EY-de-fiscus-op-bezoek

1.2.5.5 Overbrenging van informatie op een andere gegevensdrager
Behalve de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten mogen de
op een gegevensdrager aangebrachte gegevens worden overgebracht op
een andere gegevensdrager, bijvoorbeeld op een USB stick of in een computergeheugen.
De overbrenging dient te geschieden met juiste en volledige
weergave van de gegevens. Deze dienen gedurende de volledige bewaartijd
beschikbaar te zijn en binnen een redelijke termijn leesbaar te kunnen worden
gemaakt. Let wel, de oude gegevensdragers dienen in een aantal gevallen te
worden bewaard! In de praktijk blijkt dat de meningen van de Belastingdienst
en de administratieplichtige over de aanvaardbaarheid van een uitgevoerde
overbrenging nog al eens uiteenlopen. Mocht u voornemens zijn gedeelten van
de administratie op een andere gegevensdrager over te brengen, dan adviseren
wij u contact op te nemen met een deskundige.
Voorbeeld:
Om ruimte in computergeheugens
vrij te maken is
het heel goed denkbaar dat
de administratieplichtige
de gegevens van een ‘schijf’
wil afdrukken op papier.
Dit wordt ‘dumpen op papier’
genoemd. Ga hierbij voorzichtig
te werk, neem altijd contact
op met een deskundige!
1.2.5.6 De controleerbaarheid
Aan de controleerbaarheid van de administratie worden hoge eisen gesteld.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en de
gegevensdragers dienen zodanig te worden bewaard, dat controle hiervan
door de belastingambtenaar binnen een redelijke termijn mogelijk is.
De administratieplichtige dient hieraan de nodige medewerking te verlenen.
Ook moet voldoende inzicht in de opzet en de werking van de administratie
en het geautomatiseerde systeem worden verschaft, zelfs als de administratie
door een derde wordt verzorgd. De controleambtenaar kan zich met vragen
over de werking van de administratie tot personeelsleden wenden. Het is
daarom raadzaam om vóór aanvang van de daadwerkelijke controle werk zaamheden
een persoon aan te wijzen die de ambtenaar wegwijs zal maken in de
administratie (zie tevens par. 1.2.1).
1.2.6 Hoe dient de informatie te worden verstrekt?
Ook uit de wijze waarop de gegevens moeten worden verstrekt, blijkt dat de
belastingambtenaar vergaande bevoegdheden heeft. De wet geeft aan dat de
gegevens en inlichtingen duidelijk, stellig en zonder voorbehoud dienen te
worden verstrekt, mondeling, schriftelijk of op andere wijze. De betreffende
belastingambtenaar kan kiezen in welke vorm en binnen welke termijn hij de
informatie wil hebben. Uit de ruime formulering van de wet blijkt dat de
belastingambtenaar mag kiezen voor de voor hem meest doelmatige vorm van
informatieverstrekking, mits de uitvoeringslast voor de informatieplichtige
aanvaardbaar blijft. Ook de termijn waarbinnen de gegevens verstrekt dienen
te worden, moet een redelijke zijn.
Het recht op beschikbaarstelling van gegevensdragers impliceert de
bevoegdheid daarin te bladeren, ook als de gegevensdragers slechts via een
beeldscherm kunnen worden geraadpleegd.
De belastingplichtige moet tevens toelaten dat kopieën, leesbare afdrukken of
uittreksels worden gemaakt van de beschikbaar gestelde gegevensdragers of
de inhoud daarvan. Ook hierbij geldt dat de uitvoeringslast voor de
belastingplichtige aanvaardbaar moet blijven.
Voorbeeld:
De ambtenaar moet rekening
houden met de belangen van de
belastingplichtige met
betrekking tot de plaats en de
wijze waarop de informatie
wordt geraadpleegd. De
ambtenaar kan in beginsel eisen
dat de gegevensdragers naar
het belastingkantoor moeten
worden gebracht, maar betreft
het bijvoorbeeld een
omvangrijke administratie, dan
brengen de redelijke belangen
van de belastingplichtige met
zich mee dat de administratie
ten kantore van dat bedrijf
wordt geraadpleegd.
De fiscus op bezoek Zesde druk |
13