Read the article - Marielle van Uitert

Hét vakblad voor
SAP-gebruikend
Nederland •
magazine
maart 2010 • jaargang 14 • nummer 1
www.vnsg.nl
Paneldiscussie
over GRC
Nog genoeg
kansen voor SAP
pagina 28
Zelfde pakket,
nieuwe leverancier
SAP BPC voor
ARCADIS
pagina 10
Geld verdienen
met e-factureren
Een gesprek met
de ambassadeur
e-factureren van het
Ministerie van EZ
pagina 6
Jacques Bloos (foto), Rabobank:
“State-of-the-art apparatuur
die er voor zorgt dat uw bankpas
niet bij de buren wordt bezorgd”
pagina 22
Meer controle op de factuurstroom bij Provimi • 10 vragen over SAPBO financieel
• De FI periode afsluiting • VNSG Congres 8 & 9 april 2010 • Zoom bij Stedin
VNSG Magazine mrt/10 1

BI I PI I Portal
Duidelijk
in
SAP
In control door visie
Bezoek ook eens onze website www.intenzz.nl
2 VNSG MAGAZINE 06/07

COLOFON.
VNSG Magazine is het magazine van
de Vereniging Nederlandstalige SAP-
Gebruikers. Het blad biedt een platform
voor meningen en ervaringen van SAPgebruikers.
• Hoofdredactie
Rob van der Marck
• Eindredactie
Sharon Tijssen
• Redactieraad
Martin Putters, Capgemini
Willy Koppens, CTAC
Dirk-Jan Schenk, HES
Maurice de Feijter, hmb
Monique van Haeren, Perfect for People
Djoekie Klein, SAP Nederland
Ton Siebelink, SAP Nederland
Frank van Heel, SAP Nederland
Ron Apeldoorn, Sogeti
Bas van der Poel, Uphantis
Hans de Labije, VNSG
Vragen over adverteren?
Kijk op www.vnsg.nl of neem
contact op met het VNSG Bureau.
Tel: (073) 641 02 00
Fax: (073) 644 45 32
sharon.tijssen@vnsg.nl
• Vormgeving
HSP Reclame & Communicatie,
Rosmalen
• Planning en coördinatie
Sharon Tijssen
• Druk
Drukkerij Delabie, Moeskroen
• Oplage
5.000 exemplaren
• Coverfoto
Marielle van Uitert
Artikelen geven niet noodzakelijkerwijs de
mening van het bestuur weer. De redactie
behoudt zich het recht voor ingezonden
stukken niet te plaatsen of in te korten.
Artikelen, of gedeelten daarvan, mogen alleen
worden overgenomen na toestemming van
de redactie en met bronvermelding.
Finest hour
Zo zouden onze westerburen dit moment voor mij typeren. Ik schrijf dit voorwoord aan
de vooravond van de annoncering door SAP dat zij haar klanten weer een keuze gaat
geven voor Standard Support.
Vele uren van conference calls en internationale afstemmingen, stevige gesprekken met
Leo Apotheker en vele andere SAP-vertegenwoordigers en anderhalf jaar doorlooptijd
was er nodig om SAP te overtuigen dat zij zichzelf een dienst bewijst door haar klanten
te laten kiezen welk support model bij hen past. SUGEN, de nog jonge internationaal
georganiseerde vertegenwoordiging van klanten waarin de VNSG participeert, geeft
hiermee haar visitekaartje af.
Wat de beste keuze voor een individuele klant is, is zeer afhankelijk van de eigen
situatie. Stel je goed op de hoogte, zo is het feitelijke prijsverschil tussen Standard
Support en Enterprise Support voor licenties van vóór 4 juli 2008 erg klein. Met een
keuze voor Standard Support bespaar je dan niet erg veel en je sluit wel support
mogelijkheden uit.
Ik ben blij, de inspanningen hebben tot resultaat geleid. Bijna belangrijker is dat we de
aandacht weer kunnen richten op de essentie: waarde creëren voor onze leden door het
beter, sneller, slimmer inzetten van standaard SAP-oplossingen en ervoor zorgen dat die
oplossingen meegroeien met jullie behoeften.
In dit nummer van het magazine staan financiën centraal. Je vindt artikelen over
e-factureren bij onder andere het Ministerie van Economische Zaken. Arcadis vertelt
hoe zij voor haar financiële consolidatie en verslaglegging de overstap naar BPC
7.0 heeft gemaakt en ook mag in dit nummer het onderwerp Governance, Risk en
Compliance (GRC) niet ontbreken. Met een discussie over GRC vertellen kenners hoe de
betrouwbaarheid en integriteit van de gegevens in SAP te waarborgen is.
Dit soort procesverbeteringen is nodig om in deze barre tijden géén marge te verliezen
door inefficiënte bedrijfsvoering of een tekortschietende financiële administratie. Hopelijk
brengen deze voorbeelden je nieuwe inzichten: ‘zo zou het bij ons ook kunnen’.
En als je het magazine uit hebt, oormerk een paar artikelen en geef het eens door
aan een collega (je kunt ook een hyperlink naar de elektronische versie op de VNSG
portal gebruiken). We willen deze kennis tenslotte met elkaar delen. Wanneer je ons de
volgende keer in de bus vindt, gaat het over SAP + …, oplossingen rondom de SAPkern.
Veel leesplezier en tot ziens op 8 en 9 april tijdens het VNSG Congres in Maastricht.
Tonnie van der Horst
Voorzitter
VNSG Magazine mrt/10 3

Zelfde pakket,
nieuwe leverancier
ARCADIS heeft voor de wereldwijde
consolidatie van haar financiële en
management-informatie een efficiënte
oplossing nodig. Het bedrijf migreert
momenteel naar een nieuwere versie
van zijn Outlooksoft-pakket. Alleen
wordt dat nu door SAP geleverd (als
SAP BPC) en die overgang vergt aandacht.
Universiteit Maastricht
De Universiteit Maastricht (UM) draagt
innvoatie hoog in het vaandel en
betreedt ook nieuwe paden als het
gaat om de manier waarop SAP
geïmplementeerd wordt. De Universiteit
Maastricht gebruikt voor het
programma PerFinO een nieuwe,
iteratieve implementatie-methodiek:
Agile. Een gesprek hierover met Manon
Gorissen.
10
12
Rubrieken
Column Paul Ostendorf 9
Tips & Tricks 15
10 vragen over… 18
Ervaringen met SAPBO financieel
in de Nederlandse markt
VNSG.nl 21
Precisie van een Zwitsers 22
uurwerk bij de Rabobank
Zoom 27
Stedin
Voor u Gelezen 34
Nederland in de uitverkoop: De Prooi
4 VNSG Magazine mrt/10

De FI periode afsluiting
Hoofdpijnscenario’s en vele avonden en
weekenden die in het teken staan van
spreadsheets aan elkaar knopen: de
periode- en jaareinde werkzaamheden.
Altijd weer terugkomende activiteiten
die velen het liefst zo snel mogelijk
achter zich willen laten, maar wel
pas na aanlevering van kwalitatief
hoogwaardige transparante
verslaggeving conform alle vereiste
richtlijnen!
Inspraak als
SAP-gebruikers
Het was altijd nogal lastig om bij SAP
in Walldorf een verzoek in te dienen
om een bepaalde functionaliteit te
ontwikkelen. Ook voor de VNSG als
gebruikersvereniging was het niet
eenvoudig. Maar daar is de laatste tijd
wat aan veranderd. Dankzij inzet vanuit
de focusgroep Procesintegratie.
26
32
En verder
Geld verdienen met e-factureren 6
Gesprek met Marco Pastors,
ambassadeur e-factureren van het
Ministerie van EZ.
Meer controle op de 16
factuurstroom bij Provimi
Paneldiscussie over control 28
Volgende keer in het 35
VNSG Magazine
Mei 2010
INHOUD.
VNSG Magazine mrt/10 5

Geld verdienen
met e-factureren
Interview en tekst Martin Putters
Mobiel internet vinden we doodgewoon, we laten ons van
deur tot deur loodsen door een navigatiesysteem en
sturen mensen de ruimte in om daar een permanent
ruimtestation te bemannen. En hoe gaan we tegenwoordig
om met de inkoopfactuur, het belangrijkste document in
het handelsverkeer? Op dezelfde wijze als onze
voorouders dat twee eeuwen geleden deden: we versturen
hem per post en verwerken hem met de hand. En dat
terwijl de business case voor elektronisch factureren op
de achterkant van een postzegel kan worden berekend.
Hoe dat kan? We vragen het Marco Pastors, ambassadeur
e-factureren van het Ministerie van Economische Zaken.
“De inkoopfactuur is een blinde vlek, op
de een of andere manier wordt hij als een
vast, onveranderlijk gegeven beschouwd. Dat
is vreemd, want het is een gestandaardiseerd
document, meestal niet meer dan één A4tje,
waarvan het meeste dan ook nog wit is. Dus
hij leent zich uitstekend voor digitalisering.”
Aan het woord is Marco Pastors, in het
voorjaar van 2008 door Staatssecretaris
Van Heemskerk van Economische Zaken
benoemd tot ‘ambassadeur e-factureren’.
In deze rol is hij het boegbeeld van het
project e-factureren van het Ministerie van
Economische Zaken.
De doelstelling van dit project is het
invoeren van elektronisch factureren in
Nederland met in een hoofdrol de overheid
als launching customer. De directe
aanleiding voor dit initiatief is de voorziene
kostenbesparing voor zowel overheid als
bedrijfsleven, die kan oplopen tot honderden
miljoenen op jaarbasis.
De overheid neemt het voortouw
De leden van het projectteam spelen
een initiërende, stimulerende rol, maar
hebben ook een stok bij de hand. Ze
geven voorlichting aan overheidsinstanties
en bedrijven en brengen deze partijen
waar mogelijk bij elkaar. Ze worden hierbij
geholpen door het kabinet, dat heeft
afgesproken om eind 2010 minimaal
tien procent van alle inkomende facturen
elektronisch te ontvangen en verwerken.
Eind 2014 moet dit zijn opgelopen tot tachtig
procent.
Daarnaast heeft de overheid een
standaardformaat gekozen voor het
elektronisch bericht waarmee facturen
kunnen worden gestuurd, UBL 2.0 (en hr-xml
voor facturen die betrekking hebben op
inhuur van personeel) en zijn de wettelijke
eisen die aan facturen worden gesteld
versoepeld. Een laatste aspect dat meehelpt
om dit project tot een succes te maken is
geld. Wanneer er wordt overgeschakeld
naar elektronisch facturen scheelt dit de
6 VNSG Magazine mrt/10

factuurverzender vijf tot vijftien euro per
factuur, voor de ontvangende partij kan dit
oplopen tot tussen de vijfentwintig en zestig
euro. Dit betekent dat in vrijwel alle gevallen
de kosten van invoering in een korte tijd
terugverdiend kunnen worden.
Sneeuwbaleffect
In april 2009 tekende de overheid een
convenant met een aantal koepelorganisaties
(VNO-NCW, MKB Nederland, ICT-Office,
de Manifestgroep, en de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten) waarin de beoogde
doelstellingen werden bevestigd. Wat is de
status begin 2010, hoeveel procent van
de beoogde tien procent is gerealiseerd?
Pastors: “Logischerwijs hebben we onze
inspanningen in eerste instantie op de grotere
overheidsinstanties gericht, omdat we daar
de grootste slagen konden maken. Het gaat
dan bijvoorbeeld om de Belastingdienst,
Ministerie van Defensie, Rijksdienst voor
het Wegverkeer en het UWV. Deze aanpak
heeft geleid tot gegarandeerde toezeggingen
waarmee we al meer dan vijf procent
bereiken.”
De verwachting is dat wanneer
overheidsinstanties eenmaal de benodigde
proces- en systeeminrichting gerealiseerd
hebben, dit snel zal leiden tot een groter
aandeel elektronische facturen. “Daarnaast
hebben we de grotere opdrachtnemers
als uitzendbureaus, utiliteitsbedrijven en
leveranciers van kantoorartikelen benaderd.
Zij verzenden traditioneel grote hoeveelheden
facturen, dus kunnen een belangrijke bijdrage
leveren om de gestelde doelstelling te halen”,
aldus Pastors. Tenslotte verwacht hij nog
een positief effect van de ingebruikname
van Digipoort, het digitale loket waarmee
leveranciers in één keer toegang hebben
tot alle overheidsorganisaties. Uiteindelijk
zullen al deze activiteiten leiden tot een
sneeuwbaleffect. Hoe meer partijen er mee
doen hoe lager de drempel wordt voor
andere organisaties.
Wie neemt de verantwoordelijkheid
Ondanks deze eerste successen blijft
er werk aan de winkel. Marco Pastors
ziet nog een aantal barrières die geslecht
moeten worden voordat de tachtig procent
elektronische facturen eind 2014 een feit
zijn. Organisaties willen wel overschakelen,
maar weten niet goed hoe ze dit moeten
aanpakken.
Het begint al met de kloof tussen beleid
en uitvoering. Inkoop is druk doende met
het onderhandelen van contracten en voelt
zich niet geroepen de factuurverwerking te
verbeteren, en de crediteurenadministratie
mist ook vaak de kennis of mankracht om
het voortouw te kunnen nemen.
Externe adviseurs ontberen veelal de
benodigde ervaring en zo blijft het initiatief
liggen. “In zulke gevallen helpt het als je steun
in de top hebt”, zegt Pastors, “het is goed
als mensen in de top van een organisatie
belangstelling hebben voor zoiets basaals
als facturen. Zeker als daarmee veel kosten
kunnen worden bespaard. Als zij zich inzetten
voor e-factureren dan krijgt het onderwerp
momentum.”
Techniek is geen issue
Wanneer eenmaal de beslissing is
genomen om elektronisch te gaan factureren,
dan ziet men vaak de techniek als een
obstakel. Er wordt gedacht dat er grote
investeringen nodig zijn in hard- en software.
In werkelijkheid hebben veel financiële
systemen al standaardvoorzieningen om
elektronische facturen te maken of te
ontvangen. Wanneer dit niet zo is dan
kunnen dergelijke voorzieningen in de meeste
gevallen snel en tegen beperkte kosten
gerealiseerd worden. In ieder geval kunnen
deze kosten snel terugverdiend worden.
Op dat punt kent Pastors geen twijfel: “We
hebben nog geen negatieve business case
gezien. Hoe eerder je begint, hoe eerder je
de financiële vruchten van de besparingen
plukt.”
Marco Pastors, ambassadeur
e-factureren van het Ministerie van
Economische Zaken: “Organisatie
willen wel overschakelen, maar
weten niet goed hoe ze dit moeten
aanpakken”
SAP biedt uitstekende mogelijkheden
om de verwerking van inkomende
facturen te ondersteunen. Dit kan
zowel gaan om facturen waar een
inkooporder aan ten grondslag ligt
als zogenaamde kostenfacturen. Ook
gaan deze oplossingen verder dan
alleen de ontvangst en verwerking van
elektronische facturen. Op www.vnsg.
nl -> VNSG.nl worden kort een aantal
mogelijkheden besproken.
Daarnaast kunt op pagina 16 en 17
van dit VNSG Magazine in het artikel
‘Meer controle op de factuurstroom’,
lezen hoe SAP Invoice Management
helpt om het factuurverwerkingsproces te
stroomlijnen en de controle te vergroten
bij Provimi, een Nederlandse multinational
in diervoeding met vestigingen over de
gehele wereld.
VNSG Magazine mrt/10 7

