Negen Gouden Regels (Integriteitscode, pdf) - Mitros
Negen Gouden Regels (Integriteitscode, pdf) - Mitros
Negen Gouden Regels (Integriteitscode, pdf) - Mitros
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Negen</strong> gouden regels<br />
<strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong><br />
1 2 3<br />
4 5 6<br />
7 8 9
Inleiding 1<br />
Waarom integriteitsbeleid? 1<br />
De integriteitscode 2<br />
Bijbehorende regelingen en protocollen 2<br />
Klokkenluidersregeling 2<br />
Sanctiebeleid 2<br />
Twee basisprincipes<br />
1 Hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode 4<br />
2 Hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en<br />
integriteitsvraagstukken 5<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels<br />
1 Hoe wij omgaan met klanten 7<br />
2 Hoe wij omgaan met collega’s 8<br />
3 Hoe wij omgaan met leveranciersselecties 9<br />
4 Hoe wij omgaan met relatiegeschenken 10<br />
5 Hoe wij omgaan met uitnodigingen 11<br />
6 Hoe wij omgaan met inkoopvoordelen 12<br />
7 Hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van <strong>Mitros</strong> 13<br />
8 Hoe wij omgaan met belangenverstrengeling 14<br />
9 Hoe wij omgaan met ‘schaars goed’ 15
Inleiding<br />
Deze brochure bevat de nieuwe integriteitscode van <strong>Mitros</strong>,<br />
in de vorm van twee basisprincipes en negen gouden regels.<br />
In 2005 had <strong>Mitros</strong> al – als tweede corporatie in Nederland –<br />
haar integriteitsbeleid vastgesteld. Na zes jaar was het echter<br />
tijd om te bekijken of dit beleid nog wel voldeed.<br />
De maatschappij is veranderd, het werkgebied van corporaties<br />
is ingewikkelder geworden, met alle mogelijke risico’s<br />
van dien. Alle aandacht in de pers de laatste jaren voor<br />
integriteits kwesties bij corporaties geven aan hoe groot de<br />
risico’s zijn en hoe snel het fout kan gaan.<br />
In ‘<strong>Negen</strong> gouden regels’ kun je lezen wat we bij <strong>Mitros</strong> verstaan<br />
onder integriteit. Eigen verantwoordelijkheid, openheid<br />
en respect hanteren we hierbij als uitgangspunt.<br />
Waarom integriteitsbeleid?<br />
Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke<br />
taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de<br />
lagere inkomensgroepen. Dat vraagt, zeker in een regio waar<br />
de woningnood groot is, om professionaliteit, integriteit,<br />
betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie.<br />
Het imago van en het vertrouwen in corporaties hangt sterk<br />
samen met het hebben van een goed integriteitsbeleid. Maar<br />
alleen het hebben van beleid is niet voldoende. Het moet<br />
leven in de organisatie en bij de medewerkers. Er moet continu<br />
aandacht voor zijn, in werkoverleggen, functioneringsgesprekken<br />
en bij werving en selectie van nieuwe medewerkers<br />
of inleenkrachten. We moeten weten op welke<br />
vlakken we risico lopen. En wat de gevolgen zijn als je je niet<br />
houdt aan het de integriteitscode.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 1
De integriteitscode<br />
Onze integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend<br />
reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat<br />
wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. Eén van de uitgangspunten<br />
is eigen verantwoordelijkheid. Daarbij past geen<br />
veelheid aan regels. Een tweede uitgangspunt is dat je zoveel<br />
mogelijk overlegt met je leidinggevende.<br />
In deze integriteitscode dus twee basisprincipes en negen gouden<br />
regels, passend bij negen basisthema’s voor het<br />
werken bij <strong>Mitros</strong>:<br />
1 omgang met (vertrouwelijke informatie over) klanten<br />
2 omgang met (vertrouwelijke informatie over) collega’s<br />
3 leveranciersselecties<br />
4 relatiegeschenken<br />
5 uitnodigingen<br />
6 inkoopvoordelen<br />
7 bedrijfsmiddelen<br />
8 belangenverstrengeling<br />
9 verdeling van schaars goed<br />
Bij elke regel staan enkele voorbeelden ter illustratie.<br />
Bijbehorende regelingen en protocollen<br />
Weliswaar laten de gouden regels veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid,<br />
toch vragen sommige onderwerpen wel om<br />
een gedetailleerdere uitwerking.<br />
Twee thema’s zijn verder uitgewerkt in de vorm van een<br />
protocol:<br />
de selectie van leveranciers (gouden regel 3) en<br />
