Controleprotocol accountant 2011. - gemeente Moerdijk

RAADSVOORSTEL Verseon kenmerk: 304461
Raadsvergadering van 3 november 2011 Agendanummer 11.1
Onderwerp: Controleprotocol accountant 2011
Verantwoordelijk portefeuillehouder: voorzitter rekeningcommissie
SAMENVATTING
Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Moerdijk moet jaarlijks de richtlijnen door de
raad vastgesteld worden voor de accountant. Deze richtlijnen zijn uitgewerkt in de vorm van een
controleprotocol. Door het vaststellen van dit controleprotocol geeft de raad kaders aan waarbinnen
de accountant zijn controle moet uitvoeren.
KADERS
In de Gemeentewet, de verordeningen ex artikel 212 en 213 Gemeentewet, het Besluit
Accountantcontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en de laatst verschenen Kadernota
Rechtmatigheid 2010 van 12 juli 2010 van het platform rechtmatigheid provincies en gemeenten zijn
de marges vastgesteld waar de controle van de gemeentelijke administratie aan moet voldoen.
Jaarlijks legt de gemeenteraad in een protocol de randvoorwaarden waarbinnen de accountant zijn
controle over het betreffende boekjaar moet uitvoeren vast. Het controleprotocol schept voor de
accountant de kaders en duidelijkheid over de speerpunten voor de controle van de jaarrekening.
Het controleprotocol is een instrument waarmee de gemeenteraad de eisen stelt waar de
administratie tenminste aan moet voldoen om goedkeurende verklaring op rechtmatigheid op de
jaarrekening te krijgen.
TOELICHTING OP VOORSTEL
Onderbouwing advies
Met ingang van het verslagjaar 2004 moet de accountant op grond van het Besluit
Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) niet alleen een getrouwheidsverklaring, maar
ook een rechtmatigheidverklaring bij de jaarrekening afgeven. De accountant is verantwoordelijk voor
de deugdelijke onderbouwing van de door hem afgegeven verklaring over de rechtmatigheid.
De raad is opdrachtgever voor de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Binnen de
grenzen van de wet stelt de raad met de vaststelling van het controleprotocol de reikwijdte en
goedkeuringstoleranties van de accountantscontrole voor de jaarrekening vast.
Bij de vaststelling van het protocol voor het jaar 2009 is opgenomen dat ten aanzien van de
rechtmatigheidtoets op inkoop van belang is dat de gemeenteraad heeft uitgesproken dat de
inkooptrajecten van 2008 en voorgaande jaren, met een doorwerking naar het jaar 2009 en volgende,
buiten het oordeel blijven. Hiermee bereiken we dat de geconstateerde gebreken in de gevolgde
inkoopprocedures in 2007 en de eerste helft van 2008 geen effect hebben voor een goedkeurende
verklaring over de jaarrekening 2009 en volgende jaren. Twee inkooptrajecten hebben ook in 2011
hun doorwerking. Voorgesteld wordt de in 2009 en 2010 gevolgde gedragslijn ook voor de controle
over 2011 te hanteren.
Naar aanleiding van de controle op de jaarrekening 2009 is de vraag opgekomen hoe we kunnen
voorkomen dat een beperkte overschrijding van de lasten op een programma leidt tot een probleem
1

met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid.
Gebleken is namelijk dat, terwijl het saldo van baten en lasten binnen een programma (ruimschoots)
binnen het begrotingssaldo op het betreffende programma blijft, door de eenzijdige blik op de lasten
de accountant bij een overschrijding op die lasten en een onvoldoende analyse daarvan, moet
opmerken dat er sprake is van strijdigheid met het begrotingscriterium. Door hiervoor alsnog een
afdoende analyse op te stellen is dit voorkomen.
In de kadernota rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten wordt ten
aanzien van een tweetal vormen van kostenoverschrijdingen de suggestie gedaan in het protocol vast
te leggen in hoeverre de accountant deze moet meewegen in zijn oordeel. Het betreft
kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde
opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet; of kostenoverschrijdingen bij open-einde
(subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder
geconstateerde) overschrijding naar voren komt. Als in dit soort situaties is gehandeld binnen het
door de raad uitgestippelde beleid, kan worden afgesproken dat de accountant deze overschrijdingen
bij zijn oordeel over de begrotingsrechtmatigheid buiten beschouwing laat.
Met ingang van 2010 is in het controle protocol vastgelegd, dat de accountant dit soort
kostenoverschrijdingen niet meeneemt bij het oordeel over de begrotingsrechtmatigheid.
Alternatieven
Bij het opstellen van dit controle protocol wordt uitgegaan van de kadernota rechtmatigheid van het
Platform Rechtmatigheid bij Provincies en Gemeenten (RPG) en het Besluit Accountantcontrole
Provincies en Gemeenten (BAPG).
In het protocol mag van de geldende richtlijnen worden afgeweken, in die zin dat de gemeenteraad
strengere normen hanteert. Het gevolg hiervan is dat de accountantscontrole intensiever zal zijn,
hetgeen hogere kosten met zich mee zal brengen.
Planning
In het najaar voert de accountant de tussentijdse controle uit. De uitkomsten worden in een
managementletter uitgewerkt. Deze wordt vervolgens met de Rekeningcommissie besproken en in de
commissie Bestuur en Middelen behandeld.
In april volgend jaar vindt de controle op de jaarrekening plaats, welke resulteert in het rapport van
bevindingen en de accountantsverklaring. Deze doorlopen hetzelfde traject.
Communicatie
Het controleprotocol is door de rekeningcommissie met de accountant besproken. Na vaststelling van
het protocol zal de accountant hierover worden geïnformeerd, zodat deze bij zijn werkzaamheden hier
rekening mee kan houden.
MIDDELEN
Kosten
Voor de accountantscontrole is op basis van de in het voorjaar doorlopen aanbesteding in de
begroting een bedrag van € 27.000,00 opgenomen.
RISICO’S EN KANSEN
Het protocol vormt het normenkader voor de accountant en is daarmee één van de grondslagen om
te komen tot een goedkeurende verklaring van de jaarrekening, zowel op het vlak van rechtmatigheid,
als van getrouwheid.
Deze verklaringen zijn voor de gemeente nodig om naar buiten toe duidelijk te kunnen maken dat de
gemeente de middelen die hij ontvangt, correct besteedt en op de juiste wijze verantwoordt. Dit
draagt bij aan het vertrouwen dat men in de gemeente kan hebben.
2

VOORSTEL
Voorgesteld wordt in te stemmen met het controleprotocol 2011, zoals dat als gewaarmerkte bijlage is
bijgevoegd
BIJLAGEN
Controleprotocol voor de accountantcontrole op de jaarrekening 2011 van de Gemeente Moerdijk.
Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer
0168-373697.
De rekeningcommissie van de gemeente Moerdijk d.d. 6 september 2011
de griffier
de voorzitter,
J.A.M. Hereijgers
J.W.C. Stalenhoef
3

RAADSBESLUIT
Raadsvergadering van 3 november 2011
De raad van de gemeente Moerdijk,
overwegende dat de gemeenteraad voor de accountantscontrole jaarlijks de kaders vaststelt
gezien het voorstel van rekeningcommissie d.d. 6 september 2011,
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten,
de Kadernota Rechtmatigheid 2010 en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en
op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Moerdijk 2004
BESLUIT:
het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2011 van de gemeente Moerdijk
vast te stellen conform de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage.
Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 3 november2011
de griffier,
de voorzitter,
J.A.M. Hereijgers
J.P.M. Klijs
4