Negen Gouden Regels (Integriteitscode, pdf) - Mitros

Negen gouden regels
Integriteitscode Mitros
1 2 3
4 5 6
7 8 9

Inleiding 1
Waarom integriteitsbeleid? 1
De integriteitscode 2
Bijbehorende regelingen en protocollen 2
Klokkenluidersregeling 2
Sanctiebeleid 2
Twee basisprincipes
1 Hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode 4
2 Hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en
integriteitsvraagstukken 5
Negen gouden regels
1 Hoe wij omgaan met klanten 7
2 Hoe wij omgaan met collega’s 8
3 Hoe wij omgaan met leveranciersselecties 9
4 Hoe wij omgaan met relatiegeschenken 10
5 Hoe wij omgaan met uitnodigingen 11
6 Hoe wij omgaan met inkoopvoordelen 12
7 Hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van Mitros 13
8 Hoe wij omgaan met belangenverstrengeling 14
9 Hoe wij omgaan met ‘schaars goed’ 15

Inleiding
Deze brochure bevat de nieuwe integriteitscode van Mitros,
in de vorm van twee basisprincipes en negen gouden regels.
In 2005 had Mitros al – als tweede corporatie in Nederland –
haar integriteitsbeleid vastgesteld. Na zes jaar was het echter
tijd om te bekijken of dit beleid nog wel voldeed.
De maatschappij is veranderd, het werkgebied van corporaties
is ingewikkelder geworden, met alle mogelijke risico’s
van dien. Alle aandacht in de pers de laatste jaren voor
integriteits kwesties bij corporaties geven aan hoe groot de
risico’s zijn en hoe snel het fout kan gaan.
In ‘Negen gouden regels’ kun je lezen wat we bij Mitros verstaan
onder integriteit. Eigen verantwoordelijkheid, openheid
en respect hanteren we hierbij als uitgangspunt.
Waarom integriteitsbeleid?
Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke
taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de
lagere inkomensgroepen. Dat vraagt, zeker in een regio waar
de woningnood groot is, om professionaliteit, integriteit,
betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie.
Het imago van en het vertrouwen in corporaties hangt sterk
samen met het hebben van een goed integriteitsbeleid. Maar
alleen het hebben van beleid is niet voldoende. Het moet
leven in de organisatie en bij de medewerkers. Er moet continu
aandacht voor zijn, in werkoverleggen, functioneringsgesprekken
en bij werving en selectie van nieuwe medewerkers
of inleenkrachten. We moeten weten op welke
vlakken we risico lopen. En wat de gevolgen zijn als je je niet
houdt aan het de integriteitscode.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 1

De integriteitscode
Onze integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend
reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat
wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. Eén van de uitgangspunten
is eigen verantwoordelijkheid. Daarbij past geen
veelheid aan regels. Een tweede uitgangspunt is dat je zoveel
mogelijk overlegt met je leidinggevende.
In deze integriteitscode dus twee basisprincipes en negen gouden
regels, passend bij negen basisthema’s voor het
werken bij Mitros:
1 omgang met (vertrouwelijke informatie over) klanten
2 omgang met (vertrouwelijke informatie over) collega’s
3 leveranciersselecties
4 relatiegeschenken
5 uitnodigingen
6 inkoopvoordelen
7 bedrijfsmiddelen
8 belangenverstrengeling
9 verdeling van schaars goed
Bij elke regel staan enkele voorbeelden ter illustratie.
Bijbehorende regelingen en protocollen
Weliswaar laten de gouden regels veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid,
toch vragen sommige onderwerpen wel om
een gedetailleerdere uitwerking.
Twee thema’s zijn verder uitgewerkt in de vorm van een
protocol:
de selectie van leveranciers (gouden regel 3) en
het gebruik van de bedrijfsbussen (gouden regel 7).
Deze protocollen vormen een onderdeel van het integriteitsbeleid.
Ook zijn er wetten die ons verplichten een protocol te hebben
om bepaalde zaken goed te regelen:
een protocol ongewenste omgangsvormen met bijbehorende
klachtenregeling (Arbowet)
een privacyreglement (Wet Bescherming Persoonsgegevens)
met protocollen over het vastleggen van
gegevens van medewerkers, zoals bij voice/screenrecording,
bij mobiele telefonie, bij het gebruik van
bedrijfswagens en bij internet- en e-mailgebruik.
Jaarlijks voert Mitros een integriteitsscan uit. Wij leggen
hierover verantwoording af in ons jaarverslag.
Klokkenluidersregeling
Mocht je het vermoeden hebben dat ons integriteitsbeleid
ernstig geschonden wordt, dan moet je dat ergens kunnen
melden. En er zeker van zijn dat er zorgvuldig wordt omgegaan
met jouw melding, dat deze serieus wordt onderzocht
en eventueel passende maatregelen worden genomen.
Hiervoor heeft Mitros een klokkenluidersregeling.
Sanctiebeleid
De Negen gouden regels gelden voor alle medewerkers van
Mitros. En natuurlijk voor het bestuur en de Raad van
Commissarissen. Wij verwachten dat zij zich allemaal aan
deze integriteitscode houden.
Bij overtreding van de Negen gouden regels kunnen (arbeidsrechtelijke)
maatregelen genomen worden. Dit geldt ook voor
situaties die niet letterlijk worden beschreven in deze code,
maar waarvan je eigenlijk – op basis van gezond verstand –
had moeten weten dat die in strijd zijn met de geest van ons
integriteitsbeleid.
2 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