het gebruik van de bedrijfsbussen (gouden regel 7).<br />
Deze protocollen vormen een onderdeel van het integriteitsbeleid.<br />
Ook zijn er wetten die ons verplichten een protocol te hebben<br />
om bepaalde zaken goed te regelen:<br />
een protocol ongewenste omgangsvormen met bijbehorende<br />
klachtenregeling (Arbowet)<br />
een privacyreglement (Wet Bescherming Persoonsgegevens)<br />
met protocollen over het vastleggen van<br />
gegevens van medewerkers, zoals bij voice/screenrecording,<br />
bij mobiele telefonie, bij het gebruik van<br />
bedrijfswagens en bij internet- en e-mailgebruik.<br />
Jaarlijks voert <strong>Mitros</strong> een integriteitsscan uit. Wij leggen<br />
hierover verantwoording af in ons jaarverslag.<br />
Klokkenluidersregeling<br />
Mocht je het vermoeden hebben dat ons integriteitsbeleid<br />
ernstig geschonden wordt, dan moet je dat ergens kunnen<br />
melden. En er zeker van zijn dat er zorgvuldig wordt omgegaan<br />
met jouw melding, dat deze serieus wordt onderzocht<br />
en eventueel passende maatregelen worden genomen.<br />
Hiervoor heeft <strong>Mitros</strong> een klokkenluidersregeling.<br />
Sanctiebeleid<br />
De <strong>Negen</strong> gouden regels gelden voor alle medewerkers van<br />
<strong>Mitros</strong>. En natuurlijk voor het bestuur en de Raad van<br />
Commissarissen. Wij verwachten dat zij zich allemaal aan<br />
deze integriteitscode houden.<br />
Bij overtreding van de <strong>Negen</strong> gouden regels kunnen (arbeidsrechtelijke)<br />
maatregelen genomen worden. Dit geldt ook voor<br />
situaties die niet letterlijk worden beschreven in deze code,<br />
maar waarvan je eigenlijk – op basis van gezond verstand –<br />
had moeten weten dat die in strijd zijn met de geest van ons<br />
integriteitsbeleid.<br />
2 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
1 2<br />
Twee basisprincipes<br />
Twee uitgangspunten vormen de basis voor de hele integriteits code.<br />
Ze zijn van toepassing op alle negen gouden regels. En natuurlijk op<br />
alle mogelijke andere situaties waarin je tegen integriteitsvraagstukken aanloopt.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 3
asisprincipe1<br />
Voor hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode geldt het volgende basisprincipe:<br />
Ik weet heel goed wat integer is en handel daarnaar. Ik ben zelf<br />
verantwoordelijk voor mijn integer handelen.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik ervaar dat het integriteitsbeleid geen ‘wetboek van<br />
strafrecht’ is, maar een duiding van gewenst gedrag,<br />
geformuleerd in een aantal ‘gouden regels’;<br />
Ik geef dus vanuit mijn eigen verantwoordelijkheid (ook)<br />
inhoud aan integriteit;<br />
Ik besef dat integriteit voor iedereen iets anders kan betekenen<br />
en dat iedereen hier zijn eigen invulling aan geeft;<br />
Ik moet me wel houden aan sommige (verplichte) protocollen<br />
op het gebied van integriteit, zoals leveranciersselectie,<br />
ongewenste omgangsvormen en telefoon/internet,<br />
alsmede aan relevante wetgeving hieromtrent.<br />
4 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
asisprincipe2<br />
Voor hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en integriteitsvraagstukken geldt het<br />
volgende basisprincipe:<br />
Ik sta voor de grootst mogelijke transparantie over integriteit<br />
en integriteitsvraagstukken.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik maak het integriteitsbeleid en integriteitsvraagstukken<br />
zoveel mogelijk bespreekbaar: in overleg met collega’s, in<br />
gesprek met mijn leidinggevende, in werkoverleggen, enz.,<br />
maar ook met zakelijke relaties;<br />
Ik bespreek (zeker) bij twijfel over een integriteitsvraagstuk<br />
dit met mijn leidinggevende en vraag zijn/haar oordeel;<br />
Ik vind het normaal om oninteger gedrag bij een collega<br />
bespreekbaar te maken en hem/haar daar op aan te<br />
spreken.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 5
1 2 3<br />
4<br />
<strong>Negen</strong> gouden<br />
5<br />
regels<br />
6<br />
7 8 9<br />
6 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
gouden regel<br />
1<br />
Voor hoe wij omgaan met klanten geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik behandel een klant met respect en gebruik informatie over<br />
de klant alleen functioneel.<br />
