handleiding Internationale mbo-stages - Ecabo

Internationale stages
Handleiding voor docenten en bpv-coördinatoren

Inhoudsopgave
Inleiding 3
1. Voorbereiding 4
1.1 Kenniscentrum 4
2. Voorlichten van toekomstige stagiairs 5
2.1 Erkend leerbedrijf vinden 5
2.2 Europass 5
3. Praktische voorbereiding 6
3.1 Wat regelt de stagiair? 6
3.2 Leerbedrijf 7
3.3 Kenniscentrum 8
4. Uitvoering 9
4.1 Stagiair 9
5. Afronding 11
5.1 Beoordeling 11
5.2 Stagiair 11
5.3 Kenniscentrum 11
2

Inleiding
Internationalisering is van cruciaal belang.
Uitbreiding van de EU, out-sourcing en
de eindeloze mogelijkheden die Internet
biedt, maken internationalisering in het
mbo noodzakelijk.
Veel leerlingen willen stagelopen in het
buitenland, dit wordt ook wel Internationale
beroepspraktijkvorming (I-BPV)
genoemd.
Internationale stages vragen om een
gedegen organisatie van de school. Welke
mogelijkheden bied de school aan? Wat
komt er kijken bij de voorbereiding,
uitvoering en afronding van internationale
stage?
Iedere internationale stage bestaat uit
vijf fases: voorbereiding, voorlichting,
praktische voorbereiding, uitvoering
en afronding. Deze handleiding biedt
per fase inzicht in de te nemen stappen
waarmee de internationale stage tot een
succes gemaakt kan worden.
‘What is the main reason for offering
work placement to a Dutch student?
Experiencing a work environment with
foreign cultures for our employees’
Öncü Altunta
Software and R&D Director at Turmap Türkiye
Meer informatie is te vinden op
www.workplacement.nl. Deze website is
een initiatief van Colo en de MBO-Raad.
Wij wensen uw leerlingen onvergetelijke
internationale ervaringen toe.
3

1. Voorbereiding
Internationale stages vragen om een
heldere visie en doordacht beleid over
internationalisering. Om visie en beleid te
ontwikkelen is het volgende van belang:
* I-BPV op de jaaragenda zetten;
* uren en budget reserveren;
* een coördinator en begeleiders
aanstellen;
* informeren naar subsidies via
www.leonardodavinci.nl.
Leg daarin vast:
* welke opleidingen en niveaus hiervoor
in aanmerking komen;
* wat de voorkeurslanden zijn;
* wie wanneer en hoe vaak de bedrijfsbezoeken
aflegt;
* welke vertaalde documenten beschikbaar
zijn: praktijkovereenkomst,
informatie.
1.1 Kenniscentrum
De kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven
ondersteunen graag bij I-BPV
beleid. Bijvoorbeeld met het vinden van
een erkend leerbedrijf op Stagemarkt.nl,
het opstarten van een erkenningsprocedure
voor een buitenlands leerbedrijf en
het vertalen van documenten of kwalificatiedossiers.
Op www.colo.nl vindt u de contactgegevens
van alle kenniscentra.
Selectieprocedure
Wees duidelijk over het verloop van de
selectieprocedure voor toekomstige
stagiairs. Maakt een proefsollicitatie in
de taal van het land hier bijvoorbeeld
deel van uit? Beschrijf de eisen rondom
persoonlijkheid, studie, taalvaardigheid,
stageduur en leeftijd.
Bepaalde documenten kunnen verplicht
gesteld worden, zoals:
* Europass CV, Taalpaspoort en Mobiliteits-document
(zie 2.2);
* kennismakingsbrief;
* instemmingsverklaring van de ouders.
4

