Scientia Enterprise Foundation voordelen en kenmerken brochure

Enterprise Foundation
Optimaliseer het roosterproces
om strategische doelen te behalen

Optimaliseer het roosterproces met behulp
van de roosteroplossing Enterprise Foundation
en zorg dat strategische doelen van uw
institute gehaald worden.
In het veeleisende klimaat van het
hedendaagse onderwijs zoeken instellingen
voortdurend naar manieren om middelen die
nodig zijn voor academisch onderwijs effectief
toe te wijzen. Men staat voor een aantal
uitdagingen bij het maken van een rooster,
zoals het verhogen van de tevredenheid van
studenten, een breder cursusaanbod bieden
en ruimtes optimaal gebruiken, terwijl men
rekening moet houden met de voorkeuren van
docenten. Roosteren is van wezenlijk belang
voor de strategische planning en heeft invloed
op alle andere activiteiten van de instelling.
Enterprise Foundation is een krachtige oplossing die
toch eenvoudig in gebruik is. Het pakket ondersteunt
compleet geautomatiseerd roosteren, compleet
handmatig roosteren of een combinatie daarvan, zodat de
gebruiker altijd de kracht van de planner kan gebruiken,
maar wel volledig de controle houdt.
Enterprise Foundation bevat de volgende modules:
• Enterprise Timetabler zorgt ervoor dat er roosters
zonder overlap gemaakt worden. De module
ondersteunt ook het roosteren van alle geplande
activiteiten met gebruik van de beschikbare middelen.
• Enterprise Course Planner maakt een slimme
analyse van de geschatte vraag om het juiste aantal
activiteiten te plannen. Een dashboard wijst de
gebruiker op discrepanties tussen het geplande
aanbod en de verwachte vraag.
• Reference Data Manager geeft de gebruiker de
mogelijkheid om middelen als academisch personeel en
onderwijslocaties te beheren en ook de eigenschappen
ervan, zoals geschiktheid en capaciteit van een zaal,
beschikbaarheid en gewenste werkpatronen.
• Authorisation Manager geeft u de mogelijkheid om
te bepalen wie toegang heeft tot welke functies in
Enterprise Foundation en u kunt tevens de gegevens
beperken die gebruikers kunnen zien en wijzigen.
• Reporting Database presenteert het rooster en andere
eraan verwante gegevens in een opmaak waarin
makkelijk zinvolle beheerinformatie gevonden kan
worden. Rapporten kunnen op maat gemaakt worden
met standaard rapportagesoftware of ze kunnen door
Scientia gemaakt worden om aan uw speciale wensen
te voldoen.
Enterprise Foundation is zo opgezet dat een instelling
kan werken met een gespecialiseerd, centraal team van
roostermakers, met lokale roostermakers op elke afdeling
of met een combinatie van die twee benaderingen. Er is
bewezen dat Enterprise Foundation met succes de meest
complexe roosterscenario’s kan oplossen.
Enterprise Foundation levert roostering op basis van
‘werkelijke gegevens’. Enterprise Timetabler ondersteunt
‘cumulatief roosteren’. Dat betekent dat er geroosterd
kan worden met de gegevens die in de loop van de tijd
beschikbaar komen zonder dat alles wat al geroosterd
is, veranderd moet worden. Bovendien ondersteunt
Enterprise Timetabler ‘dynamisch roosteren’, dus als er
aanpassingen aangebracht moeten worden, dan geeft het
systeem meteen advies over alternatieve oplossingen.
Enterprise Foundation is een betrouwbare,
beproefde en geteste oplossing voor het omgaan met
roosterproblemen. Onze software wordt wereldwijd
gebruikt door ruim 450 instellingen in ruim 30 landen
voor het roosteren van de academische programma’s van
ruim 7 miljoen studenten.
Enterprise Foundation kan helpen om:
• De efficiëntie te verhogen.
• Groei te maximaliseren of het cursusaanbod uit te
breiden met gebruik van bestaande middelen.
