Bekijk een hoofdstuk

Archiveren
Personeelsinformatie
Inzien
o
p
overbodige gegevens. Bovendien bestaat het recht op verzet, wat inhoudt dat
iedereen bezwaar kan maken tegen het gebruik van de eigen persoonlijke
gegevens. Het ”College Bescherming Persoonsgegevens” bemiddelt (kosteloos)
bij conflicten. Dit college heeft een aantal bevoegdheden waaronder het
opleggen van een dwangsom bij overtredingen van de WPB-wet.
Online registratie
Veel bedrijven beschikken tegenwoordig over een compleet online personeelsysteem.
Een dergelijk systeem staat garant voor een efficiënte invoer van
gegevens en een schat aan informatie.
Een personeelsinformatiesysteem geeft directe informatie over de personeelsgegevens,
verlofregistratie en verzuimregistratie. Afhankelijk van uw autorisatie
kunt u tot elk gewenst niveau toegang krijgen.
We geven u enkele voorbeelden.
• Verlofregistratie:
Met dit systeem kan men het verlof van een werknemer gemakkelijk registreren,
maar ook het verlofsaldo laten berekenen en de verlofaanvragen
registeren. Vervolgens kunt u met één druk op de knop een e-mail versturen
naar de individuele medewerker of alle medewerkers met de actuele verlofgegevens.
• Verzuimregistratie:
Met de optie Verzuimregistratie kan verzuim eenvoudig en efficiënt
geregistreerd worden. Het systeem kan zo ingesteld worden dat het signalen
geeft indien er actie nodig is.
Elk bedrijf mag zelf maatregelen treffen voor de periode dat het zijn archiefstukken
bewaart. Een bedrijf moet echter wel rekening houden met de wettelijke
bepalingen. De wettelijke verjaringstermijn voor archiefbewaring is
volgens het Burgerlijk Wetboek twintig jaar. Het Wetboek van Koophandel
geeft een bewaringsplicht van tien jaar voor boekhoudbescheiden. Een bedrijf
mag dus niet zelf bepalen dat een bepaald documenten maar drie jaar bewaard
blijft als de wettelijke termijn daarvoor vijf jaar is.
Bewaartermijnlijst
Op deze lijst wordt aangegeven hoe lang iets bewaard moet blijven en wanneer
het vernietigd mag worden.
Personeelsdossier in een archief
Kan een medewerker zijn personeelsdossier inzien en daar ook een brief aan
toevoegen Een medewerker moet wel zijn personeelsdossier kunnen inzien. In
een open bedrijfscultuur is het heel gewoon om te weten wat voor soort informatie
in de personeelsdossiers wordt opgenomen (bijvoorbeeld pensioenregeling,
functieomschrijving). Het is wel ongebruikelijk dat werknemers
”zomaar” bij hun dossier kunnen of daar iets aan toevoegen. Personeelsdossiers
bevatten vertrouwelijke documenten, dit onderdeel van het archief kan
daarom niet zomaar toegankelijk zijn voor de medewerkers. De samenstelling
en de inhoud van de dossiers is een verantwoordelijkheid van Personeelszaken
en/of het management. Inzage en wijzigingen daarin, zullen volgens vastgestelde
procedures moeten verlopen. Een medewerkers die iets aan zijn dossier
wil toevoegen, kan daartoe een verzoek indienen bij de afdeling Personeels-
058D2.FM
2.21