8 VNSG Magazine mrt/10

Paul ostendorf
Als het kalf verdronken is...
In het najaar van 2008 was ik aanwezig
op een bijeenkomst van een financiële
instelling. Daar gaf de directie een toelichting
op de financiële toestand van die organisatie
en vanzelfsprekend kwam ook de
kredietcrisis ter sprake. De Colijn-methode
(‘Ga nu maar rustig slapen’) werd nauwgezet
gevolgd. Ik kon het niet nalaten te reageren
en merkte op dat de snelheid en diepgang
waarmee deze crisis zich had ontwikkeld,
ongekend waren. Zowel regeringen als
financiële instellingen, toezichthouders en
burgers werden verrast door de omvang en
gevolgen. Ik stelde dat er of tekortkomingen
zitten in het Global Risk Management
systeem van banken of in het financiële
systeem zelf, of bij de toezichthouders.
Maar dat een combinatie van deze drie
waarschijnlijker was. Dat werd mij niet in
dank afgenomen en mijn oproep voor een
kritische beschouwing van deze zaken werd
dan ook snel weggewuifd.
Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder en
heb ik mijn mening nog altijd niet bijgesteld.
Anderen gelukkig wel! Wat is er gebeurd?
Het begint er op te lijken dat de rol van de
toezichthouders zal worden herzien. Ook is
het aannemelijk dat er een Basel III akkoord
gaat komen met een aangescherpte
regulering voor het bankwezen. En sommige
banken zijn iets voorzichtiger geworden met
het inschatten van risico’s met financiële
producten. Banken werken, op advies
van de toezichthouder, aan een verhoging
van hun kernkapitaal. Dat stelt misschien
de toezichthouder gerust maar al had het
Tier 1 kapitaal van de banken vóór de
crisis op 10% gelegen, dan nog waren er
banken omgevallen. O ja, wat later heeft de
bestuursvoorzitter van diezelfde financiële
instelling nog zijn excuses aangeboden voor
de rol van de banken. Je moet maar durven.
De crisis heeft veel aan het licht gebracht.
Niet alleen bij banken zitten er een aantal
zaken fout. Ook bij bedrijven is er regelmatig
wat goed mis. Ze goochelen maar met
cijfers en wij moeten heel wat googelen om
de werkelijke cijfers boven tafel te krijgen.
Natuurlijk zijn er regels voor boekhouden
en financiële jaarverslagen (GAAP en IFRS
standaarden). Natuurlijk zijn er externe
accountants die controles uitvoeren. En
natuurlijk zijn er toezichthouders die een
oogje in het zeil houden. Maar leidt dat
alles tot een waterdicht systeem? Helaas,
er blijven zaken door de mazen van
het web glippen. Al dan niet opzettelijk!
We hebben moeten vaststellen dat het
vertrouwen in toezichthouders groter is dan
gerechtvaardigd. Daar kunnen ze niet altijd
wat aan doen. Ook zij zijn weer aan regels
gebonden en die staan niet altijd toe dat er
wordt ingegrepen waar dat wel zou moeten.
Soms zijn de verlokkingen van een
bonus te groot en denken ondernemers
te veel aan korte termijn belangen. Hoe
vaak gebeurt het niet dat beursgenoteerde
bedrijven verzuimen zaken in het financiële
jaarverslag op te nemen of toe te lichten
terwijl dat volgens de regels wel zou moeten.
Maar ja, waakhond AFM kan en mag niet
altijd ingrijpen. Ook handelen op de beurs
met voorkennis komt regelmatig voor. Of
neem nou de Balkenende-norm. Die is voor
sommigen geen barrière maar gewoon een
hindernis die je in een onbewaakt ogenblik
even moet nemen.
Kortom, er is veel mis op financieel
gebied. Zorg dat u uw financiële zaken op
orde heeft want het is onvermijdelijk dat
de regels zullen worden aangescherpt.
Bovendien komen zaken die het daglicht
niet kunnen verdragen uiteindelijk toch
boven water in dit digitale tijdperk waar
steeds meer ogen meekijken. Ook al
ben ik voorstander van een strakkere
regulering, ik ben er ook van overtuigd dat
alle nog te nemen maatregelen financiële
wantoestanden niet uit de wereld helpen.
Het lijkt me zelfs onmogelijk.
Voor mij dus niet de vraag of nieuwe
maatregelen ons zullen behoeden voor een
volgende crisis want die komt er toch wel.
Financiële instellingen innoveren nu eenmaal
en brengen dus met enige regelmaat nieuwe
financiële producten. Steeds meer van die
producten zullen zo ingewikkeld zijn dat ze
zelfs boven de pet van andere financiële
Paul Ostendorf heeft meer dan 25 jaar
ervaring in topfuncties in ICT bij grote
ondernemingen en daarbij alle functies
van programmeur tot directeur doorlopen.
Hij heeft diverse bedrijven opgezet met
betrekking tot software, research en
financiële systemen en is oprichter van
de stichting Electronic highway Platform
Nederland (EPN).
instellingen gaan en voor
kortere of langere tijd aan
het toeziend oog kunnen
ontsnappen. En voor je
het weet heb je dan een
nieuwe crisis te pakken.
Voor de financials geldt
een nieuwe kreet: “Als
het kalf verdronken is
graven we een nieuwe
put.” Die put ligt dan iets
verderop en lijkt minder
diep maar dat is alleen
maar schijn. De volgende
crisis zal sneller en
misschien ook dieper zijn.
Het goede nieuws is dat
herstel ook weer sneller
zal gaan. Kijk, per saldo
gaan we er dan toch op
vooruit! Echt leren doen
we het natuurlijk nooit.
Misschien moeten we
dat ook niet willen want
zonder hemelbestormers
wordt het maar een saaie
bedoening.
COLUMN.
VNSG Magazine mrt/10 9

ARCADIS heeft voor
de wereldwijde
consolidatie van
haar financiële en
managementinformatie
een
efficiënte oplossing
nodig. Het bedrijf
migreert momenteel
naar een nieuwere
versie van zijn
Outlooksoft-pakket.
Alleen wordt dat nu
door SAP geleverd
(als SAP BPC) en die
overgang vergt
aandacht.
IntervieW Ton Siebelink en Monique
van Haeren • Tekst Freek Blankena •
fotografie Ton Siebelink
ARCADIS, een wereldspeler op het gebied
van advies-, ontwerp en ingenieursdiensten,
expandeert gestaag verder door zelfstandige
groei en meerdere overnames per jaar. In
een groot deel van de wereld is ARCADIS
inmiddels vertegenwoordigd. De circa
200 ‘entiteiten’, gegroepeerd in elf
werkmaatschappijen, werken op meerdere
vlakken nauw samen, met name op het
gebied van kennisdeling en het werken voor
multinationals. Maar deze bedrijven zijn
ook zelfstandig sterk op hun lokale markt
gericht. De control-functie binnen ARCADIS
is daarom ook niet sterk gecentraliseerd.
De belangrijkste verantwoordelijkheden van
het relatief kleine hoofdkantoor in Arnhem
zijn de strategische lijn, global policies en
uiteraard de interne en externe (financiële)
rapportage. In de kern gaat het bij de
rapportage om de financiële consolidatie en
managementrapportages, op basis waarvan
de raad van bestuur zijn beslissingen
neemt en de externe rapportages worden
opgesteld.
Financiële consolidatie hoeft geen ‘rocket
science’ te zijn; het kan gewoon met een
mooie zelfgebouwde Excel-applicatie. Dat
is ook precies wat ARCADIS tot 2005 deed.
De consolidatiestructuur van ARCADIS
is op holdingniveau te overzien, met veel
100-procents dochters en een twintigtal
rechtstreekse deelnemingen. “Maar het werd
wel bewerkelijk, omdat we aan steeds meer
financiële regelgeving moesten voldoen,
zoals IFRS en Sarbanes-Oxley”, zegt Jeroen
Bruggeman, group controller van ARCADIS.
Daarnaast nam intern de vraag
naar geïntegreerde en geconsolideerde
managementinformatie toe. De keuze viel
vervolgens in 2005 op een standaardpakket:
Outlooksoft. “We hadden het gevoel
dat andere pakketten zoals SAP’s eigen
oplossing SEM-BCS redelijk star waren.
Wij kwamen vanuit een Excel-omgeving
en hadden door de overgang naar IFRS en
SOX in dat jaar extreem weinig tijd voor de
overstap. We zochten laagdrempeligheid
en flexibiliteit. Belangrijk was ook dat het
consolidatiepakket optisch gezien van Excel
zo was om te zetten in Outlooksoft voor een
snelle leercurve en gebruikersacceptatie
wereldwijd.”
SAP Business Planning & Consolidation,
zoals het Outlooksoft-pakket tegenwoordig
heet, wordt sinds de overname van
Outlooksoft in 2007 als aparte productlijn
gehandhaafd door SAP (binnen ‘SAPBO’).
“Dat moet ook wel”, stelt Bruggeman.
“Vijfenzeventig procent van de ARCADISbedrijven,
gemeten in omzet, heeft nog geen
SAP ERP en als we een bedrijf overnemen is
dat vaak ook niet het geval. Dus je zult altijd
een consolidatiesysteem nodig hebben dat
over de bedrijfssystemen heen gaat.” Dat is
ook de reden dat ARCADIS nu bij de migratie
van Outlooksoft 4.2 naar SAP BPC 7 kiest
voor de standalone-versie van de software
en niet voor de ‘NetWeaver-versie’ die meer
gericht is op integratie met de rest van de
SAP-software.
Aan modernisering van de software
valt niet te ontkomen. “De support van
OutlookSoft 4.2 vervalt per maart 2010,
daarnaast is de hardware nu vier jaar oud”,
zegt Suzanne Hermans, corporate business
10 VNSG Magazine mrt/10

analyst bij ARCADIS en inmiddels erg
ingevoerd in Outlooksoft. “Maar we hebben
in het verleden ook last gehad van de
instabiliteit van het huidige pakket, wat niet
echt prettig is, gezien onze strakke deadlines.
Het was niet altijd even duidelijk waar het
aan lag als er problemen waren; is het de
Outlooksoft- of de Microsoft-software?
Uiteindelijk komt er een oplossing, maar we
zijn de issues liever voor. De snelheid is ook
niet optimaal; deels doordat we gewoon het
Excel-pakket rechtstreeks hebben vertaald
en daarna veel hebben doorontwikkeld. ”
Terugkijkend concludeert Hermans dat
grondiger nadenken over de inrichting van
de software in 2005 prettig zou zijn geweest,
maar er was geen keuze. “Natuurlijk
verandert de regelgeving voortdurend, dus
je blijft aanpassen, maar vooral als je uit een
Excel-omgeving komt, moet je nadenken
over hoe je het inricht.” Bij de migratie krijgt
het weghalen van onnodige complexiteit nu
dus veel aandacht.
Bruggeman waarschuwt vanuit zijn
eigen ervaringen binnen ARCADIS ook
voor het al te makkelijk gebruiken van alle
mogelijkheden van de software. “Probeer
het niet te ingewikkeld te maken. Je
kunt het perfectioneren, maar dat kost
veel onderhoudsinspanningen.” Ook in
inhoudelijke zin zet hij het graag zo eenvoudig
en eenduidig mogelijk neer.
SAP BPC is voor ARCADIS NV van
levensbelang. “Als bij ons het pakket een
dag stil ligt in de consolidatieperiode, heeft
de raad van bestuur daar direct last van. Bij
het SAP ERP-pakket dat ARCADIS inmiddels
Europees alsnog aan het uitrollen is, is dat
minder snel het geval. Het raakt hun directe
informatievoorziening niet. SAP BPC is voor
ons op holdingniveau het primaire proces,
en dat had het voormalige Outlooksoft altijd
feilloos in de gaten en ze stonden altijd
met raad en daad klaar. Het is voor ons
gedurende een korte rapporteringsperiode
ook zo’n primaire tool, dat je zelf in staat
moet zijn het te begrijpen en aanpassingen
te maken. Maar daarnaast heb je goede
consultants nodig. Wij werken zelf met
CPMview en Genpact.”
Wat dat laatste betreft vond Hermans
de overstap van Outlooksoft naar SAP
wel een spannende. “Gebruikers moeten
er rekening mee houden dat het een hele
andere organisatie is. We waren gewend
met betrokken Outlooksoft-consultants
te werken, maar dat is niet de werkwijze
van SAP. We hebben wel de steun van
ARCADIS Nederland, omdat dat al een SAPgebruikende
organisatie is.”
Dat laatste feit speelde ook een rol bij de
onderhandelingen over de licentieprijs van de
upgrade, die niet meteen vlotjes verliepen. De
eerste prijs die SAP noemde bleek fors hoger
te zijn dan die van het eerste Outlooksoftpakket,
maar uiteindelijk zijn ARCADIS en
SAP eruit gekomen.
De migratie – die bijna een
herimplementatie is te noemen – is in
mei 2009 begonnen en moet in maart
2010 klaar zijn. “Het werk zit vooral in het
opschonen en aan de hardwarekant is er
ook wat veranderd”, aldus Hermans. “Alles
moet handmatig overgezet worden. Qua
technische migratie is het ook een enorme
stap.”
De aanleveraars bij de 200 entiteiten
hebben maar een beperkt tijdsvenster om via
een upload en met een handmatige invoer
alle kwartaalgegevens – goed voor 60 A4-tjes
– aan te leveren. Bruggeman: “We proberen
het voor al die gebruikers laagdrempelig te
houden door zo min mogelijk te veranderen,
dan is de acceptatiegraad het hoogst.”
Suzanne Hermans: “ De regelgeving
verandert voortdurend, dus je blijft
aanpassen, maar vooral als je uit een
Excel-omgeving komt, moet je nadenken
over hoe je het inricht. Bij de migratie
krijgt het weghalen van onnodige
complexiteit nu dus veel aandacht”
Jeroen Bruggeman: Pas op met
het al temakkelijk gebruiken van alle
mogelijkheden van de software. Probeer
het niet te ingewikkeld te maken. Je kunt
het perfectioneren, maar dat kost veel
onderhoudsinspanningen.”
Als u meer wilt weten over SAP BPC,
kom dan naar de presentatie van
Sanoma Uitgevers, sessie C8 op
donderdag 8 april 2010 om 15.30 uur
VNSG Magazine mrt/10 11