Wij zorgen ervoor dat ons integriteitsbeleid ook bekend is bij<br />
onze relaties en leveranciers en bespreken dit, waar nodig,<br />
met hen.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik behandel klanten gelijk ondanks verschillen in geslacht,<br />
leeftijd, afkomst, cultuur, religie, enzovoort;<br />
Ik heb respect voor de klanten, roddel niet en maak geen<br />
‘lollige’, discriminerende en/of seksueel getinte opmerkingen<br />
over hen;<br />
Ik respecteer de privacy van de klanten en geef alleen<br />
(privacygevoelige) informatie over klanten aan anderen als<br />
dat strikt functioneel is (bijvoorbeeld aan hulpverlenende<br />
instanties en politie, maar ook aan collega’s voor het<br />
oplossen van een probleem).<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 7
2<br />
gouden regel<br />
Voor hoe wij omgaan met collega’s geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik behandel mijn collega’s met respect en gebruik informatie<br />
over collega’s alleen functioneel.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik behandel collega’s gelijk ondanks verschillen in geslacht,<br />
leeftijd, afkomst, cultuur, religie enzovoort;<br />
Ik heb respect voor mijn collega’s, roddel niet en maak<br />
geen ‘lollige’, discriminerende en/of seksueel getinte<br />
opmerkingen over hen;<br />
Ik respecteer de privacy van mijn collega’s en geef alleen<br />
(privacygevoelige) informatie over collega’s aan anderen<br />
als dat strikt functioneel is en niet bijvoorbeeld bedoeld is<br />
om iemand te beschadigen.<br />
8 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
3<br />
gouden regel Voor<br />
hoe wij omgaan met leveranciersselecties geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik selecteer leveranciers om mee samen te werken<br />
op objectieve gronden.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik ga op objectieve gronden in zee met leveranciers zonder<br />
me te laten leiden door bijvoorbeeld familie- en vriendenband<br />
en andere niet zakelijke banden;<br />
Ik let bij de selectie en contractering van de leverancier op<br />
marktconformiteit in zowel kwaliteit als prijs;<br />
Ik volg voor een aantal leveranciersselecties de procedures<br />
die opgesteld zijn, zoals in het Inkoopbeleidsplan, het<br />
protocol voor leveranciersselectie en de procedures rond<br />
de longlist van aannemers;<br />
Ik pas deze gouden regel ook toe op het inhuren van<br />
externen.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 9
4<br />
gouden regel<br />
Voor hoe wij omgaan met relatiegeschenken geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik neem alleen een (relatie)geschenk aan als het bescheiden van<br />
omvang is en een blijk is van persoonlijke waardering voor iets<br />
wat ik gedaan heb.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik kan een (persoonlijk) geschenk tot een waarde van € 50<br />
aannemen; grotere geschenken weiger ik (vriendelijk) of<br />
geef ik af;<br />
Ik kan mijn geschenk ook afgeven bijvoorbeeld ten<br />
behoeve van een verloting;<br />
Ik neem alleen een geschenk aan omdat de tegenpartij<br />
vindt dat ik iets prima heb gedaan, niet louter omdat ik<br />
een bepaalde functie heb.<br />
10 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
5<br />
gouden regel Voor<br />
hoe wij omgaan met uitnodigingen geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik neem alleen een uitnodiging voor een bijeenkomst, evenement,<br />
feestelijke gelegenheid of reisje/excursie aan als die functioneel is.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik weet dat feesten, sportevenementen, optredens, reisjes/<br />
excursies en dergelijke zelden functioneel zijn en dat een<br />
uitnodiging daarvoor dus meestal wordt afgeslagen;<br />
Ik ga zo min mogelijk naar bijeenkomsten waarvoor ik uitgenodigd<br />
word die een tegenwaarde hebben van meer dan<br />
€ 50 en die niet door <strong>Mitros</strong> worden betaald;<br />
Ik kan met leveranciers en andere samenwerkingspartners<br />
een project op ontspannen wijze starten en afsluiten als<br />
<strong>Mitros</strong> en de andere partij(en) naar evenredigheid de<br />
kosten delen.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 11
6<br />
gouden regel<br />
Voor hoe wij omgaan met inkoopvoordelen geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik heb alleen kans op voordeel bij een leverancier als dat voordeel<br />
