Klachtenreglement: Reglement Klachtencommissie voor Mitros

3. Voorafgaand aan het indienen van een klacht bij de commissie dient de klager deklacht eerst schriftelijk kenbaar te maken aan Mitros.4. Blijft na afhandeling van de klacht door Mitros volgens klager de klacht bestaan, ofis meer dan één maand verstreken na het indienen van de klacht zonder datMitros heeft gereageerd, dan kan klager een klacht indienen bij de commissie.5. Een klacht dient binnen één jaar na indiening van de klacht bij Mitros, zoalsbedoeld in lid 3 van dit artikel, te worden ingediend bij de commissie.Artikel 3Ontvangst klachtKlager krijgt binnen twee weken na ontvangst van de klacht van, of namens, decommissie een schriftelijke bevestiging dat de klacht is ontvangen.Artikel 4Ontvankelijkheid1. De commissie neemt geen klacht in behandeling voor zover niet is voldaan aan hetbepaalde in artikel 2 leden 3, 4 en 5.2. De commissie neemt geen klacht in behandeling die betrekking heeft op de(huur)prijs, de stook- en servicekosten als bedoeld in artikel 7:237 van hetBurgerlijk Wetboek, dan wel een onredelijk beding als bedoeld in artikel 7:264 vanhet Burgerlijk Wetboek, wanneer deze klacht aan de huurcommissie (en eventueeldaarna de kantonrechter) kan of kon worden voorgelegd. De commissie berichtklager hier schriftelijk over.3. De commissie neemt geen klacht in behandeling waarover reeds het oordeel vaneen instantie met een wettelijk opgedragen geschillenbeslechtende taak isgevraagd door hetzij klager, hetzij Mitros. Wanneer een dergelijke klacht reeds inbehandeling is bij de commissie, dan zal de commissie de behandeling staken. Decommissie bericht klager hier schriftelijk over.4. Indien een klacht in behandeling is bij een instantie als bedoeld in lid 2, wordtdeze weer in behandeling genomen indien partijen zijn overeengekomen dat deklacht aan de commissie wordt voorgelegd en in verband daarmee aanhouding vande andere lopende procedure is verkregen.Artikel 5Taak van de commissieDe commissie behandelt ingekomen klachten als bedoeld in artikel 2 en geeft hierovereen met redenen omkleed advies aan het bestuur van Mitros.Artikel 6Voorzittersadvies1. In afwijking van artikelen 3, 4, en 5 kan de voorzitter van de commissieonmiddellijk nadat de klacht is ontvangen, beslissen dat de klacht niet inbehandeling wordt genomen omdat deze klacht kennelijk niet ontvankelijk is danwel kennelijk ongegrond is.2. Klager kan, binnen veertien dagen na verzending van het afschrift van de onder 1bedoelde beslissing, de commissie schriftelijk en gemotiveerd verzoeken de klachtalsnog in behandeling te nemen.3. Is de commissie van oordeel dat de door de voorzitter van de commissie gegevenbeslissing geen aanleiding geeft tot een heroverweging, dan laat zij dit schriftelijken gemotiveerd aan het bestuur en de klager weten.20 augustus 2012 3

4. Is de commissie van oordeel dat er wel aanleiding is de door de voorzitter gegevenbeslissing te heroverwegen, dan handelt de commissie overeenkomstig hetbepaalde in artikelen 3, 4, 5 en 7, 8, 9 en 10.Artikel 7Voorbereiding van de vergadering van de commissie1. Mitros wordt door de commissie zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht inde gelegenheid gesteld binnen twee weken schriftelijk op de klacht te reageren,danwel binnen een door de commissie te bepalen termijn.2. Klager ontvangt ten minste zeven dagen van tevoren bericht over de datum en hettijdstip van de vergadering waarin de commissie de klacht behandelt. Bij ditbericht zijn in beginsel alle stukken gevoegd die betrekking hebben op zijn zaak.3. De commissie zal klager en vertegenwoordiger van Mitros uitnodigen tervergadering aanwezig te zijn om naar aanleiding van de klacht een naderetoelichting te geven en inlichtingen te verschaffen.4. Klager kan zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen, danwel zich dooreen deskundige laten bijstaan. Klager draagt zelf zorg voor de oproeping van zijngemachtigde/deskundige. Indien klager niet zelf verschijnt dient zijn gemachtigdeeen door klager ondertekende machtiging aan de commissie over te leggen.Artikel 8De vergadering1. De vergadering waarin de commissie de klacht behandelt, is niet openbaar.2. Indien de klager en Mitros zijn uitgenodigd om ter vergadering van de commissieaanwezig te zijn, worden zij in de gelegenheid gesteld hun standpunten toe telichten.3. De commissie kan een nader onderzoek instellen naar de feiten die zij voor haaradvisering relevant acht. Mitros is naar maatstaven van redelijkheid gehoudenhieraan medewerking te verlenen.4. Indien de commissie een nader onderzoek noodzakelijk acht, kan zij besluiten debehandeling op een nader te bepalen tijdstip voort te zetten.Artikel 9Waarborgen privacy van klager en derden1. Klager en Mitros hebben geen recht op kopieën of inzage van stukken, indien dezeprivacy-gevoelige gegevens van derden bevatten. De voorzitter van de commissiestelt vast welke stukken en gegevens privacy-gevoelig zijn.2. De leden van de commissie en de secretaris zijn verplicht tot geheimhouding vanprivacy-gevoelige gegevens, waarvan zij in het kader van de behandeling van deklacht kennis hebben genomen.3. De commissie draagt er zorg voor dat stukken en gegevens die gebruikt wordenbij de behandeling van de klacht en die betrekking hebben op klager, vertrouwelijkworden behandeld.4. Alleen leden van de commissie en door de commissie met name aangewezenpersonen hebben toegang tot de privacy-gevoelige gegevens in de dossiers van decommissie.4