Universiteit Maastricht
implementeert iteratief met Agile
De Universiteit Maastricht
(UM) draagt innovatie
hoog in het vaandel. Dat
uit zich niet alleen in het
Maastrichtse onderwijs en
onderzoek. De Universiteit
Maastricht betreedt ook
nieuwe paden als het gaat
om de manier waarop SAP
geïmplementeerd wordt.
De Universiteit Maastricht
gebruikt voor het
programma PerFinO een
nieuwe, iteratieve
implementatiemethodiek:
Agile. Manon Gorissen, It
Strategist en Enterprise
Architect van de UM: “Als
het aan mij ligt, wordt dit
onze nieuwe standaard.”
INterVIew Rob van der Marck • tekSt Gertjan Harberink • fOtOGrafIe Rob van der Marck en Universiteit Maastricht
De Universiteit Maastricht is de jongste
universiteit van Nederland en telt inmiddels
14.000 studenten, ruim 3.500 medewerkers
en zes faculteiten. Het ICt Servicecentrum
(ICtS) is de centrale It-afdeling van de
Universiteit Maastricht. ICtS verzorgt alle It
voor de hele universiteit, met uitzondering
van specifi eke software die nodig is voor
onderzoek. Als It Strategist en Enterprise
Architect van het Corporate Information
offi ce zorgt Manon Gorissen er onder meer
voor dat alle ICt-projecten die binnen de
Universiteit Maastricht uitgerold worden,
aan bepaalde architectuurvereisten voldoen.
“Vroeger was It binnen de UM in zuilen
georganiseerd”, vertelt ze. “Dat begon te
kantelen in het midden van de jaren negentig
toen we ons eerste SAP HR-product kregen
en daarmee impliciet voor ERP kozen.”
Inmiddels is de Universiteit Maastricht in de
woorden van Gorissen de meest verSAPte
universiteit van Nederland. “We hebben
veel processen geautomatiseerd. Maar
we hebben nooit echt werk gemaakt van
procesoptimalisatie”, vertelt ze. Perfino
brengt daar verandering in. Perfino staat
voor de optimalisatie van processen op het
gebied van personeel (Per), fi nancieel (fin)
en organisatie (o), waarbij de o vooral staat
voor het genereren van stuurinformatie. “Het
uitgangspunt? Zo min mogelijk maatwerk, zo
veel mogelijk standaardprocessen in SAP.”
De Universiteit Maastricht hanteert een
standaard projectmanagementmethodiek
van twijnstra & Gudde - ProjectMatig
Werken (PMW) - die in veel opzichten op
andere gangbare implementatiemethodieken
lijkt. toch was de universiteit niet helemaal
gelukkig met PMW. Gorissen: “Je begint
zo’n project met een uitgebreid functioneel
ontwerp (fo). Bij omvangrijke projecten
moeten bestuurders akkoord geven op een
fo dat eigenlijk te groot is om helemaal te
kunnen bevatten. Je zet je handtekening
zonder écht te weten wat de consequenties
zijn. Dat kon beter, dachten wij.” De
Universiteit Maastricht vond het antwoord in
Agile en Scrum. “SAP opperde om Perfino
met behulp van Agile te implementeren.
tijdens een ander project hadden we
toevallig al kennisgemaakt met Agile. Het
beviel ons wel. Bovendien zocht het bestuur
naar manieren om meer grip op It-projecten
te krijgen. Met Agile hopen we die controle te
12 VNSG Magazine mrt/10

kunnen bieden. Tot nu toe is het ons gelukt
het aantal geplande dagen en het aantal
realisatiedagen steeds heel dicht bij elkaar te
hebben.”
Agile en Scrum
Agile is een conceptueel raamwerk voor
software-ontwikkeling. De bedenkers van
Agile zochten naar manieren om software
te ontwikkelen op een meer mensgerichte,
flexibele manier. Aan Agile ligt het
zogenaamde Agile Manifesto ten grondslag
waarin twaalf basisprincipes vastgelegd zijn.
Het belangrijkste principe: klanttevredenheid
door snel en op continue basis bruikbare
software op te leveren. Verder stelt het
manifest dat Agile verandering omarmt.
Ook laat in het proces moet er nog ruimte
zijn voor veranderingen. Verder propageert
Agile direct contact als de beste vorm
van communicatie. Andere kernbegrippen
zijn eenvoud, goed ontwerp, kwaliteit en
zelforganiserende teams.
Scrum is een hands-on methodiek
om al dit moois op een iteratieve manier
voor elkaar te krijgen. Het idee is dat de
software niet in één keer, aan het eind van
het traject opgeleverd wordt, maar dat er
juist voortdurend kleine brokjes live gaan. De
stresspieken liggen dus niet langer aan het
begin (blueprint) en einde (go-live) van het
project, maar de druk wordt verspreid over
de hele looptijd van de implementatie.
Sprints
Het hele traject wordt opgedeeld in een
aantal cycli, zogenaamde sprints. Aan het
begin van zo’n sprint wordt zo snel mogelijk
een deel van de software ingericht. Deze
eerste opzet - feitelijk een werkend prototype
- wordt gebruikt om te bepalen wat er nog
beter kan en anders moet. Al deze wensen
worden verzameld in een zogenaamd
Product Backlog. Het team stelt samen vast
in welke volgorde de wensen afgewerkt
worden. Na het nodige programmeerwerk
wordt de nieuw ontwikkelde software
meteen bekeken, beoordeeld en verder
geoptimaliseerd.
Teamleden ontmoeten elkaar bij voorkeur
dagelijks tijdens een ‘daily scrum meeting’
waarbij ze kort aangeven wat ze gedaan
hebben sinds de laatste meeting, wat ze
gaan doen voor de volgende meeting en
tegen welke obstakels ze aanlopen. De
Scrum Master - feitelijk de projectmanager
- zorgt voor de nodige sturing.
Tegen het eind van de sprint is het nieuwe
brokje software ‘af’, getest, gedocumenteerd
en klaar om live te gaan. Door op deze wijze
een aantal sprints te doorlopen, wordt het
systeem of de software steeds completer.
Het eindresultaat is een oplossing die
optimaal voldoet aan alle wensen van de
organisatie. Een oplossing die, als het goed
is, bovendien helemaal voldoet aan de
wensen van de business waardoor de kans
op prijzige wijzigingsverzoeken drastisch
afneemt.
Scrum in de praktijk
Tot zover de theorie. Hoe brengt de
Universiteit Maastricht deze aanpak in
praktijk? “We werken niet helemaal volgens
Agile en Scrum, maar hebben er wel veel
elementen van overgenomen. Deze aanpak
past goed bij het probleemgestuurd leren,
onze onderwijsaanpak waarbij studenten zich
in kleine groepjes zes weken buigen over een
probleem. Je zou kunnen zeggen dat deze
manier van werken al in ons DNA zit.”
Samen met SAP zocht de Universiteit
Maastricht naar een goede combinatie
van Scrum en de PMW-methodiek die
ze zelf voor al hun projecten gebruiken.
“We hebben PerFinO in kleine, helder
afgebakende stukjes opgesplitst. Voor elk
deel is een apart kernteam verantwoordelijk.
Dit zijn multidisciplinaire teams van mensen
die rondom één onderwerp gegroepeerd
zijn. In het kernteam Contractregistratie zit
bijvoorbeeld iemand van de administratie,
iemand van IT, iemand die goed thuis is in het
onderzoeksdomein en een SAP-consultant.
Zij zorgen samen dat het project van begin
tot eind wordt gerealiseerd. Eigenlijk zijn
het mini-projectjes die gerealiseerd worden
binnen afgebakende tijdseenheden. Elke
projectje begint met een mini-functioneel
ontwerp. Vervolgens ontwikkelt SAP zo
snel mogelijk een eerste prototype binnen
onze zandbak-omgeving op basis van
standaard SAP en best practices. Dat
prototype voorzien we van commentaar.
Onze opmerkingen worden vervolgens
snel verwerkt. Ook schrijven we tijdens de
sprints al een deel van de documentatie.”
Het grote voordeel is de flexibiliteit. “Het
project rondom de invoering van SEPA
bewaren we bijvoorbeeld tot het laatst omdat
nog niet alles rondom SEPA helemaal is
uitgekristalliseerd. We hoeven nu dus niet een
blauwdruk te maken met allerlei aannames.
Als het zover is, gaan we aan de slag met de
meest recente gegevens.”
Voordelen
Volgens Gorissen heeft deze aanpak heel
wat voordelen ten opzichte van de meer
traditionele methodes. Het bestuur en het
management hebben veel meer grip op de
materie. Ze geven nu immers akkoord op
heldere, hapklare brokken. Bovendien is het
nu veel eenvoudiger om grip te houden op
de kosten.” Daarnaast hoeft de Universiteit
Maastricht niet te wachten tot 2011 om
al van de nieuwe software te profiteren.
“We hebben nu regelmatig wat te vieren,
dat werkt heel motiverend. Op dit moment
hebben we al drie producten in de lucht
kunnen brengen.” Dat tempo zal de komende
tijd wat afnemen. “We zijn begonnen met
release management voor de Universiteit
Maastricht. Updates voeren we in één keer
voor alle systemen tegelijk door. Dat betekent
dat nieuwe stukken software niet meteen
live gezet kunnen worden. Soms zal een
nieuw deel van het systeem nog even op de
plank moeten blijven liggen. Maar het is dan
tenminste al wel klaar.” Gaat de Universiteit
Maastricht Agile vaker gebruiken voor
implementaties? “We kunnen Agile pas goed
beoordelen als PerFinO afgerond is. Maar
als het aan mij ligt, wordt dit onze nieuwe
standaard.”
Manon Gorissen
Meer weten over Agile?
Begin op www.agileManifesto.org.
VNSG Magazine mrt/10 13

Dit is Willem, onze
nieuwe financieel analist
Hij is drs. in de economie én
statistiek…
en hij heeft 10 jaar ervaring als
Meteo consultant
Ons antwoord op het huidige
economische klimaat!
14 VNSG Magazine mrt/10

tIPS&trICkS
Gebruikers hebben vaak behoefte aan ondersteuning bij het optimaal benutten van de mogelijkheden in hun SAP-oplossing.
Daarom verzorgen vijf bedrijven, speciaal voor u, handige tips & tricks. In deze rubriek publiceren we de korte introductie
van iedere tip. De uitgebreide versies plaatsen we als PDF-document op onze website. heeft u vragen, opmerkingen en/of
suggesties n.a.v. deze rubriek? Stuur dan uw e-mail naar info@vnsg.nl o.v.v. tips & tricks.
Martin Gerritsen
tEChNOLOGIE EN INtEGRAtIE
Gratis performance verbetering
binnen SAP Netweaver Process
Integration (PI 7.0) • NL for
Business
Binnen SAP NetWeaver PI moet ieder
bericht door de zogenaamde ‘pipeline’ heen.
Van oudsher wordt ieder bericht in een aparte
LUW (transactionele eenheid) verwerkt. Sinds
NW PI 7.0 SP13 is er een feature beschikbaar,
‘Message Packaging’ geheten, die het mogelijk
maakt om meerdere berichten in één LUW te
verwerken. Dit is een puur technische bundeling.
In deze tip laten we u zien wat u moet doen om
hiervan gebruik te maken.
SAP DMS ondersteunt al uw
processen • Inter Access
Waar zijn toch alle documenten gerelateerd
aan mijn RfI of RfQ gebleven? Welke informatie
heeft het project team ook alweer aangeleverd
voor deze bestelling? Vaak zijn veel personen en
afdelingen betrokken bij zulke processen.
Via SAP DMS kunt u ervoor zorgen dat deze
documentatie een geïntegreerd onderdeel
uitmaakt van het werkproces binnen SAP. Voor
meer informatie over dit onderwerp, raadpleeg
www.vnsg.nl -> Magazine -> tips & tricks.
johan Amsing
PLM
Rob Veenstra
CRM/SRM
werken met een Customer
Namespace (klanten naamruimte)
• Superp
Deze tip is bedoeld voor ontwikkelaars, die
in SAP ontwikkelen in een klantnaam-ruimte
ofwel de “Customer Namespace”. Hiermee
kan men geheel eigen ontwikkelingen maken
en daarbij een eigen set van regels vastleggen
over de naamgeving van objecten. Details over
hoe een Customer Namespace kan worden
aangevraagd en hoe u deze kunt voorzien van
uw eigen regelgeving vindt u in de uitgebreide
beschrijving van deze tip.
SAP Invoice Management (SIM)
• Avelon
Digitale factuurverwerking is een proces dat
zich bij uitstek laat optimaliseren met behulp van
SAP Workfl ow. Het vergt echter klantontwikkeling
om de verschillende benodigde componenten
samen te voegen tot een volledige
oplossing. SAP heeft tegenwoordig een product
dat zowel functionele applicatie- als technologie
componenten omtrent digitale factuurverwerking
samenvoegt: SAP Invoice management.
Meer informatie over SIM is terug te vinden via
www.vnsg.nl -> Magazine -> tips & tricks ->
Workfl ow.
Sander van de wijngaard
wORkFLOw
werner van haelst
SECURIty & CONtROL/GRC
Ongeldige rollen opschonen • CSI
Netherlands
Rollen kunnen aan gebruikers worden
toegewezen met een beperkte geldigheidsduur.
Rollen waarvan de geldigheidstermijn verlopen
is, worden echter niet verwijderd. Met de optie
‘optimize user assignment’ in de transactie
PfCG worden standaard records van eenzelfde
rol met een overlappende geldigheidstermijn
gecomprimeerd en kunnen ook de niet meer
geldige rollen verwijderd worden. op de website
wordt nader uitgelegd hoe dit werkt. Ga naar
www.vnsg.nl > Magazine > tips & tricks voor
meer details.
VNSG Magazine mrt/10 15

