>en</strong> toepassing.ArchiefcontextNet zoals alle andere digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>t<strong>en</strong> eerste binn<strong>en</strong> hun archiefcontext gearchiveerd. E-<strong>mails</strong> moet<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>met hun bijlag<strong>en</strong> in de toekomst interpreteerbaar zijn. Ze moet<strong>en</strong> bijgevolggerelateerd blijv<strong>en</strong> aan hun archiefvormer <strong>en</strong> gesitueerd word<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> hetwerkproces waarin ze werd<strong>en</strong> gecreëerd of ontvang<strong>en</strong>. In de toekomst moetduidelijk blijk<strong>en</strong> op welke zaak of welk onderwerp e<strong>en</strong> e-mail betrekkingheeft. Ook de onderlinge sam<strong>en</strong>hang tuss<strong>en</strong> de archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die bijelkaar hor<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t bewaard. Dit geldt niet alle<strong>en</strong> voor de band tuss<strong>en</strong> e-mail<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tuele bijlage(n), maar ook voor de relatie met andere papier<strong>en</strong> <strong>en</strong>digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de organisatie die over dezelfde zaak of hetzelfdeonderwerp handel<strong>en</strong>. Voor de archiveringsstrategie heeft dit twee rechtstreeksegevolg<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> eerste word<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de statusvan archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> gearchiveerd. T<strong>en</strong> tweede moet<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> metdeze status gecontextualiseerd word<strong>en</strong> <strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>. De koppeling van de archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>aan hun context gebeurt om die red<strong>en</strong> best op e<strong>en</strong> explicietewijze. Voor de archiveringsstrategie betek<strong>en</strong>t dit dat de tuss<strong>en</strong>komst vereistis van de person<strong>en</strong> die <strong>goed</strong> vertrouwd zijn met de functie <strong>en</strong> de betek<strong>en</strong>isvan e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>. De person<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de organisatie die hiervoor hetbeste geplaatst zijn, zijn de verz<strong>en</strong>der of de ontvanger van het e-mailbericht.Ess<strong>en</strong>tiële compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong>van e-mailDe auth<strong>en</strong>ticiteit van gearchiveerde e-<strong>mails</strong> vereist t<strong>en</strong> tweede dat alle ess<strong>en</strong>tiëlecompon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> e-mail word<strong>en</strong> gearchiveerd. Naast de contextword<strong>en</strong> ook de inhoud <strong>en</strong> de structuur van e<strong>en</strong> e-mailbericht als ess<strong>en</strong>tieelbeschouwd. Tot de inhoud van e<strong>en</strong> e-mail word<strong>en</strong> niet alle<strong>en</strong> de onderwerpsaanduiding<strong>en</strong> het berichtveld gerek<strong>en</strong>d, maar ook de ev<strong>en</strong>tuele bijlage(n) 5 .De interne structuur geeft de relatie weer tuss<strong>en</strong> de compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>e-mail: headergegev<strong>en</strong>s, berichtveld, bijlage(n). E<strong>en</strong> e-mail is slechts volledigals al deze compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun onderlinge relatie gearchiveerd zijn. Functionaliteit<strong>en</strong> opmaak word<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> niet tot de ess<strong>en</strong>tiële compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong>van e-mail gerek<strong>en</strong>d. E-<strong>mails</strong> zijn immers statisch <strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> uniekeopmaak. De lay-out van het e-mailbericht is immers afhankelijk van de gebruiktecli<strong>en</strong>tsoftware 6 .Ess<strong>en</strong>tiëletransmissiegegev<strong>en</strong>sNaast de context <strong>en</strong> de vermelde compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> ook e<strong>en</strong> aantal transmissiegegev<strong>en</strong>svan e<strong>en</strong> e-mail te word<strong>en</strong> gearchiveerd. Deze transmissiegegev<strong>en</strong>skunn<strong>en</strong> als metadata word<strong>en</strong> beschouwd. Er is e<strong>en</strong> algem<strong>en</strong>econc<strong>en</strong>sus over welke intrinsieke elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> nodig zijn voor de id<strong>en</strong>tificatievan e<strong>en</strong> digitaal docum<strong>en</strong>t als e<strong>en</strong> e-mail 7 : het uniek ID, de naam <strong>en</strong> het e-11emailrapport01.indd 11 06-03-2006 18:04:48
mailadres van de afz<strong>en</strong>der (<strong>en</strong> zijn gemachtigde), de datum <strong>en</strong> het tijdstipvan verz<strong>en</strong>ding, de naam <strong>en</strong> het e-mailadres van elke geadresseerde (Aan,CC, BCC), de datum <strong>en</strong> het tijdstip van ontvangst <strong>en</strong> het aantal bijlag<strong>en</strong>. Dezegegev<strong>en</strong>s karakteriser<strong>en</strong> e<strong>en</strong> e-mail <strong>en</strong> onderscheid<strong>en</strong> hem van anderedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. We vind<strong>en</strong> deze transmissiegegev<strong>en</strong>s hoofdzakelijk terug in dee-mailheader.LangetermijnleesbaarheidE-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> hun bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> t<strong>en</strong> derde ook op e<strong>en</strong> duurzame wijze gearchiveerd.Om te anticiper<strong>en</strong> op het digitale duurzaamheidsprobleem wordte<strong>en</strong> zo groot mogelijke onafhankelijkheid van specifieke hard- <strong>en</strong> softwar<strong>en</strong>agestreefd. De digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> daarom platformonafhankelijkgearchiveerd. Niet alle<strong>en</strong> de e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> de bijlag<strong>en</strong>, maar ook huncontext <strong>en</strong> archivalische band word<strong>en</strong> duurzaam bewaard.Archiver<strong>en</strong> op maat van deorganisatieDe archiveringsstrategie wordt t<strong>en</strong> vierde afgestemd op de organisatorischecontext van de instelling. Welke e-<strong>mails</strong> zijn archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor deorganisatie? Binn<strong>en</strong> welke werkprocess<strong>en</strong> word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> verzond<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong>?Hoe is het archiver<strong>en</strong> van papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> / of digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> inhet algeme<strong>en</strong> georganiseerd? Wat is de technologische infrastructuur vande organisatie? Hoe zijn de bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> inzakedocum<strong>en</strong>t- <strong>en</strong> IT-beheer verdeeld?2.3 Implem<strong>en</strong>tatiecriteriaGemakkelijke toepassing<strong>en</strong> verspreidingT<strong>en</strong> slotte word<strong>en</strong> praktische <strong>en</strong> schaalbare oplossing<strong>en</strong> gezocht. De archiveringsoplossing<strong>en</strong>zijn bij voorkeur toepasbaar binn<strong>en</strong> bestaande IT-omgeving<strong>en</strong>.Op die manier word<strong>en</strong> grote investering<strong>en</strong> vermed<strong>en</strong> (extra softwarelic<strong>en</strong>sies,opleiding<strong>en</strong>, <strong>en</strong>z.) <strong>en</strong> kan de eindgebruiker met de vertrouwdecomputerprogramma’s blijv<strong>en</strong> werk<strong>en</strong>. Sam<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> praktische <strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudigeprocedure moet dit er mee voor zorg<strong>en</strong> dat de archiveringsstrategiezo <strong>goed</strong> mogelijk wordt nageleefd. Waar mogelijk wordt ook zoveel mogelijkgeautomatiseerd. Dit beperkt de m<strong>en</strong>selijke tuss<strong>en</strong>komst, komt de gebruiksvri<strong>en</strong>delijkheidtegemoet <strong>en</strong> verzekert e<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e toepassing van de archiveringsprocedure.Naast de juridische <strong>en</strong> archivistische vereist<strong>en</strong> zal e<strong>en</strong> dergelijkepragmatische aanpak mee de keuze voor e<strong>en</strong> bepaalde archiveringstrategiebeïnvloed<strong>en</strong>. Schaalbaarheid is vooral e<strong>en</strong> factor waarmee in groteorganisaties rek<strong>en</strong>ing moet word<strong>en</strong> gehoud<strong>en</strong>.12Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 12 06-03-2006 18:04:48
2.4 De DAVID-modeloplossingHet archiver<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> was e<strong>en</strong> concrete onderzoekscase van het DAVIDproject.Binn<strong>en</strong> het uitgetek<strong>en</strong>de juridische <strong>en</strong> archiefwet<strong>en</strong>schappelijkekader werd e<strong>en</strong> archiveringsoplossing voor e-<strong>mails</strong> gezocht. Organisaties diee<strong>en</strong> op maat gesned<strong>en</strong> archiveringsbeleid voor e-<strong>mails</strong> (<strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>)will<strong>en</strong> uitwerk<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> deze modeloplossing als basis nem<strong>en</strong>. De algem<strong>en</strong><strong>eDAVID</strong>-aanpak voor e-mailarchivering kan immers op diverse wijz<strong>en</strong> <strong>en</strong>in verschill<strong>en</strong>de technologische omgeving<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geïmplem<strong>en</strong>teerd. D<strong>eDAVID</strong>-strategie is er op gericht om bruikbare e-<strong>mails</strong>, bijlag<strong>en</strong> <strong>en</strong> anderedigitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te bewar<strong>en</strong>. Dit houdt in dat de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> vindbaar,leesbaar <strong>en</strong> begrijpbaar zijn 8 .Volg<strong>en</strong>de stapp<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> deel uit van de DAVID-modeloplossing:1. registrer<strong>en</strong> van de transmissie <strong>en</strong> contextuele gegev<strong>en</strong>s2. digitale dossiervorming: exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> <strong>en</strong> sam<strong>en</strong>met gerelateerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> bewar<strong>en</strong>3. omzett<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> naar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>.2.4.1 REGISTREREN VAN DE TRANSMISSIE EN CONTEXTUELE GEGEVENSTransmissiegegev<strong>en</strong>sregistrer<strong>en</strong>De ess<strong>en</strong>tiële transmissiegegev<strong>en</strong>s van e-<strong>mails</strong> zijn: e<strong>en</strong> uniek ID, de naam<strong>en</strong> het e-mailadres van de verz<strong>en</strong>der (<strong>en</strong> zijn gemachtigde), de datum <strong>en</strong> hettijdstip van verz<strong>en</strong>ding, de naam <strong>en</strong> het e-mailadres van de ontvanger(s), dedatum <strong>en</strong> het tijdstip van ontvangst <strong>en</strong> het aantal bijlag<strong>en</strong>. Deze gegev<strong>en</strong>szijn voor elke e-mail binn<strong>en</strong> het <strong>mails</strong>ysteem aanwezig, alle<strong>en</strong> word<strong>en</strong> z<strong>en</strong>iet altijd sam<strong>en</strong> weergegev<strong>en</strong> <strong>en</strong> wijzig<strong>en</strong> ze soms (bijvoorbeeld dynamischophal<strong>en</strong> van e-mailadress<strong>en</strong> uit het adresboek). Omwille van de volledigheid<strong>en</strong> de auth<strong>en</strong>ticiteit van de e-mail als archiefdocum<strong>en</strong>t, is het van belang datal deze gegev<strong>en</strong>s op e<strong>en</strong> gestructureerde <strong>en</strong> statische wijze word<strong>en</strong> geregistreerd<strong>en</strong> onlosmakelijk sam<strong>en</strong> met het bericht word<strong>en</strong> gearchiveerd. Debeste methode hiervoor is het inkapsel<strong>en</strong> van deze gegev<strong>en</strong>s zodat deze e<strong>en</strong>intern onderdeel van de e-mail word<strong>en</strong>. Dit is ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> belangrijkaandachtspunt wanneer e-<strong>mails</strong> op papier word<strong>en</strong> bewaard 9 .Aanduid<strong>en</strong> van de contextOmdat het mogelijk zou blijv<strong>en</strong> om de e-mail in de toekomst te interpreter<strong>en</strong>,di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> de context te k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> waarbinn<strong>en</strong> de e-mail werd gebruikt. Deband tuss<strong>en</strong> e-mail <strong>en</strong>erzijds <strong>en</strong> archiefvormer <strong>en</strong> werkproces anderzijds,moet op de één of andere manier word<strong>en</strong> aangegev<strong>en</strong> zodat in de toekomstduidelijk blijft wat de betek<strong>en</strong>is <strong>en</strong> de functie van het archiefdocum<strong>en</strong>t was.M<strong>en</strong> kan dit in de praktijk br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>tscode van het overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>dedossier of e<strong>en</strong> andere registratieverwijzing aan de e-mail toete voeg<strong>en</strong>. Deze beschrijv<strong>en</strong>de metadata gev<strong>en</strong> bij voorkeur de context <strong>en</strong>mete<strong>en</strong> ook de vindplaats van het docum<strong>en</strong>t aan. Aangezi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> dergelijkeverwijzing de archivalische band vastlegt, is dit e<strong>en</strong> belangrijke id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong>-13emailrapport01.indd 13 06-03-2006 18:04:49
de compon<strong>en</strong>t van de e-mail als archiefdocum<strong>en</strong>t. Immers, de feitelijkestatus van ‘archiefdocum<strong>en</strong>t’ is ondermeer afhankelijk van die verwijzingnaar de context.Wie registreert?Aangezi<strong>en</strong> de ess<strong>en</strong>tiële transmissiegegev<strong>en</strong>s in het e-<strong>mails</strong>ysteem aanwezigzijn, kunn<strong>en</strong> deze voor elke e-mail met archiefwaarde volledig automatischword<strong>en</strong> opgehaald <strong>en</strong> vastgelegd, zonder dat hiervoor <strong>en</strong>ige actie van deeindgebruiker vereist is. Het toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>ts- of registratiecodedaar<strong>en</strong>teg<strong>en</strong> kan niet volledig automatisch verlop<strong>en</strong>. De afz<strong>en</strong>der of degeadresseerde weet het beste binn<strong>en</strong> welke context e<strong>en</strong> bericht werdontvang<strong>en</strong> of verstuurd <strong>en</strong> is bijgevolg het beste geplaatst om e<strong>en</strong> bericht tecontextualiser<strong>en</strong> door het aan e<strong>en</strong> bepaalde dossier- of onderwerpsmap toete wijz<strong>en</strong>. Het is wel belangrijk dat deze handeling zo gebruiksvri<strong>en</strong>delijk <strong>en</strong>efficiënt mogelijk verloopt. Automatisering kan hierbij e<strong>en</strong> grote hulp zijn.Wanneer registrer<strong>en</strong>?Het vastlegg<strong>en</strong> van zowel de transmissie als contextuele metadata gebeurtbij voorkeur wanneer de e-<strong>mails</strong> nog in het e-<strong>mails</strong>ysteem aanwezig zijn.Idealiter sluit het ‘capture’-mom<strong>en</strong>t zo dicht mogelijk aan bij het tijdstip vanverz<strong>en</strong>ding of van ontvangst.2.4.2 DIGITALE DOSSIERVORMING: EXPORTEREN VAN E-MAILS ENBIJLAGEN EN SAMEN MET GERELATEERDE DOCUMENTEN BEWARENDossiers vorm<strong>en</strong> <strong>en</strong><strong>klasser<strong>en</strong></strong>De e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> in mapp<strong>en</strong> geord<strong>en</strong>d. Hiertoe wordt e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuuruitgewerkt waarbinn<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> weggeschrev<strong>en</strong><strong>en</strong> achteraf kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> teruggevond<strong>en</strong>. De mapp<strong>en</strong>structuuris het digitale klassem<strong>en</strong>t die de structuur van het archief zichtbaar maakt<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> integreert in het werkproces. De e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong>binn<strong>en</strong> de mapp<strong>en</strong>structuur per zaak of onderwerp gegroepeerd. Zo word<strong>en</strong>dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong> gevormd die volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> welbepaaldelogica zijn geord<strong>en</strong>d. De opbouw <strong>en</strong> hiërarchie van de mapp<strong>en</strong>structuurwordt bij voorkeur gebaseerd op de tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> van de archiefvormer.Niet alle<strong>en</strong> wordt dit in het algeme<strong>en</strong> als het meest stabiele indelingscriteriumbeschouwd, binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> indeling gebaseerd op tak<strong>en</strong> of bedrijfsprocess<strong>en</strong>zull<strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>isvol <strong>en</strong> (her)bruikbaar zijn. De mapp<strong>en</strong>structuur<strong>en</strong> de plaats van het digitale dossier binn<strong>en</strong> die mapp<strong>en</strong>structuurcommuniceert dan informatie over de context van de geklasseerde <strong>en</strong> / ofgearchiveerde e-mail <strong>en</strong> bijlage(n). De digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> zo onmiddellijkword<strong>en</strong> gelinkt aan het bedrijfsproces waarin ze e<strong>en</strong> functievervull<strong>en</strong> 10 .Waarom exporter<strong>en</strong>?De courante e-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong> in de mogelijkheid om e<strong>en</strong> online ofe<strong>en</strong> offline mapp<strong>en</strong>structuur te creër<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> naar dezemapp<strong>en</strong> te verplaats<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem isechter slechts geschikt als tuss<strong>en</strong>tijdse opslagplaats, <strong>en</strong> zeker niet de eind-14Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 14 06-03-2006 18:04:49
estemming van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t.Export van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> naar e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur buit<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteemdringt zich om meerdere red<strong>en</strong><strong>en</strong> op. T<strong>en</strong> eerste is er het digitaleduurzaamheidsprobleem. De meeste e-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> hanter<strong>en</strong> hun eig<strong>en</strong>formaat voor de opslag van e-<strong>mails</strong>. Online <strong>en</strong> offline mapp<strong>en</strong> zijn doorgaansgecomprimeerde bestand<strong>en</strong> of kleine eig<strong>en</strong>domsgebond<strong>en</strong> databanktoepassing<strong>en</strong>waardoor op termijn leesbaarheidsproblem<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ontstaan 11 .Daarom wordt best ook ge<strong>en</strong> gebruik gemaakt van de ‘archiverings’-functionaliteit<strong>en</strong>die bepaalde <strong>mails</strong>oftwarepakkett<strong>en</strong> bied<strong>en</strong>. Deze functionaliteit<strong>en</strong>zijn vooral gericht op het ontlast<strong>en</strong> van de <strong>mails</strong>erver <strong>en</strong> op het tijdelijkwegschrijv<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> in geslot<strong>en</strong> <strong>en</strong> gecomprimeerde format<strong>en</strong>.T<strong>en</strong> tweede zijn e-<strong>mails</strong> binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem niet altijd ev<strong>en</strong> gemakkelijktoegankelijk: postbuss<strong>en</strong> <strong>en</strong> mapp<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgeschermd dooraccounts <strong>en</strong> paswoord<strong>en</strong>, offline mapp<strong>en</strong> zijn moeilijk deelbaar met collega’s,<strong>en</strong>z. E-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun opslagplaats<strong>en</strong> zijn t<strong>en</strong> derde niet geschikt voorhet beheer van grote <strong>hoe</strong>veelhed<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>. Grote online mapp<strong>en</strong>hypotheker<strong>en</strong> de performantie van de servers, terwijl offline mapp<strong>en</strong> doorhun grote omvang gemakkelijk corrupt word<strong>en</strong> <strong>en</strong> dus onbetrouwbaar <strong>en</strong>instabiel zijn.Door e-<strong>mails</strong> te exporter<strong>en</strong> verbreekt m<strong>en</strong> t<strong>en</strong> vierde ook de band met de<strong>mails</strong>erver. Dit biedt het voordeel dat e<strong>en</strong> aantal gegev<strong>en</strong>s zoals e<strong>en</strong> e-mailadresniet meer automatisch word<strong>en</strong> gewijzigd (bijvoorbeeld na aanpassingvan het adresboek) <strong>en</strong> bijgevolg statisch word<strong>en</strong>.De vijfde red<strong>en</strong> voor de export van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> is de integratie metgerelateerde digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die niet via het <strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> verzond<strong>en</strong>.Deze docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> niet zomaar in de mapp<strong>en</strong>structuur binn<strong>en</strong>het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Nochtans kunn<strong>en</strong> ze betrekkinghebb<strong>en</strong> op hetzelfde dossier of onderwerp <strong>en</strong> hor<strong>en</strong> ze dus sam<strong>en</strong> met gerelateerdee-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> te word<strong>en</strong> bewaard. Het omgekeerde is echterwel gemakkelijker te realiser<strong>en</strong>: e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> hete-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> gebracht <strong>en</strong> sam<strong>en</strong> met de andere digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>van de organisatie word<strong>en</strong> bewaard. Door alle relevante docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>sam<strong>en</strong> te bewar<strong>en</strong>, kan achteraf sneller <strong>en</strong> accurater e<strong>en</strong> beeld over e<strong>en</strong>zaak of e<strong>en</strong> onderwerp word<strong>en</strong> gereconstrueerd. De ontworp<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuurvoor e-mailarchivering biedt bijgevolg ook de mogelijkheid omandere digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> gestructureerde wijze in sam<strong>en</strong>hangmet hun context te bewar<strong>en</strong>. Zo wordt in de organisatie de vindplaats vandigitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s van meerdere locaties (onder anderee-<strong>mails</strong>ysteem, fileservers, lokale harde schijv<strong>en</strong>, postregistratiesyseem),tot één geme<strong>en</strong>schappelijke mapp<strong>en</strong>structuur herleid <strong>en</strong> is de kans op hetterugvind<strong>en</strong> <strong>en</strong> herbruik<strong>en</strong> van bestaande informatie groter. Door e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong> sam<strong>en</strong> met de andere digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te bewar<strong>en</strong>,word<strong>en</strong> als het ware digitale dossiers gevormd die op e<strong>en</strong> c<strong>en</strong>trale plaatsword<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>. Gec<strong>en</strong>traliseerd beheer biedt dan weer voordel<strong>en</strong> ophet vlak van beheer (beveiliging, back-up, toegankelijkheid, <strong>en</strong>z.). Dit is e<strong>en</strong>belangrijke stap op weg naar e<strong>en</strong> gecontroleerd archiefbeheer.15emailrapport01.indd 15 06-03-2006 18:04:50
Exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> biedt t<strong>en</strong> slotte ook het praktische voordeeldat de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> beschikbaar blijv<strong>en</strong> wanneer m<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> toegangheeft tot de e-<strong>mails</strong>erver.Business cases: e<strong>en</strong>omgekeerde aanpakAndere e-mailarchiveringsoplossing<strong>en</strong> gaan soms uit van de teg<strong>en</strong>overgesteldemethode <strong>en</strong> bouw<strong>en</strong> e<strong>en</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>t binn<strong>en</strong> de e-mailinfrastructuuruit. Vooral in de privé-sector wordt deze aanpak veel toegepast. Degebruiksvri<strong>en</strong>delijke <strong>en</strong> meer gesofisticeerde zoekmogelijkhed<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>e-mailcli<strong>en</strong>tprogramma zoals MS Outlook of Lotus Notes word<strong>en</strong> hiervoor alsargum<strong>en</strong>t naar voor geschov<strong>en</strong>. Omwille van de bov<strong>en</strong>g<strong>en</strong>oemde red<strong>en</strong><strong>en</strong> isdeze aanpak echter niet aangewez<strong>en</strong>. E-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> zijn immers ge<strong>en</strong>docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong>. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> houdt e<strong>en</strong> dergelijke aanpak in datandere digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> geïmporteerd,ook al werd<strong>en</strong> ze niet ontvang<strong>en</strong> of verstuurd via e-mail. Deze business caseston<strong>en</strong> wel de nood aan dezelfde of gelijkaardige zoekfunctionaliteit<strong>en</strong> in hetdigitale klassem<strong>en</strong>t als in het e-<strong>mails</strong>ysteem aan. Dit is e<strong>en</strong> belangrijkaandachtspunt bij het uitwerk<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersprocedure.Welke e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlage(n) <strong>klasser<strong>en</strong></strong>?Enkel de e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) met status van archiefdocum<strong>en</strong>t voor de organisatiehor<strong>en</strong> in het digitale klassem<strong>en</strong>t thuis. Persoonlijke e-<strong>mails</strong>, e-<strong>mails</strong>met e<strong>en</strong> louter informatieve waarde, <strong>en</strong>z. word<strong>en</strong> niet in het digitale klassem<strong>en</strong>tvan de organisatie bewaard.Ook in e<strong>en</strong> digitale omgeving dringt selectie zich op. Hoewel commerciëlespelers op de archiveringsmarkt jar<strong>en</strong>lang het teg<strong>en</strong>deel promoott<strong>en</strong>, gaatde jongste g<strong>en</strong>eratie archiveringsoplossing<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> selecti<strong>en</strong>oodzaak uit.Alles archiver<strong>en</strong> blijkt niet alle<strong>en</strong> heel duur te zijn, maar vergroot ook dezoektijd aanzi<strong>en</strong>lijk, ook al beschikt m<strong>en</strong> over geautomatiseerde zoektechnologieën12 .Wie klasseert?De afz<strong>en</strong>der of de geadresseerde is de meest aangewez<strong>en</strong> persoon ome-<strong>mails</strong> te <strong>klasser<strong>en</strong></strong>. Hier zijn zowel juridische als archiefwet<strong>en</strong>schappelijkered<strong>en</strong><strong>en</strong> voor. De afz<strong>en</strong>der of de geadresseerde zelf toelat<strong>en</strong> zijn e-<strong>mails</strong> aldan niet te <strong>klasser<strong>en</strong></strong>, is de veiligste manier om e-<strong>mails</strong> te archiver<strong>en</strong>, wilm<strong>en</strong> de privacy van werknemers niet sch<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. Vanuit archiefstandpunt isde eindgebruiker het beste geplaatst om te oordel<strong>en</strong> of het e-mailbericht<strong>en</strong> / of de bijlage(n) archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> indi<strong>en</strong> ja, om aan te gev<strong>en</strong> inwelk dossier of welke onderwerpsmap ze hor<strong>en</strong>.De tuss<strong>en</strong>komst van de eindgebruiker is e<strong>en</strong> belangrijke succesfactor. Dithoudt natuurlijk e<strong>en</strong> aantal risico’s in zoals het onvoldo<strong>en</strong>de nalev<strong>en</strong> van dearchiveringsprocedure, het opbouw<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>t buit<strong>en</strong> datvan de organisatie om of het onrechtmatig vernietig<strong>en</strong> van archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.Bij de uitwerking van e<strong>en</strong> concrete, praktische invoering moet m<strong>en</strong>hiermee rek<strong>en</strong>ing houd<strong>en</strong>. Voor praktische toepassing is het ook aangewez<strong>en</strong>om binn<strong>en</strong> de organisatie duidelijke afsprak<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong> wie e<strong>en</strong> e-mailberichtklasseert dat aan meerdere geadresseerd<strong>en</strong> werd verstuurd.16Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 16 06-03-2006 18:04:50
Afbeelding 1: Digitale dossiers vorm<strong>en</strong> door e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> te exporter<strong>en</strong> <strong>en</strong> te groeper<strong>en</strong> metgerelateerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. E-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> tijdelijk in het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> bewaard ofrechtstreeks in de overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>de digitale map word<strong>en</strong> geklasseerd. Belangrijke aandachtspunt<strong>en</strong>zijn het registrer<strong>en</strong> van de ess<strong>en</strong>tiële metadata <strong>en</strong> de keuze van het exportformaat.2.4.3 OMZETTEN VAN E-MAILS EN BIJLAGEN NAAR GESCHIKTEARCHIVERINGSFORMATENE-<strong>mails</strong> alsXML-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>archiver<strong>en</strong>Alvor<strong>en</strong>s m<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met archiefwaarde in het digitale archiefopneemt, word<strong>en</strong> ze best omgezet naar e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat.Aangezi<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>goed</strong> gestructureerde <strong>en</strong> tekstuele docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn, ligthet voor de hand dat XML als archiveringsformaat wordt gebruikt. XML 13 :¬ is e<strong>en</strong> op<strong>en</strong> standaard van het World Wide Web Consortium. De XMLspecificatieis stabiel, op<strong>en</strong> <strong>en</strong> publiek. De specificatie kan pas word<strong>en</strong>gewijzigd na het doorlop<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> hele procedure <strong>en</strong> na consultatievan ondermeer het publiek.¬ is vrij van pat<strong>en</strong>t- <strong>en</strong> lic<strong>en</strong>tierecht<strong>en</strong>.¬ is platformonafhankelijk. E<strong>en</strong> XML-docum<strong>en</strong>t is in ess<strong>en</strong>tie niets meerdan e<strong>en</strong> plat tekstbestand (Unicode) dat met diverse softwaretoepassing<strong>en</strong>kan word<strong>en</strong> geraadpleegd. Met het oog op langetermijnarchiveringis tekstuele <strong>en</strong>coding ook veiliger dan binaire <strong>en</strong>coding 14 .¬ scheidt opmaak van inhoud <strong>en</strong> structuur. Het XML-bestand bevat deinhoud <strong>en</strong> de structuur van e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t. De opmaak van e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>twordt met e<strong>en</strong> stylesheet (CSS, XSL) gedefinieerd.¬ is door de combinatie van nesting <strong>en</strong> semantische tags uitermategeschikt om op e<strong>en</strong> expliciete wijze e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tmodel in tijd over tebr<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. Door zijn uitbreidbaarheid kan de gebruiker in XML zijn eig<strong>en</strong>docum<strong>en</strong>tmodell<strong>en</strong> toepass<strong>en</strong>.¬ kan de structuur van e<strong>en</strong> e-mail op e<strong>en</strong> expliciete wijze bewar<strong>en</strong> binn<strong>en</strong>het docum<strong>en</strong>t zelf. Hierdoor zijn bijvoorbeeld gestructureerde zoekactiesop de headerveld<strong>en</strong> mogelijk. De structuur wordt ook externgedocum<strong>en</strong>teerd in e<strong>en</strong> DTD of e<strong>en</strong> XML Schema.¬ biedt meerdere validatiemogelijkhed<strong>en</strong> zodat de kwaliteit van de XML-17emailrapport01.indd 17 06-03-2006 18:04:56
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> automatische wijze kan word<strong>en</strong> gecontroleerd.¬ k<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> grote marktp<strong>en</strong>etratie.¬ is als uitwisselingsformaat geschikt om het basisformaat voor e-mailoverbr<strong>en</strong>gingte word<strong>en</strong> 15 .Aangezi<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> mom<strong>en</strong>teel nog steeds als gewone platte tekstbestand<strong>en</strong>word<strong>en</strong> gecommuniceerd, di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> voor de XML-archivering van e-<strong>mails</strong>nog e<strong>en</strong> omzetting te voorzi<strong>en</strong>. De omzetting bestaat hoofdzakelijk uit hettoevoeg<strong>en</strong> van XML-tags aan de verschill<strong>en</strong>de gegev<strong>en</strong>sveld<strong>en</strong> <strong>en</strong> het structurer<strong>en</strong>van de elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. De courante e-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong> zijn nog niet uitgerustmet e<strong>en</strong> dergelijke functionaliteit, zodat hiervoor e<strong>en</strong> ad hoc oplossingnodig zal zijn. M<strong>en</strong> kan hiervoor gebruik mak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> afzonderlijk omzettingscomputerprogrammaof e<strong>en</strong> dergelijke functionaliteit inbouw<strong>en</strong> in hete-mailprogramma (zie verder).PDF/A als alternatiefE<strong>en</strong> alternatief voor XML als archiveringsformaat is het PDF/A-formaat datals internationale standaard werd vastgelegd (ISO 19005-1:2005). PDF/A isbedoeld als e<strong>en</strong> beperkte, maar stabiele subset van het PDF-formaat van produc<strong>en</strong>tAdobe. PDF/A biedt e<strong>en</strong> aantal voordel<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van PDF. PDF/Ais e<strong>en</strong> standaard voor tekstuele docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> waarvan het beheer niet langerin hand<strong>en</strong> is van één bedrijf, maar van e<strong>en</strong> standaardiseringsinstantie waarinde overheid, de produc<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> de academische wereld zijn verteg<strong>en</strong>woordigd.Hierdoor wordt e<strong>en</strong> grotere stabiliteit <strong>en</strong> zekerheid gewaarborgd.Adobe controleert immers PDF volledig zelfstandig <strong>en</strong> is helemaal nietverplicht om de PDF-specificatie te publicer<strong>en</strong>. PDF/A is speciaal sam<strong>en</strong>gesteldvoor archiveringsdoeleind<strong>en</strong>. PDF/A-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> zelfvoorzi<strong>en</strong><strong>en</strong>dzijn <strong>en</strong> zoveel mogelijk externe afhankelijkhed<strong>en</strong> (bijvoorbeeld ophal<strong>en</strong>van externe lettertypes, <strong>en</strong>cryptie) <strong>en</strong> eig<strong>en</strong>domsgebond<strong>en</strong> toepassing<strong>en</strong>vermijd<strong>en</strong> 16 .Archiveringsformaat voorde bijlag<strong>en</strong>Om te bepal<strong>en</strong> welk bestandsformaat e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat isvoor de bijlag<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> de andere interne digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,wordt ondermeer gekek<strong>en</strong> naar het type docum<strong>en</strong>t <strong>en</strong> zijn eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong>.Elke type kan immers specifieke archiveringsvereist<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>, <strong>en</strong> dit zowelop het vlak van geschikt archiveringsformaat als van metadata. Dit is trouw<strong>en</strong>séén van de red<strong>en</strong><strong>en</strong> waarom e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> van elkaar word<strong>en</strong> gescheid<strong>en</strong>als ze buit<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> gebracht. Digitaal Archi-Ver<strong>en</strong>: rIchtlijn & aDvies 4 biedt e<strong>en</strong> overzicht van geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>voor verschill<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>ttypes.2.5 Marktverk<strong>en</strong>ning <strong>en</strong> evaluatieBusiness casesAlvor<strong>en</strong>s van start te gaan met de uitwerking van e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> archiveringsprocedure<strong>en</strong> de ontwikkeling van de bijhor<strong>en</strong>de tools werd<strong>en</strong> bestaandeoplossing<strong>en</strong> geëvalueerd. Enkele archiveringsoplossing<strong>en</strong> uit de privé-sectorwerd<strong>en</strong> afgetoetst aan de archiefwet<strong>en</strong>schappelijke vereist<strong>en</strong>, maar vol-18Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 18 06-03-2006 18:04:56
ded<strong>en</strong> niet. Het gemis aan contextuele informatie <strong>en</strong> e<strong>en</strong> visie op langetermijnarchiveringzijn hiervoor de hoofdred<strong>en</strong><strong>en</strong> (zie ook 2.2: Businesscases: e<strong>en</strong> omgekeerde aanpak).Commerciëletoepassing<strong>en</strong>Naast de business cases werd ook de commerciële markt verk<strong>en</strong>d. De voornaamstespelers op de e-mailarchiveringsmarkt werd<strong>en</strong> uitg<strong>en</strong>odigd voore<strong>en</strong> productvoorstelling. Digipolis, de informaticapartner van de stad Antwerp<strong>en</strong>,<strong>en</strong> het stadsarchief toetst<strong>en</strong> de voorgestelde commerciële archiveringsoplossing<strong>en</strong>aan de vooropgezette technische, juridische <strong>en</strong> archivistischekwaliteitsvereist<strong>en</strong>. De product<strong>en</strong> KVS and Enterprise Vault, Email ArchiveManager <strong>en</strong> Exchange Archive Solution werd<strong>en</strong> geëvalueerd. Deze product<strong>en</strong>bied<strong>en</strong> alle dezelfde basisfunctionaliteit: bij het archiver<strong>en</strong> word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong><strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> verplaatst naar e<strong>en</strong> aparte server. In de postbuss<strong>en</strong> word<strong>en</strong> degearchiveerde e-<strong>mails</strong> vervang<strong>en</strong> door snelkoppeling<strong>en</strong> zodat de <strong>mails</strong>erversword<strong>en</strong> ontlast. Via e<strong>en</strong> databank zijn de gearchiveerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>opnieuw opvraagbaar.Ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel voorgesteld commerciëel product voldeed echter aan de vereist<strong>en</strong>.Algem<strong>en</strong>e tekortkoming<strong>en</strong> van deze commerciële pakkett<strong>en</strong> zijn 17 :¬ rechtstreekse archivering vanop de <strong>mails</strong>erver <strong>en</strong> zonder tuss<strong>en</strong>komstvan de eindgebruiker, wat moeilijk te realiser<strong>en</strong> is binn<strong>en</strong> de Belgischewettelijke context.¬ beperkte dossiervormingsmogelijkhed<strong>en</strong>: <strong>en</strong>kel digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>verstuurd via het e-<strong>mails</strong>ysteem kunn<strong>en</strong> in de digitale dossiers word<strong>en</strong>opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die niet per e-mail word<strong>en</strong> verstuurdkunn<strong>en</strong> niet aan het digitale archief word<strong>en</strong> toegevoegd.¬ verlies van archiefcontext <strong>en</strong> gekoppelde ontsluitingsmogelijkhed<strong>en</strong>.De mapp<strong>en</strong>structuur kan niet word<strong>en</strong> overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. De ontsluitingsmeerwaardevan bepaalde opslagsystem<strong>en</strong> in de vorm van full textzoekopdracht<strong>en</strong> weegt niet op teg<strong>en</strong> het verlies van de archiefcontext<strong>en</strong> zoekmogelijkhed<strong>en</strong> op de mapp<strong>en</strong>structuur <strong>en</strong> op contextueleheadergegev<strong>en</strong>s.¬ ge<strong>en</strong> c<strong>en</strong>traal of gecoördineerd archiefbeheer: de logische organisatievan het e-mailarchief wordt overgelat<strong>en</strong> aan de eindgebruiker die zelfzijn postbus met snelkoppeling<strong>en</strong> naar <strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> in de archiefdatabankbeheert.¬ de gearchiveerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong>kel toegankelijk voor demedewerkers die ze verzond<strong>en</strong> of ontving<strong>en</strong>.¬ focus op opslag <strong>en</strong> ontlasting van de <strong>mails</strong>erver: de klemtoon ligt ophet bewar<strong>en</strong> van de bits <strong>en</strong> bytes van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>, niet op hetarchiver<strong>en</strong> van het conceptuele archiefdocum<strong>en</strong>t.¬ onvoldo<strong>en</strong>de leesbaarheidsgaranties op lange termijn: grote afhankelijkheidvan e<strong>en</strong> geslot<strong>en</strong> of niet-transparant databanksysteem, opslagin eig<strong>en</strong>domsgebond<strong>en</strong>, niet-gestandaardiseerde of geslot<strong>en</strong> containerbestand<strong>en</strong>,gebruik van compressie, ge<strong>en</strong> algem<strong>en</strong>e archiveringsoplossingvoor alle types bijlag<strong>en</strong>, <strong>en</strong>z.19emailrapport01.indd 19 06-03-2006 18:04:57
Ge<strong>en</strong> structureleoplossingOp vlak van langetermijnleesbaarheid, toegankelijkheid <strong>en</strong> dossiervormingbied<strong>en</strong> de commerciële pakkett<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> meerwaarde teg<strong>en</strong>over de e-<strong>mails</strong>ystem<strong>en</strong>zelf. Ze richt<strong>en</strong> zich in de eerste plaats op de ontlasting van de<strong>mails</strong>ervers door het beheer van oude e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> over te nem<strong>en</strong>.Hierdoor blijv<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de organisatie grote (virtuele) postbuss<strong>en</strong> bestaan.De verschill<strong>en</strong>de commerciële archiveringsoplossing<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong>met elkaar geme<strong>en</strong> dat ze de installatie van nieuwe hard- <strong>en</strong> software (onderandere servers, serversoftware, databanksysteem, cli<strong>en</strong>tsoftware) vereist<strong>en</strong>,waarvoor grote investering<strong>en</strong> in middel<strong>en</strong> <strong>en</strong> personeel nodig zijn.BesluitIn overleg met Digipolis werd beslot<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> gebruik te mak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> commerciëlearchiveringsoplossing <strong>en</strong> voorrang te gev<strong>en</strong> aan het uitwerk<strong>en</strong> vane<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> archiveringsstrategie <strong>en</strong> -procedure binn<strong>en</strong> de bestaande MSExchange <strong>en</strong> Outlook e-mailconfiguratie. E<strong>en</strong> aantal andere opties voor hettoevoeg<strong>en</strong> van contextuele- <strong>en</strong> transmissiegegev<strong>en</strong>s werd<strong>en</strong> nog onderzocht,maar deze bod<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> meerwaarde t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van de voorgestelde DAVIDoplossing.20Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | kwaliteitsvereist<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voor e-<strong>mails</strong>emailrapport01.indd 20 06-03-2006 18:04:57
not<strong>en</strong>3 Met dank aan Hannelore Dekeyser voor de actualisering van dit hoofdstuk. Voor meer info over hetwettelijke kader, zie: F. Boudrez, H. Dekeyser <strong>en</strong> S. Van d<strong>en</strong> Eynde, Archiver<strong>en</strong> van e-mail, Antwerp<strong>en</strong>-Leuv<strong>en</strong>, 2003 (versie 2.0).4 De wettelijke basis hiervoor is: Grondwet: art. 22 <strong>en</strong> 19; Wet van 21 maart 1991 betreff<strong>en</strong>de dehervorming van sommige economische bedrijv<strong>en</strong> (Belgacom- of Telecomwet): art. 109terD <strong>en</strong>109terE; Wet van 8 december 1992 op de bescherming van de persoonlijke lev<strong>en</strong>ssfeer.5 Moreq: 6.1.26 Het opmak<strong>en</strong> van e-mailbericht<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t als e<strong>en</strong> uitbreiding van de e-<strong>mails</strong>tandaard te word<strong>en</strong>beschouwd. Lang niet alle e-mailcli<strong>en</strong>ts ondersteun<strong>en</strong> bijvoorbeeld HTML- <strong>en</strong> RTF-formattering vanhet berichtveld. Thunderbird bijvoorbeeld zet RTF-formattering automatisch om naar HTML.Bepaalde versies van Netscape Mess<strong>en</strong>ger zet HTML-opmaak om naar platte tekst. Om dezelfdered<strong>en</strong> kan bijvoorbeeld in e<strong>en</strong> programma zoals Thunderbird word<strong>en</strong> ingesteld welke geadresseerdeal dan niet HTML ondersteunt.7 RFC 822, Standard for the format of arpa internet text messages, 1982; RFC 2822¸Internet MessageFormat, 2001 (http://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txt); Dod, Design criteria standard for electronicrecords managem<strong>en</strong>t software applications. DOD 5015-2, 2002, p. 32-33 (C2.2.4.2); Testbed DigitaleBewaring, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast, D<strong>en</strong> Haag, 2003. p. 26 e.v., Interpares 1,Template for analysis, 2000. In Moreq <strong>en</strong> ReMaNo is niet opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> welke transmissiegegev<strong>en</strong>svoor e<strong>en</strong> e-mail ess<strong>en</strong>tieel zijn <strong>en</strong> bijgevolg binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> RMA moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vastgelegd. Moreq <strong>en</strong>ReMaNo vermeld<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel dat de voorkeur eerder uitgaat naar het bijhoud<strong>en</strong> van de voluitgeschrev<strong>en</strong> naam van e<strong>en</strong> correspond<strong>en</strong>t dan e<strong>en</strong> e-mailadres (Moreq: 6.4.3; Remano: 162). In deNederlandse vertaling wordt dit vertaald als de ‘interpreteerbare versie van e<strong>en</strong> e-mailadres’ terwijlhiermee eig<strong>en</strong>lijk de naam van e<strong>en</strong> accountid<strong>en</strong>titeit wordt bedoeld. In Moreq <strong>en</strong> ReMaNo wordtuitgegaan van e<strong>en</strong> e-mailadres in SMTP-stijl, terwijl e-mailadress<strong>en</strong> ook X.400-stijl kunn<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>.Moreq vermeldt wel dat de transmissiemetadata van e<strong>en</strong> e-mail teg<strong>en</strong> wijziging<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>beschermd (Moreq: 12.1.23).8 ISO-15489 definieert e<strong>en</strong> bruikbaar archiefdocum<strong>en</strong>t als “one that can be located, retrieved,pres<strong>en</strong>ted and interpreted” (ISO-15489: 7.2.5).9 Het archiver<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> op papier wordt niet in ext<strong>en</strong>so behandeld in dit technisch rapport. Ziehiervoor: F. Boudrez, H. Dekeyser <strong>en</strong> S. Van d<strong>en</strong> Eynde, Archiver<strong>en</strong> van e-mail. Antwerp<strong>en</strong>-Leuv<strong>en</strong>,2003 (versie 2.0).10 E<strong>en</strong> indeling afgestemd op de tak<strong>en</strong> of bedrijfprocess<strong>en</strong> van het classificatieschema staat c<strong>en</strong>traal inDIRKS <strong>en</strong> de daarop geïnspireerde norm ISO-15489. In functie van de