stappenplan, voor parochie én federatie - Bisdom Rotterdam

Implementatieplan bij fusie parochies
Actie Doel Wie Info
Bij vorming nieuwe parochie
1A Decreet fusie parochies notarieel laten vastleggen bij
notaris.
Nodig :decreet
1B Notaris opdracht geven tot noodzakelijke mutaties in officiële
registers (kadaster, hypotheekregister, testamentregister etc)
Nodig: schriftelijk verzoek
2 Vice-voorzitter functie benoemen. Aanvragen bij Vicaris
Generaal.
Nodig :mutatieformulier bestuur
3 Bij notaris volmacht verlening aan vice-voorzitter aanvragen.
Burgerrechtelijke tegenhanger van
kerkrechtelijk decreet verkrijgen.
Bestuur /
notaris
Mutaties fusie verwerken Bestuur /
notaris
Bestuurssamenstelling en
vertegenwoordiging vastleggen.
Pastoor is van rechtswege voorzitter, vice
voorzitter wordt op functie benoemd
Vertegenwoordiging parochie door
voorzitter samen met de secretaris tenzij
voorzitter notariële volmacht heeft
afgegeven aan de vice voorzitter
Bestuur /
Vicaris
Pastoor / vc
voorzitter /
notaris
Extranet,
Bijlage 1
Extranet,
Bijlage 2
Extranet,
Bijlage 3
4 WID verklaring aanvragen bij Bisdom hoofd Economaat.
nodig: kopieën legitimaties, woonadressen, benoemingsbrieven
Bij vorming Federatie
WID-verklaring samen met uittreksel KvK
RK Nederlandse kerkprovincie heeft de
functie van uittreksel handelsregister
Bestuur / Hoofd
economaat
Bijlage 4
Bijlage 5
5 Notaris opdracht geven concept acte federatie op stellen.
Notaris verstuurt concept-acte naar Econoom bisdom ter
goedkeuring.
Na goedkeuring geeft Econoom Bisschoppelijke Machting af
en stuurt die naar notaris en bestuur/besturen.
Op basis BM gaat bestuur naar notaris, waar acte kan passeren.
Nodig: Federatiestatuut + brief
Relaties banken
Federatie oprichten Bestuur /
Notaris /
Algemeen
econoom
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

6 Bankrekening voor federatie/parochie openen
nodig: WID met KvK RK Ned Kerkprovincie en
standaardformulieren van banken
7 Procuratie (vertegenwoordiging en machtigingen)
bankrekeningen regelen
Nodig: Bestuursbesluit, inventarisatie oude rekeningen en nieuwe
vertegenwoordiging en gemachtigden
8 Wijziging tenaamstellingen banken met locatieaanduiding
nodig: WID met KvK RK Ned Kerkprovincie en
standaardformulieren van banken
Relaties anderen
Bankzaken nieuwe federatie/ parochie
regelen Vertegenwoordiging door bestuur
op bankrekeningen, juiste tenaamstelling
bankrekeningen op basis bestuursbesluit
iom locaties, machtigingen voor
uitvoerenden dmv bestuursbesluit.
Penningmeester
Secretaris /
penningmeester
Bijlage 6
9 Loonbelastingnummer nieuwe federatie/parochie(s) bij
belastingdienst aanvragen dmv standaardformulieren fiscus.
10 Aanmelden nieuwe federatie/parochie(s) bij UWV dmv
standaardformulieren UWV
11 Wijzigen contractpartij bij o.a. verzekeringen, pensioenfondsen,
Arbo
12 Arbeidsovereenkomsten medewerkers omzetten naar nieuwe
rechtspersoon; diakens en priesters actie P&O bisdom, PW en
overige
13 Intern: salarisadministratie regelen, detacheringsovereenkomsten
voor niet-PT werknemers (standaard bij Economaat)
salarisbetalingen en afdrachten
Financiën intern
14 Afspraken maken over overdracht en afsluiting 2011 financiën
parochie.
15 Afspraken maken implementatie najaar 2011 uitwerking voorstel
penningmeesters financiële administratie
Algemeen bestuur
Werkgeverschap omzetten naar nieuwe
parochie /federatie.
Overdracht oude naar nieuwe
penningmeesters regelen. Voorkeur
bisdom om ouder entiteit boekjaar af te
laten maken.
Maken conversieplan
Bestuur Bijlage 7
Bestuur
Bestuur
Bisdom /
Bestuur
Bestuur
16 Aanleggen permanent dossier Dossiervorming parochie Secr/penn
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Nodig: o.a. oprichtingsacte, statuten, decreten,
eigendomsbewijzen, koop/verkoopovereenkomsten,
arbeidsovereenkomsten, huur en pachtovereenkomsten,
meerjarenbegroting.
17 Benoemen leden Beheercommissie *
Nodig: voordracht leden vanuit de parochiekernen
18 Inventarisatie bestuurlijke relaties en afspraken over
voortzetting maken
19 Inventarisatie parochiële relaties en afspraken over
voortzetting maken
20 Inventarisatie (neven)functies bestuursleden en leden
beheercommissie
Uitvoering Huishoudelijk reglement Bestuur
Vaststellen waar er afspraken zijn over
bestuurlijke relaties
Vaststellen waar er afspraken zijn over
parochiële relaties (bijv begraafplaatsen)
Ter voorkoming van
belangenverstrengeling, ter informatie
Beheercommiss
ie/Bestuur
Beheercommiss
ie/Bestuur
Beheercommiss
ie/Bestuur
• Beheercommissie kan in de verschillende parochies anders genoemd zijn.
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Bijlage 1
Heden, tweeduizend......
verschenen voor mij, notaris ter standplaats:
1. mevrouw/de heer
2. mevrouw/de heer
te dezen handelend als mondelinge lasthebbers van:
- de Rooms Katholieke Parochie.....................
te..............
De comparanten verklaarden:
• dat overeenkomstig het bepaalde in de canones 515 en 121 van de Codex Iuris
Canonici (CIC), met ingang van ................... de parochies A, B en C door de
bisschop van .................... zijn samengevoegd tot een nieuwe parochie, die de
naam draagt: Z
• dat een kopie van het decreet van de bisschop d.d. ................. dienaangaande,
aan deze akte is gehecht;
• dat de parochie is een rechtspersoon naar eigen aard, welke rechtspersoon op
grond van artikel 2 Boek 2 BW rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht bezit;
• dat deze samenvoeging volgens het kerkelijk recht, naar de termen van
nederlands recht is te verstaan als een fusie, zoals dit begrip wordt omschreven in
artikel 2:309 BW, waarbij de nieuwe rechtspersoon het vermogen van de
samengevoegde rechtspersonen onder algemene titel verkrijgt, welke verkrijging
in artikel 3:80 lid 1 BW eveneens is geregeld;
• dat van de vermogenstoestand van de beide parochies blijkt uit aan deze akte
gehechte en door de comparanten getekende specificaties.
Op grond van bovenstaande wensen de comparanten bij deze vast te leggen:
1. Genoemde parochies zijn met ingang van ............................... samengevoegd
overeenkomstig en op grond van het bepaalde in de Codex Iuris Canonici,
canones 515 en 121. De aldus ontstane nieuwe parochie draagt de naam Rooms
Katholieke Parochie ..................................................................... In verband
met het zijn van zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap behoeft terzake
van deze samenvoeging niet aan verdere vormvoorschriften op grond van het
Nederlands burgerlijk recht te worden voldaan.
2. Met ingang van ........................ heeft deze nieuwe parochie alle zaken en
vermogensrechten eigen aan de vroegere parochies verkregen, en neemt zij alle
verplichtingen op zich, welke op dezen rustten. Hieronder zijn begrepen alle
rechten en plichten, schulden en bezittingen, overeenkomsten, fundaties,
hypotheken, geldleningen e.d., zoals deze overeenkomstig canon 1283 CIC zijn
vastgelegd op de bij het decreet van de bisschop behorende inventarisatie van, en
overigens ook die welke daarbij niet zijn genoemd doch geacht moeten worden
hier eveneens onder te vallen.