INterVIew, tekSt eN fOtOGrafIe Martin Putters
Meer controle op de
factuurstroom
Geen organisatie ontkomt eraan: de ontvangst en
verwerking van inkomende facturen. Dit geldt dus
ook voor Provimi, een Nederlandse multinational in
diervoeding met vestigingen over de gehele wereld.
tot voor kort verliep het factuurverwerkingsproces
grotendeels handmatig. Een complicerende factor
daarbij is dat managers die inkoopfacturen dienen goed
te keuren vaak op reis zijn. Anne Aberson, manager
corporate accounting bij Provimi holding, legt uit hoe SAP
Invoice Management by Open text helpt om het proces te
stroomlijnen en de controle te vergroten.
Provimi ontvangt duizenden facturen per
week. Voor het merendeel nog papieren
facturen. De handmatige verwerking hiervan
is een arbeidsintensief proces. Iedere factuur
wordt gecontroleerd en goedgekeurd,
voordat ze in de fi nanciële administratie
kan worden verwerkt. tot dit jaar was dit
een arbeidsintensief, handmatig proces.
facturen zwierven vaak lang door de
organisatie voordat de vereiste goedkeuring
gegeven was. Het was onduidelijk wat de
status was van openstaande facturen en
of bepaalde facturen al ontvangen waren.
Dit leidde weer tot het opvragen van
16 VNSG Magazine mrt/10

kopiefacturen bij leveranciers waardoor
er regelmatig duplicaatfacturen in de
administratie voorkwamen. “Provimi heeft
de implementatie van SAP ECC 6.0
aangegrepen om de factuurverwerking te
digitaliseren en automatiseren. Dit begon
met de in Rotterdam gevestigde holding”,
vertelt Anne Aberson, “maar zal in de nabije
toekomst naar andere vestigingen van
Provimi wereldwijd worden uitgebreid.”
SAP stroomlijnt het proces
“SAP Invoice Management verbetert het
gehele proces van factuurverwerking”, laat
Sjoerd Hageraats weten. Hij is consultant
bij Capgemini en heeft Provimi ondersteund
bij de implementatie van de oplossing.
“Papieren facturen worden gescand, het
image dat op deze manier ontstaat wordt
op een documentserver opgeslagen.
Speciale OCR-software (Optical Character
Recognition) is in staat het gescande
document te ‘lezen’ en er alle informatie
vanaf te plukken die nodig is om een factuur
automatisch in SAP te kunnen boeken.
Op basis van voorgedefinieerde business
rules wordt bepaald of goedkeuring van
een factuur noodzakelijk is en wie dat moet
doen. Vervolgens start een workflow om de
factuur met een vast SAP documentnummer
te versturen aan de persoon of personen
die goedkeuring moeten verlenen. Zodra
de laatste persoon de factuur heeft
geaccordeerd kan deze automatisch
geboekt worden.” “Het proces is meer
gestroomlijnd”, zegt Aberson. “Voorheen
moest de crediteurenadministratie vaak
bepalen wat er diende te gebeuren met een
bepaalde factuur. Nu zijn er vaste regels die
gevolgd worden. Dit biedt meer duidelijkheid.
Maar het grootste voordeel is controle. Er is
veel meer inzicht in de factuurstroom. Het is
duidelijk waar facturen uithangen en wie er
nog goedkeuring moet verlenen.”
Meerdere modellen mogelijk
Provimi heeft een decentraal
organisatiemodel, ieder bedrijf verwerkt zijn
eigen facturen. In de praktijk komt dit erop
neer dat dit per land gebeurt. In sommige
landen heeft Provimi meerdere vestigingen,
in die gevallen worden alle facturen voor dat
land wel op één locatie verwerkt. Of Provimi
ook in de toekomst de facturen decentraal
blijft verwerken is nog niet bekend. Aberson:
“De oplossing leent zich in principe
uitstekend voor toepassing in een Shared
Service model. De OCR-software is in staat
te herkennen aan welk bedrijf een factuur
gericht is en je kunt per bedrijf aangeven wat
de logica is voor de goedkeuring en welke
drempelbedragen er worden gehanteerd.”
SAP Invoice Management biedt vooral
voordelen voor managers. Deze krijgen
de facturen niet meer op hun bureau,
maar ontvangen via hun e-mailapplicatie
een bericht dat er facturen vragen om
goedkeuring. Vervolgens kan men deze
facturen bekijken door aan te loggen op
het SAP-systeem. Hiervoor is het niet meer
nodig fysiek op kantoor aanwezig te zijn, dit
kan op iedere willekeurige plek gebeuren
via de laptop. Voor de nabije toekomst
staat een upgrade naar de nieuwste versie
gepland waardoor het ook mogelijk wordt om
facturen goed te keuren met behulp van een
Blackberry of andere smart phone.
Goed testen is essentieel
Aberson is tevreden met de oplossing.
Er zijn wel een paar punten die aandacht
vragen om een goed resultaat te krijgen.
“Voor een soepel verloop van het proces
is het belangrijk dat de OCR-software de
facturen juist kan interpreteren. Op die
manier kunnen ze worden verwerkt zonder
dat er handmatige interventie noodzakelijk
is.” Dat dit niet in alle gevallen lukt blijkt uit
de voorbeelden die hij geeft: “Op sommige
facturen blijkt geen valuta te staan, het
systeem kan daar natuurlijk niet mee
omgaan. Ook is soms de printkwaliteit van de
factuur onder de maat waardoor de software
de informatie simpelweg niet kan lezen.
Wellicht kan dit verholpen worden door met
een hogere resolutie te scannen, maar dit
heeft weer een grotere bestandsgrootte tot
gevolg en vraagt dus meer opslagcapaciteit
van de document server.
Deze voorbeelden maken gelijk duidelijk
dat het uitgebreid testen van de oplossing
belangrijk is om een soepele ingebruikname
van het systeem te krijgen. Aberson: “Hoe
meer facturen je verwerkt, hoe zekerder je
ervan bent dat je alle mogelijke varianten
getest hebt.” Hageraats voegt hier aan
toe: “Je moet ook consequent het gehele
proces testen: het scannen, de OCR en de
workflow en dat dan voor de verschillende
soorten facturen zoals kostenfacturen,
inkooporder-gerelateerde facturen, credit
nota’s enzovoort. Op die manier overzie je
het gehele traject en kun je onaangename
issues na go-live vermijden.
Tot slot vertelt Aberson iets over de
toekomstplannen. “Om nieuwe functionaliteit
toe te voegen, zoals de eerder genoemde
integratie met de Blackberry, willen we
upgraden naar de nieuwste release. We
willen het OCR-deel wat nauwkeuriger
afstellen, zodat de meeste facturen
zonder menselijke tussenkomst kunnen
worden geboekt in SAP. Verder willen de
gebruiksvriendelijkheid voor de managers
verder verbeteren door wat aanpassingen in
de lay-out en het verminderen van het aantal
benodigde handelingen om een factuur
goed te keuren. Tevens zal de oplossing als
onderdeel van de wereldwijde uitrol van SAP
ECC worden meegenomen, zodat Provimi
uiteindelijk alle papieren facturen op dezelfde
gestandaardiseerde wijze kan verwerken.”
Sjoerd Hageraats (l)
en Anne Aberson (r)
Provimi
De Provimi groep is wereldwijd
producent van alle soorten diervoeding
(Provimi staat voor proteïnen,
vitaminen en mineralen). Het bedrijf
is een toonaangevende speler in alle
markten waarin zij actief is. Provimi
heeft ongeveer 8,000 werknemers in
dienst en realiseerde in 2008 een omzet
van EUR 2,2 miljard. Provimi heeft
87 productiecentra in 30 landen en
exporteert naar meer dan 100 landen.
De groep is doorlopend op zoek naar
acquisitiemogelijkheden om groei te
realiseren in sleutelmarkten als Noord-
Amerika, Latijns-Amerika, Oost-Europa
en Azië. Provimi produceert producten
en levert technische ondersteuning voor
alle diersoorten, waaronder herkauwers,
pluimvee, varkens en huisdieren.
Over de toepassing van SAP Invoice
Management wordt op het VNSG
Congres gepresenteerd door
AkzoNobel tijdens sessie A8 op
donderdag 8 april 2010 om 11.30 uur
VNSG Magazine mrt/10 17

10
vragen
over...
De afgelopen tien jaar heeft SAP flink
aan de weg getimmerd met diverse
BI-producten. Het is dan ook erg
interessant te onderzoeken hoe men
op de Nederlandse SAP-markt tegen de
introductie van SAP BusinessObjects
(SAPBO) aankijkt. Daarom een
vraaggesprek met Jim Langerhuizen van
Genpact. Hij houdt zich bezig met SAP
“Financial Performance Management”.
Ervaringen met SAPBO financieel
in de Nederlandse markt
Interview en Tekst Ton Siebelink
Na de acquisities van SAP in het recente
verleden, hebben SAP-klanten te maken
gekregen met een scala aan nieuwe
oplossingen onder de naam SAPBO. Een
van deze nieuwe producten is SAP-BPC
(Business Planning & Consolidation,
voorheen OutlookSoft). In dit artikel wordt
aan de hand van tien vragen gekeken naar
de reactie van SAP-klanten op dit nieuwe
SAP-product.
1
Wat is de positionering
van SAP-BPC?
Alvorens in te gaan
op de vraag hoe de
klanten SAP-BPC
ervaren, plaatsen we SAP-BPC in de
context van het SAP-producten scala. Het
allesomvattende concept dat SAP hanteert
voor de bestuurlijke informatievoorziening
heet “Enterprise Performance Management”
(EPM).
Kort gezegd bestaat EPM uit:
• Operational Performance
Management (OPM) Denk aan ERP
(ECC of R/3), CRM, SCM, etc.
• Financial Performance Management
(FPM) Denk aan Planning, Consolidatie,
Profitability & Cost Management en
Strategy Management.
• Governance, Risk & Compliance
(GRC) Denk aan Access control, Process
control, Environmental Compliance en
Risk Management.
• Business Intelligence (BI) BI is
het verbindende element tussen alle
componenten en ligt eigenlijk over alles
heen.
SAP-BPC valt onder FPM.
BPC-functionaliteit vervangt qua
planningstoepassingen SEM-BPS en
qua consolidatietoepassingen SEM-BCS
(Strategic Enterprise Management – Business
ConSolidation). Een groot verschil is dat BPC
voor de eindgebruiker volledig vanuit Excel
werkt. Een ander belangrijk verschil tussen
SEM-BCS en BPC consolidatie is dat BPC
“rule based” is en BCS is “engine based”.
Dit betekent dat in BCS allerlei accounting
logica is ingebed die je als klant alleen kunt
parametriseren, terwijl je in BPC zelf de
logica bouwt. Natuurlijk levert SAP al een set
basisregels mee, zodat je niet helemaal vanaf
nul hoeft te beginnen.
2
Is het de Nederlandse
SAP-klant duidelijk
wat de BI Roadmap van
SAP is?
Nee, eigenlijk niet.
Hoe kan het ook anders, want er zijn zoveel
producten bijgekomen. Naast SAP zelf,
is hierin een belangrijke rol voor de SAPpartners
weggelegd om klanten goed te
informeren.
3
Wat is een overweging
voor bestaande SAPklanten
om nu voor
BPC te kiezen?
De belangrijkste reden
is dat BPC een eenvoudige, flexibele en
laagdrempelige tool is voor een consolidatieen
planningsapplicatie.
4
Welke aanbiedingen
heeft SAP momenteel
voor consolidatie en
planning?
SAP biedt momenteel
3 consolidatietools aan: BPC, BO-Financial
Consolidation 1 (BO-FC) en SEM-BCS. Ook
biedt SAP 3 planningstools aan: BPC,
SEM-BPS, BW-IP (Integrated Planning) en
planningsfunctionaliteit in ECC (voorheen
R/3).
5
Hoe kan de klant een
keuze maken uit de
oplossingen die SAP
momenteel heeft?
Als uitgangspunt in
het selectietraject geeft SAP de volgende
vuistregel mee aan klanten: Als men een
uniforme tool zoekt voor zowel planning 2 als
consolidatie kijk dan het eerst naar BPC.
Qua proces komen planning en consolidatie
op een bepaald moment samen. Immers
de plancijfers moeten uiteindelijk ook
geconsolideerd worden. Daarom zien wij
18 VNSG Magazine mrt/10