bedrijfsprocess<strong>en</strong> word<strong>en</strong> deess<strong>en</strong>tiële eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> ‘record’ bepaalt (DIRKS staat voor ‘Designing and Implem<strong>en</strong>tingRecordkeeping Systems’: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html).11 De MS Exchange- <strong>en</strong> Outlookomgeving zijn hiervan e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> voorbeeld. Binn<strong>en</strong> MS Exchange <strong>en</strong>Outlook zijn de opslagplaats<strong>en</strong> van <strong>mails</strong> in on- of offline mapp<strong>en</strong> <strong>en</strong> postbuss<strong>en</strong> de ExchangeInformation Store databank<strong>en</strong> <strong>en</strong> Outlook *.pst bestand<strong>en</strong>. De Exchange Information Store databank<strong>en</strong>word<strong>en</strong> op één of meerdere servers opgeslag<strong>en</strong>. De Outlook *.pst-bestand<strong>en</strong> word<strong>en</strong> doorgaansop lokale harde schijv<strong>en</strong> of serverschijv<strong>en</strong> bewaard. In het geval van e<strong>en</strong> op<strong>en</strong> source e-mailcli<strong>en</strong>t alsThunderbird is het formaat van de lokale folders wel gedocum<strong>en</strong>teerd, maar is dit ge<strong>en</strong> geschiktarchiveringsformaat.12 Dit wordt binn<strong>en</strong> de commerciële wereld de ‘big-dump’ approach g<strong>en</strong>oemd: ‘archiving everythingand hoping for the best’. Praktijkervaring wijst echter uit dat dit resulteert in grote volumes slechtgeïndexeerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> arbeidsint<strong>en</strong>sieve zoekacties (D. Reier, I Have to Show Them What?! E-Mailand the process of electronic discovery, in: Information storage and security journal, juni 2005).13 Voor e<strong>en</strong> vollediger overzicht van de XML-voordel<strong>en</strong> voor archiveringsdoeleind<strong>en</strong>, zie: F. Boudrez, <strong>en</strong> digitaal archiver<strong>en</strong>, Antwerp<strong>en</strong>, 2002 (http://www.edavid.be/davidproject/tekst<strong>en</strong>/XML_digitaalarchiver<strong>en</strong>.pdf).14 Eén fout in e<strong>en</strong> binair bestand kan leid<strong>en</strong> tot het definitief verlies van e<strong>en</strong> volledig archiefdocum<strong>en</strong>t,terwijl bij tekstuele <strong>en</strong>coding de rest van het archiefdocum<strong>en</strong>t nog wel kan word<strong>en</strong> gereconstrueerd.15 Zie onder andere G. Klyne, An XML format for mail and other messages, 2003. Dit is e<strong>en</strong> voorstel ome-<strong>mails</strong> conform RFC822 in XML te <strong>en</strong>coder<strong>en</strong>.16 Voor meer informatie over het PDF- <strong>en</strong> PDF/A-formaat: F. Boudrez, Standaard<strong>en</strong> voor digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,Antwerp<strong>en</strong>, 2005 (http://www.expertisec<strong>en</strong>trumdavid.be/docs/<strong>eDAVID</strong>_standaard<strong>en</strong>.pdf).17 Zie het Advies & Analyse rapport nr. 4 voor e<strong>en</strong> grondige bespreking van de functionaliteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> devoor- <strong>en</strong> nadel<strong>en</strong> van elke archiveringsoplossing (Stadsarchief Antwerp<strong>en</strong>, E-mailarchivering, Advies& Analyse, 4, april 2002 (http://stadsarchief.antwerp<strong>en</strong>.be > Toezicht op archivering > Standpunt<strong>en</strong><strong>en</strong> rapport<strong>en</strong> > 4 E-mailarchivering). De evaluatie van de commerciële pakkett<strong>en</strong> startte in 2002.Sindsdi<strong>en</strong> bleef het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> de marktevolutie volg<strong>en</strong>, maar stelde vast dat de tekortkoming<strong>en</strong>van de commerciële archiveringsoplossing<strong>en</strong> dezelfde blijv<strong>en</strong>.21emailrapport01.indd 21 06-03-2006 18:04:58
22emailrapport01.indd 22 06-03-2006 18:04:58
3. KLASSEREN VAN E-MAILS EN DIGITALEDOCUMENTENBelang3.1 Bouw<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> digitaal dossier <strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>tBij het opstart<strong>en</strong> van e-mailarchivering wordt bij voorkeur veel aandachtbesteed aan het ontwerp<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>t waarbinn<strong>en</strong>alle digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> beheerd, ongeacht hun herkomst ofde applicatie waarmee ze werd<strong>en</strong> gecreëerd of beheerd. De e-mailarchiveringsprocedurebiedt t<strong>en</strong> eerste e<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e kans om bij de archiefvormer hetdigitale docum<strong>en</strong>tbeheer op e<strong>en</strong> overzichtelijke wijze te organiser<strong>en</strong>. Doormiddel van het digitale klassem<strong>en</strong>t kan structuur word<strong>en</strong> aangebracht in demanier waarop digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> beheerd <strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>. Hetdigitale klassem<strong>en</strong>t vormt het digitale geheug<strong>en</strong> van de organisatie. T<strong>en</strong>tweede is het welslag<strong>en</strong> van de e-mailarchiveringsprocedure sterk afhankelijkvan de gebruiksvri<strong>en</strong>delijkheid van het digitale klassem<strong>en</strong>t. De e-mailgebruikerzal e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> maar aan digitale dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong>toevoeg<strong>en</strong> als hij snel weet in welke map de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> thuis hor<strong>en</strong><strong>en</strong> ze achteraf ook snel terugvindt. Maatregel<strong>en</strong> zoals het beperk<strong>en</strong> vande maximale postbusomvang zull<strong>en</strong> de gebruiker alle<strong>en</strong> maar aanzett<strong>en</strong> totarchiver<strong>en</strong> als hij / zij vlot de weg vindt in de mapp<strong>en</strong>structuur. In alle anderegevall<strong>en</strong> zal dit leid<strong>en</strong> tot opslag in persoonlijke postbuss<strong>en</strong> of mapp<strong>en</strong> <strong>en</strong>tot onrechtmatige vernietiging<strong>en</strong>.E<strong>en</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>tbouw<strong>en</strong>De archiefvorm<strong>en</strong>de di<strong>en</strong>st creëert in overleg met de archiefdi<strong>en</strong>st de geme<strong>en</strong>schappelijkemapp<strong>en</strong>structuur waarbinn<strong>en</strong> de digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>word<strong>en</strong> geklasseerd. De mapp<strong>en</strong>structuur is het product van e<strong>en</strong>overleggroep die speciaal hiervoor wordt sam<strong>en</strong>gesteld. Naast de toezichthoud<strong>en</strong>dearchivaris, mak<strong>en</strong> de archiefverantwoordelijke van de di<strong>en</strong>st,de LAN-beheerder <strong>en</strong> de administratieve medewerkers die hiertoe e<strong>en</strong> mandaatof verantwoordelijkheid hebb<strong>en</strong>, deel uit van deze overleggroep. Dezeoverleggroep heeft tot doel e<strong>en</strong> logisch <strong>en</strong> overzichtelijk digitaal klassem<strong>en</strong>tuit te werk<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> kan via diverse weg<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> klassem<strong>en</strong>t voor alledigitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong>. Het papier<strong>en</strong> of bestaand digitaal klassem<strong>en</strong>tkan ev<strong>en</strong>tueel als basis di<strong>en</strong><strong>en</strong>. Is er e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> functioner<strong>en</strong>d papier<strong>en</strong>klassem<strong>en</strong>t in de organisatie, dan kan m<strong>en</strong> de mapp<strong>en</strong>structuur daaropafstemm<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> andere mogelijkheid is het doorlicht<strong>en</strong> <strong>en</strong> herzi<strong>en</strong> van hetbestaande digitaal klassem<strong>en</strong>t. Bij ontst<strong>en</strong>t<strong>en</strong>is van e<strong>en</strong> papier<strong>en</strong> of digitaalklassem<strong>en</strong>t bij de archiefvormer moet van nul word<strong>en</strong> begonn<strong>en</strong>.23emailrapport01.indd 23 06-03-2006 18:04:59
Digitaal ArchiVer<strong>en</strong>:rIchtlijn & aDvies, nr. 3Het DAVID-project heeft in e<strong>en</strong> richtlijn voor digitaal docum<strong>en</strong>tbeheer <strong>en</strong> archiveringalgem<strong>en</strong>e regels <strong>en</strong> aanbeveling<strong>en</strong> voor het uitwerk<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>mapp<strong>en</strong>structuur vastgelegd (richtlijn 3) 18 , zodat met de c<strong>en</strong>trale mapp<strong>en</strong>structuurde beoogde doelstelling<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bereikt: dossiervorming, weerspiegel<strong>en</strong>van de context <strong>en</strong> del<strong>en</strong> van informatie. De belangrijkste uitgangspunt<strong>en</strong><strong>en</strong> regels zijn:¬ bouw e<strong>en</strong> logische <strong>en</strong> overzichtelijke mapp<strong>en</strong>structuur op. Zorg ervoordat gebruikers duidelijk wet<strong>en</strong> in welke map ze docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> wegschrijv<strong>en</strong><strong>en</strong> achteraf terugvind<strong>en</strong>.¬ baseer de mapp<strong>en</strong>structuur op de tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> de activiteit<strong>en</strong> van de archiefvormer.¬ bouw de structuur op van algeme<strong>en</strong> naar bijzonder, eerst interne tak<strong>en</strong><strong>en</strong> dan externe tak<strong>en</strong>.¬ stem de mapp<strong>en</strong>structuur af op het papier<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>t.¬ neem vooraan in de mapnaam e<strong>en</strong> gestructureerde klassem<strong>en</strong>tscodeop. Neem ev<strong>en</strong>tueel de klassem<strong>en</strong>tscode van het papier<strong>en</strong> dossierover. D<strong>en</strong>k <strong>goed</strong> na over e<strong>en</strong> gestructureerde rubricering <strong>en</strong> de opbouw<strong>en</strong> structuur van de klassem<strong>en</strong>tscode. K<strong>en</strong> ook klassem<strong>en</strong>tscodes toeaan de submapp<strong>en</strong>.¬ hou het aantal niveaus in de hand: beperk je tot e<strong>en</strong> vijftal niveaus.¬ geef de mapp<strong>en</strong> e<strong>en</strong> duidelijke <strong>en</strong> procesgerelateerde naam. Herneemge<strong>en</strong> mapnam<strong>en</strong> voor de submapp<strong>en</strong>.¬ hou rek<strong>en</strong>ing met de beperking<strong>en</strong> van de norm ISO-9660. Het nalev<strong>en</strong>van deze norm is niet alle<strong>en</strong> belangrijk bij het gebruik van CD’s alstransfert- of archiveringsmedium, maar maakt het doorstur<strong>en</strong> van hyperlinksnaar interne docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> mogelijk in plaats van telk<strong>en</strong>s docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>als bijlage door te stur<strong>en</strong>. De voornaamste aandachtspunt<strong>en</strong>zijn:− k<strong>en</strong> mapnam<strong>en</strong> van maximaal 31 karakters toe− gebruik ge<strong>en</strong> spatie, maar e<strong>en</strong> onderstreep of schrijf woord<strong>en</strong> aanelkaar− gebruik <strong>en</strong>kel de karakters: A-Z, 0-9, _¬ maak vaste afsprak<strong>en</strong> voor het gebruik<strong>en</strong> van afkorting<strong>en</strong>. Docum<strong>en</strong>teerde gebruikte afkorting<strong>en</strong>.Waar uitbouw<strong>en</strong>?Het digitale klassem<strong>en</strong>t kan op verschill<strong>en</strong>de plaats<strong>en</strong> word<strong>en</strong> uitgebouwd.M<strong>en</strong> kan kiez<strong>en</strong> voor het mak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur in e<strong>en</strong> gewoonbestandssysteem of m<strong>en</strong> kan opter<strong>en</strong> voor opslag binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> (archief)docum<strong>en</strong>tbeheersysteem(DMS, RMA). Gewone bestandssystem<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> alsvoordeel dat ze overal aanwezig zijn <strong>en</strong> dat de doorsnee eindgebruikers methun werking <strong>en</strong> de bijhor<strong>en</strong>de beheerssoftware vertrouwd zijn. Hun nadeelis dat ze ontworp<strong>en</strong> zijn voor het beheer van computerbestand<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong>,<strong>en</strong> niet voor digitaal docum<strong>en</strong>tbeheer in het bijzonder. Specifieke docum<strong>en</strong>tbeheersfunctionaliteit<strong>en</strong>ontbrek<strong>en</strong> in de courante tools waarmeecomputerbestand<strong>en</strong> word<strong>en</strong> beheerd (Windows-Verk<strong>en</strong>ner, Linux NautilusFile Manager, Apple Finder, <strong>en</strong>z.). Versiebeheer, registrer<strong>en</strong> van metadata opfolder- of docum<strong>en</strong>tniveau, toegangscontrole op docum<strong>en</strong>tniveau, geavan-24Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 24 06-03-2006 18:04:59
ceerde zoekmogelijkhed<strong>en</strong>, <strong>en</strong>z. zijn de specifieke functionaliteit<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong>.Voor het digitale docum<strong>en</strong>tbeheer bij de stad Antwerp<strong>en</strong> werd in eerste instantiegekoz<strong>en</strong> voor het uitbouw<strong>en</strong> van digitale klassem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op geme<strong>en</strong>schappelijkeserverschijv<strong>en</strong>. Niet alle<strong>en</strong> zijn er slechts e<strong>en</strong> beperkt aantalstadsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong> die over e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersysteem beschikk<strong>en</strong>, het introducer<strong>en</strong>van e<strong>en</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>t is e<strong>en</strong> belangrijke verandering in hetdocum<strong>en</strong>tbeheer. Het (taakgeöri<strong>en</strong>teerd) <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> hïerarchische structuur van reeks<strong>en</strong>, dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong>,is voor veel eindgebruikers e<strong>en</strong> nieuwe methode voor het beher<strong>en</strong>van hun digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Vel<strong>en</strong> hanter<strong>en</strong> immers e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> ord<strong>en</strong>ingssysteem(per jaar, per docum<strong>en</strong>ttype, <strong>en</strong>z.) of e<strong>en</strong> persoonlijke methodevoor het toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van bestandsnam<strong>en</strong>. Omwille hiervan faalt de implem<strong>en</strong>tatievan docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong> soms. Aangezi<strong>en</strong> de basisprincipes vane<strong>en</strong> digitale klassem<strong>en</strong>tsstructuur in e<strong>en</strong> bestandssysteem of e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersysteemdezelfde zijn, werd ervoor geopteerd om de gebruiker eerstbinn<strong>en</strong> de bestaande IT-omgeving vertrouwd te mak<strong>en</strong> met de nieuwe werkwijzevoor digitaal docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>beheer 19 .Deze stapsgewijze aanpak biedt ook het voordeel dat gaandeweg de gew<strong>en</strong>stefunctionaliteit<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersysteem duidelijk word<strong>en</strong>. Zo krijg<strong>en</strong>de eindgebruikers, de records manager <strong>en</strong> de archiefbeheerder e<strong>en</strong> beterinzicht in de meerwaarde die e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersysteem kan bied<strong>en</strong> zodater ook gerichter e<strong>en</strong> pass<strong>en</strong>d product op de markt kan word<strong>en</strong> gezocht.Handhav<strong>en</strong> kwaliteitM<strong>en</strong> voorziet ook best e<strong>en</strong> of andere vorm van kwaliteitsbewaking, zodat deklassem<strong>en</strong>tstructuur overzichtelijk blijft. Hiervoor kunn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> of meerdereverantwoordelijk<strong>en</strong> per klassem<strong>en</strong>t of afdeling word<strong>en</strong> aangeduid. Deze person<strong>en</strong>wak<strong>en</strong> best ook over de rubricering in de klassem<strong>en</strong>tscodes.3.2 Registrer<strong>en</strong> van metadata3.2.1 OVER REEKSEN EN DOSSIERSBeschrijv<strong>en</strong> <strong>en</strong>administratieve metadataNaast <strong>en</strong>kele beschrijv<strong>en</strong>de metadata is het ook aangewez<strong>en</strong> om <strong>en</strong>kele administratievemetadata over de reeks<strong>en</strong> <strong>en</strong> de dossiers op te nem<strong>en</strong>. D<strong>en</strong>aam van de proceseig<strong>en</strong>aar of archiefverantwoordelijke, de administratievebewaartermijn <strong>en</strong> de definitieve bestemming zijn hier e<strong>en</strong> voorbeeld van.Het registrer<strong>en</strong> van dergelijke metadata is doorgaans één van de standaardfunctionaliteit<strong>en</strong>van e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tbeheersysteem. Bouwt m<strong>en</strong> e<strong>en</strong> digitaalklassem<strong>en</strong>t in e<strong>en</strong> gewoon besturingssysteem, dan kan m<strong>en</strong> deze metadatain e<strong>en</strong> afzonderlijk docum<strong>en</strong>t bijhoud<strong>en</strong>.25emailrapport01.indd 25 06-03-2006 18:05:00
Voor de implem<strong>en</strong>tatie bij de administratie van de stad Antwerp<strong>en</strong> werdvoor e<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>oplossing gekoz<strong>en</strong>. Bij de stad Antwerp<strong>en</strong> zijn docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong>immers niet alom aanwezig, terwijl gewone besturingssystem<strong>en</strong>dit wel zijn. Daarom werd beslot<strong>en</strong> om verder te bouw<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> gewoonbesturingssysteem. Ondanks de beperking<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> courant bestandssysteemals opslagplaats is het toch mogelijk om metadata over dereeks<strong>en</strong> <strong>en</strong> de dossiers te registrer<strong>en</strong>. Met behulp van e<strong>en</strong> ad hoc ontwikkeldetool kunn<strong>en</strong> metadata aan e<strong>en</strong> geselecteerde map word<strong>en</strong> toegevoegd.Achter de scherm<strong>en</strong> word<strong>en</strong> deze metadata weggeschrev<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> XMLmetadatadocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de map geplaatst waarop ze betrekking hebb<strong>en</strong>.Dit XML-metadatadocum<strong>en</strong>t krijgt de attribut<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> verborg<strong>en</strong> systeembestandzodat de gegev<strong>en</strong>s niet zomaar zichtbaar of editeerbaar zijn.Het is niet de bedoeling dat elke eindgebruiker metadata over reeks<strong>en</strong> <strong>en</strong>dossiers toek<strong>en</strong>t. Dit is meer e<strong>en</strong> taak voor de archiefverantwoordelijke vande di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>.Afbeelding 2: Met behulp van e<strong>en</strong> zelf ontwikkelde tool word<strong>en</strong> automatisch <strong>en</strong> manueel metadata aanreeks<strong>en</strong> <strong>en</strong> dossiers toegek<strong>en</strong>d. De metadata word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> XML-docum<strong>en</strong>t.26Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 26 06-03-2006 18:05:02
Band tuss<strong>en</strong> gerelateerdedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>De export van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> naar e<strong>en</strong> c<strong>en</strong>traal digitaal klassem<strong>en</strong>t leidttot de vorming van digitale dossiers die de digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>bevatt<strong>en</strong>. Hierdoor word<strong>en</strong> alle digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van de organisatiesam<strong>en</strong>gebracht. Naast de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zal de organisatie in veel gevall<strong>en</strong>voor dezelfde dossiers of onderwerp<strong>en</strong> ook over papier<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>beschikk<strong>en</strong>. De papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bij voorkeur aanelkaar gerelateerd. Dit gebeurt door de digitale mapp<strong>en</strong>structuur af te stemm<strong>en</strong>op het papier<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> indi<strong>en</strong> mogelijk voor de papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitaledossiers- of onderwerpsmapp<strong>en</strong> dezelfde klassem<strong>en</strong>ts- of registratiecodeste gebruik<strong>en</strong>. Op basis van de geme<strong>en</strong>schappelijke klassem<strong>en</strong>ts- ofregistratiecode kunn<strong>en</strong> de papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale stukk<strong>en</strong> relatief snel word<strong>en</strong>teruggevond<strong>en</strong>. In beide mapp<strong>en</strong> kan ook naar het gerelateerde papier<strong>en</strong> ofdigitale dossier word<strong>en</strong> verwez<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> plaatst gewoon e<strong>en</strong> verwijsbriefje inhet papier<strong>en</strong> dossier. In de metadata van het digitale dossier kan het nummer<strong>en</strong> / of de vindplaats van het overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>de papier<strong>en</strong> dossier word<strong>en</strong>aangegev<strong>en</strong>.3.2.2 OVER E-MAILSNood aan ‘capture’De ess<strong>en</strong>tiële transmissiegegev<strong>en</strong>s van de verstuurde <strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> e-mailbericht<strong>en</strong>zijn in het e-<strong>mails</strong>ysteem aanwezig. Deze gegev<strong>en</strong>s word<strong>en</strong> echterniet altijd op e<strong>en</strong> statische of gestructureerde wijze opgeslag<strong>en</strong> of aan degebruiker gepres<strong>en</strong>teerd. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval met de datum<strong>en</strong> tijdstip van ontvangst van e<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> e-mail. Bij het toevoeg<strong>en</strong> vane-<strong>mails</strong> aan digitale dossiers word<strong>en</strong> deze gegev<strong>en</strong>s ook niet altijd buit<strong>en</strong> hete-<strong>mails</strong>ysteem gebracht <strong>en</strong> op e<strong>en</strong> onlosmakelijke wijze aan het e-mailberichtgekoppeld. Hierdoor bestaat het gevaar dat ze wijzig<strong>en</strong> of verlor<strong>en</strong> gerak<strong>en</strong>.Het registrer<strong>en</strong> van de ess<strong>en</strong>tiële transmissiegegev<strong>en</strong>s <strong>en</strong> ze op e<strong>en</strong> onlosmakelijkewijze koppel<strong>en</strong> aan de e-mailbericht<strong>en</strong> is bijgevolg e<strong>en</strong> belangrijkaandachtspunt bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong>.Welke metadataexpliciet registrer<strong>en</strong>Voor e-<strong>mails</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> de volg<strong>en</strong>demetadata expliciet geregistreerd:¬ e-mailadres van de afz<strong>en</strong>der¬ naam <strong>en</strong> het e-mailadres van de gemachtigde (indi<strong>en</strong> van toepassing)¬ datum <strong>en</strong> het tijdstip van verz<strong>en</strong>ding¬ datum <strong>en</strong> het tijdstip van ontvangst¬ verwijzing naar de geklasseerde bijlage(n)¬ aanduiding van de context waarbinn<strong>en</strong> het e-mailbericht di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong>gesitueerd.¬ versi<strong>en</strong>ummer MS Outlook waarmee geklasseerde e-mail wordtgecreëerdDe andere ess<strong>en</strong>tiële transmissiegegev<strong>en</strong>s kunn<strong>en</strong> voor geklasseerde e-<strong>mails</strong>zonder probleem word<strong>en</strong> opgevraagd, zonder dat m<strong>en</strong> daar bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong>aandacht <strong>hoe</strong>ft aan te bested<strong>en</strong> of de e-<strong>mails</strong>erver voor nodig heeft.27emailrapport01.indd 27 06-03-2006 18:05:03