• De tevredenheid van studenten te verhogen.
• Uw docenten en studenten zelfstandiger te maken.
• De academische kwaliteit te handhaven.

Voordelen
De tevredenheid van studenten verhogen
Reizen, werk en familieverplichtingen oefenen
allemaal druk uit op de moderne student. De
roosteraar beheert deze factoren en beperkingen
en houdt ook rekening met de gewenste
beschikbaarheidspatronen van studenten en docenten.
Zo wordt ervoor gezorgd dat er studentvriendelijke
roosters worden gemaakt.
Zet de beschikbare ruimte zo goed mogelijk in
Geef onderwijs in het juiste type zaal met een passende
capaciteit om de bezetting van zalen te verbeteren.
Veel instellingen hebben het aantal studenten kunnen
verhogen en meer cursussen kunnen aanbieden, terwijl
het aantal zalen werd verminderd.
Houd rekening met de voorkeuren van academisch
personeel
De planner van Enterprise Foundation ondersteunt
roosterbeperkingen die om academische redenen worden
opgelegd. Academisch personeel zal gerustgesteld zijn
als ze weten dat er tijdens het roosterproces rekening
gehouden wordt met hun beschikbaarheid en voorkeuren.
De efficiëntie verhogen
Slim roosteren garandeert dat belangrijke middelen als
docenten, zalen en apparatuur effectief worden ingezet,
wat in het voordeel werkt van de hele organisatie.
Hierdoor komt capaciteit vrij die kan worden ingezet voor
groei of voor andere activiteiten die inkomsten genereren.
Een breder cursusaanbod
Enterprise Timetabler biedt de flexibiliteit om roosters
te maken en te wijzigen die gebaseerd zijn op de
gezamenlijke wensen van docenten en studenten en
op de eigenschappen van zalen. Mentoren kunnen ook
bekijken welke impact het heeft op het rooster van een
individu als diegene andere cursussen kiest.
Verbeter de besluitvorming
Gebruik beheerrapportages om belangrijke informatie
als gebruik van zalen en beschikbaarheid van docenten
in de gaten te houden en indien nodig maatregelen te
nemen. Door het samenstellen van snelle en efficiënte
‘wat als’-scenario’s kunt u vol vertrouwen nieuwbouw
plannen, nieuwe cursussen opzetten of het aantal
studenten verhogen.
Studenten werven en behouden
Door te roosteren op een manier waardoor de keus
groter wordt, zult u waarschijnlijk meer studenten
voor uw instituut werven en ook meer studenten
behouden. Een flexibel rooster verhoogt de
tevredenheid van studenten en zorgt ervoor dat uw
instituut aantrekkelijker is om er te studeren.
Maximaliseer resultaten van studenten
Het gebruik van studiepaden zorgt ervoor dat
studenten de juiste combinaties van cursussen of
modules kunnen kiezen om hun studiedoelen binnen
zo kort mogelijke tijd te halen.

Functies
Gegevens van middelen voorbewerken
• Meerdere methodes van roosteren - De instelling,
individuele afdelingen of beide kunnen de ‘eigenaar’
van middelen zijn. Afdelingen zijn vaak de ‘eigenaar’
van gespecialiseerde zalen, terwijl het instituut de
centrale ‘eigenaar’ is van algemene onderwijszalen en
collegezalen.
• Mechanisme voor aanvragen en goedkeuring ervan
Een gebruiker kan direct middelen toewijzen als hij
voor die middelen volledige permissie heeft of hij kan
een aanvraag indienen als een andere gebruiker de
eigenaar van die middelen is. Elke gebruiker heeft
toegang tot een lijst van bestaande aanvragen voor
zijn middelen en hij kan die aanvragen goedkeuren of
afwijzen.
• Regels en beperkingen kunnen aangepast worden
De gebruiker kan tijden specificeren waarop een middel
niet beschikbaar is, evenals een voorkeur aangeven
voor een tijdstip waarop een middel juist wel of niet
gebruikt kan worden. Er kunnen nog complexere
regels gedefinieerd worden met gebruik van op tijd
gebaseerde beperkingen.