dat in consolidatieprojecten vaak ook een
planningscomponent aanwezig is. Als men
een zeer geavanceerde consolidatietool zoekt
(waarin planning geen belangrijke rol speelt)
dan adviseert SAP om eerst naar BO-FC te
kijken. Natuurlijk is de afweging niet zwartwit.
6
En wat is dan de
plaats van een eerdere
SAP-oplossing,
Strategic Enterprise
Management?
SEM-BCS en SEM-BPS komen in
het verhaal niet meer voor, al gebiedt
de eerlijkheid te zeggen dat deze tools
niet ineens slechter zijn geworden na de
uitbreiding van het SAP-productenscala.
7
Wat maakt BPC
laagdrempelig?
De laagdrempeligheid
van BPC komt onder
andere doordat de
eindgebruiker een Excel interface gebruikt
en dat financiële mensen (waarschijnlijk
zonder uitzondering) goed bekend zijn met
Excel. Voeg daarbij dat veel consolidatie- en
planningsprojecten een vervanging zijn van
consolidatie en/of planning in Excel, dan is
de stap naar SAP-BPC niet zo groot meer en
daarom dan ook heel logisch.
8
Is er een verschil
tussen de business
user en IT in de
vergelijking tussen
‘traditionele’ SAPproducten
en SAP-BPC?
Ja. In het algemeen zie je dat IT-mensen
een voorkeur hebben voor de ‘traditionele’
SAP-producten, terwijl business users meer
een voorkeur neigen te hebben voor de
nieuwe SAP-producten zoals BPC. Eigenlijk
is dit heel verklaarbaar. Als je puur naar de
kwaliteit van de onderliggende techniek kijkt
dan scoren de traditionele SAP-producten
erg goed. De welbekende “Deutsche
Gründlichkeit” is zeker van toepassing hierop.
Als je kijkt naar de
gebruikersvriendelijkheid (met name
flexibiliteit en ‘look and feel’) dan scoren de
nieuwe producten doorgaans beter. Het idee
van BPC is dat de verantwoordelijkheid voor
de applicatie zoveel mogelijk bij de business
komt te liggen. Met SAP-BPC voelt de
gebruikersorganisatie zich minder afhankelijk
van IT en ervaren zij meer controle over de
applicatie.
9
Hebben klanten een
voorkeur voor BPC
op het Microsoft
platform of BPC op het
NetWeaver platform?
Ja, onze klanten kiezen (helaas)
overwegend voor BPC op het Microsoft
platform. Dit terwijl bij Genpact veel SAP
NetWeaver specialisten werken.
Het meest gehoorde argument is dat men
BPC op Microsoft als “proven technology”
beschouwt en BPC op NetWeaver niet. Wel
geven de klanten allemaal aan dat ze op
termijn wel naar BPC op NetWeaver willen
migreren, want men ziet wel de voordelen
van een integratie met BW. Ook onderkent
men dat deze aanpak op de lange termijn
meer kosten met zich meebrengt, maar in de
huidige crisistijd wil men voor de korte termijn
zoveel mogelijk risico’s uitsluiten. Huiverig
voor mogelijke kinderziektes in de NetWeaver
versie van BPC kiest men dus nu vooralsnog
vaak voor het Microsoft platform en voor
een snel traject waarbij men binnen een half
jaar operationeel kan zijn met de nieuwe
applicatie.
10
Zijn er verschillen met
andere SAP-projecten?
In grote lijnen is het
allemaal erg vergelijkbaar,
maar wij zien wel degelijk
verschillen.
• Het belangrijkste verschil is dat de keuze
voor BPC vaak veel meer vanuit de
gebruikersorganisatie komt. Daardoor is
betrokkenheid van de business tijdens het
project eigenlijk een vanzelfsprekendheid.
In ‘traditionele’ SAP-projecten zien
wij vaak dat de keuze vanuit IT wordt
gemaakt en dat de business er slechts
schoorvoetend aan mee wil werken.
• Kennismakingsworkshops met de tool zijn
eenvoudiger en korter. Doordat finance
mensen Excel goed kennen is voor hen
het BPC-concept relatief eenvoudig
eigen te maken. Je merkt echt dat
projectmedewerkers minder schroom
hebben om zelf met de tool aan de slag te
gaan.
• BPC op Microsoft kent geen OTAP
straat. Natuurlijk brengt dit ook risico’s
met zich mee, maar het bespaart tijd om
instellingen te transporteren van de ene
omgeving naar de andere. Key users
maken tijdens het project vaak zelf een
backup van de applicatie, zonder dat men
dat aan IT vraagt. In de productieve fase
valt het maken van een backup natuurlijk
wel onder de verantwoordelijkheid van de
IT-afdeling.
• Doordat BPC een meer “business
driven” tool is worden beperkingen in
systeem-autorisaties (rechten) makkelijker
geaccepteerd. Immers, de flexibiliteit die
de tool biedt mag niet leiden tot wanorde
en wildgroei. De afgesproken beperkingen
worden niet gezien als domme keuzes van
IT, maar als een noodzakelijk onderdeel
van goede procedures.
• De totale doorlooptijd van een BPCproject
is vergelijkbaar met SEM-BPS
of SEM-BCS. Omdat de kennisdrempel
relatief laag is voor klanten, zien wij dat
klanten meer zelf proberen te doen.
Daardoor komt er vaak meer druk op de
eigen mensen. Een eventueel voorstel tot
uitstel van deadlines komt vaak vanuit de
klant zelf. Omdat men meer betrokken
is bij het project en beter begrijpt wat
er in het project gebeurt, is men minder
geneigd om de implementatiepartner de
schuld te geven maar neemt men veel
meer zelf de verantwoordelijkheid.
Conclusie
SAP-klanten die de ‘traditionele’ SAPproducten
al kennen zijn gecharmeerd van de
nieuwe SAPBO oplossingen waar SAP-BPC
deel van uitmaakt. De gebruikersinterfaces
staan veel dichterbij het werk van de
Business User. Dit maakt de keuze voor
bijvoorbeeld BPC laagdrempelig en logisch.
Doordat een oplossing als SAP-BPC
veel meer ‘business driven’ is kan IT zich
beperken tot puur de technische installatie
en het technische beheer. De functionele
controle van de applicatie ligt volledig bij
de business. De uitdaging voor SAP is om
(samen met haar partners) klanten voldoende
vertrouwen te geven in de NetWeaver
versie van BPC zodat klanten met dezelfde
inspanning ook een volledige integratie met
hun BI-omgeving kan bewerkstelligen.
1
Voorheen Cartesis
2
Voor “plannen” gebruiken klanten uiteenlopende
termen als: budgetteren, begroten, forecast,
prognose, etc.
VNSG Magazine mrt/10 19

OpenText is dé manier
om informatie vanuit SAP
te versturen
Connector voor SAP
De Fax Server, RightFax Edition Connector
voor SAP is ontworpen om inkomende en
uitgaande faxfunctionaliteit aan te bieden aan
SAP gebruikers.
De toonaangevende applicaties voor
documentbeheer, fax- en documentdistributie
van OpenText helpen uw organisatie snel en
veilig fax- en documentdistributie van elke
formaat te beheren.
Uw organisatie wordt in staat gesteld om op
een eenvoudige wijze documenten te creëren,
archiveren en beheren. Daarnaast kan er door
middel van Record Management op de juiste
manier Information Lifecycle Management op
documenten toegepast worden.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen
met SecureComm.
Contactinformatie
SecureComm B.V.
T. 010 519 14 66
E. sales@securecomm.nl
Bezoek ook www.securecomm.nl voor meer informatie.
20 VNSG Magazine mrt/10

nl
VNSG.nl
‘Voorsprong door It’, het
thema van het VNSG Congres
2010. Maar hoe kunt u die
voorsprong behalen? Dat
hoort u op 8 en 9 april in het
MECC in Maastricht.
Neem een voorsprong
en start in Maastricht
INSPIRERENDE SPREkERS
Het VNSG Congres heeft de afgelopen
jaren bijzondere en inspirerende keynote
sprekers gehad. Kunt u zich Kjell Nordström,
Paul ostendorf, Rob Creemers en de student
Kris Verburgh nog herinneren? Annemarie
van Gaal en Willem Vermeend werden vorig
jaar als beste beoordeeld. Kunnen Jeroen
Smit, schrijver van de bestsellers ‘Het drama
Ahold’ en ‘De Prooi, blinde trots breekt ABN
AMRo’, en Vincent Everts, trendwatcher,
columnist en recensent, in april alle records
breken?
SNEAk PREVIEw
Wilt u weten wat u van het VNSG
Congres 2010 kunt verwachten? op de
website mijnvnsgcongres.nl, uw eigen online
VNSG Congres platform, geven
enkele sprekers en
Wist u dat...
... het VNSG Bureau 3.000 uur bezig is met alle voorbereidingen;
... 80 man achter de schermen werken aan het congres;
... tijdens het congres 12.500 broodjes worden gegeten;
... alle hotels in Maastricht twee dagen zijn volgeboekt;
... de applausmeter van de SAP Demo Jam in 2010 wel zal werken;
... het VNSG Congres een samenwerking is tussen de VNSG en SAP;
... Frans Bauer twee keer heeft opgetreden en graag weer terug wil
komen;
... Erick E inmiddels resident DJ is van de beruchte feestavond;
... we alweer 13 jaar in het MECC zitten en het misschien tijd is
voor een andere locatie?
sponsoren u alvast een voorproefje. Met
onder andere de Hema, NS, Essent en
tomtom kunt u terugblikken op voorgaande
edities van het congres.
Uw MENING tELt!
op de website mijnvnsgcongres.nl staat u
natuurlijk centraal. Wij zijn namelijk benieuwd
wat u van het komende VNSG Congres
verwacht. Maar ook uw mening over eerdere
edities waarderen wij zeer. U kunt uw mening
achterlaten of uw reactie plaatsen.
UItGELICht
ook op hogescholen en universiteiten
wordt steeds meer aandacht besteed aan
It. om het onderwerp ERP nadrukkelijker
op de agenda te krijgen van studenten en
docenten, is de scriptieprijs SAPIENS in het
leven geroepen. De drie fi nalisten worden
gekozen door een jury bestaande uit twee
bedrijfsvertegenwoordigers van
de VNSG (PVM en Achmea/
Interpolis), een professor van de
Vrije Universiteit van Amsterdam,
een docent van de Hogeschool
van Amsterdam, SAP en een SAP
partner. tijdens het VNSG Congres
presenteren de drie fi nalisten hun
scriptie aan het grote publiek, dat
uiteindelijk de defi nitieve winnaar van
de ‘Beste ERP Scriptie van het jaar’
bepaalt.
VNSG Congres is ook online
Ook het VNSG Congres gaat met het
digitale tijdperk mee en is inmiddels te
volgen op LinkdIn, Twitter, YouTube en
Flickr. Wie weet heeft het congres straks
een eigen iPhone applicatie, download u
het programmaboek op uw e-reader en
bekijkt u na het congres de presentaties
nog eens terug binnen een virtuele VNSG
Congreswereld. De toekomst zal het
uitwijzen.
Registreer u nu op
www.vnsgcongres.nl
VNSG Magazine mrt/10 21

Jacques Bloos (foto) is binnen de
afdeling Output Management Groep ICT
van Rabobank mede verantwoordelijk voor
de inrichting van de logistieke processen,
en is de verbindingsman tussen de
logistieke afdelingen en het functionele
applicatiebeheer van onder meer de
SAP-systemen van de Rabobank. Dat zijn
vaak geen eenvoudige processen, omdat
klanten, toezichthouders maar zeker ook de
Rabobank zelf niet tolereren dat er ook maar
iets fout gaat in de processen. Dat betekent
bijvoorbeeld veel controlemaatregelen.
‘Vanaf 1973 is het oude spaarbankboekje
vervangen door geautomatiseerde
systemen. Ondertussen kunnen onze
klanten zelf kiezen of ze een papieren of een
digitaal bankafschrift willen.
Interview en tekst Maurice de Feijter • Fotografie Marielle van Uitert
Precisie
van een
Zwitsers uurwerk
bij de Rabobank
Wie denkt dat bij een bank
geen logistieke processen
plaatsvinden heeft het mis.
Hoe denkt u anders dat het
komt dat uw bankafschrift in de
brievenbus terecht komt, dat u
regelmatig een nieuwe bankpas
krijgt of dat er een mailing op
de deurmat ligt. De Rabobank
gunt ons een kijkje in de
keuken. Verwacht geen rokende
schoorstenen en zwetende
mannen in overalls, maar wel
state-of-the-art apparatuur die
ervoor zorgt dat uw bankpas niet
bij de buren wordt bezorgd, en
dat uw bankafschrift tijdig wordt
bezorgd. Door het grote aantal
klanten van de Rabobank zijn
dat indrukwekkende processen.
Nadat we de beveiliging, die
ons overigens wel sterkt in
de wetenschap dat er erg
zorgvuldig met onze financiële
gegevens wordt omgegaan,
gepasseerd waren, kregen we
inzicht in twee belangrijke
logistieke processen: het
afdrukken van bankafschriften,
verzekeringspolissen en alle
andere soorten correspondentie
die u van de bank kent, en het
personaliseren van passen.
22 VNSG Magazine mrt/10

1
Printstraat
De ‘grondstof’ voor de bankafschriften
is papier. Dat papier wordt voorbedrukt
aangevoerd op enorme rollen. De andere
‘grondstof’ zijn de gegevens die afgedrukt moeten worden. Die
komen uit de zogenaamde productsystemen. Dat zijn de grote
transactieverwerkende Rabobank systemen die door de jaren heen
hun betrouwbaarheid en stabiliteit hebben bewezen.
2
Printstraat
Het printproces start met het plaatsen van de
rollen op de printsystemen. Dat zijn systemen die
met grote snelheid de dagelijkse bankafschriften
afhandelen. Al die systemen zijn volledig state-of-the-art en worden
regelmatig vervangen door nieuwere versies.
3
Printstraat
Uiteraard mag in dit proces niets misgaan.
Om fouten te voorkomen wordt het hele proces
doorlopend bewaakt. Gaan er individuele prints
mis, dan wordt dat geregistreerd en gecorrigeerd. Gaat er een groot
percentage mis, dan wordt het proces volledig herstart met een
nieuwe rol. Dat komt maar heel zelden voor.
4
Printstraat
Nadat de rollen bedrukt zijn, worden de individuele
bankafschriften gesneden, gevouwen en in de
enveloppen geschoven. Ook dit proces gaat volledig
automatisch, hoewel ook hier doorlopend iemand controleert of er geen
fouten optreden. De apparatuur komt uit Zwitserland, en hebben dus de
spreekwoordelijke precisie van een Zwitsers uurwerk.
VNSG Magazine mrt/10 23