Tijdstip van registrer<strong>en</strong>Het registrer<strong>en</strong> van de transmissiemetadata sluit idealiter zo dicht mogelijkaan bij het tijdstip van verz<strong>en</strong>ding <strong>en</strong> ontvangst. Anders vergroot de kans datdeze gegev<strong>en</strong>s niet meer accuraat zijn. In ieder geval di<strong>en</strong><strong>en</strong> deze metadatat<strong>en</strong> laatste op het tijdstip van <strong>klasser<strong>en</strong></strong> te word<strong>en</strong> geregistreerd. Vanuittechnisch standpunt is dit absoluut noodzakelijk om het e-mailadres van deafz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tueel de gemachtigde te registrer<strong>en</strong>.E-mailadress<strong>en</strong> vande afz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> degemachtigdeBeide e-mailadress<strong>en</strong> word<strong>en</strong> immers door de standaard security-instelling<strong>en</strong>afgeschermd teg<strong>en</strong> viruss<strong>en</strong> of andere malafide computerprogramma’s dievan deze gegev<strong>en</strong>s will<strong>en</strong> gebruik mak<strong>en</strong> om zich verder te verspreid<strong>en</strong> 20 .Het Outlook-objectmodel voorziet wel e<strong>en</strong> ‘S<strong>en</strong>derName’ eig<strong>en</strong>schap vanhet object ‘Mailitem’, maar deze retourneert niet noodzakelijk het e-mailadresvan de afz<strong>en</strong>der 21 . Zolang e<strong>en</strong> e-mail binn<strong>en</strong> MS Exchange- <strong>en</strong> Outlookomgevingwordt bewaard, kan m<strong>en</strong> wel via diverse omweg<strong>en</strong> de hand legg<strong>en</strong>op het e-mailadres van de afz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> de gemachtigde. Bij geklasseerde ofgeëxporteerde e-<strong>mails</strong> is dit niet zomaar mogelijk. Immers, bij deze laatstee-<strong>mails</strong> is de band met MS Exchange verbrok<strong>en</strong> zodat op het tijdstip vanomzetting het e-mailadres van de afz<strong>en</strong>der of zijn gemachtigde niet meer viade server (bijvoorbeeld via CDO 22 ) opvraagbaar is.Wijze <strong>en</strong> plaats vanregistrer<strong>en</strong>Aangezi<strong>en</strong> alle transmissiegegev<strong>en</strong>s bek<strong>en</strong>d zijn bij het e-<strong>mails</strong>ysteem kunn<strong>en</strong>ze in principe volledig automatisch word<strong>en</strong> geregistreerd. Voor de contextuelemetadata is e<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>komst van de afz<strong>en</strong>der of geadresseerdevereist. E<strong>en</strong> voor de hand ligg<strong>en</strong>de <strong>en</strong> veilige opslagplaats van deze gegev<strong>en</strong>sis in de geklasseerde e-mail zelf. Door de ess<strong>en</strong>tiële metadata in te kapsel<strong>en</strong>blijv<strong>en</strong> ze perman<strong>en</strong>t gelinkt aan het e-mailbericht waarop ze betrekkinghebb<strong>en</strong>. Dit <strong>hoe</strong>ft niet voor elk e-maildocum<strong>en</strong>t te gebeur<strong>en</strong>, maar <strong>en</strong>kelvoor de bericht<strong>en</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t.3.3 Klasser<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>Exporter<strong>en</strong> uit e-<strong>mails</strong>ysteem<strong>en</strong> opnem<strong>en</strong> indigitaal klassem<strong>en</strong>tBinn<strong>en</strong> de DAVID-strategie voor het archiver<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong><strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> geklasseerd in de dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong> waarop zebetrekking hebb<strong>en</strong>. Deze handeling houdt in dat e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong>overgebracht van het e-<strong>mails</strong>ysteem naar de plaats waar het digitale klassem<strong>en</strong>twordt bijgehoud<strong>en</strong>. In het geval van opslag in e<strong>en</strong> gewoon bestandssysteemdi<strong>en</strong><strong>en</strong> de e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> gewoon te word<strong>en</strong> geëxporteerd naarde dossier- of onderwerpsmap waarbij ze hor<strong>en</strong>. Bij het gebruik<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>docum<strong>en</strong>tbeheersysteem moet<strong>en</strong> de e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> niet alle<strong>en</strong> word<strong>en</strong>geëxporteerd, maar ook onmiddellijk word<strong>en</strong> ingecheckt. In dit laatste gevalis er idealiter e<strong>en</strong> integratie tuss<strong>en</strong> het e-mailcli<strong>en</strong>tprogramma <strong>en</strong> het docum<strong>en</strong>tbeheersysteemzodat e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> efficiënte <strong>en</strong> geautomatiseerdewijze in het digitale klassem<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> (Moreq:6.4.1; 11.1.13) 23 .28Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 28 06-03-2006 18:05:04
Wanneer <strong>klasser<strong>en</strong></strong>?E-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> bij voorkeurzo snel mogelijk na ontvangst of verz<strong>en</strong>ding geklasseerd. Belangrijke argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>hiervoor zijn:¬ accuraatheid van de metadata¬ <strong>goed</strong>e digitale dossiervorming: zolang e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de statusvan archiefdocum<strong>en</strong>t niet in het digitale klassem<strong>en</strong>t werd<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>,zijn ze defacto ge<strong>en</strong> archiefdocum<strong>en</strong>t voor de organisatie¬ raadpleg<strong>en</strong> door derd<strong>en</strong>: geklasseerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> metcollega’s word<strong>en</strong> gedeeld¬ veiligheid: opslag binn<strong>en</strong> het digitale klassem<strong>en</strong>t is veiliger dan binn<strong>en</strong>het e-<strong>mails</strong>ysteem (in vergelijking met bijv. PST-bestand<strong>en</strong> op lokaleschijv<strong>en</strong>).In de praktijk is het echter ook mogelijk om e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de statusvan archiefdocum<strong>en</strong>t te bewar<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem. E<strong>en</strong> e-mailgebruikerkan zijn e-<strong>mails</strong> bijhoud<strong>en</strong> in zijn ‘postvak in’ of ‘verzond<strong>en</strong> items’of kan e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur uitbouw<strong>en</strong> (bijvoorbeeld in zijn ‘postvak in’ ofin e<strong>en</strong> PST-bestand). De meeste e-mailcli<strong>en</strong>tprogramma’s bied<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantalfunctionaliteit<strong>en</strong> voor het organiser<strong>en</strong> <strong>en</strong> het doorzoek<strong>en</strong> van ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong>verzond<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong>. Hoewel dit omwille van bov<strong>en</strong>g<strong>en</strong>oemde red<strong>en</strong><strong>en</strong> niet demeest w<strong>en</strong>selijke situatie is, valt dit in de praktijk niet te vermijd<strong>en</strong>. Vanuitdocum<strong>en</strong>tbeheer- <strong>en</strong> archiveringstandpunt is het wel belangrijk om aan testipp<strong>en</strong> dat bewaring binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem hoogst<strong>en</strong>s tijdelijk magzijn.Bestandsformaat voorgeklasseerde <strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong>Ongeacht het tijdstip waarop e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geklasseerd (onmiddellijkna ontvangst of verz<strong>en</strong>ding of na tijdelijke bewaring binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem),geld<strong>en</strong> dezelfde vereist<strong>en</strong> voor het klasseerproces.Naast het registrer<strong>en</strong> van de ess<strong>en</strong>tiële metadata is e<strong>en</strong> andere belangrijkaandachtspunt bij het exporter<strong>en</strong> het bestandsformaat waarin de e-<strong>mails</strong>word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong>. De meeste e-mailcli<strong>en</strong>tprogramma’s ondersteun<strong>en</strong>meerdere exportformat<strong>en</strong> (bijvoorbeeld .EML, .TXT, .HTML, .MSG, .OFT, .RTF,<strong>en</strong>z.). Criteria bij de keuze voor e<strong>en</strong> exportformaat zijn:¬ opname van alle ess<strong>en</strong>tiële elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van het e-mailbericht¬ inkapseling van de transmissie <strong>en</strong> contextuele metadata is configureerbaar¬ lez<strong>en</strong>, beantwoord<strong>en</strong> <strong>en</strong> doorstur<strong>en</strong> van de geklasseerde e-mail blijftna exporter<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>klasser<strong>en</strong></strong> mogelijk¬ geschikt bronformaat voor migratie naar het archiveringsformaat voore-mail.Het is aangewez<strong>en</strong> om binn<strong>en</strong> de organisatie één exportformaat voor geklasseerdee-<strong>mails</strong> vast te legg<strong>en</strong>. Idealiter is dit exportformaat mete<strong>en</strong> het archiveringsformaatvoor e-<strong>mails</strong>, maar in de praktijk zull<strong>en</strong> de geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>voor gestructureerde tekstdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (.PDF/A, .XML, .ODT,.TIFF) niet zomaar met het e-mailcli<strong>en</strong>tprogramma opnieuw kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>29emailrapport01.indd 29 06-03-2006 18:05:04
geop<strong>en</strong>d, beantwoord of doorgestuurd. Het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> koosomwille van deze red<strong>en</strong> het message-formaat (.MSG) als exportformaat voorgeklasseerde e-<strong>mails</strong>. Dit message-formaat is ge<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat,maar is het ongedocum<strong>en</strong>teerde <strong>en</strong> applicatieformaat van MS Outlook.Geklasseerde e-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> opnieuw in MS Outlook geop<strong>en</strong>d zodat z<strong>en</strong>og kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gelez<strong>en</strong>, beantwoord of doorgestuurd 24 . Dit is e<strong>en</strong> belangrijkevoorwaarde voor het zo snel mogelijk na ontvangst of verz<strong>en</strong>ding<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t. Mocht dit nietmogelijk zijn of het exportformaat <strong>en</strong> de e-mailcli<strong>en</strong>t laat dit niet toe, danzoud<strong>en</strong> veel gebruikers g<strong>en</strong>eigd zijn hun e-<strong>mails</strong> lange tijd binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteembij te houd<strong>en</strong> <strong>en</strong> het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> in het digitale klassem<strong>en</strong>t uit testell<strong>en</strong>. De keuze van MS Outlook message als klasseerformaat houdt in date-<strong>mails</strong> met archiefwaarde nog naar e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaatdi<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong> omgezet alvor<strong>en</strong>s ze in het digitale archiefdepot word<strong>en</strong>opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> 25 . De bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> in hun oorspronkelijk bestandsformaatgeëxporteerd <strong>en</strong> zull<strong>en</strong> in de meeste gevall<strong>en</strong> ook naar e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaatword<strong>en</strong> gemigreerd.E-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n)scheid<strong>en</strong> bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong>Alvor<strong>en</strong>s e-<strong>mails</strong> buit<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> gebracht, word<strong>en</strong> de bijlag<strong>en</strong>geëxporteerd <strong>en</strong> uit de e-mail verwijderd. Voor de langetermijnbewaringis het beter om e-mail <strong>en</strong> bijlage van elkaar te scheid<strong>en</strong>. Het zijnimmers afzonderlijke docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, die wel met elkaar gerelateerd zijn, maarbest niet als één computerbestand word<strong>en</strong> bewaard. Door ze gescheid<strong>en</strong> tebewar<strong>en</strong>, zijn de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> beter te id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong> <strong>en</strong> te herbruik<strong>en</strong>. Dekans is ook groot dat de verschill<strong>en</strong>de types digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (tekst, afbeelding<strong>en</strong>,audio, video) andere oplossing<strong>en</strong> voor het digitale duurzaamheidsprobleemvrag<strong>en</strong>. De docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> scheid<strong>en</strong> laat toe voor elk typedigitaal docum<strong>en</strong>t de meest geschikte archiveringsoplossing toe te pass<strong>en</strong>.De standaardconfiguratie van MS Outlook laat echter toe dat bijlag<strong>en</strong> alsonderdeel van het Outlook message-bestand word<strong>en</strong> weggeschrev<strong>en</strong>.Klasser<strong>en</strong> met de standaardfunctionaliteit<strong>en</strong>van OutlookVoor het exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> van het e-<strong>mails</strong>ysteem naar e<strong>en</strong>digitaal klassem<strong>en</strong>t in e<strong>en</strong> gewoon bestandssysteem, kan m<strong>en</strong> in principe destandaardfunctionaliteit<strong>en</strong> van MS Outlook gebruik<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> pilootprojectvoor e-mailarchivering bij de personeelsdi<strong>en</strong>st van de stad Antwerp<strong>en</strong> weesechter uit dat dit binn<strong>en</strong> de standaardconfiguratie van MS Outlook niet zoevid<strong>en</strong>t is:¬ gebruikers bested<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> aandacht aan het bestandsformaat waarine-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong>. E-<strong>mails</strong> werd<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong> als .MSG,.TXT, .RTF, .HTML <strong>en</strong> .OFT bestand<strong>en</strong> 26¬ bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> helemaal niet geklasseerd (bijvoorbeeld bij .TXT of.HTML als exportformaat) of word<strong>en</strong> ingekapseld in het geëxporteerdee-mailbericht (bijvoorbeeld bij .MSG) waardoor ze niet zomaar als afzonderlijkedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> terug te vind<strong>en</strong> <strong>en</strong> te herbruik<strong>en</strong> zijn.¬ e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> manueel van elkaar scheid<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun onderlingerelatie vastlegg<strong>en</strong> is arbeidsint<strong>en</strong>sief. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is de kans op het mak<strong>en</strong>van fout<strong>en</strong> vrij groot.30Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 30 06-03-2006 18:05:05
¬ het handmatig registrer<strong>en</strong> van metadata werd als te tijdrov<strong>en</strong>d ervar<strong>en</strong><strong>en</strong> werd bijgevolg onvoldo<strong>en</strong>de uitgevoerd.3.4 CustomisatiesNood aan customisatieDe standaardconfiguratie van MS Exchange / Outlook biedt ge<strong>en</strong> functionaliteit<strong>en</strong>voor <strong>en</strong>erzijds het registrer<strong>en</strong> van alle ess<strong>en</strong>tiële metadata <strong>en</strong> anderzijdshet gebruiksvri<strong>en</strong>delijk <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> conform de administratieve<strong>en</strong> archivistische nod<strong>en</strong>. Dit maakte het ontwikkel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> op maat gemaaktecustomisatie noodzakelijk.Functionaliteit<strong>en</strong>Gew<strong>en</strong>ste functionaliteit<strong>en</strong> voor deze customatisatie zijn:¬ registrer<strong>en</strong> van alle metadata die ess<strong>en</strong>tieel zijn vanuit docum<strong>en</strong>t- <strong>en</strong>archiefbeheer¬ bewar<strong>en</strong> van deze metadata op e<strong>en</strong> statische, gestructureerde <strong>en</strong>herbruikbare wijze¬ koppel<strong>en</strong> van het e-mailbericht <strong>en</strong> de metadata op e<strong>en</strong> onlosmakelijkewijze¬ gebruiksvri<strong>en</strong>delijk exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) waarbij:− de vereiste gebruikersinteractie wordt beperkt tot e<strong>en</strong> minimum− het mak<strong>en</strong> van (m<strong>en</strong>selijke) fout<strong>en</strong> zoveel mogelijk wordt vermed<strong>en</strong>− e<strong>en</strong> selectie van welke bijlag<strong>en</strong> al dan niet word<strong>en</strong> geklasseerd mogelijkis− de bestandsnam<strong>en</strong> van de te <strong>klasser<strong>en</strong></strong> bijlag<strong>en</strong> aanpasbaar zijn¬ voorprogrammer<strong>en</strong> van het exportformaat, i.c. het MS Outlookmessage-formaat¬ scheid<strong>en</strong> van e-mail <strong>en</strong> bijlage(n) bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong>¬ aangev<strong>en</strong> van de band tuss<strong>en</strong> de e-mail <strong>en</strong> de bijhor<strong>en</strong>de bijlage(n).Binn<strong>en</strong> MS Exchange /OutlookEr werd gekoz<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> customisatie binn<strong>en</strong> MS Exchange / Outlookomgeving<strong>en</strong> niet voor het zoek<strong>en</strong> naar (nieuwe) software die de gew<strong>en</strong>stefunctionaliteit<strong>en</strong> levert. Dit levert e<strong>en</strong> aantal voordel<strong>en</strong> op. T<strong>en</strong> eerste kunn<strong>en</strong>de e-mailgebruikers dan zelf de contextuele metadata aan de e-<strong>mails</strong>toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. Gelet op de kwaliteit van de metadata is dit niet onbelangrijk: deverz<strong>en</strong>ders of ontvangers zijn vertrouwd met de betek<strong>en</strong>is <strong>en</strong> de functie vande e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> zijn binn<strong>en</strong> de organisatie het beste geplaatst om context aande bericht<strong>en</strong> toe te voeg<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> tweede kan de registratie onmiddellijk of zodicht mogelijk na verz<strong>en</strong>ding of ontvangst gebeur<strong>en</strong>. Het is immers belangrijkdat de registratie van deze metadata zo dicht mogelijk aansluit bij het mom<strong>en</strong>tvan verz<strong>en</strong>ding of ontvangst. Retroactieve operaties zijn niet werkbaar<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> zeld<strong>en</strong> het niveau hal<strong>en</strong> van onmiddellijke registraties.Het derde voordeel is dat de meeste e-mailgebruikers vertrouwd zijn met het31emailrapport01.indd 31 06-03-2006 18:05:05
mailprogramma MS Outlook <strong>en</strong> niet met e<strong>en</strong> volledig nieuwe toepassingmoet<strong>en</strong> ler<strong>en</strong> werk<strong>en</strong>.Twee uitgewerkteoplossing<strong>en</strong>Voor het registrer<strong>en</strong> van metadata <strong>en</strong> het gebruiksvri<strong>en</strong>delijk <strong>klasser<strong>en</strong></strong> vane-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> werkte het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> MS Exchange /Outlookomgeving twee oplossing<strong>en</strong> uit 27 :¬ aanpass<strong>en</strong> van de e-mailheaders¬ MS Outlook uitbreid<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> plug-in die functionaliteit<strong>en</strong> voor docum<strong>en</strong>tbeheertoevoegtBeide oplossing<strong>en</strong> lever<strong>en</strong> gelijkaardige functionaliteit<strong>en</strong> voor het registrer<strong>en</strong>van metadata <strong>en</strong> het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuele e-<strong>mails</strong>. De gebruikte technologievan beide oplossing<strong>en</strong> verschilt wel grondig.3.4.1 AANGEPAST E-MAILFORMULIERUitgebreide e-mailheaderDeze eerste customisatie houdt in dat de standaard e-mailheader voor ontvang<strong>en</strong><strong>en</strong> verzond<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> wordt vervang<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> aangepaste e-mailheader.Het standaard e-mailformulier werd hiertoe met extra besturingselem<strong>en</strong>t<strong>en</strong><strong>en</strong> veld<strong>en</strong> uitgebreid 28 . Zowel de e-mailheader van de opstelpaginaals van de leespagina werd<strong>en</strong> aangepast. Het moet immers mogelijk zijn datverz<strong>en</strong>der én ontvanger metadata aan het bericht toevoeg<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>klasser<strong>en</strong></strong>.E<strong>en</strong> schaalbare oplossingWerk<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> aangepast e-mailformulier is ook e<strong>en</strong> schaalbare oplossing,wat e<strong>en</strong> niet onbelangrijk aandachtspunt is bij de implem<strong>en</strong>tatie van e<strong>en</strong>archiveringsoplossing in e<strong>en</strong> grote organisatie. Het aangepaste e-mailformulierkan c<strong>en</strong>traal beschikbaar word<strong>en</strong> gesteld voor elke e-mailgebruiker vanopde <strong>mails</strong>erver. Het formulier <strong>hoe</strong>ft <strong>en</strong>kel in de c<strong>en</strong>trale formulier<strong>en</strong>bibliotheekvan de Exchange-server te word<strong>en</strong> gepubliceerd. Bij aanpassing vanhet e-mailformulier di<strong>en</strong>t de wijziging dan ook slechts één keer te gebeur<strong>en</strong>.Op cli<strong>en</strong>tniveau di<strong>en</strong>t <strong>en</strong>kel het Windows-register aangepast te word<strong>en</strong> zodatautomatisch het aangepaste formulier wordt weergegev<strong>en</strong> wanneer e<strong>en</strong>gebruiker e<strong>en</strong> nieuwe mail opstelt of e<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> mail op<strong>en</strong>t. Hiervoordi<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> wel minst<strong>en</strong>s over Outlook 2000 te beschikk<strong>en</strong>. Deze wijziging vanhet Windows-register is éénmalig <strong>en</strong> kan ev<strong>en</strong>tueel automatisch verlop<strong>en</strong>wanneer m<strong>en</strong> zich aanmeldt bij de server. Deze oplossing kan ook binn<strong>en</strong>webmailomgeving word<strong>en</strong> toegepast 29 .Transmissie metadataVoor de registratie van de transmissiegegev<strong>en</strong>s ‘datum <strong>en</strong> tijdstip van verz<strong>en</strong>ding’<strong>en</strong> ‘datum <strong>en</strong> tijdstip van ontvangst’ is de leespagina uitgebreidmet deze veld<strong>en</strong> zodat deze metadata op e<strong>en</strong> expliciete <strong>en</strong> statische wijzedeel uitmak<strong>en</strong> van de e-mail zelf. Beide gegev<strong>en</strong>s verschijn<strong>en</strong> in de headervan e<strong>en</strong> geklasseerde e-mail (in teg<strong>en</strong>stelling tot het standaard e-mail-32Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 32 06-03-2006 18:05:06
