Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
4041 RH
4041 RP
4041 RZ
Ook kan er bij deze methode een ruime onderverdeling gemaakt worden en
men kan ook als dit gewenst is codes tussenvoegen.
571108 TP:
De code is bijvoorbeeld afgeleid van de geboortedatum en de initialen van
de werknemer.
Chronologisch rangschikken
Datum 5 Deze manier van sorteren gebruikt u als er gesorteerd moeten worden op
datum. Eerst sorteert u dan op jaar, dan op maand en vervolgens op dag.
Het is gebruikelijk dat de meest recente datum bovenop komt. Dit systeem
wordt vooral gebruikt voor het opbergen van facturen en magazijnbonnen.
Ook op een afdeling expeditie, waar bestellingen per dag afgeleverd worden,
maakt men vaak gebruik van deze methode.
Op onderwerp
Op trefwoord rangschikken
Sommige stukken laten zich niet rubriceren op naam. Deze kunnen dan
opgeborgen worden op trefwoord of onderwerp.
Veel archieven bestaan uit op onderwerp gerangschikte stukken. Dit is een
logisch en duidelijk systeem. Veel zaken bestaan immers maar uit enkele vellen
papier. Om te voorkomen dat u voor iedere zaak een aparte map moet gaan
maken, stopt u een aantal zaken die over hetzelfde onderwerp gaan, in één map
bij elkaar. Let u erop dat de onderwerpen een duidelijk en specifieke naam
krijgen, die precies aangeeft waar het om gaat.
Bijvoorbeeld, u werkt op Personeelszaken van een klein bedrijf. U kunt dan
onder andere denken aan trefwoorden als personeeldossiers, arbeidsvoorwaarden,
opleidingsmogelijkheden, sollicitaties, personeelsadvertenties, personeelsvereniging
naast trefwoorden als algemeen en diversen. Deze lijst kunt u
natuurlijk uitbreiden.
Op soort 6 Op soort rangschikken kunt u dan bij documenten van dezelfde soort: dit zijn
bijvoorbeeld notulen, contracten, interne mededelingen etc. Om documenten
makkelijker terug te vinden, brengt u binnen de soortgewijs geordende stukken
een tweede ordening aan, bijvoorbeeld numeriek, alfabetisch of chronologisch.
Op zaak
Alle documenten die betrekking hebben op één zaak, brengt u bij elkaar. Per
zaak maakt u een map. Denk hierbij aan projecten, juridische zaken, de
verbouwing van het kantoor etc. Een zaak heeft duidelijk een begin en einde,
op een bepaald moment is de zaak afgerond en kunt u de map afsluiten. Het
trefwoord dat u kiest om de dossier te benoemen, verwijst altijd duidelijk naar
de inhoud van die zaak.
Oefenopgave 7
a. Waarom sorteert men bij technische bedrijven doorgaans op trefwoord
b. Waarom sorteert men bij banken op personen en bedrijfsnamen
058D2.FM
2.9