Printstraat
5
De printstraten van de Rabobank verwerken
niet alleen bankafschriften, maar ook bijvoorbeeld
brochures voor aanbiedingen, of bijsluiters
met informatie en verzekeringspolissen. Zo’n polis kan per
verzekerde afwijken, met verschillende onderdelen en bedragen.
Een maatwerkproces dus. Toch verloopt ook dit proces volledig
automatisch en met grote precisie op net vernieuwde apparatuur.
Printstraat
6
Het hele proces wordt administratief gevolgd in
het SAP systeem van de Rabobank. Van iedere te
verwerken rol wordt een productie-order gecreëerd.
Hierbij wordt exact vastgelegd wat de productie is, wat er is
misgegaan en worden ook de correcties vastgelegd. Tot enkele
jaren geleden gebeurde dat met een lappendeken van systemen,
soms zelfs meerdere per processtap. Met de invoering van SAP is
het proces een stuk eenduidiger en makkelijker te volgen. Met de
recente invoering van SRM voor inkoop is ook de inkoop van de
voor het printproces benodigde materialen geïntegreerd in SAP.
Printstraat
7
Tot slot worden na de laatste controles de te
verzenden poststukken klaargezet voor transport.
De verzending naar de klanten van dit grote aantal
poststukken wordt dagelijks door voornamelijk TNT afgehandeld.
Om het proces te optimaliseren sorteert de Rabobank de post zelf
al naar de diverse distributiecentra van TNT.
Passenfabriek
1
Het proces van de passenfabriek van de
Rabobank, het personaliseren van bankpassen,
begint met lege plastic kaartjes. Voordat u
daarmee uw geld uit een geldautomaat kunt halen of kunt internet
bankieren moet er nog een aantal bewerkingsstappen gebeuren.
Passenfabriek
2
Het proces start met het tellen van de passen
voordat de bewerking begint. Die telling wordt
na elke bewerkingsstap herhaald, soms zelfs
meerdere malen, om absoluut zeker te zijn dat er geen enkele pas
verloren gaat. Raakt er toch een pas kwijt, dan gaat de deur op
slot en wordt er net zolang gezocht totdat die pas weer terecht is.
Doordat de zwaar beveiligde ruimte hermetisch wordt afgesloten
kan er dus niemand in of uit totdat een pas weer terecht is. Dat
komt heel weinig voor.
24 VNSG Magazine mrt/10

3
Passenfabriek
De belangrijkste stap is het personaliseren
van de passen. In een geavanceerd apparaat
worden eerst de benodigde (klant)gegevens
op de magneetstrip geschreven, dan worden de persoonlijke
gegevens ook op de chip geschreven waarna de persoonlijke
gegevens in de pas worden gelaserd of geembosseerd. Uiteraard
is ook hier grote precisie en betrouwbaarheid noodzakelijk.
4
Passenfabriek
Nadat de passen op naam gesteld zijn,
worden ze eerst weer geteld. Dat gebeurt
niet handmatig maar met geavanceerde
optische hulpmiddelen. Als dat akkoord is bevonden worden
de passen samen met een begeleidende brief in een enveloppe
geschoven. Het is belangrijk dat de juiste pas en de juiste brief bij
elkaar worden gevoegd. Ook dit proces wordt geautomatiseerd
nauwkeurig gecontroleerd, zo wordt ieder mailpack gewogen om
de volledigheid te controleren, en steeksproefsgewijs nog eens
door de operators nagekeken.
5
Passenfabriek
Als de passen volledig bewerkt en verzendklaar
zijn worden ze verzameld en worden de dozen met
enveloppen ook weer gecontroleerd en geteld.
Nog steeds geldt dat als er een enveloppe ontbreekt de ruimte wordt
afgesloten.
6
Passenfabriek
Elke processtap begint en eindigt met een
telling. Elke telling en elke processtap wordt in
SAP geregistreerd. De doorgifte aan de volgende
processtap wordt als goederenbeweging vastgelegd, zodat altijd
traceerbaar is op welk moment er hoeveel passen zijn bewerkt. In
het proces personaliseren van passen wordt de eerste logistieke
toepassing van SAP bij de Rabobank gebruikt. Voorheen werd SAP
wel gebruikt voor HR, financiële administratie en enkele bancaire
toepassingen, maar daar is logistiek bijgekomen.
7
Passenfabriek
Tot slot worden de enveloppen met passen
gesorteerd per Rabobank. In tegenstelling
tot de bankafschriften, die centraal verstuurd
worden, worden de passen met beveiligde transporten naar de
banken gebracht en door de diverse Rabobanken zelf bij hun
klanten afgeleverd. Per dag worden alle typen Rabobank passen
verwerkt. Dat zijn niet alleen passen voor nieuwe klanten, maar ook
vervangingspassen, zoals passen die bijvoorbeeld kapot zijn gegaan
of kwijt zijn geraakt.
VNSG Magazine mrt/10 25

De FI periode
afsluiting
Hoofdpijnscenario’s
en vele avonden en
weekenden die in
het teken staan van
spreadsheets aan
elkaar knopen: de
periode- en jaareinde
werkzaamheden. Altijd
weer terugkomende
activiteiten die velen
het liefst zo snel
mogelijk achter zich
willen laten, maar wel
pas na aanlevering
van kwalitatief
hoogwaardige
transparante
verslaggeving conform
alle vereiste richtlijnen!
Tekst Ton Siebelink
Maar wat komt er allemaal kijken bij een
financiële afsluiting? Hoe ziet het proces
eruit? Wat zijn de voorbereidende en wat zijn
de definitieve afsluitingswerkzaamheden?
Periode Einde
Een goede afsluiting begint met een
goede voorbereiding. Allereerst kunnen
we gebruik maken van de mogelijkheid op
bedrijfsniveau een systeemoverkoepelende
concernafstemming (Intercompany
Reconciliation) te doen waarbij intercompany
documenten binnen het concern op elkaar
worden afgestemd. Succesvolle afstemming
vergemakkelijkt uiteraard het latere
consolidatieproces op concernniveau!
Volgende stap in de voorbereidende
werkzaamheden is het binnen FI openen van
een nieuwe boekingsperiode. Vervolgens
moeten we een hele serie boekingen doen.
Binnen het domein van FI de transistorische
posten, doorlopende documenten, dubieuze
vorderingen op debiteuren en afschrijvingen
plus rente in de vaste activa administratie.
Maar ook andere modules moeten
hun bijdrage leveren. Binnen MM worden
de tussenrekeningen voor goederen en
factuurontvangst onderhouden en vindt
de productwaardering plaats, HR doet
de salarisverwerking en SD boekt het
goederenafgifteboek. Vervolgens sluiten
we in MM de oude maand, in FI de
subgrootboeken en doen we een voorlopige
periode afsluiting in FI.
De volgende stappen betreffen de interne
verslaggeving oftewel de CO module waar
o.a. de allocaties en repostings worden
gedaan. Hierna sluiten we de oude periode
voor CO af (NB: een aparte handeling binnen
CO). Hierna zetten we de periode in FI weer
open voor eventuele correctieboekingen.
Het voordeel van het New General Ledger
is de multidimensionale opzet waarbij.
meerdere verslaggevingsrichtlijnen direct
kunnen worden ondersteund door middel
van een multi ledger update. Ook gebeurt de
afstemming tussen CO en FI online.
De definitieve afsluitende werkzaamheden
omvatten waardering van de vreemde valuta
in FI, de afsluiting van de oude periode en het
genereren van de verslagen voor de externe
en de interne verslaggeving.
Jaareinde
Bij het einde van het boekjaar moeten
er nog activiteiten worden uitgevoerd
additioneel aan de reguliere periode einde
werkzaamheden.
Welke activiteiten dit zijn, kunt u lezen
op www.vnsg.nl -> VNSG.nl. Hier staat
het gehele artikel ‘De FI periode afsluiting’
gepubliceerd.
Alles handmatig of automatisch?
Het mag inmiddels duidelijk zijn dat
tijdens de periode- en de jaarafsluiting
een groot aantal handelingen in een
kort tijdsbestek en in de juiste volgorde
moeten worden uitgevoerd. Manueel uit
te voeren maar de gebruiker kan ook
worden ondersteund m.b.v. daarvoor
bedoelde oplossingen. SAP levert
hiervoor de Financial Closing Cockpit
maar ook partneroplossingen kunnen
helpen de afsluitende werkzaamheden
snel tot een goed einde te brengen.
Kom naar sessie A7 op donderdag
8 april 2010 om 11.30 uur over “SAP
Financial Close: Leuker kunnen we
het niet maken, wel makkelijker!”
26 VNSG Magazine mrt/10

ZOOM
V.l.n.r. Peter de Bruin,
Sander Ten Hagen en Ton Rijsdijk
Stedin is in november 2009 lid geworden
van de VNSG. Hoe komt het dat een
geavanceerde SAP-gebruiker nu pas lid
wordt? Redactielid Dirk-Jan Schenk sprak
met Peter de Bruin, Sander ten Hagen en
Ton Rijsdijk.
Interview en tekst Dirk-Jan Schenk
Bedrijf
Peter de Bruin is informatiemanager bij Stedin.
Sander ten Hagen is Business Consultant bij
Creetion en Ton Rijsdijk is functioneel beheerder SAP bij Stedin.
Stedin is als netbeheerder verantwoordelijk voor een veilig en
betrouwbaar transport van elektriciteit en gas. Stedin zorgt voor
het transport van gas en elektriciteit in de Randstad naar bijna
twee miljoen particuliere, zakelijke en overheidsklanten. Daarnaast
is Stedin als netbeheerder verantwoordelijk voor de aanleg, de
uitbreiding en het onderhoud van het transportnet. Stedin is sinds 1
juli 2008 de nieuwe naam van Eneco NetBeheer. Stedin is een 100%
dochteronderneming van Eneco Holding NV en heeft vestigingen
in ondermeer Rotterdam, Utrecht en Delft. Het bedrijf groeit,
omdat ze meer taken en verantwoordelijkheden hebben gekregen
in het transport van energie. Zo werkt Stedin mee aan de nieuwe
infrastructuur voor de Maasvlakte en het Utrechts Stationsgebied, is
Stedin actief met nieuwe energietechnologieën en op het gebied van
energiebesparing maken ze duurzame energievoorziening mogelijk.
Eneco is gesplitst in drie nieuwe bedrijven: Stedin, Joulz en Eneco
energie, daarom is Stedin een nieuw VNSG-lid.
SAP
Het SAP Competence Center maakt momenteel
onderdeel uit van het op holdingniveau gepositioneerde
Eneco Information Services (EIS). Als gevolg van de spliting van
Eneco worden alle centraal georganiseerde activiteiten (dus ook SAP
CC) dit jaar verdeeld over de drie kernbedrijven. Dit betekent dat ook
het SAP-landschap technisch en functioneel zal worden ontvlochten.
Financieel en logistiek is dat al gescheiden, maar enkele centrale
diensten (zoals inkoop met SAP SRM) moeten nog worden gesplitst.
Een company code uit een ERP-systeem halen lukt wel, maar BI,
NetWeaver (o.a. interfaces) en SRM zijn lastiger om uit elkaar te
halen. Een aantal zaken wordt simpeler, maar het blijft voor sommige
toepassingen de vraag of er binnen het bedrijf voldoende kennis
aanwezig is en of het systeem ook op kleinere schaal rendabel blijft.
Stedin maakt gebruik van SAP ERP (MM, HR, FI/CO, PS, PM,
workflow, Case & Record management, Content server), BI/SEM
(Consolidatie), NetWeaver BPM en Portal. Stedin is een van de eerste
gebruikers van BPM wereldwijd en neemt deel aan de rampup van
CE 7.2.
Peter en Sander werken momenteel samen aan het realiseren
van een nieuwe oplossing voor het storingsmanagementproces
van Stedin. Deze oplossing wordt in april in productie genomen
en maakt o.a. gebruik van de nieuwe BPM-functionaliteit van SAP
in combinatie met Case&Recordsmanagement. Het totale endto-end
storingsproces moet er als volgt uitzien: intake van de
storingsmelding, het managen van het verhelpen van de storing,
het verwerken van de storingsinformatie en het afrekenen met de
aannemer. Stedin heeft geen eigen monteurs in dienst. Een groot
voordeel van de nieuwe oplossing is dat bij de intake van nieuwe
storingsmeldingen direct (vanuit een GIS-systeem) de gas- en
elektriciteitsleidingen getoond worden, evenals de openstaande
storingsmeldingen in de omgeving. Hierdoor kan de mogelijke
oorzaak van de storing beter worden ingeschat en de juiste
maatregelen worden genomen.
VNSG Congres
Peter en Ton hebben al eerder het
VNSG Congres bezocht. Zij vinden
dit nuttig voor het uitwisselen van ervaringen, het netwerken en het
onderhouden van contacten met branchegenoten.“Op het VNSG
Congres kan de klant nog meer centraal staan. Als een klant een
presentatie heeft gehouden, zou hij daarna te vinden moeten zijn op
de informatiemarkt zodat geïnteresseerden de gelegenheid krijgen
nog wat dieper hierop in te gaan”, vindt Peter. Hij heeft ook twee keer
de TechEd bezocht en merkt op, dat er meer technisch diepgang is
en meer door SAP zelf wordt gepresenteerd, dan tijdens het VNSG
Congres. De focusgroepen bieden deze diepgang ook.
Focusgroepen
Peter was eerder actief binnen
de focusgroep SRM. Recentelijk
is hij lid geworden van de focusgroep BPM. Er bestaat ook
belangstelling voor Enterprise Asset Management (EAM). Zij vinden de
focusgroepen nuttig en prettig dat deze nationaal zijn georganiseerd,
internationaal is het lastiger met enige regelmaat samen te komen. De
diepgang van de focusgroepen wordt gewaardeerd.
“De klant kan nog meer centraal staan tijdens het VNSG Congres.”
VNSG Magazine mrt/10 27