formulier). Aangezi<strong>en</strong> deze gegev<strong>en</strong>s voor elke mail in het e-<strong>mails</strong>ysteemaanwezig zijn <strong>en</strong> automatisch kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgehaald, <strong>hoe</strong>ft de e-mailgebruikerhiervoor ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele actie te ondernem<strong>en</strong>. Dit gebeurt voor elkee-mail, ook voor deze die ge<strong>en</strong> archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn.Contextuele metadataOm de archiefcontext van e<strong>en</strong> e-mail te k<strong>en</strong>n<strong>en</strong>, di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> van de bericht<strong>en</strong>te wet<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> welk werkproces ze word<strong>en</strong> gesitueerd <strong>en</strong> met welke anderedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ze in relatie staan. Hiertoe word<strong>en</strong> zowel de ontwerp- als deleespagina uitgebreid zodat zowel de verz<strong>en</strong>der als de ontvanger deze gegev<strong>en</strong>skan toevoeg<strong>en</strong> aan de e-mail. In de ontwerppagina wordt plaats voorzi<strong>en</strong>voor de registratie van e<strong>en</strong> klassem<strong>en</strong>tscode (‘DOSSIER’) <strong>en</strong> de bestandsnam<strong>en</strong>van de bijlag<strong>en</strong> (‘BIJLAGEN’). Dezelfde veld<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s in de leespaginavoorzi<strong>en</strong>. Daarnaast wordt in de leespagina ook ruimte voorzi<strong>en</strong> voorde klassem<strong>en</strong>ts- of registratiegegev<strong>en</strong>s van de ontvanger (‘DOSSIER GEADRES-SEERDE’).Afbeelding 3: E-mailheader voor uitgaande e-<strong>mails</strong> met de toegevoegde veld<strong>en</strong> ‘DOSSIER’ <strong>en</strong> ‘BIJLAGEN’.Het veld ‘BIJLAGEN’In de aangepaste e-mailheader werd e<strong>en</strong> extra veld voor het registrer<strong>en</strong> vande bestandsnam<strong>en</strong> van de bijlag<strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong>. Vanaf Outlook 2002 is e<strong>en</strong> gelijkaardigveld standaard voorzi<strong>en</strong> in de e-mailheader wanneer bijlag<strong>en</strong> zijn toegevoegd.Toch is het raadzaam om ook in Outlook 2002 <strong>en</strong> 2003 e<strong>en</strong> apartveld voor de bestandsnam<strong>en</strong> van de bijlag<strong>en</strong> te voorzi<strong>en</strong>. Immers, het velddat Outlook 2002 <strong>en</strong> 2003 automatisch toevoeg<strong>en</strong> is dynamisch van aard.Hierdoor verdwijn<strong>en</strong> de bestandsnam<strong>en</strong> van de bijlag<strong>en</strong> wanneer de e-mail<strong>en</strong> de bijlage(n) bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van elkaar word<strong>en</strong> gescheid<strong>en</strong>. De archivalischeband tuss<strong>en</strong> deze gerelateerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zou op deze manierzoek gerak<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet meer reconstrueerbaar zijn.33emailrapport01.indd 33 06-03-2006 18:05:08
grote mate afhang<strong>en</strong> van de klasseer- of archiefreflex. Het ophal<strong>en</strong> van mapnam<strong>en</strong>moet e<strong>en</strong> routinehandeling word<strong>en</strong>, die kan word<strong>en</strong> gestuurd doortraining <strong>en</strong> opleiding, maar die <strong>en</strong>ige discipline <strong>en</strong> zorgvuldigheid vraagt.Opslagplaats metadataDe transmissie <strong>en</strong> contextuele metadata word<strong>en</strong> in het geklasseerde e-mailberichtzelf opgeslag<strong>en</strong>. Deze gegev<strong>en</strong>s word<strong>en</strong> in zichtbare <strong>en</strong> <strong>en</strong>kele verborg<strong>en</strong>veld<strong>en</strong> in de e-mailheader bewaard. De gebruiker kan de meeste metadatanog editer<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> nodig.Klasser<strong>en</strong> van bijlag<strong>en</strong>Het e-mailformulier voorziet ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s het geautomatiseerd <strong>klasser<strong>en</strong></strong> vande bijlage(n) bij e<strong>en</strong> e-mailbericht. Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> met bijlage(n)word<strong>en</strong> het e-mailbericht <strong>en</strong> de bijlag<strong>en</strong> beter als afzonderlijke digitaleobject<strong>en</strong> in de digitale map opgeslag<strong>en</strong>. Bevat e<strong>en</strong> e-mail één of meerderebijlage(n) dan verschijnt binn<strong>en</strong> de geop<strong>en</strong>de e-mail e<strong>en</strong> tweede tabbladwaarin de bestandsnam<strong>en</strong> van de bijlage(n) word<strong>en</strong> opgesomd. De gebruikerkan mits het aan- of uitvink<strong>en</strong> van de checkboxes aanduid<strong>en</strong> welke bijlage(n)al dan niet sam<strong>en</strong> met het e-mailbericht in dezelfde map word<strong>en</strong> geklasseerd.De gebruiker kan indi<strong>en</strong> nodig de bestandsnaam van de bijlage aanpass<strong>en</strong>zodat deze betek<strong>en</strong>isvol is. De band tuss<strong>en</strong> de e-mail <strong>en</strong> de bijlage(n) wordtaangegev<strong>en</strong> door de vermelding van de bestandsnam<strong>en</strong> in het daartoebestemde veld in de e-mailheader. In dit veld word<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel de (aangepaste)bestandsnam<strong>en</strong> van de geklasseerde bijlage(n) vermeld.Afbeelding 5: Extra tabblad in de ontvang<strong>en</strong> e-mail voor het selecter<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van de bijlage(n).Verwijder<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong>in MS OutlookNa export als message-bestand blijft de e-mail normaal gezi<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> hete-<strong>mails</strong>ysteem behoud<strong>en</strong>. De e-mailversie binn<strong>en</strong> MS Outlook mag in principeword<strong>en</strong> vernietigd. Met het aangepaste formulier wordt de gebruiker na het<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) gevraagd om de e-<strong>mails</strong> in MS Outlook teverwijder<strong>en</strong> of te bewar<strong>en</strong>. Het ware ideaal dat de e-<strong>mails</strong> in MS Outlook nahet <strong>klasser<strong>en</strong></strong> zoveel mogelijk word<strong>en</strong> verwijderd zodat de postbus wordtontlast. Deze e-<strong>mails</strong> kom<strong>en</strong> dan in de map ‘VERWIJDERDE ITEMS’ terecht zodat zeindi<strong>en</strong> nodig nog recupereerbaar zijn. Verkiest de gebruiker de e-mail tochnog in zijn postbus te bewar<strong>en</strong>, dan krijgt dit e-mailbericht automatisch destatus ‘GEKLASSEERD’. Zo kan word<strong>en</strong> vermed<strong>en</strong> dat hetzelfde bericht e<strong>en</strong> tweedekeer wordt geklasseerd of kan de gebruiker snel alle geklasseerde e-<strong>mails</strong> inzijn postbus selecter<strong>en</strong> <strong>en</strong> vernietig<strong>en</strong>.35emailrapport01.indd 35 06-03-2006 18:05:13
Metadata registrer<strong>en</strong>Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> legt de plug-in dezelfde transmissie <strong>en</strong> contextuelemetadata over de e-mailbericht<strong>en</strong> vast als het aangepaste e-mailformulier.De nodige transmissiemetadata word<strong>en</strong> ook hier volledig automatischgeregistreerd. Eén belangrijk verschilpunt met het e-mailformulier is wel dater met de plug-in meerdere opties zijn voor het ophal<strong>en</strong> van het e-mailadresvan de afz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> de gemachtigde. Wanneer e<strong>en</strong> eerste poging niet resulteertin e<strong>en</strong> geldig e-mailadres, dan zijn er nog minst<strong>en</strong>s twee reserveprocedures.Inzake contextuele metadata word<strong>en</strong> de (aangepaste) bestandsnam<strong>en</strong> vande geklasseerde bijlag<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s automatisch vastgelegd. Voor de klassem<strong>en</strong>tsaanduidingdi<strong>en</strong>t de gebruiker net zoals bij het e-mailformulier deovere<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>de dossier- of onderwerpsmap op te gev<strong>en</strong>. Ook hiervoorkan hij / zij gebruik mak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bladerfunctie zodat <strong>en</strong>kel de relevantedossier- of onderwerpsnaam uit het klassem<strong>en</strong>t <strong>hoe</strong>ft te word<strong>en</strong> opgehaald.De plug-in onthoudt overig<strong>en</strong>s de laatste 10 gekoz<strong>en</strong> doelmapp<strong>en</strong> zodat deeindgebruiker in veel gevall<strong>en</strong> e<strong>en</strong> snelle keuze kan mak<strong>en</strong>.Opslagplaats metadataDe transmissie- <strong>en</strong> contextuele metadata word<strong>en</strong> in het geklasseerde e-mailberichtzelf opgeslag<strong>en</strong>. Deze gegev<strong>en</strong>s word<strong>en</strong> in zelf gedefinieerde userpropertiesin het e-mailbericht bewaard. De inkapselde metadata zijn nietzichtbaar <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> door eindgebruikers met e<strong>en</strong> doorsnee pc-k<strong>en</strong>nis nietword<strong>en</strong> geëditeerd.Tegelijkertijd meerderee-<strong>mails</strong> <strong>klasser<strong>en</strong></strong>In teg<strong>en</strong>stelling tot het aangepaste e-mailformulier is het werkterrein vane<strong>en</strong> plug-in in MS Outlook niet begr<strong>en</strong>sd tot één e-mail. Hierdoor kan meerdan één e-mail tegelijkertijd word<strong>en</strong> geklasseerd. E<strong>en</strong> gebruiker kan e<strong>en</strong>aantal <strong>mails</strong> selecter<strong>en</strong> <strong>en</strong> die in één operatie aan e<strong>en</strong> dossier- of onderwerpsmaptoevoeg<strong>en</strong> of kan zelfs de volledige inhoud van één geselecteerdeOutlookfolder (inclusief subfolders) <strong>klasser<strong>en</strong></strong>. Deze laatste optie is vooral interessantvoor het retroactief <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> tijdlangin het e-<strong>mails</strong>ysteem werd<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>.Klasser<strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>Net zoals het e-mailformulier voorziet de plug-in <strong>en</strong>kele functionaliteit<strong>en</strong>voor het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) als afzonderlijke digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>in dezelfde dossier- of onderwerpsmap. Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuelee-<strong>mails</strong> kan de eindgebruiker op min of meer dezelfde wijze als bij hetaangepaste e-mailformulier kiez<strong>en</strong> welke bijlage(n) al dan niet word<strong>en</strong>geklasseerd <strong>en</strong> desgew<strong>en</strong>st hun bestandsnaam aanpass<strong>en</strong>. Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong>van meerdere e-<strong>mails</strong> tegelijkertijd word<strong>en</strong> alle bijlag<strong>en</strong> met hun bestaandebestandsnaam geklasseerd.37emailrapport01.indd 37 06-03-2006 18:05:16
Afbeelding 7: Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuele e-<strong>mails</strong> kan de gebruiker aanduid<strong>en</strong> welke bijlage(n) aldan niet word<strong>en</strong> geklasseerd. Indi<strong>en</strong> nodig kan hij / zij ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s de bestandsnaam aanpass<strong>en</strong>.De band tuss<strong>en</strong> de e-mail <strong>en</strong> de bijlage(n) wordt bewaard door de bestandsnaamvan de geklasseerde bijlage(n) als metadata in de e-mail in te kapsel<strong>en</strong>.Deze metadata zijn echter niet zichtbaar voor de eindgebruiker. Om de onderlingerelatie toch zichtbaar aan te gev<strong>en</strong> word<strong>en</strong> de geklasseerde bijlag<strong>en</strong> inhet e-mailbericht vervang<strong>en</strong> door snelkoppeling<strong>en</strong> naar de overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>dedocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in dezelfde map 32 .Verwijder<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong>in MS OutlookOp het einde van het klasseerproces wordt de gebruiker gevraagd of dee-mail in MS Outlook mag word<strong>en</strong> verwijderd. Antwoord de eindgebruiker‘NEE’ op deze vraag, dan krijgt de e-mail binn<strong>en</strong> MS Outlook de status‘GEKLASSEERD’. Deze e-mail bevat alle bijlag<strong>en</strong> die werd<strong>en</strong> verstuurd, dus ook diebijlag<strong>en</strong> die (nog) niet werd<strong>en</strong> geklasseerd. Op die manier kunn<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong><strong>en</strong> / of bijlage(n) ook in verschill<strong>en</strong>de mapp<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geklasseerd.3.4.3 VERGELIJKING TUSSEN BEIDE CUSTOMISATIESHet stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> werkte binn<strong>en</strong> MS Exchange- / Outlookomgevingtwee oplossing<strong>en</strong> uit voor het registrer<strong>en</strong> van metadata <strong>en</strong> voor het gebruiksvri<strong>en</strong>delijk<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong>. Beide alternatiev<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> specifiekevoor- <strong>en</strong> nadel<strong>en</strong> die in onderstaande tabel word<strong>en</strong> vergelek<strong>en</strong>.Keuze voor de plug-inBeide mogelijkhed<strong>en</strong> voor het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuele e-<strong>mails</strong> werd<strong>en</strong> inde praktijk uitgewerkt <strong>en</strong> met elkaar vergelek<strong>en</strong>. Het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong>stond in voor de ontwikkeling van zowel het aangepaste e-malformulier alsde plug-in. Digipolis, de informatica-partner van de stad Antwerp<strong>en</strong>, lichttebeide alternatiev<strong>en</strong> op technisch vlak door. Het technisch onderzoek leverdege<strong>en</strong> specifieke argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> pro of contra voor e<strong>en</strong> van beide mogelijkhed<strong>en</strong>aan. Op basis van e<strong>en</strong> gebruikersonderzoek werd uiteindelijk voor de plug-ingekoz<strong>en</strong>. Deze werd door de meeste testers als gebruiksvri<strong>en</strong>delijker ervar<strong>en</strong>.38Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 38 06-03-2006 18:05:17
M E T A D A T Aregistrer<strong>en</strong>:E-mailformuliertransmissiemetadata:automatischbestandsnam<strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>:automatischcontext: blader<strong>en</strong> in digitaalklassem<strong>en</strong>tPlug-intransmissiemetadata:automatischbestandsnam<strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>:automatischcontext: blader<strong>en</strong> in digitaalklassem<strong>en</strong>tvastlegg<strong>en</strong> e-mailadres afz<strong>en</strong>der: beperkte mogelijkhed<strong>en</strong> meerdere alternatiev<strong>en</strong>tijdstip:registratie onmiddellijk bijontvangst / verz<strong>en</strong>ding <strong>en</strong> bij<strong>klasser<strong>en</strong></strong>registratie pas op mom<strong>en</strong>t van<strong>klasser<strong>en</strong></strong>opslagmethode:inkapseling (extra veld<strong>en</strong> in dee-mailheader)inkapseling (zelf gedefinieerdeuserproperties)zichtbaar voor eindgebruiker: gedeeltelijk neeK L A S S E R E Nreflex:standaard aanwezig: extraheaderveld<strong>en</strong> zett<strong>en</strong> aan tot<strong>klasser<strong>en</strong></strong>nood aan extra mechanism<strong>en</strong>om gebruikers tot <strong>klasser<strong>en</strong></strong> aante spor<strong>en</strong>aantal items: <strong>en</strong>kel individuele e-<strong>mails</strong> kan voor individuele e-<strong>mails</strong>,geselecteerde e-<strong>mails</strong> of devolledige inhoud van 1Outlookfolder (optioneel:inclusief subfolders)retroactief: niet praktisch kan voorzi<strong>en</strong> word<strong>en</strong>controle op bestandsnam<strong>en</strong>:T E C H N I S C Hplatform:installatie:robuustheid:standaard Outlook <strong>en</strong> Windowssecurity:wegfilter<strong>en</strong> niet toegestanekaraktersMS Exchange, Outlook2000/2002/2003, MS InternetExplorer (5.0 e.v.)server: publicer<strong>en</strong> formuliercli<strong>en</strong>t-pc’s: wijzig<strong>en</strong> Windowsregister,installatie OCXcompon<strong>en</strong>t33<strong>en</strong>kel beperkte error-handlingmogelijkge<strong>en</strong> problem<strong>en</strong>wegfilter<strong>en</strong> niet toegestanekaraktersOutlook 2000/2002/2003server: definiër<strong>en</strong> securitysettingscli<strong>en</strong>t-pc’s: installatieplug-in, wijzig<strong>en</strong> Windowsregisteruitgebreide error-handlingmogelijkzorgt voor diverse ‘waarschuwing<strong>en</strong>’die mits diverseworkarounds te vermijd<strong>en</strong> zijnintegratie in webmail: mogelijk niet mogelijkOutlook-grill<strong>en</strong>:<strong>en</strong>kele Outlook-functionaliteit<strong>en</strong>zijn niet meer beschikbaarOutlook sluit niet altijd correctaf, waardoor de plug-in bij het(her)start<strong>en</strong> niet wordtingelad<strong>en</strong>39emailrapport01.indd 39 06-03-2006 18:05:18
3.4.4 HET EINDPRODUCTAanspor<strong>en</strong> tot <strong>klasser<strong>en</strong></strong>Na het vergelijk<strong>en</strong>d technisch <strong>en</strong> gebruikersonderzoek werd de plug-in voorhet <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuele e-<strong>mails</strong> verder verfijnd. De plug-in werd t<strong>en</strong>eerste uitgebreid met <strong>en</strong>kele extra mechanism<strong>en</strong> om de eindgebruiker tot<strong>klasser<strong>en</strong></strong> aan te spor<strong>en</strong>. Dit werd als noodzakelijk ervar<strong>en</strong> omdat de plug-inzelf op ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele wijze de eindgebruiker herinnert aan de nood tot het<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>. Deze extra mechanism<strong>en</strong> zijn:¬ waarschuwing bij het opstart<strong>en</strong> van MS Outlook wanneer het totaleaantal e-<strong>mails</strong> in de mapp<strong>en</strong> ‘postvak in’ <strong>en</strong> ‘verzond<strong>en</strong> items’ hoger isdan e<strong>en</strong> vooraf bepaalde kritische waarde 34¬ automatisch vrag<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bestemming bij het sluit<strong>en</strong> of verz<strong>en</strong>d<strong>en</strong>van e<strong>en</strong> e-mail. Wanneer e<strong>en</strong> gebruiker e<strong>en</strong> gelez<strong>en</strong> mail sluit zonderde e-mail te <strong>klasser<strong>en</strong></strong> of verwijder<strong>en</strong>, dan wordt hij / zij gevraagd e<strong>en</strong>bestemming aan het e-mailbericht te gev<strong>en</strong>. De opties zijn ‘KLASSEREN’,‘VERNIETIGEN’ <strong>en</strong> ‘BEWAREN IN OUTLOOK’. Dezelfde vraag wordt gesteldwanneer de eindgebruiker e<strong>en</strong> e-mail verz<strong>en</strong>dt. Op die manier wordtvermed<strong>en</strong> dat de map ‘VERZONDEN ITEMS’ volloopt <strong>en</strong> de postbus belast.Klasser<strong>en</strong> van meerdere<strong>mails</strong> tegelijkertijdE<strong>en</strong> tweede aanpassing van de klasseerplug-in hield in dat functionaliteit<strong>en</strong>voor het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van meerdere <strong>mails</strong> tegelijk werd<strong>en</strong> toegevoegd. Hiermeekan de gebruiker:¬ meerdere <strong>mails</strong> in dezelfde Outlook-folder selecter<strong>en</strong>. De geselecteerdee-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> hun bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> naar dezelfde doelmap geëxporteerd.¬ één Outlook-folder selecter<strong>en</strong>. De volledige inhoud van deze folderwordt in dezelfde dossier- of onderwerpsmap geklasseerd. Het exporter<strong>en</strong>van de inhoud van subfolders is optioneel.Deze laatste functionaliteit is hoofdzakelijk gericht op het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> vane-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> die op diverse plaats<strong>en</strong> in het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>.Dit instrum<strong>en</strong>t kan word<strong>en</strong> gebruikt wanneer <strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>tijdelijk binn<strong>en</strong> het e-<strong>mails</strong>ysteem word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong> of wanneer retroactiefoude <strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geklasseerd. E<strong>en</strong> manuele opkuis- <strong>en</strong> archiveringsactiezou teveel tijd in beslag nem<strong>en</strong>.Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> vanbestandsnam<strong>en</strong> bij het<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van meerderee-<strong>mails</strong>Bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van meerdere <strong>mails</strong> tegelijkertijd wordt de eindgebruikerniet voor elke e-mail e<strong>en</strong> bestandsnaam gevraagd. In dit geval word<strong>en</strong> debestandsnam<strong>en</strong> automatisch toegek<strong>en</strong>d. De eindgebruiker stelt in volg<strong>en</strong>swelke headergegev<strong>en</strong>s de bestandsnaam voor het geëxporteerde e-mailberichtwordt sam<strong>en</strong>gesteld. Deze gegev<strong>en</strong>s zijn:¬ naam van de afz<strong>en</strong>der (ev<strong>en</strong>tueel te vervang<strong>en</strong> door de naam van degemachtigde)¬ naam van de ontvanger¬ onderwerp van het e-mailbericht (maximaal 15 karakters)40Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 40 06-03-2006 18:05:18
¬ datum <strong>en</strong> het tijdstip van verz<strong>en</strong>ding¬ datum <strong>en</strong> het tijdstip van ontvangst.Bij het tegelijkertijd <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van meerdere <strong>mails</strong> word<strong>en</strong> alle bijlag<strong>en</strong> vande geselecteerde e-<strong>mails</strong> onder hun bestaande bestandsnaam geklasseerd.Net zoals bij het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van individuele e-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> de bestandsnam<strong>en</strong>van de geklasseerde bijlag<strong>en</strong> als metadata in het e-mailbericht ingekapseld.De bijlag<strong>en</strong> zelf word<strong>en</strong> opnieuw als afzonderlijke docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong><strong>en</strong> in het e-mailbericht vervang<strong>en</strong> door snelkoppeling<strong>en</strong>.Afbeelding 8: Het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van de volledige inhoud van e<strong>en</strong> MS Outlook-folder: alle e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> allebijlag<strong>en</strong> in de MS Outlook-folder word<strong>en</strong> aan de dossier- of onderwerpsmap toegevoegd. Deze interfaceis id<strong>en</strong>tiek aan de interface voor het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e<strong>en</strong> selectie e-<strong>mails</strong>. Alle<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t in deze laatsteinterface ge<strong>en</strong> bronmap te word<strong>en</strong> aangeduid.Opzoek<strong>en</strong> vangeklasseerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong>Om geklasseerde e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> achteraf snel te kunn<strong>en</strong> opzoek<strong>en</strong>,voegt de plug-in volledig automatisch <strong>en</strong>kele metadata aan de geklasseerdedigitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> toe. Op die manier kunn<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> in de Windowsverk<strong>en</strong>nerop min of meer dezelfde wijze als in MS Outlook word<strong>en</strong> opgezocht.Voor e-<strong>mails</strong> wordt de naam van de ambt<strong>en</strong>aar die ze klasseerde <strong>en</strong> de volledigeonderwerpsaanduiding als bestandsattribuut geregistreerd. Geklasseerdee-<strong>mails</strong> krijg<strong>en</strong> ook de datum <strong>en</strong> het tijdstip van verz<strong>en</strong>ding als systeemtijd(“GEWIJZIGD OP”) in plaats van de datum <strong>en</strong> het tijdstip van <strong>klasser<strong>en</strong></strong>. Voorbijlag<strong>en</strong> van het MS Office-type wordt geregistreerd bij welke e-mail ze hor<strong>en</strong>.In de Windows-verk<strong>en</strong>ner kan gezocht <strong>en</strong> gesorteerd word<strong>en</strong> op dezemetadata.41emailrapport01.indd 41 06-03-2006 18:05:19