2. Voorlichten van toekomstige stagiairs
Een stagiair die weet wat hem te wachten
staat gaat vol zelfvertrouwen op weg.
Goede voorlichting is belangrijk voor het
succes van een internationale stage.
Daarvoor bieden informatiebijeenkomsten
een mogelijkheid waarbij bijvoorbeeld
coördinatoren, begeleiders, oud-stagiairs
(van eigen of andere school), bedrijven
en het kenniscentrum betrokken worden.
Een brochure kan ook uitkomst bieden.
Mogelijke onderwerpen voor een informatiebijeenkomst:
Visie en beleid
* I-BPV beleid en toekomstplannen;
* geschikte landen;
* opleidingen en niveaus;
* erkende leerbedrijven;
* voorwaarden aan deelnemers;
* (selectie)procedure (van aanmelding
tot plaatsing).
Organisatie
* reizen en boekingen (wel/geen
begeleiding);
* huisvesting;
* eigen verantwoordelijkheden;
* kosten en financiering (subsidies, eigen
bijdrage);
* verzekering (roc, leerbedrijf, stagiair).
2.1 Erkend leerbedrijf vinden
Op www.stagemarkt.nl staan alle erkende
leerbedrijven die stageplaatsen aanbieden
in binnen- en buitenland. Vertel toekomstige
stagiairs dat alleen stage gelopen
kan worden bij een erkend leerbedrijf. Het
kenniscentrum is verantwoordelijk voor
de erkenning van leerbedrijven.
2.2 Europass
Europass is een set gratis documenten,
zoals het Europass CV, Taalpaspoort,
Mobiliteitsdocument (met doel, inhoud
en duur van de stage) en het Europass
certificaatsupplement (uitleg mboopleiding).
De Europese Commissie heeft
dit ontwikkeld om mobiliteit binnen
Europa bij werken en leren gemakkelijker
te maken.
Het is belangrijk dat stagiairs weten wat
Europass is en hoe het werkt.
Meer informatie: www.europass.nl.
Stagelopen
* positieve en negatieve kanten;
* begeleiding op afstand en ter plaatse;
* communicatie met stagiair en leerbedrijf;
* toetsing en beoordeling;
* Europass CV, Taalpaspoort en Mobility.
5

3. Praktische voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve
werk. Goed geregelde zaken zijn een
voorwaarde voor een aangename stageperiode
in het buitenland.
Duidelijkheid voorkomt teleurstellingen
voor alle betrokkenen. Maak met het
leerbedrijf duidelijke afspraken over:
Werkinhoud
* werkzaamheden van de stagiair:
* introductieprogramma;
* afdeling/werkplek;
* aanwezigheid en verantwoordelijkheden
praktijkopleider;
* functievoorwaarden en -eisen;
* informeren personeel;
* gewenste taal- en rekenniveau.
Organisatie
* aantal beschikbare plaatsen;
* periode en duur van de stage;
* wederzijdse verwachtingen (van school
naar leerbedrijf en andersom).
Praktisch
* werkvergunning/visum (indien van
toepassing);
* bemiddeling door leerbedrijf bij
huisvesting;
* voorwaarden rondom hygiëne,
veiligheid of andere zaken.
Een kenniscentrum heeft opleidingsadviseurs
die veel weten van internationale
stages. Ook de bedrijfsprofielen
op Stagemarkt.nl en de website van het
leerbedrijf zijn een bron van informatie.
Informatiepakket
Voor het leerbedrijf kan een informatiepakket
samengesteld worden. Hierin kan
worden opgenomen:
* praktijkovereenkomst;
* NAW-gegevens van deelnemer
(en stageperiode), roc, begeleider,
accommodatie;
* verzekeringen;
* de kerntaken en werkprocessen die
de stagiair wil leren;
* beoordeling- en toetsgegevens;
* uitleg Europass;
* wat te doen als stageperiode voortijdig
eindigt;
* informatie over het Nederlandse
beroepsonderwijs: www.nlnrp.nl.
Voor de toekomstige stagiair kan tijdens
speciale lessen de praktische uitvoering
van zaken uit de informatiebijeenkomst
behandeld worden. Bijvoorbeeld: Europass,
een erkend leerbedrijf vinden en het
schrijven van kennismakings- of sollicitatiebrief
in de juiste taal.
3.1. Wat regelt de stagiair?
De stagiair kan de volgende zaken
regelen:
Praktisch
* kostenbegroting maken voor reis en
verblijf;
* mogelijkheden uitwonende beurs
nagaan;
* heen- en terugreis plannen (eventueel
met hulp van roc);
* huisvesting regelen (eventueel met
hulp van roc);
6

Organisatorisch
* een land, stad en bedrijf kiezen;
* als het gekozen bedrijf geen erkend
leerbedrijf is; erkenningsprocedure
opstarten;
* subsidiemogelijkheden nagaan.
Documenten
* verplichting tot werkvergunning
nagaan;
* geldigheid paspoort/identiteitskaart
checken;
* verzekeringen;
Met de stagecoördinator moeten afspraken
gemaakt worden over:
* wat de stagiair wil leren tijdens de
stage;
* begeleiding van roc: wie, hoe en
* wanneer;
* communicatie tijdens stage: hoe en
wanneer;
* op wie teruggevallen kan worden bij
problemen: contactpersoon;
* toetsing en beoordeling: tijdens stage
of na afloop;
* taallessen.
De stagiair legt een overzichtelijk dossier
aan met informatie over:
* leerbedrijf: type organisatie, opleidingsrelevante
informatie, werkzaamheden,
ontwikkelingen. Vraag oudstagiairs
naar hun ervaringen.
* vestigingsplaats: bereikbaarheid (bus,
metro, trein), ontspanningsmogelijkheden,
contact met andere stagiairs.
* landenkennis: bevolking, geschiedenis,
politiek, cultuur, verhoudingen op het
werk, religie
* huisvesting: mogelijkheden, kosten,
andere bewoners/stagiairs.
* persoonlijke gegevens: Europassdocumentatie,
een A4 met alle NAW-
gegevens van roc, thuis, bereikbaarheid
en andere belangrijke informatie.
* leervraag: wat zijn de kerntaken en
werkprocessen tijdens de stage.
3.2. Leerbedrijf
Het leerbedrijf:
* plaatst deelnemers op afdeling;
* stelt een praktijkopleider aan;
* informeert personeel en personeelszaken;
* maakt stageovereenkomst.
Vragen die aan het leerbedrijf gesteld
kunnen worden:
* draait de stagiair in alle werksituaties
mee?
* is een bedrijfsspecifieke (veiligheids)
training nodig?
* is een gezondheidsverklaring nodig?
* is er een stagevergoeding en zo ja in
welke vorm;
* is er een dresscode/bedrijfskleding;
* hoe is het vervoer van en naar het
bedrijf geregeld, ook ‘s avonds?
* welke mogelijkheden voor huisvesting
zijn er?
* overige specifieke wensen
Introductiegesprek
De praktijkbegeleider op het leerbedrijf
kan een introductiegesprek voorbereiden
waarin de stagiair kennismaakt met het
bedrijf en directe collega’s, de wederzijdse
verwachtingen duidelijk worden en
de manier waarop het leerproces wordt
georganiseerd/begeleiding in de stagetijd
aan de orde komt. Ook zaken als
huisregels, bedrijfskleding, gebruik van
apparatuur, kantine, werktijden/pauzes,
vrije dagen/ziekmeldingen,
veiligheid, hygiëne, vervoer en vergoeding
7

kunnen besproken worden.
3.3. Kenniscentrum
Het kenniscentrum start de erkenningsprocedure
en kan ondersteunen bij de
praktische voorbereiding. Zij beschikken
over documentatie over het Nederlandse
onderwijssysteem, het kenniscentrum, de
rol van het leerbedrijf en de praktijkopleider.
Er zijn opleidingsadviseurs binnen
kenniscentra die veel weten van internationale
stages. Ook de bedrijfsprofielen
van een leerbedrijf op Stagemarkt.nl en
de website van het leerbedrijf zijn een
bron van informatie.
8

4. Uitvoering
Als de stageplaats is gevonden volgen
na de intensieve voorbereiding nog een
aantal belangrijke stappen.
Voor het leerbedrijf is het belangrijk om
informatie te hebben over:
Stagiair
* NAW-gegevens ter plaatse en thuis;
* opleiding en niveau;
* Europass Mobility, CV en Taalpaspoort;
* kerntaken, werkprocessen en leervraag;
* beschikbare communicatiemiddelen;
* verzekeringen;
* wat te doen bij een klacht, nood, ongeluk.
School
* NAW-gegevens;
* gegevens en bereikbaarheid contactpersoon;
* communicatie met school (mail,
telefoon);
* afspraken over bezoek ter plaatse:
geschikte periode, tijd voor gesprek
met stagiair en praktijkbegeleider, formulieren,
doel van het bezoek (inhoud,
kerntaken, werkprocessen en beoordeling).
Beoordeling
* rol van praktijkopleider;
* vertaalde toetsen;
* uitgebreid verslag, ter beoordeling van
praktijkopleider en begeleider;
* eindgesprek met praktijkopleider;
* eindgesprek op school na terugkomst;
* tussentijds contact praktijkopleider en
begeleider;
* eindverantwoordelijke.
Duidelijke afspraken tussen leerbedrijf,
stagiair en school over begeleiding en het
leerproces zijn van belang. Het leerbedrijf:
* vraagt uitleg over kerntaken en
werkprocessen;
* bespreekt de leervraag met de
stagiair:wekelijks een begeleidingsgesprek
plannen, vastleggen wat het
bedrijf van de deelnemer verwacht en
aangeven hoe de communicatie verloopt.
Voor het leerproces geldt dat het leerbedrijf:
* de stagiair begeleidt tijdens de
inwerkperiode;
* de uitgangssituatie en de leerbehoefte
vaststelt;
* in overleg met de stagiair de leeractiviteiten
bepaalt;
* een praktijkleerplan maakt;
* contact met de school en eventueel het
thuisfront onderhoudt;
* het leerresultaat beoordeelt en nazorg
biedt;
* beoordeling voorbereidt en uitvoert
volgens afspraak;
* de Europass Mobility invult en deze aan
de stagiair teruggeeft.
4.1. Stagiair
De stagiair kan ook in de uitvoeringsfase
veel doen. Het dossier (of een kopie) dat
is aangelegd in de voorbereidingsfase kan
nu worden toegestuurd aan het leerbedrijf.
Voorbereiden op het kennismakingsgesprek,
vragen bedenken (bijvoorbeeld
hoe de begeleiding is geregeld) en
goed weten wat je wilt leren tijdens de
stage zijn ook belangrijk.
9

En zorgen dat het bedrijf zoveel mogelijk
informatie krijgt in de taal van het land
of in ieder geval in het Engels. Boek en
bevestig reis en informeer je verblijfadres
over je aankomst. Vraag bevestiging per
e-mail of fax.
De stagiair moet ook aan een aantal
privé-zaken denken:
* abonnementen en lidmaatschappen
opzeggen;
* weekendbaan opzeggen;
* bankzaken regelen;
* verzekeringen;
* als het nodig is een gezondheidsverklaring
en inentingen regelen;
* familie en vrienden informeren;
* communicatie met familie, vrienden en
school. Waar is internet beschikbaar?
10

5. Afronding
De stagiair is terug. Dan breekt de afronding
aan. Deze belangrijke fase is bedoeld
voor evaluatie en de administratieve
afhandeling.
* ervaringen delen via website school of
Workplacement.nl;
* ervaringen delen met toekomstige
stagiairs.
5.1. Beoordeling
De beoordeling is een belangrijk onderdeel
van de stageperiode. De gemaakte
afspraken tussen de school, praktijkbegeleider
en de stagiair moeten nagekomen
worden. Dit is ook het moment om met
het leerbedrijf afspraken te maken over
de volgende stagiair.
5.3. Kenniscentrum
Kenniscentra monitoren de stagiairs,
bedrijven, praktijkopleiders en scholen
rondom I-BPV, houden de erkenningen
bij en passen de bedrijfsprofielen aan op
Stagemarkt.nl.
Zowel de stagiair als het leerbedrijf kan
gevraagd worden naar de ervaringen en
verbeterpunten met bijvoorbeeld een
evaluatieformulier.
Ook belangrijk:
* de Europass Mobility verder invullen en
meegeven aan de stagiair;
* eventuele subsidie uitbetalen aan de
deelnemer;
* vraag of de stagiair zijn ervaringen wil
delen tijdens bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten;
5.2. Stagiair
Ook de stagiair komt in deze fase gemaakte
afspraken na, zoals:
* beoordeling;
* stageverslag maken;
* voorwaarden voor subsidies: inleveren
Europass Mobility met handtekening,
* declareren gemaakte kosten, andere
verplichtingen (van subsidieverstrekker
of school);
* terugkoppeling leerbedrijf;
11

Uitgave september 2011
Dit is een gezamenlijke uitgave
van Colo en de MBO Raad.
Redactie en vormgeving
Colo
Drukwerk
Bestenzet, Zoetermeer
www.workplacement.nl