Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Archiveren<br />
hebben om op commerciële basis archieven op te slaan. Deze archieven<br />
worden bewaard onder optimale condities, die de meeste bedrijven zelf niet<br />
kunnen realiseren.<br />
a<br />
Archief opschonen<br />
Een vol archief bevordert de overzichtelijkheid niet. Een archief moet daarom<br />
minimaal <strong>een</strong>maal per jaar gezuiverd worden van oude stukken. Dit noemt<br />
men het opschonen van het archief. Deze stukken kunnen bewaard óf<br />
vernietigd worden.<br />
Bewaartermijn<br />
Nooit vernietigen<br />
Onbepaalde tijd<br />
Wettelijke bewaartermijn<br />
Minimum bewaartermijn<br />
Vernietigen<br />
Vernietigingslijsten<br />
Voorschriften<br />
De meeste organisaties hebben voorschriften opgesteld ten aanzien van<br />
archiefvernietiging en bewaartermijnen. Deze voorschriften zullen per bedrijf<br />
verschillen. Zorg er dan ook voor dat u hiervan goed op de hoogte bent,<br />
voordat u informatie vernietigt.<br />
Het is echter aan te raden om voor alle documentsoorten binnen <strong>een</strong> bedrijf<br />
<strong>een</strong> bewaartermijn vast te stellen.<br />
Aanpak<br />
In het algem<strong>een</strong> kunt u voor het opschonen van <strong>een</strong> archief de volgende richtlijnen<br />
hanteren:<br />
Documenten van historisch belang, zoals oprichtingsstatuten, worden nooit<br />
vernietigd.<br />
Documenten die betrekking hebben op onroerendgoedzaken worden altijd<br />
voor onbepaalde tijd bewaard.<br />
Let goed op de documenten waarvoor <strong>een</strong> wettelijke bewaartermijn geldt. Een<br />
accountant kan u daarover exact informeren. Documenten die betrekking<br />
hebben op uw eigen afdeling en taken, bewaart u in principe 10 jaar.<br />
Documenten die onder de Wet Persoonsregistratie vallen, moeten al eerder<br />
verwijderd worden.<br />
Het kan zijn dat er in het bedrijf eigen regels zijn die aangeven hoe lang <strong>een</strong><br />
document bewaard moet blijven. Deze eigen regeling mag niet in strijd zijn met<br />
de wettelijke regeling!<br />
Denk aan interne correspondentie waarover afspraken kunnen bestaan dat zij<br />
na lezing vernietigd kunnen worden.<br />
Vernietigen<br />
Documenten die u wilt vernietigen, kunt u het beste in dozen of in grote zakken<br />
aanbieden aan <strong>een</strong> bedrijf dat zich bezighoudt met papiervernietiging of bij<br />
kleine hoeveelheden zelf doen met behulp van <strong>een</strong> papiervernietiger. Gooi<br />
nooit documenten in de vuilnisbak. Bedrijfsgegevens behoren niet door<br />
oudpapierverzamelaars gelezen te worden.<br />
Mappen die vernietigd kunnen worden, plaatst u op <strong>een</strong> vernietigingslijst. Deze<br />
lijst laat u door uw manager ondertekenen. Vernietigingslijsten bewaart men<br />
permanent in het oude archief. Controleer de mappen secuur; soms moeten<br />
bepaalde documenten toch bewaard blijven. Deze inventariseert u dan<br />
opnieuw.<br />
058D2.FM<br />
2.23
Change language