Brochure Leidraad Kostenramingen - ProRail

LeidraadkostenramingenEen handleiding voorhet uniform opstellen,toetsen en vaststellenvan ramingen voorinvesterings- eninstandhoudingskosten.September 2011

2ProRail Leidraad kostenramingen

Leidraad kostenramingen ProRail 3Inhoudsopgave1 Inleiding 42 Kernbegrippen 52.1 Vakkennis Cost Engineering, als basis 52.2 Kostennota/-notitie, als product 52.3 Probabilistisch ramen, als methode 62.4 RailCaseBase, als middel 83 Kostenramingen voor projecten 93.1 Kostenramingen op vijf niveaus 93.2 Kostenramingen in de projectfasen 123.3 Kostenramingen per werkstroom 163.4 Kostenramingen per contractvorm 174 Kostenramingen voor procesmatige instandhouding 194.1 Output Proces Contract 194.2 Prestatie Gericht Onderhoud 195 Kostenramingen in relatie tot ProRail-beleid 215.1 Kostenramingen in relatie tot het Productieplan Projecten 215.2 Kostenramingen in relatie tot risicomanagement 215.3 Kostenramingen in relatie tot investeringsmanagement 235.4 Indexeringen van kostenramingen 245.5 Kostenramingen in relatie tot de AK-systematiek 25Bijlagen 271 Overzicht kostencategorieën 282 Kosten en onzekerheden in de probabilistische werkwijze 303 Indeling Kostennota en Kostennotitie 32A. De Kostennota 32B. De Kostennotitie 334 Definities en afkortingen 34

4ProRail Leidraad kostenramingen1InleidingVoor de instandhouding en (ver)nieuwbouwvan de spoorinfrastructuur ontvangt ProRailgelden van overheden en vervoerders. Meteen volume uitbesteed werk van 1,5 tot 2miljard euro per jaar is ProRail een van debelangrijkste opdracht gevers van deNederlandse bouwsector. Het gaat hierbijom een bijzonder breed pakket van werken,diensten en leveringen. Het maatschappelijkekarakter ervan maakt dat de (uit)bestedingenvolop in de belangstelling staan vande samenleving. Aan de beheersing en verantwoordingvan kosten worden hoge eisengesteld. Om te kunnen beschikken overbetrouwbare prognoses stelt de afdelingAanbestedingszaken, Kostenmanagementen Inkoop (AKI) de kostenramingen voorinvesteringen en instandhouding vast.Deze leidraad beschrijft de uniforme, verplichtewerkwijze voor het ramen van kosten.Een kostenraming geeft vooraf inzicht in de verwachtekosten, de kostenopbouw, de zwaartepuntenen de risicovolle onderdelen. Een ramingis altijd een prognose van de werkelijke kosten.Zelden zijn de werkelijke kosten exact gelijk aande raming. Maar, de vraag naar zekerheid vanuitde opdrachtgever (en de politiek) is groeiende.Het is dus zeer gewenst dat het verschil tussen deraming en de werkelijkheid zo klein mogelijk isen binnen vastgestelde grenzen blijft. Om diereden hanteert ProRail voor kostenramingen eenprobabilistische werkwijze. Probabilistischemodellen onderkennen onzekerheden in deramingvariabelen en maken gebruik van statistiekom de meest waarschijnlijke uitkomst tevoorspellen. Dat geeft inzicht in de betrouwbaarheidvan ramingen.Kostenramingen worden in elke projectfasegemaakt. ProRail gebruikt ze om alternatieventegen elkaar af te wegen (ontwerpoplossingenen uitvoeringsmogelijkheden) en om te beslissenover de start, voortzetting of aanpassing van eenproject. De kostenraming is tevens de basis voorhet vaststellen van het budget voor het projecten wordt bij contractering gebruikt om deinschrijfsommen van opdrachtnemers te toetsen.Gezien het belang van deze doelen zijn eisengesteld aan de kostenraming en het proces vanramen.LeeswijzerDeze leidraad bestaat uit vijf hoofdstukkenen vier bijlagen. Na de inleiding inhoofdstuk 1, worden in hoofdstuk 2 devier kernbegrippen toegelicht: vakkennisCost Engineering, Kostennota/-notitie,probabilistisch ramen en RailCaseBase.Hoofdstuk 3 gaat in op kostenramingenvoor projecten: de verschillende niveausvan ramen en de toepassing ervan in deverschillende fasen van een project.Hoofdstuk 4 beschrijft de kostenramingenvoor procesmatige instandhouding.In hoofdstuk 5 wordt toegelicht hoe dekostenramingen zich verhouden tot hetProRail-beleid. De leidraad eindigt metbijlagen over kostencategorieën (bijlage1), kosten en onzekerheden in de probabilistischewerkwijze (bijlage 2), de indelingvan de Kostennota en Kostennotitie(bijlage 3) en Definities en afkortingen(bijlage 4).

Leidraad kostenramingen ProRail 52 Kernbegrippen maken, te beheersen en te verantwoorden. DeVakkennis van alle techniekvelden, deKostennota/-notitie, probabilistisch ramenen de RailCaseBase zijn essentieel voor hetmaken van kostenramingen.2.1 Vakkennis Cost Engineering,als basisBinnen ProRail is cost engineering ondergebrachtbij de sector Cost Engineering (CE) van de afdelingAKI. Cost Engineering beschikt over de noodzakelijkekennis en vaardigheden en levert demensen, middelen en methoden die het kernprocesvan projecten op praktische wijze ondersteunen.AKI biedt cost engineering voor alletechnische vakgebieden en in alle projectfasen.Omdat iedere techniek zijn specifieke kantenheeft, beschikken de cost engineers van AKI CostEngineering naast algemene technische expertiseook over een specifieke technische achtergronden zijn zij bekend met de spoorspecifieke facetten.Ook beschikken zij over de geografische kennisom een juiste inschatting te kunnen makenvan de context van een project en hebben zijkennis van de (spoor)specifieke markt.AKI Cost Engineering is verantwoordelijk voor detotstandkoming en de vaststelling van de kostenramingenvan ProRail. Kostenramingen kunnen(deels) door externe dienstverleners worden opgesteld.In dat geval geeft AKI Cost Engineering eenoordeel over de bedragen en over de samenstellingen compleetheid van de aangeboden berekeningenof kostenramingen. Als AKI Cost Engineeringeen extern gemaakte kostenraming heeft getoetsten geaccepteerd wordt deze verder beschouwd alseen ProRail-raming. AKI Cost Engineering kan eropworden aangesproken. Vanwege kwaliteitsbewakingvindt op elke Kostennota/-notitie een collegialetoets plaats (voor zelfgemaakte Kostennota’s/notities ook binnen AKI Cost Engineering). Bij devaststelling van een kostenraming kijkt AKI CostEngineering ook of deze maatschappelijk verantwoordis gezien de scope (veilig, duurzaam, nietgoudomrand) en context (ligging).2.2 Kostennota/-notitie, als productRamen is het proces van activiteiten dat nodig isom de kosten van een project inzichtelijk tekwaliteit van de raming is sterk afhankelijk vande kwaliteit van de beschikbare informatie. Hoeonvollediger de informatie (eisenspecificaties,ontwerpen, tekeningen, omschrijvingen, hoeveelhedenen dergelijke), hoe onzekerder deraming en hoe groter het verschil tussen dehoogst en laagst mogelijke kosten. Als de informatieontbreekt of onvoldoende is, zal AKI CostEngineering aannames doen, die door de projectmanagermoeten worden goedgekeurd.Het resultaat van het ramingsproces is deKostennota/-notitie. Deze bevat naast de probabilistischekostenraming alle relevante informatieover het project: de uitgangspunten voor degevraagde functionaliteit, de aannames die AKICost Engineering heeft gedaan, de risico’s, enzovoort.Welke raming precies nodig is en metwelke nauwkeurigheid wordt van tevoren vastgesteldmet degenen die over de raming moetenbeslissen.Elk infraproject heeft een aantal fasen en beslismomenten.Telkens – voordat een besluit wordtgenomen over een project of vervolgfase –maakt ProRail een beslisdocument, zoals eenMaatschappelijke Kosten-Baten Analyse (MKBA)of Business Case (BUCA), waarin nut en noodzaakworden beschreven. De Kostennota/-notitievormt de financiële paragraaf van dit beslisdocument.Deze beschrijft de kostentechnische aspectenvan (de varianten van) een project in deonderscheidende fasen.AKI Cost Engineering maakt voor de beslismomentenVoorkeursalternatief en Uitvoeringsbeslissingeen Kostennota op maat. Op alle andere beslismomentenwordt een Kostennotitie opgesteld.Dit is een ‘light’ versie van de Kostennota.Een cost engineer van AKI maakt de Kostennota/-notitie op verzoek van een projectmanager. Decost engineer doet dit volgens de StandaardSystematiek Kostenramingen (SSK) en in samenspraakmet de deskundigen binnen het project.Bijdragen aan een kostenraming kunnen vanuitProRail komen en van externe partijen. AKI CostEngineering stelt deze bijdragen zo nodig ter discussieof vraagt om aanvullende onderbouwingenof aanscherpingen. Het is de verantwoordelijk-

8ProRail Leidraad kostenramingeneen aangepaste invoer op basis van nader onderzoekof genomen acties.De probabilistische methode gaat uit van hetrekenkundig gemiddelde van een reeks mogelijkeuitkomsten en maakt onzekerheden inzichtelijkaan de hand van kansberekening.Probabilistische ramingen hebben echter nietaltijd meerwaarde. Als de benodigde hoeveelhedenen de prijzen vaststaan, voldoen deterministischeramingen. Deterministisch ramen is eenmethode die uitgaat van één uitkomst met eenopslag voor onzekerheid.(Meer informatie over de probabilistische werkwijzeis te vinden in de factsheet ‘Probabilistischramen’.)Probabilistische ramingen worden gebaseerd opkostenkengetallen en bijbehorende risico-inventarisatiesin de RailCaseBase van AKI CostEngineering (zie hierna).2.4 RailCaseBase, als middelBij het maken of toetsen van (door externeadviesbureaus gemaakte) kostenramingen maaktAKI gebruik van de RailCaseBase. Deze ProRaildatabasebevat up to date kostenkengetallenvoor (ver)nieuwbouw en onderhoud van despoorinfrastructuur, inclusief technische en situationeleinformatie. Zo wordt ook rekeninggehouden met verschillen in bijvoorbeeld ligging(bodemgesteldheid), omgeving en toekomstiggebruik van de spoorinfra. Naast de inzet voorkostenramingen bij (studies voor) nieuwbouwprojecten,onderhouds- en vernieuwingsplannenwordt de RailCaseBase gebruikt bij LifeCycle-Management-afwegingen en RAMS-analyses.Er zijn kengetallen met een laag detailniveau, dieAKI toepast in vroege fasen van projecten zoalsde Voorfase en Alternatievenstudiefase. Maar erzijn ook kengetallen met een hoog detailniveauvoor het opstellen van besteksramingen ofonderhoudsramingen. Daarnaast is er een onderscheidtussen generieke en unieke kengetallen.De generieke kengetallen zijn bepaald op basisvan voorcalculatie, uitgaande van gemiddeldewaarden en omstandigheden. De unieke kengetallenzijn ontstaan uit nacalculaties van aanbestedingenen gerealiseerde werken. Daartoeanalyseert AKI Cost Engineering alle kostentechnischeaspecten van inschrijvingen van aanbestedingenen gerealiseerde werken, met inbrengvan experts van Projecten en Assetmanagement.De kengetallen in de RailCaseBase zijn gebaseerdop bedrijfseconomische grondslagen. Dit betekentdat voor die delen in de raming, waarvoornormaliter de markt wordt ingeschakeld, wordtuitgegaan van kostendekking van alle ‘offers’ dieeen marktpartij zou moeten brengen, plus eentoeslag voor een redelijk bedrijfsresultaat.Marktwerking (waarin de prijs tot stand komt opbasis van vraag en aanbod) is in deze benaderingdus buiten beschouwing gelaten. Dat komt later,ten tijde van de inschrijvingen, aan de orde.(Meer informatie over kostenkengetallen van despoorinfrastructuur is te vinden in de factsheetRailCaseBase.)