1 2
Twee basisprincipes
Twee uitgangspunten vormen de basis voor de hele integriteits code.
Ze zijn van toepassing op alle negen gouden regels. En natuurlijk op
alle mogelijke andere situaties waarin je tegen integriteitsvraagstukken aanloopt.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 3

asisprincipe1
Voor hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode geldt het volgende basisprincipe:
Ik weet heel goed wat integer is en handel daarnaar. Ik ben zelf
verantwoordelijk voor mijn integer handelen.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik ervaar dat het integriteitsbeleid geen ‘wetboek van
strafrecht’ is, maar een duiding van gewenst gedrag,
geformuleerd in een aantal ‘gouden regels’;
Ik geef dus vanuit mijn eigen verantwoordelijkheid (ook)
inhoud aan integriteit;
Ik besef dat integriteit voor iedereen iets anders kan betekenen
en dat iedereen hier zijn eigen invulling aan geeft;
Ik moet me wel houden aan sommige (verplichte) protocollen
op het gebied van integriteit, zoals leveranciersselectie,
ongewenste omgangsvormen en telefoon/internet,
alsmede aan relevante wetgeving hieromtrent.
4 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

asisprincipe2
Voor hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en integriteitsvraagstukken geldt het
volgende basisprincipe:
Ik sta voor de grootst mogelijke transparantie over integriteit
en integriteitsvraagstukken.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik maak het integriteitsbeleid en integriteitsvraagstukken
zoveel mogelijk bespreekbaar: in overleg met collega’s, in
gesprek met mijn leidinggevende, in werkoverleggen, enz.,
maar ook met zakelijke relaties;
Ik bespreek (zeker) bij twijfel over een integriteitsvraagstuk
dit met mijn leidinggevende en vraag zijn/haar oordeel;
Ik vind het normaal om oninteger gedrag bij een collega
bespreekbaar te maken en hem/haar daar op aan te
spreken.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 5

1 2 3
4
Negen gouden
5
regels
6
7 8 9
6 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

gouden regel
1
Voor hoe wij omgaan met klanten geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik behandel een klant met respect en gebruik informatie over
de klant alleen functioneel.
Wij zorgen ervoor dat ons integriteitsbeleid ook bekend is bij
onze relaties en leveranciers en bespreken dit, waar nodig,
met hen.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik behandel klanten gelijk ondanks verschillen in geslacht,
leeftijd, afkomst, cultuur, religie, enzovoort;
Ik heb respect voor de klanten, roddel niet en maak geen
‘lollige’, discriminerende en/of seksueel getinte opmerkingen
over hen;
Ik respecteer de privacy van de klanten en geef alleen
(privacygevoelige) informatie over klanten aan anderen als
dat strikt functioneel is (bijvoorbeeld aan hulpverlenende
instanties en politie, maar ook aan collega’s voor het
oplossen van een probleem).
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 7

2
gouden regel
Voor hoe wij omgaan met collega’s geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik behandel mijn collega’s met respect en gebruik informatie
over collega’s alleen functioneel.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik behandel collega’s gelijk ondanks verschillen in geslacht,
leeftijd, afkomst, cultuur, religie enzovoort;
Ik heb respect voor mijn collega’s, roddel niet en maak
geen ‘lollige’, discriminerende en/of seksueel getinte
opmerkingen over hen;
Ik respecteer de privacy van mijn collega’s en geef alleen
(privacygevoelige) informatie over collega’s aan anderen
als dat strikt functioneel is en niet bijvoorbeeld bedoeld is
om iemand te beschadigen.
8 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

3
gouden regel Voor
hoe wij omgaan met leveranciersselecties geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik selecteer leveranciers om mee samen te werken
op objectieve gronden.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik ga op objectieve gronden in zee met leveranciers zonder
me te laten leiden door bijvoorbeeld familie- en vriendenband
en andere niet zakelijke banden;
Ik let bij de selectie en contractering van de leverancier op
marktconformiteit in zowel kwaliteit als prijs;
Ik volg voor een aantal leveranciersselecties de procedures
die opgesteld zijn, zoals in het Inkoopbeleidsplan, het
protocol voor leveranciersselectie en de procedures rond
de longlist van aannemers;
Ik pas deze gouden regel ook toe op het inhuren van
externen.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 9

4
gouden regel
Voor hoe wij omgaan met relatiegeschenken geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik neem alleen een (relatie)geschenk aan als het bescheiden van
omvang is en een blijk is van persoonlijke waardering voor iets
wat ik gedaan heb.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik kan een (persoonlijk) geschenk tot een waarde van € 50
aannemen; grotere geschenken weiger ik (vriendelijk) of
geef ik af;
Ik kan mijn geschenk ook afgeven bijvoorbeeld ten
behoeve van een verloting;
Ik neem alleen een geschenk aan omdat de tegenpartij
vindt dat ik iets prima heb gedaan, niet louter omdat ik
een bepaalde functie heb.
10 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

5
gouden regel Voor
hoe wij omgaan met uitnodigingen geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik neem alleen een uitnodiging voor een bijeenkomst, evenement,
feestelijke gelegenheid of reisje/excursie aan als die functioneel is.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik weet dat feesten, sportevenementen, optredens, reisjes/
excursies en dergelijke zelden functioneel zijn en dat een
uitnodiging daarvoor dus meestal wordt afgeslagen;
Ik ga zo min mogelijk naar bijeenkomsten waarvoor ik uitgenodigd
word die een tegenwaarde hebben van meer dan
€ 50 en die niet door Mitros worden betaald;
Ik kan met leveranciers en andere samenwerkingspartners
een project op ontspannen wijze starten en afsluiten als
Mitros en de andere partij(en) naar evenredigheid de
kosten delen.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 11

6
gouden regel
Voor hoe wij omgaan met inkoopvoordelen geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik heb alleen kans op voordeel bij een leverancier als dat voordeel
door Mitros van tevoren met de leverancier is afgesproken en vastgelegd
en voor al mijn collega’s geldt.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik kan gebruik maken van inkoopvoordelen die voor alle
collega’s gelden, zoals voordelen bij ziektekostenverzekeringen
of bedrijfsfitness;
Ik mag privé wel zaken doen met bedrijven die voor Mitros
werk doen, als ik daar maar geen individueel voordeel uit
haal of wil halen; ik ben bij dergelijke bedrijven wel terughoudend
vanwege het risico op belangenverstrengeling.
12 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

7
gouden regel Voor
hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van Mitros geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik realiseer me dat de middelen van Mitros bedrijfsmiddelen zijn
en ben terughoudend in het privégebruik ervan.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik gebruik de bedrijfsmiddelen van Mitros voor zakelijke
doeleinden en let er bij privégebruik op dat dit redelijk is
ten opzichte van het zakelijk gebruik;
Ik gebruik bedrijfsmiddelen niet om ergens anders betaalde
dienstverlening te doen;
Ik weet dat voor sommige bedrijfsmiddelen een nadere
uitwerking geldt in bijvoorbeeld protocollen.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 13

8
gouden regel
Voor hoe wij omgaan met belangenverstrengeling geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik kan wel werkzaamheden voor anderen doen, als dat maar geen
klant of relatie van Mitros is, en ik zorg er bij activiteiten/klusjes
voor externen altijd voor het belang van Mitros niet te schaden.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik ben open en eerlijk over nevenwerkzaamheden en houd
het belang van Mitros altijd voor ogen. Ik vraag, zoals
volgens de CAO moet, vooraf schriftelijk toestemming aan
mijn leidinggevende;
Ik doe geen betaalde klussen bij de klanten van Mitros,
collega-corporaties en bedrijven die voor Mitros werken;
Ik weeg werkzaamheden voor bijvoorbeeld politieke,
maatschappelijke en overheidsorganisaties of functies bij
dergelijke organisaties (bijvoorbeeld lid gemeenteraad of
lid adviescommissie) af tegen het belang van Mitros en
bespreek deze met mijn leidinggevende.
14 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

9
gouden regel Voor
hoe wij omgaan met ‘schaars goed’, ons vastgoed, geldt de volgende ‘gouden regel’:
Ik heb dezelfde kans als andere bewoners/klanten bij de verhuur
en verkoop van woningen en bedrijfspanden door Mitros.
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:
Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee
ik het aanbod van koopwoningen te weten kom; bij de
verkoop van bestaande woningen betaal ik echter gewoon
de voor Mitros acceptabele prijs;
Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee
ik het aanbod van dure huurwoningen te weten kom;
ik betaal echter wel de door de makelaar en Mitros vastgestelde
prijs;
Ik heb bij nieuwbouwkoopprojecten dezelfde kans als
anderen; ik loot gewoon mee;
Ik heb bij socialehuurwoningen dezelfde kans als anderen
omdat de toewijzing via Woningnet loopt; bij tijdelijke
bewoning in bijvoorbeeld slooppanden loopt de toewijzing
via de daartoe door Mitros aangewezen instantie.
Gouden regel 9 geldt voor mij, maar ook voor mijn vrienden
en familieleden.
Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 15

tekst Mitros
ontwerp Carta – communicatie & grafisch ontwerp
fotografie Carta, iStock, Mitros, Nationale Beeldbank, Fotografie Ron Hendriks
druk Prezco, Diemen
© 2e herziene druk april 2012

Postbus 8217
3503 RE Utrecht
(030) 880 39 00
www.mitros.nl
1 2 3
4 5 6
7 8 9