van een gerechtelijk college of huurcommissie in die gebieden waar Mitroswerkzaam is.5. De leden worden voor een periode van vier jaar benoemd. Deze periode wordtautomatisch verlengd met telkens vier jaar, tenzij het lidmaatschap op grond vanéén van de in lid 6 genoemde redenen eindigt.6. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:a. indien uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de lopende zittingstermijn(van een jaar) een voordracht voor een andere kandidaat gedaan is op grondvan lid 3 van dit artikel;b. door schriftelijke opzegging van een lid bij het bestuur met inachtneming vaneen termijn van drie maanden;c. bij overlijden van een lid;d. een gemotiveerd besluit van het bestuur, waarin wordt geconstateerd dat hetbetrokken commissielid om zwaarwegende redenen niet meer zijn functie alscommissielid naar behoren kan vervullen. Wanneer het besluit het commissielidbetreft dat door de huurdersorganisaties is voorgedragen, gaat het bestuur nietover tot het nemen van dit besluit zonder instemming van dehuurdersorganisaties. Het lidmaatschap eindigt op het moment dat het besluitter kennis is gebracht van het betreffende lid.7. Van iedere in lid 6 van dit artikel onder a t/m d genoemde reden voor beëindigingvan het lidmaatschap van de commissie, wordt per ommegaande door decommissie schriftelijk mededeling gedaan aan de huurdersorganisaties.8. Het bestuur en de huurdersorganisaties dragen elk een plaatsvervangend lid vande commissie voor. De commissie draagt een plaatsvervangend voorzitter voor. Bijafwezigheid van een lid neemt de plaatsvervanger deel aan de vergadering en isalsdan bevoegd te stemmen.9. Binnen drie maanden zal in een tussentijds opengevallen plaats worden voorzien.Gedurende die periode wordt de vacante plaats vervuld door de plaatsvervanger.10. Aan de commissie wordt een functionaris van Mitros als secretaris en een alsplaatsvervangend secretaris toegevoegd.Artikel 13Werkwijze en plichten van de commissie1. De commissie vergadert ten minste eenmaal per jaar en voorts zo vaak als dit inverband met de afhandeling van klachten noodzakelijk is.2. Vergaderingen kunnen uitsluitend plaatsvinden indien de commissie voltalligaanwezig is.3. De commissie stelt een advies vast bij meerderheid van stemmen.4. Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak.5. De commissie houdt een register bij van ontvangen klachten en de aard daarvan,waarin ten minste wordt opgenomen:a. het aantal ingediende klachten;b. het aantal in behandeling genomen klachten;c. het aantal niet in behandeling genomen klachten en de reden daarvan;d. de afhandelingstermijn van de klachten;e. het aantal malen dat voorzittersadvies is uitgebracht;f. het aantal uitgebrachte adviezen met daarbij aangegeven de aantallen adviezenwaarin de klager geheel, gedeeltelijk of niet in het gelijk is gesteldg. een beknopte motivatie hoe de commissie tot de uitgebrachte adviezen isgekomen;h. het aantal beslissingen van het bestuur dat afwijkend was van het advies vande commissie.Dit register wordt periodiek op de agenda van de vergadering van de commissiegeplaatst.6

6. De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan hetbestuur van Mitros en aan de huurdersorganisaties, waarin ten minste degegevens worden opgenomen als vermeld in het vijfde lid.Artikel 14Vaststelling en wijziging reglement1. Dit reglement wordt, gehoord de leden van de commissie en met instemming vande huurdersorganisaties, vastgesteld en gewijzigd door het bestuur van Mitros.2. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de commissie.Utrecht, 20 augustus 2012……………………………………………………………………R. Rötscheidvoorzitter a.i. Raad van Bestuur Mitros…………………………………………………………………….M.M. van Viegen,voorzitter Mitropool…………………………………………………………………J. Fastl,penningmeester Mitropool…………………………………………………………………….I.K.L. Oosterbaan,voorzitter VBN20 augustus 2012 7