3. Artikel 4:56 lid 1 BW is op deze rechtshandeling van toepassing, zodat de nieuwe
parochie, als rechtsopvolger van de samengevoegde parochies, in alle uit kracht
van een uiterste wil aan die parochies gedane rechten treedt.
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

4. Als statuut geldt het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie in
de Rooms Katholieke Kerk in Nederland.
5. De bisschop heeft met ingang van ................ een bestuur van de nieuwe
parochie benoemd, waarvan blijkt uit een brief de dato ...... ......, welke aan deze
akte is gehecht.
6. Voor alle overige regelingen betreffende deze samenvoeging wordt hier volstaan
met een verwijzing naar het decreet terzake van de bisschop.
De comparanten zijn mij bekend.
Deze akte, in minuut opgemaakt, is verleden te ........... op de datum in het hoofd dezer
akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen
personen, hebben deze eenparig verklaard van de inhoud van deze akte te hebben
kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen.
Vervolgens is deze akte, na beperkte voorlezing, door de comparanten en mij
ondertekend.
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Bijlage 2
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

BIJLAGE 3
Model-volmachtverlening aan de vice-voorzitter
Ondergetekende, ........................................................................................................
pastoor van de parochie ............................................... te ........................................
en als zodanig deze parochie volgens het algemeen kerkelijk recht vertegenwoordigend in alle
juridische aangelegenheden, echter voor zover deze betrekking hebben op
vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffend, deze parochie als voorzitter
vertegenwoordigen tezamen met de secretaris van het kerkbestuur op grond van de artikelen
20 en 51 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie van de Rooms
Katholieke Kerk in Nederland;
verklaart - het kerkbestuur gehoord - bij deze last en volmacht te geven
aan ..............................................................................................................................
wonende .......................................................................... te ......................................
in zijn hoedanigheid van vice-voorzitter van het kerkbestuur van bovengenoemde parochie,
welke blijkt uit de benoemingsbrief van de bisschop van
............................................................... d.d. .............................................................,
om voor de duur van diens vice-voorzitterschap alle bevoegdheden uit te oefenen die aan de
pastoor op grond van het kerkelijk recht toekomen voor zover die betrekking hebben op
vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffend, daarmede in zijn plaats het
voorzitterschap van het kerkbestuur uitoefenend, alles binnen de grenzen en met
inachtneming van alle ter zake geldende bepalingen van genoemd Algemeen Reglement.
Deze volmacht eindigt:
a. bij overlijden van de volmachtgever;
b. bij ontslag van de volmachtgever als pastoor;
c. bij overlijden van de gevolmachtigde;
d. bij ontslag van de gevolmachtigde als vice-voorzitter van het kerkbestuur;
e. indien de volmachtgever tussentijds met redenen omkleed de volmacht intrekt.
Het kerkbestuur van bovengenoemde parochie, alsmede de bisschop van
.....................................................................................................................................
ontvangen een afschrift van deze volmacht.
Aldus gegeven ............................................. op .........................................................
............................................................................, pastoor-volmachtgever.
Getekend voor akkoord door de gevolmachtigde: .....................................................
................................................................, vice-voorzitter ............................. (datum)
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Bijlage 5
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Model antwoord bij verzoek om bewijs inschrijving Kamer van Koophandel
Bijlage bij notitie inzake bankrekeningen
Naar aanleiding van uw verzoek om toezending/overhandiging van het bewijs van
inschrijving van onze parochie/PCI bij de Kamer van Koophandel, bericht ik u als volgt.
De parochie/PCI is een zelfstandig onderdeel van het Rooms Katholiek Kerkgenootschap
in Nederland. Als zodanig is zij een kerkelijke rechtspersoon, die in het Nederlands recht
wordt erkend en op grond van artikel 2:2 BW rechtspersoonlijkheid bezit. Lid 2 van
genoemd artikel bepaalt dat de regelingen van Boek 2 BW titel 1 niet van toepassing zijn.
Op grond van artikel 6 lid 3 van de Handelsregisterwet geldt voor kerkelijke
rechtspersonen een afwijkende regeling, die inhoudt dat alleen het hoogste
aggregatieniveau ingeschreven hoeft te worden. Dit is het eerder genoemde Rooms
Katholiek Kerkgenootschap, dat is gevestigd te Utrecht. Het RK Kerkgenootschap is onder
nummer 30269644 ingeschreven. Dit nummer is niet te gebruiken als nummer voor onze
parochie of PCI.
Indien gewenst kan via het bisdom een verklaring inzake de vaststelling van de identiteit
van een kerkelijke rechtspersoon op grond van de Wet Identificatie bij financiële
dienstverlening (WID) verkregen worden.
In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest,
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Bijlage 6
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Bijlage 7
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

Geachte heer/mevrouw,
In verband met uw rechtspositie informeer ik u hierbij namens het bestuur van de
parochie ………… als volgt.
Met ingang van .......... is - op grond van een decreet van .........., bisschop
van ............. - de parochie ………………… door samenvoeging ontstaan. Het territorium
van deze nieuwe parochie omvat de voormalige parochies ………… Het betreft naar
Nederlands recht een fusie en dit betekent dat de nieuwe parochie alle rechten en
verplichtingen van de voormalige parochies heeft overgenomen.
Tot de hiervoor genoemde datum hebt u
uw werkzaamheden formeel voor de parochie ………… te …………… verricht op basis van
met u op …………… schriftelijk gemaakte afspraken (of: overeenkomstig de daarvoor
geldende diocesane regelingen);
of:
de woning van de parochie ………… te ……………… gehuurd, op basis van een met u op
…………… gesloten huurovereenkomst;
of:
land van de parochie ………………… te ……………… in (erf)pacht, op basis van een met u op
………………… gesloten overeenkomst;
Langs deze weg bericht ik u dat door toedoen van de hiervoor genoemde samenvoeging
geen wijziging is opgetreden in uw rechtspositie. De parochie ……………… zal vanaf nu als
aanspreekpunt voor u optreden en de met u afgesproken voorwaarden op de
gebruikelijke wijze nakomen. Het adres van de parochie staat op deze brief. Als
contactpersoon voor u zal optreden: de heer / mevrouw ………………………
Alléén in geval van sub arbeid invoegen:
Voor de goede orde merk ik hierbij op dat tengevolge van de samenvoeging de inhoud
van uw werkzaamheden op enig moment kan veranderen7. Voor zover dit aan de orde is
wordt dit apart met u besproken en daarna conform de daarvoor geldende regels
uitgevoerd8.
Alléén in geval van huur of (erf)pacht invoegen:
U gelieve de door u verschuldigde bedragen vanaf nu over te maken op rekening
nummer ……………… t.n.v. de parochie ……………………… onder vermelding van …………
Indien u naar aanleiding van deze brief vragen heeft, verneem ik dat graag.
In het vertrouwen u hiermee naar genoegen geïnformeerd te hebben, teken ik,
namens de parochie,
met vriendelijke groet,
…………………………
secretaris
1 Deze brief is bedoeld om ná de samenvoeging aan degenen te sturen
met wie de voormalige parochies een contract hadden gesloten. Omdat
sprake is van rechtsopvolging onder algemene titel veranderen deze
contracten door de samenvoeging op zich niet. Wel krijgt de
contractspartij fatsoenshalve een bericht dat vanaf nu een andere
rechtspersoon op zal treden. Er zijn nog andere contracten mogelijk,
daarvoor kan maatwerk geleverd worden.
2 Niet iedereen heeft een schriftelijk contract, met name de gewijde
bedienaren niet, en in dat geval gelden de diocesane regelingen.
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0

3 Voor werknemers en andere contractanten is het van belang om voor
zaken die hun contract betreffen één aanspreekpunt te hebben in het
bestuur van de parochie.
Implementatieplan na fusie / BA / versie 1.0