klik hier - Sneeker Mixed Hockey Club
klik hier - Sneeker Mixed Hockey Club
klik hier - Sneeker Mixed Hockey Club
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Verslag van algemene ledenvergadering van de <strong>Sneeker</strong> <strong>Mixed</strong> <strong>Hockey</strong> club op 6<br />
oktober 2011<br />
Aanwezig: Bestuur en 32 leden. Zie presentielijst<br />
Afwezig met kennisgeving: zie lijst<br />
1. Opening<br />
De voorzitter Ton plomp opent de vergadering is enthousiast over de prima opkomst<br />
ondanks de slechte parkeergelegenheid.<br />
2. Ingekomen stukken.<br />
Geen<br />
3. Vaststellen agenda.<br />
De vergadering gaat akkoord met de agenda. Agendapunt 6 zal naast het voorzitterschap<br />
uitgebreid worden met het voorstel om een nieuw bestuurslid te benoemen.<br />
4. Verslag vorige ALV dd. 6 oktober 2011.<br />
Het verslag van de vorige ALV wordt goedgekeurd. Dina Eringa wordt bedankt voor het<br />
maken van het verslag.<br />
5. Jaarverslag 2011-2012.<br />
Niemand heeft zich helaas aangemeld voor de functie van technisch bestuurslid.<br />
Ferry Hoff zoekt een wedstrijdsecretaris voor de zaalhockeycompetitie. Carolien Lampe<br />
meldt zich spontaan aan.<br />
Op pag. 8 Sponsorgeld is verschillend met wat in het financiële jaarverslag staat.<br />
Antw: het financiële jaarverslag is bepalend.<br />
Vraag: waarom kan de feestcommissie zich niet aansluiten bij de jeugdcommissie.<br />
Antw: Dit wordt uitgezocht.<br />
Het jaarverslag wordt vastgesteld en goedgekeurd.<br />
Volgend jaar zal de Trimhockey ook benaderd worden voor het schrijven van een<br />
jaarverslag. Pierre Jansen was contactpersoon Trimhockey.<br />
Tevens willen zij graag eens aanschuiven bij een bestuursvergadering.<br />
Er ligt een afspraak dat alle commissies de eerste maandag van de maand vergaderen in het<br />
clubhuis. In de bestuursvergadering zal dan ook het fluiten van wedstrijden en het draaien<br />
van bardiensten door de Trimhockeyers aan bod komen. Zij zijn in principe ook leden.<br />
6. Voorzitterschap SMHC.<br />
Aan dit agendapunt wordt de HRM functie toegevoegd. Arnold de Jong wordt welkom<br />
geheten. Hij doet dit op persoonlijke titel. De Rabobank zal onze nieuwe hoofdsponsor<br />
worden. Arnold benadrukt dat hij niet over sponsering gaat. De leden gaan akkoord met de<br />
benoeming van Arnold de Jong als bestuurslid HRM. Arnold wordt van harte welkom<br />
geheten.<br />
De periode van Ton’s voorzitterschap zit erop. Hij wil niet nog eens 4 jaar voorzitter zijn. Wel<br />
voor 1 jaar om zo de tijd te hebben om een nieuwe voorzitter te zoeken. De leden gaan<br />
<strong>hier</strong>mee akkoord.
7. Nieuw clubhuis en 2 de veld.<br />
Jeroen Volkers deelt de hand-outs uit omdat de kabel tussen de beamer en de laptop niet<br />
aanwezig is.<br />
Er volgt een korte uitleg over de totstandkoming van het 2 e kunstgrasveld.<br />
In november 2009 hebben de leden actiegevoerd bij het gemeentehuis. Nadat het bestek<br />
naar de gemeente was gestuurd hebben diverse commissies deze van commentaar<br />
voorzien.<br />
Arcadis werd in de arm genomen voor het aanleggen van het 2 e veld. Dit ging niet erg<br />
makkelijk. Door de slechte natte zomer van 2010 liep de aanleg vertraging op doordat<br />
inklinking van de natte bodem het proces vertraagde.<br />
Het weer is nu bepalend voor de aanleg van het 2 e veld. Te nat en te koud zijn slechte<br />
weergoden. Dus hopelijk kan er volgend seizoen op het 2 e veld gespeeld worden.<br />
<strong>Club</strong>huis<br />
Door de tennisvereniging De vliegende Bal is een stichting in het leven geroepen. Dit was<br />
nodig voor de contracten tussen SMHC/DVB en met Arcadis. De eerste bestuurders van de<br />
Stichting zijn i.v.m. de oprichting en de aanleg van de nieuwe tennisvelden benoemd door<br />
DVB. Als de stichting de investering en de exploitatie van het gezamenlijke clubhuis gaat<br />
doen, dan zal SMHC ook bestuursleden moeten leveren. Momenteel wordt er met de<br />
belastingdienst gesproken over de voorwaarden, waaraan de stichting moet voldoen. Er<br />
moet onafhankelijkheid zijn tussen de stichting en beide verenigingen.<br />
Budget is belangrijk. €360.000,= komt van de gemeente voor was- en kleedruimtes.<br />
€100.000,= voor sloop en tijdelijk onderkomen etc. De bedoeling is dat er 1 clubhuis komt<br />
voor DVB en SMHC op het kleine grasveldje. Het wordt 1 gebouw met kleedkamers.<br />
Er zal een bijzondere ALV belegd worden op 28 november 2011. Hier zullen dan alle stukken<br />
en tekeningen besproken worden. Eerst zal er een gezamenlijk overleg zijn met de DVB, en<br />
Van der Berg, daarna zullen de verenigingen uit elkaar gaan voor de extra ALV. Als de<br />
plannen doorgaan, dan staat er eind 2013 een nieuw clubhuis.<br />
Vragen:<br />
Wanneer wordt er begonnen met de sloop?<br />
Antw: Verwacht wordt dat er in juni begonnen wordt met de sloop.<br />
Vraag: Frank de Ruijter.<br />
Wie bepaalt het aantal was- en kleedruimtes?<br />
Antw: De gemeente bepaalt dit op basis van de eisen van de KNHB.<br />
Vraag Ton Groenendijk: Is het dak niet sterk genoeg voor een 2 e bouwlaag?<br />
Antw: nee, dat was wel heel makkelijk. Jeroen Volkers neemt dit mee.<br />
Vraag Marijn Smit:<br />
Is er bewust gekozen voor een tenniskantine en een hockeykantine?<br />
Antw: Gedurende de bouw kunnen er veranderingen plaatsvinden bijv. er kan een muur<br />
tussen de ruimtes weg gehaald worden, dan een grote ruimte.<br />
Xander Winser: Programma van eisen is aangepast aan het budget. Is het misschien een<br />
idee om dit met diverse commissies te bespreken.<br />
Tom Groenendijk en Frank de Ruijter zijn blij met 2 kantines.<br />
Opzet is dat er wel gescheiden ruimtes komen tussen de tennis en de hockey, maar<br />
eventueel met een gescheiden schuifwand. Op het Schuttersveldcomplex is dit ook<br />
toegepast en gaat het goed.<br />
Ellen:<br />
De toiletten staan centraal in de hal ingetekend. Zijn deze toiletten voor DVB en SMHC<br />
gezamenlijk?<br />
Het zijn twee aparte ruimtes met gescheiden ingangen met een gang er tussen met de<br />
toiletruimtes.<br />
Helaas is het budget beperkt. Wel kijken naar het aantal toilet groepen.<br />
Jeroen neemt dit mee.
Marco Plomp:<br />
Pacht kantine: is het misschien mogelijk dit te overwegen. Het management van het gebouw<br />
valt dadelijk onder de Stichting. De belastingdienst kijkt mee. Verpachten van de kantine is<br />
absoluut een onderwerp van gesprek tussen beide verenigingen en de stichting.<br />
Jeroen Smit:<br />
Waarom is er een aparte scheidsrechtersruimte ingetekend?<br />
Dit is verplicht gesteld door de KNHB.<br />
Jan Dijkhuis (Penningmeester) legt het een en ander uit over de financiering van het<br />
clubhuis.<br />
Het nieuwe veld zal gehuurd worden voor hetzelfde bedrag als het oude veld. Het clubhuis is<br />
begroot op 780.000,= euro. SMHC en DVB zullen beide 160.000,= moeten neerleggen voor<br />
dit gebouw.<br />
SMHC zal 140.000,= moeten gaan lenen. Gepland staan diverse acties welke ong. 25.000,=<br />
zullen gaan opleveren. Dit zijn oa. De grote <strong>Club</strong>actie en een veiling van goederen.<br />
Voor de grote clubactie heeft men bedacht dat ieder lid 5 loten per adres moet gaan kopen.<br />
Zij gaan akkoord met deze actie.<br />
Ook gaan de leden akkoord met het voorstel om een factuur naar elk adres te sturen.<br />
Vraag Ton Groenendijk.<br />
Is het misschien een optie om certificaten uit te gaan geven?<br />
Antw: Gaan we overwegen als alles gerealiseerd is. Het is 1 van de plannen van de<br />
fundraisingcommissie. Ook obligaties en bijvoorbeeld een club van 100 of 50.<br />
8 <strong>Club</strong>manager.<br />
De toelichting over deze functie staat op de site.<br />
We hebben iemand nodig die de leiding heeft over het reilen en zeilen van het clubhuis.<br />
Vooral op zaterdag en op zondag. Het betreft <strong>hier</strong> een parttime functie. Er staat een bedrag<br />
van 15.000,= begroot voor deze functie.<br />
Jeroen heeft vandaag een gesprek met Empatec.<br />
Het bestuur vraagt toestemming van de leden om een clubmanager aan te stellen.<br />
Dit voorstel wordt goedgekeurd.<br />
9 Voorstel barcommissie.<br />
Vrijwillige afkoopregeling.<br />
In BAS (op de site) kan men zichzelf inplannen voor een bardienst. Wil je geen bardienst<br />
draaien, dan kan je dit afkopen. Indien er gaten in het barrooster ontstaan, dan wordt deze<br />
ingepland door de barcommissie. Komt iemand niet opdagen voor zijn dienst, dan krijgt deze<br />
een boete.<br />
Marijn heeft een 1 e mail rondgestuurd. Deze mail riep veel vragen op.<br />
Onder de aanwezig leden ontstaat een discussie. Zodra er een clubmanager is aangesteld,<br />
kan hij degene die niet op komt dagen voor zijn bardienst melden aan penningmeester. Deze<br />
kan de boete dan factureren. Er komt een stemming voor de afkoopregeling en een boete<br />
oplegging voor het komen opdagen bij een bardienst.<br />
Het voorstel wordt aangenomen.<br />
Veel clubs hebben een coördinator voor maatschappelijke stage, is dat ook niet iets voor<br />
ons?<br />
Ruth Gruber meldt zich aan als coördinator maatschappelijke stage.<br />
Arnold de Jong zal contact met haar opnemen.
10 Velddiensten<br />
Het inplannen van de velddiensten komt onder verantwoordelijkheid van de nieuwe<br />
clubmanager. Hij zal degene die velddienst heeft helpen bij het opzetten van de velden en<br />
andere bijkomende werkzaamheden.<br />
Door middel van een lijst die rondgaat onder de aanwezigen melden 15 personen zich aan<br />
om velddienst te draaien..<br />
11 Sponsorcommissie.<br />
De Friesland Bank was hoofdsponsor. De Rabobank neemt het hoofdsponsorschap over,<br />
mede door inzet van de sponsorcommissie. De Rabobank wordt hoofdsponsor voor een<br />
periode van 3 jaar voor een bedrag van 5000,= per jaar.<br />
Ook wil de Rabobank een rol spelen bij de opening van het 2 e veld etc.<br />
Over 2 weken wordt het pakket kenbaar gemaakt.<br />
12 Financiën<br />
Jan krijgt het woord. Het financiële jaarverslag van afgelopen seizoen wordt uitgelegd.<br />
Vraag Marco Plomp.<br />
Er staat een grote post debiteuren. Anderzijds is 3000,= weggeboekt.<br />
Antw: Openstaande posten zijn van de vorige penningmeester, gaan nu in invordering vorig<br />
jaar.<br />
De Friesland Bank gaat niet door. Achterstand sponsorgelden.<br />
Het grootste bedrag wat nog openstaat, is de contributie van leden. De e-mail nota raakt veel<br />
zoek. De betaal discipline is niet erg best. Overgaan op automatisch incasso’s is beter en<br />
gaat sneller. Handtekening voor de machtiging meesturen met de laatste rekening.<br />
Veel mensen zeggen in september nog op omdat de ALV pas in oktober gehouden wordt. Dit<br />
kan dus niet.<br />
Voorstel: ALV in het voorjaar houden en de contributie in de zomer innen.<br />
Dit is geen goed idee.<br />
Resultaten 2010-2011<br />
Geen keepermateriaal aangeschaft. Was niet nodig.<br />
Defect ketel; adviesbedrag staat gereserveerd.<br />
Verder worden <strong>hier</strong>over geen vragen gesteld.<br />
Verslag kascommissie:<br />
Mirjam ging met vakantie, dus hebben Menno de Vries en Jeroen B. de boeken bekeken.<br />
De penningmeester krijgt een applaus omdat de boeken goed op orde zijn.<br />
Penningmeester wordt decharge verleend.<br />
Nieuwe kascommissieleden nodig. Mirjam blijft en Jos Wijnands wordt nieuw lid.<br />
Begroting:<br />
De energierekening valt hoger uit dan vorig jaar. Voor het clubhuis is een groot bedrag<br />
gereserveerd voor exploitatie.<br />
Verwacht wordt dat het ledenaantal met 10% zal groeien naar 470 leden. Begroting wordt 28<br />
november as vastgesteld.<br />
De trainersvergoeding zal voor komend jaar hoger uitvallen ivm met meer trainersuren 2 e<br />
veld. Nu geen betaalde “professionele” trainers.
Rijderskaarten zijn afgeschaft. Meestal werd dit geld gebruikt voor teamuitjes. Het rijdersgeld<br />
gaat uit de contributie. Wel zal de contributie verhoogd worden met 30 euro. Deze<br />
mededeling komt op de site en in de nieuwsbrief.<br />
Het contributievoorstel wordt goedgekeurd.<br />
13. Beleggen extra ALV<br />
In verband met de bouw van het nieuwe clubhuis en de financiële zaken <strong>hier</strong>om heen wordt<br />
er besloten om een buitengewone ALV te beleggen op 28 november 2011.<br />
14 W.V.T.T.K.<br />
Cathy van Nes:<br />
Wat is de reden dat MB2 maar 1x per week training krijgen?<br />
Reden: te weinig trainers en geen ruimte meer. De TC zal voor een oplossing zorgen dat<br />
MB2 ook 2x per week kunnen trainen.<br />
Frank de Ruijter.<br />
I.v.m. het uitblijven van het 2 e veld lopen de wedstrijden op zaterdag nog steeds uit.<br />
Mogelijk kunnen wij alle verenigingen een mail sturen met informatie waarom wedstrijden in<br />
Sneek uitlopen.<br />
Quintus Lampe:<br />
Wordt er dit jaar weer een scheidsrechterscursus gegeven?<br />
Voorstel: Jeroen Smit en Xander Winsser gaan de scheidsrechterscursus verzorgen. Zij<br />
nemen samen de arbitrage onder hun hoeden. Vanaf 16 jaar moet men een<br />
scheidsrechterskaart halen.<br />
Willem Jan Ponsen<br />
Is het misschien een idee om vanuit het bestuur een huldiging te organiseren voor alle<br />
kampioenteams met daarbij een foto voor in de krant?<br />
Goed idee, wordt gepland.<br />
15. Rondvraag<br />
Geen<br />
16. Sluiting<br />
De ALV wordt gesloten om 22.12 uur.<br />
De buitengewone ALV staat gepland op 28 november 2011.<br />
.