Normconform ombudswerk: een zoektocht naar ombudsnormen

vangstbewijs wordt gestuurd, behalve wanneer binnen deze periode een antwoord
ten gronde kan worden gestuurd.
- Het antwoord of het ontvangstbewijs vermelden de naam en het telefoonnummer
van de ambtenaar die voor het dossier verantwoordelijk is en de dienst
waartoe hij behoort.
- Bij oneigenlijk gebruik, namelijk wanneer het aantal brieven of klachten
buitensporig groot is, steeds hetzelfde onderwerp betreffen of ongegrond zijn,
hoeft geen ontvangstbewijs of antwoord te worden verstuurd.
- De Nederlandse nationale ombudsman
De Nederlandse nationale ombudsman kent de ombudsnorm deugdelijke
correspondentie als dusdanig niet. Hij heeft wel een rapport opgesteld waarbij
het algemeen kader wordt aangegeven van de wijze waarop de overheid correspondentie
van burgers dient te behandelen 5 .
Een aantal krachtlijnen van dit rapport zijn de volgende.
De Nederlandse nationale ombudsman vindt een nauwkeurige postregistratie
noodzakelijk vanuit het oogpunt van de doelmatigheid in het belang van de
overheid en van de burger. Er zijn twee componenten: een ontvangstregistratiesysteem
en een voortgangsbewakingssysteem.
Registratie houdt in:
- Post wordt voorzien van een kenmerk.
- Registratie van behandelende afdeling en behandelende ambtenaar.
- Belang hechten aan meldingen van de burger.
- Registreren van verzendingswijze.
- Ontvangstbewijs afleveren indien per drager.
- Zelf doorsturen indien bedoeld voor andere dienst.
De Nederlandse nationale ombudsman billijkt de houding om niet voldoende
gefrankeerde post niet te aanvaarden.
Voortgangsbewaking houdt in:
- Elke stap in de correspondentie wordt vastgelegd.
Wanneer wel en niet reageren op correspondentie?
Uitgangspunt voor de overheid moet zijn dat op elke brief in beginsel een reactie
volgt.
5
Zie W. Daniëls, Correspondentiewijzer. Normen van de Nationale Ombudsman voor de correspondentie
van de overheid-burger, Den Haag, De nationale ombudsman/SDU, 1995, 109 p.
53