Leidraad kostenramingen ProRail 93Kostenramingenvoor projectenIn alle fasen van een project – van een eerste ideetot en met de oplevering en ingebruikname – zijnkostenadviezen nodig. In het begin zijn de ramingennog globaal. De nauwkeurigheid van de kostenramingneemt toe als het project verder wordtuitgewerkt. Per projectfase zijn specifieke eisengesteld aan de mate van nauwkeurigheid van dekostenraming, de zogenaamde variatiecoëfficiënt(zie paragraaf 2.3 Probabilistisch ramen).Daarbij geldt: hoe nauwkeuriger de raming, hoelager de variatiecoëfficiënt.Naarmate het project vordert en dus de kostenramingnauwkeuriger wordt, wordt ook de bandbreedte(de grensbedragen waartussen dekostenraming met een bepaalde zekerheid valt)kleiner. Dit is in onderstaande figuur te zien aaneen steeds smaller toelopende kansverdeling:3.1 Kostenramingen op vijf niveausProRail onderscheidt kostenramingen op verschillendenauwkeurigheidsniveaus met bijbehorendevariatiecoëfficiënten. Van globaal naarprecies: indicatie schatting ramingaanbestedingsraming verwervingsraming.3.1.1 Kostenraming, niveau indicatieEen indicatie is een globale benadering van dehoogte van de projectkosten. Deze wordt berekendop basis van algemene kengetallen op systeemniveauen/of andere beschikbare groveindicatoren zoals percentages, ervaringscijfers enreferentieprojecten. De beschikbare informatieom te komen tot een indicatie is zeer summier englobaal van aard. Vaak is er niet meer dan eenoverzichtstekening (of vlekkenplan) en een setvan functionele schema’s op basis van eersteklanteisen. Vanwege de hoge mate van onzekerheidis de bandbreedte (waarbinnen de projectkostenzeer waarschijnlijk zullen vallen) ruim.Een indicatie is dus niet meer dan een richtinggevendbedrag.De variatiecoëfficiënt is maximaal 40%.Een indicatie bestaat uit een raming voor:• Bouwkosten, op basis van kengetallen uit deRailCaseBase of referentieprojecten;• Vastgoedkosten, op basis van kengetallen uitde RailCaseBase of referentieprojecten;• Overige bijkomende kosten, PEAT-kosten (kostenvoor Projectmanagement, Engineering,Toezicht en Administratie) en onzekerheidsreservering.Hiervoor geldt één opslagpercentageover de bouwkosten en vastgoedkosten.Dit opslagpercentage is een ervaringsgetal vanAKI Cost Engineering en verschilt per project(afhankelijk van omvang en complexiteit).(Zie voor voorbeelden van kosten bijlage 1.)3.1.2 Kostenraming, niveau schattingEen schatting is een raming op basis van meerverfijnde algemene kengetallen of kostenbepalendeeenheden. De berekening gebeurt op basisvan een schetsontwerp (SO) en eventuele bureau-AKI CE: Ramingen binnen het KernprocesKlantvraagInvesteringVraagarticulatieVoorfaseStartbeslissingOpstellen aanbiedingAcceptatieaanbiedingAlternatievenstudiefasePlanuitwerkingsfaseVariantenstudieNaar eenvoorkeursvariantBeslissingvoorkeursvariantAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenBeslissingvoorkeursalternatiefUitwerken variantUitvoeringsbeslissingRealisatiefaseRealiserenVoorbereiden uitvoeringGunning uitvoeringRealiserenUitvoerenOpleveringsbesluitRealiserenAfsluitenDechargeKlantvraagCapaciteit Niveau indicatieCapaciteitsanalyseVariatiecoëfficiënt vc 40%ProductProBa+KostenNotitieProBa+KostenNotaschattingvc 30%schattingvc 20%ProBa+KostenNotitieProBa+KostenNotaramingvc 15%/10%verwervingsramingvc 10%VerwervingsramingFiguur 3 Ramingsproducten binnen het kernproces projecten: van globaal naar precies

10ProRail Leidraad kostenramingenstudies naar historische onderzoeksresultaten ophet gebied van bodemgesteldheid (incl. verontreiniging),flora en fauna, ondergrondse infra(kabels en leidingen), archeologie en nietgesprongenexplosieven.De schatting kent een variatiecoëfficiënt vanmaximaal 30% (of 20%), afhankelijk van de matevan projectuitwerking en beschikbare informatie.Een schatting bestaat uit een raming voor:• Voorziene kosten:Bouwkosten- Kosten direct gerelateerd aan projectactiviteiten(directe bouwkosten) wordengeraamd op basis van kostenbepalendeeenheden x de norm (hoeveel x prijs). Dekostenbepalende eenheden hebben indeze fase het niveau van kilometer spoor,kubieke meter baan, vierkante metervloeroppervlak en dergelijke. De mate vannauwkeurigheid van de bouwkostenwordt bepaald door de invoer van Laagste,Top en Uiterste waarden voor hoeveelhedenen prijzen;- De indirecte bouwkosten worden geraamdals opslag over de directe bouwkosten;VastgoedkostenDeze kosten worden door de afdelingGrondverwerving en Juridische Zaken (GJZ)van de bedrijfseenheid Projecten bepaald endoor AKI Cost Engineering meegenomen inde probabilistische raming;Engineeringkosten (PEAT-kosten)Deze kosten worden geraamd op basis vaneen toeslag op de bouwkosten, doorgaansvariërend van 15 tot 25 procent, afhankelijkvan type, grootte en complexiteit van hetproject;Overige bijkomende kostenDeze kosten worden geraamd op basis vaneen toeslag op de bouwkosten: circa 5%.• Reservering onzekerheidHet betreft een reservering binnen de scopevan het project voor:Kennisonzekerheden (onnauwkeurighedenin hoeveelheden en prijzen);Realisatieonzekerheden (risico’s), zo veelmogelijk op basis van een gekwantificeerderisico-inventarisatie uit de risicosessie(s) vanhet project. Maatgevende vastgoedrisico’sworden door GJZ aangeleverd;Toekomstonzekerheden (beperkte wijzigingenin wet- en regelgeving), die invloed kunnenhebben op de kosten van het project.Voor toekomstonzekerheden wordt eenvaste toeslag van 5% berekend over hettotaal van voorziene kosten.• Reservering overschrijdingskans (onzekerheidsreserve)Een reservering om de kans op overschrijdingvan de berekende gemiddelde waarde (waarophet projectbudget wordt gebaseerd) te verkleinen.• Reservering scopewijzigingenEen reservering voor onvoorziene uitgavendoor wijzigingen of toevoegingen aan de projectscope(herkomst buiten het project). NietAKI Cost Engineering maar de financier van hetproject raamt deze reservering.

Leidraad kostenramingen ProRail 113.1.3 Kostenraming, niveau ramingEen raming is een berekening op basis vanspecifieke kengetallen en kostenbepalendeelementen in relatie tot de context van het voorgenomenproject. De beschikbare informatie omte komen tot een kostenraming varieert van eenvoorlopig ontwerp (VO) tot een definitief ontwerp(DO) inclusief een railverkeerstechnischontwerp (RVTO). Deze informatie wordt eventueelaangevuld met resultaten uit historischonderzoek en detectieonderzoek naar bodemgesteldheid(incl. verontreiniging), flora enfauna, ondergrondse infra (kabels en leidingen),archeologie en niet-gesprongen explosieven.Vaak is op dat moment ook een mogelijkeuitvoerings methode van het werk bekend.De variatiecoëfficiënt is maximaal 15% (VO) of10% (DO).De kostenraming is opgebouwd uit:• Voorziene kosten:Bouwkosten- Kosten direct gerelateerd aan projectactiviteiten(directe bouwkosten) wordengeraamd op basis van kostenbepalendeelementen x de norm (x een situationeletoeslag voor complexiteit), bekendeomstandigheden ter plekke en een aangenomenDag-Nacht-Weekend-verdeling vande loonkosten bij de gekozen werkmethode.De kostenbepalende eenheden hebbenin deze fase het niveau van strekkendemeters spoor, aantallen wissels, tonnenballast, kubieke meter zand, vierkantemeter drainage, strekkende meter sloot,vierkante meter gevel gekoppeld aan demateriaalkeuze en dergelijke. De mate vannauwkeurigheid van de bouwkostenwordt bepaald door de invoer van Laagste,Top en Uiterste waarden voor hoeveelhedenen prijzen;- De indirecte bouwkosten worden nadergeraamd naar niet specifiek toewijsbareuitvoeringskosten en Algemene Kosten,Winst & Risico op basis van een variabelpercentage;VastgoedkostenDeze kosten worden door de afdelingGrondverwerving en Juridische Zaken (GJZ)van de bedrijfseenheid Projecten bepaald endoor AKI Cost Engineering meegenomen inde probabilistische raming;Engineeringkosten (PEAT-kosten)Deze kosten worden geraamd op basis vaneen toeslag op de bouwkosten, doorgaansvariërend van 15 tot 25 procent (afhankelijkvan type, grootte en complexiteit van hetproject);Overige bijkomende kostenDeze kosten worden geraamd op basis vaneen toeslag op de bouwkosten: circa 5%.• Reservering onzekerheidHet betreft een reservering binnen de scopevan het project voor:Kennisonzekerheden (onnauwkeurighedenin hoeveelheden en prijzen);Realisatieonzekerheden (risico’s), op basisvan een gekwantificeerde risico-inventarisatieuit de risicosessie(s) van het project.Maatgevende vastgoedrisico’s worden doorGJZ aangeleverd;Toekomstonzekerheden (beperkte wijzigingenin wet- en regelgeving), die invloed kunnenhebben op de kosten van het project.Voor toekomstonzekerheden wordt eenvaste toeslag van 5% berekend over hettotaal van voorziene kosten;• Reservering overschrijdingskans (onzekerheidsreserve)Een reservering om de kans op overschrijdingvan de berekende gemiddelde waarde(waarop het projectbudget wordt gebaseerd)te verkleinen;• Reservering scopewijzigingenEen reservering voor onvoorziene uitgavendoor wijzigingen of toevoegingen aan de projectscope(herkomst buiten het project). NietAKI Cost Engineering maar de financier van hetproject raamt deze reservering.3.1.4 Kostenraming, niveauaanbestedingsramingDe aanbestedingsraming is een nadere detailleringvan het niveau raming en is gebaseerd op hetbestek of referentieontwerp en de geldende(buitendienststellings)kaders. De aanbestedingsramingwordt opgesteld op het moment dat decontractering begint. De aanbestedingsraming iseen startvoorwaarde bij aanbesteding en wordtgebruikt om te toetsen of er voldoende budget isgereserveerd.De variatiecoëfficiënt is maximaal 15% of 10%,afhankelijk van het uitwerkingsniveau van hetproject. De opbouw van de aanbestedingsramingis hetzelfde als bij het niveau raming (zie hiervoor)maar bevat meer gedetailleerde gegevens.3.1.5 Kostenraming, niveauverwervingsramingKort voor het moment van aanbesteden wordtde aanbestedingsraming omgezet in een verwervingsraming.De verwervingsraming is nodig omaanbiedingen van partijen te kunnen vergelijkenen beoordelen. De verwervingsraming houdtrekening met de inzichten en veranderingen ophet moment van aanbesteden (laatste check ofnog zaken zijn geschrapt of toegevoegd).De variatiecoëfficiënt is maximaal 10%.

12ProRail Leidraad kostenramingenDe verwervingsraming bestaat alleen uit eenraming voor hetgeen wordt gecontracteerd:• Bouwkosten- Kosten direct gerelateerd aan projectactiviteiten(directe bouwkosten) wordengeraamd op basis van ‘exacte’ hoeveelhedenx prijs, bekende omstandigheden ter plekkeen een Dag-Nacht-Weekend-verdeling vande loonkosten aan de hand van een opgesteldwerkplan of op basis van kostenbepalendeelementen x de norm (x eensituationele toeslag voor complexiteit),bekende omstandigheden ter plekke en eenaangenomen Dag-Nacht-Weekend-verdelingvan de loonkosten bij de gekozen werkmethode.De mate van nauwkeurigheid vande bouwkosten wordt bepaald door deinvoer van Laagste, Top en Uiterste waardenper kostenpost;- De indirecte bouwkosten worden nadergeraamd naar niet specifiek toewijsbare uitvoeringskosten(in detail of op basis van eenpercentage) en Algemene Kosten, Winst &Risico (op basis van een variabel percentage);- Kosten gerelateerd aan ingeschatte onzekerheden;• EngineeringkostenKosten die de opdrachtnemer maakt voor(detail)engineering.3.2 Kostenramingen in deprojectfasenElk project bestaat uit verschillende fasen metbijbehorende beslismomenten. ProRail heeft zegedefinieerd in haar Kernproces Projecten. Voor(de beslismomenten in) de projectfasen wordenbijpassende kostenramingen gemaakt. Hiernawordt per projectfase beschreven welke kostenraming(op welk niveau) nodig is.Al tijdens de voorbereiding van een project moeter aandacht zijn voor een goede kostenraming.Als dit onvoldoende gebeurt, leidt dat vaak totveel (na)werk in de contracteringsfase, een fasewaarin tijd over het algemeen bijzonder schaarsis. Met als gevolg: onvolledige en onnauwkeurigekostenramingen. Om dit alles te voorkomen isAKI Cost Engineering in een zo vroeg mogelijkstadium, bij het ontstaan van een project, betrokkenbij het vaststellen van de kostenraming.In het geval dat externe adviseurs (onderdelen uit)de kostenraming hebben geleverd, toetst AKI CostEngineering alle kostengerelateerde aspecten enonzekerheden en stelt de kostenraming vast.3.2.1 VoorfaseVraagarticulatie en opstellen aanbieding.KlantvraagInvesteringVraagarticulatieKlantvraagCapaciteitCapaciteitsanalyseVoorfaseStartbeslissingOpstellen aanbiedingAcceptatieaanbiedingAlternatievenstudiefaseProBa+KostenNotitieIn de Voorfase van het project vindt een analyseplaats van de klantvraag leidend tot een startbeslissingvoor het project. De Voorfase eindigt metde goedkeuring van de klant van de aanbiedingvoor nadere studie.De aanbieding heeft de vorm van een projectplanvoor de vervolgfase (deAlternatievenstudiefase). Een capaciteitsanalysevan de benodigde inzet van ProRail-medewerkersmaakt deel uit van dit projectplan.Het projectteam maakt het projectplan. AKI CostEngineering participeert in dit projectteam endraagt bij aan het projectplan met een inschattingvan de behoefte aan cost engineers (activiteiten,uren en tarief per uur). De rol van AKIAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenBeslissingvoorkeursalternatiefvc 40% vc 30%ProBa+KostenNotaVarianNPKNKlantvraagInvesteringVraagarticulatieVoorfase Alternatievenstudiefase Planuitwerkingsfase RealisatiefaseStartbeslissingOpstellen aanbiedingAcceptatieaanbiedingVariantenstudieNaar eenvoorkeursvariantBeslissingvoorkeursvariantUitwerken variantAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenBeslissingvoorkeursalternatiefUitvoeringsbeslissingRealiserenVoorbereiden uitvoeringGunning uitvoeringRealiserenUitvoerenOpleveringsbesluitRealiserenAfsluitenDechargeKlantvraagCapaciteitCapaciteitsanalyse24 september 2010Figuur 4 Kernproces Projecten

