Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
Bekijk een hoofdstuk
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Archiveren<br />
zaken of zijn leidinggevende. In goed overleg zal dat meestal g<strong>een</strong> probleem<br />
opleveren.<br />
Afspraken en regels<br />
In organisaties worden daarom altijd afspraken gemaakt en regels opgesteld:<br />
wie heeft toegang tot welke dossiers, onder welke voorwaarden kunnen wijzigingen<br />
in dossiers worden aangebracht De procedures daarvoor moeten aan<br />
de medewerkers bekend worden gemaakt.<br />
Voor de beheerder van het archief moeten de regels en afspraken ook duidelijk<br />
zijn, het is zijn verantwoordelijkheid om die toe te passen wanneer werknemers<br />
toegang tot hun dossiers willen. Hij kan hen op de bestaande procedures<br />
wijzen.<br />
Ter illustratie hebben we <strong>een</strong> overzicht van <strong>een</strong> aantal bewaartermijnen bijgevoegd.<br />
Soort gegevens<br />
Sollicitatiegegevens<br />
Sollicitatiebrief<br />
Sollicitatieformulier<br />
Psychologisch onderzoek<br />
Bewijs van goed gedrag<br />
Getuigschriften<br />
Referenties<br />
Bewaartermijn voor bedrijf<br />
1 jaar<br />
1 jaar<br />
1 jaar<br />
1 jaar<br />
1 jaar<br />
1 jaar<br />
fiscus<br />
Arbeidsvoorwaarden<br />
Arbeidsover<strong>een</strong>komst<br />
tot 2 jaar na dienstverband<br />
Wijzigingen arbeidsover<strong>een</strong>komst tot 2 jaar na dienstverband<br />
Aanvullende arbeidsafspraken 7 jaar ja<br />
Salarisafspraken 7 jaar ja<br />
Brieven inzake ontslag tot 2 jaar na dienstverband ja<br />
Kopie getuigschrift<br />
tot 2 jaar na dienstverband<br />
Afb. 7. Bewaartermijnen.<br />
Afdelingsarchief<br />
U bewaart alle documenten die betrekking hebben op uw afdeling en alle<br />
documenten die in relatie staan met de taken van de afdeling. U bewaart ze op<br />
de afdeling zolang ze actueel zijn.<br />
Uw werkplek<br />
U bewaart g<strong>een</strong> documenten waarover binnen de organisatie afspraken<br />
gemaakt zijn. Denk maar <strong>een</strong>s aan contracten. Deze kunnen beter op één plaats<br />
in de organisatie bewaard worden, bijvoorbeeld bij Juridische Zaken. U kunt<br />
hiervan wel <strong>een</strong> kopie maken en deze in uw archief opbergen.<br />
Uw werkplek is beslist te klein om alle documenten te bewaren. Deze kunnen<br />
dan opgeborgen worden in het centrale archief. Ook gebeurt het vaak dat deze<br />
documenten opgeborgen worden in dozen en bewaard worden op zolder, of in<br />
de kelder of in <strong>een</strong> andere ruimte. Het gebeurt ook dat men deze documenten<br />
van diverse vestigingen van <strong>een</strong> organisatie onderbrengt op één locatie buiten<br />
het eigen gebouw. Ook zijn er in Nederland bedrijven die zich toegelegd<br />
2.22
Change language