Het curriculum definiëren
• Meer flexibiliteit - In Enterprise Course Planner
kan de gebruiker studiepaden beschrijven binnen
een studieprogramma om te zorgen dat specifieke
combinaties van modules elkaar niet overlappen.
• Planning van studentenkeuzes - Als de modulekeuzes
van studenten van tevoren al bekend zijn, dan kunnen die
gebruikt worden als basis voor de planning van een rooster
zonder overlap. De software kan bepaalde combinaties van
modules herkennen en daar omheen plannen.
• Hogere efficiëntie - Enterprise Course Planner
ondersteunt de definitie van de oplevering van
onderwijs vanuit het perspectief van de student en
daarom kan de gebruiker, om te voldoen aan de vraag,
het juiste aantal activiteiten maken op basis van het
aantal studenten.
• Omgaan met gelijktijdige activiteiten - Als studenten
die verschillende modules en programma’s volgen
gelijktijdig onderwijs krijgen op dezelfde locatie van
dezelfde docent, dan kunnen die studenten in Enterprise
Timetabler met het model van gelijktijdige activiteiten
het juiste overzicht van de activiteit bekijken zonder dat
docenten of zalen dubbel geboekt hoeven te worden.
Hierboven: Op het dashboard van Enterprise Foundation kan de
gebruiker het geplande rooster vergelijken met de nieuwste cijfers
van de vraag van studenten. De groene kleur geeft aan dat de
planning voldoende capaciteit biedt om aan de verwachte vraag te
voldoen, terwijl de rode kleur aangeeft dat er een discrepantie is
tussen de planning en de werkelijkheid. Via snelkoppelingen kan de
gebruiker toegang krijgen tot de planning en die snel aanpassen om
beter aan de vraag te voldoen
Het probleem ‘roosteren’ oplossen
• Volledig geautomatiseerd roosteren - Definieer de
voorwaarden voor elke onderwijsactiviteit, waaronder
mogelijke harde roosterbeperkingen, en laat de
automatische planner een oplossing zoeken op basis
van zachte beperkingen, zoals de wens om zalen
efficiënt te gebruiken of om roosters met een gelijke
spreiding van de werkdruk te krijgen.
• Volledig handmatig roosteren - De toewijzing van
middelen kan vooraf ingesteld worden en het tijdstip
van activiteiten kan als harde roosterbeperking
ingesteld worden. Zelfs als er handmatig geroosterd
wordt, blijft de volledige kracht van de planner
gehandhaafd. Met een kleurcode wordt aangegeven
wanneer harde roosterbeperkingen overtreden worden
en er wordt met de kleurcode advies gegeven over
beschikbaarheid in het rooster als u alternatieve
oplossingen test. Met voorkeuren voor zachte
beperkingen wordt de gebruiker naar een goede
oplossing geleid.
Hierboven: Door roostervoorkeuren aan te passen, kan de gebruiker
de rooster engine ‘leren’ wat een ‘goed’ rooster is

Functies vervolg…
• Hybride roosteren - Sommige activiteiten kunnen
handmatig geroosterd worden, terwijl andere
activiteiten automatisch geroosterd worden. Sommige
aspecten van een activiteit kunnen vooraf ingesteld
worden (bv. de activiteit moet gegeven worden door
een specifieke docent), terwijl andere aspecten
flexibel blijven (bv. de activiteit vereist een zaal van een
specifiek type en met een specifieke capaciteit).
• Reageer snel op verandering - Met het variantiemodel
van activiteiten in Enterprise Timetabler kan eenvoudig
omgegaan worden met de wekelijkse variatie, wat
resulteert in accurate cijfers over het gebruik van
middelen, accurate controle op overlap en accurate
roosters voor studenten.