Leidraad kostenramingen ProRail 13Cost Engineering beperkt zich hiertoe. In deVoorfase van een project raamt AKI CostEngineering dus nog géén totale projectkostenof studiekosten.3.2.2 AlternatievenstudiefaseVan oplossingsrichtingen naar enkele alternatievenen uiteindelijk één voorkeursalternatief.Waterstaat: een overzicht van alle geplande enlopende wegen-, spoor- en waterprojecten).De kostenramingen voor instandhoudingsprojectenworden opgesteld door de plancoördinatorvan Assetmanagement op basis van kengetallenuit de RailCaseBase. AKI Cost Engineering toetstin dit geval of de kengetallen juist zijn gebruikt.Bij instandhoudingsprojecten is dé oplossingsrichtingmeestal al duidelijk. Dan wordt directhet “voorkeursalternatief” uitgewerkt.rtbeslissingOpstellen aanbiedingAcceptatieaanbiedingAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenProBa+KostenNotitieAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenVariantenstudieNaar eenvoorkeursvariantBeslissingvoorkeursvariantUitwerken variantBeslissingvoorkeursalternatiefUitvoeringsbeslissingRealiserenVoorbereiden uitvoeringvc 40% vc 30% vc 20% vc 15%/10% vc 10%ProBa+KostenNotaProBa+KostenNotitieProBa+KostenNotaGunning uitvoeringRealiserenUitvoerenOpleveringsbesluitRealiserenAfsluitenDechargefase Alternatievenstudiefase PlanuitwerkingsfaseIIRealisatiefaseVan enkele alternatieven naar eenvoorkeursalternatiefIn deze subfase wordt het alternatief dat hetbeste tegemoet komt aan de eisen verder uitgewerkttot een voorkeursalternatief. De kostenramingvan het voorkeursalternatief heeft hetniveau van een schatting. Omdat er inmiddelsminder onzekerhedenVerwerzijn, 24 september heeft 2010dezeeen kleinerevariatiecoëfficiënt:vings30%.ramingDe Alternatievenstudiefase is opgedeeld in tweesubfasen:I Een Alternatievenstudie naar enkelekansrijke alternatieven;II Een Alternatievenstudie naar eenvoorkeurs alternatief.De bijbehorende kostenramingen worden doorAKI Cost Engineering opgesteld en vastgesteldop basis van de scope die de planontwikkelaaren/of Rail System Engineer (RSE) heeft aangeleverd.De betrouwbaarheid van de kostenramingenverschilt per subfase.I Van oplossingsrichtingen naar enkelekansrijke alternatievenIn deze subfase werkt het projectteam één ofmeerdere oplossingsrichtingen uit. Elk alternatiefbevat een probabilistische kostenraming van decost engineer. De kostenramingen van de alternatievenhebben het niveau van een indicatie.Omdat er nog vele onzekerheden zijn heeft deindicatie een hoge variatiecoëfficiënt: 40%.Voor elk alternatief wordt de kostenraming verwerktin een Kostennotitie. De Kostennotitiebevat naast de raming van de projectkosten:• De uitgangspunten en aannames waarop deramingen zijn gebaseerd;• De jaarlijkse kosten voor (projectmatige)instandhouding (als de alternatieven daarinverschillen). De afdeling Planning & Controlvan ProRail levert deze kostenopgave, of AKICost Engineering in geval van MIRT-projecten(Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimteen Transport van het ministerie van Verkeer enDe kostenraming van het voorkeursalternatiefwordt verwerkt in een Kostennota. Deze notabevat naast de probabilistische raming van deprojectkosten:• De uitgangspunten en aannames waarop deraming is gebaseerd. De consequenties van veranderingenten opzichte van de voorafgaandestudie naar enkele alternatieven zijn inzichtelijkgemaakt:Scope-uitwerkingen en eventuele scopewijzigingen(verruiming of versobering);Bijgestelde risico-inventarisatie en nader uitgewerkterisicoanalyse (kwantificering enkwalificering);Nader bepaalde en gekwantificeerde onzekerheden;Doorgevoerde prijswijzigingen.• De jaarlijkse kosten voor (projectmatige)instandhouding, zoals afgegeven door de afdelingPlanning & Control of – in geval van MIRTprojecten– AKI Cost Engineering.De Kostennota is een bijlage bij de Business Case,op basis waarvan het voorkeursalternatief wordtgekozen. De Kostennota wordt tevens gebruiktvoor de budgetaanvraag voor de volgende projectfase:de Planuitwerkingsfase.Als in het contracteringsplan is besloten om nureeds de markt op te gaan, is de kostenramingvan het voorkeursalternatief de basis voor debudgetaanvraag voor de Realisatiefase. De kostenramingvoorkeursalternatief krijgt dan de statusvan aanbestedingsraming en wordt gebruiktals startvoorwaarde voor tendering (zie paragraaf3.2.4 onder ‘Voorbereiding van de uitvoering’).

14ProRail Leidraad kostenramingeningieiedinglantvraagnvesteringraagarticulatie3.2.3 PlanuitwerkingsfaseII Uitwerken voorkeursvariantNadat de voorkeursvariant is gekozen, wordtVariantenstudie en uitwerken variant op basisvan voorkeursalternatief.deze in detail uitgewerkt, waarna wordt beslotenover uitvoering van het project. De kostenramingvan de voorkeursvariant heeft het niveauvan een raming en heeft een variatiecoëfficiëntAlternatievenstudiefase Planuitwerkingsfase Realisatiefasevan 15 tot 10%.AlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenProBa+KostenNotitielantvraagapaciteitapaciteitsanalyseVariantenstudieNaar eenvoorkeursvariantBeslissingvoorkeursvariantUitwerken variantAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenBeslissingvoorkeursalternatiefUitvoeringsbeslissingOok deze fase is opgedeeld in twee subfasen:I Variantenstudie;II Het uitwerken van de voorkeursvariant.I VariantenstudieTijdens de variantenstudie worden alle ontwerpeninpassingmogelijkheden (die er zijn binnenhet voorkeursalternatief) nader onderzocht. Ditleidt tot een beslissing voor een bepaalde variant:de voorkeursvariant. De kostenramingen vande varianten hebben het niveau van een schattingof raming met een variatiecoëfficiënt vanmaximaal 20%. De cost engineer stelt voor elkevariant een Kostennotitie op. Deze notitie bevatnaast de raming van de projectkosten:• De uitgangspunten en aannames waarop devariantramingen zijn gebaseerd. De consequenties3.2.4 RealisatiefaseVoorfasevan veranderingen ten opzichte vanhet voorkeursalternatief waarop de variantenzijn gebaseerd, zijn inzichtelijk gemaakt:Alternatievenstudiefase PlanuitwerkingsfaseScope-uitwerkingen en eventuele scopewijzigingen(verruiming of versobering);Bijgestelde risico-inventarisatie en naderuitgewerkte risicoanalyse (kwantificering enRealisatiefasekwalificering);Nader bepaalde en gekwantificeerde onzekerheden;Doorgevoerde prijswijzigingen;ProBa+ProBa+Verwachte Kostenuitvoeringsmethode.RealiserenVoorbereiden uitvoeringvc 40% vc 30% vc 20% vc 15%/10% vc 10%StartbeslissingProBa+KostenNotaOpstellen aanbiedingAcceptatieaanbiedingProBa+KostenNotitieProBa+KostenNotitieAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenGoedkeuring gekozenalternatievenAlternatievenstudieNaar enkelealternatievenProBa+KostenNotaVerwervingsramingVariantenstudieNaar eenvoorkeursvariantBeslissingvoorkeursvariantGunning uitvoeringRealiserenUitvoerenUitwerken variant• De jaarlijkse kosten voor (projectmatige)instandhouding (als de varianten daarin verschillen),afgegeven door de afdeling Planning& Control of – in geval van MIRT-projecten –AKI Cost Engineering.De kostenraming van de voorkeursvariant wordtopgenomen in een Kostennota. Deze nota bevatnaast de raming van de projectkosten:• De uitgangspunten en aannames waarop deraming van de voorkeursvariant is gebaseerd.De consequenties van veranderingen tenOpleveringsbesluitRealiserenAfsluitenDechargeopzichte van de variantenstudie, zijn inzichtelijkgemaakt:Scope-uitwerkingen en eventuele scopewijzigingen(verruiming of versobering);Bijgestelde risico-inventarisatie en nader uitgewerkterisicoanalyse (kwantificering enkwalificering);Nader bepaalde en gekwantificeerde onzekerheden;Doorgevoerde prijswijzigingen;Verwachte uitvoeringsmethode.• De jaarlijkse instandhoudingskosten, zoalsafgegeven door de afdeling Planning & Controlvan ProRail afgegeven of – in geval van MIRTprojecten– AKI Cost Engineering.24 september 2010BeslissingvoorkeursalternatiefUitvoeringsbeslissingDe Kostennota is een bijlage bij de definitieveBusiness Case en de budgetaanvraag voor deRealisatiefase.RealiserenVoorbereiden uitvoeringvc 40% vc 30% vc 20% vc 15%/10% vc 10%NotaNotitieProBa+KostenNotaVerwervingsramingGunning uitvoeringRealiserenUitvoerenOpleveringsbesluitRealiserenAfsluitenDecharge24 september 2010De Realisatiefase bestaat uit de voorbereidingvan de uitvoering, de uitvoering en de afsluitingvan de realisatie.De Kostennotitie is een bijlage bij de BusinessCase van de varianten, op basis waarvan de voorkeursvariantwordt gekozen.In het geval van instandhoudingsprojecten is déoplossingsrichting meestal al duidelijk. Danwordt direct de “voorkeursvariant” uitgewerkt.Voorbereiding van de uitvoeringHet voorbereiden van de uitvoering bestaat uitde voorbereiding van de contractering van hetwerk en leidt tot een gunningbesluit over de uitvoering.Er is duidelijkheid over de hoeveelheiduren die beschikbaar zijn tijdens buitendienst-

Leidraad kostenramingen ProRail 15stellingen en er zijn detailgegevens voor dekeuze van de werkmethode en de inzet vanmens, machine en materiaal.De projectmanager stelt in overleg met AKICommerciële Zaken een contracteringsplan op.AKI Cost Engineering participeert in het aanbestedingsteammet bijdragen op het gebied vankosten, techniek en marktkennis. Vóór de startvan de aanbestedingsprocedure toetst en beoordeeltAKI Cost Engineering alle contractstukkendie verband houden met kosten. Vervolgens pastAKI Cost Engineering de kostenraming van devoorkeursvariant aan aan de meest actueleinzichten en geldende (buitendienststellings)kaders. De kostenraming heeft dan het niveauvan een aanbestedingsraming (variatiecoëfficiënt10-15%). De aanbestedingsraming wordtgebruikt om te toetsen of het gereserveerde projectbudget(nog steeds) voldoende is. De aanbestedingsraminggeldt als een startvoorwaardevoor tendering.Kort voor het moment van de daadwerkelijkeaanbesteding zet AKI Cost Engineering de aanbestedingsramingom in een verwervingsraming.De verwervingsraming wordt gemaakt om tekomen tot een verantwoorde prijs en om aanbiedingente vergelijken en te beoordelen.De verwervingsraming wordt gekenmerkt doorgekwantificeerde onzekerheden en veel detailinformatie,en is aangepast aan de meest actueleinzichten. Daarom heeft de verwervingsramingeen kleine variatiecoëfficiënt: 10%.Om in te kunnen schatten tegen welke prijs demarktpartij (die de opdracht uiteindelijk krijgt)zal inschrijven, maakt AKI Cost Engineering insamenwerking met projectbetrokkenen eenmarktinschatting: hoeveel marktpartijen wordenverwacht, in hoeverre is sprake van (volledige)concurrentie en hoe aantrekkelijk is het contractvoor marktpartijen om in te schrijven. De actuelesituatie in de markt kan zowel een positief alseen negatief effect hebben op de prijs.Na de aanbestedingsprocedure toetst en beoordeeltde cost engineer de ingediende inschrijvingenen ramingen op financiële enkostentechnische compleetheid, op inhoud en opmate van gedetailleerdheid. De cost engineer signaleertonjuistheden en omissies, stelt een zogenaamdeverschillennotitie op (zie verderop) enadviseert de projectmanager en tendermanagerten aanzien van de gunning. Indien de economischmeest voordelige inschrijving substantieelafwijkt van de verwervingsraming start de procedureGunnen voor een reële prijs (zie de AKIbrochure‘Gunnen voor een reële prijs en risico’sdelen’). De inschrijver krijgt dan allereerst hetverzoek om zijn aanbieding te verhelderen.Uiteindelijk worden de consequenties van deaanbesteding door de AKI cost engineer inzichtelijkgemaakt door middel van:• De verschillennotitie: een analyse van de verschillentussen de verwervingsraming en deinschrijframingen (meervoudig aanbesteden);• Onderhandelingsresultaten of een verslag vande prijsafspraak (enkelvoudig aanbesteden);• ‘Bijlage gunningadvies CE’ voor de projectmanageren tendermanager.UitvoeringOngeacht de contracteringsvorm doen zich tijdensde uitvoering allerlei wijzigingen voor dieworden geïnitieerd door zowel ProRail als deopdrachtnemer. Contractwijzigingen vanaf€ 25.000 worden mede beoordeeld door AKI CostEngineering. Beneden dit bedrag worden alleendiscutabele zaken overlegd. AKI Cost Engineeringtoetst eerst of de opdrachtnemer recht heeft opbetaling van meerwerk. Vervolgens doet AKI CostEngineering een bindende uitspraak over dehoogte van de betalingsverplichting, of de(meer)kostenopgave financieel en kostentechnischcompleet is en of deze voldoende gedetailleerdis. AKI Cost Engineering geeft goedkeuringaan de bouwmanager of projectmanagervoordat deze de wijziging gunt. Als naderecommerciële onderhandelingen met deopdrachtnemer (moeten) plaatsvinden, voert AKICost Engineering deze uit, eventueel bijgestaandoor de bouw- of projectmanager. De onderhandelingsresultatenworden schriftelijk vastgelegd.AfsluitingNa realisatie wordt een project afgesloten doormiddel van een zogenaamde project-close-out(een evaluerende beschrijving van het totaal aanactiviteiten en producten, benodigd om dechargete krijgen voor een project). Het projectteamstelt de close-out op, uiterlijk 3 maanden nadatde werkzaamheden van het project zijn afgerond.(Voor een MIRT-project start de close-outfaseongeveer 1 jaar na indienststelling van hetproject.)Het close-out-rapport bevat onder andere eenfinanciële eindrapportage en een ’restpuntenlijst’.In de financiële eindrapportage wordende belangrijkste ontwikkelingen in budget enuitgaven nagecalculeerd en geanalyseerd meteen toelichting van oorzaken en gevolgen. Derestpuntenlijst toont alle punten die nog moetenworden afgewikkeld (vanaf de peildatum van hetclose-out-rapport). De lijst omvat alle acties en

