EY-de-fiscus-op-bezoek

Na alle theorie over de informatieverplichtingen en de sancties die op het niet
voldoen aan deze verplichtingen zijn gelegd, volgt hieronder een handzaam
overzicht van aandachtspunten en praktische tips.
Algemene aspecten:
• De gegevens uit de administratie dienen voor de controle in beginsel zeven
jaar bewaard te blijven (in de afzonderlijke heffingswetten kunnen afwijkende
termijnen zijn opgenomen).
• Het omzetten van gegevens van de ene gegevensdrager naar een andere
gegevensdrager is toegestaan. De omzetting van de gegevens moet echter
wel juist en volledig plaatsvinden. Dit luistert erg nauw. Neem hiervoor contact
op met een deskundige.
• Zorg ervoor dat de administratie goed geordend en toegankelijk is. Als regel
geldt dat de administratie binnen een redelijke termijn controleerbaar moet zijn.
• Geef bij zowel schriftelijke en telefonische vragen als bij vragen tijdens een controle
op uw kantoor slechts die informatie waarom uitdrukkelijk wordt gevraagd.
Let erop dat de informatie van belang moet kunnen zijn voor de belastingheffing.
• Zorg dat u aan de identificatieplicht van uw personeel kunt voldoen.
• In geval uit gedragingen van de inspecteur op te maken valt dat een bestuurlijke
boete zal worden opgelegd, kan gebruik worden gemaakt van het zwijgrecht
(voor zover het inlichtingen omtrent de boeteoplegging betreft). De belastingambtenaar
zal in dat geval vrijwel steeds (moeten) vermelden met welk doel
(heffing van belastingen of boeteoplegging) de vraag wordt gesteld. Opgemerkt
zij dat gegevens die onafhankelijk van de wil van de belastingplichtige bestaan
ook in het kader van de boeteoplegging moeten worden verstrekt.
• De belastingplichtige heeft ook een zwijgrecht wanneer hij wordt verdacht van
een strafbaar feit. Voorafgaand aan een eventueel verhoor dient de verdachte te
worden meegedeeld dat hij niet tot antwoorden verplicht is.
• Het beroeps- of ambtsgeheim van een verschoningsgerechtigde mag zowel
tijdens de normale controle als tijdens een strafrechtelijk onderzoek niet worden
geschonden.
Het bezoek van een controlemedewerker van de fiscus:
• Over het algemeen zal een controlemedewerker zijn komst (telefonisch) aankondigen
en de afspraak schriftelijk bevestigen. Vaak zal hij bij zijn aankondiging
al om informatie vragen die hij direct bij aanvang nodig denkt te hebben. Zorg
ervoor dat deze gegevens bij aanvang van de controle aanwezig zijn (bijvoorbeeld
wanneer zij elders zijn opgeslagen). Dit kan de werkzaamheden enkel
bespoedigen.
• Een controlemedewerker mag de aankondiging van zijn komst slechts in
bijzondere omstandigheden achterwege laten. Vraag in zo’n geval naar zijn
legitimatie en het doel van zijn komst. Wanneer u wordt verdacht van een
strafbaar feit heeft u namelijk zwijgrecht.
• Een controle ter plaatse vangt in het algemeen aan met een openingsgesprek.
Tijdens dit gesprek kunt u aangeven tot welk personeelslid de controle medewerker
zich kan richten met eventuele vragen, bijvoorbeeld over de werking van
de administratie. Breng de controlemedewerker en het aangewezen personeelslid
met elkaar in contact en maak duidelijke afspraken. Hiermee voorkomt u dat
de controlemedewerker vragen stelt aan andere leden van het personeel.
• Afhankelijk van de omvang van het bedrijf dient u de controlemedewerker een
werkruimte aan te bieden voor zijn werkzaamheden. Deze dient aan redelijke
eisen te voldoen.
46 | De fiscus op bezoek Zesde druk