door <strong>Mitros</strong> van tevoren met de leverancier is afgesproken en vastgelegd<br />
en voor al mijn collega’s geldt.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik kan gebruik maken van inkoopvoordelen die voor alle<br />
collega’s gelden, zoals voordelen bij ziektekostenverzekeringen<br />
of bedrijfsfitness;<br />
Ik mag privé wel zaken doen met bedrijven die voor <strong>Mitros</strong><br />
werk doen, als ik daar maar geen individueel voordeel uit<br />
haal of wil halen; ik ben bij dergelijke bedrijven wel terughoudend<br />
vanwege het risico op belangenverstrengeling.<br />
12 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
7<br />
gouden regel Voor<br />
hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van <strong>Mitros</strong> geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik realiseer me dat de middelen van <strong>Mitros</strong> bedrijfsmiddelen zijn<br />
en ben terughoudend in het privégebruik ervan.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik gebruik de bedrijfsmiddelen van <strong>Mitros</strong> voor zakelijke<br />
doeleinden en let er bij privégebruik op dat dit redelijk is<br />
ten opzichte van het zakelijk gebruik;<br />
Ik gebruik bedrijfsmiddelen niet om ergens anders betaalde<br />
dienstverlening te doen;<br />
Ik weet dat voor sommige bedrijfsmiddelen een nadere<br />
uitwerking geldt in bijvoorbeeld protocollen.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 13
8<br />
gouden regel<br />
Voor hoe wij omgaan met belangenverstrengeling geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik kan wel werkzaamheden voor anderen doen, als dat maar geen<br />
klant of relatie van <strong>Mitros</strong> is, en ik zorg er bij activiteiten/klusjes<br />
voor externen altijd voor het belang van <strong>Mitros</strong> niet te schaden.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik ben open en eerlijk over nevenwerkzaamheden en houd<br />
het belang van <strong>Mitros</strong> altijd voor ogen. Ik vraag, zoals<br />
volgens de CAO moet, vooraf schriftelijk toestemming aan<br />
mijn leidinggevende;<br />
Ik doe geen betaalde klussen bij de klanten van <strong>Mitros</strong>,<br />
collega-corporaties en bedrijven die voor <strong>Mitros</strong> werken;<br />
Ik weeg werkzaamheden voor bijvoorbeeld politieke,<br />
maatschappelijke en overheidsorganisaties of functies bij<br />
dergelijke organisaties (bijvoorbeeld lid gemeenteraad of<br />
lid adviescommissie) af tegen het belang van <strong>Mitros</strong> en<br />
bespreek deze met mijn leidinggevende.<br />
14 <strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong>
9<br />
gouden regel Voor<br />
hoe wij omgaan met ‘schaars goed’, ons vastgoed, geldt de volgende ‘gouden regel’:<br />
Ik heb dezelfde kans als andere bewoners/klanten bij de verhuur<br />
en verkoop van woningen en bedrijfspanden door <strong>Mitros</strong>.<br />
Daarbij gelden de volgende inkleuringen:<br />
Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee<br />
ik het aanbod van koopwoningen te weten kom; bij de<br />
verkoop van bestaande woningen betaal ik echter gewoon<br />
de voor <strong>Mitros</strong> acceptabele prijs;<br />
Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee<br />
ik het aanbod van dure huurwoningen te weten kom;<br />
ik betaal echter wel de door de makelaar en <strong>Mitros</strong> vastgestelde<br />
prijs;<br />
Ik heb bij nieuwbouwkoopprojecten dezelfde kans als<br />
anderen; ik loot gewoon mee;<br />
Ik heb bij socialehuurwoningen dezelfde kans als anderen<br />
omdat de toewijzing via Woningnet loopt; bij tijdelijke<br />
bewoning in bijvoorbeeld slooppanden loopt de toewijzing<br />
via de daartoe door <strong>Mitros</strong> aangewezen instantie.<br />
<strong>Gouden</strong> regel 9 geldt voor mij, maar ook voor mijn vrienden<br />
en familieleden.<br />
<strong>Negen</strong> gouden regels - <strong>Integriteitscode</strong> <strong>Mitros</strong> 15
tekst <strong>Mitros</strong><br />
ontwerp Carta – communicatie & grafisch ontwerp<br />
fotografie Carta, iStock, <strong>Mitros</strong>, Nationale Beeldbank, Fotografie Ron Hendriks<br />
druk Prezco, Diemen<br />
© 2e herziene druk april 2012
Postbus 8217<br />
3503 RE Utrecht<br />
(030) 880 39 00<br />
www.mitros.nl<br />
1 2 3<br />
4 5 6<br />
7 8 9