De leden van het panel (van links naar rechts):
• Hans Hartman, finance director The Dow Chemical Company (USA), verantwoordelijk voor de migratie van SAP R/2 naar SAP Business
Suite 7.0
• Johan Coenen, senior manager Compliance and Control Sara Lee International, verantwoordelijk voor SOX Compliance wereldwijd
(behalve Noord-Amerika) en de uitrol van SAP GRC Process Controls 2.5
• Henk Donderwinkel, partner PricewaterhouseCoopers (PwC), gespecialiseerd in de implementatie en beoordeling van SAP systemen met
een sterke focus op Risk Management
• Werner van Haelst, managing partner CSI Netherlands B.V., dat diensten, training en softwareoplossingen levert voor ‘Audit, Security &
Control’ aspecten van SAP-omgevingen
• Dennis Hallemeesch, senior manager KPMG IT Advisory met als primair aandachtsgebied SAP GRC Access Controls en Process Contols
Een paneldiscussie
over control
28 VNSG Magazine mrt/10

Nog genoeg
kansen voor SAP
op GRC-gebied
Gespreksleider Frank van Heel • Tekst Jos Fluitsma • Fotografie Jos Fluitsma
Bedrijven zijn graag ‘in control’. Om de juiste bedrijfsbeslissingen te kunnen
nemen. Om transparant te zijn voor stakeholders en partners. En om te
kunnen voldoen aan (locale) wetgeving, zoals SOX. Daarom richten bedrijven
controlemaatregelen in om te zorgen voor betrouwbare interne en externe
informatievoorziening en geautoriseerd gebruik van bedrijfsmiddelen. SAP GRC PC
biedt daar oplossingen voor. Over controls en SAP GRC PC discussieerde een panel
van deskundigen aan de hand van vijf stellingen.
Stelling 1: manual controls zijn een
noodzaak omdat niet alle risico’s
kunnen worden afgedekt met
geïntegreerde controlesystemen.
“Inderdaad”, zegt Coenen. “Je kunt niet
zonder manual controls. Het systeem kan
rapporten draaien, maar manual controls zijn
nodig om gegevens te controleren. Natuurlijk
proberen organisaties zoveel mogelijk
controls via het systeem te regelen.” “Soms
biedt de applicatie geen automated controls”,
vult Hallemeesch aan. “Standaard-SAP
bijvoorbeeld biedt niet alle functionaliteiten
om alle controles af te dekken met het
systeem. Daarom zijn manual controls
nodig.”
Donderwinkel vindt ook dat je niet zonder
manual controls kunt. “Maar je moet je altijd
afvragen of je ze echt moet doen. Of kun
je leunen op de automated controls op je
autorisaties? Als je voortdurend changes
en configuratie checkt, zijn manual controls
niet nodig. Je kunt bijna alle manual
controls vervangen door andere controls
die veel krachtiger zijn.” Van Haelst is het
daarmee eens, maar waarschuwt: “Het
wijzigingenbeheer is niet altijd goed geregeld.
Dan is het draaien van lijstjes nodig als
controle of het aan de voorkant van het
proces goed heeft gewerkt. Alleen in een
ideale wereld kun je zonder manual controls.”
Menselijke intelligentie nodig
“Door SOX nemen controlekosten toe”,
vindt Hartman. “Dat dwingt bedrijven om het
controleproces efficiënter te maken. Maar
helemaal automatisch kan het niet. Er blijft
altijd menselijke intelligentie nodig om data
te interpreteren. En een voorraadopname
kun je niet automatiseren, daarvoor moet
iemand met een lijstje het magazijn in.”
Donderwinkel: “We moeten naar een andere
manier van controle, één die veel efficiënter
is. Bijvoorbeeld alleen een controle als het
systeem constateert dat dezelfde user de
order plaatst, de service entry sheet maakt
en de factuur inboekt. Daarmee kunnen we
99 procent van de controls afvangen. De
ontwikkeling van dat soort oplossingen staat
nog in de kinderschoenen.”
Stelling 2: automated controls horen
thuis in de werkprocessen, niet in een
aparte tool.
“Klopt!”, vindt Hartman. Van Haelst:
“Controls op de drie belangrijkste stappen
in het proces van goederenaankoop kun je
automatiseren, binnen bepaalde toleranties.
Valt de factuur daarbuiten, dan blokkeert
de betaling.” “Het toetsen van dat soort
controls moet niet in een aparte tool, maar in
het R/3-basissysteem zitten”, vindt Coenen.
Ook Donderwinkel is voorstander van
automatische triggers, want “dan hoef je niet
meer naar je change management te kijken.
Het systeem bewaakt dat dan zelf.” “Je zou
VNSG Magazine mrt/10 29

Doe de TopForce
Speeddate en win!
Vertel ons jouw idee over High
Performance Working en
win een touchscreen e-reader!
Beleef het 8 & 9 april
TopForce stand nummer 73
VNSG Congres, MECC
Maastricht
Sneak Preview
Bekijk ons VNSG-filmpje op
www.mijnvnsgcongres.nl
trefwoord ‘TopForce’
TopForce realiseert High Performance Workplaces; een persoonlijke
met meer plezier werken, versterkt dat je organisatie. Met onze uitgebreide
digitale werkplek, waar je alles vindt wat je nodig hebt om effectief te
werken. Wij stellen de mens centraal. Want als zij gemotiveerd, snel en
technische kennis en ervaring bieden we je de beste oplossingen.
Toegespitst op de doelstellingen en behoeften van je organisatie.
enable your people | empower your business
Meer weten? Kijk op www.TopForce.com
Nu al inplannen? Mail ‘speeddate’ aan HPW@TopForce.com
30 VNSG Magazine mrt/10

meer automatic controls in SAP kunnen
integreren”, vindt Hartman. “Bijvoorbeeld als
service in e-SOA. Jammer dat SAP hier een
kans mist.”
Stelling 3: continuous control
monitoring: een modewoord of
een serieuze en realiseerbare
mogelijkheid om het interne
controleframework te versterken?
“Het is absoluut geen modewoord”, vindt
Coenen. “Sterker nog: continuous control
monitoring is hét instrument om de kosten
van compliance terug te dringen. Door
minder manual controls verminder je het werk
op de werkvloer en verhoog je de efficiency.”
Hartman: “Je haalt de controles naar voren
in je proces, van goedkeuring achteraf naar
autorisatie vooraf. Veel bedrijven werken
met servicecenters. Die kennen de risico’s
niet. Dus hoe verder servicecenters van de
corebusiness afstaan, hoe directer je controle
moet uitvoeren. En liefst in het proces. Dan
is het jammer dat de oplossing van SAP niet
in het coreprocess zit, maar in een aparte
tool. Als klant verwacht je dat GRC PC ín het
werkproces is ingebouwd. Ook die stap mist
SAP.” “Accountants kijken via continuous
auditing naar de uitzonderingen in de loop
van het jaar”, zegt Hallemeesch. “Gek
dat bedrijven niet dezelfde tools hebben.”
Hartman: “SAP heeft vooral geluisterd naar
accountants. GRC PC is gemaakt voor de
eindcontrole. En niet voor controles in de
dagelijkse praktijk.” “Terwijl het management
juist dagelijks in control wil zijn”, reageert
Donderwinkel. “In SAP ontbreekt ook de
automatische documentatie van het proces.
Het is eenvoudig om het businessproces
door te lichten en in flow charts af te
beelden.”
Stelling 4: SAP GRC PC is een
complete tool die een nietgestructureerde
set van bestaande
interne controleprocessen kan
automatiseren.
Coenen: “Als met het controleproces het
documenteren, testen en rapporteren wordt
bedoeld, zeg ik ja. Als je automatiseren
ziet als automatische controls, zeg ik nee.”
“Voor het certificeringproces heeft SAP GRC
toegevoegde waarde”, vindt Hartman. “Maar
het biedt geen volledige automatisering
van het interne controleproces.” Van
Haelst: “Security en control zijn niet sexy.
SOX dwingt SAP tot de ontwikkeling
van deze tool, maar het kost tijd om bij
ontwikkelaars door te laten dringen wat we
echt willen.” “Door processcontrol ga je niet
automatisch van niet-gestructureerde naar
gestructureerde data”, merkt Coenen op. “Je
masterdata zijn je fundament. Is je fundament
fout, dan is het systeem fout.”
Stelling 5: als je SOX-compliant
bent, levert SAP GRC PC niet veel
extra gereedschappen om het interne
controlesysteem te automatiseren of
te verbeteren.
“Daar ben ik het niet mee eens”, zegt
Hartman. Van Haelst ook niet: “Ook als je
SOX-compliant bent, kan GRC nuttig zijn.”
“Inderdaad”, vindt ook Hallemeesch. ”GRC is
meer dan SOX.”
Conclusie
Hallemeesch vindt SAP GRC nog
niet compleet. “Maar het is wel een hele
verbetering. Het biedt tools en middelen die
er nog niet waren.” Coenen: “De meeste
tools zijn niet geïntegreerd, SAP GRC PC
wel. Dat is echt een pluspunt. Maar de
businesscase en de licentiekosten van
SAP GRC zijn niet in balans.” “Zelfs niet
met minder accountantskosten”, reageert
Donderwinkel. Coenen weer: “Tenzij we
kunnen steunen op automatische continue
monitoring. Dan gaan de controlekosten
omlaag.” Met “Hier liggen kansen voor SAP”
sluit Hartman de discussie.
Vier vormen van
controlemaatregelen
Bij risk management op procesniveau
praat je over vier vormen van controle
maatregelen:
1. Functiescheiding
2. IT General Controls: onder meer
changemanagement en alle
beveiligingsaspecten buiten SAP.
Deze twee controles zijn
randvoorwaarden voor het regelen van:
3. manual controls: controles buiten het
systeem om, zoals werkinstructies,
procedures en rapportagecontrols;
4. application controls: controles
die in de applicatie zitten, zoals
configuratiecontroles en autorisaties.
Daarnaast gaat het op hoger niveau
nog om company level controls:
beleid, risk management structuur,
verantwoordelijkheden, cultuur, instelling
vertrouwenspersoon.
SAP GRC – SAP Governance, Risk and
Compliance
SAP GRC automatiseert GRCprocessen
van begin tot eind,
inclusief risicomanagement, corporate
governance en overzicht, compliance
management en rapportage.
SAP GRC bestaat uit een 6-tal
deelgebieden. Elk deelgebied heeft een
specifieke controlespecialiteit. Dit kunnen
controles zijn op interne processen
binnen de organisatie zoals het tijdig
signaleren van overtredingen van
functiescheidingen en bevoegdheden.
Dit kunnen ook controles zijn welke
betrekking hebben op processen welke
zich afspelen deels buiten de organisatie
zoals de controle op het naleven van
handelsbepalingen tijdens het exporteren
van goederen.
Onlangs is het deelgebied SAP
Compliance & Emissions Management
aan SAP GRC toegevoegd,
waarmee ondersteunt wordt dat
emissievoorschriften kunnen worden
nageleefd.
Focusgroep Financieel
Deze focusgroep heeft 250 leden en
kent twee doelstellingen:
• haar leden up-to-date houden op het
financiële vakgebied;
• kennis en ervaring delen over diverse
financiële onderwerpen.
Ze organiseert bijeenkomsten over
interne controleprocessen (zoals SAP
GRC), het optimaliseren van de chart-ofaccounts
met SAP en Interne Controle
Frameworks. Voor 2010 staan efficiënte
inrichting van afsluitingsprocessen, de
nieuwe General Ledger en samenwerking
met andere focusgroepen op het
programma. Hans Hartman is voorzitter
van de focusgroep, Erik van den Berg
is secretaris en Greetje Gompelman-
Kooima, Wouter Muijs en William
Vandeweyer zijn kernleden.
VNSG Magazine mrt/10 31