• De rooster engine is altijd actief - De controle op overlap
zit in de software ingebouwd. Als u begint met het
wijzigen van de dag, tijd of middelen van een activiteit,
dan berekent de roostersoftware de mogelijkheden en
hij waarschuwt voor overlap in het rooster. De rooster
engine is altijd actief en beschikbaar, of de taak nu zo
eenvoudig is als het zoeken naar een alternatieve locatie
voor een activiteit of zo complex is als het automatisch
roosteren van duizenden studenten.
Frequentiefactor Bezetting Gebruik
Hierboven: Een voorbeeld van een rapport over inzet
De oplossing bekijken
• Meerdere weergaven van het rooster - Hiermee kunt u
de kettingreactie op alle betrokken middelen bekijken,
die volgt op iedere willekeurige roosterwijziging.
De gebruiker kan het rooster vanuit verschillende
perspectieven bekijken in verschillende tabbladen,
naast elkaar of trapsgewijs.
• Gepersonaliseerde weergave - De gebruiker kan de
software personaliseren om de gewenste informatie
weer te geven op een manier die bij de uit te voeren
taken aansluit. De persoonlijke instellingen worden
elke keer dat u de software gebruikt opgeslagen, zodat
de software ‘leert’ hoe u graag werkt.
• Rapportage - Alle modules van Enterprise hebben
een ingebouwde rapportagefunctie, waarmee
de gebruiker de informatie die hij op het scherm
ziet rechtstreeks naar een printer kan sturen of
in een aantal bestandsopmaken kan opslaan. De
rapportagedatabase geeft ook de mogelijkheid voor
het maken van aangepaste rapporten in standaard
rapportagesoftware.
Hierboven: De rooster engine legt harde beperkingen op en biedt
roosteradvies om de gebruiker te helpen de beste oplossing te vinden
• Boekingen - De software ondersteunt het maken van
ad-hocboekingen voor privéstudie van studenten,
buitenschoolse activiteiten of voor externe gebruikers
van het instituut. Authorisation Manager kan ingezet
worden om het gebruik van sommige gebruikers te
beperken, zodat ze met de software alleen dit type
boekingen kunnen maken.

U wordt bij elke stap
ondersteund
Wij denken dat het niet voldoende
is om alleen de beste software te
hebben.
We weten dat als uw instelling alles uit onze
software wil halen dat u dan ook moet kunnen
rekenen op onze supportservices, waaronder:
• Een toepassingsgerichte helpdesk, bemand door
een team van experts, die snel reageert en goede
technische ondersteuning biedt.
• Technische adviseurs die u in alle fases van uw
implementatie kunnen begeleiden.
• Trainers die training geven over al onze producten
en die ook op locatie op maat gemaakte
trainingen kunnen verzorgen om aan alle wensen
van uw administrateur te kunnen voldoen.
• Adviseurs op het gebied van roosterprocessen
met een rijke ervaring binnen de sector, die
een uitgebreide analyse kunnen bieden van uw
huidige processen en advies kunnen geven over
hoe u ze kunt herstructureren waar dat nodig is.
Over Scientia
Scientia heeft met de tijd de benijdenswaardige
reputatie opgebouwd van een wereldwijde
marktleider op het gebied van oplossingen voor
het beheer van middelen voor het hoger en
voortgezet onderwijs.
Scientia biedt slimme software en advies
om instellingen te helpen hun waardevolle
middelen, waaronder docenten en ruimte, zo
efficiënt mogelijk te gebruiken.
Enterprise Foundation is een onderdeel
van Scientia’s pakket oplossingen voor het
beheer van middelen. Enterprise Foundation
is voor gebruikers aanvullende software die
geïntegreerd kan worden met andere software
van Scientia en andere systemen van de
instelling om zo strategische en operationele
ondersteuning te bieden.
Contact
Voor meer informatie over Enterprise Foundation
en onze andere slimme software, advies of om uw
regionale kantoor te vinden om contact met ons op
te nemen, kunt u kijken op onze website
www.scientia.com/nl.
Ref: 3335
Copyright © Scientia Ltd 2012. Alle rechten voorbehouden.
Scientia is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd.