Handreiking Functioneringsgesprekken 2013 - CDA

Handreiking voor het voeren van een functionerings- en
beoordelingsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter
en de wethouder in een CDA-afdeling.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 1

2 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Inhoudsopgave
1. Inleiding 3
2. Functioneringsgesprekken in de politiek 4
3. Doel en voorwaarden 8
4. Planning en uitvoering 10
5. Voorbereiding 16
6. Gespreksverloop 20
7. Het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder 23
8. Het beoordelingsgesprek in de politiek 26
9. Gesprekstechnieken 30
10. Meer informatie 36
Bijlagen 37
A. Model protocol 38
B. Model verslagformulier 39
C. Stappenplan 40
D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders 41
E. Schema voorbereiding raadslid 43
F. Onderdelen van het functioneringsgesprek 44
G. Voorbeeldvragen 45
Alle documenten in de bijlage zijn te downloaden op AfdelingenNet,
www.cda.nl/afdelingennet.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 3

1. Inleiding
HRM (Human Resource Management) beoogt kwalitatief goede raadsleden en
wethouders in de raad en het college die ten dienste staan van de samenleving. Het
vertrouwen van de burger in het openbaar bestuur staat of valt met de kwaliteit en
integriteit van onze bestuurders en volksvertegenwoordigers.
De afdelingsvoorzitter vervult samen met de fractievoorzitter een belangrijke rol door
het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met de raadsleden. In het
functioneringsgesprek wordt aan de hand van de profielschets het functioneren
besproken en eventueel worden ontwikkel- en verbeterpunten benoemd. Door de
beoordelingsgesprekken te voeren, wordt voorkomen dat bij het maken van de
kandidatenlijst misverstanden ontstaan of zittende raadsleden wel of niet in
aanmerking komen voor een (verkiesbare) plaats op de kandidatenlijst.
Deze handreiking heeft als doel om het bestuur van de gemeentelijke CDA-afdeling
te ondersteunen bij het opdoen van kennis van het doel en het gespreksverloop van
het functioneringsgesprek dat met het gemeenteraadslid, de fractievoorzitter en de
wethouder gevoerd kan worden. Tevens zijn een aantal praktische hulpmiddelen als
bijlagen opgenomen, aan de hand waarvan een functioneringsgesprek voorbereid
en gevoerd kan worden. Deze documenten kunt u downloaden op het
AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet. Ook wordt nader ingegaan op het
beoordelingsgesprek en de verschillen met het functioneringsgesprek. In hoofdstuk
8 wordt aandacht besteed aan het beoordelingsgesprek in de politiek.
Afhankelijk van behoefte, kennis en ervaring van de gebruiker kan deze handreiking
integraal worden doorgenomen of op onderdelen worden geraadpleegd. Sommigen
hebben immers reeds ervaring met het voeren van functionerings- en
beoordelingsgesprekken binnen of buiten het CDA, anderen wellicht niet.
In deze handreiking staat het functioneringsgesprek met het raadslid centraal. In de
tekst wordt dan ook steeds van het raadslid gesproken. In plaats daarvan kan echter
ook fractievoorzitter of wethouder gelezen worden, omdat het geschrevene ook op
het functioneringsgesprek met hen van toepassing is. In hoofdstuk 7 worden nog
enige specifieke aandachtspunten genoemd met betrekking tot de wijze waarop met
de fractievoorzitter en met de wethouder het functioneringsgesprek gevoerd wordt.
De bijlagen die zijn opgenomen, zijn afgestemd op het functioneringsgesprek met
het raadslid en kunnen met behulp van hetgeen in hoofdstuk 7 opgemerkt is
aangepast worden naar het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder.
Overal waar hij en hem is vermeld, kan natuurlijk ook zij of haar worden gelezen.
4 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

2. Functioneringsgesprekken in de politiek
Binnen de meeste organisaties wordt tegenwoordig gewerkt met functiebeschrijvingen
en competentieprofielen. Deze zijn bedoeld om aan te geven welk
gedrag gevraagd wordt en welke eisen gesteld worden met betrekking tot het
huidige en toekomstige functioneren van medewerkers. Deze HRM-instrumenten
zijn nodig om voortdurend het functioneren van een medewerker in lijn te brengen
en te houden met de doelstellingen van de organisatie. Middels het regelmatig
voeren van functioneringsgesprekken wordt daartoe een gelegenheid gecreëerd.
Omschrijving
Een veel gebruikte omschrijving van het functioneringsgesprek luidt: “Een op
systematische wijze gevoerd gesprek tussen een individuele medewerker en zijn
(direct) leidinggevende met als onderwerp het functioneren van de medewerker.”
Uit deze omschrijving blijkt dat in het functioneringsgesprek verwachtingen vanuit de
organisatie en vanuit de medewerker met betrekking tot het huidige en toekomstige
functioneren van de medewerker uitgewisseld worden en bespreekbaar worden
gemaakt. Het is daarom een tweezijdig gesprek en een moment van bezinning,
waarin alles omtrent het functioneren besproken kan worden. Het is dus een
hulpmiddel en geen doel op zichzelf.
Het functioneringsgesprek:
is een gestructureerd en jaarlijks terugkerend gesprek;
gaat over het functioneren in het heden en de nabije toekomst;
heeft als doel de kwaliteit van het functioneren en de onderlinge
samenwerking te verbeteren;
benoemt de aandacht, verbeter- en ontwikkelpunten;
dient gebaseerd te zijn op eerder gemaakte afspraken;
kent geen consequenties, maar is ook niet vrijblijvend.
In de politiek
Ook een politieke partij stelt eisen aan het functioneren van haar politici en
bestuurders. Gemeenteraadsleden en wethouders, en ook statenleden,
gedeputeerden, Kamerleden en Europarlementariërs, moeten bekwaam zijn om
mee te kunnen werken aan de verwezenlijking van de CDA-idealen en het
verkiezingsprogramma.
Een politieke partij laat zich echter niet organiseren als een organisatie of een
bedrijf. Er is geen sprake van een formeel hiërarchische verhouding tussen
werkgever en werknemer die bepaalde verplichtingen voor de medewerker met zich
meebrengt. Daarnaast is het niet het bestuur van de gemeentelijke afdeling dat de
raadsfractie samenstelt, maar gebeurt dit door de ledenvergadering van de afdeling
en vervolgens door de kiezer. De leiding van een organisatie of bedrijf kan
daarentegen haar medewerkers zelf selecteren én aannemen.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 5

Nut en noodzaak
Het afdelingsbestuur heeft wel een verantwoordelijkheid wat betreft het functioneren
en de ontwikkeling van de raadsleden, de fractievoorzitter en de eventuele
wethouder(s). Hun functioneren is namelijk bepalend voor wat het CDA binnen de
lokale politiek kan bereiken. Zij zijn bovendien beeld- en gezichtsbepalend en
hebben daarmee een doorslaggevende invloed op de uitslag die het CDA bij nieuwe
verkiezingen behaalt. Alle reden dus voor het afdelingsbestuur om zich het
functioneren van de lokale politici aan te trekken.
Ook het raadslid is gebaat bij het feit dat met hem een functioneringsgesprek wordt
gevoerd. Door het voeren van dit gesprek wordt het raadslid duidelijkheid en inzicht
geboden in zijn eigen functioneren, kunnen kansen met betrekking tot de eigen
persoonlijke ontwikkeling aangegrepen worden en kunnen teamgerelateerde
inzichten ontstaan.
Cyclus
Het voeren van een functioneringsgesprek met het raadslid is geen gebeurtenis op
zichzelf. Het maakt onderdeel uit van een steeds terugkerende cyclus. Hieronder is
deze cyclus schematisch weergegeven, waarbij jaar 0 het jaar van de verkiezingen
is en jaar 4 het volgende verkiezingsjaar.
Maart jaar 0: gemeenteraadsverkiezingen
Stap 1 april jaar 1 eerste ronde van functioneringsgesprekken
Stap 2 april jaar 2 tweede ronde van functioneringsgesprekken
Stap 3 april jaar 3 derde ronde van functioneringsgesprekken
Stap 4 medio jaar 3 het opstellen van de profielschets gemeenteraadslid
Stap 5 najaar jaar 3 het voeren van beoordelingsgesprekken
Stap 6 najaar jaar 3 het werven van en het voeren van selectiegesprekken
met aspirant-raadsleden op basis van de profielschets
Stap 7 najaar jaar 3 het opstellen en vaststellen van de kandidatenlijst
Maart jaar 4: gemeenteraadsverkiezingen
Afspraken
Het functioneringsgesprek, en ook later het beoordelingsgesprek, kan met recht
goed gevoerd worden, als aan het begin van de raadsperiode afspraken zijn
gemaakt over het functioneren en wederzijdse verwachtingen met elkaar zijn
afgestemd. Hierover dient duidelijkheid te bestaan, omdat dit de uitgangspositie
vormt voor zowel de functioneringsgesprekken als later het beoordelingsgesprek en
daarop wordt dan ook in deze gesprekken steeds teruggegrepen.
De profielschets die opgesteld wordt en de selectiegesprekken die gevoerd worden
met kandidaten ter voorbereiding op de gemeenteraadsverkiezingen vormen de
basis. Als na de verkiezingen de nieuwe fractie bekend is, kan met de individuele
fractieleden met de profielschets in de hand een kennismakingsgesprek gevoerd
worden, waarin afspraken gemaakt worden over doelen en ontwikkeling.
6 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

3. Doel en voorwaarden
Het CDA heeft haar doelstellingen vastgelegd in het verkiezingsprogramma. Van het
gekozen raadslid mag verwacht worden dat hij zich voor de volle honderd procent
inzet om deze doelstellingen te realiseren. Ieder raadslid heeft echter ook zijn eigen
idealen, belangen en doelstellingen. De doelstellingen van de partij enerzijds en het
raadslid anderzijds moeten verenigbaar zijn en daarom zullen deze op elkaar
afgestemd moeten worden. Deze afstemming is iets wat al in het kandidaatstellingsproces
voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen (denk aan de profielschets
en de selectiegesprekken) moet zijn gebeurd. Het functioneringsgesprek is een
hulpmiddel om de invulling en concretisering daarvan tijdens de raadsperiode
mogelijk te maken.
Doel
Het functioneringsgesprek heeft daarom als doel om… ‘een goed functioneren van
het raadslid te waarborgen en waar nodig afspraken te maken over hoe dat te
verbeteren.’
Om dit doel te bereiken, moet tijdens het functioneringsgesprek duidelijkheid
ontstaan over het volgende:
Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denkt over zijn functie en de
werkomstandigheden in ruime zin.
Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denken over zaken die
belemmerend of stimulerend in het functioneren werken.
De wijze waarop het raadslid functioneert.
De wijze waarop de fractie als geheel functioneert.
Het kan natuurlijk zo zijn dat in het gesprek blijkt dat het raadslid naar tevredenheid
functioneert. Als echter blijkt dat er knelpunten zijn die het functioneren
belemmeren, kunnen er afspraken tot verbetering worden gemaakt. Hierdoor wordt
gewaarborgd dat het raadslid op de goede wijze blijft functioneren.
Voorwaarden
Een gelijkwaardige gesprekspositie van de gespreksdeelnemers
Een open relatie tussen hen
Elkaar helpen en gericht zijn op samenwerking
Een tweezijdige benadering en elkaar activeren
Goed luisteren
Gericht zijn op ontwikkeling en de toekomst
Het gesprek zelf centraal laten staan
Een goede sfeer.
Voor een duidelijk beeld van functioneringsgesprekken wordt ook nadrukkelijk
stilgestaan bij wat een functioneringsgesprek beslist niet is, namelijk een
beoordelingsgesprek.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 7

4. Planning en uitvoering
Voordat functioneringsgesprekken worden ingepland, dat wil zeggen dat de afdeling
van plan is om in de komende jaren op jaarlijkse basis met haar raadsleden
functioneringsgesprekken te voeren, is het van belang dat binnen de afdeling een
aantal afspraken, na goed overleg, in een protocol worden vastgelegd.
In bijlage A is een modelprotocol opgenomen.
Door binnen de afdeling duidelijkheid te verschaffen over wat een
functioneringsgesprek is, wat de afdeling er mee wil bereiken, hoe het
functioneringsgesprek aansluit bij zaken zoals HRM, opleiding en training, wordt de
plaats en de functie van het functioneringsgesprek ingepast in het bredere
afdelingsbeleid. Het is eveneens van groot belang om de gemeenteraadsleden, de
fractievoorzitter en de eventuele wethouder(s) te betrekken bij dit voornemen en hen
goed te informeren.
Bij het invoeren van functioneringsgesprekken is het belangrijk dat bijvoorbeeld de
volgende zaken duidelijk zijn: wie zijn de gespreksdeelnemers? Welke onderwerpen
komen aan bod? Hoe ziet het gespreksverslag eruit? Hoe vaak vindt het gesprek
plaats? Hoe lang duurt het gesprek? Hieronder wordt daartoe het een en ander
toegelicht.
Tweerichtingsgesprek
Het functioneringsgesprek moet een tweerichtingsgesprek zijn, tussen
gelijkwaardige gespreksdeelnemers. Dat houdt in: open staan voor de mening van
een ander, kritiek accepteren, elkaar aanvullen en helpen.
Gespreksdeelnemers
Het functioneringsgesprek met het raadslid wordt door de afdelingsvoorzitter
en de fractievoorzitter gevoerd.
Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter wordt gevoerd door de
afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur.
Het functioneringsgesprek met de wethouder wordt gevoerd door de
afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur.
Gespreksleider
In alle gevallen is de afdelingsvoorzitter de gespreksleider. Natuurlijk ziet de
fractievoorzitter meer van het functioneren van het raadslid, maar om recht te doen
aan de rol en de verantwoordelijkheid van de afdeling verdient het aanbeveling om
de afdelingsvoorzitter de gespreksleider te laten zijn. De afdelingsvoorzitter kan zich
eventueel door anderen laten informeren over het functioneren van de betreffende
politicus als hij dat nodig acht.
8 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Aanwezigheid van de fractievoorzitter
De reden waarom de fractievoorzitter deel zou moeten nemen aan het
functioneringsgesprek met het raadslid is dat hij een goed beeld heeft van het
functioneren van het raadslid, omdat hij dat vanuit de nabijheid (met name in de
raad en binnen de fractie) kan waarnemen. Hij kan voor wat betreft dat deel van het
raadswerk goed en minder goed functioneren benoemen en eventuele
verbeterpunten signaleren. Als voorzitter van de fractie en daardoor ‘leider van het
team’ heeft hij belang bij goed functioneren van de verschillende teamleden en een
prettige en constructieve samenwerking. Daarnaast kan het functioneringsgesprek
met het raadslid voor de fractievoorzitter ook leer- en/of verbeterpunten opleveren.
In de praktijk bestaan er echter ook argumenten die de deelname van de
fractievoorzitter aan het functioneringsgesprek met het raadslid verhinderen. Het
zou bijvoorbeeld kunnen dat de persoonlijke relatie tussen het raadslid en de
fractievoorzitter verhindert dat een goed en prettig functioneringsgesprek gevoerd
kan worden. Ook kan het zo zijn dat het raadslid zich door de aanwezigheid van de
fractievoorzitter geremd voelt om openlijk over zichzelf of anderen te spreken. Als
dat het geval is, geeft dat blijk van een probleem dat al veel eerder had moeten
worden geconstateerd én aangepakt. Om dan toch het functioneringsgesprek te
voeren waaraan de fractievoorzitter deelneemt, is het van belang om hieraan
voorafgaand de eventuele problemen bespreekbaar te maken en te werken aan
oplossingen.
Uiteindelijk beslist het afdelingsbestuur, gegeven de lokale praktijk, wie deelnemen
aan het functioneringsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de
wethouder.
Gespreksonderwerpen
Vijf standaard gespreksonderwerpen komen in het functioneringsgesprek aan bod:
1. Taakinhoud
2. Taakvervulling
3. Werkomstandigheden
4. Samenwerking
5. Eigen ontwikkeling
Binnen het gespreksonderwerp taakvervulling kunnen de competenties van het
CDA-gemeenteraadslid (of de CDA-wethouder) aan de orde komen, omdat het
onderdeel ‘taakvervulling’ gaat over de wijze waarop een raadslid functioneert.
Competentieprofiel
De competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder zijn
praktische hulpmiddelen bij het voeren van de functioneringsgesprekken met het
raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder. De competenties in deze profielen
zijn namelijk beschreven aan de hand van waarneembare gedragsvoorbeelden in
de functie. Deze gedragingen geven een beeld van het functioneren en kunnen dus
ter sprake worden gebracht. Een competentieprofiel geeft dus op een eenvoudige
wijze gespreksstof.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 9

Een tweede manier heeft te maken met een situatie waarin bepaalde competenties
onvoldoende beheerst worden. Dan kan het competentieprofiel gebruikt worden om
verbeterpunten in het functioneren te duiden en gerichte opleiding aan het raadslid
aan te bieden. Zie hoofdstuk 10 voor meer informatie over de competentieprofielen.
Invulformulier
Bij de genoemde competentieprofielen bestaan zogenaamde invulformulieren
waarop aangegeven kan worden in welke mate competenties worden beheerst.
Let bij het gebruik van een invulformulier met competenties echter goed op dat het
in het functioneringsgesprek niet de bedoeling is dat u een oordeel velt over het al
dan niet beheersen van competenties. In het functioneringsgesprek gaat het juist
om het vragen naar hoe het raadslid functioneert, niet welke competenties hij
beheerst. U kunt dus bijvoorbeeld vragen: “Hoe legt u contact met burgers?
Op welke wijze heeft u contact? Hoe ervaart u uw contact met burgers?”.
Politieke keuzes
De vijf gespreksonderwerpen richten zich samen op het volledige pallet van
functioneren van het raadslid en zijn mogelijke ontwikkeling hierin. Wat hier
nadrukkelijk buiten valt, zijn de uiteindelijk gemaakte politieke keuzes van het
raadslid. Het debat over politieke keuzes vindt immers plaats in de gemeenteraad
en deze keuzes hebben niets van doen met de wijze waarop het raadslid
functioneert. Echter de standpunten die het raadslid inneemt, evenals de mate
waarin hij daarin het CDA-gedachtegoed verwerkt, mogen nadrukkelijk wel aan bod
komen. Het raadslid is immers een volksvertegenwoordiger namens het CDA.
Verslag
Na het functioneringsgesprek werkt één van de gespreksdeelnemers (de
afdelingsvoorzitter of de fractievoorzitter) zijn aantekeningen uit in een verslag. Het
verslag gaat ter goedkeuring naar de andere gespreksdeelnemers. Tijdens en bij de
afronding van het functioneringsgesprek kunnen afspraken worden gemaakt,
bijvoorbeeld over begeleiding en opleiding. Deze afspraken moeten voor alle
gespreksdeelnemers duidelijk zijn en worden vastgelegd. Uitsluitend met
instemming van allen kunnen afspraken worden vastgelegd. Daarnaast moet in het
verslag worden benoemd welke acties met betrekking tot de eventuele (verdere)
ontwikkeling van het raadslid zijn afgesproken. Als de drie gespreksdeelnemers het
eens zijn met de tekst en de gemaakte afspraken in het verslag tekenen zij voor
akkoord en ontvangt het raadslid een kopie van het verslag. De voorzitter bewaart
het verslag gedurende de zittingstermijn van het betreffende raadslid of wethouder.
In bijlage B is een model verslagformulier opgenomen.
Het verslag dat gemaakt wordt, dient als basis voor het volgende
functioneringsgesprek. Tijdens het beoordelingsgesprek aan het einde van de
raadsperiode, waarvan de uitkomst betrokken kan worden bij een eventueel
hernieuwde kandidaatstelling van het betreffende raadslid, kan worden
teruggekeken naar alle verslagen en dus naar de gehele raadsperiode.
10 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Training
Een uitkomst van het functioneringsgesprek kan zijn dat het raadslid of de
wethouder nog training of begeleiding nodig heeft. Bijvoorbeeld om een bepaalde
competentie (verder) te ontwikkelen. Het Steenkampinstituut, het opleidingsinstituut
van het CDA, beschikt over een breed aanbod van opleidingen en trainingen.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de training van vaardigheden en
trainingen die meer gericht zijn op kennisoverdracht. Ook voor CDA-wethouders zijn
er diverse mogelijkheden voor training en begeleiding. Het uitgebreide (provinciale)
opleidingsaanbod van het Steenkampinstituut is te vinden op www.cda.nl/si.
Het afdelingsbestuur heeft een nadrukkelijke informerende en motiverende rol als
het gaat om training en ontwikkeling van raadsleden en wethouders.
Frequentie
Het gesprek moet met een vaste regelmaat gevoerd worden: één keer per jaar is ter
wille van de continuïteit aan te bevelen. Het is aan te raden om een jaar na de
gemeenteraadsverkiezingen het eerste functioneringsgesprek te plannen. Dan is het
raadslid voldoende lang in functie om te weten welke zaken binnen zijn functioneren
goed gaan en wat eventuele verbeterpunten zijn. Door bovendien reeds na één jaar
een functioneringsgesprek te voeren en dit ieder jaar te herhalen, ligt er later een
goede basis voor het beoordelingsgesprek.
Tijdsduur
Voor het functioneringsgesprek dient ten minste een uur te worden uitgetrokken. Dat
geeft de gelegenheid om dieper op bepaalde gesprekspunten in te gaan. Bovendien
zorgt het ervoor dat het functioneringsgesprek de uitstraling krijgt van een serieuze
aangelegenheid.
Vertrouwelijk
Het functioneringsgesprek heeft vanzelfsprekend een vertrouwelijk karakter. Het
moet daarom ongestoord kunnen plaatsvinden zonder allerlei onderbrekingen. Een
goede opstelling is tevens van belang, zodat een ieder elkaar kan zien en niet te ver
van elkaar afzit. Ook de ruimte die gekozen wordt om het functioneringsgesprek te
voeren, moet zodanig zijn dat het gesprek vertrouwelijk kan blijven.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 11

5. Voorbereiding
Een functioneringsgesprek dient voorafgegaan te worden door een goede
voorbereiding van alle gespreksdeelnemers. Dit komt ten goede aan de
overzichtelijkheid, duidelijkheid en opbrengst van het gesprek. Ook is het belangrijk
dat alle gespreksdeelnemers begrijpen wat het doel van het gesprek is en welke
voorwaarden gelden om het een succesvol functioneringsgesprek te laten zijn.
Opstellen van de agenda
Een goede voorbereiding is dus van belang. De agenda waar langs het
functioneringsgesprek zal worden gevoerd, bevat in ieder geval de vijf standaard
gespreksonderwerpen (zie hoofdstuk 4). Daarnaast kunnen alle drie de
gespreksdeelnemers zelf extra gesprekspunten inbrengen. Het functioneringsgesprek
mag wat betreft gespreksverloop geen verrassingen bevatten.
Goed gemotiveerd
Het voeren van functioneringsgesprekken betekent een bespreking van de huidige
situatie. Belangrijk is dat de gespreksleider en de tweede gespreksvoerder laten
zien dat zij gemotiveerd zijn tot het voeren van dergelijke gesprekken, voordat een
functioneringsgesprek daadwerkelijk gevoerd wordt. Het is belangrijk eventuele
bezwaren of bedenkingen van het raadslid serieus te nemen en er op in te gaan.
Stappenplan
Belangrijk in de voorbereiding is het opstellen van een zogeheten stappenplan. Voor
zowel de aanloop naar het functioneringsgesprek, als het gesprek zelf en de
afronding ervan. In bijlage C is een stappenplan opgenomen dat de te ondernemen
stappen met betrekking tot het voeren van functioneringsgesprekken benoemt.
Mogelijkheden opleidingsaanbod
In het functioneringsgesprek kan aan de orde komen dat het betreffende raadslid
training nodig heeft. Het is nuttig u hier vast op voor te bereiden. Op de website van
uw provinciale scholingscommissie (te vinden via www.cda.nl/si) kunt u zien welke
trainingen dit jaar aangeboden worden. Met deze kennis kunt u het raadslid ook
accuraat adviseren en kunt u direct concrete afspraken maken.
Concrete voorbereiding
In bijlage D en E zijn de voorbereidingen overzichtelijk in twee aparte schema’s
opgenomen. Het schema met betrekking tot de voorbereiding van het raadslid kan
eventueel opgenomen worden in de brief waarmee u het raadslid uitnodigt voor het
functioneringsgesprek.
12 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

6. Gespreksverloop
Een goed gevoerd functioneringsgesprek kent een vast gespreksverloop. Dit is van
belang om de duidelijkheid en overzichtelijkheid van het gesprek te vergroten. Het
functioneringsgesprek bestaat grofweg uit drie fasen:
1. Opening
2. Bespreking van de agendapunten
3. Afronding
In bijlage F vindt u op overzichtelijke wijze het gespreksverloop samengevat.
1. Opening
In de opening van het functioneringsgesprek is het de bedoeling om het doel en de
kenmerken van het functioneringsgesprek uit te leggen. Stel de definitieve agenda
vast en benadruk het vertrouwelijke karakter.
2. Bespreking van de agendapunten
Door de agenda te volgen komen de vijf standaard gespreksonderwerpen aan de
orde. Daarna kunnen ook de extra gesprekspunten besproken worden.
1. Taakinhoud
2. Taakvervulling
3. Werkomstandigheden
4. Samenwerking
5. Eigen ontwikkeling
In bijlage G zijn een aantal inleidende vragen per gespreksonderwerp opgenomen.
Uit de bespreking van de verschillende onderwerpen kunnen afspraken,
oplossingen, een plan van aanpak of complimenten volgen die door de
gespreksleider worden genoteerd.
Houdt bij de bespreking van het functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en
de wethouder altijd de blik op de aandachts- en verbeterpunten. Hoe functioneert hij
nu en hoe kan hij nog beter functioneren? Negatief oordelen over het functioneren is
meestal makkelijk maar dit is nadrukkelijk niet de bedoeling van het
functioneringsgesprek. Hoe kan het raadslid nog beter gaan of blijven functioneren?
Benaderingen
Op een open en vertrouwelijke wijze wordt met elkaar over het functioneren van het
raadslid gesproken. Op het moment dat een probleem of aandachtspunt in het
functioneren van het raadslid aan de orde komt, zal de gespreksleider een goede
benadering moeten kiezen. Er zijn twee benaderingen: de oplossingsgerichte
benadering en de probleemgerichte benadering.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 13

De oplossingsgerichte benadering zoekt naar directe oplossingen of het concreet
aanreiken van adviezen om op korte termijn het probleem op te lossen. De
probleemgerichte benadering gaat in op het nader uiteenrafelen van het probleem
en bijbehorende oorzaken en gevolgen. Door de dieperliggende oorzaken te vinden
en aan te pakken, kan het probleem op lange termijn opgelost worden. De
oplossingsgerichte benadering is sneller en concreter, terwijl de probleemgerichte
benadering diepgaander is en meer verhelderend. afhankelijk van het probleem kan
voor een benadering gekomen worden, kies echter altijd voor een duurzame
oplossing.
3. Afronding
In de derde fase van het functioneringsgesprek dient te worden nagegaan of alle
gespreksdeelnemers elkaar goed hebben begrepen. Verder kunnen er zaken in het
gesprek aan de orde zijn geweest, die vragen om een vervolg of in breder verband
moeten worden besproken, bijvoorbeeld in een afdelings- of fractievergadering.
De afronding loopt automatisch over in een nabespreking waarin kan worden
vastgesteld: wat is nu afgesproken. Probeer dit zo concreet mogelijk te maken,
afgesproken kan bijvoorbeeld worden dat het raadslid of de wethouder een
bepaalde cursus gaat volgen.
Na het gesprek werkt de gespreksleider zijn aantekeningen uit tot een verslag (zie
bijlage B voor het model verslagformulier).
14 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

7. Het functioneringsgesprek met de
fractievoorzitter en de wethouder
Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter en het gesprek met de eventuele
wethouder komt grotendeels overeen met het functioneringsgesprek zoals dat met
een raadslid wordt gevoerd.
De inhoud van de drie functies en hun rol en positie verschilt echter wel van elkaar
en dat heeft dan ook invloed op het functioneringsgesprek. De eerder genoemde
competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder bieden
meer informatie over specifieke functieaspecten van het raadslid, de fractievoorzitter
en de wethouder.
Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter
Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter kan het beste plaatsvinden, nadat
de functioneringsgesprekken met de raadsleden zijn gevoerd. Eventuele relevante
zaken, zoals problemen of ontwikkelingsvraagstukken die gebleken zijn in de
gesprekken met de raadsleden en waarbij de fractievoorzitter een rol heeft of zou
moeten hebben, kunnen dan worden meegenomen in het functioneringsgesprek.
De fractievoorzitter is het boegbeeld van de fractie. Hij wordt geacht werk te maken
van teamvorming en invloed te hebben op teamgeest binnen de fractie. Hij is ook
degene die leiding geeft aan de relatie en eventuele samenwerking met de andere
(coalitie)fracties. Dit zijn zaken die aandacht behoeven in het functioneringsgesprek.
Het is belangrijk om ook een eventueel minder goed functioneren van de
fractievoorzitter bespreekbaar te maken, gegeven de vooraanstaande rol die hij
vervult voor de fractie en ten aanzien van de beeldvorming van het CDA.
Tenslotte kan van enige ‘profilering’ van de fractievoorzitter sprake zijn. Bijvoorbeeld
om ook na de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen de rol van fractievoorzitter te
kunnen vervullen of om de ambitie naar het wethouderschap kracht bij te zetten. Het
is zaak om op deze profilering bedacht te zijn en bij het bespreken van het
functioneren bij feitelijkheden alleen te blijven.
Het functioneringsgesprek met de wethouder
De CDA-wethouder is een belangrijk CDA-gezicht in de gemeente. Het CDA moet
als partij dan ook groot belang hechten aan zijn kwaliteit van functioneren. Het
functioneringsgesprek is een goed middel om dit te waarborgen.
Het CDA is als politieke partij niet bij alle onderdelen van het werk van haar
wethouder betrokken. Deze is naast CDA-politicus immers ook bestuurder van de
gemeente. Het functioneringsgesprek met de wethouder gaat daarom niet over alle
aspecten van diens functioneren. De uiteindelijke politieke keuzes die het College
van B&W maakt en de samenwerking met de andere wethouders, de burgemeester
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 15

en het ambtelijk apparaat kunnen, indien daar niets van zichtbaar is, niet aan bod
komen in het functioneringsgesprek.
Wat nadrukkelijk wel in het functioneringsgesprek met de wethouder aan de orde
mag zijn, is de wijze waarop hij in zijn functioneren blijk geeft van zijn CDAsignatuur.
Op basis van zijn bestuursstijl kan de CDA-wethouder zich in zijn
functioneren positief onderscheiden. Ook de mate waarin hij erin slaagt om beleid
zoals het CDA dat voorstaat verwezenlijkt te krijgen, is onderwerp van gesprek.
Een minder goed functionerende wethouder moet, net zoals dat geldt voor de
fractievoorzitter, hierop aanspreekbaar zijn. Het is van belang om dit in het
functioneringsgesprek aan de orde te stellen, omdat daarmee verbeteringen in het
functioneren kunnen worden bereikt. De positie die de wethouder bekleedt, kan
daarbij een obstakel zijn. Dat zou echter niet zo moeten zijn als bij iedere
betrokkene het doel en vooral het karakter van het gesprek duidelijk is.
16 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

8. Het beoordelingsgesprek in de politiek
Het beoordelingsgesprek is wezenlijk anders dan het functioneringsgesprek. Anders
dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de
afdelingsvoorzitter voert vooral het woord.
Beoordelingsgesprekken hebben tot doel om een oordeel uit te spreken over het
functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in de afgelopen
periode. Dit oordeel wordt gebruikt om te beslissen of het raadslid / fractievoorzitter
opnieuw in aanmerking zal komen voor een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst.
In het beoordelingsgesprek met de wethouder kan de afdelingsvoorzitter slechts
voorwaardelijke garanties geven over continuering van het wethouderschap na de
verkiezingen. De verkiezingsuitslag en de daarop volgende
collegeonderhandelingen zijn medebepalend.
De afdelingsvoorzitter kan de wethouder - bij goed functioneren - vragen te
kandideren voor een plek op de kandidatenlijst, bijvoorbeeld als lijsttrekker en
wethouderkandidaat.
Het beoordelingsgesprek staat vooral ten dienste aan het lokale afdelingsbestuur
tijdens het kandidaatstellingsproces. Het heeft de volgende kenmerken:
Het beoordelingsgesprek is een instrument van het afdelingsbestuur om besluiten te
nemen over wie van de zittende raadsleden door mag voor een volgende
raadsperiode. Het accent ligt in het beoordelingsgesprek op het mededelen van een
oordeel van het afdelingsbestuur over het functioneren van het raadslid en de
gevolgen die daaruit wat het afdelingsbestuur betreft zouden moeten voortvloeien
voor een eventueel volgende raadsperiode.
Kandidaatstellingsproces
Voor het afdelingsbestuur zijn beoordelingsgesprekken een belangrijk instrument in
het kandidaatstellingsproces en het samenstellen van een kandidatenlijst met
herkenbare en capabele CDA-ers conform de profielschets.
Het gesprek van het raadslid met de beoordelaars (idealiter de afdelingsvoorzitter
samen met de fractievoorzitter) mondt uit in een uitnodiging aan om opnieuw te
kandideren voor een volgende raadsperiode of mondt uit in het advies af te zien van
een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst en derhalve zich niet opnieuw kandidaat
te stellen. Een raadslid is uiteindelijk vrij om op basis van de eigen afwegingen dit
advies al dan niet op te volgen. Door de duidelijkheid die door het bestuur gegeven
wordt heeft een raadslid de gelegenheid om zelf zijn of haar vertrek uit de lokale
politiek aan te kondigen.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 17

De verschillen tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek
Het is belangrijk om te benadrukken dat functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
nooit helemaal los van elkaar te koppelen zijn.
In het functioneringsgesprek gaat het weliswaar niet om het beoordelen van het
raadslid, maar er is toch altijd sprake van een zweem van beoordeling. Dat komt
omdat mensen altijd een beeld van elkaar hebben. Vanuit dat beeld, ook al is dat
gevormd door een eerste indruk van twee minuten, vormen mensen een oordeel
over iemand. Maar dat oordeel mag in het functioneringsgesprek niet als een
beoordeling ter sprake te komen. Er wordt namelijk alleen over het huidige en
toekomstige functioneren gesproken en de ontwikkeling hierin. Het is belangrijk
hiervan bewust te zijn.
Hieruit volgt logischerwijs dat functioneringsgesprekken niet als eenmalige
gebeurtenis vlak voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen gevoerd zouden
moeten worden. Dan krijgen ze namelijk het stempel van beoordeling omdat op
korte termijn de kandidatenlijst moet worden opgesteld.
Het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek komt pas optimaal tot zijn
recht wanneer met het functioneringsgesprek aan het begin van de raadsperiode
wordt begonnen en er gedurende de raadsperiode jaarlijks worden gevoerd.
Hieronder staan de overeenkomsten en verschillen tussen beide gesprekken.
Beoordelingsgesprekken
Doel
Waarderen van het functioneren door een
oordeel te vormen over het functioneren
van het raadslid. Het oordeel betekent
expliciet: doorgaan of niet doorgaan voor
een nieuwe raadsperiode.
Inhoud
De resultaten van het functioneren.
Tijdsperspectief
Gericht op het verleden.
Richting
Eenrichtingsverkeer. Van de
afdelingsvoorzitter en de fractievoorzitter
naar het raadslid.
Functioneringsgesprekken
Doel
Waarborgen dat het raadslid zich
permanent ontwikkelt, goed
functioneert én goed blijft functioneren.
Inhoud
Het functioneren zelf en de
werkcondities en randvoorwaarden.
Tijdsperspectief
Gericht op het heden en de toekomst.
Richting
Tweerichtingsverkeer, iedere
gespreksdeelnemer levert input voor en
in het gesprek.
18 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

9. Gesprekstechnieken
Mensen praten met elkaar. Tijdens een gesprek proberen mensen een boodschap
naar elkaar over te brengen en treedt een wisselwerking tussen hen beiden op. Ze
communiceren dan met elkaar. In een gesprek verwoorden zij hun gedachten en
gevoelens met gebruik van taal en non-verbale signalen.
Boodschap
Als er sprake is van communicatie is er ook altijd sprake van een zender en een
ontvanger. Die rollen veranderen voortdurend. In een gesprek zijn steeds beiden
aan het woord en versturen zij voortdurend allerlei boodschappen. Als A iets zegt
tegen B, is A de zender en B de ontvanger. Als B dan reageert, is B de zender en A
de ontvanger. Enzovoort.
ontvanger ← zender
A boodschap B
zender → ontvanger
In het functioneringsgesprek veranderen de gespreksdeelnemers ook voortdurend
van zender in ontvanger en vice versa. Soms zijn ze zender en ontvanger tegelijk.
Het is daarom belangrijk om beide vaardigheden te kennen.
Zendervaardigheden
Vanuit het oogpunt van de zender staat in het gesprek centraal dat de eigen
boodschap zo goed mogelijk overgebracht moet worden aan de ontvanger.
Daarnaast kan de zender de regie van het gesprek bepalen door zelf aan het woord
te blijven.
Een zender zou het volgende moeten kunnen:
1. Informatie geven
2. Opdrachten geven en verzoeken doen
3. Kritiek geven
4. Verduidelijking geven
Metagesprek
Vooral dit laatste is van belang. De zender zal in staat moeten zijn om
onduidelijkheden of misverstanden die in het gesprek ontstaan tijdig te
onderkennen, het belang van het wegnemen ervan te beseffen en de
onduidelijkheden of misverstanden aan de orde te stellen. Het doel is om
duidelijkheid tot stand te brengen. Let op dat in dit geval vaak sprake is van een
gesprek over een gesprek. Dat wordt ook wel metacommunicatie of metagesprek
genoemd. Bijvoorbeeld: een gespreksdeelnemer springt van de hak op de tak. Het
is dan nuttig dit te signaleren en af te spreken wat langer bij één onderwerp stil te
staan: “Ho Maarten, wacht even. Dit gaat allemaal te snel. Wat een onderwerpen.
Eén voor één graag. Laten we het eerst hebben over …”
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 19

Ontvangervaardigheden
De luisteraar, en dus ontvanger, oefent invloed uit op het gesprek door een actieve
luisterhouding aan te nemen. Hij straalt uit dat hij wil ontvangen en begrijpen wat de
zender aan hem wil overbrengen. Zo laat de ontvanger de ander de ruimte om zijn
verhaal te vertellen en reageert hij met aandacht en bevestiging. De vaardigheden
van de ontvanger zijn dus vooral luistervaardigheden. Door middel van oogcontact,
lichaamshouding en aanmoedigende gebaren wordt de zender gestimuleerd tot
praten.
Er zijn drie luistervaardigheden die zich specifiek op een boodschap of onderdelen
daarvan richten:
1. Vragen stellen
Daarmee geeft de ontvanger aan dat hem of haar iets niet helemaal duidelijk
is. Dat betekent dus dat de ontvanger actief luistert.
2. Gevoel reflecteren
De luisteraar vertelt hoe hij of zij probeert te begrijpen hoe de ander zich
voelt of heeft gevoeld in de situatie waarover wordt verteld. Dat wijst erop dat
er geluisterd wordt.
3. Samenvatten
Het doel van het samenvatten is structuur aan te brengen in wat de zender
heeft verteld én bij de zender te toetsen of hij de boodschap goed begrepen
heeft. Ook dit duidt op actief luisteren van de ontvanger.
Houding van de gespreksleider
In het functioneringsgesprek dient sprake te zijn van een open en onderzoekende
houding van de gespreksleider. Het moge duidelijk zijn dat in een slecht
‘communicatief klimaat’ het functionerings-gesprek geen constructieve resultaten
oplevert. Het functioneringsgesprek wint aan waarde naarmate de
gespreksdeelnemers beter met elkaar communiceren.
LSD
Van de gespreksleider wordt in ieder geval een open houding, LSD (luisteren,
samenvatten en doorvragen) en ordenen van informatie verwacht. Vooral de LSDtechniek
is belangrijk om goede vragen te stellen.
Luisteren
De effectiviteit van het functioneringsgesprek als een tweezijdig gesprek neemt toe
wanneer de deelnemers goed naar elkaar luisteren. Een afdelingsvoorzitter zal als
gespreksleider daarom vooral gebruik moeten maken van zijn luistervaardigheid.
Het gaat dan om het samenvatten van de boodschap van het raadslid, niet om zijn
of haar feitelijke woorden. Een functioneringsgesprek waarin één van de
gesprekspartners driekwart van de tijd aan het woord is, zal niet voldoen aan haar
primaire doel.
20 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Naast het verbaal terugkoppelen zijn er nog andere manieren waarop een
ontvanger over kan brengen dat hij actief luistert naar de zender. Voorbeelden
daarvan zijn:open houding, oogcontact, knikken en 'hummen', aantekeningen
maken en non-verbaal 'meeveren' (afstand verkleinen, afstand nemen, gebaren
spiegelen).
Samenvatten
Het is belangrijk om actief te luisteren en af en toe samen te vatten wat het raadslid
vertelt. Dit zorgt er voor dat er daadwerkelijk geluisterd wordt en dat het raadslid het
gevoel heeft dat hij of zij gehoord wordt.
Voorbeeld samenvatten: "Als ik je goed heb begrepen, vind jij dat ..."
Doorvragen
Goed luisteren is echter maar één kant van het gesprek. De juiste vragen stellen is
de andere kant. Ook in de vraagstelling zal de interesse van de afdelingsvoorzitter
voor de mening en het verhaal van het raadslid zich moeten uiten. En door middel
van doorvragen kan veel meer informatie over een bepaald onderwerp worden
ingewonnen.
Voorbeelden doorvragen:
"Ik moet doorzetten. Ik moet sterk zijn. Ik moet dit beleidsplan op tijd afhebben." `
→ Doorvragen: Wat gebeurt er als je dat niet doet?
“Samenwerken vind ik toch wel lastig, als ik denk aan onze plenaire vergaderingen.”
→ Doorvragen: Wat versta jij onder samenwerken?
"Niets gaat goed. Overal vallen mensen mij lastig."
→ Doorvragen: Wat bedoel je met lastigvallen?
Open vragen
Het stellen van open vragen draagt in dit verband bij aan het zich vrijelijk uitdrukken
van het raadslid. De gespreksleider moedigt door middel van het stellen van open
vragen het raadslid aan zich vrijelijk te uiten en na te denken.
Gesloten vragen zijn namelijk altijd met korte antwoorden te beantwoorden
(bijvoorbeeld met ‘ja’, ‘nee’ of ‘goed’) waarbij dus lang niet alle relevante informatie
naar boven komt.
Voorbeelden gesloten vragen: “Bent u een teamplayer? Helpt u uw collega’s wel
eens? Vraagt u hun hulp wel eens?”
Gesloten vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met een werkwoord beginnen.
Voorbeelden open vragen: “Hoe zou u uw rol in de fractie beschrijven? Hoe draagt u
bij aan het teamresultaat? Wat vindt u van de hulp van uw collega’s?”
Open vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met Wat, Waar, Waarom, Welke en
Hoe beginnen.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 21

STARR-methodiek
Zoals gezegd moet de verzamelde informatie uit het functioneringsgesprek iets
kunnen zeggen over het huidige en vooral ook het toekomstige gedrag in de functie.
Het functioneringsgesprek zou dan ook gevoerd moeten worden als een gedragsgericht
interview, omdat daarmee naar gedrag uit het verleden wordt gevraagd
gericht op de toekomst. In het gedragsgerichte interview kan de STARR-methodiek
gebruikt worden.
Alles wat de kandidaat in het afgelopen jaar heeft gezegd en gedaan tekent zijn
functioneren en kan representatief zijn voor de toekomst. Het is niet voldoende om
alleen een beschrijving te geven van dat gedrag. Om het gedrag op de juiste
waarde te schatten, moet men een duidelijk beeld hebben van de situatie waarin het
zich afspeelde. Maar ook wat het doel of de taak was, wat van hem verwacht werd,
wat hij precies heeft gedaan, welk effect dit had en wat het uiteindelijke resultaat is
dat ontstond. Deze informatie kan worden verkregen door middel van een gerichte
vraagmethode bijvoorbeeld de STARR-methodiek.
De letters STARR zijn de beginletters van de volgende sleutelwoorden.
S Situatie: Welke concrete situatie die leidde tot het vertoonde gedrag?
T Taak: Wat was de taak van het raadslid?
A Actie: Wat heeft hij toen gezegd of gedaan of juist nagelaten te doen?
R Resultaat: Wat was het resultaat van deze actie?
R Reflectie: Wat geeft de ondernomen actie aan over de vaardigheden
en ontwikkelpunten zijn er?
Gestructureerde aanpak
In het functioneringsgesprek krijgt de gespreksleider met de STARR-methodiek op
een gestructureerde wijze een zo betrouwbaar mogelijk beeld van het gedrag van
het raadslid, zonder dat hij zelf bij diens ‘handelen’ aanwezig is geweest. Via de
structuur Situatie, Taak (of doel) worden voorbeelden van gedrag verzameld,
waaruit naar voren komt welke Acties het raadslid heeft uitgevoerd (of niet!) en wat
daar de Resultaten van waren. Het raadslid en gesprekspartners Reflecteren op de
ondernomen actie. Welke competenties zijn al aanwezig voor de uit te voeren Taken
en welke nog verder ontwikkeld dienen te worden? Of het raadslid kan reflecteren
op zijn eigen handelen is overigens ook een belangrijke competentie.
Let op: het is belangrijk om tijdens de ‘STARR-vragen’ voortdurend de LSD-techniek
te blijven toepassen!
De STARR-methodiek is slechts een middel en geen doel op zichzelf. Het doel is
om feitelijke informatie te verzamelen. Als het toepassen van de STARR-methodiek
moeizaam verloopt, kan ook worden volstaan met te vragen naar waarneembaar
gedrag in het verleden. Als de kandidaat een voorbeeld uit het verleden concreet en
duidelijk vertelt, wordt ook de feitelijke informatie verzameld. Houdt u daarom het
doel van het selectiegesprek voor ogen en probeer zoveel mogelijk de STARRmethodiek
te gebruiken omdat op deze manier de ‘beste’ informatie wordt
ingewonnen.
22 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Voorbeeldvragen
In bijlage G vindt u voorbeeldvragen die u het raadslid kunt stellen, en die ertoe
kunnen leiden dat hij veel over zijn functioneren vertelt. Het zijn dan ook open
vragen.
Tips
Voor een goede communicatie zijn de volgende algemene tips van belang:
Een grote belemmering in communicatie is het hebben van vooroordelen en
stereotype opvattingen. Probeer daarom bewust te zijn van uw eigen
vooroordelen.
Het ‘hummen’ ten teken dat de boodschap overkomt en het terugzenden van
signalen zoals het knikje met het hoofd geeft een positief effect op de
communicatie.
Vermijd suggestieve, gesloten en retorische vragen en gebruik zoveel
mogelijk open vragen.
Praat vanuit de ik-persoon (“ik vind …”, “ik ervaar …” et cetera), omdat
praten vanuit “jij doet …” en “jij bent …” teveel een oordeel geeft.
Spreek over feiten en waarneembare situaties, niet over houding en
vermoedens. Vermijd algemene termen en probeer concreet te zijn.
Als u kritiek geeft op gedrag, generaliseer dit dan niet. Zorg dat de kritiek
slaat op specifieke gedragingen. Dus niet: “Jij bent ook altijd te laat.”
Neem verantwoordelijkheid voor uw oordeel, doe geen beroep op het
oordeel van anderen als autoriteit. Geef de ruimte om het oneens te zijn met
uw oordeel, het is uw mening en geen voldongen feit.
Concentreer u op de hoofdzaak en vermijd uitwijdingen over details.
Vraag door als iets niet duidelijk is.
Controleer of u de ander goed hebt begrepen: “Bedoel je te zeggen dat … ?”
en “Heb ik je goed begrepen als ik je punt zo samenvat?”.
Merk tegenstrijdigheden op: “Je zegt dit en je zei dat, hoe verhoudt dit zich
met elkaar?”.
Laat blijken dat u wilt helpen.
Steek gemeende waardering niet onder stoelen of banken; blijf wel oprecht
en bedenk dat het niet om een beoordelingsgesprek gaat, complimenteer
met mate.
Geef de kandidaat de ruimte om zijn gevoelens te uiten over zijn of haar
functioneren, als dit bij hem of haar emoties oproept.
Geef uw gesprekspartners denktijd, dat wil zeggen, gun hen de tijd na te
denken en met goed gekozen woorden te reageren.
Zorg dat u zelf niet veel aan het woord bent en luister zorgvuldig. Streef
ernaar uw aandeel in de spreektijd te beperken tot maximaal eenderde.
Houd het doel van het functioneringsgesprek voortdurend voor ogen:
waarom voert u dit gesprek?
Blijf niet steken in een analyse of waardering, zorg dat u samen met de
gespreksdeelnemers aan het eind van het gesprek een concreet actieplan
opstelt.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 23

10. Meer informatie
Met deze handreiking heeft u als afdelingsvoorzitter, fractievoorzitter of lid van het
afdelingsbestuur informatie over het voeren van functioneringsgesprekken met
raadsleden, fractievoorzitters en wethouders in huis kunnen halen. Met behulp van
de bijlagen in deze handreiking heeft u tevens enkele praktische handvatten in bezit.
Om het voeren van functioneringsgesprekken te laten slagen, is een goede en
tijdige voorbereiding van groot belang. In die voorbereiding dient met name
aandacht te worden besteed aan het creëren van vertrouwen in elkaar en de wijze
waarop de functioneringsgesprekken gevoerd gaan worden.
Training Functioneringsgesprekken
Heeft u behoefte aan een training in het voeren van functioneringsgesprekken neem
dan contact op met de regionale contactpersoon in uw provincie. Het regionale
scholingswerk biedt met behulp van trainers van het Steenkampinstituut op basis
van deze handreiking trainingen aan voor het voeren van functioneringsgesprekken.
Tenslotte, wilt u meer te weten komen over de functies van raadslid, fractievoorzitter
en wethouder en de bijbehorende competentieprofielen, bestel dan de “Handreiking
competentieprofiel CDA-gemeenteraadslid” en het boekje “De CDA-wethouder”.
Deze kunt u downloaden van AfdelingenNet (www.cda.nl/afdelingennet).
Steenkampinstituut
Het Steenkampinstituut biedt velerlei trainingen aan. Onderstaande trainingen en
cursussen zijn voor de (verdere) ontwikkeling van raadsleden interessant:
- Beïnvloeden: schrijven van amendementen, moties en resoluties
- Collegeonderhandelingen
- Dualisme
- Gemeentefinanciën
- Netwerken
- Nieuwe Media
- Oppositievoeren
- Speech schrijven
- Voorzitten en voorgezeten worden
- CDA-gedachtegoed
- Politiek dichter bij de burger
- Debattraining (basis)
- Training Debatteren - Interrumperen en Improviseren
Voor de ontwikkeling van wethouders bestaat er de wethoudersleergang. Alles over
het Steenkampinstituut en meer over de trainingen is te vinden op www.cda.nl/si.
Bestellen
Deze en andere handreikingen kunnnen in digitale vorm gratis worden aangevraagd
via het AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet.
24 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Bijlagen
A. Model protocol 35
B. Model verslagformulier 36
C. Stappenplan 37
D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders 38
E. Schema voorbereiding raadslid 40
F. Onderdelen van het functioneringsgesprek 41
G. Voorbeeldvragen 42
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 25

Model protocol functioneringsgesprekken
1. Met de leden van de CDA-fractie worden regelmatig functioneringsgesprekken
gevoerd.
2. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig, open gesprek in een sfeer van
vertrouwen. Het gaat over het functioneren van fractieleden, met de nadruk
op het huidige en toekomstige functioneren. Daarbij kunnen knelpunten
gesignaleerd worden en verbeterpunten geïnventariseerd. Doel van het
gesprek is te komen tot verbetering van het functioneren. Daartoe worden
tijdens het gesprek afspraken gemaakt.
3. De functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden, in principe in de
maand april.
4. Zowel de leden van de fractie als het afdelingsbestuur kan verzoeken om
een extra functioneringsgesprek.
5. Het functioneringsgesprek met een lid van de fractie wordt gevoerd door de
fractievoorzitter en de voorzitter van de afdeling.
6. De datum en plaats voor het functioneringsgesprek worden door de
gesprekspartners in gezamenlijk overleg vastgesteld.
7. Minimaal drie weken voor het functioneringsgesprek nodigt de voorzitter van
de afdeling de gesprekspartners voor het functioneringsgesprek uit, met
daarbij de lijst met te bespreken onderwerpen.
8. Wanneer een fractielid er behoefte aan heeft zal op enig moment
voorafgaand aan het functioneringsgesprek een voorgesprek gevoerd
worden over de opzet en de bedoeling ervan. Bij dit voorgesprek zijn
dezelfde personen aanwezig als degenen die het functioneringsgesprek
zullen voeren.
9. De gesprekspartners spreken aan de hand van een standaardlijst met
onderwerpen. Aan deze lijst kunnen van beide kanten (specifieke) punten
toegevoegd worden. De gesprekspartners stellen elkaar tevoren op de
hoogte van nieuw in te brengen gesprekspunten.
26 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

10. Tijdens het functioneringsgesprek komen in ieder geval de volgende
onderwerpen aan de orde:
- Taakinhoud
- Taakvervulling (bij voorkeur aan de hand van competenties)
- Werkomstandigheden
- Samenwerking
- Eigen ontwikkeling
11. Een functioneringsgesprek duurt ongeveer 1 uur.
12. Van het functioneringsgesprek wordt door de afdelingsvoorzitter binnen twee
weken een verslag gemaakt. Daarin staan in ieder geval de gemaakte
afspraken vermeld.
13. Het verslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gespreksdeelnemers.
Alle gespreksdeelnemers hebben het recht in het verslag toelichtende
teksten op te laten nemen, of bezwaar aan te laten tekenen tegen bepaalde
passages.
14. Het verslag blijft vertrouwelijk en wordt door de fractievoorzitter op passende
wijze bewaard. Een verslag van een functioneringsgesprek blijft vijf jaar
bewaard, en wordt daarna vernietigd.
15. De voorzitter van de afdeling bewaakt de uitvoering van de gemaakte
afspraken.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 27

Bijlage B: Model verslagformulier
Algemeen
Naam raadslid:
Naam afdelingsvoorzitter:
Naam derde gespreksdeelnemer:
Gespreksdatum en -locatie:
Bespreking van agendapunten (STARR)
1. Taakinhoud:
2. Taakvervulling:
3. Werkomstandigheden:
4. Samenwerking:
5. Eigen ontwikkeling:
Bespreking van extra ingebrachte agendapunten:
28 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Afspraken
Concrete afspraken:
Opvolging van het gesprek:
Te volgen training(en):
Evaluatie van het gesprek:
Handtekeningen voor akkoord
Raadslid
Afdelingsvoorzitter
Derde gespreksdeelnemer
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 29