Archiver<strong>en</strong> van MSOutlook-afsprak<strong>en</strong>T<strong>en</strong>slotte werd nog e<strong>en</strong> functionaliteit voor het archiver<strong>en</strong> van ag<strong>en</strong>daafsprak<strong>en</strong>toegevoegd. Afsprak<strong>en</strong> in de Outlook-ag<strong>en</strong>da nem<strong>en</strong> na verloopvan tijd <strong>en</strong>ige postbusruimte in beslag. Door de afsprak<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> bepaaldeperiode te archiver<strong>en</strong>, kan opnieuw plaats in de postbus word<strong>en</strong> vrijgemaakt.Met deze extra functionaliteit <strong>hoe</strong>ft de eindgebruiker <strong>en</strong>kel e<strong>en</strong> start- <strong>en</strong>einddatum op te gev<strong>en</strong>. Hij / zij kan besliss<strong>en</strong> privé-afsprak<strong>en</strong>, uitnodiging<strong>en</strong>voor vergaderverzoek<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> al dan niet mee te archiver<strong>en</strong>.De ag<strong>en</strong>da-afsprak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> voor de geselecteerde periode naar e<strong>en</strong> XMLdocum<strong>en</strong>tweggeschrev<strong>en</strong>. Dit XML-docum<strong>en</strong>t is conform het <strong>eDAVID</strong> XMLSchema voor ag<strong>en</strong>da’s opgebouwd 35 .Afbeelding 9: Het exporter<strong>en</strong> van afsprak<strong>en</strong> uit de MS Outlook-ag<strong>en</strong>da. De gebruiker duidt aan voorwelke periode de afsprak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geëxporteerd.42Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 42 06-03-2006 18:05:20
3.5 Implem<strong>en</strong>tatieE<strong>en</strong> projectmatige aanpakDe implem<strong>en</strong>tatie van de uitgewerkte docum<strong>en</strong>tbeheersprocedure wordtvoor elke organisatieonderdeel projectmatig aangepakt. De concrete aanpakverloopt gefaseerd. In eerste instantie wordt werk gemaakt van het bouw<strong>en</strong>van e<strong>en</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>t. E<strong>en</strong>s dit min of meer afgerond is, word<strong>en</strong>trainings- <strong>en</strong> opleidingssessies voor de eindgebruiker ingepland. Simultaanmet deze sessies word<strong>en</strong> de customisaties in MS Outlook geïnstalleerd.3.5.1 DIGITAAL DOSSIER EN KLASSEMENTTijd<strong>en</strong>s de eerste fase van het project wordt gewerkt rond het opbouw<strong>en</strong> vane<strong>en</strong> digitaal klassem<strong>en</strong>t voor het organisatieonderdeel waar digitaal docum<strong>en</strong>tbeheerwordt geïntroduceerd. E<strong>en</strong> ad hoc werkgroep maakt e<strong>en</strong> ontwerpdigitaal klassem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> koppelt dit terug naar de eindgebruikers. Detoezichthoud<strong>en</strong>de archivaris speelt hierbij e<strong>en</strong> adviser<strong>en</strong>de rol.E<strong>en</strong> organisatorischeuitdagingAangezi<strong>en</strong> het welslag<strong>en</strong> van het digitale docum<strong>en</strong>tbeheer staat <strong>en</strong> valt mete<strong>en</strong> overzichtelijk klassem<strong>en</strong>t is het van belang om hiervoor de nodige tijduit te trekk<strong>en</strong>. Vanuit technisch standpunt is dit de gemakkelijkste stap inhet digitale docum<strong>en</strong>tbeheer, maar op het vlak van docum<strong>en</strong>tbeheer is ditde moeilijkste. Het vorm<strong>en</strong> van digitale dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong>vraagt voor de meeste eindgebruikers immers e<strong>en</strong> wijziging in de manierwaarop ze met digitale bestand<strong>en</strong> omgaan. Anderzijds leert ervaring dat hetmak<strong>en</strong> van ontwerp<strong>en</strong> ook niet eindeloos mag blijv<strong>en</strong> aanslep<strong>en</strong>. De ultiemetest voor het digitale klassem<strong>en</strong>t is de ingebruikname. Pas hierna zal effectiefblijk<strong>en</strong> of de eindgebruiker vlot zijn weg terugvindt tijd<strong>en</strong>s het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong>opzoek<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> kan dit bewak<strong>en</strong> door bijvoorbeeldhet aangroeivolume op te volg<strong>en</strong>. Wanneer dit volume niet stelselmatigstijgt, zull<strong>en</strong> bijsturing<strong>en</strong> of aanpassing<strong>en</strong> zich opdring<strong>en</strong>.Het bewak<strong>en</strong> van de kwaliteit <strong>en</strong> aanpass<strong>en</strong> van het digitale klassem<strong>en</strong>t ise<strong>en</strong> continue zorg. In bepaalde organisatieonderdel<strong>en</strong> word<strong>en</strong> hiervoormapverantwoordelijk<strong>en</strong> aangeduid.3.5.2 TRAINING EN OPLEIDING VAN DE E-MAILGEBRUIKERDoelBij de start van de praktische toepassing van het digitale klassem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> het<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> wordt best de nodige tijd uitgetrokk<strong>en</strong> voortraining <strong>en</strong> opleiding van de eindgebruikers. Zij blijv<strong>en</strong> wel binn<strong>en</strong> de vertrouwdeIT-omgeving (MS Outlook <strong>en</strong> Windows-verk<strong>en</strong>ner) verder werk<strong>en</strong>,maar het is raadzaam om h<strong>en</strong> de functionaliteit<strong>en</strong> van de Outlook-customisatiesaan te ler<strong>en</strong>. De basisprincipes van het opbouw<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> <strong>goed</strong> klassem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e dossiervorming zijn ev<strong>en</strong>zeer belangrijk.43emailrapport01.indd 43 06-03-2006 18:05:21
ProgrammaDe training <strong>en</strong> opleiding bij de stad Antwerp<strong>en</strong> bestaat uit drie del<strong>en</strong>. In heteerste deel wordt toegelicht welke (digitale) docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> de ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong> alsarchiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> beschouw<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke niet. Het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van(digitale) docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> vergt immers e<strong>en</strong> extra inspanning van de ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong><strong>en</strong> het is <strong>en</strong>kel nodig om die inspanning<strong>en</strong> te lever<strong>en</strong> voor de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>die in het digitale klassem<strong>en</strong>t thuishor<strong>en</strong>. Vervolg<strong>en</strong>s word<strong>en</strong> de basisprincipesvan het (digitale) <strong>klasser<strong>en</strong></strong> uitgelegd: Hoe structureer je het klassem<strong>en</strong>t?Wat is e<strong>en</strong> functionele indeling? Hoe organiseer je reeks<strong>en</strong>, dossiers- <strong>en</strong>onderwerpsmapp<strong>en</strong>? Wanneer word<strong>en</strong> dossiers afgeslot<strong>en</strong> of geop<strong>en</strong>d? Tijd<strong>en</strong>shet derde deel van de opleiding wordt dan dieper ingegaan op e-mailarchivering<strong>en</strong> op het werk<strong>en</strong> met de plug-in.Aandachtspunt<strong>en</strong>E<strong>en</strong> opleidingssessie neemt doorgaans e<strong>en</strong> halve dag in beslag. Hierbij wordtaandacht besteed aan:¬ belang schets<strong>en</strong> van archiver<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-mailarchiver<strong>en</strong>in het bijzonder: belangrijk voor de motivatie <strong>en</strong> de zorgvuldigheid vande e-mailgebruiker¬ aanler<strong>en</strong> basisprincipes van het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>:indeling mapp<strong>en</strong>structuur, rubricering, toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> mapnam<strong>en</strong> <strong>en</strong> bestandsnam<strong>en</strong>¬ e-<strong>mails</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t onderscheid<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong>zonder deze status: welke e-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>? welke e-<strong>mails</strong>mog<strong>en</strong> onmiddellijk word<strong>en</strong> vernietigd?¬ functionaliteit<strong>en</strong> van de plug-in¬ exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>¬ toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van duidelijke map- <strong>en</strong> bestandsnam<strong>en</strong>¬ e-mail efficiënt gebruik<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>goed</strong> archiveerbare e-<strong>mails</strong> sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong>:− efficiënt gebruik<strong>en</strong> van het e-<strong>mails</strong>ysteem:• ge<strong>en</strong> interne docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die beschikbaar zijn op geme<strong>en</strong>schappelijkeserverschijv<strong>en</strong> als bijlage doorstur<strong>en</strong>, maar <strong>en</strong>kel de linknaar die docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> verz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> (zie CopyPath-functionaliteit)• duidelijke onderwerpsaanduiding invull<strong>en</strong>• ge<strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> aan de e-mail toevoeg<strong>en</strong> wanneer hun inhoud inhet bericht<strong>en</strong>veld kan word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>• ge<strong>en</strong> antwoord<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de regels in het bericht van de afz<strong>en</strong>derplaats<strong>en</strong>.− ge<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> verz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> RTF-body, platte tekst of HTML inde plaats gebruik<strong>en</strong>− in het bericht structuur aanbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> op basis van witte ruimte, <strong>en</strong>niet door middel van opmaak. E-<strong>mails</strong> hebb<strong>en</strong> immers ge<strong>en</strong> vasteverschijningsvorm, want deze is afhankelijk van de gebruikte cli<strong>en</strong>tmail software. Niet iedere<strong>en</strong> krijgt de opmaakgegev<strong>en</strong>s te zi<strong>en</strong>− als id<strong>en</strong>tificatiegegev<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> handtek<strong>en</strong>ing in het berichtveld vande e-mailbody invoeg<strong>en</strong>− bij gebruik van distributielijst<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> kopie van de lijst<strong>en</strong> met vermeldingvan de led<strong>en</strong> bijhoud<strong>en</strong> 36− afdrukk<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> beperk<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> minimum. Verwijder afdrukk<strong>en</strong>zoveel mogelijk uit het papier<strong>en</strong> dossier.44Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 44 06-03-2006 18:05:21
Toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong>bestandsnam<strong>en</strong>Binn<strong>en</strong> de mapp<strong>en</strong> word<strong>en</strong> de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> door hun bestandsnaamgeïd<strong>en</strong>tificeerd. De bestandsnaam geeft aan welk archiefdocum<strong>en</strong>t in hetcomputerbestand is opgeslag<strong>en</strong>. Bij het exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> erover te wak<strong>en</strong> dat de bestand<strong>en</strong> e<strong>en</strong> unieke bestandsnaam krijg<strong>en</strong>zodat bestaande docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> niet word<strong>en</strong> overschrev<strong>en</strong>. Digitaal Archi-Ver<strong>en</strong>: rIchtlijn & aDvies, nr. 3 bevat ook richtlijn<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanbeveling<strong>en</strong> voorhet toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van bestandsnam<strong>en</strong>:¬ geef de bestand<strong>en</strong> e<strong>en</strong> duidelijke <strong>en</strong> betek<strong>en</strong>isvolle bestandsnaam. Vermijddat gebruikers de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> op<strong>en</strong><strong>en</strong> bij het zoek<strong>en</strong>:− geef duidelijk per docum<strong>en</strong>t aan:• e-mail: afz<strong>en</strong>der / geadresseerde, onderwerp, datering(JJJJMMDD)• bijlag<strong>en</strong>: soort docum<strong>en</strong>t, onderwerp, datering (JJJJMMDD)− neem in de bestandsnaam ev<strong>en</strong>tueel de status of het versi<strong>en</strong>ummerop¬ herhaal ge<strong>en</strong> mapnam<strong>en</strong> in de bestandsnaam¬ stem bestandsnam<strong>en</strong> <strong>en</strong> titels van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op elkaar af¬ hou rek<strong>en</strong>ing met het schrijv<strong>en</strong> van CD’s conform de standaard ISO-9660:− k<strong>en</strong> bestandsnam<strong>en</strong> van maximaal 30 karakters toe− gebruik ge<strong>en</strong> spaties, maar e<strong>en</strong> onderstreep of schrijf woord<strong>en</strong> aanelkaar− gebruik <strong>en</strong>kel de karakters: A-Z, 0-9, _¬ behoud de originele ext<strong>en</strong>sie van het bestandsformaat waarin hetdocum<strong>en</strong>t wordt bewaard.3.5.3 INSTALLATIE VAN DE CUSTOMISATIEAutomatische installatieSimultaan met de trainings- <strong>en</strong> opleidingssessies voor de eindgebruikersword<strong>en</strong> de customisaties aan MS Outlook op de cli<strong>en</strong>t-pc’s uitgerold. Idealiterkunn<strong>en</strong> de eindgebruikers na de opleiding onmiddellijk met de nieuwe instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>aan de slag gaan. Hoewel handmatige installatie van de plug-indoor de eindgebruiker e<strong>en</strong> mogelijkheid is, wordt voor de organisatieonderdel<strong>en</strong>van de stad Antwerp<strong>en</strong> geautomatiseerde installatiemogelijkhed<strong>en</strong>gezocht. Mogelijkhed<strong>en</strong> hiervoor zijn het gebruik van e<strong>en</strong> automatischedistributietool of automatische installatie via het loginscript.45emailrapport01.indd 45 06-03-2006 18:05:22
not<strong>en</strong>18 Deze richtlijn is e<strong>en</strong> toepassing van DAVID richtlijn <strong>en</strong> advies nr. 3 <strong>en</strong> is te raadpleg<strong>en</strong> op de websitevan het stadsarchief: http://stadsarchief.antwerp<strong>en</strong>.be > 5. Het stadsarchief in bedrijf > Toezicht oparchivering > 3. Digitale archivering > Richtlijn<strong>en</strong> > Richtlijn 3. Mapp<strong>en</strong>structuur <strong>en</strong> bestandsnam<strong>en</strong>voor digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.19 Rec<strong>en</strong>te evoluties in diverse docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> het mogelijk dat docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> nietmeer in e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur word<strong>en</strong> georganiseerd, maar dat ze toch snel te vind<strong>en</strong> zijn. Hetterugvind<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> gebeurt dan hoofdzakelijk op basis van indexering <strong>en</strong> via zoek<strong>en</strong> op detoegek<strong>en</strong>de metadata (bijvoorbeeld inhoudsomschrijving). Enkele organisaties experim<strong>en</strong>teerd<strong>en</strong>met deze werkwijze, maar keerd<strong>en</strong> inmiddels naar het systeem van e<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>structuur terug: hettoek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van beschrijv<strong>en</strong>de metadata bij ‘check-in’ vraagt de nodige tijd, medewerkers zijn gewoondocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te ord<strong>en</strong><strong>en</strong> in mapp<strong>en</strong> zodat verband<strong>en</strong> duidelijk zijn, docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opbasis van metadata of e<strong>en</strong> fulltext search niet altijd ev<strong>en</strong> gemakkelijk of snel teruggevond<strong>en</strong>, <strong>en</strong>z.20 Om deze red<strong>en</strong> is in het objectmodel van Outlook 2000 <strong>en</strong> 2002 het e-mailadres van de afz<strong>en</strong>der nietvoorzi<strong>en</strong> als eig<strong>en</strong>schap van e<strong>en</strong> mailitem. In het objectmodel van Outlook 2003 is de “Mailitem.S<strong>en</strong>derEmailaddress”- eig<strong>en</strong>schap wel aanwezig, maar deze code wordt pas uitgevoerd als de pluginals trusted code is ingesteld.21 De eig<strong>en</strong>schap ‘S<strong>en</strong>derName’ retourneert de eerste tekstwaarde van de verschijningsnaam van deafz<strong>en</strong>der. Voor e<strong>en</strong> Exchange-gebruiker zijn dit doorgaans de naam <strong>en</strong> voornaam van de afz<strong>en</strong>der. Bijandere gebruikers kan dit de naam <strong>en</strong> voornaam, het SMTP e-mailadres of e<strong>en</strong> combinatie van beidezijn.22 CDO (Collaboration Data Objects) is e<strong>en</strong> alternatieve wijze voor het b<strong>en</strong>ader<strong>en</strong> van Exchange-server<strong>en</strong> Outlook data. Voor gebruik aan cli<strong>en</strong>tzijde di<strong>en</strong>t CDO 1.21 wel geïnstalleerd te zijn als onderdeelvan MS Outlook.23 Voor e<strong>en</strong> dergelijke functionaliteit zal in de meeste gevall<strong>en</strong> ook e<strong>en</strong> integratie tuss<strong>en</strong> de e-<strong>mails</strong>erver<strong>en</strong> de DMS/RMA nodig zijn.24 Zie ook DOD 5015-2, C2.2.6.8.8.25 E<strong>en</strong> variante op deze b<strong>en</strong>adering is het tegelijkertijd exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> in e<strong>en</strong> geschiktexportformaat (bijvoorbeeld MSG of EML) <strong>en</strong> in e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat (bijvoorbeeldXML). Hoewel dit technisch perfect implem<strong>en</strong>teerbaar is, werd deze optie niet weerhoud<strong>en</strong> voor destad Antwerp<strong>en</strong>. Enkel geklasseerde e-<strong>mails</strong> met archiefwaarde word<strong>en</strong> na selectie naar het geschiktearchiveringsformaat gemigreerd.26 In MS Outlook bepaalt de opmaak (onbewerkte tekst, HTML, RTF) van het bericht<strong>en</strong>veld welkbestandsformaat (respectievelijk TXT, HTML, RTF) als exportformaat wordt voorgeselecteerd.27 E<strong>en</strong> derde alternatief is het combiner<strong>en</strong> van beide oplossing<strong>en</strong>: het aangepaste formulier voor het<strong>klasser<strong>en</strong></strong> van ontvang<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> de plug-in voor verzond<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong>. Dit alternatief werd wel inde praktijk uitgewerkt, maar werd niet uitgebreid getest.28 Extra besturingselem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> zijn onvoldo<strong>en</strong>de: besturingselem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> <strong>en</strong>kel voor devoorstelling van data <strong>en</strong> niet voor de opslag. De informatie wordt opgeslag<strong>en</strong> in veld<strong>en</strong>. Zonder dezeveld<strong>en</strong> gaat na sluit<strong>en</strong> of verz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> de inhoud van de besturingselem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> verlor<strong>en</strong>.29 Via Javascript ingebed in de HTML-pagina kan het aangepaste e-mailformulier word<strong>en</strong> opgehaald opde <strong>mails</strong>erver.30 Het toevoeg<strong>en</strong> van scripts is ge<strong>en</strong> probleem want de c<strong>en</strong>trale formulier<strong>en</strong>bibliotheek wordtautomatisch als e<strong>en</strong> vertrouwde omgeving aanzi<strong>en</strong>. Het waarschuwingsbericht voor mogelijkemacro-viruss<strong>en</strong> wordt bijgevolg niet getoond.31 Aan HTML-pagina’s kunn<strong>en</strong> naast VBscript ook Javascript, Java Applets <strong>en</strong> ActiveX-elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong>gekoppeld.32 Het op<strong>en</strong><strong>en</strong> van snelkoppeling<strong>en</strong> levert ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> security-kwestie op. Met de standaard beveiligingsinstelling<strong>en</strong>krijgt e<strong>en</strong> gebruiker bij het op<strong>en</strong><strong>en</strong> van e<strong>en</strong> snelkoppeling in e<strong>en</strong> e-mail eerst e<strong>en</strong>waarschuwingsv<strong>en</strong>ster te zi<strong>en</strong>. M<strong>en</strong> kan dit vermijd<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> laag beveiligingsniveau voorbijlag<strong>en</strong> in te stell<strong>en</strong> (Outlook) <strong>en</strong> de *.lnk-ext<strong>en</strong>sie te verwijder<strong>en</strong> uit de designated file types (Windows).Dit alles kan word<strong>en</strong> geautomatiseerd (laag beveiligingsniveau bijlag<strong>en</strong>: wijzig<strong>en</strong> Windowsregistercli<strong>en</strong>t-pc’s; verwijder<strong>en</strong> *.lnk-ext<strong>en</strong>sie uit designated file types: definiër<strong>en</strong> als onderdeel vane<strong>en</strong> group policy) of kan individueel per cli<strong>en</strong>t-pc word<strong>en</strong> ingesteld.33 Deze OCX-compon<strong>en</strong>t wordt gebruikt bij het geautomatiseerd blader<strong>en</strong> in het digitale klassem<strong>en</strong>t <strong>en</strong>maakt standaard deel uit van bepaalde MS Office-versies. Bij het de-installer<strong>en</strong> van software diedezelfde compon<strong>en</strong>t gebruik<strong>en</strong> kan deze al e<strong>en</strong>s word<strong>en</strong> verwijderd.34 Deze waarde werd voor de stad Antwerp<strong>en</strong> ingesteld op 250 items.35 Zie: http://www.edavid.be/xmlschemas/cal<strong>en</strong>dar.xsd.36 Jaarlijks word<strong>en</strong> de distributielijst<strong>en</strong> door het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> rechtstreeks in e<strong>en</strong> AIPgearchiveerd. Dit gebeurt met e<strong>en</strong> uitbreiding op de klasseerplug-in. Deze uitbreiding wordt nietmee verspreid onder de eindgebruikers.”46Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> digtale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 46 06-03-2006 18:05:22
4. ARCHIVEREN VAN DIGITALE DOCUMENTENDe archiveringsprocedure houdt ondermeer in: selectie van de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>met archiefwaarde, omzetting naar archiveringsformat<strong>en</strong>, inkapselingin AIP’s, transfert naar het archief <strong>en</strong> het toegankelijk mak<strong>en</strong>.4.1 Selectie van de dossiers met archiefwaardeNood aan selectieOm het volume aan digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> onder controle te houd<strong>en</strong>, zal hetdigitale klassem<strong>en</strong>t geregeld moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ontlast. Het c<strong>en</strong>traal organiser<strong>en</strong>van alle digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zal immers e<strong>en</strong> transfert van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>vanuit het e-<strong>mails</strong>ysteem richting digitaal klassem<strong>en</strong>t met zich meebr<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.Selectie op basis vanselectielijst<strong>en</strong>De basis voor dit selectieproces zijn de selectielijst<strong>en</strong> die geld<strong>en</strong> voor zowelpapier<strong>en</strong> als digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Doorgaans zal op reeks- of dossierniveaubeslist word<strong>en</strong> welke mapp<strong>en</strong> na het verstrijk<strong>en</strong> van de administratievebewaartermijn vernietigd dan wel word<strong>en</strong> gearchiveerd. Het feitelijke selectieproceskan min of meer geautomatiseerd verlop<strong>en</strong> wanneer bewaartermijn<strong>en</strong><strong>en</strong> bestemming<strong>en</strong> als metadata op reeks- <strong>en</strong> dossierniveau zijn vastgelegd.Wegnem<strong>en</strong> vande mapp<strong>en</strong> metarchiefwaardeDe digitale dossiers zonder archiefwaarde kunn<strong>en</strong> mits de nodige toestemming<strong>en</strong>word<strong>en</strong> vernietigd. De digitale dossiers met archiefwaarde word<strong>en</strong>uit het actieve digitale klassem<strong>en</strong>t wegg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> nodig kunn<strong>en</strong> raadplegingskopieënachter blijv<strong>en</strong> (bijvoorbeeld bij afgeslot<strong>en</strong> dossiers die nogfrequ<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> geraadpleegd). Deze raadplegingskopieën krijg<strong>en</strong> bij voorkeurde status ‘GEARCHIVEERD’ <strong>en</strong> zijn best niet meer wijzigbaar. Wegnem<strong>en</strong> uithet actieve klassem<strong>en</strong>t voor archivering houdt in dat de digitale mapp<strong>en</strong>word<strong>en</strong> verplaatst of gekopieerd naar e<strong>en</strong> locatie waar de verdere transfertnaar het archief wordt voorbereid.47emailrapport01.indd 47 06-03-2006 18:05:23
4.2 Archiver<strong>en</strong> van metadataNood aancontextinformatieBelangrijk bij het wegnem<strong>en</strong> van de digitale dossiers is het me<strong>en</strong>em<strong>en</strong> vande nodige contextuele informatie. Immers, de digitale klassem<strong>en</strong>tsstructuurweerspiegelt de context waarbinn<strong>en</strong> dossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong> word<strong>en</strong>gevormd. Het wegnem<strong>en</strong> van de geselecteerde map alle<strong>en</strong> is onvoldo<strong>en</strong>deom de archiefcontext mee te archiver<strong>en</strong>. De geselecteerde map én de bov<strong>en</strong>ligg<strong>en</strong>demapnam<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> aan binn<strong>en</strong> welke tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> (sub)reeks<strong>en</strong> mapp<strong>en</strong>werd<strong>en</strong> gecreëerd <strong>en</strong> in welke context dossiers <strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong>te blijv<strong>en</strong> geïnterpreteerd.Het expliciet registrer<strong>en</strong> van deze contextuele gegev<strong>en</strong>s is niet alle<strong>en</strong> e<strong>en</strong>archivistische noodzaak, maar is ook e<strong>en</strong> voorzorgsmaatregel teg<strong>en</strong> mogelijkecalamiteit<strong>en</strong>. Verlies, bijvoorbeeld t<strong>en</strong> gevolge van transformaties, is immersaltijd mogelijk. De mapp<strong>en</strong>structuur is immers volledig extern t<strong>en</strong> opzichtevan de gearchiveerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, want deze wordt <strong>en</strong>kel op het niveau vanhet bestandssysteem bijgehoud<strong>en</strong>. Met uitzondering van de geklasseerdee-<strong>mails</strong> bevatt<strong>en</strong> de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zelf ge<strong>en</strong> verwijzing<strong>en</strong> naar demapp<strong>en</strong>structuur. Aangezi<strong>en</strong> de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel maar hun functievan archiefdocum<strong>en</strong>t kunn<strong>en</strong> behoud<strong>en</strong> door middel van de mapp<strong>en</strong>structuur,di<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> de mogelijkheid te voorzi<strong>en</strong> om de mapp<strong>en</strong>structuur op e<strong>en</strong> ofandere manier te registrer<strong>en</strong> zodat ze indi<strong>en</strong> nodig opnieuw kan word<strong>en</strong>sam<strong>en</strong>gesteld.T<strong>en</strong> laatste op het tijdstip van wegnem<strong>en</strong> van mapp<strong>en</strong> met archiefwaardedi<strong>en</strong>t deze contextuele informatie te word<strong>en</strong> geregistreerd. Hiervoor zijn diversemogelijkhed<strong>en</strong>.XML-dossierlijst<strong>en</strong>E<strong>en</strong> eerste mogelijkheid om de mapp<strong>en</strong>structuur <strong>en</strong> de plaats van de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>binn<strong>en</strong> de mapp<strong>en</strong>structuur op e<strong>en</strong> expliciete wijze te archiver<strong>en</strong>, ishet sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van dossierlijst<strong>en</strong>. Deze dossierlijst<strong>en</strong> word<strong>en</strong> in XML aangelegd.In dit XML-docum<strong>en</strong>t wordt op e<strong>en</strong> gestructureerde <strong>en</strong> expliciete wijzevermeld <strong>hoe</strong> het digitale klassem<strong>en</strong>t was opgebouwd. E<strong>en</strong> XML-dossierlijstbiedt e<strong>en</strong> hiërarchisch overzicht van de tak<strong>en</strong>, reeks<strong>en</strong>, dossiers, onderwerpsmapp<strong>en</strong><strong>en</strong> hun inhoud. De nesting van de XML-elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> weerspiegeltde structuur <strong>en</strong> de relatie tuss<strong>en</strong> de verschill<strong>en</strong>de mapp<strong>en</strong> <strong>en</strong> submapp<strong>en</strong>.E<strong>en</strong> voorbeeld van e<strong>en</strong> XML-dossierlijst is beschikbaar op de DAVID-website36 .Het sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van zo’n XML-dossierlijst verloopt volledig automatisch.Hiervoor wordt e<strong>en</strong> zelf ontwikkelde tool gebruikt.Replicatie van demapp<strong>en</strong>structuurE<strong>en</strong> andere mogelijkheid is dat m<strong>en</strong> bij het wegnem<strong>en</strong> van digitale mapp<strong>en</strong>de digitale mapp<strong>en</strong>structuur repliceert vanaf de hoofdmap tot op het niveauvan de geselecteerde map. Op die manier wordt de tak van de boomstructuurwaarvan de geselecteerde map deel uitmaakt, gereconstrueerd op de48Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 48 06-03-2006 18:05:23
tijdelijke locatie waar de overbr<strong>en</strong>ging naar het archief wordt voorbereid. Zoword<strong>en</strong> nam<strong>en</strong> van functies <strong>en</strong> reeks<strong>en</strong> overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.Voor deze operatie werd e<strong>en</strong> uitbreiding op de Windows-verk<strong>en</strong>ner geprogrammeerd.Met deze integratie kan e<strong>en</strong> geselecteerde map word<strong>en</strong> gekopieerdof verplaatst met inbegrip van de geselecteerde bov<strong>en</strong>ligg<strong>en</strong>de mapnam<strong>en</strong>.Afbeelding 10: Tool voor het wegnem<strong>en</strong> van mapp<strong>en</strong> uit het actieve digitale klassem<strong>en</strong>t. Degeselecteerde mapp<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> verplaatst of gekopieerd, met reconstructie van (e<strong>en</strong> deel van)de boomstructuur waar ze deel van uitmak<strong>en</strong>.DossiermetadataAndere metadata die mee word<strong>en</strong> gearchiveerd, zijn de dossiermetadata diebinn<strong>en</strong> het digitale klassem<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>. Deze metadata zijnopgeslag<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> verborg<strong>en</strong> XML-bestand <strong>en</strong> vorm<strong>en</strong> de aanzet voor debeschrijving van dossiers die binn<strong>en</strong> het metadatasysteem van het digitalearchiefdepot word<strong>en</strong> bijgehoud<strong>en</strong>.Opties bij het wegnem<strong>en</strong> van mapp<strong>en</strong> uit het digitale klassem<strong>en</strong>t zijn hetautomatisch bijwerk<strong>en</strong> van deze dossiermetadata (met de inhoud van demapp<strong>en</strong>) of het g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong> van dossiermetadata voor de mapp<strong>en</strong> waarvoorze nog niet zijn sam<strong>en</strong>gesteld.49emailrapport01.indd 49 06-03-2006 18:05:25
4.3 Omzett<strong>en</strong> naar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>Binn<strong>en</strong> het digitale klassem<strong>en</strong>t word<strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in hun applicatieformaatopgeslag<strong>en</strong>. Deze applicatieformat<strong>en</strong> zijn maar zeld<strong>en</strong> geschiktearchiveringsformat<strong>en</strong>. Hierdoor dreigt op termijn e<strong>en</strong> leesbaarheidsprobleemwanneer de bijhor<strong>en</strong>de applicatiesoftware niet meer voorhand<strong>en</strong> is. Als oplossingvoor dit digitale duurzaamheidsprobleem wordt de DAVID-bewaarstrategietoegepast 37 . Deze strategie gaat uit van migratie naar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>in combinatie met de bewaring van de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> inhun oorspronkelijk applicatieformaat. Op die manier blijv<strong>en</strong> in de toekomstdiverse migratie- <strong>en</strong> / of emulatieopties op<strong>en</strong>.4.3.1 ARCHIVERINGSFORMATEN VOOR E-MAILS EN BIJLAGENArchivering alsXML-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>Het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> gebruikt XML voor de langdurige archiveringvan e-<strong>mails</strong>. De keuze voor XML wordt verantwoord door zijn voordel<strong>en</strong> alsarchiveringsformaat voor digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. XML is internationaalgeaccepteerd als het meest geschikte archiveringsformaat voor e-<strong>mails</strong> 38 .XML past ook perfect binn<strong>en</strong> de algem<strong>en</strong>e digitale archiveringsstrategie vanhet stadsarchief waarbij wordt uitgegaan van e<strong>en</strong> minimale IT-infrastructuurbij de administratie.Docum<strong>en</strong>tmodel voorgearchiveerde e-<strong>mails</strong>Voor de XML-archivering van de e-<strong>mails</strong> wordt het XML Schema toegepastdat het Expertisec<strong>en</strong>trum DAVID ontwikkelde 39 .Afbeelding 11: E<strong>en</strong> e-mailbericht als XML-docum<strong>en</strong>t gearchiveerd. In het XML-docum<strong>en</strong>t wordtexpliciet aangegev<strong>en</strong> in welk dossier de e-mail thuishoort (‘1_0_Toezicht\4_DigitaalArchiver<strong>en</strong>\4_2_DigitaalDepot’) <strong>en</strong> welke bijlage in combinatie met de e-mail werd geklasseerd (‘Systeemvereist<strong>en</strong>.odt’).50Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 50 06-03-2006 18:05:26
Migratie naar XMLHet omzett<strong>en</strong> van de als MSG-geklasseerde e-mailbericht<strong>en</strong> verloopt volledigautomatisch. Hiervoor werd e<strong>en</strong> migratietool ontwikkeld. De migratietoolzet alle e-<strong>mails</strong> één voor één om naar XML. De XML-repres<strong>en</strong>taties van dee-<strong>mails</strong> word<strong>en</strong> onder dezelfde bestandsnaam in dezelfde map geplaatst alsde MSG-bestand<strong>en</strong>. Alle<strong>en</strong> de ext<strong>en</strong>sie wordt aangepast. Voor het omzettingsprocesmaakt deze tool gebruik van MS Outlook.Bij het omzett<strong>en</strong> van de MSG-bestand<strong>en</strong> word<strong>en</strong> de ingekapselde transmissie<strong>en</strong> contextuele metadata opgehaald <strong>en</strong> gemapt naar de overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>deXML-elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Dit is het geval voor het e-mailadres van de afz<strong>en</strong>der, d<strong>en</strong>aam <strong>en</strong> het e-mailadres van de gemachtigde, de bestandsnam<strong>en</strong> van degeklasseerde bijlag<strong>en</strong>, de klassem<strong>en</strong>tsaanduiding <strong>en</strong> de datum <strong>en</strong> het tijdstipvan verz<strong>en</strong>ding <strong>en</strong> ontvangst.KwaliteitscontroleDe output van het omzettingsproces wordt idealiter onderworp<strong>en</strong> aan <strong>en</strong>kelekwaliteitscontroles. E<strong>en</strong> systematische <strong>en</strong> volledig geautomatiseerde validatievan de XML-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> het <strong>eDAVID</strong> XML Schema voor e-<strong>mails</strong>controleert of het docum<strong>en</strong>tmodel correct werd toegepast. Daarnaast zijnook <strong>en</strong>kele manuele steekproev<strong>en</strong> aangewez<strong>en</strong>.4.3.2 BIJLAGEN EN ANDERE DIGITALE DOCUMENTENE<strong>en</strong> archiveringsformaatkiez<strong>en</strong>De bijlag<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> de overige digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de mapp<strong>en</strong>structuurword<strong>en</strong> niet per definitie als XML-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> gearchiveerd. Dezedigitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> immers van uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de aard zijn. Per typedigitaal docum<strong>en</strong>t wordt e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat gebruikt. Op diemanier heeft m<strong>en</strong> onmiddellijk e<strong>en</strong> oplossing voor de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>die niet als bijlage bij e<strong>en</strong> e-mail werd<strong>en</strong> verstuurd. Deze archiveringsformat<strong>en</strong>zijn bij voorkeur officiële of niet-produc<strong>en</strong>t / applicatiegebond<strong>en</strong> standaard<strong>en</strong>.Belangrijke criteria zijn de onafhankelijkheid t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van het softwarepakketwaarmee de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn gecreëerd <strong>en</strong> de publicatie van de sam<strong>en</strong>stellingvan het bestandsformaat. Het gebruik van compressie wordtzoveel mogelijk vermed<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> mogelijk word<strong>en</strong> de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>vanaf hun creatie in e<strong>en</strong> geschikt archiveringsformaat bijgehoud<strong>en</strong>. Dit zalechter niet altijd mogelijk zijn zodat er nog omzetting<strong>en</strong> nodig zijn. Destandaard<strong>en</strong> die het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> hiervoor gebruikt, zijn vastlegdin Digitaal ArchiVer<strong>en</strong>: rIchtlijn & aDvies, nr 4: Standaard<strong>en</strong> voor bestandsformat<strong>en</strong>40 . Het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> selecteerde uit deze richtlijn volg<strong>en</strong>dearchiveringsformat<strong>en</strong>:51emailrapport01.indd 51 06-03-2006 18:05:27
Tekstuele docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>:MS WordMS ExcelMS AccessAfbeelding<strong>en</strong>:RasterVectorAudioVideoCADODT <strong>en</strong> TIFFXML <strong>en</strong> TIFF, ODSXML <strong>en</strong> TIFFTIFF (uncompressed)CGMWAV (ongecomprimeerde PCM)AAF of MXFDXFOmzetting naararchiveringsformat<strong>en</strong>De migratie van de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met archiefwaarde verloopt, netzoals bij e-<strong>mails</strong>, volledig automatisch. De migratietool voor e-<strong>mails</strong> werdhiervoor uitgebreid met extra modules zodat ook andere docum<strong>en</strong>ttypeskunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> omgezet.4.4 Inkapseling in AIP’sAIP: metadata, MSG<strong>en</strong> XMLAlvor<strong>en</strong>s de archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het digitale archiefdepot van het stadsarchiefAntwerp<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> ze eerst getransformeerdtot Archive Information Packages (AIP’s). AIP’s zijn de informatiepakkett<strong>en</strong>die binn<strong>en</strong> het OAIS-refer<strong>en</strong>tiemodel in het digitale archiveringssysteem word<strong>en</strong>beheerd. Het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> neemt de AIP-implem<strong>en</strong>tatiewijzevan <strong>eDAVID</strong> over 41 .In het geval van e-<strong>mails</strong> houdt deze opslagmethode in dat de metadata, hetmessagebestand <strong>en</strong> de naar XML gemigreerde e-mail in één AIP word<strong>en</strong>ingekapseld. E<strong>en</strong> belangrijk metadata-elem<strong>en</strong>t dat in de AIP wordt vermeld,is de plaats van het digitale docum<strong>en</strong>t binn<strong>en</strong> het klassem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> de naamvan het dossier of de onderwerpsmap waar het deel van uitmaakt. Door dezegegev<strong>en</strong>s in te kapsel<strong>en</strong> wordt de fysieke mapp<strong>en</strong>structuur overbodig <strong>en</strong>volstaat het om één grote verzameling AIP’s bij te houd<strong>en</strong>.Sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van AIP’sDe creatie van AIP’s is ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> volledig geautomatiseerd proces. M<strong>en</strong>kan deze operatie al naargelang de verdeling van de bevoegdhed<strong>en</strong>gelijktijdig met het migrer<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong> of m<strong>en</strong> kan het inkapsel<strong>en</strong> uitstell<strong>en</strong>tot e<strong>en</strong> later tijdstip. Afhankelijk van deze keuze kan de inkapseling door dearchiefvormer of door de archiefdi<strong>en</strong>st gebeur<strong>en</strong>. Inkapseling in AIPcontainersis e<strong>en</strong> optionele functionaliteit voor de migratietool die hetstadsarchief Antwerp<strong>en</strong> ontwikkelde.52Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 52 06-03-2006 18:05:27
4.5 Opzoek<strong>en</strong>Ontsluit<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> wettelijkeplichtDe laatste stap in de bewaar- <strong>en</strong> archiveringsprocedure is het toegankelijkmak<strong>en</strong> van de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Het op<strong>en</strong>baar <strong>en</strong> toegankelijk mak<strong>en</strong>van bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> wettelijke verplichting die wordt voorgeschrev<strong>en</strong>door de wett<strong>en</strong> <strong>en</strong> decret<strong>en</strong> over de op<strong>en</strong>baarheid van bestuur 42 .Deze verplichting geldt overig<strong>en</strong>s voor zowel bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, die word<strong>en</strong>bewaard bij administraties, als voor bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> die overgebrachtzijn naar het archief.Gestructureerde <strong>en</strong> / of full text zoekopdracht<strong>en</strong> op de transmissiemetadata<strong>en</strong> de inhoud van de digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> als nadere toegang word<strong>en</strong>gebruikt. E<strong>en</strong>s m<strong>en</strong> de overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>de dossier- of onderwerpsmap heeftgevond<strong>en</strong>, kan m<strong>en</strong> in de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zelf op bepaalde zoekcriteria gaanzoek<strong>en</strong> (bijvoorbeeld naam afz<strong>en</strong>der, datum verz<strong>en</strong>ding, onderwerpsaanduiding,<strong>en</strong>z.). Dit kan met e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig zoekprogramma dat hiervoor deals XML gearchiveerde e-<strong>mails</strong> in e<strong>en</strong> geselecteerde map doorzoekt. Primaireontsluiting van e-<strong>mails</strong> op basis van full text zoekopdracht<strong>en</strong> is bewustvermed<strong>en</strong>. Full text zoekopdracht<strong>en</strong> zijn immers niet altijd accuraat <strong>en</strong> leve-Ontsluitingsmogelijkhed<strong>en</strong>Voor de ontsluiting van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn diverse opties of zelfscombinaties mogelijk:¬ blader<strong>en</strong> in de (virtuele) mapp<strong>en</strong>structuur¬ gestructureerde zoekopdracht<strong>en</strong> op de contextuele metadata, al danniet in combinatie met:¬ full text zoekopdracht<strong>en</strong>.De keuze voor één bepaalde optie of ev<strong>en</strong>tueel e<strong>en</strong> combinatie is vooralafhankelijk van het niveau waarop het digitale archief wordt ontslot<strong>en</strong>. Ontsluitingop dossier- of onderwerpsniveau ligt voor de hand als primair ontsluitingsniveau.De archiefbeheerder kan dit op diverse wijz<strong>en</strong> realiser<strong>en</strong>: opbasis van XML-dossierlijst<strong>en</strong> <strong>en</strong> / of op basis van de dossiermetadata waarinde inhoud van e<strong>en</strong> map wordt opgesomd. Dit is combineerbaar met de inkapseldemetadata in de AIP’s. Op basis van deze contextuele metadata kan bijopname in het archief e<strong>en</strong> virtuele mapp<strong>en</strong>structuur word<strong>en</strong> gereconstrueerd.Topic MapsHet stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> zal in de toekomst voor de ontsluiting van dedigitale dossiers e<strong>en</strong> inv<strong>en</strong>taris in de vorm van e<strong>en</strong> XML Topic Map 43 mak<strong>en</strong>zodat gebruikers ook digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> vind<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> andereweg dan de mapp<strong>en</strong>structuur. E<strong>en</strong> Topic Map heeft immers het voordeel datgebruikers digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> terugvind<strong>en</strong> via allerhande associaties.De XML-dossierlijst<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> als basis voor de Topic Map(s) di<strong>en</strong><strong>en</strong>.Beschrijv<strong>en</strong>de metadata kunn<strong>en</strong> deze XML-dossierlijst<strong>en</strong> aanvull<strong>en</strong> zodatdossiers of onderwerpsmapp<strong>en</strong> ook op basis van hun archiefbeschrijvingopspoorbaar zijn.Zoek<strong>en</strong> naar docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>53emailrapport01.indd 53 06-03-2006 18:05:28
<strong>en</strong> hierdoor veel ruis op. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is voor e<strong>en</strong> dergelijke ontsluiting deuitbouw van e<strong>en</strong> c<strong>en</strong>trale index <strong>en</strong> de indexering van alle gearchiveerde e-<strong>mails</strong> noodzakelijk.not<strong>en</strong>37 http://www.edavid.be/davidproject/nl/xml_metadata.htm.38 Voor de DAVID-bewaarstrategie, zie: F. Boudrez, B. Bewaarstrategieën, in: F. Boudrez <strong>en</strong> H. Dekeyser,Digitaal archiver<strong>en</strong> in de praktijk. Handboek, Antwerp<strong>en</strong>-Leuv<strong>en</strong>, 2004 (http://www.edavid.be/davidhandboek).39 XML wordt ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s door het NARA <strong>en</strong> het Testbed Digitale Bewaring als meest geschikt archiveringsformaatvoor e-<strong>mails</strong> aangeduid: http://www.archives.gov/records_managem<strong>en</strong>t/initiatives/email_attachm<strong>en</strong>ts.html; TESTBED DIGITALE BEWARING, Van digitale vluchtigheid naar digitaalhouvast. Bewar<strong>en</strong> van e-mail, p. 36 e.v.40 http://www.edavid.be/xmlschemas/email.xsd.41 Deze richtlijn is e<strong>en</strong> toepassing van DAVID richtlijn <strong>en</strong> advies nr. 4 <strong>en</strong> is raadpleegbaar op de websitevan het stadsarchief: http://stadsarchief.antwerp<strong>en</strong>.be > 5. Het stadsarchief in bedrijf > Toezicht oparchivering > 3. Digitale archivering > Richtlijn<strong>en</strong> > Richtlijn 4. Standaard<strong>en</strong> voor bestandsformat<strong>en</strong>.42 Gebaseerd op het OAIS-refer<strong>en</strong>tiemodel <strong>en</strong> op de techniek van inkapseling ontwikkelde <strong>eDAVID</strong> e<strong>en</strong>opslagmethode waarbij de ess<strong>en</strong>tiële metadata <strong>en</strong> de verschill<strong>en</strong>de repres<strong>en</strong>taties van één archiefdocum<strong>en</strong>tin één AIP-container word<strong>en</strong> verpakt. Deze container vormt één fysiek geheel zodat deverschill<strong>en</strong>de compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van het digitale archiefdocum<strong>en</strong>t op e<strong>en</strong> onlosmakelijke wijze in tijdword<strong>en</strong> overgebracht. Door de aanwezigheid van ess<strong>en</strong>tiële metadata heeft het digitale object onmiddellijkde status van archiefdocum<strong>en</strong>t. Deze metadata vergezelt de repres<strong>en</strong>taties van e<strong>en</strong>digitaal archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> t<strong>en</strong> all<strong>en</strong> tijde. XML wordt hierbij als inkapselingsformaat gebruikt.Voor meer informatie over deze opslagwijze: F. Boudrez, Digitale containers voor het archief,Antwerp<strong>en</strong>, 2005 (http://www.edavid.be).43 Zie ook: Omz<strong>en</strong>dbrief betreff<strong>en</strong>de het inzage- <strong>en</strong> afschriftrecht van de led<strong>en</strong> van de geme<strong>en</strong>terad<strong>en</strong>,de politierad<strong>en</strong>, de provincierad<strong>en</strong> <strong>en</strong> de rad<strong>en</strong> voor maatschappelijk welzijn met betreking tote-mailbericht<strong>en</strong> <strong>en</strong> geïnformatiseerde stukk<strong>en</strong>, 28 juni 2002 (BS: 19/07/2002).44 Voor meer achtergrondinformatie over XTM (XML Topic Maps), zie: F. Boudrez, XML Topic Maps voordigitale archivering, Antwerp<strong>en</strong>, 2002 (http://www.edavid.be/davidproject/tekst<strong>en</strong>/DAVIDbijdrag<strong>en</strong>/XML_Topicmaps.pdf).54Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>emailrapport01.indd 54 06-03-2006 18:05:28
5. BESLUITHet zorgvuldig bewar<strong>en</strong> <strong>en</strong> archiver<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> hun bijlag<strong>en</strong> is ge<strong>en</strong> geïsoleerd archiveringsprobleemvoor organisaties. E-mailarchivering wordt bij voorkeur ingepast in de algem<strong>en</strong>e dossierbeheers- <strong>en</strong>archiveringsstrategie. Bij gebrek aan e<strong>en</strong> algem<strong>en</strong>e archiveringsstrategie voor digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,biedt e-mailarchivering e<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e kans om hiermee van start te gaan.De voorgestelde archiveringsoplossing voor digitale kantoordocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong> in het bijzonder, sluit heel nauw aan bij de wijze waarop in administraties papier<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><strong>en</strong> dossiers word<strong>en</strong> bewaard. Ook in digitale omgeving word<strong>en</strong> van de administratieve medewerkershandeling<strong>en</strong> verwacht, zoals registratie <strong>en</strong> dossiervorming. Dit zijn vertrouwde handeling<strong>en</strong> uit de papier<strong>en</strong>wereld die nu in e<strong>en</strong> digitale context word<strong>en</strong> uitgevoerd.Omwille van juridische <strong>en</strong> archivistische red<strong>en</strong><strong>en</strong> is e-mailarchivering met de tuss<strong>en</strong>komst van deeindgebruiker de meest aangewez<strong>en</strong> oplossing. Vanuit juridisch standpunt is dit de veiligste oplossing wilm<strong>en</strong> de privacy van de afz<strong>en</strong>der of de geadresseerde niet sch<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. De tuss<strong>en</strong>komst van de eindgebruikerdringt zich ook op voor de selectie van de e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de status van archiefdocum<strong>en</strong>t, desituering binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bepaald bedrijfsproces <strong>en</strong> de dossiervorming.Het vorm<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> archief van e<strong>en</strong> <strong>goed</strong>e kwaliteit is bijgevolg ge<strong>en</strong> volledig geautomatiseerd proces.Binn<strong>en</strong> de archiveringsprocedure is het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> het vorm<strong>en</strong> van digitale dossiers e<strong>en</strong>succesfactor. Net zoals in de papier<strong>en</strong> wereld vrag<strong>en</strong> beide acties <strong>en</strong>ige zorg, systematiek <strong>en</strong> procedures.Het voordeel van e<strong>en</strong> digitale omgeving is dat deze procedures beter kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ondersteund. In ditopzicht zijn het aanbied<strong>en</strong> van zo gebruiksvri<strong>en</strong>delijk mogelijke klasseerinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, het inbouw<strong>en</strong> vanklasseermechanism<strong>en</strong> <strong>en</strong> het voorzi<strong>en</strong> van training <strong>en</strong> opleiding van groot belang. Het uitwerk<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>archiveringsprocedure <strong>en</strong> het voorzi<strong>en</strong> van records managem<strong>en</strong>t functionaliteit<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de bestaandeIT-omgeving kunn<strong>en</strong> dit mee stimuler<strong>en</strong>. Dan pas mag m<strong>en</strong> de redelijke verwachting hebb<strong>en</strong> dat e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong> effectief word<strong>en</strong> geklasseerd. Het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> archiver<strong>en</strong> is overig<strong>en</strong>s ge<strong>en</strong> finaliteit op zich, maardi<strong>en</strong>t de bedrijfsvoering <strong>en</strong> maakt verantwoording mogelijk. E<strong>en</strong> ander voordeel voor de eindgebruikers isdat zorgvuldig <strong>klasser<strong>en</strong></strong> op termijn tijd bespaart <strong>en</strong> stressverlag<strong>en</strong>d werkt. Informatie wordt immers snellerteruggevond<strong>en</strong> 44 .Als architect van het archiveringssysteem wordt van de archivaris de nodige ondersteuning verwacht.noot44 Diverse stress-<strong>en</strong>quêtes ton<strong>en</strong> aan dat gebrek aan orde <strong>en</strong> chaotisch docum<strong>en</strong>tbeheer verantwoordelijk zijn voor stress op de werkvloer. Langzoek<strong>en</strong> naar docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> leidt tot ergernis <strong>en</strong> extra werk (zie hiervoor de verschill<strong>en</strong>de stress<strong>en</strong>quêtes waarvan de resultat<strong>en</strong> in het najaar2005 werd<strong>en</strong> verspreid, bijvoorbeeld: Administratieve chaos veroorzaakt stress, in: Office R<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t, 2-9 januari 2006).55emailrapport01.indd 55 06-03-2006 18:05:29
emailrapport01.indd 56 06-03-2006 18:05:29
6. BIJLAGEN6.1 ToolsVoor de implem<strong>en</strong>tatie in de praktijk ontwikkelde het stadsarchief Antwerp<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de tools:¬ KlasseerToolbox:− plug-ins voor MS Outlook voor het registrer<strong>en</strong> van metadata <strong>en</strong> het <strong>klasser<strong>en</strong></strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong>bijlag<strong>en</strong> voor:• individuele e-<strong>mails</strong>• e<strong>en</strong> selectie van e-<strong>mails</strong>• de integrale inhoud van e<strong>en</strong> Outlook-folder− metadata-uitbreiding op de Windows-verk<strong>en</strong>ner voor:• het registrer<strong>en</strong> van metadata op reeks- <strong>en</strong> / of dossierniveau• het replicer<strong>en</strong> van de klassem<strong>en</strong>tstructuur bij het wegnem<strong>en</strong> van mapp<strong>en</strong> voor archivering− CopyPath: voor het kopiër<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> volledige pathaanduiding naar mapp<strong>en</strong> <strong>en</strong> / of bestand<strong>en</strong> inde Windows-verk<strong>en</strong>ner¬ ArchiefToolbox:− migratie- <strong>en</strong> inkapselingstool:• migratie van e-mail (naar XML) <strong>en</strong> tekstverwerkingsbestand<strong>en</strong> (naar ODT <strong>en</strong> / of TIFF)• inkapseling van e-<strong>mails</strong>, tekstverwerkingsbestand<strong>en</strong>, afbeelding<strong>en</strong> <strong>en</strong> audiodocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> inAIP’s• automatisch updat<strong>en</strong> of g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong> van dossiermetadata.− tool voor het lez<strong>en</strong> van AIP’s <strong>en</strong> het uitpakk<strong>en</strong> van digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.6.2 Alternatieve implem<strong>en</strong>tatiesVerder bouw<strong>en</strong>d op de DAVID-modeloplossing voor het archiver<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> werkte hetstadsarchief Antwerp<strong>en</strong> voor de administratie van de stad Antwerp<strong>en</strong> e<strong>en</strong> archiveringsprocedure voore-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlage(n) uit. Deze procedure houdt e<strong>en</strong> aantal keuzes in die zijn ingegev<strong>en</strong> door de:¬ technologische infrastructuur: MS Exchange / Outlook als e-mailomgeving, beperkte aanwezigheidvan docum<strong>en</strong>tbeheersystem<strong>en</strong>¬ digitale bewaarstrategie voor langetermijnbewaring: de DAVID-bewaarstrategie die de bewaring vande archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in hun oorspronkelijk applicatieformaat combineert met migratie naar één ofmeerdere geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>57emailrapport01.indd 57 06-03-2006 18:05:30
¬ opslagmethode binn<strong>en</strong> het digitale archiefdepot: de <strong>eDAVID</strong> implem<strong>en</strong>tatiewijze van OAIS-conformeAIP’s¬ visie op metadata.Deze uitgangspunt<strong>en</strong> verschill<strong>en</strong> wellicht op één of meerdere punt<strong>en</strong> met die van andere organisaties diee<strong>en</strong> archiveringsstrategie voor digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> e-mail will<strong>en</strong> uitwerk<strong>en</strong>. Andere archiefvormers werk<strong>en</strong>met andere e-<strong>mails</strong>oftware of verkiez<strong>en</strong> e<strong>en</strong> andere digitale bewaarstrategie. In functie van hun eig<strong>en</strong>uitgangspunt<strong>en</strong> gaan zij andere opties of method<strong>en</strong> toepass<strong>en</strong>. In onderstaande tabel word<strong>en</strong> diverse alternatiev<strong>en</strong>voor (onderdel<strong>en</strong> van) de strategie voor de stad Antwerp<strong>en</strong> opgesomd. Indi<strong>en</strong> relevant word<strong>en</strong> bijde alternatiev<strong>en</strong> mogelijke risico’s of nadel<strong>en</strong> vermeld.58Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | bijlag<strong>en</strong>emailrapport01.indd 58 06-03-2006 18:05:30
digitaal klassem<strong>en</strong>t− bewaarplaats e-<strong>mails</strong>− locatieregistrer<strong>en</strong> metadata reeks<strong>en</strong> <strong>en</strong>dossiers− met− relatie papier<strong>en</strong> – digitaal dossierregistrer<strong>en</strong> transmissie metadata e-mail− wanneer− opslagplaatsregistratie context metadata e-mail− wanneer− opslagplaatsSTAD ANTWERPEN ALTERNATIEVEN RISICO’S / NADELEN VAN ALTERNATIEFgeme<strong>en</strong>schappelijke serverschijfgeme<strong>en</strong>schappelijke serverschijfe-<strong>mails</strong>ysteem, DMS / RMAe-<strong>mails</strong>ysteem, DMS / RMAin e-<strong>mails</strong>ysteem:− informatie del<strong>en</strong> met collega’s− digitale dossiervorming: versnipperingvan informatiecustomisatie aan Windows-verk<strong>en</strong>nermetadata-elem<strong>en</strong>t in XMLmetadatadocum<strong>en</strong>tmetadatatool, DMS / RMAsnelkoppeling, plat tekstbestand,... in map plaats<strong>en</strong>op het tijdstip van <strong>klasser<strong>en</strong></strong>inkapseling in de geklasseerde e-mailop het tijdstip van migrer<strong>en</strong>inkapseling in het archiveringsformaatof c<strong>en</strong>trale databaseaccuraatheid, beschikbaarheide-<strong>mails</strong>ysteemrelatie tuss<strong>en</strong> database record <strong>en</strong>archiefdocum<strong>en</strong>t mag nooit verlor<strong>en</strong>gaanop het tijdstip van <strong>klasser<strong>en</strong></strong>inkapseling in de geklasseerde e-mailop het tijdstip van migrer<strong>en</strong>onderwerps- of bericht<strong>en</strong>veld van dee-mail, inkapseling in het archiveringsformaatof c<strong>en</strong>trale databaseaccuraatheid, beschikbaarheide-<strong>mails</strong>ysteem• in onderwerpsveld: origineleonderwerpsaanduiding gaat verlor<strong>en</strong>• in berichtveld:− originele opmaak e-mailberichtgaat verlor<strong>en</strong>− digitale handtek<strong>en</strong>ing wordtonbruikbaar• in c<strong>en</strong>trale database: relatie tuss<strong>en</strong>database record <strong>en</strong> archiefdocum<strong>en</strong>tmag nooit verlor<strong>en</strong> gaan59emailrapport01.indd 59 06-03-2006 18:05:30
<strong>klasser<strong>en</strong></strong>− metcustomisatie aan MS Outlookstandaardfunctionaliteit “Opslaan als...”gebruik<strong>en</strong>, verslep<strong>en</strong> naar de overe<strong>en</strong>stemm<strong>en</strong>demap, programmer<strong>en</strong> vanextra functionaliteit<strong>en</strong> voor anderee-mailcli<strong>en</strong>ts− door wie:eindgebruikerarchiefverantwoordelijke / recordsmanager− ‘geklasseerd’-statuse-mail ‘geklasseerd’ als categorieaanduidingmarker<strong>en</strong> of label<strong>en</strong> van geklasseerdee-<strong>mails</strong>− klasseerformaat: .MSG .TXT, .HTML, .EML (Mozilla Thunderbird,Outlook Express, <strong>en</strong>z.) of rechtstreeks inhet geschikte archiveringsformaate-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong>− wanneerop het tijdstip van <strong>klasser<strong>en</strong></strong>op het tijdstip van migrer<strong>en</strong>− <strong>hoe</strong>automatischmanueel (bij <strong>klasser<strong>en</strong></strong>)automatisch (door migratietool)− band aanduid<strong>en</strong>ingekapselde metadata <strong>en</strong>snelkoppeling<strong>en</strong>bestandsnaam van bijlag<strong>en</strong> aanpass<strong>en</strong>• met “Opslaan als...”-functionaliteit:verkeerde keuze exportformaat• ess<strong>en</strong>tiële metadata word<strong>en</strong> nietexpliciet geregistreerd• bijlag<strong>en</strong> zijn onderdeel vangeklasseerde e-mail• ontwikkel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> ext<strong>en</strong>sion / addonop Mozilla Thunderbird• originele transmissie metadata gaanverlor<strong>en</strong> bij het forward<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>e-mail• Thunderbird: e<strong>en</strong> label ‘geklasseerd’mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> toek<strong>en</strong>n<strong>en</strong> aan geklasseerdee-<strong>mails</strong>• TXT <strong>en</strong> HTML: ess<strong>en</strong>tiële transmissiemetadata<strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> ontbrek<strong>en</strong>• rechtstreeks in archiveringsformaat:raadpleg<strong>en</strong>, beantwoord<strong>en</strong> of doorstur<strong>en</strong>e-<strong>mails</strong> met e-mailcli<strong>en</strong>t is nietmeer mogelijkopzoek<strong>en</strong> <strong>en</strong> herbruik<strong>en</strong> van bijlag<strong>en</strong> inhet actief klassem<strong>en</strong>t is omslachtig• manueel: arbeidsint<strong>en</strong>siever, grotekans op fout<strong>en</strong>• bij migratie: omslachtiger operatie• arbeidsint<strong>en</strong>siever <strong>en</strong> kans op fout<strong>en</strong>60emailrapport01.indd 60 06-03-2006 18:05:31
digitale bewaarstrategie− bewar<strong>en</strong> van:− archiveringsformaat− opslagmethodee-mail in applicatie- <strong>en</strong> archiveringsformaatXML conform <strong>eDAVID</strong>-docum<strong>en</strong>tmodelvoor e-<strong>mails</strong>inkapseling in AIP’se-mail in archiveringsformaatPDF/A, HTML, platte tekstals gescheid<strong>en</strong> digitale object<strong>en</strong>• emulatie van e-mail in applicatieformaatis niet meer mogelijk• migratie van e-mail in applicatieformaatals bronbestand is niet meermogelijk• PDF/A:− is PDF/A volledig vrij vanpat<strong>en</strong>trecht<strong>en</strong>?− is PDF/A ev<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig als XML?• HTML / platte tekst: interne structuurwordt niet expliciet vastgelegdrelatie tuss<strong>en</strong> de object<strong>en</strong> <strong>en</strong>erzijds <strong>en</strong>tuss<strong>en</strong> het archiefdocum<strong>en</strong>t <strong>en</strong> zijnmetadata mag nooit verlor<strong>en</strong> gaan61emailrapport01.indd 61 06-03-2006 18:05:32
6.3 Verdeling van de verantwoordelijkhed<strong>en</strong>E-mailarchivering is ge<strong>en</strong> aangeleg<strong>en</strong>heid waarvoor de archivaris of de archiefdi<strong>en</strong>st alle<strong>en</strong> verantwoordelijkis. Bij de implem<strong>en</strong>tatie van e<strong>en</strong> archiveringsbeleid zijn volg<strong>en</strong>de actor<strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong>: het managem<strong>en</strong>t, dearchivaris, de systeemverantwoordelijke, de LAN-verantwoordelijke, de archiefverantwoordelijke <strong>en</strong> de eindgebruiker.Effectieve e-mailarchivering is slechts mogelijk wanneer alle betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> actief participer<strong>en</strong>in de archiveringsstrategie.6.3.1 MANAGEMENT¬ vastlegg<strong>en</strong> van het formeel archiveringsbeleid van de organisatie, met inbegrip van:− de digitale bewaarstrategie voor langetermijnbewaring− de verdeling van de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> de bevoegdhed<strong>en</strong>¬ verschaff<strong>en</strong> van de nodige tijd <strong>en</strong> middel<strong>en</strong> voor het uitwerk<strong>en</strong> <strong>en</strong> het implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van het archiveringsbeleid6.3.2 ARCHIVARIS¬ voorbereid<strong>en</strong> van het algeme<strong>en</strong> archiveringsbeleid voor de organisatie¬ uitwerk<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> archiveringsstrategie voor e-<strong>mails</strong> binn<strong>en</strong> het algem<strong>en</strong>e archiveringsbeleid− welke e-<strong>mails</strong> zijn bestuursdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>?− welke e-<strong>mails</strong> zijn archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: opstell<strong>en</strong> algem<strong>en</strong>e selectielijst, aanlever<strong>en</strong> selectiecriteria− <strong>hoe</strong> word<strong>en</strong> e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> gearchiveerd?− <strong>hoe</strong> wordt de context van de digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> de onderlinge relaties gearchiveerd?− wat gebeurt er met de postbuss<strong>en</strong> van gebruikers die de organisatie verlat<strong>en</strong>?¬ id<strong>en</strong>tificer<strong>en</strong> van de ess<strong>en</strong>tiële metadata¬ vastlegg<strong>en</strong> van het klasseer- / exportformaat voor e-mail¬ vastlegg<strong>en</strong> van de archiveringsformat<strong>en</strong> voor digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>¬ begeleid<strong>en</strong> of adviser<strong>en</strong> bij het uitwerk<strong>en</strong> van de mapp<strong>en</strong>structuur¬ zorg<strong>en</strong> voor de nodige motivatie, training <strong>en</strong> opleiding voor e-mailarchivering¬ ontsluit<strong>en</strong> van het digitale archief6.3.3 DOMEIN- EN MAILSERVERADMINISTRATOR¬ instell<strong>en</strong> van de security op het niveau van de e-<strong>mails</strong>erver(opvrag<strong>en</strong> e-mailadres afz<strong>en</strong>der of zijn gemachtigde)¬ instell<strong>en</strong> group policy: verwijder<strong>en</strong> *.lnk-bestand<strong>en</strong> uit de designated file types6.3.4 LAN-VERANTWOORDELIJKE¬ installer<strong>en</strong> van de Outlook-customisaties op de cli<strong>en</strong>t-pc’s¬ uitwerk<strong>en</strong> van de mapp<strong>en</strong>structuur¬ bewak<strong>en</strong> van de kwaliteit van de mapp<strong>en</strong>structuur¬ omzett<strong>en</strong> van digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> naar geschikte archiveringsformat<strong>en</strong>62Rapport E-mailarchiev<strong>en</strong> | bijlag<strong>en</strong>emailrapport01.indd 62 06-03-2006 18:05:32
¬ sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van de XML-dossierlijst¬ technisch ondersteun<strong>en</strong> van de transfert naar het digitale archiefdepot6.3.5 ARCHIEFVERANTWOORDELIJKE / RECORDS MANAGER¬ uitwerk<strong>en</strong> van de mapp<strong>en</strong>structuur¬ vastlegg<strong>en</strong> van de lees- <strong>en</strong> wijzigingsrecht<strong>en</strong> op de mapp<strong>en</strong>structuur¬ bewak<strong>en</strong> van de kwaliteit van de mapp<strong>en</strong>structuur¬ registrer<strong>en</strong> van metadata op de mapp<strong>en</strong>¬ selecter<strong>en</strong> van de mapp<strong>en</strong> met archiefwaarde: toepass<strong>en</strong> selectielijst6.3.6 E-MAILGEBRUIKER¬ creër<strong>en</strong> van archiveerbare e-<strong>mails</strong>¬ registrer<strong>en</strong> van de contextuele metadata voor e-<strong>mails</strong> archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>¬ <strong>klasser<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> digitale dossiervorming: onder andere exporter<strong>en</strong> van e-<strong>mails</strong> <strong>en</strong> bijlag<strong>en</strong> met de statusvan bestuurs- of archiefdocum<strong>en</strong>t63emailrapport01.indd 63 06-03-2006 18:05:33
emailrapport01.indd 64 06-03-2006 18:05:33
7. GEBRUIKTE AFKORTINGENBCCblind copy conformCCcopy conformCOM addin uitbreidingsprogramma dat in e<strong>en</strong> bestaand softwarepakket wordt ingebouwd <strong>en</strong> er éénof meerdere nieuwe functionaliteit<strong>en</strong> aan toevoegt; plug-in gebaseerd op COMtechnologieCSSCascading StylesheetsDTDDocum<strong>en</strong>t Type DefinitionEMLbestandsformaat voor e-mailEVRM Europees Verdrag van de Recht<strong>en</strong> van de M<strong>en</strong>sISOInternational Organization for StandardizationITInformatie TechnologieHTML HyperText Markup LanguageMD5 message digest algoritme nr. 5 (rfc 1321)MSG MS Outlook message-bestandODTOp<strong>en</strong>Docum<strong>en</strong>t FormatOFTMS Outlook sjabloonbestandPDFPortable Docum<strong>en</strong>t FormatPDF/A Portable Docum<strong>en</strong>t Format for ArchivingTXTplat tekstbestandVBAVisual Basic for ApplicationsXML eXt<strong>en</strong>sible Markup LanguageXSLeXt<strong>en</strong>sible Stylesheet Language65emailrapport01.indd 65 06-03-2006 18:05:33
emailrapport01.indd 66 06-03-2006 18:05:33
8. LITERATUUR– F. Boudrez, <strong>en</strong> digitaal archiver<strong>en</strong>, Antwerp<strong>en</strong>, 2002 (http://www.edavid.be/davidproject)– F. Boudrez, Standaard<strong>en</strong> voor digitale archiefdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, Antwerp<strong>en</strong>, 2005 (http://www.edavid.be).– F. Boudrez, XML Topic Maps voor digitale archivering, Antwerp<strong>en</strong>, 2002 (http://www.edavid.be/davidproject).– F. Boudrez, Digitale containers voor het digitaal depot, Antwerp<strong>en</strong>, 2005 (http://www.edavid.be).– F. Boudrez, H. Dekeyser <strong>en</strong> S. Van d<strong>en</strong> Eynde, Archiver<strong>en</strong> van e-mail, Antwerp<strong>en</strong>-Leuv<strong>en</strong>, 2003 (versie 2.0)(http://www.edavid.be/davidproject).– L. Duranti, The archival bond, in: Archives and museum informatics, 1997, nrs. 3-4, p. 213-218.– Handleiding archivering elektronische post, Amsterdam, 2000.– P. Horsman, Archiver<strong>en</strong> van elektronische post. Method<strong>en</strong>, m<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> <strong>en</strong> alternatiev<strong>en</strong>, Amsterdam,1999.– G. Klyne, An XML format for mail and other messages, 2003.– TC 46/SC 11, ISO 15489-Information and docum<strong>en</strong>tation – Records managem<strong>en</strong>t -- Part 1: G<strong>en</strong>eral,2001.– TC 46/SC 11, ISO 15489-Information and docum<strong>en</strong>tation – Records managem<strong>en</strong>t -- Part 2: Guidelines,2002.– Managing electronic mail. Guidelines for Kansas Governm<strong>en</strong>t Ag<strong>en</strong>cies, Kansas, 2001.– National Archives of Australia, Managing electronic messages as e-<strong>mails</strong>. Guidelines (http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/elec_messages/).– National Archives of Australia, Managing electronic messages as e-<strong>mails</strong>. Policy (http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/elec_messages/).– Model requirem<strong>en</strong>ts for the managem<strong>en</strong>t of electronic records, Moreq specification, 2002 (http://europa.eu.int/idabc/<strong>en</strong>/docum<strong>en</strong>t/2631/5585).– Moore, R., e.a., Collection-Based Persist<strong>en</strong>t Digital Archives-Part 1, in: D-LIB Magazine, maart 2000(http://www.dlib.org).– Moore, R., e.a, Collection-Based Persist<strong>en</strong>t Digital Archives-Part 2, in: D-LIB Magazine, april 2000 (http://www.dlib.org).– Testbed Digitale Bewaring, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewar<strong>en</strong> van e-mail, D<strong>en</strong>Haag, 2003 (http://www.digitaleduurzaamheid.nl).– G.J. van Bussel, P.J. Horsman, H. Waalwijk, Softwarespecificaties voor Records Managem<strong>en</strong>t Applicatiesvoor de Nederlandse Overheid. ReMaNo 2004, Amsterdam, 2004.67emailrapport01.indd 67 06-03-2006 18:05:34
Stadsarchief Antwerp<strong>en</strong>V<strong>en</strong>usstraat 11, BE-2000 Antwerp<strong>en</strong>Vanaf 18 augustus 2006: Oudeleeuw<strong>en</strong>rui 29, BE 2000 Antwerp<strong>en</strong>Tel. + 32 (0)3 206 94 11Fax + 32 (0)3 206 94 10E-mail: stadsarchief@stad.antwerp<strong>en</strong>.beWebsite: http://stadsarchief.antwerp<strong>en</strong>.beEindredactie: Inge Schoups, Roberte Van Haute, Willem VannesteOpmaak: www.gestalte.beDrukwerk: grafisch c<strong>en</strong>trum stad Antwerp<strong>en</strong>© Stadsarchief Antwerp<strong>en</strong>, 2006Wettelijk depotnummer: D/2006/0306/18Verantwoordelijke uitgever: Inge Schoups, V<strong>en</strong>usstraat 11, 2000 Antwerp<strong>en</strong>emailrapport01.indd 68 06-03-2006 18:05:34