Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
Documenten kunnen we op verschillende manieren ”ordenen”:<br />
1. alfabetisch rangschikken<br />
2. numeriek rangschikken<br />
3. alfanumeriek rangschikken<br />
4. chronologisch rangschikken<br />
5. op trefwoord rangschikken<br />
6. decimaal rangschikken.<br />
Afb. 1. Een goed geordend archief.<br />
Alfabetisch rangschikken<br />
Alfabetisch rangschikken is <strong>een</strong> van de meest gebruikte methoden bij het<br />
ordenen van documenten, mappen en dossiers. Uiteraard kunt u alfabetiseren<br />
met behulp van de pc. Zo kunt u <strong>een</strong> aantal items in <strong>een</strong> willekeurige volgorde<br />
”invoeren” en later alfabetisch rangschikken.<br />
In het bekende programma Word gebruikt u hiervoor de opdracht ”Sorteren”.<br />
Maar welk programma u ook gebruikt, u kunt altijd aangeven hoe u de tekst<br />
gesorteerd wilt zien. Een en ander is afhankelijk van de mogelijkheden van <strong>een</strong><br />
programma. Als u in Word bijvoorbeeld de optie ”Alinea” kiest, zet Word in<br />
volgorde op basis van het eerste woord van elke alinea. Getallen worden in<br />
Word numeriek gesorteerd en datums chronologisch.<br />
In deze cursus zou het echter te ver gaan om <strong>een</strong> zeer gedetailleerde<br />
beschrijving te geven van de verschillende ”sorteermogelijkheden” in softwareprogramma’s.<br />
Naast Word en Excel worden in bedrijven talloze andere<br />
pakketten gebruikt die allemaal hun eigen mogelijkheden hebben<br />
ABC-regels<br />
Het op alfabet leggen van documenten met <strong>een</strong> willekeurig aantal namen lijkt<br />
in eerste instantie gemakkelijk. Helaas is dat niet zo. Voor het goed op alfabet<br />
leggen van documenten gelden de zogenaamde ABC-regels. Deze ABC-regels<br />
zijn als Nederlandse Norm (NEN) aanvaard. Ze vormen <strong>een</strong> prima hulpmiddel<br />
om persoons- en zaaknamen te rangschikken. Bestudeert u deze regels heel<br />
secuur.<br />
058D2.FM<br />
2.3
Change language