Occo Vreezen, Huub Montanus en Hans de Labije: “Met dit resultaat hebben
we de toegevoegde waarde van de focusgroep PI aangetoond”
Interview en tekst Jos Fluitsma • Fotografie Mientje Paais
Het was altijd nogal lastig
om een voet tussen de
deur te krijgen bij SAP in
Walldorf. Bijvoorbeeld
om een verzoek in te
dienen om een bepaalde
functionaliteit te
ontwikkelen. Grote
klanten lukte dat soms
wel, maar als individueel
klein bedrijf waren er
weinig mogelijkheden.
En ook voor de VNSG als
gebruikersvereniging
was het niet eenvoudig.
Maar daar is de
laatste tijd wat aan
veranderd. Dankzij inzet
vanuit de focusgroep
Procesintegratie.
“We hebben als
SAP-gebruikers in
Nederland nu inspraak
bij SAP in Walldorf”
“We zaten voor het eerst als Nederlandse vertelt Hans de Labije van de VNSG.
gebruikers bij SAP Development aan tafel”, “Het was al snel duidelijk dat we wilden
vertelt Huub Montanus, van Atos Origin, samenwerken. We kozen ervoor als eerste
secretaris van de focusgroep. “Een belangrijk te werken aan drie ‘hot topics’: naming
succes. We hebben bereikt dat we als SAPgebruikers
in Nederland inspraak hebben in exception handling en disaster recovery/
conventions/documentation, monitoring/
ontwikkelingen bij SAP.”
high availability.” Elke focusgroep kreeg
onderwerpen toegewezen om verder uit te
Drie hot topics
werken. Voor de Nederlandse focusgroep
Het begon met een bijeenkomst in PI was dat het opstellen van documenten
2008 bij SAP in Walldorf, waarbij ook de voor naming conventions en monitoring/
Amerikaanse en Duitse focusgroepen exception handling. “We stelden een
Procesintegratie (PI) aanwezig waren. “We conceptversie op, die we na een review door
spraken daar met vertegenwoordigers van de Amerikaanse en Duitse focusgroepen en
SAP Development en SAP Global Office SAP Solution Management hebben verbeterd
over mogelijkheden voor samenwerking”, en aangevuld”, vertelt Montanus. “Het zijn nu
32 VNSG Magazine mrt/10

de internationale standaarden. We hebben
resultaten behaald die we als individuele
focusgroep nooit hadden bereikt.”
Ontwikkelverzoeken in SAP NetWeaver
De rol van procesintegratie neemt steeds
meer toe. Daarom worden afspraken over
naming conventions voor producten en
afkortingen ook belangrijker. “SAP had daar
zelf geen afdoende voorschriften voor”, zegt
De Labije. “Daarom deed ieder dat voor zich.
Nu hebben we een internationale standaard
die gebruikers zelf hebben gedefinieerd.” De
focusgroep bereikte nog meer: ze maakte
een lijst van ontwikkelverzoeken. “We hebben
daar structuur in aangebracht en ze in
categorieën ingedeeld”, vertelt Montanus.
“Daarmee maakten we het SAP makkelijker
om ermee om te gaan. Met als resultaat dat
SAP ruim 60 van onze 180 punten opneemt
in SAP NetWeaver PI 7.4. SAP gaat ook een
planning maken voor het aanleveren van
ontwikkelverzoeken voor volgende versies.
Deze resultaten hebben we te danken aan
de inzet en het commitment van enkele leden
van onze focusgroep.”
Democratisering van SAP
Eén van die leden is Occo Vreezen,
SAP-consultant bij T-Systems Nederland. Hij
is zeer tevreden over het bereikte resultaat.
“Het mooie van deze samenwerking is dat
we nu vanuit Nederland invloed hebben
op de productontwikkeling bij SAP. Vooral
ook op het proces van verbeteringen. Je
kunt wel spreken van een democratisering
van SAP. Dat past ook wel in deze tijd.
Sinds haar start in 1972 ontwikkelt SAP
haar producten vooral vanuit technologisch
oogpunt. Maar gebruikerswensen worden
steeds belangrijker. Met deze internationale
samenwerking worden gebruikers meer
betrokken bij ontwikkelingen bij SAP. SAP
staat steeds meer open voor samenwerking.
Dat bleek uit haar bereidheid om ons
initiatief te ondersteunen. De mensen die
aan de documenten werkten, konden online
presentaties van SAP volgen om informatie te
verzamelen. En SAP Global Office richtte het
Collaboration Workspace in, een portal voor
internationale informatie-uitwisseling.”
Begrip voor elkaar
Volgens De Labije heeft het Nederlandse
poldermodel bij de samenwerking goed
gewerkt. “Ons Nederlands pragmatisme
bleek goed van pas te komen”, zegt hij. “We
wilden resultaten bereiken. We hadden geen
vast programma, geen keurslijf. Vooral begrip
voor elkaars situatie. Als je constructief met
elkaar praat, blijkt dat SAP best wel op onze
verzoeken wil ingaan. Natuurlijk realiseerde
SAP zich dat het ook wel handig is dat het
met ons een groot deel van community
aan tafel heeft.” Met dit resultaat is volgens
De Labije de toegevoegde waarde van
de focusgroep PI aangetoond. “Aan de
documenten werkten consultants mee.
Hun waarde zit vooral in de kennis die ze
hebben. Normaal geven consultants die niet
zo snel weg. Maar bij dit project zagen ze de
toegevoegde waarde van kennisdeling. Grote
bedrijven, die zelf direct contact hebben met
SAP AG, hebben nu meer interesse voor de
focusgroep vanwege de resultaten die we
behaalden.” Vreezen ziet nog meer spin-off
die de samenwerking heeft opgeleverd. “We
deden samen met onze zusterfocusgroepen
onderzoek onder de leden. Daardoor hebben
we nu een goed beeld welke topics we
belangrijk vinden voor onze focusgroepen.”
We hebben nu
vanuit Nederland
invloed op SAP in
Duitsland
Internationaal aangesloten
Montanus ziet de goede voorbereiding als
de sleutel van het succes. “Occo, Hans en ik
hebben de tijd genomen om zaken goed voor
te bereiden. Wat willen we bereiken? Hoe
zorgen we ervoor dat we grip houden? Dat
heeft zijn vruchten afgeworpen.” “En daarna
gewoon aan het werk”, vult De Labije aan.
“We hebben succes bereikt door ons geloof
in een goed resultaat. Eerlijk gezegd zijn we
zelf ook wel een beetje verbaasd over de
snelheid waarmee wij deze resultaten hebben
bereikt. Het belangrijkste is dat de VNSGcommunity
nu internationaal is aangesloten.
We krijgen nu meer informatie van SAP en
andere gebruikersverenigingen, we hebben
meer inspraak.” Andere focusgroepen
kunnen profiteren van het resultaat dat de
focusgroep Procesintegratie behaalde. “Op
basis van best practices hebben we een
model beschreven hoe je internationale
samenwerking kunt aanpakken. Daarmee
kunnen andere focusgroepen snel tot actie
overgaan.”
Andere landen haken aan
Een taakgroep binnen de focusgroep
Procesintegratie werkt de documenten
constant bij. Er komt regelmatig een update
van het document naming conventions. Het
document over monitoring wordt uitgebreid
zodra er nieuwe kennis beschikbaar is.
“We stellen een jaarkalender op, zodat
iedereen weet wat er van hem verwacht
wordt”, vertelt Montanus. “Een keer per jaar
komen we bij elkaar en tussentijds hebben
we regelmatig telefonisch overleg.” Nu de
basis staat kunnen andere landen aanhaken.
Zwitserland en Oostenrijk doen dat via
DSAG. De Zweedse focusgroep PI gaat
ook meedraaien. De Labije: “We hebben er
bewust voor gekozen dit eerst tot een succes
te maken en dan internationaal de boer op te
gaan. Nu kunnen we duidelijk maken wat we
van andere landen verwachten, als ze zich
aansluiten.”
De jaarlijkse bijeenkomst van de
Amerikaanse, Duitse en Nederlandse
focusgroepen PI is dit keer tijdens het
VNSG Congres. Hermann Steinrötter
(voorzitter DSAG-focusgroep PI) en Peter
Schults (VNSG-focusgroep PI) verzorgen
dan samen de presentatie ‘How to
monitor your processes’. Zij vertellen dan
over de internationale samenwerking en
geven een uitgebreide toelichting op de
materie die in het monitoringdocument
wordt beschreven. Deze presentatie
is sessie C4 op donderdag 8
april van 15.30 tot 16.15 uur. Het
monitoringdocument kunt u downloaden
van de website van de focusgroep PI:
www.vnsg.nl/pi
Een eerder artikel over deze
internationale samenwerking staat in het
VNSG Magazine van december 2008
(nummer 5). Dit artikel kunt u ook nalezen
op www.vnsg.nl -> VNSG Magazine ->
VNSG.nl
De focusgroep Process Integration
presenteert over dit onderwerp in
sessie C4 op donderdag 8 april 2010
om 15.30 uur
VNSG Magazine mrt/10 33

voor ugelezen.
Maurice de Feijter
Nederland in de uitverkoop: De Prooi
Het kan u niet ontgaan zijn. In de tsunami van overnames
van de laatste jaren is ook Nederlands trots, de ABN AMRO
bank, voor de leeuwen gegooid. Wie heeft er niet op dé
bank bij de ingang van de Efteling gehangen? En toen
ABN AMRO nog op de shirts van Ajax stond, was het soms
nog leuk om Ajax te zien voetballen. In alle grote steden
ter wereld kwam je het ABN AMRO logo wel tegen, en dan
gaat je Nederlandstalige SAP-gebruikers hart toch sneller
kloppen.
Met pijn in ons hart hebben we de
instorting van onze collega-Nederlandstalige
SAP-gebruiker ABN AMRO aanschouwd.
Wellicht heeft u zich ook verbaasd
afgevraagd hoe het kan dat een van
de twintig grootste banken ter wereld
met een jaarlijkse miljardenwinst bij het
grootvuil kan belanden en vervolgens
wordt verdeeld tussen enkele aanzienlijk
minder indrukwekkende partijen. Alsof drie
eekhoorns een everzwijn verscheuren. Dat
vroeg ook Jeroen Smit zich af.
Jeroen Smit heeft een indrukwekkend
verleden in de Nederlandse pers, en ook
‘Het Drama Ahold’ op zijn naam staan.
Jeroen heeft bijna twee jaar besteed aan het
verzamelen van vergader- en jaarverslagen,
dagboeken, publicaties en het interviewen
van enkele honderden betrokkenen bij
‘the rise and fall’ van de ABN AMRO. Daar
zitten nogal wat onthullende citaten en
documenten bij. Gezien het feit dat Jeroen
Smit nog vrij rondloopt en niet wordt
bedreigd en achtervolgd door advocaten of
erger, is het aannemelijk dat alle bronnen die
hij citeert op waarheid berusten. En dat is
nogal wat.
Smit heeft geprobeerd met een lawine
aan gegevens een leesbare reconstructie
te maken van de periode 1990, toen ABN
met Amro fuseerde, tot aan 2007, de
ineenstorting.
Zo rond 1990 waren ABN en Amro elkaars
tegenpolen. De ene bank een klassieke
instelling, bestuurd door keurige heren in
driedelig kostuum, met dikke sigaren, ronde
brillen en de scheiding in het midden, die het
goed voorhadden met Nederland. De andere
een verzameling cowboys, die elkaar veelal
al kenden uit hun lullo-tijd, brallend in hun
studentencorpora, en die uit waren op snelle
groei en grote winsten. Alle betrokkenen
krijgen van Smit de kans van leer te trekken
tegen hun vroegere collegae. Die kans
grijpen ze met beide handen aan en dat is
best amusant, al word je het wel een beetje
zat om driehonderd bladzijden lang te lezen
hoe de ene bons de andere hotemetoot een
arrogante onkundige zak vindt.
Maar toch: uiteindelijk is het een
verbluffend relaas geworden waarin
zelfingenomenheid, stommiteiten, foute
inschattingen, zwalkend beleid, extreem
machogedrag en onderlinge ruzies hebben
geleid tot de teloorgang van een Nederlands
icoon. Wist Smit veel toen hij aan zijn boek
begon dat de hele economie op zijn gat
zou gaan? Wist hij veel dat ruim een jaar
later onze nationale boswachter het restant
van het everzwijn alsnog wist te behouden,
om er, met dank aan Fortis, toch weer een
nieuwe, uit de as herrezen Nederlandse bank
van te maken? Op de valreep heeft hij echter
een epiloog toegevoegd waarin ook deze
fase nog is beschreven.
438 pagina’s telt ‘De Prooi’, en ‘never
a dull moment’. ‘De Prooi’ hoort in de
boekenkast van de Nederlandstalige SAPgebruiker.
Wij zijn er ieder geval zo van
onder de indruk dat we Jeroen Smit hebben
gevraagd op het komende VNSG Congres in
april in zijn keynote verder uit te weiden over
boardroom perikelen. Een uitnodiging die
door Jeroen aanvaard is.
34 VNSG Magazine mrt/10

VOLGENDE KEER IN:
magazine
Thema: ‘SAP+...’
7.000 orders per dag
met SAP All-in-one
In 1969 werd groothandelsonderneming
Van Riel Distripet
opgericht. Deze groothandel in
huisdieraccessoires is in de loop
der jaren uitgegroeid tot één van
de marktleiders op het gebied van
huisdierbenodigdheden in de Benelux.
In het volgende magazine leest u
hoe deze MKB organisatie met SAP
All-in-One in staat is om ca. 7000
orderregels per dag te verwerken en zo
haar klanten kan garanderen dat al hun
orders binnen 48 uur worden geleverd.
Vereenvoudigen,
versnellen, verbeteren
Novoferm, een groep productie- en
handelsbedrijven opererend in de
bouwsector, heeft gekozen voor Sofon
Guided Selling in aanvulling op SAP
voor productconfiguratie, pricing,
offerte- en ordergeneratie. U kunt lezen
over de achtergrond van de keuze,
de implementatie en de voordelen
die het Novoferm oplevert voor de
verkoopprocessen.
SAP Productivity Pack
DSM NeoResins B.V is een
werelwijde leider op het gebied van
speciale harsen. Onlangs hebben
zij SAP Productivity Pack van RWD
geïmplementeerd. SAP Productivity
Pack is een tool om documentatie,
contextgevoelige online help en
interactieve transactiesimulaties
te ontwikkelen. Met behulp van
deze oplossing kunnen bedrijven
eindgebruikersopleidingen en
documentatie op basis van hun
eigen systeem ontwikkelen. In het
volgende magazine kunt u lezen welke
toegevoegde waarde deze oplossing
DSM NeoResins biedt.
En verder:
Een terugblik op het VNSG Congres 2010 • Tips & Tricks • Column Paul Ostendorf • Zoom • Focus • En nog veel meer…
Het volgende nummer kunt u vanaf 20 mei verwachten
VNSG Magazine mrt/10 35

Get in control
with Every Angle
Het ontsluiten van operationele stuurgegevens
uit SAP kan veel sneller en eenvoudiger met
de SAP gecertificeerde software: Every Angle.
U klikt dwars door uw SAP data rechtstreeks
naar de informatie die u nodig heeft. Ongeacht
de grootte van uw SAP systeem of complexiteit
van de achterliggende bedrijfsprocessen.
Het systeem is in één dag geïnstalleerd en in één
week operationeel. U heeft vervolgens zelf in
een aantal muisklikken de overzichten en analyses
die u nodig heeft. Daarmee heeft u altijd de juiste
informatie om in controle te zijn over uw processen.
Kijk voor demo’s eens op www.everyangle.com.
36 VNSG Magazine mrt/10