Bijlage C: Stappenplan
Welke stappen moet en de afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter zetten om te
komen tot functioneringsgesprekken? Welke stappen zijn er nog te zetten na het
voeren van de gesprekken? In dit stappenplan gaan we ervan uit dat de voorzitter
van de afdeling en de voorzitter van de fractie gezamenlijk een regierol hebben.
Acties door afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter
√
De aanloop naar de functioneringsgesprekken
1 Het informatiemateriaal lezen.
2 Overleggen in eigen bestuur/fractie over het nut van
functioneringsgesprekken.
3 Een gezamenlijk voorstel maken voor afspraken over de functioneringsgesprekken:
het protocol.
4 Het bespreken van dit voorstel in bestuur/fractie, eventueel in een
gezamenlijke bijeenkomst. Het protocol vaststellen (bestuur en fractie).
5 Data afspreken voor de gesprekken.
6 Ruimte bespreken voor de gesprekken.
7 Uitnodigingen versturen (afdelingsvoorzitter met fractievoorzitter, of een
van hen namens beiden), drie weken tevoren.
8 Het gesprek voorbereiden.
De afdelingsvoorzitter (na overleg met fractievoorzitter): eventuele
bijzondere gespreksonderwerpen doorgeven aan het betreffende
fractielid. Vragen of hij/zij ook nog bijzondere gespreksonderwerpen heeft.
Zich informeren over het opleidingsaanbod.
De functioneringsgesprekken
9 Het houden van de functioneringsgesprekken.
Na de functioneringsgesprekken
10 Het verslag maken (afdelingsvoorzitter).
11 Het verslag ter goedkeuring voorleggen aan degenen die bij het
betreffende functioneringsgesprek waren (afdelingsvoorzitter).
12 De verslagen bewaren (afdelingsvoorzitter).
13 Een datum afspreken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter) voor
ongeveer een half jaar na de functioneringsgesprekken om de gemaakte
afspraken nog eens door te nemen.
14 Afspraken bewaken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter elk voor zich).
15 Alvast in de agenda zetten: het versturen van de uitnodigingen voor de
volgende ronde functioneringsgesprekken.
30 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Bijlage D – Schema’s voorbereiding
gespreksvoerders
Voorbereidingen voor de gespreksvoerders:
Bezoek raads- en fractievergaderingen om het raadslid aan het werk te zien
(idealiter doet u dit met regelmaat gedurende het jaar).
Vergaar informatie over hoe het raadslid:
- invulling geeft aan zijn rol als volksvertegenwoordiger in de
gemeenschap (contacten met burgers, belangengroepen,
maatschappelijk middenveld, etc.)
- invulling geeft aan zijn rol en verantwoordelijkheid richting de partij en
de afdeling
- communiceert via verschillende media (website, spreekbeurten,
interviews, persoonlijk contact, etc.)
Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug.
Breng van te voren de eventuele extra gesprekspunten in.
Informeer u over het actuele opleidingsaanbod.
Lees de definitieve agenda goed door.
Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen.
Bereid deze agendapunten goed voor, door:
- het competentieprofiel te bestuderen
- de sterktes en ontwikkelpunten van het raadslid die u ziet te
benoemen
- te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen
- voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen
- open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt
aansnijden
Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten.
Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de
aard en het karakter van het gesprek.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 31

Extra voorbereidingen voor de gespreksleider:
Informeer het raadslid over een aantal zaken met betrekking tot het
functioneringsgesprek:
o doel, kenmerken en voorwaarden van het gesprek
o het vertrouwelijke karakter ervan
o de wijze van verslaglegging
Stuur ruim van tevoren de uitnodigingsbrief naar het raadslid en vraag hem
zich goed voor te bereiden.
Informeer u over het actuele opleidingsaanbod.
Stel aan de hand van de vijf standaard gespreksonderwerpen een
conceptagenda op.
Vraag het raadslid en de derde gespreksdeelnemer om eventuele extra
gesprekspunten in te dienen.
Breng eventueel zelf nog extra gesprekspunten in en stel de definitieve
agenda vast.
Stuur minimaal een week voordat het functioneringsgesprek plaatsvindt de
anderen de definitieve agenda voor het gesprek.
Regel een goede gespreksruimte en houd rekening met tijdstip en tijdsduur.
Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug om te zien hoe
dit gesprek geëvalueerd is en welke verbeterpunten er bleken.
32 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Bijlage E – Schema voorbereiding raadslid
Voorbereidingen voor het raadslid:
Neem de tijd en kies momenten waarop u niet gestoord wordt om uzelf voor
te bereiden.
Bestudeer de vooraf ontvangen informatie.
Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug.
Breng van tevoren eventueel extra gesprekspunten in.
Lees de definitieve agenda goed door.
Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen.
Bereid deze agendapunten goed voor door:
- het competentieprofiel te bestuderen
- te reflecteren op uw eigen functioneren
- uw eigen successen en problemen waar u in uw werk als raadslid
tegenaan loopt te benoemen
- de sterktes en ontwikkelpunten die u van uzelf ziet te benoemen
- te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen
- voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen
- open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt
aansnijden
Benoem uw ambities voor de toekomst en in welke richting en op welke
terreinen u zich wilt ontwikkelen.
Informeer u over het actuele opleidingsaanbod en bezie welke trainingen u
nog zou willen volgen.
Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten.
Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de
aard en het karakter van het gesprek.
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 33

Bijlage F – Onderdelen van het
functioneringsgesprek
Onderdelen van het functioneringsgesprek
Opening
• Verduidelijking van het gesprek:
- Doel
- Kenmerken
- Opzet
- Tijdsduur
- Vertrouwelijkheid
• Zijn er vragen over de agenda?
Bespreking van de agendapunten
• De vijf standaard gespreksonderwerpen:
1. Taakinhoud
2. Taakvervulling
3. Werkomstandigheden
4. Samenwerking
5. Eigen ontwikkeling
• De overige agendapunten.
Afronding
• Herhalen van de gemaakte concrete afspraken.
• Behoeft het functioneringsgesprek een specifieke opvolging?
• Welke trainingen gaan gevolgd worden?
• Evalueren van het gesprek.
Schrijf binnen twee weken na het functioneringsgesprek het verslag.
34 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Bijlage G – Voorbeeldvragen
1. Taakinhoud
- Wat ziet u als uw takenpakket en werkzaamheden?
- Wat vindt u van de variatie in uw werkzaamheden?
- Hoe vindt u de zwaarte en hoeveelheid van uw taken?
- Welke taken moet u (gedeeltelijk) laten liggen?
- Welke taken vindt u moeilijk uitvoerbaar?
2. Taakvervulling (per competentie)
Deskundigheid
- Wat vindt u van de gemeentelijke politiek?
- Hoe verdiept u zich in de beleidsterreinen?
- Hoe vindt u nieuwe kennis en hoe neemt u die in zich op?
Communicatieve vaardigheden
- Hoe ervaart u uw contact met burgers?
- Hoe gaat het vergaderen, debatteren, presenteren e.d. u af?
- Hoe benadert u de media?
Samenwerken
- Hoe ervaart u de samenwerking met uw collega fractie- en raadsleden?
- Wat zijn uw ervaringen tot nu toe met de fractiediscipline?
- Wat vinden mensen van uw mening?
Authenticiteit
- Hoe laat u in de fractie zien dat u uzelf bent?
- Hoe denkt u dat anderen over u denken?
- Op welke momenten vindt u het moeilijk om authentiek te zijn?
Politieke sensitiviteit
- Hoe bevalt de manier waarop de verschillende politieke deelnemers met
elkaar omgaan?
- Hoe vindt u uw draai in de gemeentelijke politiek?
- Hoe volgt u de actualiteit?
- Hoe zouden burgers over u en uw functioneren denken?
Visie
- Hoe gaat het u af om concrete CDA-standpunten te formuleren?
- Op welke manier gebruikt u het CDA-gedachtegoed daarbij?
- Hoe draagt u het CDA verkiezingsprogramma uit?
Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 35

Resultaatgerichtheid
- Hoe vindt u dat het college van B&W functioneert?
- Welke instrumenten gebruikt u regelmatig en met welk doel?
- Hoe pakt u het aan om een CDA-standpunt te profileren temidden van
andere standpunten?
- Wat zijn uw doelen in de functie?
Leiderschap (voor de fractievoorzitter)
- Hoe bevalt u de groepswerking van de fractie?
- Welke resultaten heeft de fractie de afgelopen periode behaald?
- Hoe is uw bijdrage aan deze fractieresultaten geweest?
- Hoe denkt u dat de fractieleden over u denken?
3. Werkomstandigheden
- Hoe ervaart u uw werkbelasting?
- Wat vindt u van de tijdsdruk?
- Hoe bevalt u de omgang met de pers?
- Wat vindt u van de informatievoorziening naar u toe?
4. Samenwerking
- Hoe ervaart u de samenwerking met de coalitiefracties?
- Hoe ervaart u de samenwerking met andere politieke fracties?
- Hoe ervaart u de samenwerking met het maatschappelijke middenveld?
- Hoe ervaart u de samenwerking met het ambtelijke apparaat?
- Hoe ervaart u de samenwerking met de lokale afdeling?
5. Eigen ontwikkeling
- Hoe zou u uw eigen toekomstperspectief schetsen?
- Welke eigen ontwikkeling streeft u in uw functie na?
- Welke trainingen wilt u gaan volgen?
- Wat kunnen uw groeimogelijkheden binnen het CDA zijn?
36 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken