Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
28: de geboortedag<br />
17: het volgnummer of de afdeling.<br />
Zakelijke correspondentie kan men numeriek rangschikken aan de hand van<br />
de datum en het volgnummer.<br />
Bijvoorbeeld: 930928167.<br />
Dit betekent dan:<br />
93: het jaar<br />
09: de maand<br />
28: de dag<br />
167: het volgnummer.<br />
Als opbergmethode voor correspondentie is deze methode zeer simpel, maar<br />
beperkt wat het terugvinden betreft. Daarom is <strong>een</strong> hoofdonderverdeling op<br />
bijvoorbeeld alfabet aan de raden.<br />
Datum en volgnummer<br />
Burgerservicenummer<br />
Alle namen, voorwerpen en onderwerpen kunnen vervangen worden door<br />
nummers en numeriek opgeborgen worden. Voor belastingplichtigen kent<br />
men bijvoorbeeld het burgerservicenummer (BSN). Ook zien we vaak dat boven<br />
zakelijke correspondentie <strong>een</strong> nummer gegeven wordt.<br />
Het burgerservicenummer (BSN) is <strong>een</strong> persoonsnummer en heeft het<br />
sofinummer vervangen.<br />
Het voordeel van het BSN is dat u met dit nummer bij elk loket van de overheid<br />
terecht kunt. Dankzij het BSN kunnen overheidsorganisaties bestaande<br />
gegevensuitwisselingen <strong>een</strong>voudiger uitvoeren.<br />
Voor- en nadelen<br />
Dit numerieke systeem lijkt erg praktisch, maar er moeten altijd alfabetische<br />
lijsten aangelegd worden, waarop de codenummers worden verklaard; dit wil<br />
zeggen: welke naam of welk voorwerp schuilt er achter <strong>een</strong> bepaald nummer<br />
Ook het tussenvoegen van nieuwe nummers kan heel moeilijk zijn bij deze<br />
methode van coderen. Het voordeel is wel dat men veel verschillende rubrieken<br />
kan opnemen en dat de kans op fouten in <strong>een</strong> dergelijk archief vrij klein is.<br />
Oefenopgave 6<br />
Sorteer de volgende facturen chronologisch:<br />
In uw bedrijf worden facturen als volgt omschreven en opgeslagen: <strong>een</strong><br />
factuur met het volgnummer 45 van 3 maart 2008 van klant nummer 123<br />
wordt als volgt genoteerd: 20080303 F45 K123. Op uw bureau liggen<br />
facturen van <strong>een</strong>zelfde klant, maar van verschillende data: factuur nummer<br />
13 van 14 juli 2008, factuur 21 van 7 juni 2008, factuur nummer 6 van<br />
3 augustus 2008, factuurnummer 16 van 8 augustus 2008 en factuur<br />
nummer 57 van 31 januari 2008. Het nummer van de klant is K118.<br />
Alfanumeriek rangschikken<br />
Letters en cijfers 4 Bij alfanumeriek rangschikken wordt er gesorteerd op <strong>een</strong> combinatie van<br />
letters en cijfers. Hierbij is de code dus opgebouwd uit <strong>een</strong> combinatie van<br />
letters en cijfers. De postcode sorteert bijvoorbeeld eerst op cijfers, dan op<br />
letters.<br />
2.8
Change language