16ProRail Leidraad kostenramingenverplichtingen, en dient als basis voor de financiëlepost ’Nazorg gereedgekomen lijnen/halten’.Het zijn restpunten op juridisch, financieel enuitvoeringsvlak maar ze betreffen ook de overdrachtvan het projectdossier. AKI CostEngineering participeert in het projectteam enlevert bijdragen op het gebied van kosten, technieken marktkennis.De projectafsluiting heeft naast het afleggen vanfinanciële verantwoording ook het verkrijgenvan inzicht in de gerealiseerde projectkosten totdoel (bouwkosten, PEAT-kosten, vastgoedkostenen overige bijkomende kosten). Deze realisatiecijfersworden door AKI Cost Engineering geanalyseerden gebruikt voor het opstellen enbijstellen van kostenkengetallen in de RailCase-Base van AKI.3.3 Kostenramingen per werkstroomDe bedrijfseenheid Projecten onderscheidt eenaantal werkstromen. De bijzonderheden hiervanvoor het kostenmanagement van projecten wordenhierna beschreven.3.3.1 Investeringsprojecten(MIRT-, vervoerders- en omgevingswerken)Deze investeringsprojecten doorlopen doorgaansalle faseringsstappen van het KernprocesProjecten zoals hiervoor beschreven. Ook de kostenramingenmet bijbehorende variatiecoëfficiëntenper fase zijn hetzelfde.Echter, als de oplossingsrichting min of meerbekend is, kunnen de projectstappen Alternatievenstudieen Variantenstudie worden overgeslagenof versimpeld. Dan kan snel wordengestart met de uitwerking van het ‘voorkeursalternatief’respectievelijk de ‘voorkeursvariant’.Deze situatie doet zich meestal voor bij projecten(niet voortkomend uit de MIRT) die:• deel uitmaken van programma’s (veiligheid,milieu & logistiek, transfer);• voortkomen uit vragen van vervoerders inrelatie tot prestatieafspraken;• klein van omvang en weinig complex zijn.3.3.2 Instandhoudingsprojecten(bovenbouwvernieuwing, vervangingsinvesteringenen groot onderhoud)Het gaat hier over projecten voor het vervangen,vernieuwen en grootschalig onderhouden van debestaande spoorinfrastructuur naar aanleidingvan wensen van Assetmanagement. Omdat heteen bestaande, in stand te houden functionaliteitbetreft, is de infra-oplossing vaak bekend envindt er geen Alternatievenstudie of Variantenstudieplaats. De oplossingsrichting wordt dooreen vakdeskundige van Assetmanagement alstaakregel opgenomen in het beheerplan vanAssetmanagement. Een taakregel omvat een scopebeschrijving(eisenspecificatie) op het niveauvan een infra-object, inclusief een kostenramingen risico-inschatting. Assetmanagement stelt dekostenraming zelf op, op basis van kengetallenuit de RailCaseBase. AKI Cost Engineering toetstdeze ramingen jaarlijks in het kader van deProductieplantoets.In gezamenlijk overleg kunnen Assetmanagement(afdeling Plancoördinatie) en Projecten (afdelingBedrijfsbureau) één of meerdere taakregels clusterentot een project. De kostenraming van zo’n

Leidraad kostenramingen ProRail 17project is dan ook een optelling van de kostenramingenvan de afzonderlijke taakregels.Voorafgaand aan de realisatie van een instandhoudingsproject(in de Voorfase) toetst AKI CostEngineering of zich nog wijzigingen hebben voorgedaanin de scope en context van het project enof de projectraming nog valide is. Na afrondingvan de Voorfase kan direct worden begonnenmet de uitwerking van de infra-oplossing. Vanafdan volgt het project de reguliere projectstappenvan het Kernproces Projecten, te beginnen met‘uitwerken voorkeursvariant’.3.4 Kostenramingen percontractvormVoor het leveren van ontwerpdiensten en het uitvoerenvan infraprojecten sluit ProRail contractenmet ingenieursbureaus en (spoor)aannemers.Deze contracten worden opgesteld op basis vanlandelijke, algemene voorwaarden (UAV en UAV-GC). Hierna volgen de meest gehanteerde contractvormenen hun specifieke betekenis voor dekostenramingen.3.4.1 Contract op basis van een bestek (UAV)Voor zover werkzaamheden worden verricht ineen traditionele bouworganisatie, wordt hetcontract vaak vormgegeven als ’bestek’. Naast delandelijk bekende besteksystemen RAW (RegelingAanbesteding Werken) en STABU (StandaardBestekssystematiek voor woning- en Utiliteitsbouw,voorheen: Standaardbestek voor deBurger- en Utiliteitsbouw) heeft ProRail een eigenbesteksysteem: het Bouwstenenbestek. Het wordtgebruikt voor onderdelen die op dit moment nogonvoldoende kunnen worden omschreven in debestaande besteksystemen. Dit betreft vooralstalen bruggen en spoorse technieken.Met de keuze voor een bestek is er een duidelijkeafbakening van verantwoordelijkheden tussencontractpartners. ProRail is verantwoordelijkvoor het bestek, de aannemer is verantwoordelijkvoor de uitvoering en heeft vrijheid in uitvoeringsmethoden.Voor het maken van een bestek schakelt ProRailvaak een ingenieursbureau in. Het bestek is eengedetailleerde beschrijving van het werk, inclusiefbijbehorende algemene bepalingen en tekeningen.AKI Cost Engineering toetst of een bestekgedetailleerd genoeg is om hoeveelheden te kunnenprijzen. Het ‘afprijsbare’ bestek is vervolgensde basis voor een verwervingsraming die wordtopgesteld in de projectfase waarin het contracterenwordt voorbereid. Vaak stelt het ingenieursbureaude verwervingsraming op waarna AKICost Engineering deze toetst en vaststelt. Hetgaat dan meestal alleen over een raming van debouwkosten. Soms is de raming inclusief engineeringkosten(voor zover het gaat over kosten diede opdrachtnemer maakt). Ten tijde van de verwervingsramingmaakt AKI Cost Engineering eeninschatting van de actuele markt om een beeld tekrijgen van de vermoedelijke inschrijfsom en hetaantal inschrijvers. Vervolgens gaat de aanbestedingsprocedurevan start zoals gebruikelijk bijprojecten (zie paragraaf 3.2.4 onder ‘Voorbereidingvan de uitvoering’).3.4.2 Geïntegreerde contractvormen (UAV-GC)Steeds meer infraprojecten worden aanbesteeden uitgevoerd met geïntegreerde contractvormenwaarin de strikte scheiding tussen ontwerpenen uitvoeren is vervallen. Design enConstruct (D&C), Engineering en Construct (E&C)en Design, Built en Maintain (DB&M) zijn veelvoorkomende voorbeelden van geïntegreerdecontractvormen.Vergeleken met een traditioneel contract metbestek en tekeningen is de opdrachtnemer bijeen geïntegreerd contract in een vroegere fasevan het bouwproces betrokken. Dit houdt in datook het contracteren al in een eerder stadiumplaatsvindt. Het contracteren gebeurt op basisvan een door (of namens) ProRail opgesteldevraagspecificatie. Deze vraagspecificatiebeschrijft vooral de gewenste functionaliteit enis globaler dan een vraag die is omschreven inbestekregels.De vraagspecificatie – in combinatie met eenreferentieontwerp – is de basis voor de verwervingsraming.AKI Cost Engineering toetst daarbijof het referentieontwerp gedetailleerd genoeg isom hoeveelheden te kunnen prijzen.Een geïntegreerde contractvorm biedt meerruimte aan de opdrachtnemer bij het realiserenvan een werk. Het laat de opdrachtnemer inmeer of mindere mate vrij in de keuze van deoplossingsrichting. Dat leidt tot een relatief grotebandbreedte van de kostenraming. Door het contracterenin een vroege bouwfase zijn er immersmeer onzekerheden. Verschillende oplossingenkunnen voldoen aan de gestelde eisen. In dezesituatie is het voor de cost engineer van AKI dekunst om – samen met het projectteam – eenbalans te vinden tussen de beperkte beschikbareinformatie en de vereiste nauwkeurigheid van dekostenraming.De verwervingsraming betreft zowel de bouwkostenals de engineeringkosten. Om tot eencomplete raming te komen, toetst AKI CostEngineering ook of vastgoedkosten inclusief conditioneringkostenen projectreserveringen zijntoegevoegd. Als deze kosten voorafgaand aanhet contracteren van het project al zijn opgesteldworden ze zo nodig aangepast. Daarna maaktAKI Cost Engineering een inschatting van de

18ProRail Leidraad kostenramingenactuele markt om een beeld te krijgen van devermoedelijke inschrijfsom. Vervolgens gaat deaanbestedingsprocedure van start zoals gebruikelijkbij projecten (zie paragraaf 3.2.4 onder‘Voorbereiding van de uitvoering’).3.4.3 De alliantieEen bijzondere en relatief nieuwe contractvormis de alliantie. ProRail verstaat onder een alliantieeen samenwerkingsvorm tussen ProRail en eenopdrachtnemer voor één specifiek (omvangrijk)project, waarbij optimaal samenspel ontstaatomdat de belangen van partijen gelijk zijn. Doorsamen actief te speuren naar optimalisatiemogelijkhedenin ontwerp- en uitvoeringsmethodenworden met de alliantie besparingen bereikt dieanders niet mogelijk zijn. Verantwoordelijkhedenen risico’s worden door ProRail en de opdrachtnemergedeeld. Bij een alliantie zijn drie partijenbetrokken: de opdrachtgever (ProRail), de alliantie(ProRail en opdrachtnemer) en de opdrachtnemerin de rol van uitvoerend bouwbedrijf. Elkepartij heeft een eigen specifieke verantwoordelijkheid,namelijk:• De opdrachtgever (ProRail) is verantwoordelijkvoor het juist formuleren van haar wensen enrandvoorwaarden (de eisenspecificatie);• De alliantie is verantwoordelijk voor het genererenen laten realiseren van passende ontwerpoplossingen(de uitwerking);• Het uitvoerend bouwbedrijf is verantwoordelijkvoor de realisatie overeenkomstig de specificatiesen randvoorwaarden van de alliantie(de realisatie).Het project wordt gebouwd ‘in opdracht van’ dealliantie. Daarmee is de alliantie een soort gedelegeerdopdrachtgever van het bouwbedrijf.Een alliantie leidt tot twee contracten: een alliantiecontracten een uitvoeringscontract. Het alliantiecontractregelt de samenwerking tussenProRail en opdrachtnemer en omschrijft de scopevan het uitvoeringscontract. Dit betekent dat AKICost Engineering niet alleen de aangeboden uitvoeringsramingvan het project vaststelt, maarook de alliantieraming bestaande uit de organisatiekostenvan ProRail en opdrachtnemer, en degedeelde risico’s/beheersmaatregelen. De costengineer van AKI moet dus – samen met het alliantieteam– de organisatiekosten en risicoverdelingvaststellen om te komen tot een reëleraming van de alliantiesom. Voor de uitvoeringsraminggelden dezelfde principes als voor geïntegreerdecontractvormen (zie hiervoor).(Meer informatie over de alliantie als contractvormis te vinden in de AKI-brochure ‘De ProRailalliantie’.).

Leidraad kostenramingen ProRail 194Kostenramingenvoor procesmatigeinstandhoudingTijdens de exploitatie is een belangrijk deelvan de (procesmatige) instandhouding vanhet spoorwegnet gecontracteerd bij erkendeonderhoudsaannemers. Dit gebeurt in devorm van Output Proces Contracten (OPC)en Prestatie Gericht Onderhoudscontracten(PGO). De OPC-contractvorm gaat verdwijnen.Het PGO-contract is de nieuwe standaardvoor het dagelijkse onderhoud. Bijhet overeenkomen van contracten metonderhoudsaannemers participeert AKI CostEngineering in de contracteringsfase en derealisatiefase.4.1 Output Proces ContractEen Output Proces Contract (OPC) is een meerjarigonderhoudscontract en geldt voor eenbepaald contractgebied. Een Output ProcesContract wordt jaarlijks verlengd tot het momentwaarop het in aanmerking komt om te wordenomgezet in een Prestatie GerichtOnderhoudscontract.Het Output Proces Contract bestaat uit een vastdeel en een variabel deel. Het vaste deel omvatde kantoor- en organisatiekosten van het contract;het variabele deel betreft de (jaarlijkse)kosten van het uitvoeren van het onderhoud aande spoorweginfrastructuur binnen het contractgebied.Assetmanagement (Centraal RegieteamContractering en tracémanager) handelt zelfstandighet vaste deel van het contract af. AKICost Engineering is uitsluitend betrokken bij decontractering en realisatie van het variabele deel.De activiteiten uit het variabele deel zijn vertaaldin onderhoudseenheden (units) en de hoeveelheiduit te voeren units (op basis van de te onderhoudeninfra), en de prijs per unit (unitrate). Deunitrates zijn opgenomen in de RailCaseBase. Hettotaal aan units x unitrates geeft de (voorcalculatorische)waarde aan van het variabele deel vanhet contract. De rol van AKI Cost Engineering bijde contractering en realisatie van het variabeledeel beperkt zich tot:• Toetsen van inschrijfbedragen (met onderbouwingenvan aanbieders) aan de voorcalculatorischecontractwaarde;• Uitvoeren van analyses waarbij het aantal unitsen bijbehorende unitrates worden vergelekenmet aantallen en prijs uit voorgaande jaren;• Beoordelen van jaarlijkse prijscorrecties onderhoudskostenaan de hand van afgesprokenindexeringen (zie paragraaf 5.4 Indexeringenvan kostenramingen);• Toetsen of wijzigingen gedurende de looptijdvan het contract overeenkomstig de afsprakenuit het contract zijn ‘geprijsd’. Grote veranderingenin de variabele kosten door wijzigingenin de regelgeving et cetera handelt hetCentraal Regieteam Contractering zelf af;• Op basis van de bevindingen rapporteren enadviseren aan de eindverantwoordelijken: hetCentraal Regieteam Contractering en de tracémanagervan Assetmanagement.4.2 Prestatie Gericht OnderhoudEen Prestatie Gericht Onderhoudscontract (PGO)is een meerjarig onderhoudscontract. Een PGObestaat uit een vast deel voor kantoor- en organisatiekostenen een zogenaamd onderhoudsplandeel(OHP) voor de (jaarlijkse) kosten van hetuitvoeren van het onderhoud binnen eenbepaald contractgebied.Voor de aanbesteding van een PGO stelt AKI CostEngineering een Kostennota/-notitie op, gebaseerdop de eisenspecificatie vanAssetmanagement. De Kostennota/-notitie bevatde verwervingsraming en de uitgangspunten enaannames waarop deze is gebaseerd (zie paragraaf3.2.2 Alternatievenstudiefase).De verwervingsraming is een probabilistischeraming van de onderhoudskosten (per jaar) opbasis van de meest maatgevende infra-objecten(hoeveelheden) en verwachte prijs van hetonderhoud, rekening houdend met realisatieonzekerhedenen actuele inzichten. De verwachteprijs wordt gebaseerd op eerdere PGOaanbestedingenmet bijbehorende onnauwkeurigheden(LTU-waarden: Laagste waarde,Topwaarde (meest waarschijnlijke) en Uiterstewaarde (hoogste)). Tijdens de aanbesteding wordenaanbiedingen van geselecteerde partijendoor AKI Cost Engineering financieel geanalyseerden met elkaar en met de verwervingsramingvergeleken. AKI Cost Engineering is

20ProRail Leidraad kostenramingenbetrokken bij de onderhandelingen en bespreektonderhandelingsresultaten eventueel met deaanbieder(s) in het kader van de procedureGunnen voor een reële prijs.Grosso modo zorgt AKI Cost Engineering in decontractering- en realisatiefase voor:• Aanleveren van stukken die aanbieders nodighebben om aanbiedingen te kunnen doen(onder andere format aanbiedingsraming);• Beoordelen ingediende stukken aanbieders enanalyseren aanbiedingen;• Vaststellen verwervingsraming;• Op basis van de bevindingen rapporteren enadviseren aan de eindverantwoordelijken: hetCentraal Regieteam Contracten en de tracémanagervan Assetmanagement;• Participeren tijdens de commerciële onderhandelingenen geven van een ‘bijlage gunningadviesCE’ aan de tendermanager;• Beoordelen van de gedetailleerde aanbiedingsramingdie de gecontracteerde onderhoudsaannemerlevert na het contracteren;• Beoordelen van aanbiedingen voor het op specificatiebrengen van het contractgebied ofeen gedeelte daarvan. De gecontracteerdeonderhoudsaannemer heeft de gelegenheidom omissies in het contract, naar aanleidingvan de werkelijke situatie buiten – als contractwijzigingenvoor te leggen – binnen een halfjaar na contractering;• Beoordelen van aanbiedingen en voeren vancommerciële onderhandelingen voor meer- enminderwerk gedurende de realisatiefase;• Beoordelen van jaarlijkse prijscorrecties gedurendede contractperiode aan de hand vanafgesproken indexeringen (zie paragraaf 5.4Indexeringen van kostenramingen).De ervaringen tijdens contracteringen wordendoor AKI Cost Engineering geëvalueerd en tezamenmet nacalculatiecijfers uit gerealiseerdeonderhoudscontracten gebruikt voor het opstellenen bijstellen van kostenkengetallen in deRailCaseBase van AKI.

Leidraad kostenramingen ProRail 215Kostenramingenin relatie totProRail-beleid5.1 Kostenramingen in relatie tot hetProductieplan ProjectenDe systematiek voor kostenramingen sluit naadloosaan op het Productieplan Projecten vanProRail. Jaarlijks stelt het Bedrijfsbureau vanProjecten dit productieplan op voor het aanleggen,wijzigen en onderhouden van spoorinfrastructuuren omgevingswerken (derdenwerken).De planperiode omvat de komende 5 jaar inclusiefeen doorkijk naar de langere termijn (10 en20 jaar). Het productieplan is een opgave inscope, tijd en geld van alle lopende projecten,toekomstige projecten en volumereserveringenvoor nog nader te benoemen projecten in hetkader van het mobiliteitsbeleid van de rijksoverheid(bijvoorbeeld programma’s voor veiligheid,milieu, et cetera).AKI Cost Engineering toetst de kostenramingenvan projecten en volumereserveringen uit hetProductieplan Projecten (steekproefsgewijs) aande hand van kengetallen uit de RailCaseBase,rekening houdend met de scope en context.Waar juiste kengetallen ontbreken, stellen decost engineers van AKI deze vast om alsnog eenbetrouwbare toets mogelijk te maken. Vooral deprojectramingen van toekomstige projecten envolumereserveringen, veelal afkomstig vanbedrijfsonderdelen als Vervoer & Dienstregelingen Assetmanagement, worden getoetst.Voor reeds gestarte en lopende projecten heeftAKI Cost Engineering de kostenramingen (variërendvan indicatie tot verwervingsraming) al ineen eerder stadium vastgesteld. In dat gevalwordt getoetst of zich in de scope en context vande projecten wijzigingen hebben voorgedaan dieaanpassing van de kostenramingen nodig maken.Als AKI Cost Engineering bij toetsing afwijkingenin kostenramingen ten opzichte van de norm(RailCaseBase) constateert, moeten de ramingenworden aangepast of verklaard. Acties die in hetkader van afwijkingen zijn of worden genomen,legt AKI Cost Engineering vast in een reviewdocumentvoor het management van Projecten.5.2 Kostenramingen in relatie totrisicomanagementDe kern van ramen is het voorspellen van de kostendie in de toekomst zullen worden gemaakt.Omdat daarbij onzekerheden kunnen optreden,komt het zelden voor dat de werkelijk gemaakte

22ProRail Leidraad kostenramingenOnzekerhedenOnzekerhedenbuiten de projectscopeOnzekerhedenbinnen de projectscopeOnzekerheidsreserveBeslisonzekerheidKennisonzekerheid Realisatieonzekerheid ToekomstonzekerheidRamingen vanvarianten &reservering vanscopewijzigingen‘Onnauwkeurigheden’SpreidingL&U waarden‘Risico’s’Kans x GevolgOpslag 5%Dekking omoverschrijdingskanste wijzigenFiguur 5 Onzekerheden in kostenramingenkosten exact gelijk zijn aan het vooraf geraamdebedrag. Om toch een goede voorspelling te kunnendoen, moeten de onzekerheden wordenbenoemd en zo goed mogelijk worden gekwantificeerd.De projectonzekerheden, waar ProRail in dekostenramingen rekening mee houdt, wordenonderscheiden in:• Beslisonzekerheden, als gevolg van onduidelijkhedenin de projectscope en mogelijke wijzigingenervan;• Kennisonzekerheden, als gevolg van onnauwkeurigheden;• Realisatieonzekerheden, als gevolg van risico’s;• Toekomstonzekerheden, als gevolg van(beperkte) wijzigingen in wet- en regelgeving;• Onzekerheidsreserve, voor het eventueel verkleinenvan de overschrijdingskans van eenraming.Een probabilistische raming zoals ProRail diegebruikt, is een goed hulpmiddel om op gefundeerdewijze onzekerheden binnen de projectscopete managen. Bij de probabilistischewerkwijze worden de verschillende typen onzekerhedengekwantificeerd met behulp van statistischeberekeningen. Daarvoor maakt ProRailgebruik van de Monte Carlo Methode waarbij deraming 10.000 keer wordt doorgerekend. Dehoeveelheden en prijzen worden telkensopnieuw vastgesteld met een aselecte trekking,binnen de opgegeven L- en U-waarden. Elkeberekening leidt tot een bedrag dat de computer‘onthoudt’. Nadat alle berekeningen zijn voltooid,ligt er een weergave van alle mogelijkeuitkomsten van de raming in de vorm van eenkansverdeling (een histogram laat zien welkramingsbedrag het kansrijkst is) en de berekeningvan een aantal karakteristieke waarden,zoals het rekenkundig gemiddelde Mu (dat alsbasis wordt gebruikt bij het aanvragen van hetprojectbudget).Afhankelijk van het gewenste risicoprofiel kan dedirectie van ProRail (of ander besluitvormendorgaan) kiezen voor een grotere of kleinere overschrijdingskans.Voor de financiële dekking hiervanwordt de onzekerheidsreservering gebruikt.Onzekerheden buiten de projectscope (beslisonzekerheden)kunnen worden opgevangen doorelke mogelijke oplossingsvariant afzonderlijk teramen of door de zogenaamde ‘reservering voorscopewijzigingen’.Om onzekerheden inclusief beheersmaatregelenzo realistisch mogelijk in kaart te brengen, staatde cost engineer van AKI voortdurend in contactmet het projectteam (extern en intern). Dat steltde cost engineer in staat om alle projectspecifiekeeigenschappen te kennen. Bij risicosessies vanhet project is de cost engineer van AKI altijdbetrokken. Als een kostenraming een te hogeonzekerheid oplevert, dan moet het projectteamde specificaties en aannames zodanig aanscherpendat de onzekerheid acceptabel wordt.Onzekerheden kunnen worden toegekend aanverschillende partijen: de opdrachtgever (financier),het projectmanagement (als gedelegeerdeopdrachtgever) en de uitvoerder van het werk(de opdrachtnemer). Dit is alleen mogelijk alspartijen beschikken over een gedegen integralerisicoanalyse. Hierin zijn risico’s opgenomen alsmarktwerking, inkooprisico’s, bestuurlijkeafstemming of besluitvorming, ontwerprisico’s,omgevingsrisico’s, maakbaarheid, inpassing,bodem en dergelijke.In de kostenraming voor een ProRail-projectworden alleen onzekerheden geraamd die daadwerkelijkkunnen worden toegerekend aan hetprojectmanagement en/of uitvoerder van hetwerk. Onzekerheden met een herkomst buiten

Leidraad kostenramingen ProRail 23de projectscope vallen onder de verantwoordelijkheidvan de opdrachtgever (financier).Steeds vaker kiezen partijen (opdrachtgeverprojectmanagement-opdrachtnemer)ervoor omonzekerheden te delen en gezamenlijk te managen(zie paragraaf 3.4.3 De alliantie).5.3 Kostenramingen in relatie totinvesteringsmanagementProRail besteedt jaarlijks 1,5 tot 2 miljard euroaan de spoorinfrastructuur. Omdat deze investeringeneffecten kunnen hebben op de ProRaildoelstellingenis het van belang dezeinvesteringen bedrijfsmatig te beoordelen. Eenbelangrijk instrument waarmee deze beoordelingwordt ondersteund is het investeringsmanagementzoals ProRail heeft beschreven. Hierinis vastgelegd wie teken- en beslissingsbevoegd isen welke regels en richtlijnen gelden voor deinterne afstemming en besluitvorming, inclusiefhet gebruik van voorgeschreven sjablonen (bijvoorbeeldde Business Case).Een investeringsproject doorloopt een aantalfasen en kent per fase een beslismoment waarvooreen beslisdocument wordt gemaakt (ziefiguur Kernproces van Projecten in paragraaf 3.2).Elk beslisdocument wordt ondersteund door eenBusiness Case. De Business Case bevat de rechtvaardigingvan het investeringsproject, gebaseerdop een kosten-batenanalyse. De Business Case iseen groeidocument dat gedurende de uitwerkingvan het project met steeds meer (gedetailleerde)informatie wordt gevuld. De Kostennota/-notitievan AKI Cost Engineering is een belangrijk onderdeelvan die Business Case. Het bevat naast dekostenraming ook de uitgangspunten en deonderbouwing van de projectkosten.De beslismomenten van het investeringsmanagementzijn gelijk aan die van het projectmanagement.De kostenraming verschilt perbeslismoment en gaat stapsgewijs van indicatienaar verwervingsraming (zie ook paragraaf 3.1).1 Startbeslissing – afronding vraagarticulatie:de klantvraag is nader geanalyseerd. Een projectbriefwordt opgesteld;2 Akkoord aanbieding – klant gaat akkoord metplan van aanpak. De projectkosten in de bijbehorendeoutline Business Case hebben hetniveau van een indicatie en vormen de basisvoor de Capital Expenditures (CAPEX: de investeringskostenvan het project:aanleg of leveringmet afschrijvingskosten enboekwaarderesultaten) in het opgestelde‘investeringsvoorstel planstudie’ (dan welstudiebeschikking bij MIRT-projecten);3 Beslissing voorkeursalternatief – afrondingAlternatievenstudiefase: keuze van het voorkeursalternatiefuit mogelijke oplossingsrichtingen.Per alternatief is er een toegesnedenplan van aanpak met dito Business Case. Deprojectkosten hebben het niveau van eenschatting en vormen de basis voor de CapitalExpenditures in het opgestelde investeringsvoorstelvoor verdere planuitwerking of projectrealisatie(dan wel beschikkingsaanvraagbij MIRT-projecten), afhankelijk van het gekozenmoment van contracteren;4 Beslissing voorkeursvariant – afrondingVariantenstudie en start van Uitwerken voorkeursvariantPlanuitwerkingsfase: keuze vaneen voorkeursvariant uit mogelijke ontwerpeninpassingmogelijkheden. Per variant is ereen toegesneden plan van aanpak met ditoBusiness Case. De projectkosten hebben hetniveau van een aanbestedingsraming en vormende basis voor de Capital Expenditures inhet opgestelde investeringsvoorstel voor variantuitwerkingof projectrealisatie (dan welbeschikkingsaanvraag bij MIRT-projecten)afhankelijk van het gekozen moment van contracteren;5 Uitvoeringsbeslissing – voorbereiden contracterenten behoeve van de start van de projectrealisatie:het project is tot op voldoendedetailniveau uitgewerkt en de financiering vande uitgewerkte voorkeursvariant is rond. Hetplan van aanpak en bijhorende Business Casezijn definitief. De raming van de projectkostenheeft het niveau van een verwervingsramingen vormt de basis voor de Capital Expendituresin het opgestelde investeringsvoorstel projectrealisatie(dan wel beschikkingsaanvraagbij MIRT-projecten).In alle gevallen is het berekende rekenkundiggemiddelde (Mu) uit de probabilistische simulatie(of de Topwaarde bij een deterministischeraming) het bedrag in de kostenraming diewordt opgenomen in de Kostennota/-notitie danwel Business Case. Dit bedrag wordt ook gebruiktvoor het aanvragen van projectbudgetten opbasis van investeringsvoorstellen.De Capital Expenditures in de Kostennota/-notitieis opgebouwd uit een aantal standaardcategorieëndie aansluiten bij de Standaard SystematiekKostenramingen (SSK), te weten:• Bouwkosten;• Vastgoedkosten;• Overige bijkomende kosten;• Projectmanagement- en engineeringkosten,inclusief administratie en toezicht (PEAT);• Reserveringen (voor onzekerheden binnen enbuiten de projectscope).

24ProRail Leidraad kostenramingenTen behoeve van de Business Case en de investeringsvoorstellenherschikt AKI Cost Engineeringdeze indeling naar:Out of Pocket-kosten:• Bouwkosten, inclusief vastgoedkosten;• Onzekerheidsreservering (voorheen onvoorzien);• EAT (exclusief interne uren)Kosten interne uren:• PEATNaast de Capital Expenditures raamt AKI CostEngineering in de Kostennota/-notitie op basisvan kengetallen ook het (jaarlijkse) effect op deinstandhoudingskosten van de spoorinfrastructuurgedurende de gebruiksperiode van hetproject. Meestal is er een toename van de instandhoudingskosten.Deze wordt in de Business Caseen de investeringsvoorstellen opgenomen onderde structurele Operating Expenditures (OPEX, dejaarlijkse effecten op de bedrijfslasten als gevolgvan het project).Investeringsvoorstellen vanaf € 15 miljoen wordendoor het interne adviesorgaan InvestmentCommittee beoordeeld voorafgaand aan behandelingdoor de financieel directeur en – voorvoorstellen vanaf € 35 miljoen – door de directievan ProRail. Waar nodig geeft AKI CostEngineering dit interne adviesorgaan een mondelingetoelichting op de Kostennota/-notitiebehorend bij het investeringsvoorstel.Het investeringsmanagement van ProRail is naderbeschreven in het Investment ManagementHandboek van ProRail.5.4 Indexeringen van kostenramingenUitgangspunt voor de kostenramingen in deKostennota/-notities is ’prijspeil heden’. Omeen goede inschatting te kunnen maken van deprijsontwikkeling van de diverse kostencomponentenen de spoorspecifieke kengetallen in deRailCaseBase maakt ProRail gebruik van samengesteldeindexcijfers voor spoorse projecten.Deze indexcijfers worden afhankelijk van devraag per maand, per kwartaal of per jaar doorAKI Cost Engineering geactualiseerd. De basishiervoor zijn indexcijfers van het Centraal Bureauvoor de Statistiek (CBS), het Centraal Planbureau(CPB), Indexen Risicoregeling GWW 1995 en hetEconomisch Instituut voor de Bouw (EIB).Voor kostenramingen maakt ProRail gebruik vande volgende indexcijfers:• Uurloonindex:een indexcijfer voor het inkopen van dienstenbij erkende ingenieursbureaus. De uurloonindexwordt op basis van CBS-indexcijfers voorafgaandaan een nieuw kalenderjaarvastgesteld en is in principe een jaar geldig.• Index per vakdiscipline:een samengesteld indexcijfer voor het inkopenvan werken door aannemers en voor het actueelhouden van spoorspecifieke kengetallen uitde RailCaseBase. Daarnaast worden dezeindexcijfers ook gebruikt voor het (her)waarderenvan de ProRail-activa.Per vakdiscipline (14 in totaal) is de index opgebouwduit drie hoofdcomponenten: loon,materiaal en materieel (eventueel onderver-

Leidraad kostenramingen ProRail 25deeld naar deelcomponenten of submaterialen).Voor elke (deel)component of (sub)materiaal is aangegeven hoe zwaar deze meeteltin de berekening, de zogenaamdewegingsfactor. De wegingsfactor is bepaald opbasis van historische kennis en ervaring. Pervakdiscipline verschillen de (deel)componentenof (sub)materialen en de wegingsfactoren. Deindexen per vakdiscipline worden jaarlijks actueelgehouden via CBS-indexcijfers per (deel)component of (sub)materiaal. Als de samenstellingvan een index door veranderingen intechniek of uitvoeringsmethoden niet meeractueel is, wordt de opstelling van de samengesteldeindex opnieuw beoordeeld en eventueelgewijzigd.• Index spoorwerk:een samengesteld indexcijfer voor een ’gemiddeld’multidisciplinair spoorwerk (voorbeeld:een spoorlijn van plaats X naar plaats Y). Ditindexcijfer is opgebouwd uit de verschillendeindexen per vakdiscipline en kan wordengebruikt bij het inkopen van werken bij aannemers.• Index spoorspecifieke materialenHiervoor worden geen ‘eigen’ indexcijfers toegepast.Alle gegevens voor indexreeksen voorspoorspecifieke materialen of materiaalgroepenworden onderhouden en gepubliceerddoor erkende toeleveranciers (Railpro, Vialis etcetera) en het Centraal Bureau voor deStatistiek (CBS).Specifieke indexenmixVoor het actueel houden van de ramingen uit deKostennota/-notitie kan per projectcontract eenindex op maat worden samengesteld uit degewogen indexen per vakdiscipline: de projectspecifiekeindexenmix. Deze is te beschouwen alseen speciale afspraak over hoe een project zalworden geïndexeerd. De projectspecifiekeindexenmix wordt dan ook vooral bij speciale,grote nieuwbouwprojecten toegepast en geldtvoor de gehele looptijd van het project. Deindexenmix wordt actueel gehouden overeenkomstigde indexcijfers per vakdiscipline.Ook voor de onderhoudscontracten (OutputProces Contract en Prestatie Gericht Onderhoudscontract)wordt een specifiek samengesteldeindex gehanteerd, de zogenaamde OPC-index.De OPC-index wordt jaarlijks aan het eind van hetkalenderjaar geactualiseerd en gezamenlijk metde OPC-aannemers vastgesteld op basis van deCBS-indexcijfers september jaar n-1 tot en metaugustus jaar n.Om de ontwikkeling van de indexen te volgen,worden deze vergeleken met de index uit eenbepaald jaar, het basisjaar. Op basis van historischereeksen wordt zo inzicht verkregen in dekostenontwikkelingen. Hierdoor is het mogelijkom de kostenontwikkeling en de verdeling pervakdiscipline te volgen én met elkaar te vergelijken.Deze analyses zijn een belangrijk hulpmiddelom de samenstelling van de indexen en dekengetallen uit de RailCaseBase voortdurend teverbeteren.5.5 Kostenramingen in relatie tot deAK-systematiekDe AK-systematiek is van toepassing op nieuwbouwprojecten(voor het reizigers- en goederenvervoerover de rail) die in aanmerking komenvoor een rijksbijdrage op basis van het besluitInfrastructuurfonds. De afkorting AK staat vooralgemene kosten en verwijst naar de vergoedingdoor de Rijksoverheid van de kosten voor voorbereiding,administratie en toezicht die ProRailmaakt in de Planstudiefase (Alternatievenstudiefaseen Planuitwerkingsfase) en de Realisatiefasevan een nieuwbouwproject.De werkelijk gemaakte kosten worden ook welaangeduid als VAT-kosten (Voorbereiding,Administratie en Toezicht). Voor deze kosten isgeen formele afspraak gemaakt. ProRail gebruiktvoor deze kosten de term PEAT: Projectmanagement,Engineering, Administratie en Toezichtplus directievoering.Zoals gezegd, ontvangt ProRail geen PEATvergoedingmaar een AK-vergoeding. HetMinisterie van Infrastructuur en Milieu (I&M)kent de AK-vergoeding toe, vastgelegd in debeschikking van het project. Om voor vergoedingin aanmerking te komen, moet ProRail voorafeen plan van aanpak (beschikkingsaanvraag)opstellen.Voor bekostiging van de PEAT-kosten in dePlanstudiefase (met de AK-vergoeding) betekentdit dat ProRail eerst een plan van aanpak opsteltvoor de Alternatievenstudie en/ofVariantenstudie. Dit plan van aanpak gaat vergezeldvan een kostenraming van AKI CostEngineering. Deze kostenraming is inclusief degeraamde PEAT-kosten en wordt opgenomen ineen Kostennotitie. De Kostennotitie geeft eventueelook het verschil aan tussen de geraamdePEAT-kosten en de toetsnorm voor PEAT-kosten.Grote onder- of overschrijdingen worden naderverklaard. De toetsnorm bedraagt 3,8% van degeraamde totale projectkosten minus de engineeringkosten(gebaseerd op de gemiddeldewaarde (Mu) uit de probabilistische kostenraming).

26ProRail Leidraad kostenramingenDe PEAT-kosten die worden geraamd in deRealisatiefase van een nieuwbouwproject wordenop dezelfde wijze vastgesteld met dien verstandedat de AK-vergoeding wordt bepaalddoor de omvang van de realisatiekosten in deKostennota/-notitie behorende bij het voorkeursalternatiefof voorkeursvariant, afhankelijk vande gekozen contractvorm (besteksysteem ofgeïntegreerd contract). De toetsnorm voor derealisatiefase is afhankelijk van de hoogte van degeraamde investeringskosten minus engineeringkostenvolgens onderstaande tabel:CategorieAK- percentageInvesteringskosten -/- engineeringkosten < € 10 miljoen 24%Investeringskosten -/- engineeringkosten tussen € 10 en € 100 miljoen 17%Investeringskosten -/- engineeringkosten > € 100 miljoen 13,75%Voor programma’s zoals dEMP (geluidsreductieemplacementen) en Ruimte voor de Fiets geldteen toetsnorm van 20,8% voor de Planstudie- enRealisatiefase. Dit percentage is opgebouwd uit3,8% Planstudie en 17% Realisatie waarbijonderlinge uitwisseling mogelijk is zolang hettotaal niet hoger wordt dan 20,8% van de projectkostenminus de engineeringkosten.Meer informatieAls u vragen hebt, bent u welkom bij deafdeling AKI, e-mail: AKI@prorail.nl.

BijlagenLeidraad kostenramingen ProRail 27

28ProRail Leidraad kostenramingenBijlage1Overzicht kostencategorieënWanneer van kosten is vastgesteld dat ze projectkostenzijn, moet worden bepaald of hetgaat om bouwkosten, vastgoedkosten, overigebijkomende kosten of kosten voorProjectmanagement, Engineering, Administratieen Toezicht (PEAT). In deze bijlage wordt eenopsomming gegeven van projectkosten naarkostencategorie. De opsomming is niet compleeten alleen bedoeld als voorbeeld.Voorbeelden van bouwkosten:• Kosten gemoeid met de fysieke realisatie vande in het project onderscheiden objecten• Activiteiten van aannemers voor detailengineeringvan in het contract overeengekomenscope-delen incl. geaccepteerde contractwijzigingen• Activiteiten van externe dienstverleners voorbeheerste ingebruikstelling van objecten (commisioningen validatie)• Activiteiten voor het maken van in het contractuitgevraagde plannen (Kwaliteitsplan, V&Guitvoeringsplan,Plan Veilige berijdbaarheid,Plan Vrijkomende materialen, en dergelijke)• Bouwborden, publicatieborden en andere vormenvan projectuitingen• Bouwrijp maken van gronden (saneren, slopen)• Doorbelasting maatschappelijke kosten (ondermeer VISI)• Herbeplanting/herinrichting na bouwwerkzaamheden• Keuringen van bouwstoffen en bouwmaterieel• Ruimen van aangetroffen niet-gesprongenexplosieven.• Saneringen bij aangetroffen grond(water)-vervuiling• Softwareontwikkeling (projectspecifiek)• Uitvoeren compenserende maatregelen in hetkader van milieu (natuur, geluid, trillingen,luchtkwaliteit en dergelijke)• Uitvoeren van beheersmaatregelen en monitoringvan effecten van genomen maatregelen• Vergoeding van materiële schade die door deuitvoering van werkzaamheden is ontstaan(scheurvorming, verzakking en dergelijke)• Verleggen en/of verwijderen van aangetroffenkabels en leidingenVoorbeelden van engineeringkosten:• Activiteiten van externe dienstverleners voorhet doorlopen van planologische procedures• Activiteiten ten behoeve van een veiligheidsdossier(bijvoorbeeld door een IndependentSafety Assessor)• Activiteiten voor het maken van bouwtekeningenen/of ontwerpen al dan niet computerondersteund (CAD, CARE)• Activiteiten voor het maken van een ontwerpV&G-plan• Activiteiten externe dienstverleners voor hetmaken van technische en functionele specificaties,kostenramingen, besluitvormingsdocumentenen dergelijke• Architectenwerk en andere bijzondere adviezenwaarvoor ProRail de expertise niet heeft (ondermeer werkzaamheden Spoorbouwmeester)• Directievoering, administratie en toezicht tijdensde uitvoering door externe dienstverleners• Activiteiten externe dienstverleners bijinspraak-, informatie- en voorlichtingsbijeenkomstenvoor omwonenden en belanghebbendentijdens de Voorfase en Planstudiefase vaneen project (zaalhuur, consumpties, folders,drukwerk, internetsite project, promotiefilm,virtual reality, en dergelijke)• Onderzoek naar de aanwezigheid van kabelsen leidingen en de kadastrale vastleggingervan in het kader van de Wet InformatieuitwisselingOndergrondse Netten• Onderzoek naar de mate van trillingsoverlastdie de bouw van het project gaat veroorzaken• Onderzoek naar welke vergunningen nodig zijn,aanwezig zijn en moeten worden aangevraagd• Onderzoek naar locaties met mogelijk historischeen monumentale bodemschatten• Onderzoek naar de (on)mogelijkheid vanlozing grondwater op oppervlaktewater• Onderzoek naar het effect van het project opde luchtkwaliteit in het projectgebied• Onderzoek naar de aanwezigheid van ecologischbeschermde soorten (flora, fauna,Habitatrichtlijn, en dergelijke)• Onderzoek naar de aanwezigheid van nietgesprongenexplosieven (historisch onderzoeken analyse)• Onderzoek naar te verwerven (on)roerendegoederen die nodig zijn voor de uitvoering vanhet werk

Leidraad kostenramingen ProRail 29• Onderzoek naar de soorten grondwater en destromingen ervan• Onderzoek naar de stabiliteit van grondstructurenals deze belast worden door het bouwwerk• Onderzoek naar de geluidseffecten van hetproject op de omgeving• Onderzoek naar de samenstelling van debodem (aanwezige grondsoorten en waterhuishouding)• Onderzoek naar ‘verdachte’ locaties metgrondvervuiling• Onderzoek naar de ligging van het terrein ende aanwezigheid van obstakels• Onderzoek naar de risico›s van het vervoer vangevaarlijke stoffen voor omwonenden en passantenVoorbeelden vanprojectmanagementkosten• Dienstreizen voor het project• Interne activiteiten van medewerkers van GJZen VMJB voor de projectconditionering inzowel de voorbereidings- als uitvoeringsfase(onder meer grondverwerving, planologie engeluid, omgevingsmanagement, sluiten vanovereenkomsten en schadeafhandeling)• Interne activiteiten van medewerkers van AKIbij uitbestedingen van projectactiviteiten inzowel de voorbereidings- als uitvoeringsfase(onder meer aanbesteding, contractering, kostenramingenen juridische advisering)• Interne activiteiten van medewerkers van deafdeling Projectondersteuning in zowel devoorbereidings- als uitvoeringsfase (ondermeer planontwikkeling, projectcontrol/-administratie,projectbegeleiding, projectplanningen risicoanalyse)• Interne activiteiten van medewerkers van deafdeling Railtechniek bij het toepassen vanSystem Engineering in projecten in zowel devoorbereidings- als uitvoeringsfase (ondermeer CRS, FIS, RVTO en validatie & verificatie)• Interne activiteiten van medewerkers van deafdeling Bouwmanagement bij de begeleidingen advisering van de contractuitvoering en dedagelijkse directievoering en toezicht tijdens decontractuitvoering (onder meer toetsplannen,acceptatieplannen en contractwijzigingen)• Interne activiteiten van medewerkers van debedrijfseenheid Assetmanagement tijdens devoorbereidings- en realisatiefase voor het inbeheer nemen van het project na realisatieVoorbeelden van vastgoedkosten• Aankoop van (on)roerende goederen die nodigzijn voor de uitvoering van het werk inclusiefherverkavelingskosten en transactiekostenzoals notariskosten, kadastrale kosten, overdrachtsbelasting,en dergelijke• Opbrengsten uit verkoop van (on)roerendegoederen die vrijkomen tijdens de uitvoeringvan het werk• Taxaties, bouwkundige rapportages en anderebemiddelingen bij grondverwerving, compensatieregelingen,nulmetingen, en dergelijke• Vergoedingen voor betredingen van (nog) nietin eigendom zijnde percelen• Vergoeding van schade voor opgetreden waardeverminderingvan onroerend goed (gronden,woningen, bedrijfspanden, en dergelijke)door wijziging van bestemmingsplannenVoorbeelden van Overige bijkomendekosten• Projectspecifieke abonnementen op kranten/knipselkranten• Beheren informatiecentrum/voorlichtingscentrumin de realisatiefase van het project (aanleg,inventaris, exploitatie, onderhoud ensloop)• Betalingen (leges) aan de overheid of eenbevoegd gezag voor het aanvragen van eenomgevingsvergunning (bouwen, slopen en dergelijke)Betalingen aan gemeente, provincie,waterschap voor het ‘uitstallen’ van bouwbordenof reclame-uitingen voor het project (precario)• Premiebetaling Constructie All Risk-verzekering(CAR) voor schade ontstaan tijdens de bouw• Veiligheidsinspecties, audits en andere onderzoekendoor externe dienstverleners inopdracht van ProRail• Vergoeding van schade voor geleden financieelnadeel (vermogen en inkomen) door de uitvoeringvan het werk (onder meer onteigeningskosten,tijdelijk gebruik terreinen)• Vervangend vervoer (bus, taxi, en dergelijke)• Voorlichtings-/inspraakbijeenkomsten vooromwonenden en belanghebbenden in de realisatiefase(zaalhuur, consumpties, samenstellingfolders, bewonersbrieven, drukwerk, internetsiteproject, virtual reality voor voorlichting endergelijke) en projectopeningen• Waardestellend onderzoek bij aangetroffenarcheologische vondsten, het doen van boringen,het graven van sleuven, het feitelijkopgraven van de vondsten• Betalingen aan gemeente, provincie, waterschapvoor het oppompen en aan de oppervlaktelozen van grondwater(grondwaterbelasting)• Betalingen (leges) aan overheid of bevoegdgezag voor het wijzigen van een bestemmingsplan

30ProRail Leidraad kostenramingenBijlage2probabilistischeKosten en onzekerheden in dewerkwijzeBesluitvormers moeten op de hoogte zijn van dewerkwijze, methoden en uitkomsten van probabilistischramen. Dat kan alleen als duidelijk iswat in de raming is opgenomen en wat niet.Onderstaande figuur geeft dat inzicht in grafischevorm.Een probabilistische raming is opgebouwd uitvoorziene kosten enerzijds en onzekerhedenanderzijds. Onzekerheden worden in het projectbepaald en door AKI Cost Engineering vertaaldnaar kostenposten in de raming.Voorziene kosten zijn kosten die tijdens hetopstellen van de kostenraming bekend zijn opbasis van beschikbare specificaties en ontwerpen.Het betreft kosten als bouwkosten, vastgoedkosten,overige bijkomende kosten en PEAT-kosten.Deze kosten worden vanaf de kostenraming ophet niveau schatting onderverdeeld naar directeen indirecte kosten. Kosten rechtstreeks gerelateerdaan projectactiviteiten (directe kosten)worden geraamd op basis van kostenbepalendehoeveelheden (aantallen, uren) x de prijs. De nietspecifiek aan projectactiviteiten toewijsbare kosten(indirecte kosten) worden geraamd op basisvan een percentage over de directe kosten.Daarnaast kan een toeslag worden berekend opde directe kosten voor wel voorziene, maar nogniet expliciet uitgewerkte onderdelen van hetontwerp of de aangenomen uitvoeringsmethode(nader te detailleren kosten).Naast de voorziene kosten moeten ook de onzekerheden,die zich binnen de scope van het projectkunnen voordoen, expliciet wordengemaakt. Dit gebeurt door rekening te houdenmet onnauwkeurigheden op kostenbepalendeeenheden (kennisonzekerheden), mogelijkerisico’s en bijzondere gebeurtenissen tijdens deuitvoering (realisatieonzekerheden) en beperktewijzigingen in wet- en regelgeving (toekomstonzekerheden).De hoeveelheden en prijzen zijn nooit preciesbekend en hebben in de raming daarom eenbepaalde mate van onnauwkeurigheid. Hetgebrek aan nauwkeurigheid wordt in een probabilistischeraming uitgedrukt door rekening tehouden met spreidingen. Voor elke hoeveelheiden prijs wordt rekening gehouden met de laagsteen hoogste te verwachten waarde. De spreidingenzijn afhankelijk van de mate van uitwerkingvan het project.Investeringskosten (Mu)OverschrijdingskansDirecte kostenIndirectekostenNadertedetaillerenKennisonzekerheidRealisatie onzekerheidToekomstonzekerheidOnzekerheidsreserveVoorziene kostenRisico reservering(excl. reservering scopewijzigingen)Figuur 6 De probabilistische werkwijze

Risico’s worden uitgedrukt in kans x gevolg. Alseen risico zich voltrekt, treden ook de gevolgkostenop. De kans dat een risico zich voltrekt wordtuitgedrukt in een percentage. De gevolgkostenworden uitgedrukt in een bedrag met een laagsteen hoogste waarde, vergelijkbaar met spreidingenvoor hoeveelheden en prijzen.Het effect van risico’s en spreidingen wordt meegenomenin een kansberekening op basis van10.000 aselecte trekkingen. Uiteindelijk resulteertdit in een statistisch onderbouwde gemiddeldewaarde (Mu). De gemiddelde waarde isinclusief een inschatting van toekomstonzekerheden(standaard 5% van de som van de kostenposten).ProRail gebruikt de gemiddelde waarde, bandbreedteen overschrijdingskans bij het nemenvan projectbesluiten. Een gemiddelde waardebiedt geen garantie. De werkelijke kosten kunnenaltijd hoger (of lager) uitkomen. Er is dusaltijd sprake van een overschrijdingskans.Afhankelijk van het gewenste risicoprofiel kan debesluitvormer of opdrachtgever ervoor kiezenextra budget te vragen of reserveren om de overschrijdingskanste kunnen verkleinen. De besluitvormerof opdrachtgever beslist of dit extrabedrag, in de vorm van een onzekerheidsreserve,‘achter de hand’ wordt gehouden of aan het projectbudgetwordt toegevoegd.Leidraad kostenramingen ProRail 31

32ProRail Leidraad kostenramingenBijlage3Indeling Kostennota enKostennotitieA. De KostennotaEen Kostennota heeft het formaat van een‘rapport’. De verplichte inhoud van eenKostennota is:0 TitelbladDit is het voorblad van de Kostennota(-notitie) waarop algemene gegevens staanals naam project(deel) of programma, projectfaseovereenkomstig het KernprocesProjecten, autorisatie en acceptatie (door wieen wanneer opgesteld, getoetst, vastgesteld),kenmerk, versienummer en status (concept,definitief).1 InleidingIn de inleiding worden achtergrond en doelvan de Kostennota(-notitie) beschreven enworden de globale ontwerpkenmerken vanhet project(deel) of programma per alternatief/variantbeschreven op basis waarvan dekostenraming(en) en risico-inschatting(en)zijn gemaakt.2 ProjectscopeIn de projectscope wordt een systematischeopsomming gegeven van brondocumenten(specificaties, tekeningen, notulen, gespreksverslagenen dergelijk), gehanteerde uitgangspuntenmet bronvermelding en gedaneaannames met verklarende toelichting, diezijn gebruikt bij het opstellen van deKostennota(-notitie). Expliciet wordt aangegevenwelke zaken zijn uitgesloten en nietzijn meegenomen in de kostenopstelling.3 KostenopstellingDe kostenopstelling geeft de probabilistischebedrijfseconomische kostenraming van deprognose van de uiteindelijke projectkostenweer, per alternatief/variant, gebaseerd op deSSK van de CROW. Tevens wordt – in hetkader van Life Cycle Management – een indicatiegegeven van de toekomstige onderhoudskostenop basis van het Fictieve InfraEenheid-model. Naast de ramingresultatenworden ook de uitgangspunten beschrevenwaarop de ramingen zijn gebaseerd, zoalsspecifieke context, werkwijze, risico’s en dergelijke.Uitsluitingen ten aanzien van kostenworden expliciet vermeld.4 VerschillenanalyseDe verschillenanalyse verklaart de verschillenin de kostenopstellingen tussen de diversealternatieven/varianten of opeenvolgendeontwikkelstadia van één alternatief/variantmet het oog op besluitvorming en transparantie/verantwoordingachteraf.5 Conclusies en aanbevelingenIn de conclusies worden de hoofdzaken voorde te nemen beslissing genoemd. Er wordtingezoomd op onderdelen die dominant zijnin de kostenraming en het risicoprofiel. Dithoofdstuk wordt afgesloten met aanbevelingenover de verwachte realisatiekosten en demate van nauwkeurigheid en wat dat betekentvoor de projectbeheersing: waar liggende grootste financiële risico’s (aandachtspunten)en welke maatregelen zijn voorgenomenter beheersing van deze risico’s.6 BijlagenDe bijlagen bevatten specifieke informatiedie nodig is om een dieper inzicht te geven incijfers (tabellen, grafieken), gebruikte bronnen(documenten) en relevante regelgeving.

Leidraad kostenramingen ProRail 33B. De KostennotitieEen Kostennotitie is een ‘light’ variant vande Kostennota en heeft de vorm van eenmemo. Een kostennotitie heeft als verplichteindeling:0 BasisgegevensDit betreft algemene gegevens als naamproject(deel) of programma, projectfase overeenkomstighet Kernproces Projecten, autorisatieen acceptatie (door wie en wanneeropgesteld, getoetst, vastgesteld), kenmerk,versienummer en status (concept, definitief).4 Resultaat Kostenraming (per alternatief/variant)De kostenopstelling geeft de probabilistischebepaalde bedrijfseconomische kostenramingweer, per alternatief/variant, gebaseerd op deSSK van de CROW. Naast de ramingresultatenwordt ook de bandbreedte van de kostenramingaangegeven.Tevens wordt (indien onderscheidend) in hetkader van Life Cycle Management (LCM) eenindicatie gegeven van de toekomstige onderhoudskostenop basis van het Fictieve InfraEenheid-model.5 BijlagenDe bijlagen bevatten de specifieke (SSK-)overzichtenper alternatief/variant.1 Geraamde scopeHierin worden de globale ontwerpkenmerkenvan het project(deel) of programma peralternatief/variant beschreven op basis waarvande kostenramingen zijn gemaakt.Expliciet wordt aangegeven welke scopedelenzijn uitgesloten en niet zijn meegenomenin de kostenramingen.2 Randvoorwaarden bij de ramingenIn de randvoorwaarden worden de uitgangspuntenen aannames beschreven waarop deramingen zijn gebaseerd, zoals specifiekecontext, werkwijze, prijspeil, BTW, niveaukostenraming en dergelijke.3 Expliciete uitsluitingen ten aanzien vankostenUitsluitingen ten aanzien van kosten wordenhier expliciet vermeld. Voorbeelden zijnfinancieringskosten, exploitatieverliezenvervoerders, kosten vervangend busvervoer,reserveringen en dergelijke.

34ProRail Leidraad kostenramingenBijlage4Definitiesen afkortingenAK (Algemene kosten)De sommatie van kosten die niet direct aan projectactiviteitenkunnen worden toegekend. Bijvoorbeeldkantoorkosten, administratie kosten, juridischekosten en kosten voor planontwikkeling,ont werp, engineering, projectmanagement, communicatie,etc.AKI (Aanbestedingszaken, Kostenmanagementen Inkoop)De centrale inkoopafdeling die alle aanbestedingen,kostenramingen, juridische bijstand en kwaliteitsbewakingexterne partijen organiseert en/ofcoördineert. AKI is onderdeel van de bedrijfseenheidProjecten, maar ondersteunt heel ProRail.AlliantieEen samenwerkingsvorm tussen opdrachtgeveren –nemer voor één specifiek project, waarbij optimaalsamenspel ontstaat omdat de belangenvan partijen gelijkgeschakeld zijn.BandbreedteDe berekende maat van afwijking rond het rekenkundiggemiddelde, door spreidingen in prijzenen hoeveelheden en onzekerheden. De bandbreedtewordt uitgedrukt door twee waarden(onder- en bovenwaarde), behorend bij een aangegeventrefzekerheid.BouwstenenbestekEen bestekssystematiek specifiek voor spoortechnischewerkzaamheden (baanbouw, spoorbouw,beveiliging, e.d.).BUCA (Business Case)Een document dat wordt gebruikt voor het vastleggenvan de rechtvaardiging voor het uitvoerenvan een project, gebaseerd op de geschatte kostenten opzichte van de verwachte baten in relatietot de bedrijfsdoelstellingen en afgewogen tegenalle risico’s die eraan verbonden zijn. De BusinessCase wordt in de voorfase van een project ophoofdlijnen ontwikkeld en in volgende projectfasennader in detail uitgewerkt. Van grof (initieel),naar op hoofdlijnen (outline), naar detail.CAPEX (Capital Expenditures)De investeringskosten van een spoorweginfraproject,de afschrijvingskosten en de boekwaarderesultaten.CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek)Een instituut dat de nationale officiële statistiekenpubliceert ten behoeve van praktijk, beleiden wetenschap.CPB (Centraal Planbureau)Een onderzoeksinstituut dat economische beleidsanalysesmaakt op het snijvlak van de economischewetenschap en het overheidsbeleid.CRS (Client Requirements Specification)Een document dat de klanteisen specificeert vooreen project. Het omvat alle (functionaliteit)eisenvan alle belanghebbenden waarbinnen de infraoplossingmoet worden gevonden.D&C (Design&Construct)Een contractvorm op basis van de UAV-GC waarinontwerp en uitvoering zijn geïntegreerd en vallenonder de verantwoordelijkheid van de aannemer.Deterministisch ramenEen manier van ramen waarbij de totaalsom vanhet product van hoeveelheden en prijzen verhoogdwordt met een ingeschatte post aan risicobijdrage.Zaken als bandbreedte en nauwkeurigheidworden op basis van ervaring ingeschat, enzijn dus niet onderbouwd.Bij deterministisch ramen wordt de Topwaarde alsbasis genomen voor de kostenraming.DO (Definitief ontwerp)De vastlegging van de hoofdafmetingen en belangrijkstematerialen van het door de opdrachtgevergoedgekeurde voorontwerp door middel vantekeningen, berekeningen en specificaties.EIB (Economisch Instituut voor de Bouw)Een onderzoeksinstituut dat op een onafhankelijkeen wetenschappelijke wijze analyses maaktvan economische en sociale vraagstukken gerelateerdaan de bouw.FIE (Fictieve Infra Eenheid)Een vertaling van de aanwezige infrastructuur(grootte en complexiteit van een onderhoudscontractgebied)in fictieve eenheden kilometershoofdspoor rekening houdend met de intensiteitvan het gebruik van de infrastructuur (fictief tonnage)en de uitvoeringsmogelijkheden van hetdagelijks onderhoud aan de infrastructuur.

Leidraad kostenramingen ProRail 35FIS (Functioneel Integraal Ontwerp)Het conceptontwerp van de gekozen oplossingvan een gewijzigd of nieuw railverkeerssysteem.GJZ (Grondverwerving en Juridische Zaken)De centrale afdeling die de juridisch en technischexpertise levert voor de conditionering en dehieraan gerelateerde advisering voor ontwikkeltrajectenen bouwactiviteiten van de spoorweginfrastructuur.GJZ is onderdeel van de bedrijfs -eenheid Projecten, maar ondersteunt heel ProRail.Investment CommitteeEen adviesorgaan voor investeringsbeslissingen.Investeringsvoorstellen die volgens de ProRailregelingvoor teken-/beslissingsbevoegdheid in dedirectie en eventueel de Raad van Commissarissenbesproken moeten worden, dienen eerst in hetInvestment Committee besproken te worden.Kostennota(-notitie)Een document waarop financiële besluitvormingplaats kan vinden. De kostennota geeft op basisvan een eenduidig vastgestelde scope inzicht inkosten, onzekerheden en de variatiecoëfficiënt(nauwkeurigheid) van de raming. Daarnaast wordenuitgangspunten, aannames, conclusies enaanbevelingen vastgelegd. De kostennota is eenintegraal onderdeel van de besluitvormingsdocumentenbij de faseovergangen van een project(voorfase ➞ alternatievenstudiefase ➞ planuitwerkingsfase➞ realisatiefase). De kostennotitie iseen “light” variant van de kostennota en wordttoegepast bij het opstellen van deelproducten ineen specifieke projectfase, bijvoorbeeld opstellenen uitwerken alternatieven en varianten in de alternatievenstudiefasedanwel planuitwerkingsfase.L-, T- en U-waardenDe waarden behorende bij een driehoekskansverdeling.L=Laagste, T=Top en U=uiterste waarde.Deze driehoekskansverdeling wordt gebruikt om despreiding op hoeveelheden en prijzen weer te gevenen als invoer voor de probabilistische raming.MIRT (Meerjarenprogramma Infrastructuur,Ruimte en Transport).Een projectenboek van de Rijksoverheid. Hetbevat een overzicht van alle ruimtelijke programma’sen projecten waar de rijksoverheid samenmet de regio’s aan werkt.OPC (Output Proces Contract)Een contractvorm voor het aanbesteden van hetdagelijks onderhoud, waarbij op basis van een tevorenafgesproken onderhoudsplan het onderhoudaan de spoorweginfrastructuur wordt uitgevoerd.OPEX (Operating Expenditures)De jaarlijkse effecten op de bedrijfslasten doorhet spoorweginfraproject.PEAT-kostenDe kosten voor Projectmanagement, Engineering,Administratie en Toezicht. Een door ProRail gebruikteterm voor kosten niet direct gerelateerdaan bouwkosten. Zie Algemene kosten.PGO (Prestatiegericht Onderhoudscontract)Een contractvorm voor het aanbesteden van hetdagelijks onderhoud, waarbij de uitkomst (het gewensteniveau) van het te contracteren onderhoudaan de spoorweginfrastructuur centraal staat enwaarbij de wijze van realisatie primair de verantwoordelijkheidvan de onderhoudsaannemer is.Probabilistisch ramenEen manier van ramen waarbij middels kansverdelingenen statistiek onnauwkeurigheden en onzekerhedenop een expliciete manier in de ramingworden meegenomen. De uitkomst geefteen onderbouwde bandbreedte, trefzekerheid ennauwkeurigheid bij het eindbedrag. Tevens wordtinzicht verkregen in het effect welke risico’s hebbenop de raming. Bij probabilistisch ramen wordtin hoofdzaak het rekenkundig gemiddelde (Muwaarde)als basis genomen voor de kostenraming.Project Close-outHet totaal aan activiteiten en producten om eenproject af te sluiten.PVE (Programma van Eisen)Een document in het ontwerpproces waarin deeisen van de opdrachtgever zijn vastgelegd waaraanhet projectresultaat (de output) moet voldoen.RAW (Regeling Aanbesteding Werken)Een stelsel van juridische, administratieve en technischevoorwaarden voor bouwcontracten uitsluitendgericht op de Grond-, Weg- en Waterbouw.RCB (Rail Case Base)Een kostenkengetallen database gevuld metspoorspecifieke kengetallen. Elk kengetal is voorzienvan een eenduidig vastgestelde scope en bijbehorendeprijs (context). De RCB is daarmee eenbelangrijke bron voor het opstellen en toetsenvan kostenramingen.Rekenkundig gemiddeldeHet gemiddelde van de som van alle waarnemingengedeeld door het aantal waarnemingen (veelalaangeduid met Mu). Binnen ProRail wordt het rekenkundiggemiddelde gebruikt als basis bij hetaanvragen van (project)budgetten

36ProRail Leidraad kostenramingenRSE (Rail Systems Engineer)Een functionaris binnen ProRail Projecten, belastmet het opstellen van de vraagspecificatie vooreen project vanuit een totaalvisie op techniek enrandvoorwaarden.RVTO (Railverkeerstechnisch Ontwerp)Een uitdetaillering van het Functioneel IntegraalSysteemontwerp (FIS) op het gebied van treinbeveiligingin samenhang met andere spoorse technieken.ScheefteHet verschil tussen de gemiddelde waarde (Mu,probabilistisch) en de topwaarde (T, deterministisch).SO (Schetsontwerp)Een eenvoudige, ruwe tekening of ontwerp zonderal te veel details.SRS (System Requirements Specification)Een document dat de systeemeisen specificeertvoor een project. Het omvat alle eisen die aan hetsysteem worden gesteld dat door het project zalworden gerealiseerd.SSK (Standaard Systematiek Kostenramingen)Een eenduidige systematiek voor het maken vankostenramingen in de grond,-water- en wegenbouwsector in zijn volle breedte, van boven- enondergrondse infrastructuur, utiliteitswerken, waterbouwen kunstwerken tot installatiewerken.STABU (Standaard bestek Burger- enUtiliteitsbouw)Een stelsel van juridische, administratieve en technischevoorwaarden voor bouwcontracten uitsluitendgericht op de woning- en utiliteitsbouw.StakeholderanalyseEen omgevings- of krachtenveldanalyse om systematischde verschillende belanghebbenden inkaart te brengen: wat zijn hun verwachtingen enwelke betrokkenheid en positie hebben zij in hetproject.TVP (Treinvrije Periode)Een vooraf vastgestelde periode waarin de spoorweginfrastructuurtijdelijk buiten exploitatie genomenwordt wegens (onderhouds)werkzaamhedenaan het spoor.UAVDe Uniforme Administratieve Voorwaarden voorcontractvormen waarbij geen integratie is van debouwfase met vroegere of latere procesfasen ineen project.UAV-GCDe Uniforme Administratieve Voorwaarden voorcontracten waarbij wel sprake is van integratie vande bouwfase met vroegere of latere procesfasen ineen project.UO (Uitvoeringsontwerp)Een in detail uitgewerkt bestek, aan de hand waarvande realisatie van het object tot stand gebrachtkan worden. Er worden de principedetails ontwikkeld,die als basis dienen voor werktekeningen.VariatiecoëfficiëntEen maat voor de relatieve spreiding rondom hetgemiddelde. Hiermee wordt in één waarde debandbreedte van een raming weergegeven bij eentrefzekerheid van 70%. De variatiecoëfficiëntwordt gebruikt als waarde voor de nauwkeurigheid.Hoe nauwkeuriger de raming, hoe kleiner devariatiecoëfficiënt.VAT-kostenDe kosten voor Voorbereiding, Administratie enToezicht. Een binnen de bouwwereld veel gebruikteterm voor kosten niet direct gerelateerd aanbouwkosten. Zie Algemene kosten (AK).VE (Value Engineering), ook wel waardeanalysegenoemdEen methode om complexe projecten te optimaliserendoor na te gaan hoe gewenste functiestegen de laagst mogelijke kosten gerealiseerd kunnenworden De methode richt zich op het eliminerenvan alle overbodige kosten, ongeacht waardeze zich in het voortbrengingsproces bevinden.VO (Voorlopig ontwerp)Schetsmatige ontwerptekeningen en globale beschrijvingen,uitgaande van het programma vaneisen (PVE), ten einde de opdrachtgever een indrukte geven van de aard en omvang van hetspoorweginfraproject.VraagspecificatieDe functionele vraag van de opdrachtgever aan deopdrachtnemer. Bestaat uit twee delen: het deel‘Eisen’ (Eisenspecificatie genoemd) en het deel‘Proces’ (ook wel Statement of Work genoemd).Het deel Eisen geeft de aan het eindproduct gesteldeeisen weer (het wat). Het deel Proces beschrijftde eisen van totstandkoming van het te realisereneindproduct (het hoe).VTO (Verzoek tot opheldering)Een schriftelijk verzoek van ProRail aan inschrijver(s),die gezien de te verrichten werken, leveringenof diensten substantieel afwijkend hebben ingeschreven,om binnen een bepaalde termijn uitlegte geven over de samenstelling van die inschrijving.

ColofonUitgave:Afdeling Aanbestedingszaken,Kostenmanagement en InkoopPostbus 20383500 GA Utrechtaki@ProRail.nlUtrecht, september 2011BezoekadresMoreelsepark 33511 EP UtrechtPostadresPostbus 20383500 GA Utrechtwww.prorail.nl